Reactiebrief college aanbiedingsbrief artikel 155a.pdf

Aan de gemeenteraad van Bergen

: : : Marco Wiesehahn : : 0

Sector Afdeling Contactpersoon Doorkiesnummer Bijlage(n)

Onderwerp

:

Datum Uw brief van Ons kenmerk Uw kenmerk Verzenddatum

: 3 oktober 2024 : 28 september 2024 : D800217 : Z 24174926 : 4 oktober 2024

Eerste reactie college van Burgemeester en Wethouders op het onderzoeksrapport: ‘(Bij)zonder besluit’.

Geachte leden van de gemeenteraad, Allereerst willen wij als college van burgemeester en wethouders onze waardering uitspreken voor het uitgebreide en zorgvuldige onderzoek dat u heeft gedaan naar de inrichting van het bestuurlijke besluitvormingsproces in onze gemeente Bergen en in het bijzonder de gang van zaken rond ‘Het Bijzondere Huis’. Met deze brief geven wij een eerste reactie op het onderzoeksrapport ‘(Bij)zonder Besluit’. 1. Vier adviezen In deze schriftelijke reactie volgen we de vier adviezen van de onderzoekscommissie aan de gemeenteraad. Ten behoeve van de leesbaarheid van deze brief, herhalen we de vier adviezen uit het rapport. De onderzoekscommissie adviseert de gemeenteraad om: a. opdracht te geven aan het college om het bestuurlijke besluitvormingsproces te verbeteren en kwetsbaarheden hierin weg te nemen. - Het college moet hiervoor een plan van aanpak opstellen met een bijbehorend tijdpad en het benodigde budget en dit uiterlijk eind 2024 voorleggen aan de gemeenteraad ter vaststelling. - Over de voortgang van de uitvoering moet de raad vervolgens ieder kwartaal worden geïnformeerd. - In het plan kan ook aan de orde komen welke maatregelen al zijn genomen naar aanleiding van het ingestelde raadsonderzoek en de casus. b.

aangifte te doen van het in strijd met de wet handelen door voormalig wethouder Valkering bij de totstandkoming en bezorging van de intentieovereenkomst. Onderdeel van deze

bezoek: Jan Ligthartstraat 4 Alkmaar www.bergen-nh.nl

correspondentie: Postbus 175, 1860 AD Bergen info@bergen-nh.nl

Tel. (072) 888 00 00 Fax (072) 888 01 00

aangifte is ook of de verklaringen van de heer Valkering bij het verhoor onder ede, overeenkomen met de feiten. c. het college opdracht te geven om de raad uiterlijk eind 2024 te informeren of er ook andere overeenkomsten zijn aangegaan in de afgelopen bestuursperiode met rechtsgeldige gevolgen, zonder dat deze in het college zijn vastgesteld en zonder dat de gemeenteraad hierover is geïnformeerd. d. het college opdracht te geven om zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk voor het einde van 2024, de raad te informeren over de stand van zaken in het dossier ‘Het Bijzondere Huis’ en waar nodig richtinggevende keuzes aan de raad voor te leggen. 2. Reactie college Wij hopen dat onze reactie op de vier adviezen u als raad nog beter in staat stelt het debat met elkaar over de bevindingen van de commissie te voeren en bij te dragen aan uiteindelijk zorgvuldig en goed gemotiveerde oordeels- en besluitvorming. 2.1 Reflectie vooraf Dankzij het grondige en secure werk van de onderzoekscommissie zijn er nieuwe inzichten ontstaan ten aanzien van enerzijds de kwaliteit van het bestuurlijke besluitvormingsproces zelf en anderzijds het dossier ‘Het Bijzondere Huis’. Het eerste deel van het onderzoek (kwaliteit en kwetsbaarheid besluitvormingsproces) laat duidelijk zien op welke onderdelen het besluitvormingsproces niet of niet goed genoeg ingeregeld is.

Of waar afspraken onvoldoende uitgevoerd dan wel nageleefd worden. Om het vertrouwen in het lokaal bestuur van Bergen verder te kunnen herstellen, moeten onze besluitvormingsprocessen verbeterd en versterkt gaan worden. U leest dan ook in ons schrijven hierna dat dit college alle door de commissie gedane adviezen onderschrijft en van een stevige vervolgaanpak wil voorzien. Daarbij is het goed met elkaar te constateren dat, met de komst van dit door u aangestelde (zaken)college, er een breuk heeft plaatsgevonden met de bestuurscultuur en bijbehorende werkwijze van de vorige periodes. Die breuk heeft zich in de overgangsperiode van het vorige naar het huidige college al vertaald in concretere normen die zijn doorgevoerd in de werkwijze van het nieuwe college. Vanaf dag één van het nieuwe college is voor alle wethouders duidelijk dat zij niet eigenstandig tekeningsbevoegd zijn, maar alleen na een verifieerbaar collegebesluit gemandateerd kunnen worden. Ook hebben wij als college gezamenlijk vastgesteld dat wij als portefeuillehouders in beginsel niet zónder ambtelijke ondersteuning afspraken ingaan en dat zelf stukken schrijven en opmaken in Bergen niet acceptabel is. Daarmee hebben we drie belangrijke basisnormen opnieuw ingevoerd en die passen we ook toe. Dat alles laat onverlet dat de commissie serieuze kwetsbaarheden in onze besluitvormingsprocessen heeft blootgelegd.

Kwetsbaarheden die door ons als college met prioriteit moeten worden geadresseerd. Herstel van vertrouwen begint met een serieuze aanscherping van de huidige kwalitatief kwetsbare werkwijze in besluitvormingsprocedures. Hoe wij dat willen doen lichten wij in de volgende paragrafen graag toe.

bezoek: Jan Ligthartstraat 4 Alkmaar www.bergen-nh.nl

correspondentie: Postbus 175, 1860 AD Bergen info@bergen-nh.nl

Tel. (072) 888 00 00 Fax (072) 888 01 00

2.1 Reactie van het college t.a.v. advies a. De onderzoekscommissie heeft naar het oordeel van ons college scherp de kwetsbaarheden blootgelegd in het deel van het onderzoek dat ziet op de inrichting van het bestuurlijke besluitvormingsproces in onze gemeente Bergen. Wij zijn dan ook van mening dat er geen beletsel is voor uw raad het advies a (incluis de procesmatige aanbevelingen ten aanzien van het plan van aanpak en het daarbij gevraagde informatieritme naar uw raad) integraal over te nemen in het definitieve besluit. Wij zullen op 5 november 2024 het gevraagde plan van aanpak met verbetervoorstellen in het college vast stellen en aan u beschikbaar stellen via het presidium en de agendacommissie. Er daarbij vanuit gaande dat uw raad positief oordeelt over onze hieronder verwoorde overwegingen en beoogde elementen vervolgaanpak. 2.1.1 College overwegingen bij advies a In de beleidsvoorbereiding ziet de commissie een tekort aan procesafspraken die de totstandkoming van beleidsvoorstellen kwetsbaar maakt voor beïnvloeding en sturing. Ons college kan de aard van deze constatering volgen. Op welke randvoorwaarden de commissie op dit specifieke punt precies doelt, vraagt nog nader onderzoek en uitwerking aan onze kant. Hoe wij hier precies vorm aan geven delen we met u in het plan van aanpak.

Bij de agendering van stukken voor collegevergaderingen mist naar het oordeel van de commissie een aantal, voor de kwaliteit van de besluitvorming relevante, procedurele waarborgen. Zo ziet de commissie dat een structureel toegepaste juridische kwaliteitstoets op te agenderen stukken ontbreekt en dat er geen formeel vooroverleg is ingeregeld om de kwaliteit van de agenda nog een laatste maal te toetsen, voordat besluiten daadwerkelijk genomen worden. Ons college onderkent deze tekortkomingen en voert daarom per ommegaande hier procesaanpassingen op door. Over de aard van deze aanpassingen informeren wij u in het bovengenoemde plan van aanpak. Bij de aanlevering stukken constateert de commissie dat procedure-afspraken en protocollen onder politieke druk kwetsbaar worden. Ook dat is naar het oordeel van ons college een terechte constatering. Een constatering die in dit geval wel de nuancering behoeft dat de beweeglijke bestuurspraktijk van het gemeentebestuur soms vraagt om het afwijken van standaard protocollen en processen. Maar indien wij dat in het vervolg doen, moeten daar in de verslaglegging verifieerbare redenen voor vastgelegd worden. Dit zodat herleidbaar is waarom en onder welke omstandigheden er alsnog is afgeweken van de reguliere aanleveringsprocedure. Ook deze verbeterstap hebben we per ommegaande doorgevoerd in onze werkwijze.

In de notulen van collegevergaderingen duiden we nu ook de redenen achter eventueel niet tijdig ingediende voorstellen. Over de beoogde uitwerking van deze aanpassing in onze procesaanpak informeren wij u nader in het plan van aanpak. Een van de belangrijkste conclusies van de commissie uit dit deel van het rapport is dat de verslaglegging van acties op verschillende punten in het besluitvormingsproces serieus te wensen over laat. Ons college onderschrijft ook deze bevinding. Per ommegaande hebben wij hier verbetering op ingevoerd, met name op de verslaglegging van de besluitvorming in de collegevergadering zelf. Ten aanzien van verbetering van de verslaglegging en archivering in de andere delen van het besluitvormingsproces doen wij u in het gevraagde plan van aanpak, aanvullende verbetervoorstellen.

bezoek: Jan Ligthartstraat 4 Alkmaar www.bergen-nh.nl

correspondentie: Postbus 175, 1860 AD Bergen info@bergen-nh.nl

Tel. (072) 888 00 00 Fax (072) 888 01 00

Ten aanzien van mandatering van collegeleden om, namens de gemeente, overeenkomsten of andere bestuurlijk relevante afspraken eigenstandig aan te gaan, heeft ons college eerder deze periode de mandateringsregeling goed doorgesproken. De observaties die de commissie op dit punt met de raad deelt zijn correct. In de basis waren vergelijkbare protocollen en procedures ook in het verleden op dit punt vigerend, maar hebben in de vorige collegeperiode onbedoeld en ongewenst, politiek gemotiveerde overwegingen voorrang verkregen boven borging de kwaliteit van de besluitvorming. Dit kwam door, zoals de commissie ook zelf constateert, de verstoorde bestuurscultuur in de periode 2018 – 2022. Ten aanzien van mandatering volgt ons college nu de afspraken zoals die zijn opgenomen in deze regeling. We geven in het dictum van het collegevoorstel aan als we het mandaat voor ondertekening bij een individuele wethouder leggen. De burgemeester heeft het op zich genomen om met de algemeen directeur BUCH de mandaatregeling in brede zin tegen het licht te houden. Wij zullen u tijdig informeren wanneer dat aanleiding geeft tot herziening of aanscherping van de regeling. Ten aanzien van de werking van waarborgen bij de totstandkoming van stukken werkt ‘de lijn’ (het management) volgens de commissie naar behoren.

De conclusie van de commissie ten aanzien van de door beleidsafdelingen geleverde kwaliteit van stukken willen wij graag nuanceren. Het klopt dat het management, naast de reguliere controle functie voor ook het inhoudelijk borgen van de kwaliteit van het werk van sommige domeinen nu nog onmisbaar is. Maar dat geldt naar ons beeld niet voor alle domeinen van de BUCH werkorganisatie. Ten aanzien van de door de commissie genoemde missende controle stappen (de facultatief juridische toets en bij ambtenaren beperkt gesondeerde ‘late aanpassing van stukken’) vraagt ook naar het inzicht van ons college serieus aandacht. Hier speelt beschikbare (juridische) capaciteit wel een rol. Daarom willen wij hier eerst een analyse maken van de beschikbare capaciteit en eventueel noodzakelijke versterking met bijbehorende financiële consequenties. In het plan van aanpak kunnen wij u dan een voorstel doen hoe deze tekortkomingen concreet te verhelpen. De commissie deelt vervolgens haar observaties ten aanzien van de bestuurlijke context die zeer relevant zijn voor de werking van de gemeentelijke bestuurspraktijk. Protocollen, proces- en procedureafspraken vormen de spelregels. Hoe de deelnemers (college en raad samen) de regels toepassen en samen tot output komen, wisselt in de regel per bestuursperiode.

In deze passage van het rapport van de commissie worden onder andere ook conclusies getrokken ten aanzien van de prioriteiten in het handelen van zowel de waarnemend als de huidige burgemeester in de vorige collegeperiode. Hierop zal de burgemeester zelf, in zijn afzonderlijke schriftelijke reactie op het advies van de commissie aan uw raad, reflecteren. 2.2 reactie van het college t.a.v. advies b De commissie geeft aan dat zij uw raad adviseert over te gaan tot het doen van aangifte tegen oud-wethouder Valkering. Dit advies volgt op het beeld dat de commissie heeft gereconstrueerd ten aanzien van de rol van de oud-wethouder heeft gespeeld in de besluitvorming rondom afgifte (aan huis) van een intentie overeenkomst bij de initiatiefnemers van het project ‘Het Bijzondere Huis’. De overwegingen van de onderzoekscommissie kunnen wij volgen en wij begrijpen dat de onderzoekscommissie grondslagen ziet voor een dergelijke keuze. Wij geven daarbij uw raad de volgende duiding van ons beeld, zodat u die mee kunt nemen in uw eigen

bezoek: Jan Ligthartstraat 4 Alkmaar www.bergen-nh.nl

correspondentie: Postbus 175, 1860 AD Bergen info@bergen-nh.nl

Tel. (072) 888 00 00 Fax (072) 888 01 00

overwegingen om al dan niet dit advies van de commissie te volgen.

Ten aanzien van de bevindingen van de commissie en de vraag of een aangifte in de rede ligt, overwegen wij het volgende: In één van de conclusies van het rapport (punt 5 op pagina 16) is opgenomen dat de intentieovereenkomst tussen de gemeente en HBH onder bestuurlijke verantwoordelijkheid en door het solistisch handelen van de heer Valkering op onzorgvuldige wijze tot stand is gekomen. Er is volgens de onderzoekscommissie gehandeld in strijd met I) het Handboek voor de wethouder; II) de voorgeschreven controlestappen en (juridische) toetsing binnen de gemeente; en III) de gedragscode van bestuurders bij de totstandkoming van overeenkomsten. Naar aanleiding van de constateringen van de commissie en het gegeven dat de heer Valkering geen sluitende verklaring kan geven voor de uitzonderlijke gang van zaken en openstaande vragen, acht de commissie het aannemelijk dat de heer Valkering de overeenkomst na 11 maart 2022 heeft ondertekend (punt 6 op pagina 17). Nu hij op dat moment geen wethouder meer was, vermoedt de commissie dat hij daarmee strafbare feiten heeft gepleegd. De commissie onderbouwt dat met een twaalftal punten op pagina 17 en 18 van het rapport.

De uitkomst is niet alleen dat de commissie het aannemelijk acht dat de heer Valkering na zijn aftreden als wethouder op 11 maart 2022 de overeenkomst heeft ondertekend, maar ook dat hij na die datum inhoudelijke verzwaringen heeft aangebracht in het document (ten nadele van de gemeente). Dat de getekende overeenkomst door de heer Valkering zelf door de bus is gedaan bij HBH vindt de commissie niet uitlegbaar en laakbaar (punt 7 op pagina 18). De heer Valkering heeft zijn lezing onder ede geschetst, ten overstaan van de commissie. De lezing die hij aldaar gaf over zijn handelingen en data (o.a. het ondertekenen van de overeenkomst in de nacht van 7 op 8 maart) acht de commissie niet aannemelijk. Op basis van een kort juridisch advies is ons beeld nu dat het tijdsverloop een rol spelen zal bij de recherche zodra zij de aangifte oppakken. Hier wordt door de nationale recherche naar wij begrijpen kritisch naar gekeken. Dat ligt echter anders ten aanzien van de verklaring onder ede. Die verklaring is recent afgenomen en het rapport is net uit. Nu daaruit blijkt dat de commissie het aannemelijk acht dat de heer Valkering onder ede niet in lijn met de feiten heeft verklaard, lijkt dat in ieder geval aanleiding te kunnen geven om tot aangifte over te gaan.

Hetgeen daaraan vooraf is gegaan – vermoeden van het ondertekenen van een overeenkomst terwijl hij geen wethouder meer was; alsmede het afgeven van de overeenkomst aan HBH – kan dan in de aangifte worden meegenomen. Het is dan aan de nationale recherche om dat al dan niet op te pakken. 2.3 reactie van het college t.a.v. advies c Het derde advies dat de commissie uw raad doet, betreft het ons (college) de opdracht geven om u te informeren of er meer overeenkomsten zijn afgesloten die bij college noch de raad bekend zijn. Ons college ziet, gezien de bevindingen ten aanzien van het procesverloop in de casus van ‘Het Bijzondere Huis’ de logica, de noodzakelijkheid én wenselijkheid hierover op een zo kort mogelijke termijn helderheid te verschaffen. Om objectiviteit bij dit onderdeel van onze vervolgaanpak te waarborgen zijn we inmiddels doende een extern

bezoek: Jan Ligthartstraat 4 Alkmaar www.bergen-nh.nl

correspondentie: Postbus 175, 1860 AD Bergen info@bergen-nh.nl

Tel. (072) 888 00 00 Fax (072) 888 01 00

bureau in te schakelen om u hier op een zorgvuldige wijze over te informeren. Naar ons beeld kunt u ook dit deel van het advies van de commissie dus zonder enig beletsel overnemen in uw definitieve besluit. Er daarbij ook hier weer vanuit gaande dat u positief oordeelt over onze hierboven voorgestelde handelswijze. 2.4 reactie van het college t.a.v. advies d Het vierde advies dat de commissie uw raad voorlegt betreft het geven van de opdracht aan ons college om u zo spoedig mogelijk te informeren over de laatste stand van zaken ten aanzien van het project ‘Het Bijzondere Huis’ en waar nodig richting gevende keuzes aan de raad voor te leggen. Ook dit laatste advies kunt u integraal overnemen in uw definitieve besluit. Wij delen voor het einde van de maand oktober 2024 de laatste stand van zaken in dit dossier met u. Daarbij werken we toe naar een definitieve oplossingsrichting met de betrokken initiatiefnemers en betrekken wij uw raad zorgvuldig bij de noodzakelijke richtinggevende keuzes. 3. Slotoverweging Het goed doorwrochte rapport van uw onderzoekscommissie bevestigt op scherpe wijze dat er bestuurlijk een grote opgave lag én deels nog steeds ligt om het vertrouwen van de inwoners van Bergen en ook dat van uw raad volledig terug te verdienen.

Wij zien de conclusies uit het rapport dan ook als vurige aansporing om versneld een volgende stap te zetten in de opdracht die u ons aan het begin heeft meegegeven. Het op orde brengen van het bestuurlijke huis van Bergen, het raadsbreedakkoord helpen uitvoeren en bovenal te werken aan herstel van vertrouwen. Daar zal ons college zich ook het tweede deel van deze periode volledig en vol energie aan blijven wijden samen met uw raad. Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders van Bergen,

mr. M.N. (Martijn) Schroor secretaris

bezoek: Jan Ligthartstraat 4 Alkmaar www.bergen-nh.nl

L. Hj. (Lars) Voskuil burgemeester

correspondentie: Postbus 175, 1860 AD Bergen info@bergen-nh.nl

Tel. (072) 888 00 00 Fax (072) 888 01 00