rv Plan van aanpak verbeterplan bestuurlijke besluitvorming.pdf

RAADSVOORSTEL 12 december 2024 D808049 31 oktober 2024 Briët Algemene raadscommissie 4 december 2024 besluitvorming

Raadsvergadering Voorstelnummer Datum raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Commissie Datum commissie Soort agendering Agendapunt Team Opsteller Datum B&W besluit Bijlagen: Onderwerp

:

BV - Regie Thecla Engelsbel 5 november 2024 3 Onderwerp Plan van aanpak verbeterplan bestuurlijke besluitvorming

Voorgesteld besluit 1. Het plan van aanpak bestuurlijke besluitvorming vast te stellen en het college opdracht te geven het plan in samenwerking met de werkorganisatie BUCH uit te voeren. Hierbij € 75.000,- beschikbaar te stellen voor het inhuren van een implementatie manager. 2. De wijze van aanpak van het genoemde spoor B vast te stellen. 3. Bijgevoegde begrotingswijziging vast te stellen. Geheimhouding Geheimhouding Ja

X Nee

Pagina 1 van 5

RAADSVOORSTEL INLEIDING Spoor A Bij de besluitvorming door uw raad over het onderzoeksrapport ‘(Bij)zonder Besluit’ heeft uw raad onder andere het volgende besloten: a. opdracht te geven aan het college om het bestuurlijke besluitvormingsproces te verbeteren en kwetsbaarheden hierin weg te nemen. - Het college moet hiervoor een plan van aanpak opstellen met een bijbehorend tijdpad en het benodigde budget en dit uiterlijk eind 2024 voorleggen aan de gemeenteraad ter vaststelling. - Over de voortgang van de uitvoering moet de raad vervolgens ieder kwartaal worden geïnformeerd. - In het plan kan ook aan de orde komen welke maatregelen al zijn genomen naar aanleiding van het ingestelde raadsonderzoek en de casus. In dit voorstel noemen we het verbeterplan spoor A. Spoor B Daarnaast heeft uw raad besloten: c. het college opdracht te geven om de raad uiterlijk eind 2024 te informeren of er ook andere overeenkomsten zijn aangegaan in de afgelopen bestuursperiode met rechtsgeldige gevolgen, zonder dat deze in het college zijn vastgesteld en zonder dat de gemeenteraad hierover is geïnformeerd. Deze opdracht is later nog per mail aangevuld door de voorzitter van de onderzoekscommissie met de volgende opdracht: "De gemeenteraad heeft het college de opdracht gegeven te onderzoeken of er nog meer gevallen zijn waarbij wethouders, buiten het college om, rechtshandelingen hebben verricht".

De aanvulling heeft plaatsgevonden omdat de onderzoekscommissie door verschillende partijen is benaderd en de zaken die werden aangedragen niet binnen de opdracht van de onderzoekscommissie lagen. Ook waren de werkzaamheden van de onderzoekscommissie al afgerond. Om het onderzoek enigszins in te kaderen heeft ons college een gesprek gevoerd met de fractievoorzitters. Daarbij zijn de volgende kaders afgesproken: het onderzoek richt zich op de bestuursperiode van het vorige college, van maart 2019 tot en met september 2022. Er wordt gekeken naar overeenkomsten uit de portefeuilles ruimtelijke ontwikkeling en vastgoed. Tot slot betrekt ons college ook de mails die door derden na afloop van het onderzoek naar de onderzoekscommissie zijn gestuurd. In dit voorstel noemen wij dit onderzoek spoor B. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE Uw raad heeft in het besluit van 8 oktober en met het vaststellen van het onderzoeksrapport ‘(Bij)zonder Besluit’ de kaders aangegeven waarbinnen de opdracht aan ons college moet worden uitgevoerd. Zoals in de inleiding is aangegeven is naderhand de opdracht van spoor B per mail en in een gesprek met de fractievoorzitters aangevuld en ingekaderd. Die aanvullingen nemen wij mee als kader.

Pagina 2 van 5

TOELICHTING OP HET VOORSTEL Spoor A Voor het opstellen van een plan van aanpak voor het verbeterplan is organisatieadviesbureau Hiemstra & De Vries gevraagd ons college en de werkorganisatie te ondersteunen. Het plan van aanpak richt zich specifiek op het bestuurlijk besluitvormingsproces en het (ambtelijk-) bestuurlijk samenspel daarbinnen. Het plan van aanpak geeft inzicht in wat er in de volle breedte nodig is aan verbetermaatregelen. Het beschrijft zowel de maatregelen die ons college al heeft genomen om de meeste urgente kwetsbaarheden weg te nemen, als de maatregelen die er aanvullend nodig zijn. De verbetermaatregelen zijn in het plan op hoofdlijnen beschreven en vragen in een volgende fase verdere uitwerking in een uitvoeringsplan. Het uitvoeringsplan bestaat uit - per verbetermaatregel - uitgewerkte projectplannen, inclusief rollen en verantwoordelijkheden, concrete detailplanning en benodigde middelen. Het plan van aanpak vormt de basis om een opdracht te geven aan een (tijdelijke) implementatiemanager. De verbetermaatregelen vragen nog een uitwerking naar een uitvoeringsplan. Met daarin de uitwerking van de verbetermaatregelen inclusief een detailplanning, een uitgewerkte projectstructuur, benodigde middelen en nadere beschrijving van de monitoring en evaluatie. Het opstellen van dit uitvoeringsplan kan de eerste opdracht zijn voor de implementatiemanager.

Het plan van aanpak sluit af met een planning welke het hele jaar 2025 beslaat en is als bijlage bij dit raadsvoorstel gevoegd. Spoor B Bij de vaststelling van het rapport '(Bij)zonder Besluit' heeft uw raad ons college de opdracht gegeven om de raad uiterlijk eind 2024 te informeren over mogelijk andere overeenkomsten die tijdens de vorige bestuursperiode (2019-2022) zijn aangegaan met rechtsgeldige gevolgen, zonder dat deze formeel door het college zijn vastgesteld of dat de gemeenteraad hiervan op de hoogte is gesteld. Inmiddels is gebleken dat de raadsopdracht naar de overeenkomsten is uitgebreid. Diverse stichtingen en inwoners hebben mails gestuurd met opmerkingen over mogelijke onrechtmatigheden in hun dossiers. Deze mails heeft het college ontvangen van de griffie. Vanwege het belang van onafhankelijkheid en expertise heeft het college BING gevraagd te ondersteunen bij het onderzoek naar de overeenkomsten en de gestuurde mails. Een conceptofferte en werkwijze zijn gereed, maar deze vragen nog enige verfijning. Vanuit het destijds gebruikte zaaksysteem (Corsa) en het huidige systeem (Decos/Join) is een uitdraai gemaakt van alle overeenkomsten uit de periode 2019-2022, zijnde de vorige bestuursperiode. De lijst, die ruim 700 overeenkomsten omvat met diverse grondslagen en procedures wordt gescand op relevantie voor de opdracht van uw raad.

In overleg met BING wordt bepaald hoe deze overeenkomsten verder onderzocht moeten worden om een volledig beeld te kunnen geven als antwoord op de raadsopdracht. Daarnaast gaat BING helpen om de ontvangen mails van stichtingen en inwoners te beoordelen om te bepalen op welke wijze

Pagina 3 van 5

ze kunnen worden getoetst, zodat er een goed onderbouwd antwoord aan uw raad kan worden gegeven. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Er is door ons college bewust gekozen voor het inhuren van externe deskundigen om de door uw raad gestelde termijnen te halen en experts met een onafhankelijk blik te vragen het plan van aanpak uit spoor A en het onderzoek uit spoor B uit te voeren. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE Spoor A De werkorganisatie BUCH is nauw betrokken bij het opstellen en het uitvoeren van het plan van aanpak bij het verbeterplan. Spoor B Mogelijk is er capaciteit binnen de organisatie nodig voor inzage in dossiers en het ondersteunen van BING bij het uit te voeren onderzoek. RISICO’S Spoor A 1. Capaciteit binnen de werkorganisatie. Kan de werkorganisatie voldoende mankracht leveren voor het uitvoeren van het plan van aanpak en het (her) inrichten van de werkorganisatie zodat het proces van bestuurlijke besluitvorming ordentelijk en kwalitatief goed verloopt. Het proces moet lopen naast andere grote operaties zoals de ombuigingen en de herziening van de planning en controlcyclus. Voor veel acties zijn steeds dezelfde mensen nodig. 2. Prioriteiten van de andere BUCH colleges. In Bergen heeft het plan van aanpak en het verbeterplan prioriteit 1. Het is niet bekend hoe dit leeft bij de andere colleges en of zij misschien andere prioriteiten hebben. 3.

In het verbeterplan wordt ingegaan op de toegankelijkheid en de flexibiliteit van de systemen. Dit is een risico. Wat kan er allemaal op ICT gebied en draagt dat voldoende bij aan de verandering van de procedures. Spoor B 1. Is er voldoende capaciteit om BING te ondersteunen. 2. Onzekerheid wat er uit het onderzoek gaat komen. De uitkomsten vragen mogelijk om vervolgacties die nu nog niet in beeld zijn. FINANCIËN Spoor A De kosten voor het opstellen van het Plan van Aanpak door Hiemstra & De Vries, van € 10.000,- worden betaald uit ‘ondersteuning college’, fcl 6.040000 ecl 48008. Voor het opstellen van het plan van aanpak verbeterplan is een implementatiemanager benodigd.

Pagina 4 van 5

De kosten voor de implementatiemanager Bestuurlijke besluitvorming, zijnde voor een half jaar 2 dagen in de week, bedragen € 75.000,- en worden via de begrotingswijziging bij dit raadsvoorstel aan uw raad gevraagd. Dit wordt in 2025 begroot op 6040000 / 435104 ingeleend piek of projecten. Spoor B De kosten van dit onderzoek zijn op dit moment moeilijk in te schatten. Op 6 november 2024 staat een aanvullend overleg gepland tussen de portefeuillehouder en BING om de offerte aan te scherpen en een kostenindicatie op te nemen. Voorlopig wordt er een budget van € 30.000,- euro aangevraagd. Deze kosten voor het onderzoek door BING van in totaal € 30.000,-, worden verdeeld over 2024 € 15.000,- en worden gedekt uit ‘ondersteuning college’ fcl 6.040000 ecl 48008. Voor 2025 wordt de 15.000,- betaald uit ‘ondersteuning college’ fcl 6.040000 ecl 48008. DUURZAAMHEID Niet van toepassing. PARTICIPATIE Externe communicatie is op dit moment niet van toepassing. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Vanuit ons college is wethouder Briët aangewezen als verantwoordelijk portefeuillehouder voor de sporen A en B. Er wordt zo spoedig mogelijk na besluitvorming gestart met de uitvoering van de verschillende sporen. Praktische zaken die niet van besluitvorming afhankelijk zijn, zijn of worden al opgepakt.

BIJLAGEN - Plan van aanpak verbeteren bestuurlijke besluitvorming - Begrotingswijziging ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN - Het onderzoeksrapport ‘(Bij)zonder Besluit’ Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen {{esl:Signer1:Capture:size(200,70)}}

{{esl:Signer2:Capture:size(200,70)}}

mr. M.N. (Martijn) Schroor secretaris

Y. (Yvonne) Roos-Bakker locoburgemeester

Pagina 5 van 5