is 231017 Opdrachtbrief accountant controle jaarrekening 2023 gemeente Bergen NH.pdf

Aan de raad van Gemeente Bergen t.a.v. Mevr. J. Pijnenborg, griffier Postbus 175 1860 AD BERGEN NH

Haarlem, 15 oktober 2023 Reg.nr. : 102877/215/474/1896 Betreft : Opdrachtbrief controle jaarrekening 2023 gemeente Bergen NH

Geachte raad, Met de Overeenkomst voor het leveren van accountantsdiensten tussen de gemeente Bergen en ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. van 1 februari 2022 heeft de gemeente Bergen ons benoemd tot accountant van de gemeente voor de boekjaren 2022 tot en met 2024 op basis van de door ons uitgebrachte offerte van 6 oktober 2021 met kenmerk 1007869/215/459/3673 (met de mogelijkheid tot verlenging met 3 boekjaren). Wij willen de controleopdracht over het boekjaar 2023 door middel van deze brief vastleggen. Op grond van artikel 160 lid 1 onder b van de gemeentewet is uw college belast met de uitvoering van besluiten van de raad. Over de inhoud en de wijze van uitvoering van deze opdracht verwijzen wij u naar onze offerte van 6 oktober 2021 en de overeenkomst van 1 februari 2022. De afspraken zoals vastgelegd in de genoemde offerte zijn overeenkomstig van toepassing, tenzij in deze brief anders vermeld. Opdracht jaarrekeningcontrole 2023 Wij zullen fungeren als externe accountant van de gemeente Bergen met het doel te onderzoeken of de jaarrekening 2023 het door de wet vereiste inzicht geeft.

De jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2023 en de programmarekening over 2023 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen, waaronder de SiSa-Verantwoordingsbijlage en de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van de jaarrekening 2023 wordt een (verplichte) rechtmatigheidstoelichting opgenomen in de jaarrekening (‘rechtmatigheidsverantwoording’). Door de nieuwe wetgeving wijzigen de rollen en verantwoordelijkheden van de raad, het college en de accountant. Uw college verantwoordt zich over de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af bij de gehele jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidstoelichting van uw college. Het college doet een uitspraak over de rechtmatigheid en baseert zich hiervoor hoofdzakelijk op de (verbijzonderde) interne controles (VIC). De VIC voert interne controles uit en rapporteert daarover. Wij zullen een oordeel geven of de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft en dat betekent concreet dat wij de aanpak van de VIC en de uitgevoerde

ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. is een onderdeel van IPA-ACON Holding B.V. Henk Schijvenaarstraat 1 | Postbus 6222 |2001 HE HAARLEM | 023 – 531 95 39 | info@ipa-acon.nl | www.ipa-acon.nl KvK nr. 34081093 | Rabobank IBAN NL58 RABO 0350 087 725

interne controles zullen moeten toetsen en de bevindingen zullen bespreken. Het eerste jaar is zowel voor uw gemeente, als ook voor ons nieuw; wij zullen daarom dit eerste jaar nadrukkelijk meekijken naar de opzet van de (formele) kaders en de wijze van rapporteren over de rechtmatigheid. Controleverklaring De uitslag van onze controlewerkzaamheden zullen wij weergeven in een controleverklaring. In deze controleverklaring geven wij weer of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten, alsmede van de grootte en samenstelling van het vermogen, in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Voorts geeft onze controleverklaring weer of de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot de specifieke uitkeringen (SiSa, art 17 Financiële Verhoudingswet) rechtmatig tot stand zijn gekomen. Tevens beoordelen wij of het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig wettelijke bepalingen is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is, een en ander zoals bedoeld in artikel 213, lid 3 Gemeentewet. Wij willen er de aandacht op vestigen dat het college verantwoordelijk is voor het opstellen van de jaarrekening en het geven van een toereikende toelichting (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording).

Het is belangrijk dat het college zorg draagt voor een toereikende administratieve vastlegging en maatregelen van interne beheersing, de keuze en toepassing van grondslagen voor waardering en resultaatbepaling en het bewaken van de activa van de organisatie. Het college ziet erop toe dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht, met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt. Reeds bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden zullen tevens op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking moeten worden gebracht. Wij zullen tevens in verband hiermee deze rechten en verplichtingen door het college in het kader van de jaarrekeningcontrole schriftelijk laten bevestigen. Verantwoordelijkheid van de accountant Wij zullen onze controle uitvoeren in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Deze standaarden vereisen dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften.

Voorts zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

2

Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening. Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden, maar hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeente. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het college gemaakte schattingen alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij willen er de aandacht op vestigen dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere beperkingen die inherent zijn aan een controle, gevoegd bij de beperkingen die inherent zijn aan elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden een afwijking van materieel belang onontdekt blijft. Wij merken op dat wij bij onze controle de goedkeuringstoleranties voor fouten en/of onzekerheden hanteren, zoals die conform artikel 2 lid 7 BADO door uw gemeenteraad zijn vastgesteld.

In dit kader zullen wij indien wij van oordeel zijn dat uiteindelijk niet wordt voldaan aan de verplichting van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (Wnt) c.q. art. 28 lid e BBV (informatie leveren zoals bedoeld in artikel 4.1 en 4.2 van deze wet) wij dit relevant bedrag, conform de regelgeving van onze beroepsorganisatie, in ons getrouwheidsoordeel, moeten meenemen. Onafhankelijkheid Nederlands recht vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Het betekent dat op een aantal vormen van overige dienstverlening aanvullende voorwaarden van toepassing zijn en dat voor sommige soorten van overige dienstverlening beperkingen gelden. Wij zullen in voorkomende gevallen deze voorwaarden en/of eventuele beperkingen met u bespreken.

Verantwoordelijkheid van de gemeente Door middel van het ondertekenen van deze opdrachtbevestiging erkent en begrijpt u dat de raad en uw college verantwoordelijkheid dragen voor: • het opmaken van de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidstoelichting) die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); • een zodanige interne beheersing die het college noodzakelijk acht, om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken, zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten; en voorts voor het aan ons: • toegang verschaffen tot alle informatie die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals de vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden; • verstrekken van aanvullende informatie die wij kunnen vragen voor het doel van de controle; • onbeperkte toegang te verschaffen tot personen binnen de gemeente van wie wij vaststellen dat het noodzakelijk is om controle-informatie van te verkrijgen. Voorts zullen wij aan uw college vragen schriftelijk te bevestigen dat het van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, zowel afzonderlijk als in

3

totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze eventuele posten zal in de schriftelijke mededeling worden opgenomen of eraan worden gehecht. Wij hebben er alle vertrouwen in om te kunnen rekenen op volledige medewerking van uw personeel en vertrouwen erop dat men alle vastleggingen, documentatie en andere informatie die in het kader van de controle benodigd is beschikbaar zal stellen. Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij zowel raad (als toezichthouder) als bij het college van burgemeester en wethouders. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Onze controleopdracht richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Indien bij de uitvoering van de controleopdracht aanwijzingen van fraude worden verkregen, zullen wij, ongeacht de mogelijke omvang en aard van de vermoedelijke fraude, aanvullend onderzoek verrichten afgestemd op het vaststellen van de aard en omvang van de fraude in relatie tot de jaarrekening. Indien wij een aanwijzing voor - of een redelijk vermoeden van - fraude verkrijgen zullen wij hierover communiceren met het college en toezichthoudend orgaan, de gemeenteraad.

Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van materieel belang ten aanzien van de jaarrekening zullen wij tevens handelen conform artikel 26 lid 2 van de Wet Toezicht Accountantsorganisaties. In het kader van de Nederlandse Standaard 240, 'De verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten' zullen wij het bestuur van de gemeente vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: a. het bestuur van de gemeente erkent zijn verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude; b. het bestuur van de gemeente heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het management van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude; c. het bestuur van de gemeente heeft aan ons zijn kennis verstrekt met betrekking tot fraude en vermoede fraude die op de entiteit van invloed zijn en waarbij betrokken zijn: • het management: • werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing; of • anderen in het geval dat de fraude een effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor de financiële overzichten; en d.

het bestuur van de gemeente heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de financiële overzichten van de entiteit van invloed zijn en waarvan zij kennis hebben verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers, toezichthouders of via anderen. Naleving specifieke wet- en regelgeving Een controleopdracht zal in het algemeen niet leiden tot ontdekking van alle overtredingen van wet- en regelgeving. Ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, zal leiden tot een overweging van de implicaties voor de integriteit van het management of de werknemers en het mogelijke effect op andere aspecten van onze controle. Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme

4

Ingevolge de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten alvorens wij de opdracht kunnen aanvaarden. Voorts zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt, voor zover die wordt gesignaleerd in het kader van onze normale werkzaamheden, te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer.

Rapportage Wij zullen over de uitkomsten van onze werkzaamheden aan u rapporteren in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. Onze controleverklaring is bestemd om aan de gemeenteraad te worden overgelegd bij de opgemaakte jaarrekening en te worden opgenomen in de openbaar te maken stukken. U verstrekt ons daartoe concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag eerst openbaar worden gemaakt na schriftelijke toestemming onzerzijds. Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van de jaarrekening. Dit geldt ook voor publicatie op internet, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag waarin onze naam wordt genoemd, alsmede ten aanzien van het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen dient u ons tijdig een concept van het document te verstrekken voordat het wordt verspreid. Het verslag van bevindingen is bestemd voor de raad en het college en zal betrekking hebben op de hoofdlijnen van de bevindingen uit ons onderzoek waarvan kennisneming door de raad c.q. het college door ons noodzakelijk wordt geacht.

Daarnaast zullen wij een brief (managementletter) met bevindingen en aanbevelingen samenstellen, gericht aan het college, waarin wij de eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen in de administratieve organisatie van uw gemeente, met name van de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen, aangeven. In dit kader verwijzen wij u verder naar de afspraken zoals vastgelegd in onze offerte. Inzage in ons dossier door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken gecreëerd, ontwikkeld of uitgevoerd door ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. als onderdeel van onze controle zijn ons eigendom. Wij kunnen verplicht worden om aan derden, bijvoorbeeld toezichthouders en FIOD-ECD, op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften informatie te verschaffen of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen wij door derden verzocht worden informatie te verstrekken of inzage in onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Op grond van geheimhoudingsregels zijn wij in sommige gevallen verplicht uw schriftelijke toestemming voor inzage te verkrijgen.

Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, zullen wij hierover zo spoedig mogelijk contact met u opnemen over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan en om uw toestemming te vragen voor zover noodzakelijk. Ook de belastingdienst kan in het kader van het bovenstaande voor een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken om informatie te verstrekken of inzage in onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Een dergelijk verzoek zal altijd in eerste instantie aan u en/of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar worden gemaakt door de controlemedewerker van de belastingdienst. Wij zijn van mening dat het algemeen belang er mee gediend is dat de belastingdienst bij

5

belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de controle van jaarrekeningen. Wij zullen u vragen om uw instemming schriftelijk aan ons kenbaar te maken. In dat kader zullen wij bij een verzoek van de belastingdienst zo spoedig mogelijk contact met u opnemen. Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden, dan zullen wij op grond van onze gedragsregels nagaan waarom u uw instemming niet geeft.

Controlebudget 2023 en prijsindexatie Ons controlebudget voor de jaarrekening 2023 is gebaseerd op een verwachte tijdsbesteding van ons controleteam, inclusief te maken kosten. Het overeengekomen controlebudget voor de te verrichten werkzaamheden in het kader van de jaarrekening 2023 zal na de interim- en jaarrekeningcontrole in rekening worden gebracht. Het controlebudget voor de jaarrekening 2023 van de gemeente Bergen bedraagt in totaal € 28.950 exclusief BTW en exclusief de prijsindexatie over 20231 . Wij zullen de indexatie achteraf toepassen, op basis van de CBS dienstprijzenindex 6920A Financiële audits en advisering door accountants. De betalingstermijn bedraagt 30 dagen. SiSa 2023 In de afgelopen jaren zijn er veel nieuwe SiSa-regelingen opgenomen. De hiermee samenhangende controlewerkzaamheden zijn destijds niet in de offerte accountantscontrole gemeente Bergen inbegrepen. Als indicatie voor 2023 gaan wij vooralsnog uit van het budget van vorig jaar (2022) van € 2.750 exclusief BTW (exclusief prijsindexatie). Dit bedrag is in het hiervoor genoemde controlebudget inbegrepen. Op dit moment is nog niet geheel duidelijk of er opnieuw regelingen voor uw gemeente bijkomen. Geldigheidsduur en algemene voorwaarden Deze opdrachtbevestiging zal van kracht blijven totdat de opdracht wordt beëindigd, gewijzigd of vervangen door een andersoortige opdracht.

Op deze opdracht zijn voorts onze Algemene Voorwaarden van toepassing, waarvan u reeds een exemplaar heeft ontvangen. Elektronische communicatie Tijdens de uitvoering van de opdracht zullen wij door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die opdrachtgever lijdt ten gevolge van gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaronder - maar niet beperkt tot - schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld van ons als 1 In het controlebudget 2023 is inbegrepen € 1.200 voor aanvullende (verplichte) werkzaamheden inzake frauderisico’s en

continuïteit, alsmede een bedrag voor aanvullende werkzaamheden voor de SiSa 2023 van € 2.750.

6

opdrachtnemer. De data-uittreksels uit de computersystemen van ons leveren dwingend bewijs op van (de inhoud van) de door opdrachtnemer verstuurde elektronische communicatie tot het moment dat tegenbewijs is geleverd door u als opdrachtgever. Dienstverlening Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers en het voorkomen van RSI en overige beroepsziektes of -aandoeningen. Wij verzoeken u dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten. Klachtenregeling Ons kantoor kent een klachtenregeling. Indien u hierover informatie wenst, kunt u zich wenden tot het bestuur of de compliance officer, bereikbaar via het secretariaat. Ten slotte Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Als u zich in deze brief kunt vinden, verzoeken wij u, ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van hetgeen wij overeenkwamen, deze brief voorzien van uw handtekening te retourneren.

Voor akkoord getekend namens: ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.

Gemeente Bergen,

mr. drs. J.C. Olij RA

Naam:………………………………

Functie:…………………………….

7