Reactiebrief burgemeester aanbiedingsbrief artikel 155a def.pdf

Aan de gemeenteraad van Bergen

Sector Afdeling Contactpersoon Doorkiesnummer Bijlage(n)

: Bestuur : Burgemeester : L. Hj. (Lars) Voskuil : : -

Datum Uw brief van Ons kenmerk Uw kenmerk Verzenddatum

: 3 oktober 2024 : 28 september 2024 : Z24191774 : Z 24174926 : 4 oktober 2024

Onderwerp

Eerste reactie burgemeester op het onderzoeksrapport: ‘(Bij)zonder besluit’.

Geachte leden van de gemeenteraad, Langs deze weg wil ik mijn waardering uitspreken voor het uitgebreide en zorgvuldige onderzoek dat u heeft gedaan naar de inrichting van het bestuurlijke besluitvormingsproces in onze gemeente Bergen en in het bijzonder de gang van zaken rond de casus ‘Het Bijzondere Huis’. U heeft mij als raad om mijn persoonlijke reactie gevraagd en ik voel dat het goed is als ik als burgemeester in een aparte brief reflecteer op de inhoud van het onderzoeksrapport. Inleiding Het rapport geeft een gedegen analyse van de gang van zaken en signaleert kwetsbaarheden die onze nadrukkelijke aandacht verdienen. Mede op basis van deze bevindingen gaan wij als college en ikzelf in mijn functie als uw burgemeester verdere verbeteringen doorvoeren die eraan bij moeten dragen dat onze bestuurlijke processen in de toekomst goed, transparant en controleerbaar blijven functioneren. Verbeteringen die moeten leiden tot een efficiënter intern controlemechanisme, de zogenaamde ‘checks and balances’, waarmee eigenstandig handelen en ongecontroleerde werkwijzen worden tegengegaan. Zo maken wij ons politiek-bestuurlijk besluitvormings-proces beter bestand tegen bijvoorbeeld negatieve beïnvloeding en tegen onwenselijk handelen van individuele bestuurders onder de politieke druk van het moment.

Transparantie, herleidbaarheid en verantwoording moeten daarbij, zoals altijd in het openbaar bestuur, het uitgangspunt zijn. In aanvulling op de brief die vanuit het college tot u gekomen is, wil ik in deze brief nog nader ingaan op uw bevindingen en aanbevelingen ten aanzien van mijn specifieke rol en verantwoordelijkheid als burgemeester. Dat zal ik doen langs de twee sporen die u in het onderzoek hanteert: A: De inrichting van het proces van bestuurlijke besluitvorming in Bergen B: De casus ‘Het Bijzondere Huis’ bezoek: Jan Ligthartstraat 4 Alkmaar www.bergen-nh.nl

correspondentie: Postbus 175, 1860 AD Bergen info@bergen-nh.nl

Tel. (072) 888 00 00

Spoor A: De inrichting van het proces van bestuurlijke besluitvorming in Bergen Als burgemeester herken en onderschrijf ik de uitkomsten van uw onderzoek met betrekking tot de inrichting van het bestuurlijk besluitvormingsproces in Bergen. Onze processen waren kwetsbaar doordat algemeen aanvaarde uitgangspunten, zoals zorgvuldige agendering en verslaglegging, en specifieke afspraken bijvoorbeeld met betrekking tot een gedegen ambtelijke voorbereiding niet consequent in het oog werden gehouden. De kwaliteit van de stukken, het traject van initiatief tot besluit, de juridische toetsing: het had regelmatig beter gekund én gemoeten. Door de zware politieke druk die in deze periode op raad en college in Bergen stond kreeg pragmatisch handelen teveel ruimte en daarop heb ik te weinig daadkrachtig ingegrepen. Dat had beter gemoeten. Het bewaken van bestuurlijke zorgvuldigheid valt onder de verantwoordelijkheid van de burgemeester. Ik aanvaard uw conclusie dat daar door mijn ambtsvoorgangers en mijzelf strakker op geacteerd had kunnen en moeten worden en reken dat mijzelf aan. Uit uw constatering, dat sommige zaken na mijn aantreden niet meer zijn voorgekomen, mag worden afgeleid dat daarin wel stappen zijn gezet.

Maar evenzeer terecht constateert u dat deze stappen vooralsnog onvoldoende waren om mijn rol en verantwoordelijkheid volledig te pakken en verdere verandering te brengen, door nog krachtiger op te treden om bijvoorbeeld de gebruikelijke procedures en ambtelijke advisering te borgen. Ik neem de aanbevelingen van uw commissie ter harte om te komen tot een meer robuust besluitvormingsproces. Ik ben dan ook al begonnen met de uitwerking en implementatie daarvan, samen met het college en met de gemeentesecretaris als adviseur. Daarbij kijk ik ook verder dan de bevindingen uit uw onderzoek. Zo heb ik met de algemeen directeur BUCH besproken dat wij de huidige mandaatregeling en het bijbehorende proces tegen het licht gaan houden zodat bestuurders beter zicht en grip houden op besluiten en daarmee onze verantwoordelijkheid daarvoor kunnen nemen. Ik doe dit vanuit mijn rol en verantwoordelijkheid als burgemeester voor de kwaliteit van onze processen, maar uiteraard samen met het college, de gemeentesecretaris als adviseur, de bestuurlijke driehoek, de algemeen directeur en het MT BUCH, en in constructieve samenwerking met uw raad zodat wij tezamen kunnen bouwen aan een politiek-bestuurlijke cultuur die bestand is tegen druk van buiten én van binnenuit en die een solide basis vormt voor goed en transparant bestuur in onze gemeente.

B: De casus ‘Het Bijzondere Huis’ In de door u onderzochte casus van ‘Het Bijzondere Huis’ speelt een aantal van de in uw rapport gesignaleerde en hierboven door mij benoemde tekortkomingen. Dit droeg bij aan de ruimte voor eigenstandig en niet-transparant handelen van een wethouder, bijvoorbeeld doordat hij zelf stukken maakte zonder toereikende ambtelijke advisering en juridische toetsing, zoals naar voren komt in uw rapport. Hierbij ontbrak ook voldoende zorgvuldigheid in de agendering in het college. Zoals uit uw onderzoek blijkt waren andere wethouders wel enigszins bekend met en betrokken bij een verkenning van het initiatief van de stichting, maar is een gedegen bespreking van dit specifieke initiatief – voor zover ik heb kunnen achterhalen – ook in de periode voor mijn aantreden nooit in het college geagendeerd geweest. In het vorige college waarvan ik deel uitmaakte, is het dossier niet besproken tijdens de totstandkoming, laat 2

staan dat er is besloten over de concrete inhoud en het aangaan van de voorliggende intentieovereenkomst met de initiatiefnemers van ‘Het Bijzondere Huis’. Vanuit mijn rol en verantwoordelijkheid als burgemeester onderschrijf ik de bevindingen en conclusies van uw onderzoek. Dat betreft ook de constatering dat er onvoldoende en te laat gehandeld is door het gemeentebestuur en vooral door mijzelf in de periode tussen het moment van bekend worden van de IOK en het informeren van de raad. Uit deze casus heb ik drie belangrijke lessen getrokken. De redenen dat ik de raad niet eerder heb geïnformeerd over de ontwikkelingen waren de beperkte betekenis die ik op dat moment meende te kunnen hechten aan de IOK, de afwezigheid van een portefeuillehouder die dit dossier ter hand kon nemen, de verwachting dat er binnen enkele weken een nieuw college zou zijn en het feit dat de ex-wethouder op dat moment nog als fractievoorzitter deel uitmaakte van het Presidium en de raad. Terugkijkend vind ik dat ik ondanks al deze redenen een manier had moeten zien te vinden om de raad over deze ontwikkelingen vroegtijdig en vertrouwelijk te informeren. Dat ik om bovenstaande redenen dat niet terstond gedaan heb, is niet goed. De tweede les voor mij is veel eerder juridisch advies inwinnen.

Mijn aanname, dat deze IOK voor wat betreft totstandkoming en inhoud dusdanig afwijkend was dat daaraan geen relevante betekenis kon toekomen, had ik eerder in detail juridisch moeten laten toetsen. Dit stelt mij in staat in een voorkomend geval, ook bij afwezigheid van een (nieuwe) portefeuillehouder elke mogelijke twijfel bij de betreffende initiatiefnemer direct weg te nemen door schriftelijk aan te geven wat de achtergrond van de totstandkoming van het stuk binnen de gemeente is, alsmede dat de gemeente zich niet aan een dergelijke overeenkomst gebonden acht. Dat ik dit op basis van voornoemde overwegingen niet direct gedaan reken ik mijzelf aan. De derde les die ik uit deze gang van zaken heb getrokken is dat bewaking van continuïteit van bestuurlijk handelen, waarvoor ik als burgemeester verantwoordelijk ben, ook tijdens de overgangsperiode tussen twee colleges altijd geborgd moet zijn. De afweging om te wachten op een nieuwe portefeuillehouder, in plaats van toevertrouwen van het dossier aan een van de twee overgebleven wethouders, werd mede bepaald door de verstoorde onderlinge verhoudingen tussen de wethouders in de vorige bestuursperiode. Bovendien werd gestreefd naar de installatie van een nieuw college voor het zomerreces, zodat de behandeling van het dossier slechts beperkt vertraagd zou worden.

Maar zoals u terecht concludeert in uw onderzoek had ik hierin voortvarender kunnen en moeten optreden. Met het besluit om het dossier niet bij een van de overgebleven wethouders onder te brengen had ik zelf tijdelijk die rol actief op mij moeten nemen, temeer toen het aantreden van het nieuwe college langer op zich liet wachten dan verwacht en in de periode na aantreden andere dossiers voorrang kregen. Tot besluit Waar het borgen van de kwaliteit en de continuïteit van het bestuur een gezamenlijke opdracht is aan raad, college en burgemeester, is het de verantwoordelijkheid van de burgemeester om dit te bewaken, zoals uw commissie terecht concludeert. De lessen die ik heb geleerd en de inzichten die uw onderzoek hebben opgeleverd helpen mij om mijn rol en verantwoordelijkheid nog beter in te kunnen vullen. Ik zal tezamen met de bestuurlijke driehoek en het college ervoor zorgen dat in de toekomst dossiers - en zeker de urgente en politiek gevoelige – toereikend aandacht krijgen en 3

adequaat behandeld worden. Ook, of misschien wel juist, in tijden van politiekbestuurlijke onrust en tijdens bestuurlijke overgangsfasen. Waar het bevorderen en bewaren van de bestuurlijke rust in Bergen een opgave aan ons allen is, heb ik dat streven in de afgelopen periode op bepalende momenten laten prevaleren boven de interventies die ik, zeker in retrospectie, had moeten doen. De beste manier om de rust te bewaren en de ‘boel bijeen te houden’ is uiteindelijk een sterk en transparant handelend bestuur. Dat verdient altijd de prioriteit te zijn. Vastlegging en handhaving van de juiste procedures is daarvoor essentieel. Procedures die zien op zorgvuldige voorbereiding, op adequate juridische toetsing en op het bevorderen van transparante communicatie tussen burgemeester, college en raad onderling. Daarop zal ik in de toekomst vanuit mijn verantwoordelijkheid als uw burgemeester nauwgezet toezien en sturen. Zo bouw ik samen met uw raad, het college en de ambtelijke organisatie aan een krachtig, stabiel en betrouwbaar bestuur dat zich gezamenlijk inzet voor de inwoners van onze mooie gemeente Bergen. De lessen uit uw rapport ten aanzien van mijn functioneren neem ik als aanknopingspunt voor verbetering en groei in mijn rol als uw burgemeester.

Het gaat mij helpen om de fouten die ik in het verleden heb gemaakt, waar ik mijn verantwoordelijkheid voor neem en die ik zeer betreur, in de toekomst niet nogmaals te laten gebeuren. Onder herhaalde dankzegging voor uw onderzoek en rapportage, verwijs ik u graag naar de reactie vanuit het college op de adviezen uit uw rapport voor zover die hier niet ter sprake gekomen zijn. Met vriendelijke groet,

L. Hj. (Lars) Voskuil burgemeester

4