rv Aanpassen P&C cyclus v2.pdf

RAADSVOORSTEL 26 september D774483 26 juni 2024 Wiesehahn ARC 19 september besluitvorming

Raadsvergadering Voorstelnummer Datum raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Commissie Datum commissie Soort agendering Agendapunt Team Opsteller Datum B&W besluit Bijlagen:

Onderwerp

:

BV - Regie Thecla Engelsbel 2 juli 2024 boekwerk 'Sturen op beleidsdoelen' van de Argumentenfabriek Onderwerp Uitwerking motie transparante P&C documenten

Voorgesteld besluit De raad besluit: 1. De kaders voor de programma's in de begroting zoals deze zijn opgenomen in het boekwerk 'Sturen op beleidsdoelen' van de Argumentenfabriek vast te stellen. 2. De overige wensen voor het vernieuwen van de planning- en controlcyclus zoals deze zijn opgenomen in het boekwerk 'Sturen op beleidsdoelen' van de Argumentenfabriek vast te stellen. 3. De wethouder financiën en de voorzitter van de Commissie van Onderzoek opdracht te geven het raadsbesluit in te brengen in de werkgroep financiële aspecten in BUCH verband met het verzoek om in de raden van de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo een eensluidend besluit te laten nemen waarna BUCH breed kan worden gestart met de vernieuwing van de planning- en controlcyclus. 4. De fracties bij de voorbereiding van de verkiezingsprogramma's gebruik te laten maken van de expertise van de Argumentenfabriek voor het formuleren van de door de afzonderlijke fracties gewenste maatschappelijke doelen die in de verkiezingsprogramma's kunnen worden uitgewerkt. Geheimhouding Geheimhouding Ja

X Nee

Pagina 1 van 7

RAADSVOORSTEL INLEIDING Uw raad heeft op 31 oktober 2019 bij de behandeling van de programmabegroting 20202023 een motie aangenomen met de titel: transparante P&C documenten. De opdracht in de motie was de volgende: In 2020 de documenten in het kader van de P&C-cyclus zodanig aan te passen dat de gepresenteerde documenten in het kader van de P&C-cyclus: - Heldere en duidelijke informatie verschaffen ten aanzien van de gewenste maatschappelijke effecten en doelstellingen, de gewenste resultaten en de te ondernemen acties als ook de hiervoor benodigde middelen en wie hiervoor verantwoordelijk is. - Heldere en op feiten gebaseerde voortgangsinformatie bevatten over de behaalde maatschappelijke effecten en resultaten en de daadwerkelijk uitgegeven middelen. - Indien noodzakelijk hierover in overleg te gaan met de andere bij de BUCH aangesloten gemeenten. - Voor de kadernota 2021 een eerste concept voor de herinrichting te bespreken met de commissie van onderzoek. De uitvoering van deze motie heeft even geduurd. Er is in maart 2021 gestart met een digitale bijeenkomst over KPI's. Deze avond werd begeleid door de Argumentenfabriek. Het doel van deze avond was: Na de bijeenkomst hebben de raadsleden van de gemeente Bergen ... ... meer kennis over en inzicht in verschillende typen indicatoren die een rol spelen bij gemeentelijk beleid. ...

meer inzicht hoe ze nu hun controlerende rol als raadslid invullen (en wat de rol van indicatoren hierbij is). ... een beter beeld hoe ze hun controlerende rol in de toekomst willen invullen (en welk type indicatoren hierbij horen) ... meer inzicht in hun wensen ten aanzien van de doelen en indicatoren in de begroting en beleidsstukken. ... samen een vervolgafspraak gemaakt om de kwaliteit van beleidsindicatoren in Bergen te verbeteren. Daarnaast is er tijdens deze avond ‘een mini college’ gegeven over doelen en indicatoren. Ook heeft de Argumentenfabriek toen reflecties gegeven op de huidige begroting. Er is na deze avond besloten om één gemeentelijk beleidsterrein (het sociaal domein) op te pakken en in een nieuw format te zetten. In een bijeenkomst van de werkgroep financiële aspecten in BUCH verband heeft de voorzitter van de commissie van Onderzoek in maart 2021 een mededeling over dit traject gedaan. Er was binnen de werkorganisatie geen formatie beschikbaar voor het verder oppakken van de uitwerking van de motie en de resultaten van deze bijeenkomst. Uiteindelijk is door het college en de betrokken raadsleden besloten dit traject over de verkiezingen heer te tillen. Zie hiervoor het onderdeel Invloed kaders op keuzeruimte van dit voorstel waar de tekst uit het raadsakkoord is uitgeschreven.

Ons college heeft in 2023 in samenspraak met de griffie een offerte aangevraagd bij de Argumentenfabriek om de raad te begeleiden bij de uitvoering van de genoemde motie en het raadsakkoord. Besloten is te starten bij het inzichtelijk maken van het begrotingsproces voor de raadsleden en op die manier een gelijk speelveld te creëren voor alle raads- en commissieleden. Niet iedereen heeft de sessie uit 2021 meegemaakt en er zijn ook nieuwe raads- en commissieleden. Na de afronding van dit traject, dat vier avonden heeft geduurd, heeft de Argumentenfabriek een boekwerk opgeleverd met als titel Sturen op beleidsdoelen, handreiking voor raadsleden.

Pagina 2 van 7

De volgende stap is het voorleggen van het resultaat met een advies voor het vervolg aan de algemene raadscommissie of de Commissie van Onderzoek en uw raad. Na besluitvorming in uw raad kunnen wethouder Wiesehahn en de voorzitter van de Commissie van Onderzoek het voorstel inbrengen bij de werkgroep financiële aspecten in BUCH verband om daar draagvlak te krijgen voor de voorgestelde opzet voor de kaders van de programma's en de overige wensen tot het vernieuwen van de planning- en controlcyclus. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE Op dit moment is het kader voor de planning en controlcyclus het ‘Advies Harmonisatie P&C cycli BUCH gemeenten & inrichting P&C werkorganisatie BUCH’, op 18 februari 2016 besproken in de werkgroep financiële aspecten in BUCH-verband en op 14 april 2016 vastgesteld door de raad. Uw raad heeft in het raadsakkoord een passage opgenomen over financiën: Raadsakkoord: 'Financiën: De raad wil meer aan de voorkant komen: procesafspraken maken over hoe raad eerder betrokken kan worden bij m.n. kadernota en begroting en of kadernota ook raadsbreed wordt opgepakt. doel is iig: meer grip/inzicht op financiën aan de voorkant'. Als eerste stap in de verbetering van de P&C documenten hebben er in januari en februari 2024 sessies tussen ons college en uw raad plaatsgevonden ter voorbereiding op de Kadernota 2025.

Naast deze eerste stap willen we bij elk nieuw P&C document een verbeterslag doorvoeren zodat veel aanpassingen organisch plaatsvinden. TOELICHTING OP HET VOORSTEL Hoofdstuk drie van het boekje 'Sturen op beleidsdoelen' van de Argumentenfabriek geeft een opsomming van de wensen voor de kaders voor programma's in de begroting en de wensen voor een vernieuwde planning- en controlcyclus die door de bij de avonden met de Argumentenfabriek aanwezige raads- en commissieleden zijn genoemd. De wensen voor programma's in de begroting zijn opgenomen in een Kaderkaart. Deze Kaderkaart is als afbeelding 6 opgenomen in het boekje. Hierbij de tekstuele inhoud van deze kaart: Wat zijn kaders die de raad van Bergen (NH) kan stellen aan programma’s in de gemeentebegroting? Inhoud De gemeenteraad bepaalt hoeveel en welke programma’s de gemeentebegroting kent  De gemeenteraad is bevoegd om programma’s van de begroting te bepalen en aan te passen.  De begroting kent circa negen programma’s in lijn met de landelijke indeling in taakvelden. Programma’s bevatten de belangrijkste beleidsdoelen met bijbehorende indicatoren en streefwaarden  Programma’s hebben een richtinggevend motto en beperken zich tot de belangrijkste doelen van beleid.  Programma’s bevatten doelen die de raad bij zijn start vastlegde in een coalitie- of raadsakkoord.

Pagina 3 van 7

    

De doelen van de programma’s zijn geformuleerd als na te streven maatschappelijke effecten. De programma’s uit de begroting bevatten samen maximaal dertig doelen, die de raad jaarlijks kan bijstellen. Elk doel kent één tot vier indicatoren die meten of het doel dichterbij komt, met streefwaarden vier jaar vooruit. De belangrijkste doelen en indicatoren uit onderliggende beleidsnota’s komen terug in de begroting (en andersom). Indicatoren zijn SMART-geformuleerd: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Programma’s bieden kernachtig inzicht in ontwikkelingen en relevante beleidsnota’s en partijen  Elk programma laat zien wat de belangrijkste ontwikkelingen zijn voor de taakvelden van het programma.  Elk programma bevat een overzicht van de meest relevante beleidsnota’s.  Elk programma beschrijft welke verbonden partijen betrokken zijn bij het programma. Programma’s laten zien wat de gemeente doet en uitgeeft om beleidsdoelen te halen  Elk programma biedt inzicht in de belangrijkste activiteiten en budgetten voor de doelen van het programma.  Doelen, activiteiten en budgetten in een programma houden verband met elkaar.  Budgetten voor een programma staan (in een bijlage) gespecificeerd op het niveau van taakvelden. Vorm Programma’s zijn opgesteld in helder Nederlands  Programma’s zijn geschreven in correct en eenvoudig Nederlands met zo min mogelijk jargon en afkortingen.  Ingewikkelde begrippen uit de programma’s staan toegelicht in een begrippenlijst. Programma’s zijn compact en overzichtelijk  Programma s zijn bondig geformuleerd.  Programma’s bevatten visualisaties, zoals van de indicatoren en budgetten.  Programma’s kennen een heldere structuur met een goede inhoudsopgave. Programma’s zijn voor iedereen digitaal te raadplegen  Programma’s zijn eenvoudig te raadplegen via internet, ook via tablets en smartphones.

 Programma’s zijn ook toegankelijk en begrijpelijk voor mensen met een (visuele) beperking.  Programma’s bevatten hyperlinks tussen verschillende onderdelen en naar relevante beleidsnota’s.  Gebruikers kunnen programma’s makkelijk doorzoeken op trefwoorden via een zoekfunctie. Standaarden Programma’s volgen landelijke regels en standaarden  Programma’s volgen de regels uit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.  Programma’s volgen waar mogelijk landelijke afspraken en definities.  Programma’s voldoen aan de eisen voor digitale toegankelijkheid voor overheidsorganisaties.

Pagina 4 van 7

Naast een overzicht van de gewenste kaders is er ook een voorbeeld programmakaart opgenomen in het boekje. In deze kaart wordt een aantal vragen beantwoord die voor elk programma gelijk moet zijn. Het gaat dan om de volgende vragen: 1. Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen voor het programma X? 2. Wat zijn de belangrijkste beleidsdoelen voor het programma X? 3. Wat zijn de indicatoren bij de beleidsdoelen voor het programma X? 4. Wat zijn de belangrijkste activiteiten om de beleidsdoelen voor het programma X te bereiken? 5. Wat zijn de inkomsten en uitgaven van het beleid voor het programma X? 6. Welke verbonden partijen zijn betrokken bij het programma X? Overige wensen vanuit de aanwezige raadsleden Naast wensen voor de programma's is ook nagedacht over andere wensen voor een betere planning- en controlcyclus. De wensen gaan over de inhoud van de planning- en controldocumenten en ook over een beter proces. Voor wat betreft de documenten is verzocht dezelfde indeling te hanteren voor alle planningen controldocumenten zodat deze makkelijk zijn te vergelijken. Bij de Kadernota is gevraagd duidelijker te maken welke (financiële) informatie over de eerste financiële rapportage gaat (bijsturen) en welke informatie over de kadernota gaat (vooruitkijken). Voor wat betreft de begroting liggen de wensen vooral op het gebied van de lay-out.

Met een verzoek om naast de reguliere begroting een aantrekkelijke publieksversie voor geïnteresseerden in de samenleving te maken. Ook en verzoek om voorin een samenvatting op te nemen met de bestuurlijke en financiële hoofdlijnen van de begroting. En tot slot een wens bij de digitale begroting om uitklapbare secties te benutten om (verplichte) informatie over bijzaken te ontsluiten. Bij de voortgangsrapportages over het beleid is gevraagd om (indien mogelijk) expliciet te rapporteren over de status van beleidsindicatoren in de begrotingsprogramma’s. En er is gevraagd de koppeling tussen beleid en geld in de rapportages te verduidelijken. Tot slot is bij de documenten gevraagd om de financiële rapportages toegankelijker te maken met minder gebruik van vaktaal. Voor wat betreft het proces is gevraagd de huidige opzet van de planning- en controlcyclus stapsgewijs te verbeteren en te gaan voor eerste succes op korte termijn. Ten aanzien van de raadsbehandeling is gevraagd de rapportages over beleid en geld gelijktijdig in een raadscommissie te behandelen. Die wens is meteen doorgevoerd door op 27 juni 2024 in de algemene raadscommissie naast de Kadernota ook de eerste beleidsrapportage 2024 te bespreken en in de raad van 4 juli te laten vaststellen.

Bij de behandeling van dit voorstel voor vernieuwing van de planning- en controlcyclus kunnen meteen de ervaringen van die gezamenlijke bespreking worden meegenomen. Dan kan worden bepaald of de beleidsrapportage standaard als bespreekpunt wordt geagendeerd voor de algemene raadscommissie en ter besluitvorming aan uw raad moet worden voorgelegd. Voor een volgende behandeling kan worden ingegaan op de wens om informatie over de voortgang van het beleid ook via presentaties met de gemeenteraad te delen. Om dit de kaders voor programma's in de begroting van de hele raad te laten zijn die kunnen worden gebruikt in het proces om tot een vernieuwde planning- en controlcylus te komen, is het goed om deze door uw raad te laten vaststellen. Het zelfde geldt voor de wensen op het gebied van de inhoud en het proces. Vervolgens kunnen ze worden besproken in de werkgroep financiële aspecten in BUCH verband en als daar overeenstemming wordt gevonden over de kaders en wensen, kunnen ze door de andere gemeenteraden worden vastgesteld. Daarna kan een BUCH brede opdracht worden uitgezet voor het vernieuwen van de planning- en controlcyclus.

Pagina 5 van 7

Ook wordt naast dit traject voorgesteld de raadsfracties te faciliteren om bij het opstellen van de verkiezingsprogramma’s meer te gaan werken met de ‘maatschappelijke/beleidsdoelen’ die ze willen halen. Dan kunnen de fracties vanaf de start op de juiste manier input gaan geven aan het raadsprogramma of coalitieakkoord. Daarom is beslispunt 4 aan het besluit bij dit voorstel gevoegd. De fracties kunnen gebruik maken van de Argumentenfabriek om in hun verkiezingsprogramma’s de juiste omschrijving van de maatschappelijke doelen die ze willen halen op te nemen. Daarmee wordt door de politiek sturing geven aan de gewenste maatschappelijke doelen en is het niet de organisatie die ze op basis van de teksten uit het raadsprogramma of coalitieakkoord moet destilleren. De raad zit daarmee aan het stuur voor het bepalen van de koers voor de komende vier jaar. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Het traject met de Argumentenfabriek is in samenspraak met de griffie opgepakt en aan de avonden heeft een delegatie uit uw raad en hebben commissieleden deelgenomen. Ons college is van mening dat het resultaat van deze avonden door uw raad moet worden vastgesteld en heeft daarom geen andere alternatieven overwogen.

REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE Na besluitvorming in uw raad kunnen de wethouder financiën en de voorzitter van de Commissie van Onderzoek het raadsbesluit inbrengen in de werkgroep financiële aspecten in BUCH verband met het verzoek om in de raden van de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo een eensluidend besluit te laten nemen waarna BUCH breed kan worden gestart met de vernieuwing van de planning- en controlcyclus. RISICO’S Capaciteit binnen de BUCH. Wanneer alle vier de BUCH raden een besluit tot het vernieuwen van de planning- en controlcyclus hebben genomen, moet er binnen de organisatie capaciteit worden vrijgemaakt voor dit proces. FINANCIËN Op dit moment nog geen consequenties. Indien uw raad gebruik wenst te maken van de diensten van de Argumentenfabriek wordt overleg gevoerd over het proces en de daarbij behorende kosten. DUURZAAMHEID Niet van toepassing. PARTICIPATIE De input voor het boekje 'Sturen op beleidsdoelen' van de Argumentenfabriek komt gedeeltelijk van de commissie- en raadsleden.

UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Na besluitvorming in uw raad kunnen de wethouder financiën en de voorzitter van de Commissie van Onderzoek het raadsbesluit inbrengen in de werkgroep financiële aspecten in BUCH verband met het verzoek om in de raden van de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo een eensluidend besluit te laten nemen waarna BUCH breed kan worden gestart met de vernieuwing van de planning- en controlcyclus. BIJLAGEN Het boekje 'Sturen op beleidsdoelen' van de Argumentenfabriek

Pagina 6 van 7

ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN Een motie met de titel: transparante P&C documenten aangenomen op 31 oktober 2019 bij de behandeling van de programmabegroting 2020-2023 Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen {{esl:Signer1:Capture:size(200,70)}}

{{esl:Signer2:Capture:size(200,70)}}

mr. M.N. (Martijn) Schroor secretaris

L.Hj. (Lars) Voskuil burgemeester

Pagina 7 van 7