is 12-01-2023 Bijlage 4 bij brief College WOO verzoek Slotkwartier.pdf

Bijlage bij brief d.d. 12 januari 2023 inzake WOO-verzoek en verzoek om medewerking van de 7 in het Slotkwartier werkzame Stichtingen aan de beeldvormende avond ter informatie van de gemeenteraad over de voortgang van de ontwikkeling van dit gebied en de invulling van de activiteiten en gemeentelijke panden. Inleiding Op 8 februari 2022 heeft de gemeenteraad naar aanleiding van een motie vreemd aan de orde van de vergadering ingediend door GroenLinks, Kies Lokaal, Gemeentebelangen Bergen en Behoorlijk Bestuur Bergen besloten de ontwikkelingen in he Slotkwartier tijdelijk ‘on hold’ te zetten en een beeldvormende informatieavond voor de leden van de gemeenteraad te organiseren. Deze beeldvormende avond heeft tot doel de raadsleden volledig te informeren over alle ontwikkelingen in het Slotkwartier vanaf 1 januari 2018 tot heden en met name over de voortgang van de plannen, de financiële implicaties en de selectie van kandidaten voor de exploitatie van de gemeentelijke panden. Voorbereiding Beeldvormende avond Slotkwartier. Op 06-01-2023 heeft wethouder Briët in overleg met de Stichting Hafre Productions aangekondigd op 2 februari a.s. een raadsinformatie-avond te organiseren over het Slotkwartier.

Op 09-01-2023 hebben de 7 in het Slotkwartier werkzame Stichtingen (Kapberg, Slotkapel 2x, Historisch Egmond 2x, Stichting Hafre Productions, Stichting Wunderkammer) besloten een actieve bijdrage te willen leveren aan deze beeldvormende raadsinformatie-avond. Van gemeentewege (projectleider Slotkwartier) is toegezegd dat deze ruimte bestaat en dat de Stichtingen in de gelegenheid zullen worden gesteld hun plannen en visie op historie en ontwikkelingen te presenteren en toe te lichten. Ook hebben de 7 Stichtingen besloten een WOO-verzoek in te dienen bij de gemeente Bergen. Om volledig geïnformeerd te zijn ten tijde van de Beeldvormende Informatieavond, is het van groot belang dat zowel de Stichtingen als de raadsleden alle gemeentelijke informatie kunnen raadplegen die betrekking heeft op deze ontwikkelingen en beschikbaar is. WOO-verzoek aan het college van B&W van de gemeente Bergen Ter voorbereiding van een beeldvormende avond inzake de ontwikkeling in het Slotkwartier verzoeken de 7 in het Slotkwartier werkzame Stichtingen de gemeente Bergen de onderliggende documenten, verslagen, plannen, begrotingen, afspraken en toezeggingen betrekking hebbende op de publiekruimtelijke, privaatrechtelijke en financiële ontwikkelingen in het Slotkwartier vanaf 1 januari 2018 tot heden aan hen zo spoedig mogelijk beschikbaar te stellen.

Deze documenten zijn tevens van belang voor de raad ter uitoefening van de controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende taak van de raad én om een compleet beeld te krijgen van historie en ontwikkelingen voor zowel raadsleden als betrokken Stichtingen. Met behulp van deze documenten beschikken zowel stichtingen als raad over dezelfde informatie. De gewenste documenten zijn: Algemeen Inzage in alle verslagen van gesprekken tussen: Wethouders, ex-wethouders, interim wethouders, de raadsinitiatiefgroep, raads- en commissieleden, gebiedsregisseur, ambtelijke ondersteuning, waaronder (verkoop-) overeenkomsten, etc. vanaf 1 januari 2018.

1

Bijlage bij brief d.d. 12 januari 2023 inzake WOO-verzoek en verzoek om medewerking van de 7 in het Slotkwartier werkzame Stichtingen aan de beeldvormende avond ter informatie van de gemeenteraad over de voortgang van de ontwikkeling van dit gebied en de invulling van de activiteiten en gemeentelijke panden. Dit betreft ook de communicatie per telefoon, e-mailverkeer, verkeer per reguliere post en sms- en whatsapp-verkeer. Opdrachtverstrekking aan BOEI en afspraken over bevoegdheden en werkzaamheden. Verslagen van voortgangsgesprekken met de partijen die zitting hebben / gaan nemen in de gewenste overkoepelende stichting. (Kapberg, Slotkapel 2x, Historisch Egmond 2x, Stichting Hafre Productions, Stichting Wunderkammer) Dit betreft zowel die met het collectief als die van afzonderlijke gesprekken. Dit betreft verslagen van gesprekken met BOEI, desbetreffende (ex-, interim) wethouders, ambtelijke ondersteuning, gebiedsregisseur, etc. Dit betreft ook de communicatie per telefoon, e-mailverkeer, verkeer per reguliere post en sms en whatsapp verkeer. De kwartaalsrapportages die toegezegd zijn aan de raad. De desbetreffende stukken voor de gemeenteraadsvergaderingen, commissievergaderingen en informatieavonden aangaande het Slotkwartier. Gespreksverslagen van overleggen met potentiële gebruikers / stichtingen en inwoners / omwonenden.

Gespreksverslagen en correspondentie met de bewoners van Hofstede Vredevelt het hoekpand Weg naar de oude Veert / Slotweg vanaf 1 januari 2018. Dit betreft de communicatie tussen de desbetreffende wethouders, ambtelijke ondersteuning, gebiedsregisseur, Boei, etc per e-mail, telefoon, sms en whatsapp en reguliere post. Documenten betreffende verbouwing Huys Egmont (Stichting Historisch Egmond): De bouwplannen, De begroting / geraamde kosten van de verbouwing De opdracht aan de aannemer De uitgevoerde werkzaamheden (is er sprake geweest van meerwerk?) De eindafrekening van de verbouwing Verklaring van de overschrijding van de kosten. Exploitatieplan Verslagen omtrent de afspraken betreffende het gebruik van het gerenoveerde pand. Dit betreft de communicatie tussen de desbetreffende wethouders, ambtelijke ondersteuning, gebiedsregisseur, Boei, etc per e-mail, telefoon, sms en whatsapp en reguliere post. Woonhuis Slotweg 44 Gespreksverslagen met de erven over wat er onder de verkoop valt en wat niet. Overdrachtsakte, Verkoopakte, Kadastrale inschrijving en inmeting. Huidige en toekomstige bestemming Slotweg 44. Gespreksverslagen met toekomstige gebruikers. Dit betreft de communicatie tussen de desbetreffende wethouders, ambtelijke ondersteuning, gebiedsregisseur, Boei, etc. per email, telefoon, sms en whatsapp en reguliere post.

Documenten die zien op anterieure overeenkomsten of andere bindende afspraken tussen toekomstige gebruiker en gemeente (als die er zijn).

2

Bijlage bij brief d.d. 12 januari 2023 inzake WOO-verzoek en verzoek om medewerking van de 7 in het Slotkwartier werkzame Stichtingen aan de beeldvormende avond ter informatie van de gemeenteraad over de voortgang van de ontwikkeling van dit gebied en de invulling van de activiteiten en gemeentelijke panden. Begroting verbouwing Slotweg 44 Opdracht aan aannemer, werkplanning inclusief datum oplevering. Stand van zaken verbouwing. Dreigen er meerkosten te ontstaan? Voor wie zijn de eventuele meerkosten? Toekomstig exploitatieplan Slotweg 44. De creatieve horecaondernemers De set met informatie- en inschrijvingsdocumenten die verstrekt is aan de belangstellende creatieve horecaondernemers die middels een inschrijving gereageerd hebben op de oproep in de media zowel als die middels een inschrijving op eventuele uitnodiging hebben gereageerd. Documenten betreffende de voortgang van de wervingsprocedure creatieve horecaondernemers. Gegevens omtrent het aantal aanmeldingen, serieuze gegadigden, eventueel geselecteerden. De inschrijvingen en exploitatieplannen van de gegadigden. De ingediende plannen van huidige gebruikers zoals dat van de Stichting Wunderkammer en het na overleg met alle Stichtingen door Hafre Productions aangepaste plan. De inschrijvingsvoorwaarden, de selectiecriteria en afspraken met gegadigden over hoe en wanneer met hun plannen in de publiciteit te treden.

Verslag van de bijeenkomsten waarin plannen gepresenteerd zijn door de gegadigden (Pizza Bakker Arend Voet, Brouwerij Egmond/Sancti Adalberti en de Stichting Hafre Productions. Hoeve Overslot (Slotweg 42) Gespreksverslagen en correspondentie met de gebruikers / huurders van Hoeve Overslot (Slotweg 42) vanaf 1 januari 2018. Dit betreft de communicatie tussen de desbetreffende wethouders, ambtelijke ondersteuning, gebiedsregisseur, Boei, etc. per e-mail, telefoon, sms en whatsapp en reguliere post. Dit ziet op overleggen met zowel Stichting Wunderkammer als met Stichting Hafre Productions afzonderlijk als gezamenlijk. De ingediende exploitatieplannen van Stichting Wunderkammer en van Stichting Hafre Productions vanaf 2018 tot heden. De zeven stichtingen en de creatieve horeca-ondernemers Opdracht van de interim-wethouders om te komen tot de presentatie van de afzonderlijke plannen/het advies van zowel de zeven stichtingen als de creatieve horecaondernemers, Pizza Bakker Arend Voet als Brouwerij Sancti Adalberti teneinde een oplossing te vinden voor de ontwikkeling van een sterk Slotkwartier. Verslagen van de bijeenkomsten dit aangaande en de correspondentie hierover. Dit betreft de communicatie tussen de desbetreffende wethouders, ambtelijke ondersteuning, gebiedsregisseur, Boei, etc. per e-mail, telefoon, sms en whatsapp en reguliere post.

Tenslotte: Het vigerende bestemmingsplan waar het Slotkwartier in valt.

3

Bijlage bij brief d.d. 12 januari 2023 inzake WOO-verzoek en verzoek om medewerking van de 7 in het Slotkwartier werkzame Stichtingen aan de beeldvormende avond ter informatie van de gemeenteraad over de voortgang van de ontwikkeling van dit gebied en de invulling van de activiteiten en gemeentelijke panden. Voornemens van de bestemmingswijzigingen in het gebied omsloten door: Weg naar de Oude Veert, Julianaweg, Schoolstraat, Slotweg inclusief Kapberg en de huisjes aansluitend, Slotkapel, Slotfundamenten en het zg. Landje van Bankoe. Een maatschappelijke kosten en batenanalyse van het gebied. Het tot nu toe gevoerde inspraakbeleid en de overwegingen om de inspraak vorm te geven zoals die is gehanteerd. Verzoek aan de griffie: Ter voorbereiding van de beeldvormende raadsinformatie-avond én om een compleet beeld te krijgen van historie en ontwikkelingen voor zowel raadsleden als betrokken Stichtingen wordt de raadsgriffie van de gemeente Bergen verzocht -voor zover op deze korte termijn beschikbaar- tijdig ter voorbereiding van de beeldvormende informatieavond schriftelijke ter inzage te leggen de onderliggende documenten, verslagen, plannen, begrotingen, afspraken en toezeggingen betrekking hebbende op de publiekruimtelijke, privaatrechtelijke en financiële ontwikkelingen in het Slotkwartier vanaf 1 januari 2018 tot heden.

Voor zover niet tijdig beschikbaar wordt de raadsgriffie van gemeente Bergen verzocht per stuk aan te geven waarom deze documenten etc. niet (tijdig) beschikbaar kunnen worden gesteld en wanneer deze documenten dan wel voor de raadsleden en Stichtingen inzichtelijk zullen worden gemaakt.

4