rv 2021-06-24 nieuw vergadermodel.pdf
Tekst van het document
Gemeenteraad Raadsvergadering Zaaknummer Voorstelnummer Commissie Commissiebehandeling Soort agendering Agendapunt Team Opsteller(s) Telefoonnummer Bijlagen:
: : : : : : : : : : : :
Bergen 8 juli 2021 Algemene Raads Commissie (ARC) 24 juni 2021 Ter bespreking Griffie Ad Anthonissen 06-51073692 RvO
RAADSVOORSTEL Raadsvoorstel Onderwerp:
Vaststellen Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Bergen 2021
Voorgesteld besluit De raad besluit tot het vaststellen Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Bergen 2021.
Geheimhouding
Nee
Ja
Pagina 1 van 3
RAADSVOORSTEL INLEIDING Al geruime tijd wordt er door de gemeenteraad gesproken over een nieuw vergadermodel. Een model dat invulling geeft aan de wens om meer en nadrukkelijk in verbinding te staan met de samenleving. Gekozen wordt voor een vergadermodel uitgaande van beeldvormende, oordeelsvormende en besluitvormende vergaderingen; het zgn. BOBmodel. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE De raad geeft zelf invulling aan de manier waarop en hoe het vergadermodel eruit ziet. TOELICHTING OP HET VOORSTEL Het voorstel voor het vergadermodel gaat uit van twee bijeenkomsten (vergaderavonden) per vier weken, waarvan één besluitvormende raadsvergadering eens in de vier weken. Voorafgaand aan de besluitvormende raad vinden in beginsel een beeldvormende en oordeelvormende bijeenkomst plaats. Uitgangspunt daarbij is dat een onderwerp de verschillende fasen bij voorkeur in verschillende cycli doorloopt. Oordeelsvorming en besluitvorming vindt aansluitend op een avond plaats. Vaste wekelijkse vergaderavond Eén van de uitgangspunten is om één vaste vergaderdag in de week te hebben. Voorgesteld wordt om de vaste vergaderdag voor de beeldvormende, oordeelvormende- en besluitvormende vergaderingen op donderdag te plannen.
De overige donderdagen in de maand kunnen dan als reserve-avond gebruikt worden mocht het nodig zijn om een extra bijeenkomst te beleggen (uitloopavond), waarbij zoveel als mogelijk rekening wordt gehouden met een vergadervrije week. Naast een vergadervrije week, wordt voor de jaarplanning ook uitgegaan van het principe dat in de schoolvakanties geen vergaderingen plaatsvinden. De vergaderingen van de agendacommissie worden vanwege tijdig kunnen verzenden agenda’s en bijbehorende stukken en voorbereiding van een beeldvormende bijeenkomst op dinsdag gepland. Dit kan zijn aan het einde van de middag of avond. In de tijd uiteengezet komt het model op het volgende neer: * week 1: agenda commissie * week 2: vergadervrije week * week 3: beeldvormende bijeenkomst. In week 3 vindt dus op één avond de beeldvormende bijeenkomst plaats. De status van een bijeenkomst wordt steeds op de agenda en uitnodiging geplaatst. Voor deze beeldvormende bijeenkomst kunnen op een avond parallelle sessies plaatsvinden (afhankelijk van onderwerpen/agenda). * week 4: oordeelvorming en besluitvormende vergadering (eens in de vier weken) DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Niet van toepassing.
Pagina 2 van 3
REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE Niet van toepassing RISICO’S Niet van toepassing FINANCIËN Niet van toepassing DUURZAAMHEID Niet van toepassing. PARTICIPATIE De wens om te komen tot een nieuw vergadermodel is met name ingegeven om nadrukkelijk in verbinding te staan met de samenleving. De in het nieuwe vergadermodel opgenomen beeldvormende avonden zijn hier bij uitstek voor geschikt en bedoeld. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Het nieuwe reglement van orde treedt in werking met ingang van de dag van bekendmaking. De planning is dat er vanaf 1 september 2021 met het nieuwe vergadermodel in de gemeente Bergen wordt gestart. Vóórdat de nieuwe raad in 2022 wordt geïnstalleerd kan er met het nieuwe vergadermodel ervaring zijn opgedaan en de bevindingen hiervan kunnen worden betrokken bij een eerste evaluatie van het nieuwe vergadermodel aan het einde van deze raadsperiode. BIJLAGEN Reglement van Orde 2021 (is raadsbesluit) ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN Zie hierboven Hoogachtend, Presidium, 22 juni 2021 De griffier,
de voorzitter,
A.J.M. (Ad) Anthonissen
dr. P.J. (Peter) Rehwinkel
Pagina 3 van 3