Memo Klankbordgroep Raadscommunicatie na.v. opmerkingen ARC.pdf

MEMO Griffie datum aan van onderwerp

: : : :

8 januari 2025 Gemeenteraad Bergen Klankbordgroep Raadscommunicatie Raadscommunicatieplan

Inleiding Begin 2024 is gestart met een Raadscommunicatieplan voor de gemeente Bergen. Het plan is in samenwerking met de klankbordgroep Raadscommunicatie tot stand gekomen en op 12 september 2024 aan de raad gepresenteerd. Vervolgens is het plan inhoudelijk behandeld op 21 november 2024 in de algemene raadscommissie. De voorzitter heeft na de behandeling in de algemene raadscommissie de volgende gedeelde opmerkingen van de commissie samengevat:  De snelheid van de start van het plan en de evaluatie  Prioritering (kijken naar de impact voor de doelgroepen)  Doelgroepen afstemmen wat die nodig hebben, waarbij alle vormen van social media niet moet worden vergeten.  Digitale inclusie bevorderen De gedeelde input is teruggestuurd naar de klankbordgroep Raadscommunicatie om te bepalen of en hoe deze verwerkt kan worden in het raadscommunicatieplan. Input vanuit de Algemene Raadscommissie Op 12 december 2024 heeft de klankbordgroep de input van de algemene raadscommissie besproken en overwogen. Hieronder worden de belangrijkste punten toegelicht: 1. De snelheid van de start van het plan en de evaluatie De klankbordgroep erkent het belang van raadscommunicatie. Er kan echter pas met de uitvoering worden gestart nadat de raad hierover een besluit heeft genomen.

De klankbordgroep is van mening dat een te vroege evaluatie niet wenselijk is, omdat het beleid dan niet voldoende tijd heeft gehad om zijn effect te laten zien. Evalueren is pas nuttig als het plan goed is geïmplementeerd. Daarom stelt de klankbordgroep voor om na één jaar een rapportage voor te leggen aan de raad. Hierin wordt beschreven wat er is gedaan en hoe dit is verlopen. 2. Prioritering (kijken naar de impact op de doelgroepen) De klankbordgroep vindt een vaste prioritering van activiteiten niet wenselijk. De activiteiten in het raadscommunicatieplan moeten flexibel blijven, zodat er kan worden ingespeeld op actuele situaties en haalbare activiteiten. 3. Doelgroepen afstemmen wat die nodig hebben, waarbij alle vormen van social media niet moet worden vergeten. De klankbordgroep is van mening dat de behoeften van verschillende doelgroepen voldoende in het plan zijn opgenomen, met daarbij passende activiteiten. Sociale media krijgen uitvoerige aandacht in het raadscommunicatieplan en er is ruimte om verschillende vormen van sociale media in te zetten. 4. Digitale inclusie bevorderen De klankbordgroep benadrukt dat het bevorderen van digitale inclusie geen primair doel is van raadscommunicatie. Het plan houdt echter rekening met de diverse doelgroepen en hoe zij het beste kunnen worden benaderd en betrokken.

Conclusie De klankbordgroep erkent de noodzaak om te starten met raadscommunicatie. Dit biedt een mooie kans om het werk van de raad op een positieve manier onder de aandacht te brengen. Raadscommunicatie draagt bij aan zichtbaarheid, draagvlak en meer begrip voor het werk van de raad. Het vergroot bovendien de betrokkenheid van inwoners, wat de volksvertegenwoordigende rol van de raad en raadsleden kan versterken. Nadat de raad een besluit heeft genomen over het plan, kan de uitvoering beginnen. Flexibiliteit blijft daarbij belangrijk, zodat activiteiten kunnen worden afgestemd op de actuele behoeften. Het plan besteedt aandacht aan alle doelgroepen en hoe zij betrokken kunnen worden. De klankbordgroep concludeert dat de ontvangen feedback van de Algemene Raadscommissie geen aanleiding geeft om het plan aan te passen. Wel zal bij de uitvoering rekening worden gehouden met de opmerkingen. Tot slot wordt een wijziging in de begrotingswijziging voorgesteld zoals ook al aangegeven door de voorzitter van de Algemene Raadscommissie. Het budget bleek onvoldoende om de ambities van het plan te realiseren, en de loonkosten voor de griffie waren niet correct berekend."