rv 02-06-2022 Zienswijze jaarrekening 2021 Begroting 2023 BUCH.pdf

Gemeenteraad Raadsvergadering Zaaknummer Voorstelnummer Commissie Commissiebehandeling Soort agendering Agendapunt Team Opsteller(s) Telefoonnummer Bijlagen:

: Bergen : 2 juni 2022 : BB22.00186 : RAAD220036 : Algemene raadscommissie : 2 juni 2022 : Ter advisering : : Adviseurs : Heico van Brakel : 088 909 7043 : 7 RAADSVOORSTEL

Raadsvoorstel Onderwerp:



Zienswijze jaarrekening 2021 Begroting 2023 BUCH

Voorgesteld besluit 1. een positieve zienswijze af te geven ten aanzien van de jaarrekening 2021 van de GR BUCH en het bestuur van de GR BUCH vragen: a. aandacht te hebben voor het juist toepassen van het vastgestelde aanbestedingsbeleid; b. om een specificatie te geven van de kosten van covid 19 in 2021. 2. ten aanzien van de begroting 2023 GR BUCH een positieve zienswijze af te geven daarbij inbegrepen de nieuwe post “Budget voor personele ontwikkelingen” en bij het bestuur aan te geven; a. in de begroting 2023 net als voor de reguliere bijdrage ook een uitsplitsing op te nemen van de maatwerktaken per gemeente; b. de raad op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen die in de begroting 2023 wel genoemd zijn maar nog niet financieel verwerkt. Dit in de reguliere planning & control cyclus tenzij het bestuur aanleiding ziet de raad hierover eerder te informeren; c. dat de raad met belangstelling uitziet naar de nadere invulling van de harmonisatievoorstellen Geheimhouding

Nee

Ja

Pagina 1 van 10

RAADSVOORSTEL INLEIDING Op 14 april 2022 is een brief ontvangen van het bestuur van de GR Werkorganisatie BUCH, verder GR BUCH. Met deze brief worden de jaarstukken 2021 en de begroting 2023 van de GR BUCH aangeboden aan de gemeente. Het bestuur vraagt de gemeente een zienswijze te geven op de jaarstukken 2021 alsmede een zienswijze op de begroting 2023 inclusief de meerjarenraming 2024-2026. Het voorliggende voorstel bevat concept zienswijzen voor de jaarstukken 2021 en de begroting 2023 van de GR BUCH. Aan u wordt voorgesteld de voorliggende concept zienswijzen af te geven. Eén en ander conform het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019 (FUGR). INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) vormt het wettelijk kader. Conform artikel 34b van de Wgr sturen de gemeenschappelijke regelingen uiterlijk op 15 april de jaarstukken van het vorig boekjaar en de begroting voor het komende jaar naar de deelnemende gemeenten. De raden worden in de gelegenheid gesteld een zienswijze op de ontwerp begroting naar voren te brengen (artikel 35 derde lid).

Daarnaast is de werkwijze vastgelegd in diverse bovenregionale regelingen, te weten: de Gemeenschappelijke Regeling zelf, de door de raden in Noord-Holland Noord vastgestelde Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen (FUGR 2019) en de notitie ‘Informatievoorziening Gemeenschappelijke Regelingen’. In artikel 4 van de FUGR is aanvullend geregeld dat de raden hun zienswijze tot en met 25 juni kenbaar kunnen maken aan de gemeenschappelijke regelingen. Eveneens regelt de FUGR in aanvulling op de Wgr dat eenzelfde procedure geldt ten aanzien van de jaarstukken. Zowel de jaarrekening 2021 als de begroting 2023 dienen te voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De begroting 2023 bouwt verder op de voorgaande BUCH begrotingen. De kaders die voor het opstellen van deze begroting zijn gehanteerd, staan beschreven in de Kaderbrief 2023 waarop u in februari 2022 een positieve zienswijze heeft gegeven. In de jaarrekening worden de verschillen ten opzichte van de laatste vastgestelde begrotingswijziging uiteengezet. In het geval van de BUCH was dat de 2 e voortgangsrapportage 2021.

Pagina 2 van 10

TOELICHTING OP HET VOORSTEL Jaarrekening 2021 Vaststelling De jaarrekening 2021 is op 13 april 2022 vastgesteld door het bestuur van de Werkorganisatie BUCH. De jaarrekening is een verantwoording van de algemeen directeur aan bestuur, het betreft een vastlegging van feiten die al gebeurd zijn. Aanpassing van de jaarrekening is daarom niet aan de orde. Oordeel van de Accountant De accountant heeft de jaarrekening 2021 van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BUCH te Uitgeest gecontroleerd en geoordeeld dat:.  de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BUCH op 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV);  de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2021 Werkorganisatie BUCH inclusief het normenkader 2021 dat is vastgesteld door het bestuur op 2 maart 2022;  de in de jaarstukken opgenomen programmaverantwoording, overhead,

paragrafen en diverse bijlagen met de jaarrekening verenigbaar zijn en geen materiële afwijkingen bevatten; Accountantscontrole Van de controle wordt uitgebreid verslag gedaan in het In het verslag van bevindingen 2021 GR Werkorganisatie BUCH, dat als bijlage is toegevoegd aan dit voorstel. Op basis van de begroting 2021, de 1e en 2e Voortgangsrapportage 2021 en de (concept) jaarcijfers 2021 zijn de volgende risico-aandachtspunten voor de Werkorganisatie BUCH benoemd en in de controle betrokken: • voortgezette controle op de toepassing van de aanbestedingsregels; • stand van zaken rondom de financiële administratie en het financieel beheer; • status van de IT-omgeving en ontwikkelingen daarbij; • de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (naar verwachting per 2022); • de opvolging van adviezen uit voorgaande managementletter(s). De conclusie uit de controle luidt dat er voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid een goedkeurend oordeel in de controleverklaring wordt verstrekt aangezien de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden. Blijvende aandacht wordt gevraagd voor het juist toepassen van het aanbestedingsbeleid. Hoewel de goedkeuringstoleranties niet zijn overschreden zijn er op dit gebied wel onrechtmatigheden geconstateerd. Pagina 3 van 10

749 Corona Dit raakt veel beleidsterreinen van onze organisaties. Er is gestreefd naar een zo adequaat mogelijke uitvoering van de landelijke en lokale maatregelen en naar zoveel mogelijk continuïteit van de reguliere werkzaamheden en van noodzakelijke (digitale) besluitvorming en daarvoor zijn de nodige maatregelen genomen. Laat onverlet dat de werkdruk enorm is geweest en daar ook nu nog een enorme uitdaging ligt om te waken voor uitval en her prioritering van taken. Begroting 2023 Algemeen In de begroting van GR Werkorganisatie BUCH (hierna te noemen: “De BUCH”) voor het jaar 2023 en de meerjarenraming 2023 t/m 2026 zijn de kaders zoals opgenomen in de kaderbrief 2023 verder uitgewerkt. Tijdens het opstellen van deze begroting is zowel binnen als buiten de werkorganisatie BUCH de wereld volop in beweging. Net nadat het erop lijkt dat de coronapandemie in ieder geval voorlopig achter ons hebben gelaten, is Europa geconfronteerd met de oorlog in Oekraïne met zowel grote humanitaire als economische gevolgen. Onduidelijk is wat de (economische en maatschappelijke) effecten hiervan op de korte en langere termijn zijn. Daarnaast is er ook nog veel onduidelijk over de hoge energieprijzen, het na-ijl effect van de coronapandemie en de herijking van het gemeentefonds voor de gemeenten. Met zorg kijkt het bestuur ook naar hun personele uitdagingen.

De ambities zijn groot, de hectiek door crises als Oekraïne en Corona is groot, de werkdruk is hoog en de arbeidsmarkt is krap. Daarmee neemt de uitdaging toe om alle functies, vast en tijdelijk, goed te vervullen steeds verder toe en vergroot de druk op de flexibiliteit van de organisatie. Dat maakt investeren in het brede spectrum aan beleid en instrumenten van goed werkgeverschap noodzakelijk. In deze begroting richt het bestuur zich met name op de going concern zaken en nieuwe autonome ontwikkelingen zoals wettelijke verplichte zaken, plustaken vanuit de deelnemende gemeenten et cetera. Voor een uitgebreide beschrijving hiervan wordt verwezen naar de begroting zelf in het programma bedrijfsvoering. Verder biedt deze begroting inzicht in de financiële effecten hiervan o.a. door bijlage 3 in de begroting “Baten en lasten per taakveld”. Indexatie In de begroting 2023 is een indexatie opgenomen van 3% van de loonsom en 1,9% voor de overige kosten van de bedrijfsvoering. Het totale opleidingsbudget wordt jaarlijks vastgesteld op 2% van de begrote loonsom. Hiermede wijkt de GR BUCH af van het advies van de regietafel. Conform de FUGR is de motivatie hiervoor opgenomen in de begroting. Het uitgangspunt van de BUCH is dat de BUCH alleen de werkelijke loonsom stijging doorbelast. Niet meer maar ook niet minder. Dit is al jaren een door de BUCH gemeenten geaccepteerd kader.

Pagina 4 van 10

Taakstelling In bijlage 7 geeft het bestuur de stand van zaken omtrent de realisatie van de taakstelling: Geconcludeerd wordt dat de 10% taakstelling uit het bedrijfsplan is gerealiseerd en dat van de ICT taakstelling ter hoogte van € 4.200.000,- nog een bedrag resteert van € 332.000,-. Budget personele ontwikkelingen Nieuw in de begroting is een budget voor personele ontwikkelingen. Her bestuur ziet al langere tijd steeds verder toenemende personele problematiek, de urgentie om hier oplossingen voor te vinden is hoog. Crises als Corona en Oekraïne vragen veel van de flexibiliteit en vragen om extra inzet. Ook de steeds krapper wordende arbeidsmarkt en een toenemend aantal moeilijk vervulbare vacatures spelen een grote rol. Effecten daarvan zijn een toenemende werkdruk, medewerkers die vaker of langer uitvallen en groeiende verlofstuwmeren. De wetgeving omtrent verlof is daarbij in de meest recente CAO ook aangepast, waardoor direct sturen op het opnemen van verlof lastiger is. Het zet een goede bedrijfsvoering, goed werkgeverschap en realisatie van de afgesproken DVO’s onder druk.

Dit leidt er toe dat het bestuur hiervoor structurele oplossingen moet zoeken, zoals het inzetten van (duurdere) inhuur of het nemen van maatregelen, zoals bijvoorbeeld een arbeidsmarkttoelage, een (structurele) opwaardering van functies en extra aandacht voor vitaliteit om een aantrekkelijk werkgever te zijn en te blijven. In het programma Samen Sterk is hier ook aandacht voor, waaronder de strategische personeelsplanning. Het in de begroting opgenomen bedrag is een eerste inschatting, die het bestuur de komende periode nader gaat uitwerken. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Er zijn door het college geen alternatieven overwogen REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE De voorgestelde zienswijzen zijn opgesteld voor de gemeente Bergen. De zienswijze is BUCH-breed afgestemd om waar mogelijk en wenselijk gezamenlijk op te trekken richting de GR Werkorganisatie BUCH. RISICO’S De aard van de gemeenschappelijke regeling en de koepelvrijstelling maken dat het voor de GR BUCH niet mogelijk is om zelf weerstandsvermogen op te bouwen. De GR BUCH heeft geen vrije reserves, geen stille reserves en ook geen onbenutte belastingcapaciteit. De enige mogelijkheid die De BUCH heeft is het in rekening brengen van de kosten bij de deelnemende gemeenten, op het moment dat bepaalde risico’s zich voordoen.

In de jaarrekening is onderstaand overzicht opgenomen dat weergeeft voor welk deel de deelnemende gemeenten rekening moeten houden in hun weerstandsvermogen, afgerond op hele duizendtallen. Verdeelsleutel

Weerstandsvermogen

Bergen

33,73%

€ 781.000

Uitgeest

11,50%

€ 267.000

Castricum

33,76%

€ 782.000

Heiloo

21,01%

€ 487.000

Pagina 5 van 10

Totaal

100,00%

€ 2.317.000

Voor een overzicht van de risico’s en de bepaling van de hoogte van het weerstandsvermogen wordt verwezen naar de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing risicoparagraaf in de begroting 2023 van de GR BUCH. FINANCIËN Jaarrekening 2021 In 2021 is € 1,5 mln. meer uitgegeven en zijn de opbrengsten per saldo 0,6 mln. lager. Per saldo betekent dit dat de bijdrage van de gemeenten € 2,1 mln. hoger is dan begroot, echter dit is gelijk aan de Coronakosten die niet begroot waren, maar wel aan de gemeenten kenbaar waren gemaakt.. Per saldo zien we dus dat de reguliere bijdrage exclusief Corona nagenoeg gelijk is aan het begrote bedrag. Door wet- en regelgeving heeft de werkorganisatie geen resultaat en kan zij ook geen algemene reserve vormen of tekorten uit de beschikbare reserves dekken. In de jaarrekening 2021 van de gemeente wordt de hogere bijdrage aan de BUCH, ad. € 2,1 mln verwerkt. De overschrijding van de begroting is grotendeels toe te rekenen aan incidentele zaken als gemaakte Coronakosten, uitkomsten van rechtszaken en wijzigingen in de verslaggevingsvoorschriften. Daar staan een aantal voordelen tegenover op de inhuur en ICT kosten. Een uitgebreide toelichting op de afwijkingen is opgenomen in paragraaf 2.2. Resultaat jaarrekening 2021 Bij een tweetal projecten is sprake van doorlopende werkzaamheden in 2022. Echter hiervoor is geen budget in 2022 beschikbaar.

Omdat over het jaar 2021 geen “resultaat” is gehaald is het niet mogelijk voor het bestuur om een verzoek in te dienen deze middelen voor 2022 te reserveren. Toch wil het bestuur in deze jaarrekening de gemeente al informeren dat ze deze budgetten in 2022 nodig hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden. Het gaat hier om de volgende posten: 1. De werkzaamheden in kader van de omgevingswet zijn, mede door het uitstellen van de invoering, getemporiseerd. Verzoek is om € 173.200 opnieuw ter beschikking te stellen voor de uitvoering van de omgevingswet; 2. Een bedrag van € 257.000 op een investeringskrediet voor aan te schaffen en implementeren van software is nog niet volledig ingezet. Door gewijzigde regelgeving is het tevens noodzakelijk dat dit krediet als exploitatiebudget beschikbaar komt. Dit betekent incidenteel een verhoging van de exploitatie maar structureel een verlaging van de exploitatielasten door het vrijvallen van de kapitaalslasten; 3. Voor het project harmonisatie is een budget beschikbaar gesteld van € 34.000,waarvan in 2021 € 1.900, - besteed is. De werkzaamheden lopen echter door in 2022 waarmee het budget beschikbaar zou moeten blijven. Het aandeel van Bergen ad € 148.320 wordt via de eerste voortgangsrapportage 2022 BUCH aangevraagd. Afrekening kosten Corona in 2021

Pagina 6 van 10

Het bestuur heeft in februari 2021 ervoor gekozen om de maatregelen te nemen die wettelijk verplicht zijn of noodzakelijk zijn om de organisatie op de been te houden. Hierover zijn de gemeenten op 3 maart 2021 geïnformeerd. De inschatting was dat de kosten € 2,1 miljoen zouden bedragen. In de reguliere P&C cyclus heeft het bestuur hierover gerapporteerd. De dekking van deze kosten is primair voor de individuele gemeenten. De mogelijkheden voor het genereren van eigen middelen zijn voor de BUCH (en de gemeenten) erg beperkt. Voor een fors deel van de inkomsten zijn we afhankelijk van het Rijk. Uit de afrekening blijkt dat de inschatting toereikend is gebleken en er een, ondanks meerdere verlengingen van de maatregelen, zeer beperkte overschrijding van € 31.150 (1,5%) is. In de jaarrekening is de stand van zaken per jaareinde weergegeven en daarmee de eindafrekening voor 2021. Overzicht van de afrekening: Gemeente

Bedrag

Bergen Uitgeest Castricum Heiloo Totaal

681.970 247.133 729.229 451.538 2.109.870

In januari 2021 is de raad over dit onderwerp geïnformeerd. In het raadsvoorstel was de verwachting uitgesproken dat een bedrag van € 1.500.000,00 gecompenseerd zou worden door het Rijk. De verdeling van de per saldo resterende kosten, na aftrek van de genoemde rijksbijdrage, van € 600.000 werd over de gemeenten verdeeld op basis van de verdeelsleutel. De raad heeft toen ook besloten een bedrag beschikbaar te stellen van € 194.300. Ter vergadering werd al meegedeeld dat de rijksbijdrage lager zou uitvallen en dat de bijdrage van Bergen hoger zou uitvallen. In de jaarstukken 2021 van de gemeente wordt de uiteindelijke afrekening toegelicht en verwerkt. Begroting 2023 Aanpassing verdeelsleutel Vanwege de overdracht van een aantal plustaken naar de structurele taken (pag 16 in de begroting) is de verdeelsleutel aangepast. Voor iedere gemeente geldt dat de bijdrage alleen is verhoogd met het eigen deel van de plustaken die naar de reguliere bijdrage is overgegaan. De verdeelsleutels voor de gemeenten zijn in de komende jaren: 2023

2024

2025

2026

Bergen

33,73%

33,59%

33,56%

33,60%

Uitgeest

11,50%

11,53%

11,53%

11,53%

Castricum

33,76%

33,83%

33,84%

33,82%

Heiloo

21,01%

21,05%

21,06%

21,05%

100,00%

100,00%

100,00%

100,00% Pagina 7 van 10

Pagina 8 van 10

Voor de reguliere bijdrage van de gemeenten betekent dit: 2023

2024

2025

2026

Bergen

26.779.672

27.390.555

28.060.379

28.752.841

Uitgeest

9.135.309

9.399.746

9.641.948

9.866.206

Castricum

26.806.352

27.582.197

28.291.039

28.939.071

Heiloo

16.684.122

17.166.898

17.608.195

18.011.528

79.405.455

81.539.395

83.601.561

85.569.646

In de begroting 2023 is in bijlage 6 de groei van de begroting vanaf de start van de BUCH opgenomen. Ten opzichte van de tweede voortgangsrapportage 2021 is te zien dat de totale kosten voor de BUCH voor de jaarschijf 2023 met € 2,9 miljoen stijgt. Dit bestaat voornamelijk uit de door de gemeente Bergen overgedragen taak voor afval (€ 2,0 miljoen) en voor alle gemeenten de beheersmaatregelen sociaal domein (€ 0,6 miljoen). De stijging in de jaarschijf 2026 is volledig toe te rekenen aan de indexatie voor dat jaar. Voor de bijdrage plustaken van de gemeenten betekent dit: 2023

2024

2025

2026

Bergen

393.921

218.863

199.705

201.505

Uitgeest

185.975

190.909

195.944

200.244

Castricum

69.700

71.300

73.200

75.100

Heiloo

335.004

343.928

353.051

360.951

984.600

825.000

821.900

837.800

Zowel de reguliere bijdrage als de bijdrage voor de maatwerktaken worden opgenomen in de begroting 2023 en de meerjarenbegroting 2023-2026 van de individuele gemeenten. DUURZAAMHEID N.v.t. PARTICIPATIE N.v.t. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Na besluitvorming door de raad wordt het bestuur van de GR Werkorganisatie BUCH per brief geïnformeerd over de vastgestelde zienswijze.

Pagina 9 van 10

BIJLAGEN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Aanbiedingsbrief zienswijze GR Werkorganisatie BUCH publicatieversie; Verzoek om zienswijze op jaarrekening 2021 en begroting 2023; Jaarstukken 2021 GR Werkorganisatie BUCH; Verslag van bevindingen 2021 GR Werkorganisatie BUCH; Controleverklaring 2021 GR Werkorganisatie BUCH; Begroting 2023 GR Werkorganisatie BUCH; Meerjareninvesteringsplan.

ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN N.v.t.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen

mr. M.N. (Martijn) Schroor secretaris

L.Hj. (Lars) Voskuil burgemeester

Pagina 10 van 10