C8 Nieuwsbrief-van-het-college-11-september-2024.pdf

Nieuwsbrief van het college

Nieuwsbrief 11 september 2024 Evaluatie groenbeleid In de bijlage vindt u de evaluatie van het groenbeleidsplan gemeente Bergen 2021-2031. In het groenbeleidsplan staat bij de uitgangspunten dat alle ambities en doelstellingen elke twee jaar worden geëvalueerd. Indien nodig worden deze in het beleidsplan bijgesteld. Bijlage Evaluatie groenbeleid Bergen 9 september 2024.docx

Verslag KPI's Informatiebeheer 2024 / archieftoezicht U wordt geïnformeerd over het verslag van de toezichthouders en de stand van zaken rondom het informatiebeheer. Voor de horizontale verantwoording en het interbestuurlijk toezicht wordt jaarlijks bekeken hoe de stand van zaken van het informatiebeheer van de vier gemeenten en de Werkorganisatie BUCH is. Dit gebeurt in samenwerking met de archivaris(sen) van het Regionaal Archief Alkmaar en het Noord-Hollands Archief Haarlem en resulteert in het ‘voortgangsverslag Informatiebeheer’ (archief KPI’s). Dit jaar worden het Voortgangsverslag KPI’s Informatiebeheer 2024 BUCH-gemeenten en Werkorganisatie en de beoordelingsbrief van het Interbestuurlijk Toezicht ter kennisneming aangeboden. Het voortgangsverslag informatiebeheer 2024 gaat ook naar de provincie. Op grond van artikel 4 van de ‘Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar’ (RHCA) houdt de directeur-archivaris van het RHCA toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeenten Bergen (NH), Castricum en Heiloo. Dit houdt in dat de archivaris jaarlijks (conform de gemeentelijke archiefverordeningen) verslag doet aan het college van B&W over het gedane toezicht, dat door de archiefinspectie van het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) wordt uitgevoerd.

De directeur van het Noord-Hollands Archief (NHA) houdt als archivaris van de gemeente Uitgeest toezicht op de niet-overgebrachte archieven. Het aangeboden (inspectie) verslag is namens de twee archivarissen. In verband met de praktische uitvoerbaarheid en op basis van de vigerende bevoegdhedenregelingen van de BUCH wordt in één keer verslag [1] uitgebracht dat van toepassing is op alle BUCH-gemeenten en de Werkorganisatie BUCH. Dit verslag wordt daarom gestuurd naar het bestuur van de Werkorganisatie BUCH. [1] In het verslag worden de namen zoals Werkorganisatie BUCH en BUCH-organisatie gebruikt. In principe staan deze namen synoniem voor de organisatie als geheel, dus ook voor de BUCH-gemeenten. Sommige delen uit het verslag richten zich specifiek op een individuele gemeente omdat de situatie uniek is en niet of minder van toepassing is op andere gemeenten. Het algemene beeld dat uit het voortgangsverslag naar voren komt is dat de BUCH-gemeenten en de Werkorganisatie BUCH in voldoende mate aan wettelijke eisen voldoen. Ten opzichte van vorig jaar boekt de organisatie vooruitgang. De managementsamenvatting met daarin de inmiddels bekende stoplichtbolletjes geeft hiervoor een indicatie. De inspectie geeft o.a.

de volgende aanbevelingen: De grootste zorgen van de archiefinspectie of belangrijkste aanbevelingen / actiepunten naar de Werkorganisatie toe bij de huidige stand van zaken en ontwikkelingen zijn: [KPI 4] “Implementeer spoedig een kwaliteitssysteem voor de nieuwe digitale beheeromgeving.” en “Zorg dat kwaliteitszorg op structurele wijze plaatsvindt en goed wordt belegd in de organisatie.” [KPI 5] “Zet concrete stappen om tot een compleet en actueel overzicht van alle archiefwaardige informatie, geordend per werkproces en informatiesysteem te komen.” [KPI 5] “Geef spoedig uitvoering aan opschoning van netwerkschijven en besteed aandacht aan het gebruik ervan.” [KPI 5] “Stel in overleg met de archiefdiensten een bewaarstrategie op zodat het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden door de tijd heen kan worden gewaarborgd.” Een aantal andere belangrijke aanbevelingen/ actiepunten van de inspectie zijn: [KPI 6] “Ontwikkel een hotspotmonitor. Maar hiervoor afspraken binnen het Strategisch Informatie Overleg (SIO).” [KPI 4] “Zorg dat kwaliteitszorg op structurele wijze plaatsvindt en goed wordt belegd in de organisatie.” Voor alle aanbevelingen verwijzen wij u naar het voortgangsverslag. Ad. KPI 4 en 5. Er zijn acties gestart met volop aandacht voor de kwaliteitszorg.

Dat geldt voor kwaliteitscontroles binnen het zaaksysteem (Decos JZD), waarin een fors deel van de gemeentelijke informatie is opgeslagen. en voor de kwaliteitszorg van de informatie die in de nieuwe taakapplicatie Rx.Mission. Voorts voert de organisatie kwaliteitscontroles uit in processen waarin, in het kader van de Wet Open Overheid, actief te publiceren documenten ontstaan. Zodoende ontstaat er een werkbare methode om deze controles te integreren met specifieke informatiebeheeraspecten. Naar de laatste inzichten wordt ook gekeken hoe de kwaliteitszorg uit te voeren is met behulp van het DUTO-raamwerk. Het DUTO-raamwerk is een lijst van kwaliteitseisen voor de DUurzame TOegankelijkheid van overheidsinformatie. De organisatie heeft zich aangemeld bij de DUTO-koplopersgroep van het Nationaal Archief. Het DUTO-raamwerk gaat ook als leidraad dienen voor de bewaarstrategie. Ook laat de organisatie een analyse uitvoeren door een externe partij om meer inzicht te krijgen op de informatie die op netwerkschijven staat. De criteria die nodig zijn om met de uitkomsten van dit onderzoek aan de slag te gaan zijn reeds geformuleerd. Ad. KPI 4 en 6. Hotspots zijn gebeurtenissen of ontwikkelingen die een grote impact hebben op de relatie tussen de overheid en inwoners en inwoners onderling. De informatie over deze hotspots moet bewaard blijven.

De organisatie hanteert de criteria voor uitzondering van vernietiging zoals deze in de selectielijst genoemd zijn (paragraaf 1.3). Om de kwaliteitszorg te waarborgen worden extra stappen gezet om de implementatie van het zaaksysteem (Join) te laten slagen. Hiervoor is toewijding van de hele organisatie nodig. Nieuwe trainingen voor de medewerkers hoe om te gaan met Join worden voorbereid. Dit in samenhang met een onderzoek naar de inrichting en gebruik van Join door een externe partij (Doxis). De resultaten uit dit onderzoek bepalen op welke wijze Join als zaaksysteem ingezet zal blijven worden. Bijlagen - Aanbiedingsbrief archivarissen/ inspectie RHCA en NHA - Voortgangsverslag Informatiebeheer 2024 - Beoordelingsbrief Provincie Noord-Holland - Benchmark (met toelichting) RAA - Brief aan provincie ihkv IBT

Ontwikkeling Parkhotel/Pension Erica in Bergen Centrum Vanuit het Rijk krijgt iedere gemeente halfjaarlijks een taakstelling opgelegd voor de huisvesting van statushouders. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de huisvesting van de statushouders in hun gemeente en de integratie in de samenleving. In de gemeente Bergen zijn we op zoek naar woonruimte voor ‘gekoppelde’ statushouders, zoals we dat ook zijn voor andere doelgroepen als alleenstaande minderjarige vluchtelingen (amv’s). Op het moment dat asielzoekers een verblijfsvergunning krijgen, worden zij statushouders (of vergunninghouders) en onderdeel van onze maatschappij. Dat betekent dat ze hier wonen, werken, naar school gaan en een sociaal leven opbouwen. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) koppelt deze vergunninghouders aan gemeenten. De gemeente Bergen is op zoek naar passende locaties voor deze gekoppelde statushouders. Een van de locaties waar intern onderzoek naar wordt gedaan is het Parkhotel/Pension Erica in Bergen Centrum. De gemeente en de eigenaar van het Parkhotel zijn op dit moment met elkaar in gesprek over de mogelijkheden voor het gebruik van het Parkhotel als doorstroomlocatie voor statushouders. Een doorstroomlocatie is een locatie waarin statushouders, dus mensen met een verblijfsvergunning, tijdelijk verblijven totdat er een reguliere woning voor ze beschikbaar is.

Statushouders verblijven nu vaak lang in een asielzoekerscentrum, omdat er krapte is op de woningmarkt. Zolang het Parkhotel/Pension Erica niet anders wordt gebruikt, kan de locatie verhuurd worden aan de gemeente. Ook wordt onderzocht of het hotel voor maatschappelijke doeleinden kan worden gebruikt. Met de eventuele heringebruikname van deze zichtlocatie in het centrum van Bergen zullen de planken voor de ramen verdwijnen, wat ten goede komt aan de uitstraling van het centrum van Bergen. Als het plan voor deze locatie duidelijke contouren krijgt, gaan we uiteraard in gesprek met omwonenden en ondernemers over deze ontwikkeling.

Afhandeling motie subsidieregeling parkeervergunningen maatschappelijke organisaties gemeente Bergen In 2022 heeft uw raad een motie aangenomen om geld vrij te maken voor organisaties die zijn gevestigd in het gebied met betaald parkeren. Inmiddels is gebleken dat deze motie niet uit te voeren is. Ons college heeft daarom besloten de motie niet uit te voeren. Aanleiding In 2022 zijn we begonnen met digitale parkeervergunningen, die worden geregeld door de Coöperatie Parkeerservice (CPS). Uw raad heeft in zijn vergadering van 7 juli 2022 via een motie (Motie 11.1; Maatschappelijke organisaties kosten parkeervergunning(en)) geld vrijgemaakt voor organisaties en stichtingen die gevestigd zijn in een betaald parkeergebied en die een maatschappelijk doel nastreven. Zij konden een bijdrage krijgen voor de aanschaf van parkeervergunningen vanuit het beschikbaar gestelde budget. Hoewel de motie in eerste instantie uitvoerbaar leek, is bij de verdere uitwerking van de motie gebleken dat deze niet uitvoerbaar is. De motie is juridisch strijdig met het gelijkheidsbeginsel. Het toekennen van subsidies aan een specifieke groep organisaties zonder objectieve rechtvaardiging, zoals voorgesteld in de motie, is in strijd met dit beginsel.

Het onderscheid dat gemaakt zou worden tussen maatschappelijke organisaties en andere belanghebbenden in het betaald parkeergebied, kan niet voldoende juridisch worden onderbouwd. Daarom heeft ons college besloten de motie niet uit te voeren en informeert u nu over dit besluit

Deze e-mail is verstuurd aan {{email}}. Als u geen nieuwsbrief meer wilt ontvangen, kunt u zich hier afmelden. U kunt ook uw gegevens inzien en wijzigen. Voor een goede ontvangst voegt u webredactie@debuch.nl toe aan uw adresboek.