is 09-03-2022 Beantwoording SV CDA ICT DE BUCH.pdf

ALG 51

CDA Bergen NH Mevrouw Grooteman Postbus 175 1860 AD BERGEN Schriftelijke Vragen ICT BUCH O.00000143 uitgaand Domein Team Contactpersoon Telefoonnummer Bijlage(n)

: : : : :

Bestuur Control Patrick Schouten 06-55301756 -

Onderwerp

: Schriftelijke Vragen ICT BUCH

Ons kenmerk Zaaknummer Uw brief van Uw kenmerk Verzenddatum

: 22uit00713 : BB22.00115 : 23 februari 2022 : :

Geachte mevrouw Grooteman, Door de fractie van het CDA zijn op 23 februari 2022 vragen gesteld nadat u heeft kennisgenomen van het krantenartikel dat op 14 februari in het Noordhollands dagblad stond. Dit artikel ging over de ICT van de BUCH. Hieronder volgt de beantwoording van de door uw fractie gestelde vragen. 1. Is het bericht correct dat de BUCH-werkorganisatie € 487.000 heeft verloren aan een ICTproject? Antwoord: Het bedrag van € 487.000 is het totaal van de vordering die de werkorganisatie heeft opgenomen in de dagvaarding. Dit betreffen de bedragen die door de externe partijen, naar mening van BUCH ten onrechte, in rekening zijn gebracht. Zolang de zaak nog onder de rechter is, is er nog geen sprake van verlies. 2. Zo ja, is het correct dat het college pas op 16 februari melding aan de raad over deze uitspraak heeft gedaan? Antwoord: Het bestuur van de werkorganisatie is tijdens de bestuursvergaderingen continu vertrouwelijk geïnformeerd wanneer er sprake was van een ontwikkeling. Eerder hebben zij de colleges en raden op verschillende momenten geïnformeerd over de stand van zaken omtrent de juridische procedure tegen één van de medewerkers en twee externe partijen. Het klopt dat over de laatste uitspraak op 16 februari aan de colleges schriftelijk melding is gedaan. Deze informatie is ook naar uw raad gezonden.

bezoek: Jan Ligthartstraat 4 Alkmaar www.bergen-nh.nl

correspondentie: Postbus 175, 1860 AD Bergen info@bergen-nh.nl

Tel. (072) 888 00 00

3. Wat is de reden dat deze rechtszaak niet als risico in de financiële rapportage van 2021 van de gemeente Bergen dan wel de BUCH is opgenomen? Antwoord: Het betreft hier kosten die reeds gemaakt zijn en verantwoord en welke de BUCH terugvordert. Omdat gedurende de looptijd van de rechtszaken het niet zeker is dat deze gelden terug komen, zijn deze niet opgenomen in de financiële rapportage. 4. Wat is de reden dat er betalingen zijn verricht zonder duidelijk controle van de procesverantwoordelijke en de financiële afdeling? Antwoord: Het proces van factuurcontrole is zo ingericht dat sprake is van een controle van levering (kredietbeheerder) en controle voor budget (budgethouder) door twee verschillende personen (4-ogenprincipe). Dit proces is ook in onderhavige casus gevolgd. Inhoudelijk kunnen we hier, in verband met de nog lopende zaak, inhoudelijk verder niet op reageren. 5. En welke maatregelen zijn er inmiddels getroffen om deze controle te verbeteren? Antwoord: Zoals eerder aangegeven bij vraag 4 is het proces toereikend ingericht. In de afgelopen periode zijn bewustwordingssessies gehouden wat de rol van kredietbeheerder en budgethouder inhoudt. Bovendien is de budgethoudersregeling geactualiseerd waarbij de verantwoordelijkheden meer beschreven zijn. Als er een onherroepelijke uitspraak van de rechter ligt, zullen wij bezien of het proces aangepast moet worden. 6.

Is inmiddels de prestatiecontrole geïncorporeerd in het betalingsproces? Of te wel werd en wordt het 4- of 6 ogen principe toegepast bij het beoordelen van facturen voordat er tot betaling werd overgegaan? Antwoord: Zie antwoord bij vraag 4 en 5. 7. Welke organisatorische maatregelen zijn er door de BUCH-werkorganisatie genomen om dit voor de toekomst te voorkomen, zodat bij een volgend incident met een leverancier men wederom zonder bewijs bij de rechter staat? Antwoord: Zie antwoord op vraag 4 -6 voor het proces. Het is aan de rechter om het bewijs te beoordelen. Lopende de procedures wordt vanzelfsprekend al zorgvuldig bekeken welke lessen er voor de toekomst te leren zijn en waar de processen moeten worden bijgesteld om herhaling te voorkomen. De uitkomsten van de rechtszaken worden hier te zijner tijd bij betrokken.

2

8. Waarom is na het onderzoek door Hoffmann bedrijfsrecherche, waarin werd vastgesteld dat er geen bewijs is voor fraude door de ambtenaar, toch aangifte tegen de ambtenaar gedaan? Antwoord: De aangifte is nog in behandeling bij de officier van justitie, waardoor wij hier op dit moment niet inhoudelijk op in kunnen gaan. 9. Wanneer kan de raad een evaluatie tegemoet zien van het ICT-project het 5e huis? Antwoord: De werkorganisatie BUCH werkt sinds de afronding van het 5e huis op een platform, waarbij zij blijvend aandacht hebben voor het optimaliseren en up to date houden van onze ICT processen. 10. Hoe organiseert de procesverantwoordelijke en het management van de BUCH dat zij overzicht heeft op alle lopende ICT-projecten? Antwoord: Via de reguliere P&C-cyclus en project- en portfoliomanagement. Dit vormt ook onderdeel van het programma Samen Sterk. 11. Welke financiële gevolgen heeft deze uitspraak voor de bijdrage voor Bergen? Antwoord: De kosten zijn reeds verantwoord in voorgaande jaren. Mocht de uitspraak van de rechter zijn dat de externe partijen moeten terugbetalen, dan wordt dit verrekend met de gemeenten op basis van de reguliere verdeelsleutel. 12.

Is de berichtgeving in de media dat de BUCH-organisatie een Europese aanbesteding wilde ontwijken correct? Antwoord: Werkorganisatie BUCH houdt zich aan de geldende wet- en regelgeving en handelt conform het geldende Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daartoe behoren vanzelfsprekend ook de (Europese) aanbestedingsregels. 13. Heeft de BUCH-werkorganisatie de uitvoerende opdrachtnemer(s) opdracht gegeven de facturen te wijzigen om niet te hoeven voldoen aan de aanbestedingsregels? Antwoord: Nee, zie ons antwoord op vraag 12. 14. Welke rechtszaken lopen er nu of wil de BUCH nog gaan voeren in het kader van deze casus? Antwoord: Er lopen nu nog twee civielrechtelijke procedures: Werkorganisatie BUCH tegen twee externe partijen. Deze vordering berust op het vermoeden van fraude met (spook)facturen. De rechtbank heeft op 10 november 2021 in eerste instantie de vorderingen afgewezen. Vorige week heeft u een brief ontvangen van het

3

bestuur van Werkorganisatie BUCH met een link naar de uitspraak van de rechtbank. In deze brief staat ook dat de Werkorganisatie BUCH in hoger beroep is gegaan. Eén externe partij tegen Werkorganisatie BUCH. In deze zaak vordert de externe partij de betaling van facturen. Werkorganisatie BUCH heeft de betaling van een aantal facturen, gelet op de andere lopende rechtszaak, opgeschort. De rechter heeft de zaak, in overleg met partijen, aangehouden totdat er uitspraak is gedaan in bovenstaande zaak. 15. Is het juist dat de 4 gemeenten ICT-technisch nog niet volledig zijn geïntegreerd en indien dit het geval is hoeveel tijd en geld gaat dit nog kosten? Antwoord: Sinds de afronding van het 5e huis wordt gewerkt op één platform. Werkorganisatie BUCH werkt blijvend aan het verbeteren en up to date houden van de ICT infrastructuur. 16. Kan het college inzicht bieden of er eventueel andere risico’s zijn op het gebied van ICT binnen nu en 6 maanden? Antwoord: Er zijn natuurlijk altijd risico’s/dreigingen op ICT-gebied, zo kunnen zich altijd storingen voordoen of een dreiging op de informatieveiligheid. Indien deze groot zijn worden bestuur en de colleges geïnformeerd. Een voorbeeld is de recente landelijke dreiging onder de naam log4j, die door de BUCH adequaat is aangepakt. 17.

Is het mogelijk dat het college in verband met de actualiteit van het onderwerp de vragen voor de raadsvergadering van 8 maart a.s. heeft beantwoord? Antwoord: Ja. Tot slot Hebt u nog vragen? Neemt u dan contact op met Patrick Schouten, concerncontroller, via telefoonnummer 06-55301756. Wilt u bij correspondentie het kenmerk 22uit00713 vermelden? Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders van Bergen,

mr. M.N. (Martijn) Schroor secretaris 1

L.Hj. (Lars) Voskuil burgemeester

4