rv GR RHCA kadernota 2026 Bergen.pdf

Gemeenteraad Raadsvergadering Zaaknummer Datum commissie Team Opsteller(s) Bijlagen:

: : : : : : :

Gemeente Bergen 27 februari 2025 Z24 201410 13 februari 2025 Team Informatiebeheer Gert Zwagerman 1

RAADSVOORSTEL Onderwerp

:

Zienswijze Kadernota 2026 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA)

Voorgesteld besluit : 1. de volgende zienswijze af te geven op de Kadernota 2026 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar: Te opteren voor het geschetste ombuigingspakket waarbij een besparing wordt bereikt van 3% en de het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar te verzoeken dit scenario in de begroting 2026 te verwerken. 2. kenbaar te maken dat met de behandeling van de Kadernota 2026 van de gemeente Bergen een integrale afweging wordt gemaakt ten aanzien van de gemeentefinanciën voor 2026 en verder. Dit kan effect hebben op onze zienswijze op uw begroting voor 2026 later dit jaar. 3. deze zienswijze door het toesturen van het ondertekende raadsbesluit aan het dagelijks bestuur van het RHCA kenbaar te maken. Geheimhouding

Nee Ja Nee Nee

Pagina 1 van 8

RAADSVOORSTEL INLEIDING De Kadernota 2026 van het RHCA geldt als opmaat naar de begroting voor 2026 en bevat zowel de hoofdlijnen van het beleid als de financiële kaders. De mogelijkheid om een zienswijze af te geven op de kadernota stelt de raden in de gelegenheid te sturen op de beleidsmatige en financiële uitgangspunten in de begroting, die later in het jaar door de Gemeenschappelijke Regelingen voor zienswijzen aan de raden wordt aangeboden. Specifiek dit jaar is vanuit zowel de regietafel Noord-Holland Noord als de regio Alkmaar aan de besturen van de gemeenschappelijke regelingen gevraagd om scenario’s voor bezuinigingen op te nemen in de kadernota’s. Deze oproepen zijn gedaan vanwege de korting voor gemeenten op het gemeentefonds. In voorliggend voorstel ligt een concept zienswijze voor ten aanzien van de Kadernota 2026 van het RHCA. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE Begin 2018 hebben alle gemeenteraden in Noord-Holland Noord de notitie “Informatievoorziening Gemeenschappelijke Regelingen” vastgesteld. Centraal in deze notitie staat het beter in positie brengen van de raden ten aanzien van de Gemeenschappelijke Regelingen. Een belangrijk onderdeel van deze notitie is de extra zienswijzeprocedure ten aanzien van de kadernota’s van de Gemeenschappelijke Regelingen.

Deze zienswijzeprocedure is in 2019 verankerd in de door de raden in Noord-Holland Noord vastgestelde Financiële Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen (FUGR 2019). Per 1 juli 2024 is deze zienswijzeprocedure ook verankerd in de teksten van alle gemeenschappelijke regelingen in het kader van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. TOELICHTING OP HET VOORSTEL Algemeen Het RHCA heeft de 3 scenario’s voor bezuinigingen (3%, 5% en 7%) onderzocht. Het Regionaal Archief is nu al een zeer efficiënt ingerichte organisatie, die grotendeels wettelijke taken uitvoert. Daarbij heeft het vanwege de strenge wettelijke eisen hoge kosten voor huisvesting. Ook heeft het RHCA hoge personeelskosten die moeilijk beïnvloedbaar zijn. Huisvestingskosten en personeelskosten maken 85% deel uit van de totale begroting. Waardoor de eventuele bezuinigingen gevonden moeten worden in 15% van de begroting. Bezuinigingen op een kleine organisatie als het Regionaal Archief hebben daarbij al snel invloed op de uitvoering van de wettelijke taken en de dienstverlening aan het publiek en de gemeenten. Het scenario van 3% is te overkomen en leidt voornamelijk tot extra risico’s in de bedrijfsvoering en vermindering van dienstverlening.

Een opdracht van 5% leidt tot kwalitatieve ingrepen in de wettelijke taken, terwijl een opdracht van 7% voor een organisatie als het Regionaal Archief bijzonder ingrijpend is. De laatste twee scenario’s zullen ook gevolgen hebben voor de dienstverlening aan de aangesloten gemeenten en voor de kwaliteit van de gemeentelijke informatievoorziening, waarop het Regionaal Archief een wettelijke toezichthoudende en adviserende taak vervult. Uit de cijfers blijkt ook dat door de relatief kleine begroting de opbrengsten van de bezuinigingsopdracht per gemeente beperkt zijn, terwijl de gevolgen voor de dienstverlening en de bedrijfsvoering van het Regionaal Pagina 2 van 8

Archief zeer groot zijn, zeker gezien de kleine ruimte waar de bezuinigingen ten laste van zullen komen. Het algemeen bestuur van het Regionaal Archief is dan ook van mening dat het zeker niet verstandig is te kiezen voor een scenario hoger dan 3% omdat dit leidt tot grote gevolgen die niet opwegen tegen de relatief kleine opbrengst voor de deelnemende gemeenten. Bezuinigingen Hieronder zijn de effecten van de 3 scenario’s weergegeven. Variant 3% Effect in taken

Huisvesting Van de begroting van het RHCA heeft circa 30% betrekking op huisvestingskosten. Deze kosten hebben betrekking op de wettelijke kerntaak van het RHCA die vraagt om archiefdepots en een studiezaal en de digitale equivalenten daarvan in stand te houden. Hierop kan nauwelijks worden bezuinigd. Een uitzondering vormen de energielasten. De kadernota bevat echter al een investeringsvoorstel dat leidt tot een besparing op energielasten van € 49.000. Personeel De begroting van het RHCA heeft voor 55% betrekking op personeelskosten. Op de personeelskosten kan echter vrijwel niet worden bezuinigd. Gedwongen ontslagen zouden leiden tot frictiekosten en raken direct de uitvoering van de wettelijke taken en de dienstverlening aan publiek en gemeenten. Verhoging van de geraamde inkomsten De laatste jaren blijken de inkomsten iets hoger dan begroot. Een verhoging van de begrote inkomsten vormt echter een risico dat het verhoogde bedrag niet wordt gehaald. Deze verhoging lijkt echter in deze variant verantwoord. Bezuinigingen op digitalisering Publiek en ambtenaren zullen benodigde dossiers ter plekke en op papier kunnen inzien, en veel minder digitaal en op afstand. Daarnaast ontstaan achterstanden in de digitalisering. Vermindering inhuur derden Een flink deel van de inhuur betreft het inhuren van personeelscapaciteit voor personeelszaken en financiën bij de GGD Hollands Noorden.

Daar kan niet op worden bezuinigd. Voorts wordt extern ingehuurd bij ziekte/afwezigheid of behoefte aan specifieke expertise. Vermindering van inhuur kan gevolgen hebben voor dienstverlening aan gemeenten en achterstanden in archivering. Om die reden zijn de mogelijkheden beperkt. Bezuinigingen op educatie In 2023 werden 900 jongeren ontvangen en geïnformeerd over o.a. het bewustzijn van de rol van (des)informatie in het maatschappelijk debat. Verder is een digitaal leslokaal beschikbaar. De variant 3% heeft geen gevolgen voor deze taak. Dienstverlening aan de gemeenten Door beschikbaarstelling van kennis en infrastructuur wordt de dienstverlening van gemeenten op het gebied van o.a. inzage in bouwdossiers efficiënter en goedkoper. In de 3% variant kunnen deze gevolgen nog worden opgevangen. Wettelijke taken Pagina 3 van 8

Effect in €

In de 3% variant kunnen de wettelijke taken nog worden uitgevoerd. € 5.336

Consequenties

Voordeel - Het Algemeen Bestuur van het RHCA acht een bezuinigingspakket in de 3% variant overkomelijk voor het RHCA met inachtneming van het ontstaan van risico’s voor de bedrijfsvoering en vermindering van de dienstverlening. - Ook in dit scenario wordt zoals voorzien een investering gedaan om te komen tot een besparing van de energielasten met € 49.000. Nadeel Er ontstaan risico’s voor de bedrijfsvoering door de gevolgen van vermindering van inhuur en leidt tot verminderde dienstverlening aan de gemeenten.

Advies

Het RHCA acht deze bezuinigingsvariant ondanks de nadelen overkomelijk. Het advies luidt het RHCA te vragen dit scenario (3%) te hanteren.

Variant 5% Effect in taken Effect in €

De effecten van deze variant zijn dezelfde als bij de variant 3%, Op enkele onderdelen moet echter verder worden omgebogen. Dit leidt tot kwalitatieve ingrepen in de wettelijke taken van het RHCA. € 8.893

Consequenties

Voordeel Ook in dit scenario kan de voorziene investering worden gedaan om te komen tot een besparing van de energielasten met € 49.000. Nadeel Zoals gezegd leidt deze variant tot kwalitatieve ingrepen in de wettelijke taken die het RHCA uitvoert voor de gemeenten. Niet alleen ontstaan grotere risico’s in de bedrijfsvoering, ook de dienstverlening moet worden verminderd (digitalisering en beschikbaarstelling gedigitaliseerd archief), educatieve activiteiten moeten worden verminderd.

Advies

Niet kiezen voor deze variant.

Variant 7% Effect in taken

Effect in € Consequenties

Een opdracht van 7% voor een kleine organisatie als het Regionaal Archief zal bijzonder ingrijpend zijn. Dit scenario’s zal verdergaande gevolgen hebben voor de dienstverlening aan de aangesloten gemeenten en voor de kwaliteit van de gemeentelijke informatievoorziening, waarop het Regionaal Archief een wettelijke toezichthoudende en adviserende taak vervult. € 12.450 Voordeel Ook in dit scenario kan de voorziene investering worden gedaan om te komen tot een besparing van de energielasten met € 49.000. Pagina 4 van 8

Nadeel De nadelen zijn groot. De dienstverlening aan de aangesloten gemeenten moet verder worden teruggebracht, archieven kunnen niet of nauwelijks worden gedigitaliseerd. Dossiers die bijvoorbeeld in het kader van een Woo-verzoek nodig zijn bij de gemeenten kunnen niet zonder extra inspanning door de gemeenten worden geleverd (bijvoorbeeld inzien/kopiëren van nog niet gedigitaliseerde archieven). Het wettelijke vereiste archieftoezicht komt bij ziekte en afwezigheid onder druk te staan. Advies

Niet kiezen voor deze variant.

Conclusie/eindadvies: Uit de cijfers van het RHCA blijkt dat door de relatief kleine begroting de opbrengsten van de bezuinigingsopdracht per gemeente beperkt zijn, terwijl de gevolgen voor de dienstverlening en de bedrijfsvoering van het Regionaal Archief zeer groot zijn, zeker gezien de kleine ruimte waar de bezuinigingen ten laste van zullen komen. Advies: Keuze voor variant 3%, omdat de andere scenario’s leiden tot grote gevolgen die niet opwegen tegen de relatief kleine opbrengst voor de deelnemende gemeenten. Op basis van de bovenstaand informatie is het advies om de volgende zienswijze in te dienen: Opteren voor het geschetste ombuigingspakket waarbij een besparing wordt bereikt van 3% en de het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar te verzoeken dit scenario in de begroting 2026 te verwerken. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Hierboven is aangegeven dat 3 bezuinigingsscenario’s zijn onderzocht: 3%, 5% en 7%. De totale gemeentelijke bijdrage voor het jaar 2026 voor het RHCA bedraagt € 3.428.519. Uitgaande van de opgegeven percentages van de regietafel, aangevuld met het verzoek uit de regio Alkmaar voor een scenario van 7%, komen de te bezuinigen bedragen uit op: 3% = € 103.000, 5% = € 171.000, 7% = € 240.000.

Overwogen is dat de begroting voor 30% bestaat uit Huisvestingslasten die vrijwel niet beïnvloedbaar zijn, omdat deze betrekking hebben op wettelijke taken, namelijk het in standhouden en exploiteren van archiefdepots en de digitale equivalenten daarvan voor digitaal archiefmateriaal. Afgezien van een in de kadernota opgenomen investeringsvoorstel voor het terugbrengen van de energielasten van € 49.000, zijn deze kosten niet beïnvloedbaar. Personeelskosten maken voor 55% deel uit van de begroting en ook die kosten zijn nauwelijks beïnvloedbaar. Gedwongen ontslagen zouden op korte termijn leiden leiden tot frictiekosten die bezuinigingen teniet doen en een deel van het personeel voert bovendien de wettelijke taken uit. Dit betekent dat bezuinigingen gezocht moeten worden in de resterende 15% van de begroting. Uit de onderzochte scenario’s is gebleken dat het scenario van 3% weliswaar leidt tot risico’s in de bedrijfsvoering en vermindering van de dienstverlening, maar door het RHCA overkomelijk worden geacht. Hogere bezuinigingsscenario’s leiden tot grotere risico’s en het niet kunnen uitvoeren van wettelijke taken.

Pagina 5 van 8

REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE De voorgestelde zienswijze is opgesteld voor de gemeente Bergen. De zienswijze is in BUCH verband afgestemd om waar mogelijk en wenselijk gezamenlijk op te trekken richting RHCA. Tijdens de regionale raadsinformatieavond van de Regio Alkmaar bent u in de gelegenheid gesteld in gesprek te gaan met de vertegenwoordigers van de diverse gemeenschappelijke regelingen en onderling uw zienswijzen af te stemmen met de raden in de Regio Alkmaar. Eveneens zijn de concept zienswijzen van de raden in de regio met u gedeeld. In verband met de gevraagde bezuinigingen is er ook tijdens de Raadsinformatieavond BUCH van 29 januari jl. aandacht besteed aan de aangeleverde bezuinigingen door de gemeenschappelijke regelingen en is er ruimte geweest om de zienswijzen af te stemmen. Door tijdgebrek wegens ziekte is het voorstel niet met de ambassadeur afgestemd.

RISICO’S Het RHCA heeft in haar programmabegroting 2025 de volgende risico’s onderkend als belangrijk voor het weerstandsvermogen: 1. Minder opbrengsten depotgebruik door derden (risico laag, bedrag berekend risico € 12.500). 2. Hogere energiekosten (risico hoog, bedrag berekend risico € 52.500). Bij het opstellen van de programmabegroting 2026 zal een nieuwe raming van de aanwezige risico’s en financiële gevolgen gemaakt worden. Op dat moment zal er ook meer duidelijkheid zijn omtrent de verwachte ontwikkeling van de energiekosten. Het weerstandsvermogen bestaat uit de Algemene Reserve en heeft een omvang van € 69.000. Dit bedrag is toereikend om de risico’s op te vangen. Bij de voorgestelde bezuinigingen ontstaan grotere risico’s die gevolgen kunnen hebben op de interne bedrijfsvoering (bijvoorbeeld het niet halen van extra inkomsten van derden en het beperken van de digitalisering) en de dienstverlening aan de gemeenten. Dossiers zullen minder snel worden gedigitaliseerd en zullen in dat geval fysiek in het archief moeten worden geraadpleegd door de gemeenten. FINANCIËN Het RHCA heeft de indexatiecijfers van de regietafel gehanteerd. De financiën zijn op orde. Voor het jaar 2025 wordt een klein positief saldo voorzien.

Anders dan de toepassing van de indexatiecijfers, die tot uitdrukking komen in de deelnemersbijdrage, zijn er geen financiële consequenties zijn voor de gemeente. In onderstaande tabel zijn de gemeentelijke bijdragen van het RHCA weergegeven, vòòr toepassing van het bezuinigingsscenario van 3%.

Pagina 6 van 8

Onderstaande tabel laat zien tot welke korting op deelnemersbijdrage het bezuinigingsscenario van 3% leidt.

DUURZAAMHEID n.v.t. PARTICIPATIE n.v.t. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Na besluitvorming wordt het dagelijks bestuur van het RHCA door toezending van het getekende raadsbesluit geïnformeerd over de vastgestelde zienswijze. BIJLAGEN 1. Kadernota 2026 van het RHCA met een schets van de bezuinigingsscenario’s en analyse van de gevolgen.

Pagina 7 van 8

ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN n.v.t. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen {{esl:Signer1:Capture:size(200,70)}}

{{esl:Signer2:Capture:size(200,70)}}

drs. A.J. (Aletta) Barink interim secretaris

M.J.P. (Marjan) van Kampen- Nouwen waarnemend burgemeester

Pagina 8 van 8