Kadernota Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2026.pdf

Regionaal Historisch Centrum Alkmaar/ Regionaal Archief Kadernota inzake begroting 2026 GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Hoofddoelstelling Het Regionaal Archief Alkmaar is voor de aangesloten overheidsorganisaties een deskundige partner die conform zijn wettelijke opdracht informatie langdurig betrouwbaar en toegankelijk houdt omwille van bedrijfsvoering, bewijsvoering, onderzoek en democratische controle. Voor het algemene publiek is het Regionaal Archief een publieksgerichte erfgoedinstelling die het voor mensen mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk maakt om de geschiedenis van Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel te leren kennen. Het Regionaal Archief Alkmaar vervult daarmee niet alleen de rol van het historisch geheugen van de regio, maar ook de rol van het historisch geweten, met bijvoorbeeld onderzoeken naar het slavernijverleden en het rechtsherstel van het Joods vastgoed na WO2. Algemeen Onderwerp Ten opzichte van de voorgaande jaren (2024 en 2025) wordt de beleidslijn grotendeels bestendigd. De begroting 2026 zal verschillen laten zien ten opzichte van die van 2025 en de daarin opgenomen meerjarenbegroting. De ontwikkeling van de loonkosten is bijvoorbeeld omvangrijker dan in de eerdere FUGR-percentages opgenomen, waarvoor per 2026 correctie plaatsvindt.

Daarnaast vindt op dit moment een renovatie van de klimaatinstallatie plaats, die een positieve (maar nog niet precies te bepalen) invloed zal hebben op het energieverbruik. Ook heeft het Algemeen Bestuur besloten om de verrekening van de kosten voor het beschikbaar stellen van de bouwvergunningen niet meer apart door te berekenen aan de gemeenten, maar per 2026 op te nemen in de gemeentelijke bijdrage. Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2026? Enkele belangrijke punten die terug zullen komen in de begroting 2026 zijn: - De verdere ontwikkeling en inrichting van het E-depot voor de aangesloten gemeenten, zodat alle gemeenten hierop aangesloten zijn, - Een samen met de gemeenten verder te ontwikkelen dienstverlening op dit gebied, waarbij het archief zich kan ontwikkelen tot een centraal beheer- en publicatiepunt voor wettelijk openbaar te maken informatie, zoals dat nu al gebeurt met de bouwdossiers en (deels) voor de Woo-besluiten, - Vanwege de toenemende vraag vanuit de gemeenten naar ondersteuning op het gebied van kennis over de overbrenging van digitale archieven en de nieuwe wetgeving die op dit gebied is vastgesteld (AVG, nieuwe Archiefwet, Woo, Who etc.) zal het Regionaal Archief steeds meer een centrale kennis- en adviesfunctie vervullen op dit gebied, - Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als

beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet, - Het digitaliseringsbeleid, waardoor meer bronnen (ook op verzoek) gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger. Tevens het zoveel als mogelijk beschikbaar stellen van de datasets als ‘linked open data’, - Intensivering van de samenwerking met erfgoedinstellingen (historische verenigingen en kleine musea) in het werkgebied door de beschikbaarstelling van de bij het Regionaal Archief

1

-

Alkmaar bestaande digitale infrastructuur op het gebied van collectiebeheer en beschikbaarstelling, Via social media, educatie en andere activiteiten en publicaties de regionale geschiedenis verder onder de aandacht van het brede publiek brengen.

Verwachtingen ten aanzien van 2027 - 2029 Uitgegaan wordt van een voortzetting van de hierboven onder ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’ genoemde activiteiten. Wel is er een wijziging van de Archiefwet op komst, waardoor de overbrengingstermijn van overheidsarchieven teruggebracht wordt van 20 jaar naar 10 jaar. Deze wijziging is inmiddels al meerdere malen uitgesteld. Wanneer deze wordt ingevoerd, zal het de daaropvolgende jaren kunnen leiden tot het versneld overbrengen van (digitaal) archief door de deelnemende gemeenten naar het Regionaal Archief. Indien hiervoor extra middelen nodig zijn, zal dit tijdig onder de aandacht van het bestuur en de deelnemende gemeenten gebracht worden. Daarnaast is er een ontwikkeling gaande dat archiefinstellingen een belangrijkere rol gaan spelen bij beschikbaarstelling van informatie van gemeenten richting het publiek, zoals bij bijvoorbeeld de bouwdossiers, milieudossiers, Woo-verzoeken. De archiefinstelling treedt daarbij op als centraal beheer- en publicatiepunt voor wettelijk openbaar te maken informatie. Wanneer het Regionaal Archief deze dienstverlening verder uitbreidt, kunnen daar investeringen voor nodig zijn in applicaties, opslag en personele inzet.

Uitgangspunt hierbij is dat een dergelijke verbreding van informatievoorziening bij het Regionaal Archief Alkmaar efficiënter is en kostenbesparend werkt ten opzichte van andere oplossingen die de gemeente zelf kan inzetten. Mocht de uitbreiding van deze diensten leiden tot een verhoging van de gemeentelijke bijdrage, dan wordt hier vooraf aandacht voor gevraagd in het algemeen bestuur.

Doorontwikkelingen staand beleid Zie de opmerkingen hiervoor bij ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’.

Wat gaan we doen? Staand beleid uitvoeren.

Nieuw beleid uitvoeren.

Waarom doen we dit? Wettelijke verplichting en daaruit voortvloeiende activiteiten.

Wat mag het kosten? € 3.639.000

Dienstverlening via het e-loket bouwvergunningen was nog niet in de begroting verwerkt

€ 9.000

Planning 2026-2029

(Binnen bestaand budget inclusief indexering) 2026

(aanpassing gemeentelijke bijdrage vanaf 2026 met € 0,02, komt in de plaats van losse facturering van de kosten per gemeente)

2

Bijlage A Begrotingsuitgangspunten 2026

2027

2028

2029

7,20%

4,30%

3,90%

3,90%

Prijs bruto binnenlands product

8,00%

2,60%

2,50%

2,50%

Deelnemersbijdragen

7,40%

2,60%

2,50%

2,50%

7,40%

2,60%

2,50%

2,50%

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

Indexatie Loonkosten Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Goederen en diensten

(verhouding loon-prijs 70-30)

Overige inkomsten Rente Het RHCA rekent geen rente toe

Indexatie De indexatie voor 2026 is overgenomen uit de indexatiebrief van de Regietafel Noord-Holland-Noord voor de Kadernota 2026 (dd 1 oktober 2024). Hierin is het volgende opgenomen: In de FUGR is opgenomen dat u voor de indexatie kunt uitgaan van de meest recente cijfers zoals deze door het Centraal Planbureau (CPB) worden gepubliceerd. In de meeste gevallen zijn dat de cijfers uit het Centraal Economisch Plan (CEP) dat het CPB jaarlijks in maart gepubliceerd. Om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de meest recente cijfers baseren wij de nacalculatie voor 2023 op de lange termijncijfers gepubliceerd in de augustusraming 2024 (cMEV 2025). In artikel 2 van de FUGR was vastgelegd dat afwijkingen tussen de werkelijke indexatie (jaar T) t.o.v. de begrote indexatie (T-2) zal leiden tot een correctie die daarmee effect heeft op de deelnemersbijdrage aan de gemeenschappelijke regelingen. Als gevolg van de recente forse prijsstijgingen is een aanpassing op de indexering doorgevoerd. Gecorrigeerd voor de juiste aanpassing resulteren bovenstaande percentages. De indexeringen van na 2026 zijn uit het Centraal Economisch Plan 2024 van februari gehaald. Financiële kengetallen en beleidsindicatoren Eenheid

2026

Overhead Totale lasten

€ 1.000

3.639

Overhead

€ 1.000

620

%

17,0%

Formatie

FTE

21,21

Vaste aanstellingen (oktober 2024)

FTE

18,57

%

12,4%

€ 1.000

69

Overhead in % van totale lasten Flexibele schil

(Formatie – Vaste aanstellingen)/ Formatie Weerstandsvermogen Algemene reserve (x € 1.000) prognose 31-12-2025 (cf begroting 2025)

3

Lasten (x € 1.000)

€ 1.000

3.639

%

1,9%

Algemene reserve in % van totale baten

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Algemeen Het weerstandsvermogen maakt duidelijk in hoeverre financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen zonder dat dit dwingt tot beleidsombuigingen en/of bezuinigingen. In de financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord zijn uitgangspunten opgenomen rond het weerstandsvermogen. Volgens deze regeling is de weerstandscapaciteit aanwezig bij de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling en beperkt bij de gemeenschappelijke regeling. De deelnemende gemeenten zijn verplicht ervoor te zorgen dat het RHCA beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen te kunnen voldoen. Een algemene reserve is voor de gemeenschappelijke regeling toegestaan om de autonome ontwikkelingen in de bedrijfsvoering af te dekken met een maximale omvang van 2,5% van de lasten van het betreffende jaar. Weerstandscapaciteit Bij het RHCA wordt de beschikbare weerstandscapaciteit gevormd door het Eigen Vermogen. De algemene reserve van het RHCA bedraagt eind 2025 maximaal 2,5% van het uitgaventotaal van € 3.362.731 (in de begroting) en heeft dus een maximale hoogte van € 84.068. Bij tegenvallers is dit bedrag snel opgebruikt maar hiermee voldoet de Gemeenschappelijke Regeling wel aan de voorschriften die zijn uitgevaardigd.

Ook beschikt het RHCA momenteel (oktober 2024) nog over een bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging van € 322.000. Het Algemeen Bestuur heeft bij de behandeling van de jaarstukken 2022 besloten tot het vormen van deze reserve om voorbereid te zijn op de mogelijk aanzienlijke investeringen die noodzakelijk zijn in de huisvesting teneinde de duurzaamheid te bevorderen en om verder voorbereid te zijn op de lastenontwikkeling (bijvoorbeeld m.b.t. de energiemarkt e.d.) waar we mogelijk mee geconfronteerd worden. Dit besluit is genomen om de stabiele financiële positie van het Regionaal Historisch Centrum voor de komende jaren te bestendigen. Naar verwachting zal deze bestemmingsreserve in 2025 gebruikt worden om dit project te realiseren. In 2026 zal deze dan niet langer beschikbaar zijn. Zoals het zich laat aanzien in de tussentijdse cijfers, zal het jaar 2024 met een positief saldo van naar schatting € 34.000 afgesloten worden. Voornaamste oorzaken hiervoor zijn de hogere lasten van personeel (inclusief inhuur derden) en hogere kosten van huisvesting die ruim gecompenseerd worden door hogere rentebaten en hogere baten uit diensten voor derden. Gezien het voorgaande, bestaat het eigen vermogen per eind 2024 uit de volgende onderdelen: • • •

Algemene Reserve Bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenontwikkeling Verwacht positief saldo 2024

€ 69.000 € 322.000 € 34.000 € 425.000

4

Jaarlijks worden financiële risico’s ingeschat qua mogelijke omvang en de kans dat deze zich voordoen. Per risico wordt een bedrag berekend en wordt de benodigde weerstandscapaciteit berekend. De volgende financiële risico’s zijn in de programmabegroting 2025 geïnventariseerd als belangrijk voor het weerstandsvermogen. Deze risico’s zijn naar aanleiding van voortschrijdend inzicht geactualiseerd. Bij het opstellen van de programmabegroting 2026 zal een nieuwe raming van de aanwezige risico’s en financiële gevolgen gemaakt worden. Op dat moment zal er ook meer duidelijkheid zijn omtrent de verwachte ontwikkeling van de energiekosten: Benodigde weerstandscapaciteit

Maximaal

Risico

Bedrag

1. Minder opbrengsten depotgebruik derden

50.000

Laag

12.500

2. Hogere energiekosten

70.000

Hoog

52.500

risico

risico

65.000

Toelichting: 1. Minder opbrengsten depotgebruik derden Het risico dat de verhuur van archiefruimte vermindert is een continu aanwezig risico. De overeenkomsten betreffen voornamelijk lang lopende contracten, dus de kans dat een van de partijen de overeenkomst opzegt wordt laag ingeschat. Uitgaande van het maximaal wegvallen van € 50.000 en een lage kans hierop (25%), is een weerstandsvermogen op dit onderdeel van € 12.500 voldoende. 2.

Hogere energiekosten De ontwikkeling van de energiekosten is de zorg van de gehele samenleving. Inmiddels lijkt er enige rust op de energiemarkt weergekeerd te zijn, maar voor de langere termijn blijft het onzeker. Op dit moment zijn de gestegen energiekosten meegenomen in de begroting, maar het risico op prijsstijgingen blijft. Bij een schatting van een maximaal risico van € 70.000 en een hoog risico (75%) is het benodigde weerstandsvermogen hiervoor € 52.500. In het kader hiervan kan ook het streven naar een meer energieneutrale klimaatinstallatie genoemd worden. Op dit moment (oktober 2024) is de planfase goeddeels doorlopen en is een start gemaakt met de uitwerking. Het resultaat zal een positief effect hebben op het energieverbruik, maar vooralsnog is dit risico nog gelijk gehouden aan hetgeen hierover in de programmabegroting 2025 is opgenomen.

Omschrijving Ratio weerstandscapaciteit:

Definitie

Berekening

Score 2023

Minimum

Weerstandsvermogen

69.000

= 1,06

1,0

Bedrag risico’s

65.000

Bij een minimum van 1,0 voor deze ratio is het weerstandsvermogen toereikend om de risico’s op te vangen.

5

Bijlage B Verloop meerjarenperspectief 2024-2027 Ve rlo o p me e rjare np e rsp e ctie f 2026 - 2029 Ond e rd e e l

2026

2027

2028

2029

3.363

3.639

3.777

3.909

-

-

-

-

bedragen x €1.000

Stand p rimaire b e g ro ting 2025 - 2027 Wijzing ing e n nad ie n (me t AB b e sluit) geen wijzigingen T o taal wijzig ing e n nad ie n Auto no me o ntwikke ling e n / re g ulie re b e d rijfsvo e ring Loon- en prijsindexatie

267

138

132

137

T o taal auto no me o ntwikke ling e n / re g ulie re b e d rijfsvo e ring )

267

138

132

137

Nie uw b e le id Digitaliseren op Verzoek (op te nemen in gemeentelijke bijdrage)

9

T o taal ing e ze t / nie uw b e le id

9

-

-

-

276

138

132

137

Indexering gemeentelijke bijdrage

234

130

125

129

Toename gemeentelijke bijdrage door stijging aantal inwoners

18

T o taal aan wijzig ing e n De kking smid d e le n / o mb uig ing e n

Toename gemeentelijke bijdrage door extra bijdrage Digitaliseren op Verzoek

9

Indexering overige baten

14

8

8

8

T o taal d e kking smid d e le n kad e rno ta 2026

276

138

132

137

Sald o wijzig ing e n/d e kking smid d e le n

-

-

-

-

Sald o p rimaire b e g ro ting vo o rg aand jaar

-

-

-

-

Sald o p rimaire b e g ro ting 2026-2029

-

-

-

-

3.639

3.777

3.909

4.046

Stand kad e rno ta vo o r b e g ro ting 2026 - 2029

Voor 2026 is uitgegaan van voortzetting van het huidige beleid en de huidige werkzaamheden met als toevoeging de activiteiten van het digitaal beschikbaarstellen van bouwvergunningen via een eloket die worden uitgevoerd ten behoeve van de deelnemende gemeenten. In het Algemeen Bestuur van medio 2024 is besloten om in plaats van losse facturering per gemeente hiervoor de gemeentelijke bijdrage per inwoner met € 0,02 te verhogen. Na 2026 is in het meerjarenbeeld geen andere stijging van de lasten opgenomen dan die van de reguliere indexering. Zonder eventuele bezuinigingen is het waarschijnlijk dat het Regionaal Historisch Centrum de financiële toekomst met vertrouwen tegemoet kan zien. De opdracht die is uitgeschreven om de gemeentelijke bijdrage met 3% - 5% te verminderen wordt toegevoegd in een aparte bijlage bij deze kadernota. In dit basisdocument is nog geen rekening gehouden met eventuele bezuinigingen.

6

Bijlage C Gevolgen voor gemeentelijke bijdrage 2026

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Bepaling bijdrage 2026 per inwoner:

Index Gemeentelijke bijdrage 2025 Index in begroting 2026 Verhoging ivm Digitalisering op Verzoek Gemeentelijke bijdrage 2026

7,40%

Alkmaar € 11,10 € 0,82 € 0,02 €

11,94

Overige gemeenten € 5,53 € 0,41 € 0,02 €

5,96

Overzicht Gemeentelijke Bijdragen Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2026 Gemeentelijke bijdragen 2026 Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard Heiloo Hollands Kroon Schagen Texel Totalen

Aantal inwoners Gemeentelijke bijdrage 1-8-2024 *1) per inwoner 112.610 11,94 29.842 5,96 36.460 5,96 56.546 5,96 90.576 5,96 24.376 5,96 49.852 5,96 48.127 5,96 13.878 5,96 462.267

Gemeentelijke bijdrage begroting 2026 totaal 1.344.563 177.858 217.302 337.014 539.833 145.281 297.118 286.837 82.713 3.428.519

*1) de gehanteerde aantallen zijn de voorlopige aantallen die via het CBS gepubliceerd zijn. Facturering in 2025 zal gebaseerd zijn op de werkelijke aantallen inwoners per 1-1-2025.

7

SCENARIO’S BEZUINIGINGEN REGIONAAL ARCHIEF ALKMAAR BIJ KADERNOTA 2026 December 2024

1. REGIONAAL ARCHIEF ALKMAAR Het Regionaal Archief bewaart de archieven en collecties van de aangesloten gemeenten en in mindere mate die van particuliere instellingen, zoals verenigingen, stichtingen, bedrijven en personen uit de regio. Deze archieven worden allemaal toegankelijk gemaakt zodat het publiek deze kan raadplegen, in de studiezaal en deels via de website. Ook is er de mogelijkheid om op verzoek scans van archiefstukken aan te vragen. Daarnaast wordt deze informatie actief naar buiten gebracht via educatieve activiteiten voor scholen en volwassenen, via tentoonstellingen en publicaties en evenementen, veelal in samenwerking met andere partijen. Naast de rol van het historisch geheugen van de regio vervult het Regionaal Archief ook regelmatig de rol van het historisch geweten van de regio, met bijvoorbeeld onderzoeken naar het slavernijverleden en het rechtsherstel van het Joods vastgoed na WO2. Een belangrijke taak van het Regionaal Archief is het toezicht houden op hoe de gemeenten en andere overheidsinstellingen in de regio met hun archieven omgaan. Middels jaarlijkse inspecties en voortdurende checks van vernietigingslijsten wordt toegezien dat wat bewaard moet blijven ook daadwerkelijk overgebracht wordt naar de openbare archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief, en dat vernietigd wordt wat ook werkelijk vernietigd moet worden.

Dat geldt uiteraard zowel voor de papieren als digitale archieven. De taken van het Regionaal Archief vloeien grotendeels voort uit de strenge wet- en regelgeving die geldt voor archieven (Archiefwet), waarin de basisregels voor zorg en beheer van archieven zijn vastgelegd. Het Regionaal Archief voert een financieel beleid dat is gericht op een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering en uitvoering van de wettelijke taken. Dit heeft als resultaat dat de wettelijke en daarvan afgeleide taken al jaren naar tevredenheid van publiek en gemeenten worden uitgevoerd en de begroting maar zelden overschreden wordt. Het beleid heeft ook tot gevolg, dat er vrijwel geen lucht in de begroting zit. Vanuit de Regietafel is het verzoek ontvangen om een scenario uit te werken voor bezuinigingen op de gemeentelijke bijdrage van 3% en 5%. Daarbij wordt verzocht inzichtelijk te maken wat daar de gevolgen van kunnen zijn, met de suggestie om gebruik te maken van de ‘kleurcodes’ zoals die in een voorbeeld zijn meegegeven. Vanuit de Regio Alkmaar is daar later nog een scenario van 7% aan toegevoegd. In deze bijlage worden de scenario’s uitgewerkt en toegelicht. De scenario’s zijn gebaseerd op de Kadernota 2026. In de scenario’s zijn alleen de gewijzigde bedragen opgenomen, zodat snel is te zien waar de bezuinigingen vandaan komen.

2. GEMEENTELIJKE BIJDRAGEN EN BEZUINIGINGEN: CIJFERS De totale gemeentelijke bijdrage voor het jaar 2026 voor het RHCA bedraagt € 3.428.519. Uitgaande van de opgegeven percentages van de regietafel, aangevuld met het verzoek uit de regio Alkmaar voor een scenario van 7%, komen de te bezuinigen bedragen uit op: 3% = € 103.000 5% = € 171.000 7% = € 240.000

1

Na een inventarisatie van de mogelijke posten waarop bezuinigd kan worden (zie voor een uitwerking daarvan § 4.1-4.8), zijn de volgende posten naar voren gekomen, waarbij de kleuren verwijzen naar de door de Regietafel gehanteerde categorieën en voorbeelden. # 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Post Energielasten Verhogen inkomsten Digitaliseren Inhuur derden Studiezaal Educatie Dienstverlening gemeenten Nog in te vullen bezuiniging op wettelijke taken Totaal Beoogd

3% € 49.000 € 22.000 € 21.000 € 11.000 € 103.000 € 103.000

5% € 49.000 € 22.000 € 32.000 € 16.000 € 15.000 € 11.000 € 26.000 € 171.000 € 171.000

7% € 49.000 € 22.000 € 54.000 € 16.000 € 22.500 € 22.000 € 37.000 € 17.500 € 240.000 € 240.000

De scenario’s leiden voor de gemeenten tot de volgende kortingen op hun bijdragen: Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard Heiloo Hollands Kroon Schagen Texel Totaal

Huidige bijdrage € 1.344.563 € 177.858 € 217.302 € 337.014 € 539.833 € 145.281 € 297.118 € 286.837 € 82.713 € 3.428.519

3% € 40.337 € 5.336 € 6.519 € 10.110 € 16.195 € 4.358 € 8.914 € 8.605 € 2.481 € 102.856

5% € 67.228 € 8.893 € 10.865 € 16.851 € 26.992 € 7.264 € 14.856 € 14.342 € 4.136 € 171.426

7% € 94.119 € 12.450 € 15.211 € 23.591 € 37.788 € 10.170 € 20.798 € 20.079 € 5.790 € 239.996

3. WAAR LIGT RUIMTE VOOR BEZUINIGINGEN? De wettelijke kerntaak, het bewaren en beschikbaar stellen van archief en informatie, vraagt onder meer om: • Een fysiek depot voor het bewaren van papier, dat voldoet aan de wettelijke eisen op het gebied van klimaatbeheersing en veiligheid; • Een studiezaal voor het raadplegen van deze stukken; • Een gecertificeerde elektronisch ‘depot’ als bewaarplaats voor digitale archieven; • Een digitale omgeving om deze informatie raadpleegbaar te maken. Op de kosten hiervoor valt dus ook nauwelijks te bezuinigen. Aangezien de huisvestingskosten al 30% van de totale begroting betreffen, zouden deze in mindering gebracht moeten worden op de bezuinigingsopdracht. Dan zien de percentages en bedragen er als volgt uit: 3% = € 72.000 5% = € 120.000 7% = € 168.000 Ook op de personele kosten (55% van de begroting) kan vrijwel niet bezuinigd worden. Gedwongen ontslagen leiden tot frictiekosten, gaan al snel ten koste van de wettelijke taken en leiden tot

2

verdwijnen van archivistische vakkennis en specifieke wettelijke kennis die ook voor de gemeenten belangrijk is (zoals Archiefwet en AVG). Huisvesting en personele kosten maken samen ongeveer 85% uit van de begroting. Dat betekent dat bezuinigingen van 3-7% (€ 103.000 – € 240.000) behaald moeten worden op slechts 15% (€ 546.000) van de begroting. Terwijl een deel van die 15% ook nog voor wettelijke taken bestemd is.

4. UITWERKING MOGELIJKE BEZUINIGINGSPOSTEN 4.1 Bezuinigen op energielasten De klimaatinstallatie van het depot van het Regionaal Archief wordt vernieuwd. Er is besloten om tegelijk te investeren in een zuiniger en meer klimaat neutrale installatie (‘van het gas af’). Een groot aantal zonnepanelen wordt geïnstalleerd. Dit levert een bezuiniging op de energielasten op van circa € 49.000. Scenario: Mogelijke bezuiniging: Gevolg: Geen

3% € 49.000

5% € 49.000

7% € 49.000

4.2 Verhoging van de eigen inkomsten De laatste jaren blijken de eigen inkomsten iets hoger dan begroot. Dit betekent dat deze inkomsten structureel hoger begroot kunnen worden, wat een besparing op de gemeentelijke bijdrage oplevert. Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: € 22.000 € 22.000 € 22.000 Gevolg: Er is een groter risico op tekorten indien inkomsten lager uitvallen dan begroot. 4.3 Bezuinigen op digitaliseren (budget € 54.000 pj.) Het Regionaal Archief stelt via internet onder meer archiefstukken, foto’s en landkaarten, genealogische bronnen en kranten digitaal beschikbaar. De informatie is daarmee 24 uur per dag beschikbaar voor iedereen, overal ter wereld. Voor ambtenaren van de aangesloten gemeenten scheelt het veel werk en tijd als er op verzoek een dossier gescand wordt. De gescande dossiers blijven in de toekomst digitaal opvraagbaar. Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: € 21.000 € 32.000 € 54.000 Gevolg: Ambtenaren en publiek zullen dossiers ter plekke en op papier kunnen inzien, en veel minder digitaal en op afstand. Daarnaast ontstaan achterstanden in de digitalisering. 4.4 Vermindering inhuur derden Een aanzienlijk deel van het budget voor inhuur derden is gereserveerd voor Personeelszaken en Financiën, die uit efficiencyoverwegingen belegd zijn bij GGD Hollands Noorden.

Daarnaast wordt dit budget aangewend voor het inhuren van personeel bij ziekte en/of tijdelijke vervulling van taken, of inhuur van externe specifieke expertise. Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: € 11.000 € 16.000 € 16.000 Gevolg: Geen innovatie en geen vervanging bij ziekte, dat gevolgen kan hebben voor de dienstverlening richting de gemeenten. Eveneens leidt het tot achterstanden in archivering. Er is dus beperkte ruimte om op dit budget te bezuinigen.

3

4.5 Bezuinigingen op openingstijden studiezaal Op dit moment is het Regionaal Archief 4 dagen per week geopend van 9.00 tot 17.00 uur. De reden is dat het archief wettelijk verplicht is om burgers inzage te geven in de archieven, waarbij deskundige hulp noodzakelijk is om de vraag van de bezoeker te beantwoorden. Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: €0 € 15.000 € 22.500 Gevolg: Beperking van de dienstverlening voor het publiek en gemeenten. Toelichting: Sluiting van studiezaal levert relatief weinig besparing op, ongeveer € 7.500 per dag per jaar. 4.6 Bezuiniging op educatie Educatie is belangrijk omdat hiermee bewustzijn gekweekt wordt over de rol en het belang van (des-)informatie in onze democratie. In 2023 kregen ruim 900 leerlingen uit het primair en middelbaar onderwijs een rondleiding door de archiefdepots en voerden zij opdrachten uit. Daarnaast heeft het Regionaal Archief een ‘digitaal leslokaal’ waarmee in het middelbaar onderwijs thema's uit het landelijk vastgestelde curriculum geïllustreerd worden met lokale bronnen. Ook wordt het digitale leslokaal gebruikt voor het schrijven van profielwerkstukken. Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: €0 € 11.000 € 22.000 Gevolg: Minder bewustwording onder de jongeren van de rol van (des-) informatie in het maatschappelijk debat, en minder kennis van lokale historie onder jongeren.

Toelichting: Beëindigen van een van de twee taken levert max. € 11.000 besparing op (excl. frictiekosten). 4.7 Dienstverlening aan de gemeenten Door de bij het Regionaal Archief beschikbare kennis en infrastructuur worden de dienstverlening n efficiënter en goedkoper uitgevoerd (bijvoorbeeld het digitaal afhandelen van inzage in bouwvergunningen en/of bouwtekeningen). Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: €0 € 26.000 € 37.000 Gevolg: Voor de aangesloten gemeenten leidt deze bezuiniging juist tot hogere kosten, aangezien deze taken dan door de gemeente zelf moeten worden uitgevoerd of ingekocht. 4.8 Wettelijke taken Het Regionaal Archief voert namens de gemeenten de wettelijke taken uit, zoals omschreven in de Archiefwet. Bij een bezuinigingsopdracht van 7% zal ook hier gezocht moeten worden naar mogelijkheden voor besparingen, waardoor het Regionaal Archief en daarmee de aangesloten gemeenten niet meer aan wettelijke vereisten kunnen voldoen. Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: €0 €0 € 17.500 Gevolg: Bezuinigingen op de wettelijke taken zullen een directe negatieve invloed kunnen hebben op de kwaliteit van de informatievoorziening van de gemeenten.

4

5. CONCLUSIE Het Regionaal Archief is nu al een zeer efficiënt ingerichte organisatie, die grotendeels wettelijke taken uitvoert. Daarbij heeft het vanwege de strenge wettelijke eisen hoge kosten voor huisvesting. Bezuinigingen op een kleine organisatie als het Regionaal Archief hebben daarbij al snel invloed op de uitvoering van de wettelijke taken en de dienstverlening aan het publiek en de gemeenten. Het scenario van 3% is te overkomen en leidt voornamelijk tot extra risico’s in de bedrijfsvoering en vermindering van dienstverlening. Een opdracht van 5% leidt tot kwalitatieve ingrepen in de wettelijke taken, terwijl een opdracht van 7% voor een organisatie als het Regionaal Archief bijzonder ingrijpend is. De laatste twee scenario’s zullen ook gevolgen hebben voor de dienstverlening aan de aangesloten gemeenten en voor de kwaliteit van de gemeentelijke informatievoorziening, waarop het Regionaal Archief een wettelijke toezichthoudende en adviserende taak vervult. Uit de cijfers blijkt ook dat door de relatief kleine begroting de opbrengsten van de bezuinigingsopdracht per gemeente beperkt zijn, terwijl de gevolgen voor de dienstverlening en de bedrijfsvoering van het Regionaal Archief zeer groot zijn, zeker gezien de kleine ruimte waar de bezuinigingen ten laste van zullen komen.

Het algemeen bestuur van het Regionaal Archief is dan ook van mening dat het zeker niet verstandig is te kiezen voor een scenario hoger dan 3% omdat dit leidt tot grote gevolgen die niet opwegen tegen de relatief kleine opbrengst voor de deelnemende gemeenten.

5