is 10-01-2022 Raadsbrief 4 colleges inzake 'Samen Sterk'.pdf

Aan de leden van de gemeenteraden van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo

Gemeente

Documentsoort

Ons kenmerk: Zaaknummer:

... -

Uw brief van:

Inhoud

Voorvoegsel Soort_Doc Briefnummer Klanttype Klantcode Documentsoort

Uw kenmerk: Verzenddatum:

23 december 2020

Bijlage(n): Documentsoort1

1 Vertrouwelijkheid

Contactpersoon:

A. Fienieg

E-mail: AutoArch

-

Onderwerp: Samen Sterk

Geachte gemeenteraden, De vier colleges hebben onlangs de plannen van aanpak van het programma Samen Sterk besproken in een gezamenlijke collegebijeenkomst. Wij als colleges willen meer focus aanbrengen en hebben besloten te prioriteren. Tijdens de BUCH Raadsinformatieavond op 26 januari kunt u in gesprek met de gezamenlijke fracties over uw wensen, rol en prioriteiten om de BUCH-samenwerking te verbeteren en samen sterker te worden. In deze brief informeren wij u over de voortgang van het programma Samen Sterk. Proces tot nu toe De BUCH-samenwerking is na ruim drie jaar geëvalueerd. Dit heeft geresulteerd in het rapport van het adviesbureau Berenschot “BUCH-gemeenten samen in zee” en de Benchmark formatie en kosten. In het rapport staan zeven aanbevelingen gericht op de voortgang van de samenwerking. Wij hebben besloten dat we samen willen werken aan een sterkere werkorganisatie. Na het vaststellen van het rapport hebben de gemeentesecretarissen en de algemeen directeur, aan de hand van onze input, afgelopen zomer een concept bestuursopdracht uitgewerkt. Om de resultaten van de bestuursopdracht op een goede wijze te bereiken, is het programma Samen Sterk gestart. In het programmaplan Samen Sterk, dat u in september heeft ontvangen, is een eerste ordening aangebracht in het programma. Op 29 september jl.

wisselde u hierover tijdens de BUCH Raadsinformatieavond met elkaar van gedachten. Toen is een aantal onderwerpen benoemd om met elkaar een vervolg aan te geven. Dit heeft u in een samenvatting van deze avond terug kunnen lezen. In november informeerden wij u over de stand van zaken per programmaonderdeel. Alle onderdelen van het programma zijn nu volgens afspraak omgezet in een plan van aanpak, inclusief tijdsplanning en een raming van de benodigde capaciteit en middelen. Gezamenlijke collegebijeenkomst Wij hebben in een gezamenlijke bijeenkomst met de vier colleges op 7 december kennisgenomen van de plannen van aanpak die opgesteld zijn voor de onderdelen Visie op dienstverlening, Richt je op organisatieontwikkeling, Bewaak een goede rolinvulling, Communicatiestrategie en Winst bij het optimaliseren van de ICT. Het plan van aanpak voor de dienstverleningsovereenkomst hebben wij vastgesteld. Een eerste conceptversie van een nieuwe dienstverleningsovereenkomst is inmiddels gereed en is op dezelfde bijeenkomst beeldvormend besproken. De overeenkomst wordt nu verder uitgewerkt zodat deze, conform eerder besluit, nog binnen deze collegeperiode kan worden vastgesteld.

Prioritering binnen het programma Uit de plannen bleek dat voor het behalen van de resultaten zoals opgenomen in het programmaplan, binnen het tijdspad dat in de opdracht is meegegeven, een grote inspanning geleverd moet worden in capaciteit en middelen. Op basis daarvan is besloten te prioriteren. De focus komt te liggen op de dienstverleningsovereenkomsten, de praktische onderdelen van de organisatieontwikkeling, het lopende project Optimalisatie ICT en de onderlinge samenhang. De gemeentesecretarissen en algemeen directeur hebben de opdracht om deze wijziging nu concreet uit te werken. BUCH brede Raadsinformatieavond Op 26 januari komt u bij elkaar op de BUCH-brede raadsinformatieavond. Deze bijeenkomst is een herkansing van de bijeenkomst van 24 november, waarvan het fysieke deel, wegens strengere coronamaatregelen niet doorging. Op deze bijeenkomst volgt een inhoudelijke presentatie van de vorderingen van het programma. Ook wordt u uitgenodigd met elkaar het gesprek over de BUCH van 29 september voort te zetten. U kunt aangeven hoe uw raad de prioriteiten ziet voor het verbeteren van de BUCH-samenwerking en wat uw gewenste rol hierbij is. Gespreksonderwerpen zijn de dienstverleningsovereenkomsten, organisatieontwikkeling, rolinvulling raden en gezamenlijkheid.

Huisvesting Wij hebben als colleges eerder besloten dat huisvesting buiten de scope van de opdracht valt van Samen Sterk en dat dit nu geen prioriteit heeft. In uw gesprek over de BUCH op 29 september, en in reacties van Castricum en Heiloo aan het BUCH-bestuur, heeft u aangegeven huisvesting een belangrijk onderwerp te vinden. Graag informeren wij u via deze nieuwsbrief over de uitkomsten van de bespreking in het BUCH-bestuur op 8 december jongstleden, waar wij als college mee hebben ingestemd. Het BUCH-bestuur heeft kennisgenomen van de stand van zaken, waaronder de ontwikkeling dat Uitgeest al een hub heeft en dat Heiloo in 2022 start met de businesscase voor het eerder genomen besluit over het gemeentehuis van Heiloo. Daarmee is de beweging van vier naar twee gemeentehuizen ingezet, waarvoor inspanningen zijn en worden verricht.

Het bestuur heeft daarnaast besloten:  De gemeente Castricum ruimte te geven om de politie in te huizen in het gemeentehuis;  Dat het eventueel herverdelen van werkplekken voor de Werkorganisatie BUCH over de vier gemeentehuizen door deze ontwikkelingen geen aanleiding geeft om de afspraken over het om-niet beschikbaar stellen van werkplekken in deze fase te wijzigen;  De uitvoering van de bestuursopdracht Huisvesting, met uitzondering van bovenstaande ontwikkelingen, verder uit te stellen in lijn met de besluiten van de colleges gekozen prioriteiten in het kader van Samen Sterk;  Bij het hervatten van de bestuursopdracht Huisvesting, als het gaat om de beweging van twee naar een gemeentehuizen, de op dat moment geldende situatie te beschouwen als het uitgangspunt voor het vervolg.

Tot slot Wij hopen u met deze brief voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd. Heeft u vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van deze brief, dan vernemen wij die graag. U kunt uw reactie bij de griffie kenbaar maken. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo

mr. M.N. (Martijn) Schroor Secretaris

L.Hj. (Lars) Voskuil burgemeester

De heer P. Schouten secretaris

De heer S. Nieuwland burgemeester

De heer G.A. Suanet QC secretaris

De heer drs. A. Mans burgemeester

Mevrouw F.H.W. de Jong secretaris

Mevrouw M. ten Bruggencate burgemeester