RV Uitbreiding uren ondersteuning regio Alkmaar .pdf
Tekst van het document
Gemeenteraad Raadsvergadering Zaaknummer Voorstelnummer Commissie Soort agendering Agendapunt Team Opsteller(s)
: : : : : : : : : :
gemeente Bergen NH 22 mei 2025 22 mei 2025 Ter bespreking en vaststelling Griffie Griffie 1. Profielschets ambtelijk ondersteuner regionale raadswerkgroep 2. Initiatiefvoorstel ‘Invulling Regionale raadsavonden en regionale informatievoorziening’ 3. Overdrachtsdocument Raadswerkgroep Regio Alkmaar
Geheimhouding ✓ Nee
Ja Bijlagen: RAADSVOORSTEL Onderwerp:
Uitbreiding uren ambtelijke ondersteuning regionale raadswerkgroep Regio Alkmaar.
Voorgesteld besluit: 1. Het aantal beschikbare uren voor de ambtelijke ondersteuning van de regionale raadswerkgroep met ingang van 1 januari 2025 vast te stellen op 7,2 uur per week (0,2 FTE), zijnde € 1870,61 per jaar voor de gemeente Bergen. 2. Het door de gemeente Bergen bij te dragen budget ter dekking van de kosten onder punt 1 genoemd te dekken uit het budget voor de ondersteuning van de gemeenteraad (6010000/411000).
Aanleiding In de Regio Alkmaar werken zes gemeenten op diverse onderwerpen met elkaar samen. De regiogemeenten (Alkmaar, Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Dijk & Waard) werken Pagina 1 van 4
samen op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau, waarbij aan dat laatste onder andere invulling wordt gegeven door regionale raadsinformatiebijeenkomsten te organiseren. In dit kader is door de gemeenteraden van de gemeenten van de regio Alkmaar in 2019 besloten om een regionale raadswerkgroep op te richten en daar als raden twee leden voor af te vaardigen. Bij het oprichten van de regionale raadswerkgroep zijn de werkzaamheden voor het organiseren van de regionale raadsinformatiebijeenkomsten opgepakt door de griffies van de Regio Alkmaar. Om een vast aanspreekpunt te borgen zijn de desbetreffende werkzaamheden bepaald op ongeveer 0,1fte (4 uur per week) en vooral bij één persoon neergelegd binnen de in 2019 bestaande formaties van de griffie(s)1. In de jaren sinds de oprichting van de regionale raadswerkgroep is het een en ander veranderd.
Waar
de
regionale
raadswerkgroep
in
het
begin
de
regionale
raadsinformatiebijeenkomsten organiseerde heeft de regionale raadswerkgroep conform de in het initiatiefvoorstel ‘Invulling Regionale raadsavonden en regionale informatievoorziening’ geformuleerde wensen van de gemeenteraden en de taken zoals beschreven in het in 2022 opgestelde
‘Overdrachtsdocument
Raadswerkgroep
Regio
Alkmaar’
nu
extra
werkzaamheden/taken. Zo wordt er vier keer per jaar een nieuwsbrief aan de raden verzonden, organiseert de regionale raadswerkgroep een jaarlijkse conferentie, heeft de regionale raadswerkgroep een portaal ingericht waar relevante actuele regionale raadsinformatie op staat en heeft de regionale raadswerkgroep via de voorzitter een plaats gekregen aan de tafel van de stuurgroep2. De genoemde beschikbare 4 uren om de werkzaamheden van de regionale raadswerkgroep te ondersteunen zijn al lange tijd niet toereikend en worden bij toerbeurt door de griffies aangevuld. Om de continuïteit te waarborgen en om gehoor te geven aan de uit te voeren taken wordt er in dit raadsvoorstel een structurele oplossing aan u voorgesteld waarbij het beschikbaar aantal van 4 uren wordt uitgebreid naar 7,2 uren (0,2 FTE) waarbij de kosten (circa €19.148,- per jaar) naar rato worden verdeeld over de deelnemende gemeenten. Argumenten De samenwerking tussen de verschillende gemeenteraden van de regio Alkmaar is sinds 2019 uitvoeriger geworden. Waar de colleges voorheen de agenda’s en de opzet van de regionale raadsinformatiebijeenkomsten voorbereiden, hebben de gemeenteraden, via de regionale raadswerkgroep, deze rol opgepakt. Op deze wijze kunnen gemeenteraden meer 1
de coördinerende rol is belegd bij de griffie van Alkmaar en afhankelijk van waar de bijeenkomsten worden georganiseerd is er een logistieke rol voor de griffie van die gemeente. 2 https://www.regioalkmaar.nl/regio-raadswerkgroep Pagina 2 van 4
sturen
in
hetgeen
regionaal
geagendeerd
wordt.
Hiernaast
heeft
de
regionale
raadswerkgroep, conform de wens van de gemeenteraden, een regionaal informatiesysteem opgezet
en
een
plek
gekregen
in
de
regionale
nieuwsbrief.
In
het
regionaal
informatiesysteem is onder andere een makkelijk vindbaar overzicht van vergaderingen van de algemene besturen van gemeenschappelijke regelingen (inclusief tijden en locaties) en een overzicht van bij verschillende raden ingediende moties en amendementen die betrekking hebben op de regio. Gezien de toegenomen werkzaamheden van de regionale raadswerkgroep bestaat de behoefte aan continuïteit in de ondersteuning en een kleine uitbreiding van de beschikbare uren. Hierom wordt voorgesteld deze uitbreiding te formaliseren en de kosten naar rato te verdelen over de deelnemende gemeenten. Een inschatting heeft uitgewezen dat er ongeveer zeven uur per week nodig zijn om de regionale raadswerkgroep in al haar taken op een goede wijze te ondersteunen. Kanttekeningen en alternatieven Op dit moment worden de verschillende ondersteunende werkzaamheden vooral belegd bij één persoon en is ongeveer 4 uur per week beschikbaar. Ad hoc werkzaamheden worden indien mogelijk over de griffies van de deelnemende gemeenten verdeeld. Deze beschikbare tijd en verdeling van werkzaamheden over verschillende personen blijkt onvoldoende om de raadswerkgroep adequaat te kunnen ondersteunen.
Indien de deelnemende gemeenteraden niet instemmen met het voorstel zal de ondersteuning worden voortgezet conform de huidige werkwijze maar dat zou kunnen betekenen dat de raadswerkgroep geen gehoor kan geven aan de uitwerking van alle ambities die door de gemeenteraden Regio Alkmaar (onder andere geformuleerd in het raadsbesluit in 2019 en het overdrachtsdocument in 2022) zijn gesteld.
Financiële aspecten De werkgeverskosten bedragen circa €19.148,- per jaar voor 0,2 FTE in salarisschaal 10. Deze kosten worden naar rato verdeeld over de zes deelnemende gemeenten van de regio Alkmaar op basis van het aantal inwoners per gemeente. De jaarlijkse kosten bedragen per gemeente: Alkmaar – €7018,50 Dijk en Waard – €5629,35 Castricum – €2272,72 Bergen – €1870,61 Heiloo – €1519,39 Uitgeest – €837,43
Pagina 3 van 4
Voor de gemeente Bergen betekent dat dat de kosten kunnen worden opgevangen binnen de begroting. De tot nu toe beschikbaar gestelde formatie van 4 uren per week vallen weer terug aan de gemeenteraad van Alkmaar. Vervolg en communicatie Indien dit voorstel wordt aangenomen door de gemeenteraden van de regio Alkmaar zal er voor de functie van ambtelijke ondersteuning voor de regionale raadswerkgroep een vacature opengesteld worden en geworven worden. Conform de gebruikelijke werkwijze met betrekking tot het regioteam zal de ambtelijke ondersteuning voor de regionale raadswerkgroep onder de ambtelijke organisatie van de gemeente Alkmaar vallen. Bijlagen Achterliggende documenten: 1.
Profielschets ambtelijk ondersteuner regionale raadswerkgroep
2.
Initiatiefvoorstel
‘Invulling
Regionale
raadsavonden
en
regionale
informatievoorziening’ 3.
Overdrachtsdocument Raadswerkgroep Regio Alkmaar
De raad van de gemeente Bergen, mw. M. van Kampen, voorzitter
mw. J. Pijnenborg, griffier
Pagina 4 van 4