rv Jaarstukken 2023 en begroting 2025 RHCA.pdf

RAADSVOORSTEL 20 juni 2024 D759152 2 mei 2024 E. Briët Algemene Raadscommissie 13 juni 2024

Raadsvergadering Voorstelnummer Datum raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Commissie Datum commissie Soort agendering Agendapunt Team Opsteller Datum B&W besluit Bijlagen: Onderwerp

:

BV - Informatiebeheer Onno Boxem 21 mei 2024 3 Zienswijze op jaarstukken 2023 en begroting 2025 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Voorgesteld besluit 1. een positieve zienswijze af te geven ten aanzien van de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar; 2. een positieve zienswijze af te geven ten aanzien van de resultaatbestemming 2023 van de GR RHCA; 3. het bestuur van de GR RHCA te verzoeken in het proces naar de kadernota 2026 vorm en inhoud te geven aan verstandige en verantwoorde ombuigingsvoorstellen zoals door het college gevraagd in zijn brief van 8 maart 2024. Een brief die het resultaat was van een in de raadsvergadering van 15 februari 2024 unaniem aangenomen motie; 4. het bestuur op te roepen in hun P&C documenten te concretiseren of en in hoeverre in kadernota's en begrotingen van de GR RHCA opgenomen doelen zijn behaald; 5. een positieve zienswijze af te geven ten aanzien van de begroting 2025 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar; 6. deze zienswijze, door het toesturen van het ondertekende raadsbesluit, aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar kenbaar te maken. Geheimhouding Geheimhouding Ja

X Nee

Pagina 1 van 6

RAADSVOORSTEL INLEIDING In voorliggend voorstel ligt een concept zienswijze aan uw raad voor ten aanzien van de jaarrekening 2023 en de begroting 2025 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA). Eén en ander conform het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019 (FUGR). Eerder dit jaar heeft uw raad een zienswijze kunnen afgeven op de kadernota 2025 van de GR RHCA. Deze extra zienswijzeprocedure is voortgekomen uit de begin 2018 door uw raad vastgestelde notitie ‘Informatievoorziening Gemeenschappelijke Regelingen’ en heeft tot doel de raden vroegtijdig in de gelegenheid te stellen te sturen op de beleidsmatige en financiële uitgangspunten van de GR RHCA. De input van de deelnemende gemeenteraden kan op die wijze worden verwerkt in de nu voorliggende begroting 2025. De gemeente is aangesloten bij de GR RHCA, dat de wettelijke archieftaak uitvoert voor de archiefbestanden met historische waarde, die conform de Archiefwet, naar een officiële archiefbewaarplaats overgebracht moeten worden. Daar worden de fysieke archieven in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard en zijn in beginsel voor iedereen toegankelijk voor raadpleging. Digitale archieven worden opgeslagen in het E-depot.

Jaarlijks verantwoordt het RHCA haar handelen in haar jaarstukken en stelt een begroting vast, waarop steeds een zienswijze wordt afgegeven. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) vormt het wettelijk kader. Daarnaast is de werkwijze vastgelegd in diverse bovenregionale regelingen, te weten de Gemeenschappelijke Regeling zelf, de door de raden in Noord-Holland Noord vastgestelde Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen (FUGR 2019) en de bovengenoemde notitie ‘Informatievoorziening Gemeenschappelijke Regelingen’. Conform artikel 34b van de Wgr sturen de gemeenschappelijke regelingen uiterlijk op 15 april de jaarstukken en de begroting naar de deelnemende gemeenten. De raden worden in de gelegenheid gesteld een zienswijze op de ontwerp begroting naar voren te brengen (artikel 35 derde lid). In artikel 4 van de FUGR is geregeld dat de raden hun zienswijze tot en met 25 juni kenbaar kunnen maken aan de gemeenschappelijke regelingen. Eveneens regelt de FUGR in aanvulling op de Wgr dat eenzelfde procedure geldt ten aanzien van de jaarstukken. TOELICHTING OP HET VOORSTEL In het jaarverslag (pagina 8 en 9 bijlage “Programmaverantwoording RHCA 2023”) staat een uitgebreide toelichting over de uitgevoerde werkzaamheden voor de deelnemende gemeenten.

In de tweede helft van 2023 is er bij de BUCH-gemeenten een aspectinspectie gehouden inzake de toetsing van het zaaksysteem en daaraan gekoppelde taak specifieke applicaties. Namens de archivaris zijn begin 2024 de gedane bevindingen gerapporteerd aan de colleges van B&W van de BCH-gemeenten.

Pagina 2 van 6

Naast de toezichthoudende taak heeft het Regionaal Archief ook een wettelijke adviestaak. De archivaris heeft (voorbereidende) adviezen uitgebracht aan de BUCH-gemeenten over het voorgenomen besluit van die organisaties om archiefbescheiden te gaan vervangen door digitale reproducties. Team Archiefinspectie geeft het hele jaar door advies (binnen de kaders van archiefwet- en regelgeving) over selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, bewaarstrategie, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer. Uit de jaarstukken van 2023 blijkt dat het resultaat over 2023 € 36.703 negatief bedraagt. De financiële positie van het Regionaal Archief is ondanks het negatieve resultaat goed te noemen. De algemene reserve is op de maximale omvang van 2,5% van de lasten. De algemene reserve heeft als doel de onverwachte en niet begrote kosten te dekken zodat bij tegenvallers niet meteen een beroep gedaan zou hoeven te worden op de deelnemers. Er zijn ook bestemmingsreserves (Duurzaamheid en Lastenstijging) aanwezig voor de risico’s die worden gelopen. Het negatieve resultaat over 2023 is het gevolg van een combinatie van eenmalige nagekomen lasten, en hogere salarislasten als gevolg van de CAO-ontwikkelingen die tot meer lasten hebben geleid dan waarvoor compensatie in de gemeentelijke bijdrage was opgenomen.

De overige hogere lasten worden goeddeels gecompenseerd door hogere opbrengsten dan begroot was (met name door renteontvangsten en diensten voor derden). Eind 2023 (voor de bestemming van het resultaat over 2023 van € 36.703 negatief) bedroeg het eigen vermogen van het RHCA € 354.946. Het advies is om een positieve zienswijze af te geven op de door het DB van de GR RHCA voorgestelde resultaatbestemming -

een bedrag van € 5.985 aan de algemene reserve toe te voegen, zodat deze hierna de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt (€ 75.287) het met de dotatie aan de algemene reserve gecorrigeerde saldo van € 42.687 te onttrekken uit de bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenstijging waarna deze reserve een omvang heeft van € 279.659.

Bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging Het Algemeen Bestuur heeft bij de behandeling van de jaarstukken 2022 besloten tot het vormen van een bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging. Deze is gevormd uit de resultaten van eerdere bestemmingsreserves voor Digitalisering, voor Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten en het positief resultaat over 2022. In totaal bedraagt deze reserve € 322.346. De reserve is gevormd om voorbereid te zijn op de mogelijk aanzienlijke investeringen die noodzakelijk zijn in de huisvesting, met name vanwege het hoge energieverbruik van de klimaatinstallatie, die inmiddels deels afgeschreven is. Bij renovatie van deze installatie wordt gestreefd naar een duurzamere installatie. Dit verkleint het risico op eventuele lastenstijgingen (bijvoorbeeld m.b.t. de energiemarkt e.d.) en draagt bij aan de energietransitie. Met dit besluit wordt gestreefd naar bestendiging van de stabiele financiële positie van het Regionaal Historisch Centrum voor de komende jaren. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Gelet op het bepaalde in artikel 25 Gemeenschappelijke Regeling RHCA en artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingen is de GR RHCA verplicht de jaarstukken aan te bieden zodat de raad als controlerend orgaan een zienswijze in kan dienen over de financiële ontwikkelingen bij het DB van de GR RHCA.

Ook zijn de kaders opgesteld in de Financiële

Pagina 3 van 6

Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord. Er zijn geen alternatieven. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE De voorgestelde zienswijze is opgesteld voor de gemeente Bergen. De zienswijze is BCHbreed afgestemd om waar mogelijk en wenselijk gezamenlijk op te trekken richting GR RHCA. RISICO’S Risico’s met mogelijke financiële gevolgen: Begin 2024 zijn (cf de Kadernota 2025) de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen hebben op de financiële huishouding van het Regionaal Historisch Centrum: 1. Minder opbrengst aanvullende diensten 2. Hogere energiekosten Toelichting: 1. Het risico op lagere opbrengsten op het depotgebruik betreft voornamelijk de mogelijkheid dat derde-partijen die archief bij ons hebben geplaatst, contracten opzeggen. Deze partijen betreffen echter al lang lopende contracten die grotendeels door zullen lopen; 2. De stijging van de energiekosten is de afgelopen tijd aanzienlijk geweest. Dit is te merken in de exploitatie over 2023. De prijzen wijzigen snel en ontwikkelingen in de wereld die hierop van invloed zijn volgen elkaar snel op. Om voorbereid te zijn op de negatieve gevolgen ervan acht het RHCA het raadzaam om dit risico niet te onderschatten. Net als eerdere jaren wordt het eerste risico als “laag” ingeschat (25% kans op voordoen in 2024).

Het voordoen van het tweede risico (hogere energiekosten) wordt op “hoog” ingeschat (75% kans op voordoen in 2024). De prijzen van energie wijzigen snel en ontwikkelingen in de wereld die hierop van invloed zijn volgen elkaar snel op. Om voorbereid te zijn op de negatieve gevolgen ervan acht het RHCA het raadzaam om dit risico niet te onderschatten.

Pagina 4 van 6

FINANCIËN Jaarrekening 2023

Het resultaat over 2023 bedraagt € 36.703 negatief. Daarbij stelt de GR RHCA voor om een bedrag van € 5.985 aan de algemene reserve toe te voegen, zodat deze hierna de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt (€ 75.287). Het negatieve resultaat wordt gedekt door een onttrekking van € 42.687 uit bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenstijging, na toevoeging van € 5.985 aan de algemene reserve. Advies: Een positieve zienswijze af te geven op de jaarrekening 2023. Begroting 2025. De prijsindexatie bedroeg in 2023 3,7% (pagina 18 en 20 bijlage “Programmabegroting RHCA 2025”) en de loonindexatie 2024 4,0%. De indexering van de gemeentelijke bijdrage die voor 2025 is gehanteerd, is gebaseerd op de vastgestelde uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regelingen. De gehanteerde percentages zijn door het Algemeen Bestuur vastgesteld. De indexering voor de loonontwikkeling bedraagt voor dit jaar 4,0%. Met een vastgestelde verhouding tussen loon- en prijsgerelateerde onderdelen van de begroting van 70-30, resulteert een afgerond indexpercentage van 3,90%, welk is toegepast op de gemeentelijke bijdrage. Voor 2023 is een verhoging van de gemeentelijke bijdrage toegekend van 2,3%. De loonkostenontwikkeling als gevolg van het principe-akkoord voor een nieuwe CAO is in 2023 aanzienlijk hoger geweest dan deze toekenning.

De extra lasten zijn in de exploitatie verwerkt zonder dat hiervoor extra compensatie aan de deelnemers is gevraagd. In de compensatie voor de loonkostenontwikkeling voor 2024 is geen rekening gehouden met dit verschil. Het gevolg zal zijn dat de loonkostenontwikkeling ook voor 2024 hoger zal zijn dan de verleende compensatie. Gepoogd zal worden om de exploitatie zoveel als mogelijk binnen de beschikbare middelen te realiseren. DUURZAAMHEID De bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging is gevormd om voorbereid te zijn op de mogelijk aanzienlijke investeringen die noodzakelijk zijn in de huisvesting, met name vanwege het hoge energieverbruik van de klimaatinstallatie, die inmiddels deels afgeschreven is. Bij renovatie van deze installatie wordt gestreefd naar een duurzamere installatie. Dit verkleint het risico op eventuele lastenstijgingen (bijvoorbeeld m.b.t. de energiemarkt e.d.) en draagt bij aan de energietransitie. PARTICIPATIE Tijdens de regionale raadsinformatieavond van de Regio Alkmaar bent u in de gelegenheid gesteld in gesprek te gaan met de vertegenwoordigers van de diverse gemeenschappelijke regelingen en onderling uw zienswijzen af te stemmen met de raden in de Regio Alkmaar. Eveneens werden de concept zienswijzen van de raden in de regio met u gedeeld.

Pagina 5 van 6

UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Na besluitvorming wordt het dagelijks bestuur van GR RHCA door toezending van het ondertekende raadsbesluit geïnformeerd over de vastgestelde zienswijze. BIJLAGEN 1. Aanbiedingsbrief stukken GR RHCA; 2. Jaarrekening 2023 GR RHCA; 3. Begroting 2025 GR RHCA. ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen {{esl:Signer1:Capture:size(200,70)}}

{{esl:Signer2:Capture:size(200,70)}}

mr. M.N. (Martijn) Schroor secretaris

L.Hj. (Lars) Voskuil burgemeester

Pagina 6 van 6