IS 2021-07-12 Informatiebrief Regietafel Gemeenschappelijke Regelingen aan de raden in NHN.pdf

Aan In afschrift aan

de raden van de 18 gemeenten in Noord-Holland Noord de colleges van de 18 gemeenten in Noord-Holland Noord

Datum

12 juli 2021

Onderwerp

Werkzaamheden Regietafel inzake uitvoering besluit Informatievoorziening gemeenschappelijke regelingen

Geachte raadsleden,

In deze brief wordt de stand van zaken weergegeven over de uitvoering van het besluit informatievoorziening door de Regietafel Gemeenschappelijke Regelingen in Noord-Holland Noord, aangevuld met de hiermee samenhangende activiteiten gericht op het vergroten van grip en begrip tussen gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. In de bijlage vindt u een puntsgewijs overzicht. De Regietafel heeft met de producten die zijn opgeleverd een bijdrage kunnen leveren aan het meer systematisch en gestructureerd werken binnen de Gemeenschappelijke Regelingen. Jaarlijks wordt vastgesteld of er voor het komende jaar actiepunten/aandachtspunten zijn waar de Regietafel een bijdrage kan leveren aan de uitvoering van het Besluit en een verbeterde wisselwerking tussen GR-en en gemeenten. In deze brief is de agenda opgenomen voor 2021-2022. Hierbij vragen we de raad of zij suggesties hebben voor onderwerpen die kunnen worden opgepakt door de Regietafel. U wordt in deze brief achtereenvolgens geïnformeerd over •

De aanleiding voor het instellen van de Regietafel

•

Producten Regietafel

•

Vooruitblik 2021-2022

•

Ondersteuning Regietafel

Aanleiding Regietafel De 18 gemeenteraden in Noord-Holland Noord hebben in 2017/2018 het besluit genomen om de informatievoorziening betreffende GR-en te verbeteren. In 2018 is gestart met de Regietafel waar op NHN-schaal de gemeenten en GR-en overleggen om zorg te dragen voor de uitvoering van het besluit, de communicatie en de verdere werkafspraken die hiervoor nodig zijn. De Regietafel wordt gevormd door deelnemers uit en namens de regio’s Alkmaar, de Noordkop en Westfriesland. De tafel bestaat uit drie burgemeesters, drie griffiers, drie gemeentesecretarissen en drie directeuren van gemeenschappelijke organisaties (een overzicht van de deelnemers is opgenomen aan het einde van deze brief).

Producten Regietafel De focus van de Regietafel in 2020 was het stroomlijnen en vereenvoudigen van de P&C cyclus, het zorg dragen voor heldere afspraken over de indexatiecijfers en het komen tot een gemeenschappelijk referentiekader voor de besturing van gemeenschappelijke regelingen. De Regietafel de volgende producten opgeleverd: • •

Spoorboekje Financiële stukken t.b.v. het synchroniseren van de processen kadernota – begroting, jaarrekening. Format Kadernota 2020 t.b.v. uniformiteit, versterking van het sturen op inhoudelijke kaders, met focus op nieuw beleid, en zorgen dragen voor een beperkte omvang.

•

FUGR 2018 (Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen, een herziening van 2012) opdat door alle GR-en dezelfde indexatie wordt gehanteerd en op dezelfde wijze eventuele verschillen worden vereffend.

•

Format Begroting en Jaarrekening 2020 t.b.v. meer uniformiteit en een beperktere omvang.

•

Brochure Governance Noord-Holland Noord om te zorgen voor een gemeenschappelijk referentiekader van alle betrokkenen, dat breed wordt gedeeld en waarnaar wordt gehandeld.

Hiermee is uitvoering gegeven aan het meest ingrijpende voorstel uit het besluit Informatievoorziening, nl. het procedurevoorstel zienswijze kadernota. Doel was om te zorgen voor een optimale aansluiting van het kadernota proces en het begrotingsproces, zodanig dat de zienswijzen op de kadernota beschikbaar zijn voordat de conceptbegroting wordt opgesteld. Hiertoe is met alle betrokkenen een zogenaamd “spoorboekje” ontwikkeld dat als raamwerk dient voor de planning van zowel de raadsvergaderingen in alle gemeenten als alle AB-vergaderingen. Het werken met de FUGR is dit jaar, na twee jaar hiermee te hebben gewerkt, door de controllers van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen geëvalueerd. Conclusie is dat men tevreden is met de huidige FUGR, met name

omdat deze duidelijkheid en uniformiteit geeft, en daarmee ook rust. Vooruitblik 2021-2022 De regietafel gaat het komend jaar verder met de uitvoering van het besluit Informatievoorziening. Daarnaast schenkt de regietafel aandacht aan nieuwe ontwikkelingen die alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen raken, zoals de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Aandachtspunten voor 2021-2022 zijn: •

Optimaliseren proces Kadernota en Begroting (borging van wat is bereikt en verdere uitvoering Besluit Informatievoorziening),

•

Versterken betrokkenheid en grip van raden (meerjarige beleidsplannen, bestuursrapportages, evaluaties van GRen) Versterken transparantie (publicatie agenda’s AB-vergaderingen; live-streamen AB-vergaderingen, waarin ook inmiddels zijn gezet door bijvoorbeeld de GGD; implementeren uitgangspunten voor werkbezoeken)

• •

Aandachtspunten bij de versterking van de aansturing van GR’n zijn ook het voorzitterschap van gemeenschappelijke regelingen (burgemeester, extern), het instellen van een auditcommissie (zoals bij de Veiligheidsregio) en de hoogte van de algemene reserve van gemeenschappelijke regelingen.

• •

Afstemming waar nodig bij wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Informeren nieuwe bestuurders en raadsleden na verkiezingen 2022 o Opleidingstraject nieuwe raadsleden (er is al voorzien in uitgebreid introductieprogramma waar behalve de GR’n zelf ook Regietafel een rol in kan spelen) o Nieuwe uitgave brochure o Stimuleren dat GR’n hun meerjarenprogramma’s laten volgen op de nieuwe collegeprogramma’s 2022/2023.

•

Kennisontwikkeling governance bestuurders, ambtenaren, GR’n, deelnemers.

Ondersteuning Regietafel Om deze rol te kunnen vervullen verzoeken wij de Raden in Noord-Holland Noord de Regietafel een vervolgopdracht te geven en een bedrag beschikbaar te stellen ter ondersteuning van de Regietafel bij de uitvoering van de werkzaamheden, van € 750,00 euro per gemeente per jaar voor 2020 en 2021.

Hoogachtend,

M. van Kampen Voorzitter Regietafel Noord-Holland Noord Burgemeester Schagen

Regietafel Noord-Holland Noord Quinten Foppe Astrid Huisman Marjan van Kampen Toon Mans Edward John Paulina Marit de Porto Afra Reus Robert Reus Ron Suanet Krishna Taneja Ronald Vennik Eduard van Zuijlen Henriëtte van den Heuvel

Directeur RUD Noord-Holland Noord Gemeentesecretaris Stede Broec Burgemeester Schagen (voorzitter) Burgemeester Castricum Directeur GGD Hollands Noorden Griffier Texel Griffier Medemblik Gemeentesecretaris Den Helder Gemeentesecretaris Castricum Directeur Veiligheidsregio Noord-Holland Noord Griffier Langedijk Burgemeester Enkhuizen Secretaris Regietafel