bij 6 03-02-2022 PvA Overdracht wegen HHNK.pdf

Plan van aanpak Onderzoek overdracht dijkwegen gemeente Bergen

Auteur

Hans Bout / Monique Klaver-Blankendaal Registratienummer

19.2078145 (HHNK) Registratienummer (Bergen) Datum

1 mei 2020 Versie

2.0 Status

Concept Afdeling

Waterveiligheid & Wegen - HHNK / Beheer Openbare Ruimte - Bergen

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier PvA Onderzoek overdracht dijkwegen gemeente Bergen

Naam

Vrijgegeven door projectleiders

Hans Bout Monique Klaver-Blankendaal

Geaccepteerd door bestuurlijke opdrachtgevers

Rob Veenman Erik Bekkering

Geaccepteerd door interne opdrachtgevers

Gerard de Groot Rienk van der Meer

Datum

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier PvA Onderzoek overdracht dijkwegen gemeente Bergen

Inhoudsopgave 1. Inleiding.......................................................................................................................4 2. Doelstelling...................................................................................................................4 3. Beschrijving werkzaamheden........................................................................................4

3.1 Initiatiefase........................................................................................................................................................5 3.2 Definitiefase......................................................................................................................................................5 3.3 Ontwerpfase......................................................................................................................................................5 3.4 Besluitvormingsfase..........................................................................................................................................5 3.5 Implementatiefase............................................................................................................................................6 4. Afbakening van het project...........................................................................................6 5. Randvoorwaarden.........................................................................................................7 6. Organisatie...................................................................................................................7

6.1 Projectgroep......................................................................................................................................................7 6.2 Stuurgroep.........................................................................................................................................................8 7. Overige betrokkenen.....................................................................................................8 8. Projectcommunicatie....................................................................................................9 9. Planning.....................................................................................................................10 10. Financiën..................................................................................................................10 11. Informatie................................................................................................................10 Bijlage 1: Kaart over te dragen wegen............................................................................11

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Plan van Aanpak Overdracht dijkwegen gemeente Bergen

Pagina

4

Datum

Registratienummer

8-8-2019

19.2078145

1. Inleiding Het hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNK) heeft circa 1.300 km wegen in beheer, zowel binnen als buiten de bebouwde kom. Deze wegen maken onderdeel uit van een netwerk waarin ook wegen liggen die in beheer zijn van diverse gemeenten in het beheersgebied van het hoogheemraadschap. Door deze versnipperde beheersituatie is het voor de gebruikers en omwonenden niet altijd duidelijk van wie een weg is en waar een klacht of vraag ingediend moet worden. Ook komt het voor dat een gemeente haar mobiliteitsbeleid of ruimtelijke plannen niet optimaal kan uitvoeren omdat niet alle betreffende wegen in haar beheer zijn. Tevens heeft het hoogheemraadschap de wens zich te richten op haar kerntaken en verantwoordelijkheden op het gebied van waterveiligheid, schoon water en wateroverlast. Daarom wil HHNK waar mogelijk het wegbeheer overdragen aan de betrokken gemeenten. In de gemeente Bergen beheert het hoogheemraadschap circa 6 km aan (dijk)wegen. Het doel is te komen tot een eenduidige beheersituatie, zowel met het oog op helderheid voor de burger over de verantwoordelijkheid voor het wegenbeheer, als met het oog op een eenduidige en transparante financiering daarvan. Om die reden zijn HHNK en de gemeente Bergen al een ambtelijk onderzoek gestart voor mogelijke overdracht van het dijkwegbeheer van de betreffende wegen.

In dit plan wordt de voorgenomen aanpak beschreven om tot deze overdracht te komen.

2. Doelstelling Doel van dit project is de realisatie van de overdracht van de dijkwegen en al hetgeen daartoe behoort of onderdeel van uitmaakt, gelegen in de gemeente Bergen, met de bijbehorende afhandeling van de administratieve en financiële afspraken. Hier kan toe gekomen worden door een besluit van de gemeenteraad Bergen en het dagelijks bestuur van HHNK.

3. Beschrijving werkzaamheden De uit te voeren werkzaamheden zijn ondergebracht in 5 verschillende projectfasen, namelijk de Initiatiefase, Definitiefase, Ontwerpfase, Besluitfase en Implementatiefase. Elke fase start met een bijeenkomst van de projectgroep om de voorliggende werkzaamheden, de actualiteit van het plan van aanpak en de planning door te nemen. Soms wordt een fase afgerond met een bijeenkomst van de stuurgroep waarin de belangrijke project(tussen)resultaten vastgelegd worden. Tussentijds kan de projectgroep de stuurgroep ook bijeen roepen om belangrijke keuzes of beslissingen te nemen. De afsluitende bijeenkomst van de stuurgroep wordt voor de initiatiefase en ontwerpfase gebruikt als een 'go/no-go' moment voor het starten van de volgende fase. Op de volgende pagina staat puntsgewijs opgesomd welke werkzaamheden in de verschillende fasen voorzien zijn.

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Plan van Aanpak Overdracht dijkwegen gemeente Bergen

Pagina

5

Datum

Registratienummer

8-8-2019

19.2078145

3.1 Initiatiefase 1) Opstellen gezamenlijk plan van aanpak (hieronder liggend), waarin opgenomen een uitwerking van alle noodzakelijke werkzaamheden, overlegstructuur, projectcommunicatie en globale planning. 2) Vaststellen dat de gemeente en het hoogheemraadschap samen bereid zijn te onderzoeken onder welke voorwaarden het eigendom, beheer en onderhoud kan worden overgenomen., waarbij beide partijen streven naar een goed beheer en onderhoud van de wegen tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten. Besluitvorming stuurgroep (go/no-go Definitiefase)

3.2 Definitiefase 1) Op kaarten/tekeningen vastleggen van de over te dragen wegen en elementen 2) Vaststellen beheergrenzen/bepalen standaardprofiel over te dragen weg, conform de "Leidraad Overdracht Dijkwegbeheer", die gezamenlijk wordt gemaakt. 3) Kennisdeling vanuit HHNK, eventueel met gezamenlijke bijeenkomst(en) met wederzijdse beheerders voor uitleg / toelichting. a) Toelichting op visie/beleid beheer en onderhoud dijkwegen. b) Toelichting op beheersystemen assets. 4) Bepalen van de uitgangspunten voor de beoordeling van de staat van onderhoud op basis waarvan overdracht plaatsvindt. 5) Inventariseren en registreren van inspectie- en onderhoudsgegevens van de over te dragen wegen en wegelementen. Hierbij is het belangrijk dat de gemeente Bergen aangeeft welke gegevens minimaal noodzakelijk zijn voor een goede overdracht. Een visuele schouw kan ook deel uitmaken van deze inventarisatie. 6) Oude afspraken over beheer/eigendom en onderhoud van wegen en dijken (tussen Gemeente en HHNK) goed formaliseren. 7) Afspraken maken over uitvoering en financiering van eventuele externe onderzoeken, inventarisaties e.d. Aan het eind van de definitiefase is inzicht ontstaan in de kwantiteit en kwaliteit van het over te dragen wegenareaal in de gemeente Bergen.

3.3 Ontwerpfase 1) Inventariseren en berekenen kosten voor realisatie gewenste staat van onderhoud. 2) Afspraken maken over uitvoering of afkoop van realisatie gewenste staat van onderhoud. 3) Inventariseren samenhang dijkwegenoverdracht met andere projecten en/of processen HHNK in gemeente Bergen (bijvoorbeeld gemeentefonds, eigendommen, water) 4) De ontwerpfase sluit af met een businesscase: Opstellen en gezamenlijk vaststellen van een overzicht van de totale financiële consequenties van de overdracht voor partijen. Deze zal aan de beide besturen worden voorgelegd, de besluiten zullen bepalend zijn of de dijkwegen daadwerkelijk wel of niet worden overgedragen. Het eindproduct van de ontwerpfase is de businesscase. Besluitvorming stuurgroep (go/no-go Besluitvormingsfase)

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Plan van Aanpak Overdracht dijkwegen gemeente Bergen

Pagina

6

Datum

Registratienummer

8-8-2019

19.2078145

3.4 Besluitvormingsfase 1) Voorbereiden van het bestuurlijke besluit bij gemeente Bergen en Hoogheemraadschap. 2) Besluitvorming in D&H over overdracht van de wegen. 3) Besluitvorming in gemeenteraad Bergen over overdracht van de dijkwegen en mogelijk samenhangende projecten. De uitkomst van de besluitvorming in de besluitvormingsfase kan negatief zijn (geen akkoord op wegenoverdracht) of positief (wel een akkoord op wegenoverdracht). In het eerste geval stopt het project dijkwegenoverdracht gemeente Bergen. In het tweede geval krijgt het project een vervolg middels onderstaande Implementatiefase. Het eindpunt van de bestuurlijke besluitvorming is het ondertekenen van de "Overeenkomst inzake overdracht van diverse wegen en weggedeelten buiten de bebouwde kom aan de gemeente Bergen (art. 18a wegenwet)". De overeenkomst is tevens het startdocument voor de implementatiefase.

3.5 Implementatiefase Tijdens de implementatiefase zal een projectplan worden opgesteld waarin de volgende zaken worden opgenomen: 1) De planning van de vervolgstappen 2) Opstellen kadastrale perceelinformatie ten behoeve van de kadastrale en notariële overdracht. a) Verzoek om goedkeuring van Gedeputeerde Staten NH i.v.m. de wegenoverdracht. 3) Maken planning voor uitvoeren c.q. afkoop van noodzakelijk onderhoud en bepalen datum voor overdracht van beheer en onderhoud. 4) Maken afspraken over feitelijke overdracht van beheer- en onderhoudswerkzaamheden (gladheidsbestrijding, openbare verlichting, contracten met derden e.d.). 5) Overdragen van alle overeengekomen benodigde en aanwezige data 6) Andere werkzaamheden die voor een goede overdracht van belang zijn. Voor de uitvoering van de werkzaamheden in de Implementatiefase verschuift het zwaartepunt van het project vanaf HHNK naar de gemeente Bergen. Waar in de eerste vier fases het Hoogheemraadschap het initiatief neemt voor uitvoering van de werkzaamheden en planning van overleggen, neemt de gemeente Bergen dit initiatief bij de laatste fase van het project.

4. Afbakening van het project Het betreft de overdracht van alle dijkwegen en al hetgeen daartoe behoort of onderdeel daarvan uitmaakt gelegen in de gemeente Bergen, die momenteel in beheer zijn van HHNK. Deze dijkwegen zijn weergegeven op de kaart die is opgenomen in bijlage 1. Daarnaast willen beide partijen oude afspraken over beheer en onderhoud van wegen en kadastrale informatie van dijken en wegen in Bergen (oude gemeente Schoorl) goed formaliseren. De kadastrale overdracht van wegen in de oude gemeente Egmond vallen buiten dit project.

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Plan van Aanpak Overdracht dijkwegen gemeente Bergen

Pagina

7

Datum

Registratienummer

8-8-2019

19.2078145

5. Randvoorwaarden Als basis voor de overdracht gelden de uitgangspunten die genoemd zijn in de "Leidraad Overdracht Dijkwegbeheer" (momenteel in concept): 1) De overdracht omvat het eigendom, beheer en onderhoud van de dijkwegen en al hetgeen daartoe behoort of onderdeel daarvan uitmaakt, zoals verhardingen, bermen, fietspaden, voetpaden en trottoirs, duikers, bruggen, openbare verlichting (met inbegrip van ondergrondse bekabeling), wegmeubilair, beplantingen en (mogelijk) wegsloten, dit laatste met uitzondering van primaire waterlopen. Daarnaast blijft de waterkering, waarop de weg zich bevindt, in eigendom van HHNK. 2) De overdracht van beheer en onderhoud wordt – na bereikte overeenstemming en bestuurlijke besluitvorming - vastgelegd in een overeenkomst als bedoeld in artikel 18a van de Wegenwet, welke overeenkomst de goedkeuring behoeft van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland. 3) De weg op een waterkering wordt niet de volle eigendom overgedragen, maar wordt ten behoeve van de gemeente een recht van opstal gevestigd voor het hebben van een weg met toebehoren.

6. Organisatie Voor de uitvoering van het project is een projectgroep opgericht met ambtelijke vertegenwoordigers van HHNK en gemeente Bergen. Daarnaast is er, waar nodig, bestuurlijk overleg met de wethouder van Bergen en de portefeuillehouder van HHNK (stuurgroep)

6.1 Projectgroep In de projectgroep zitten (ambtelijke) medewerkers van alle partijen. De projectgroep komt bij elkaar om de voortgang en acties te bespreken. De leden van de projectgroep zijn verantwoordelijk voor gezamenlijke verdeling van de werkzaamheden, tijdig uitvoeren van acties, bijhouden van de planning en de interne informatie binnen de eigen organisatie 1. Ook het opstellen - en uitwerken van voorstellen voor de stuurgroep valt binnen de taken van de projectgroep. De projectgroep bestaat uit de volgende personen: Naam

Rol

Organisatie

Benodigde uren per jaar (Indicatief)2

Hans Bout

Projectleider

HHNK

Monique Klaver-Blankendaal

Projectleider

Gemeente Bergen

Elouise Ates

Project assistent

HHNK

Ton van Rhijn/ Harry Hofman

wegbeheerder

Gemeente Bergen

6.2 Stuurgroep Voor de monitoring van de werkzaamheden van de projectgroep, bewaking van de voortgang en het tussentijds bespreken van bestuurlijke vraagpunten stellen HHNK en de gemeente Bergen 1

Dit kan binnen de eigen organisatie in de vorm van een interne projectgroep. Dit betreft een indicatie van het aantal benodigde uren per jaar voor het uitvoeren van de projectgroep activiteiten. Daarnaast moet nog rekening gehouden worden met uren voor inhoudelijke uitwerking of interne afstemming. 2

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Plan van Aanpak Overdracht dijkwegen gemeente Bergen

Pagina

8

Datum

Registratienummer

8-8-2019

19.2078145

samen een stuurgroep in. De projectgroep rapporteert de stuurgroep over de voortgang van haar werkzaamheden. Tevens legt de projectgroep belangrijke keuzes en/of beslispunten voor aan de stuurgroep. In de stuurgroep zitten de volgende personen: Naam

Rol

Organisatie

Rob Veenman

Portefeuillehouder wegen

HHNK / bestuur

Erik Bekkering

Wethouder wegen

Gemeente Bergen/ bestuur

Hans Bout

Projectleider - secretaris

HHNK

Monique Klaver-Blankendaal

Projectleider

Gemeente Bergen

Gerard de Groot

Opdrachtgever

HHNK

Rienk van der Meer

Opdrachtgever

Gemeente Bergen

7. Overige betrokkenen Naast de projectgroep en de stuurgroep zijn bij dit wegenoverdracht project nog meer personen betrokken. Deze mensen worden op basis van hun werkveld en/of expertise op afroep bij het project betrokken. Op voorhand is een redelijke inschatting te maken van de verschillende benodigde expertises in dit project, maar onderstaande lijst is niet als uitputtend bedoeld. Wel is het zo dat de hieronder genoemde personen door de respectievelijke projectleiders geïnformeerd worden over hun gevraagde medewerking aan het project zodat zij reeds op de hoogte zijn. Naam

Rol

Organisatie

Bryony Meijer

Netwerkbeheerder

HHNK

Shane Kleyhorst

Communicatieadviseur

HHNK

Monique Kroon

Assetmanager veilige (vaar)wegen

HHNK

Jozina Olthof

Juridisch adviseur

HHNK

Sacha Baars

Grondzaken

HHNK

Richard van Diepen

Vergunningen

HHNK

Marcel Ursem

Financieel adviseur

HHNK

Kevin Mouthaan

Objectbeheerder wegen

HHNK

Rene Langedijk

Gebiedsbeheerders

HHNK

Joop Kreuk

Objectbeheerder groen

HHNK

Jörgen van Westrop

Objectbeheerder kunstwerken

HHNK

Rienk van der Meer

Procesregisseur Beheer Openbare Ruimte

Gemeente Bergen

Arlette Moerbeek

Juridisch adviseur vastgoed

Gemeente Bergen

Roel Stemerdink

Areaalbeheer data / gegevensbeheer

Gemeente Bergen

Maaike Jordens

Communicatieadviseur

Gemeente Bergen

Miranda Noordover

Financieel adviseur

Gemeente Bergen

8. Projectcommunicatie Communicatie is een verantwoordelijkheid die bij de projectgroep hoort. De projectgroep zorgt ervoor dat de doelstellingen van het project ondersteund worden met efficiënte communicatie. Hiertoe hanteert de projectgroep een communicatiestrategie die gebaseerd is op het factor C gedachtengoed, een beproefde communicatieaanpak in overheidsland. De factor Communicatie

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Plan van Aanpak Overdracht dijkwegen gemeente Bergen

Pagina

9

Datum

Registratienummer

8-8-2019

19.2078145

wordt daarmee geïntegreerd in de projectaanpak. Dit betekent dat er per projectfase gezamenlijk en ondersteund door een strategisch communicatieadviseur - een factor C sessie gehouden wordt waarin een krachtenveldanalyse (K1) wordt gemaakt, een gezamenlijke kernboodschap geformuleerd (K2) en een communicatiekalender (K3) wordt afgesproken. Bij het opstellen van de communicatiestrategie dient de projectgroep in ieder geval te denken aan de volgende aandachtspunten: 1) Zorg voor een goede gezamenlijke communicatie die bestaat uit: a) Overeenstemming over het krachtenveld en welk communicatiebeweging de stakeholders moeten maken (van hun huidige positie naar; "ervan weten", "meedenken", "meewerken" en/of "meebepalen"). b) Een gedeelde kernboodschap. c) Een gezamenlijk uit te voeren communicatiekalender. 2) Formuleer gezamenlijk een goede kernboodschap die duidelijk maakt waarom de overdracht van wegen een logische stap is en welke voordelen er voor de betrokken partijen aan zitten (eenduidig mobiliteitsbeleid, logisch aanspreekpunt burgers, beheer van alle wegen in één hand). 3) Sta stil bij de risico's van slechte communicatie, vooral wanneer niet of niet voldoende gecommuniceerd wordt met de ambtelijke en/of bestuurlijke achterban.

Bedenk een goede manier om de bestuurders die niet in de stuurgroep zitten toch betrokken en op de hoogte te houden en richt daar de communicatiekalender op in. 4) Kies goede natuurlijke communicatiemomenten die gekoppeld zijn aan de projectmijlpalen per fase. Kijk daarbij niet alleen naar communicatiemomenten uit het eigen project, maar ook naar voortgang en resultaat van andere overdrachtsprojecten met andere gemeenten (bijvoorbeeld Alkmaar of Hollands Kroon). 5) Voorkom dat te vroeg of te laat gecommuniceerd wordt over resultaat als nog niet alle besluitvorming is afgerond (er kan redelijk wat tijd zitten tussen de ambtelijke overeenstemming en een positieve uitkomst van de besturen). 6) Zorg ervoor dat interne communicatie voor externe communicatie plaatsvindt. Betrek (interne) medewerkers bij het proces en zorg voor voldoende draagvlak.

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Plan van Aanpak Overdracht dijkwegen gemeente Bergen

Pagina

10

Datum

Registratienummer

8-8-2019

19.2078145

9. Planning Het project is per Augustus 2019 van start gegaan met verkennende gesprekken. Daarna is het weer in maart 2020 hervat. Het streven is nu het traject inhoudelijk af te ronden voor december 2020 (t/m besluitvormingsfase ). 2021 kan gebruikt worden om alles te implementeren. Projectfase

Start

Gereed

1. Initiatiefase 2. Definitiefase 3. Ontwerpfase 4. Besluitvormingsfase 5. Implementatiefase

Augustus 2019 Maart 2020 Mei 2020 September 2020 Januari 2021

maart 2020 Mei 2020 September 2020 december 2020 Juli 2021

10. Financiën HHNK en gemeente Bergen dragen zelf de kosten van de eigen ambtelijke en bestuurlijke inzet. In principe worden de kosten van het leveren van de beschikbare data gedragen door het hoogheemraadschap. Mocht het tijdens het project noodzakelijk worden gevonden extra onderzoek te doen (zoals grondboringen, verhardingsonderzoek) dan maken HHNK en Bergen daar in alle redelijkheid afspraken over.

11. Informatie De data van beheergegevens worden van HHNK naar de gemeente Bergen overgedragen, alle data die aanwezig is kan geleverd worden. Gedurende het project zal er documentatie ingewonnen en geproduceerd worden. Tijdens het project zal alle projectdocumentatie opgeslagen en worden via de sharepointsite "Overdracht wegen Gemeente Bergen" van HHNK. HHNK verzorgt tevens de archivering van de projectdocumentatie in het documenten registratie systeem Corsa. Indien de gemeente Bergen interesse heeft in de projectdocumentatie kunnen daarover aanvullende afspraken gemaakt worden.

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Plan van Aanpak Overdracht dijkwegen gemeente Bergen

Pagina

11

Datum

Registratienummer

8-8-2019

19.2078145

Bijlage 1: Kaart over te dragen wegen