Procesplan BUCH evaluatie vastgesteld door 4 colleges op 9 feb 2021 .pdf
Tekst van het document
Procesplan Herijken Samenwerking BUCH Versie 1.0
Voorwoord Voor u ligt het procesplan Herijken Samenwerking BUCH van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo, u aangeboden door de procesgroep Evaluatie BUCH.
Het procesplan is opgesteld door de externe procesbegeleider, mevrouw Rohen, in overleg met de procesgroep Evaluatie BUCH. Het is tot stand gekomen op basis van het Evaluatierapport van Berenschot en de gesprekken die zij gevoerd heeft in een ronde langs de velden. Het procesplan is de routekaart voor de colleges van b en w en de ambtelijke organisatie om te komen tot een gezamenlijk standpunt over het evaluatierapport van Berenschot. Het procesplan wordt na vaststelling door de colleges van b en w ter informatie toegezonden aan de gemeenteraden.
2 februari 2021 Procesgroep Evaluatie BUCH
02/02/2021
2
Inhoud
Pagina Aanleiding
4
De kern van het vraagstuk
5
Doel van het proces: herijken van de samenwerking
7
Uitgangspunten voor het proces
8
Het proces in één oogopslag
10
De procesorganisatie
11
Bijlagen: o Ronde langs de velden: deelnemers o Ronde langs de velden: gespreksonderwerpen o Leden procesgroep Evaluatie BUCH
13
02/02/2021
3
Aanleiding De belofte: o De colleges van b en w van de BUCH gemeenten komen met een gezamenlijk standpunt over het evaluatierapport van Berenschot. o De colleges van b en w van de BUCH gemeenten gaan hierover in gesprek met de gemeenteraden.
De wens:
De uitdagingen: o Financiële druk o Tijdsdruk o Toezeggingen aan raden o Gemeenteraadsverkiezingen o Bestuurlijke verhoudingen o (Drie)dubbele bestuurlijke petten o Rolduidelijkheid en rolvastheid o Beeldvorming o COVID-19 en digitaal contact 02/02/2021
4
De kern van het vraagstuk
Zo was het bedoeld en gebouwd
Zo wordt er gekeken en gehandeld
02/02/2021
5
Zo wordt gedacht het op te lossen
02/02/2021
6
Doel van het proces: herijken van de samenwerking De Colleges van b en w constateren o o o o o o
dat het rapport van Berenschot vraagt om een verdiepend gesprek met elkaar over de toekomst van de samenwerking in de BUCH dat er een gedeelde urgentie gevoeld wordt om deze samenwerking te herijken dat inwoners, raadsleden, bestuurders én medewerkers baat hebben bij duidelijkheid over hoe de BUCH samenwerking verder gaat dat er geen quick fix is voor het vraagstuk, maar dat dit vraagt om een investering in tijd en aandacht van en voor elkaar dat het procesplan een routekaart is om met elkaar de belangrijkste onderwerpen voor het herijken van de samenwerking, in een werkbare volgorde, op de passende tafels aan bod te laten komen dat het goed doorlopen van het proces een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van de vier eigenaren van de BUCH, i.c. de vier Colleges van b en w
De Colleges van b en w spreken hun commitment uit aan het proces door het accorderen van dit procesplan.
02/02/2021
7
Uitgangspunten voor het proces (1) o
In het proces adresseren de colleges van b en w de hete hangijzers. Dit zijn in elk geval de roze olifant van de bestuurlijke toekomst, de belangen van de individuele gemeenten, het gemeenschappelijk belang, de gedeelde ambitie/wenkend perspectief van de samenwerking en hoe betrokkenen met elkaar willen omgaan in rollen en gedrag.
o
Er wordt gewerkt van grof naar fijn: van formuleren intenties naar herijken uitgangspunten naar ontwikkelplan BUCH 2.0
o
In het proces wordt het bestuurlijk commitment telkens bekrachtigd: Een intentieverklaring met koersbepalende uitspraken Een Nota met de daaruit voortvloeiende uitgangspunten voor de BUCH samenwerking Een Ontwikkelplan BUCH 2.0 met opdrachten voor aanpassingen
02/02/2021
8
Uitgangspunten voor het proces (2)
o
In het proces wordt op twee momenten draagvlak getoetst in bespreking met de gemeenteraden, alvorens de Colleges van b en w ze definitief vaststellen. Het eerste moment is na de totstandkoming van de concept intentieverklaring. Het tweede moment na de totstandkoming van de concept nota uitgangspunten voor de samenwerking.
o
Het proces is ván de vier gemeenten, dóór de vier gemeenten. Dat komt tot uitdrukking in de procesorganisatie.
o
Bestuursculturen verschillen. Dit kan consequenties hebben voor de wijze waarop rollen worden ingevuld. De bestuurscultuur van een gemeente als zodanig wordt niet ter discussie gesteld. De effecten daarvan op de samenwerking en hoe daar mee om te gaan zijn wél onderwerp van gesprek.
o
In het proces wordt vervolgens gestuurd op rolduidelijkheid en rolvastheid van alle betrokkenen: Gemeenteraden, burgemeesters, colleges van b en w, gemeentesecretarissen, algemeen directeur BUCH, werkorganisatie BUCH Procesgroep, procesmanager, externe procesbegeleider en procesondersteuning De externe procesbegeleider begeleidt het proces tot en met het herijken van de uitgangspunten.
02/02/2021
9
Het proces in één oogopslag Januari
Centrale vraag
Onderdelen
Hoe
Februari
Februari
April
Tijdpad indicatief Mei
Juni
Juni
Juli
Aug. e.v.
Committeren aan procesplan
Een gezamenlijke stip op de horizon zetten
Herijken van de uitgangspunten BUCH
Hoe komen we tot een gezamenlijk standpunt op het rapport van Berenschot?
Wat is onze stip op de horizon?
Welke uitgangspunten passen bij de stip op de horizon?
Hoe realiseren wij deze uitgangspunten?
Doen we wat we hebben afgesproken?
Het herijken van uitgangspunten t.a.v. • Harmonisatie • Couleur locale • Financiën • DVO • Omgaan met schaarste • Bestuurscultuur • Bestuurlijke verbinding
Het formuleren van uitvoeringsopdrachten voor het realiseren van de herijkte uitgangspunten van de BUCH samenwerking.
• • • •
Aanvullen op basis van intentieverklaring.
Aanvullen op basis van Nota Uitgangspunten voor de BUCH samenwerking.
Aanvullen/specificeren op basis van Ontwikkelplan BUCH 2.0
•
Vormgeven
Rode draad destilleren t.a.v. : • beoogde uitkomst proces • kern van het probleem • meest urgente thema‘s • aandachtspunten voor dialoog tussen colleges en • dialoog met de gemeenteraden.
• • •
Rapport Berenschot Brief OR Interviews stakeholders
Bespreken van o.a. : • (het effect) van de roze olifant van de bestuurlijke toekomst • (het effect) van financiële beperkingen • (het effect) van beeldvorming • wat willen we eruit halen? • wat willen we erin steken? • waarom willen we dat? (wat zijn ieders belangen en wat is ons gemeenschappelijk belang?) • wat is onze gedeelde ambitie / wenkend perspectief? • hoe gaan we met elkaar om (rollen en gedrag)? • de kwetsbaarheid van wisselingen van de wacht •
Gesprekken tussen de colleges van b en w Duidelijkheid scheppen over intenties
•
•
Uitwerken binnen kaders intentieverklaring, incl. mogelijke varianten Bestuurlijk voorportaal
Vormgeven van het ontwikkelplan
Uitvoeren van het ontwikkelplan
Uitvoeren Monitoren Rapporteren Gemotiveerd afwijken
Uitkomst
Procesplan
Intentieverklaring
Nota Uitgangspunten voor de BUCH samenwerking (NUB)
Ontwikkelplan BUCH 2.0
Eindrapportage
Procesgroep
Voorstellen procesplan
Monitoren, signaleren, informeren, communiceren
Monitoren, signaleren, informeren, communiceren
Monitoren, signaleren, informeren, communiceren
Opheffen procesgroep
GS + AD BUCH
In procesgroep
• •
Voorbereiden dialoog Opstellen intentieverklaring
Uitwerken uitgangspunten t.b.v. bestuurlijk overleg
Opstellen Ontwikkelplan
Uitvoeren
Colleges b en w
Vaststellen procesplan
• •
concept intentieverklaring vaststellen intentieverklaring
• •
Concept NUB Vaststellen NUB
Vaststellen Ontwikkelplan
Uitvoeren
Gemeenteraden
Informeren
Bespreken concept
Bespreken concept
Informeren op hoofdlijnen
Informeren over voortgang
10
Procesorganisatie (1)
Kaders stellen Besluiten
Voorbereiden
o
Bestuurlijk opdrachtgever: de gezamenlijke colleges van b en w Collegebrede bijeenkomsten in de fasen van het zetten van de stip op de horizon (2x) en het herijken van de uitgangspunten (1x). Investeren in blijvende verbinding: afspraken maken over ontmoetingen met elkaar, nádat de uitgangspunten nota is aangenomen.
o
Bestuurlijk voorportaal: de burgemeesters en de wethouders uit de procesgroep Gegeven de veelheid van onderwerpen in de fase herijken uitgangspunten BUCH, is het belangrijk in de voorbereiding van de collegebrede bijeenkomst een aantal keer snel te kunnen schakelen tussen ambtelijke voorbereiding en bestuurlijke voorbereiding. Hiertoe dient het bestuurlijk voorportaal. Doel: toetsen of de uitgangspunten doorgeleid kunnen worden naar de bijeenkomst van de gezamenlijke colleges van b en w.
02/02/2021
Bestuurlijk voorportaal = • Burgemeesters • Wethouders uit procesgroep • Voorzitter: externe procesbegeleider • AD BUCH, gemeentesecretarissen • Interne procesmanager
11
Procesorganisatie (2)
Kaders stellen Besluiten
Voorbereiden
o
Gemeenteraden: Voor de bespreking met de gemeenteraden kan geopteerd worden voor: (twee) bijeenkomsten van de colleges met de gezamenlijke gemeenteraden t.b.v. respectievelijk Nader te bepalen in de fase Stip de concept intentieverklaring en de concept nota van uitgangspunten op de Horizon voor welke optie of (twee) bijeenkomsten van de colleges van b en w met de fractievoorzitters/woordvoerders BUCH combinatie van opties gekozen wordt. i.p.v. de voltallige raden maatwerk per gemeente: een bijeenkomst van het college van b en w met de eigen gemeenteraad
o
Ambtelijk voorportaal: de gemeentesecretarissen en de algemeen directeur van de BUCH Voorbereiden bijeenkomsten colleges van b en w Concept intentieverklaring Concept Nota Uitgangspunten voor de BUCH samenwerking Concept Ontwikkelplan BUCH 2.0
o
BUCH werkorganisatie: Uitwerken opdrachten uit ambtelijk voorportaal
Ambtelijk voorportaal = • AD BUCH, gemeentesecretarissen • Externe voorzitter • Interne procesmanager • Penvoerder
12
Procesorganisatie (3)
Kaders stellen Besluiten
Voorbereiden o
Procesgroep: voorstel procesplan monitoren proces, signaleringsrol informatie- en communicatievoorziening naar gemeenteraden en organisatie
o
Procesregie: extern procesbegeleider opstellen procesplan, regie op de uitvoering van het procesplan voorzitterschap procesgroep, ambtelijk voorportaal en bestuurlijk voorportaal gespreksleiding ontmoetingen colleges van b en w
o
Interne procesleiding en -ondersteuning: gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever BUCH, processecretariaat, (plv.) procesmanager Uitzetten opdrachten in de werkorganisatie BUCH Verslaglegging van bijeenkomsten Organisatie van bijeenkomsten Distributie stukken Bijhouden werkarchief Penvoering documenten
13
Ronde langs de velden: deelnemers o o o o
Burgemeester Bergen Burgemeester Uitgeest Burgemeester Castricum Burgemeester Heiloo
o o o o o o
Gemeentesecretaris Bergen Gemeentesecretaris Uitgeest Gemeentesecretaris Castricum Gemeentesecretaris Heiloo Algemeen directeur BUCH MT BUCH
o o o o
College van b en w Bergen College van b en w Uitgeest College van b en w Castricum College van b en w Heiloo
o
Griffiers BUCH-gemeenten 02/02/2021
De gemeenteraden is aangeboden vooraf aan de totstandkoming van het procesplan de externe procesbegeleider mee te geven wat aandachtspunten zijn voor het proces, inzake thema‘s, politiek-bestuurlijke context en lessons learned uit eerdere dialoog tussen colleges en gemeenteraden.
Van dit aanbod hebben gebruik gemaakt: o Commissie Castricum o Fractievoorzitters Heiloo Op verzoek van Castricum heeft de procesbegeleider tevens de commissievergadering over het rapport Berenschot beluisterd.
Tevens meegenomen: brief OR BUCH november 2020.
14
Ronde langs de velden: gespreksonderwerpen
1.
Wat moet het proces opleveren? Wat willen jullie bereiken? Wanneer zijn jullie tevreden?
2.
Wat is de kern van het probleem? Oftewel: wat is hét thema waar colleges van b en w met elkaar het gesprek over moeten voeren?
3.
Wat zijn de meest gevoelige thema’s uit de evaluatie BUCH c.q. daaraan gerelateerd?
4.
Wat zijn bijzonderheden in de politiek-bestuurlijke context in uw gemeente c.q. in de onderlinge samenwerking?
5.
Wat zijn belangrijke aandachtspunten voor een succesvol proces / constructieve dialoog tussen de colleges onderling?
6.
Wat zijn belangrijke aandachtspunten voor een succesvol proces / constructieve dialoog met de gemeenteraden van de BUCH-samenwerking?
02/02/2021
15
Leden procesgroep evaluatie de BUCH
De procesgroep bevat de volgende deelnemers: o o o o o o o o o
Arend Jan van den Beld (namens het college van Bergen); Cecilia van Weel-Niesten (namens het college van Uitgeest); Falgun Binnendijk (namens het college van Castricum); Elly Beens (namens het college van Heiloo); Gerda Beeksma (namens de griffies); Martijn Schroor (namens de Raad van Secretarissen); Dick van Huizen (ambtelijk opdrachtgever); Stefan Lopez Noordeloos (gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever); Annemieke Slokker (ambtelijk procesmanager).
02/02/2021
16