bij 4 02-06-2022 Verslag van bevindingen 2021 WO BUCH.pdf

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

Aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie BUCH T.a.v. mevr. E. Zandstra, algemeen directeur Middelweg 28 1911 EG UITGEEST

Haarlem, 31 maart 2022

Reg.nr. : Betreft :

1007869/215/459/5069 Verslag van bevindingen 2021 Werkorganisatie BUCH

Geacht bestuur, In het kader van onze algemene controleopdracht hebben wij de jaarstukken 2021 van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BUCH gecontroleerd. De jaarrekening 2021 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur van Werkorganisatie BUCH. Wij hebben bij de jaarrekening van Werkorganisatie BUCH zowel een goedkeurende verklaring inzake de getrouwheid, alsmede een goedkeurende verklaring over de rechtmatigheid afgegeven. De eindejaarscontrole is op een plezierige wijze en in constructieve samenwerking uitgevoerd. Wij hebben van de directie en medewerkers alle medewerking ontvangen. Wij hebben het concept verslag van bevindingen voorgelegd aan de algemeen directeur en de concerncontroller. Hun opmerkingen zijn zo nodig in deze rapportage verwerkt.

IPA-ACON ASSURANCE B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34081093, ING Bank IBAN NL69INGB0670760374.

Inhoud 1. 1.1 1.2 1.3 1.4

JAARREKENINGCONTROLE 2021 ........................................................................................... 1 Jaarrekeningtraject ..................................................................................................................... 1 COVID-19 en overige ontwikkelingen ......................................................................................... 1 Risicoanalyse inclusief aandachtspunten controle ..................................................................... 1 Controletoleranties...................................................................................................................... 2

2. UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE ..................................................... 3 2.1 Algemeen .................................................................................................................................... 3 2.2 Aanbevelingen IC en de VIC worden opgevolgd ........................................................................ 3 3. ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE BEHEERSING .......................................... 4 3.1 Algemeen .................................................................................................................................... 4 3.2 Samenvatting bevindingen interim-controle ............................................................................... 4 3.3 Proces salarissen toereikend ..................................................................................................... 5 3.4 Externe inhuur en aanbestedingen............................................................................................. 5 3.4.1 Fouten rechtmatigheid 2021 ............................................................................................... 6 3.4.2 Overige afwijkingen ............................................................................................................

6 3.4.3 Effect interne controle ........................................................................................................ 6 3.4.4 DAS-systeem ...................................................................................................................... 6 4. 4.1 4.2 4.3

JAARVERVERSLAGGEVING .................................................................................................... 7 Algemeen .................................................................................................................................... 7 Geen begrotingsonrechtmatigheid ............................................................................................. 7 Opmerkingen jaarverslaggeving 2021 ........................................................................................ 7

5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

JAARREKENING EN FINANCIELE ADMINISTRATIE .............................................................. 8 Bijdragen 2021............................................................................................................................ 8 Bewaking (balans)tussenrekeningen .......................................................................................... 8 Niet meer activeren van kosten software ................................................................................... 8 Materiële vaste activa ................................................................................................................. 9 BTW en koepelvrijstelling ........................................................................................................... 9 Stand van zaken bovenwettelijk verlof ....................................................................................... 9

6.

Wnt en publicatie ...................................................................................................................... 11

7.

AUTOMATISERING ................................................................................................................. 11

8.

OVERIGE ASPECTEN ............................................................................................................. 12

9. CONCLUSIE ............................................................................................................................. 14 9.1 Geconstateerde fouten en onzekerheden ................................................................................ 14 9.2 Controleverklaring..................................................................................................................... 14

1.

JAARREKENINGCONTROLE 2021

1.1

Jaarrekeningtraject

De accountantscontrole is in twee fasen uitgevoerd: een interim-controle in de maand oktober 2021 en de uitvoering van de eindejaarscontrole begin maart 2022. Conform uw planning is de eindejaarscontrole tijdig afgerond, waarmee ook het bestuurlijk proces van de jaarrekening 2021 binnen de door u gestelde termijnen kan worden gerealiseerd. 1.2

COVID-19 en overige ontwikkelingen

Zoals in het jaarverslag 2021 is verwoord staat ook het boekjaar 2021 van de Werkorganisatie BUCH nog in het teken van COVID-19 en heeft de pandemie voor de verschillende onderdelen van de Werkorganisatie BUCH een flinke impact gehad. Niet alleen de directe gevolgen van COVID-19 (ziekteverzuim en uitval van medewerkers, extra inzet vanwege COVID-19 maatregelen), maar ook de groei in taken en wensen vanuit de vier gemeenten heeft een belangrijke invloed op de personele inzet en capaciteit. Desondanks lezen wij in het bestuursverslag dat de Werkorganisatie BUCH in 2021 verdere stappen heeft gezet en dat uw bestuur de ambitie heeft het ‘Programmaplan Samen Sterk’ verder uit te voeren. In financiële zin heeft de Werkorganisatie BUCH in 2021 € 1,5 miljoen meer besteed dan geraamd en zijn de opbrengsten € 0,6 miljoen lager dan begroot. Het saldo van € 2,1 miljoen is nagenoeg gelijk aan de (niet begrote) COVID-19 kosten. Deze kosten worden op grond van de vigerende Bijdrageverordening Gemeenschappelijke Werkorganisatie BUCH (en de daarin opgenomen verdeelsleutel) in rekening gebracht bij de gemeenten. Uw bestuur heeft in de jaarstukken 2021 in paragraaf 3,4 ‘Paragraaf Corona’, de effecten van de coronacrisis voor de Werkorganisatie BUCH nader beschreven en gekwantificeerd.

In de controleverklaring 2021 bij de jaarrekening is daarom geen (onverplichte) toelichtende paragraaf meer opgenomen. 1.3

Risicoanalyse inclusief aandachtspunten controle

Bij aanvang van de interim-controle hebben wij een risico-inventarisatie uitgevoerd waarbij de belangrijkste risico’s waarmee de Werkorganisatie BUCH mee te maken heeft, zijn geïdentificeerd. Deze risicoanalyse is een belangrijk onderdeel van de accountantscontrole en maakt derhalve deel uit van ons pre-audit gesprek. De risicoanalyse richt zich op zowel de externe risico’s als de risico’s in de bedrijfsvoering. Wij hebben hierbij ook kennis genomen van de intern ingeschatte risico’s op de bedrijfsvoering zoals verwoord in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing in de jaarrekening 2021. Bij de inventarisatie is onze insteek primair gericht op de risico’s in de processen die leiden tot mutaties in de balans en de staat van baten en lasten. Wij hebben mede op basis van de begroting 2021, de 1e en 2e Voortgangsrapportage 2021 en de (concept) jaarcijfers 2021 de volgende risico-aandachtspunten voor de Werkorganisatie BUCH benoemd (en in onze controle betrokken): • voortgezette controle op de toepassing van de aanbestedingsregels; • stand van zaken rondom de financiële administratie en het financieel beheer; • status van de IT-omgeving en ontwikkelingen daarbij;

• de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (naar verwachting per 2022); • de opvolging van adviezen uit voorgaande managementletter(s). 1.4

Controletoleranties

Op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) stelt het Algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. Uw bestuur heeft ons opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde (wettelijke) goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

Beperking >1%<3%

Oordeelonthouding –

Afkeurend ≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

–

Op basis van de programmarekening 2021 (inclusief de mutaties in reserves) van de Werkorganisatie BUCH betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 770.000,- en een totaal van onzekerheden van circa € 2,2 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. Wij merken op dat alle door ons voorgestelde correcties in de voorliggende definitieve concept jaarrekening 2021 zijn verwerkt (behoudens de geconstateerde afwijkingen inzake de aanbestedingen). Controleprotocol 2021 en normenkader Voor het boekjaar 2021 is een geactualiseerd controleprotocol, inclusief bijgewerkt normenkader door het bestuur op 2 maart 2022 vastgesteld. Dat betekent dat wij dit controleprotocol als uitgangspunt hanteren voor de jaarrekeningcontrole 2021 van de Werkorganisatie BUCH. Naast de wettelijke goedkeuringstoleranties heeft uw bestuur tevens een rapporteringstolerantie voorgeschreven voor fouten en/of onzekerheden van € 50.000,- of meer.

2

2.

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE

2.1

Algemeen

In de kern betreft de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) voor de Werkorganisatie BUCH de processen salarissen, inkoopfacturen & betalingen en de aanbestedingen. Wij hebben geconstateerd dat de VIC-werkzaamheden bij de interim-controle conform het intern controleplan waren uitgevoerd en vastgelegd. De resterende VIC-werkzaamheden zijn bij de eindejaarscontrole aan ons ter beoordeling voorgelegd. 2.2

Aanbevelingen IC en de VIC worden opgevolgd

Aan de hand van het vastgestelde intern controleplan 2021 van de Werkorganisatie BUCH is de opzet, de aanpak (methodiek), diepgang en omvang van deelwaarnemingen van de verbijzonderde interne procescontroles nader vastgelegd. De opzet is vergelijkbaar met het voorgaande boekjaar. Ten tijde van onze eindejaarscontrole was ook het restant van de VIC over 2021 (d.w.z. het 3e tertiaal) afgerond, althans voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole van de Werkorganisatie BUCH. De overige procescontroles waren ten tijde van de jaarrekeningcontrole van de Werkorganisatie BUCH in de afrondende fase en zullen wij later beoordelen bij de gemeentelijke jaarrekeningen. Verbeterpunten IC-rapportages In het intern controleplan zijn in totaal 21 processen geselecteerd. De geplande interne controles zijn zichtbaar uitgevoerd en vastgelegd. We hebben in onze managementletter 2021 van 1 december 2021 geadviseerd om de terugkoppeling over de VIC, via rapportages aan het Managementteam, op onderdelen aan te laten scherpen. Wij hebben ook gevraagd aandacht te besteden aan de kwaliteit van de aangeleverde ICrapportages. Mede gezien de verwachte implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording voor 2022 is dit een prima moment om de IC verder te ontwikkelen en te verankeren in de BUCH organisatie.

Kernbevinding uit de VIC Wij hebben bij onze controlewerkzaamheden van de jaarrekening 2021 de resultaten van de VIC beoordeeld en meegenomen bij onze oordeelsvorming over de financiële processen. De ‘overall’ bevinding vanuit de VIC op de processen is dat er meer focus zou moeten zijn op de kwaliteit van dossiervorming. Deze VIC-opmerking zien wij terug bij meerdere processen, bijvoorbeeld bij inkopen en aanbesteden.

3

3.

ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE BEHEERSING

3.1

Algemeen

Wij hebben getoetst of het interne beheersing systeem, het geheel van opzet en werking van de administratieve organisatie en interne controle en de transparante vastleggingen daarover zodanig kwalitatief zijn, dat zowel de getrouwheid (als ook de rechtmatigheid) van de baten en de lasten en van de balansmutaties 2021 in voldoende mate kan worden gewaarborgd. Dit is van belang bij onze risico-inschatting en is mede bepalend voor de aard en omvang van de werkzaamheden bij de jaarrekeningcontrole. Het gaat dan vooral om aandachtspunten op het gebied van interne beheersing en overige activiteiten die van belang zijn voor een (kwalitatieve) verbetering van de bedrijfsvoering. Onze bevindingen naar aanleiding van de interim-controle hebben wij op 1 december 2021 in een uitgebreide managementletter aan uw bestuur en algemeen directeur gerapporteerd. In de managementletter 2021 zijn overigens ook de bevindingen opgenomen die betrekking hebben op de gemeenten. Hierna vatten wij onze belangrijkste bevindingen, voor zover betrekking hebbend op de Werkorganisatie BUCH, kort samen, zo nodig aangevuld met de bevindingen vanuit de afsluitende jaarrekeningcontrole. 3.2

Samenvatting bevindingen interim-controle

Wij hebben bij de interim-controle de processen zoals ingericht bij de Werkorganisatie BUCH beoordeeld en hierbij, voor zover relevant voor de jaarrekening van de Werkorganisatie BUCH, onder uw aandacht gebracht. Samenvattend: • wij blijven aandacht vragen voor het (verder) ontwikkelen van een contracten- en verplichtingenadministratie BUCH-breed als interne beheersmaatregel1. Voor de BUCH Werkorganisatie is in 2021 voor bijna 80% van de opdrachten een verplichting aangemaakt; voor de gemeenten schommelt dit percentage op dit moment rond de 55%. Inzet op het informeren en aanspreken van budgethouders bij niet-naleven van de afspraken zoals vastgelegd in de budgethoudersregeling (2020) blijft van belang; • wij hebben al eerder aandacht gevraagd voor het accorderen van de ‘prestatie-akkoord’ door een medewerker die dit als materie-deskundige in redelijkheid kan beoordelen. Het is aan de Werkorganisatie BUCH om hierin qua interne beheersing een passende (praktische) afweging te maken en er voor te zorgen dat de bewustwording bij budgethouders wordt vergroot; • de Werkorganisatie BUCH is vorig jaar gestart met een frauderisicoanalyse (een eerste inventarisatie). In 2021 is de frauderisicoanalyse in het MT en bestuur besproken.

We hebben geconstateerd dat de frauderisicoanalyse ook aan de vier colleges is toegezonden, alsmede is het document in de auditcommissies van de BUCH gemeenten op de agenda gezet. Gezien de ontwikkelingen vanuit de maatschappij en onze beroepsgroep NBA is dit verstandig en adviseren wij dit onderdeel structureel mee te laten nemen in de planning & control cyclus en overleggen;

1 Het contractenbeheer is opgenomen in het project ‘Harmonisatievoordelen’ en hiervoor is een projectplan ingediend (sep-

tember 2021). We zullen de voortgang bij de eerstvolgende interim-controle beoordelen en bespreken.

4

• uit de VIC komt op basis van de uitgevoerde deelwaarnemingen naar voren dat het (eigen) aanbestedingsbeleid van de Werkorganisatie BUCH (ook t.b.v. de BUCH gemeenten) niet in alle gevallen wordt nageleefd. Dit bleek al tijdens de interim-controle waarbij de VIC (BUCHbreed) een deel van de deelwaarnemingen als fout heeft gekwalificeerd. Dat neemt niet weg dat wij ook zien dat er veel aandacht is voor inkopen en aanbesteden, onder meer door het verstevigen van de inkoopfunctie in de organisatie. In 2020 zijn vier inkoopadviseurs in dienst genomen, het bewustzijn bij budgethouders is/wordt vergroot onder meer door het geven van presentaties, afstemmingen, begeleiding. Desondanks deze inspanningen blijft het aanbestedingsproces complex en weerbarstig, en zijn er voor 2021 een tweetal aanbestedingen die leiden tot een rechtmatigheidsfout (zie verder de volgende paragraaf); • Wij hebben geadviseerd om een planning op te laten stellen met prioritering, welke verordeningen, nota’s of statuten (uit 2016/2017) als eerste in aanmerking komen voor actualisatie; • Per 1 januari 2022 draait de nieuwe EHRM salarisapplicatie YouForce. Wij hebben afgesproken dat in 2022 de IT-auditor van de Werkorganisatie BUCH een audit gaat uitvoeren op het proces van toegang en verstrekte autorisaties in YouForce zoals nu is ingericht en functioneert.

Follow-up bevindingen voorgaande rapportages Er is naar aanleiding van de managementletter 2021 door de algemeen directeur een reactie opgesteld ten behoeve van het bestuur. Een follow-up d.d. 28 maart 2022 van de specifieke bevindingen is aan ons overgelegd. Wij zullen bij de eerstvolgende interim-controle in het najaar van 2022 de stand van zaken rondom de opvolging van onze adviezen en aanbevelingen, inclusief de opvolging van de VIC-adviezen, uit de managementletter (her)beoordelen. 3.3

Proces salarissen toereikend

Aansluitingen Het proces rondom de salarisverwerking verloopt bij de Werkorganisatie BUCH inmiddels beheerst. Eindejaars hebben wij vastgesteld dat er een zichtbare aansluiting is tussen de salarisadministratie en de financiële administratie Key2Financien. Detailcontroles Ook de detailcontroles op variabele salarismutaties en de in- en uitdiensttreding heeft niet geleid tot opmerkingen. Wnt en ontslagvergoedingen In het kader van de toetsing aan de Wet normering topinkomens hebben wij vastgesteld dat in voorkomende gevallen vaststellingsovereenkomsten resp. transitievergoedingen zijn opgesteld en uitbetaald. De uitbetaalde bedragen aan medewerkers komen niet uit boven de Wnt norm. 3.4

Externe inhuur en aanbestedingen

Voor het vaststellen van de rechtmatigheid en de volledigheid van de Europese aanbestedingen inzake externe inhuur is door de VIC opnieuw een (gegevensgerichte) crediteuren-analyse opgezet en uitgevoerd.

5

De analyse bouwt voort op de analyse die bij de voorgaande controles beschikbaar was en door ons is beoordeeld. De analyse heeft betrekking op de periode 2018-2021 (referentie van 4 jaar). De focus eindejaars is gericht op die leveranciers (‘externe inhuur’) die de Europese drempel voor diensten mogelijk (al) overschrijden. Dit kan duiden op een eventuele onrechtmatigheid. Afhankelijk van de motivatie bij de besluitvorming en de feiten en omstandigheden rondom de externe inhuur kunnen de met de inhuur samenhangende uitgaven al dan niet als rechtmatig worden gekwalificeerd. Het vaststellen of daarvan sprake is, blijft veelal complex en is onderhevig aan interpretatie. 3.4.1 Fouten rechtmatigheid 2021 Op basis van de uitgevoerde spend-analyse tot en met december 2021 (d.w.z. toets op volledigheid van alle inhuurfacturen) en aanvullende dossierdeelwaarnemingen op inhuurdossiers blijkt dat voor een ingehuurde medewerker de Europese aanbestedingsgrens is overschreden. Dit komt doordat dezelfde opdracht meerdere keren is verlengd. Op basis van onze besprekingen en de ontvangen documenten en bescheiden hebben wij voor dit inhuurdossier de bestedingen als onrechtmatig gekwalificeerd. De omvang van de rechtmatigheidsfout bedraagt € 240.000,- voor het boekjaar tot en met 2021.

Geschat is dat voor het boekjaar 2022 nog een bedrag van € 79.000 vanuit dit contract als onrechtmatig nog moet worden meegenomen. Dit bedrag telt niet mee voor 2021, maar wel voor 2022. Zoals in de managementletter 2021 gemeld is er bij de reguliere aanbestedingen BUCH een dossier als onrechtmatig aangemerkt. Dit betreft de aanschaf en implementatie van een nieuwe applicatie (VTH) t.b.v. de nieuwe Omgevingswet. De omvang van de fout is vastgesteld op een bedrag van € 403.400. In totaal bedraagt de fout rechtmatigheid voor 2021 € 643.400. 3.4.2 Overige afwijkingen Naast genoemde bevindingen zijn er meer afwijkingen geconstateerd rondom het naleven van het aanbestedingsbeleid. Concreet gaat het dan om kleinere opdrachten die ‘een-op-een’ zijn verleend terwijl op basis van de omvang van de opdracht conform het aanbestedingsbeleid meervoudig ondershands had moeten worden aanbesteed. Deze afwijkingen zijn op zich zelf ook onrechtmatig, maar tellen niet mee met onze oordeelsvorming rechtmatigheid omdat dit het eigen inkoopbeleid betreft dat niet is opgenomen in het normenkader. 3.4.3 Effect interne controle Wij zien verder dat de bevindingen en waarschuwingen vanuit de interne controles hebben geleid tot het nemen van acties bij de verschillende domeinen.

Sommige opdrachten zijn beëindigd (opdrachten die ‘op scherp’ stonden), en er is opnieuw aanbesteed conform de geldende procedures. Deze opdrachten zijn in dat geval niet (meer) als onrechtmatig gekwalificeerd. 3.4.4 DAS-systeem Er zijn interne beheersmaatregelen getroffen om meer grip te krijgen op het proces rondom externe inhuur. Er wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van raamcontracten. Wij hebben ook begrepen dat er geen gebruik meer wordt gemaakt van een DAS-systeem (d.w.z. een platform voor inhuur). Het risico bestaat dat mogelijk de aanbestedingsprocedure bij externe inhuur niet goed worden nageleefd aangezien een DAS-systeem het aanbestedingsproces ondersteunt.

6

4.

JAARVERVERSLAGGEVING

4.1

Algemeen

Begin maart 2022 zijn wij gestart met de controle van de concept jaarrekening. Wij hebben de volledige medewerking ontvangen van de medewerkers bij het uitvoeren van de controle. In dit hoofdstuk rapporteren wij u de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekeningcontrole 2021. 4.2

Geen begrotingsonrechtmatigheid

Wij zijn nagegaan of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door het bestuur geautoriseerde begroting. Uit de jaarrekening 2021 blijkt dat er per saldo op het (enige) programma Bedrijfsvoering op de lasten een overschrijding is van (afgerond) € 1,6 miljoen. In het bestuursverslag op blz. 4 en in de paragraaf 2.2.1 zijn de overschrijdingen nader toegelicht. De overschrijdingen houden grotendeels verband met COVID-19, de lopende rechtszaken en de wijziging inzake de presentatie van investeringen in software in de jaarrekening (BBV vereiste). De verwachte COVID-19 effecten zijn overigens via de 2e Voortgangsrapportage 2021 gemeld aan het BUCH bestuur en aan de gemeenten. De overschrijdingen zijn niet aangemerkt als ‘verwijtbaar’ in de zin dat het als onrechtmatig moet worden gekwalificeerd. De algemeen directeur geeft in de programmaverantwoording een toelichting op de belangrijkste verschillen tussen de begroting en werkelijkheid, ook per programmaonderdeel. Kortheidshalve verwijzen wij naar de paragraaf Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over 2021. 4.3

Opmerkingen jaarverslaggeving 2021

De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Conform de controlevoorschriften (BADO) en verslaggevingsvoorschriften (BBV) zijn wij nagegaan of het jaarverslag tenminste de (minimale) wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat met de jaarrekening. We hebben beoordeeld of de jaarrekening 2021 voldoet aan alle verplichte onderdelen van het BBV. In de voorliggende jaarrekening 2021 zijn nog enkele tekstuele aanvullingen gedaan (een korte toelichting bij de Wnt-verantwoording en het aanvullen van niet uit de balans blijkende verplichtingen). Op basis van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag niet in strijd is met de jaarrekening.

7

5.

JAARREKENING EN FINANCIELE ADMINISTRATIE

Vast onderdeel van onze controle is de beoordeling van de financiële administratie met betrekking tot tussenrekeningen en overlopende activa en passiva (transitoria). Als wij kijken naar de balans van de Werkorganisatie BUCH ultimo december 2021 zijn de materiële vaste activa, de kortlopende activa en passiva (balans) relevant. In de staat van baten en lasten over 2021 gaat het qua financiële omvang om de hoogte van de bijdragen van de BUCH-gemeenten en de personele lasten. 5.1

Bijdragen 2021

In totaal wordt € 77 miljoen aan lasten grotendeels gedekt door de bijdragen van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. De werkelijke bestedingen zijn hoger dan de begroting (na wijziging). Dat betekent in de systematiek van de BUCH dat de Werkorganisatie BUCH op de balans per 31 december 2021 over het boekjaar nog een (totale) vordering heeft van € 2.568.222,18 op de participerende gemeenten. Bij de vaststelling van de voorliggende jaarrekening 2021 zullen de definitieve afrekeningen aan de gemeenten worden toegezonden inclusief de verrekening met de reeds ontvangen voorschotten over 2021. 5.2

Bewaking (balans)tussenrekeningen

De beoordeling van de (balans)tussenrekeningen maken standaard onderdeel uit van onze controle. Uit de aan ons overgelegde documenten en bescheiden hebben wij vastgesteld dat de afloop van bedragen op tussenrekeningen en (overige) overlopende activa en passiva intern voldoende worden bewaakt. Wij plaatsen de volgende kanttekeningen. Crediteuren en overige schulden Op de balanspost crediteuren blijft een saldo van afgerond € 110.000 uit oude jaren openstaan. Van dit saldo heeft € 89.000 betrekking op inkoopfacturen (begin 2020) in het kader van het lopende onderzoek naar de vermoedelijke fraude. Deze inkoopfacturen worden vastgehouden in afwachting op de uitkomst van de civiele beroepszaak. Daarnaast staat er nog een bedrag open van € 21.000 op een software leverancier. Desgevraagd is gemeld dat er nog steeds discussie is over de juistheid van de ontvangen facturen. Alle andere crediteuren zijn zeer recent en het saldo loopt in 2022 nagenoeg geheel weg. Personele verplichtingen Onder de overige schulden is een verplichting (schatting) opgenomen van ruim € 0,75 miljoen met betrekking nog (na) te betalen salariskosten. Verreweg het grootste deel hiervan heeft betrekking op de afwikkeling van de ontslagzaak van medewerkers burgerzaken. Deze verplichting is hard en volgt direct uit de uitspraak van de voorzieningenrechter.

Daarnaast is een verplichting van € 709.600 opgenomen vanwege gemaakte cao-afspraken (salarisverhoging en een eenmalige bonus) en heeft betrekking op 2021. De verplichtingen worden in februari of maart 2022 in de salarisadministratie verwerkt en uitbetaald. 5.3

Niet meer activeren van kosten software

Conform de managementletter 2021 worden softwarekosten inclusief bijkomende kosten per 2021 niet meer geactiveerd op de balans. Dit volgt uit de voorschriften van het BBV. In de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is een aanvullende toelichting opgenomen van dit gewijzigde uitgangspunt.

8

Feitelijk betreft dit een stelselwijziging. We hebben met u afgesproken dat er geen correctie wordt gemaakt in verband met ‘terugwerkende kracht’ en dat betekent ook geen aanpassing van de vergelijkende cijfers (2020). Ten aanzien van stelselwijziging is in het BBV dan wel in BBV-notities niets voorgeschreven. Wij kunnen ons met dit standpunt verenigen. 5.4

Materiële vaste activa

De balanspost materiële vaste activa bedraagt ultimo december 2021 ruim € 9,5 miljoen. Wij hebben geadviseerd om periodiek intern vast te stellen dat de activa nog aanwezig is en functioneert zoals bedoeld bij aanschaf. Dit aspect kan de waardering raken, ook al schatten wij dit risico op dit moment als laag in. Aan dit advies is in 2021, behoudens dan ten aanzien van de ICT-investeringen, voor zover ons bekend nog geen gevolg gegeven. 5.5

BTW en koepelvrijstelling

In verband met het vervallen van de Koepelvrijstelling in de BTW per 1 januari 2018 is de Werkorganisatie BUCH over de dienstverlening aan de gemeenten verplicht om BTW in rekening te brengen. De Werkorganisatie BUCH heeft in verband met het vervallen van de vrijstelling meteen bij de eerste BTW-aangifte bezwaar gemaakt tegen de ingediende BTW-aangifte (en de opvolgende aangiften). Voor de jaren 2018 tot en met 2021 is de verschuldigde BTW over de dienstverlening aan de gemeenten in rekening gebracht en afgedragen aan de Belastingdienst. Dat betekent dat er in het kader van de jaarrekening er geen risico is op eventuele naheffingen, boetes en rente. Ten tijde van de afronding van de controle is er nog steeds geen uitspraak van de Belastingdienst naar aanleiding van de ingediende bezwaarschriften. Wij hebben begrepen dat bij een eventuele afwijzing de Werkorganisatie BUCH in beroep zal gaan tegen de uitspraak. 5.6

Stand van zaken bovenwettelijk verlof

In de paragraaf ‘Niet uit de balans blijkende verplichtingen’ is het (benaderde) bedrag van € 2,1 miljoen aan niet opgenomen verlof-uren van medewerkers toegelicht. Wij constateren dat er in 2021 duidelijk actie is ondernomen door het management aangezien het saldo bovenwettelijke uren over 2017 flink is afgenomen. Hetzij door het opnemen van verlofuren, dan wel dat verlofuren zijn uitbetaald (al dan niet bij uitdiensttreding). Wij hebben op verzoek de lijst met bovenwettelijk uren uit de personeelsadministratie ontvangen en opnieuw beoordeeld. Dan valt ons het volgende op: - verschillende medewerkers hebben voor 2017 nog verlofuren open staan. Per 1 januari 2023 vervalt het jaar 2017 (5 jaar geldig); - We lezen uit het bestand af dat er medewerkers zijn die in 2 jaar tijd ruim 500 bovenwettelijke verlofuren op hebben gebouwd. In technische zin is dat wellicht mogelijk maar de vraag die daar bij op komt is of dit wenselijk is, en of die uren ook daadwerkelijk zijn gemaakt.

9

Er wordt bij de BUCH geen tijd geschreven en ons is medegedeeld dat er geen (zichtbare) controles worden uitgevoerd op het invoeren en opnemen van (bovenwettelijke)verlofuren. De verantwoordelijkheid voor de registratie is neergelegd bij de medewerkers zelf. Of de leidinggevenden de verlofuren actief beoordelen is ons niet bekend. Zoals in voorgaande jaren is verwoord, is het van belang dat medewerkers met een relatief hoog saldo hun verlof gaan opnemen, dan wel dat het verlof wordt uitbetaald. En wij begrijpen, vanwege COVID-19, ziekte-uitval en krapte op de arbeidsmarkt dat dit lastig is te realiseren. De Werkorganisatie BUCH loopt een (potentieel) financieel risico als medewerkers met een heel hoog verlofsaldo door ziekte zouden uitvallen of als ineens veel uren worden opnemen. Bij eventuele ontslagprocedures kan ziekte uitval aan de organisatie worden aangerekend en leiden tot hogere kosten (zorgplicht).

10

6.

Wnt en publicatie

De Wet normering topinkomens (Wnt) publieke en semipublieke sector en de hierin opgenomen publicatieplicht in de jaarrekening is van toepassing op topfunctionarissen, maar ook op de leden van het hoogst uitvoerende orgaan en het toezichthoudende orgaan (Algemeen bestuur). Op basis van de wet- en regelgeving valt de Werkorganisatie BUCH onder deze wettelijke regeling en dienen de Wnt gegevens te worden gepubliceerd mits de bezoldiging hoger is dan de daarvoor geldende norm. Bij de Werkorganisatie BUCH is geen sprake van een vergoeding aan de bestuurders, waardoor de publicatieverplichtingen voor dit onderdeel niet relevant is. Voor de jaarrekening 2021 van de Werkorganisatie BUCH is de (interim) algemeen directeur als (bezoldigd) topfunctionaris in de Wnt-verantwoording opgenomen. 7.

AUTOMATISERING

Inleiding De controle van de jaarrekening is niet primair gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en behoeft derhalve niet te leiden tot bevindingen die bij een speciaal gericht onderzoek wel naar voren zouden kunnen komen. Afstemming werkzaamheden met IT auditor Het autorisatiebeheer in Key2Finance en Suites4 het sociaal domein is de verantwoordelijkheid van de applicatiebeheerders. Wij hebben met uw organisatie afgesproken dat de IT-auditor van de Werkorganisatie BUCH de beveiliging, rechten en autorisaties in Key2Finance en Suites4 het sociaal domein zal beoordelen. Wij hebben voor dit onderdeel ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2021 (overigens is dit ook van belang voor de jaarrekeningen van de gemeenten) afstemming gehad met de IT-auditor over de aanpak van zijn werkzaamheden en de wijze van rapportage. De aanpak is ten opzichte van vorig jaar niet gewijzigd. Bevindingen en advies- verbeterpunten Wij hebben de (concept) rapportage ‘rapport feitelijke bevindingen IT-audit 2021 IT General Controls’ d.d. 4 maart 2022 van de IT-auditor ontvangen.

De IT-auditor heeft de opzet, bestaan en werking van de interne beheersmaatregelen voor het waarborgen van de betrouwbaarheid (integriteit en vertrouwelijkheid) en continuïteit van de geautomatiseerde verwerking van de financieel gegevens voor de applicaties Key2Finance en Suites4 het sociaal domein beoordeeld. Ook de onderliggende infrastructuur en het beheer waar deze applicaties op draaien is hierbij inbegrepen. De conclusie van de uitgevoerde werkzaamheden is dat de (verwachte) interne beheersmaatregelen - de IT general controls - zijn opgezet en geïmplementeerd voor wat betreft de essentiële onderdelen. Op basis daarvan is geoordeeld dat de gebruikte applicaties en onderliggend infrastructuur voldoende betrouwbaar is om in het kader van de jaarrekening(en) op te kunnen steunen.

11

Wel heeft de IT-auditor verschillende aanbevelingen. De adviezen zijn feitelijk gelijk aan het voorgaande jaar. Wij begrijpen dat vanwege COVID-19 en prioriteitstelling op IT-projecten deze adviezen in het afgelopen jaar nog niet zijn opgepakt. Samengevat zijn de adviezen als volgt: • taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de IT afdeling formeel vast laten leggen en periodiek laten actualiseren; • de aanbeveling om een business continuity plan op te laten stellen (d.w.z. een plan van aanpak hoe om te gaan bij calamiteiten) en periodiek te laten evalueren; • voor de applicatie key2Finance worden geen strikte eisen gesteld en afgedwongen ten aanzien van de complexiteit van wachtwoorden; • het advies om periodiek interne controles uit te laten voeren op de uitgegeven rechten voor de beide applicaties en dit te documenteren. In het jaarverslag, paragraaf 2.3.2, wordt verder ingegaan op de IT-ontwikkelingen rondom informatiebeveiliging en privacy en de stappen die hierbij al zijn gezet en nog moeten worden gezet in 2023. Wij verwijzen kortheidshalve naar deze paragraaf.

8.

OVERIGE ASPECTEN

Fraude Wij hebben zowel binnen het controleteam (‘pre-auditgesprek’) als met uw medewerkers overleg gevoerd waarbij nadruk is gelegd op eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen hiertegen. Van de algemeen directeur hebben wij bij de afronding van onze controle een bevestiging bij de jaarrekening 2021 ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Wij hebben bij de eindejaarscontrole zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd op de werking van interne beheersingsmaatregelen, memoriaalboekingen, schattingen en is gelet op significante en/of ongebruikelijke transacties in de financiële administratie. Ook hebben wij de betalingsorganisatie beoordeeld rondom het doen van betalingen met behulp van elektronisch bankieren. Wij hebben hierbij geen bijzonderheden geconstateerd. Fraude en continuïteit In onze beroepsgroep NBA krijgt fraude en continuïteit veel aandacht. Mede ingegeven door de maatschappelijke omgeving en politiek. Inmiddels zijn er diverse brochures uitgebracht en notities opgesteld. Vanaf het controlejaar 2022 moeten wij voor onze gemeenten in de controleverklaring 2022 een passage opnemen over de werkzaamheden rondom fraude en continuïteit. Onlangs zijn ook de voorbeeld nieuwe controleverklaringen beschikbaar gesteld.

Fraude (en in mindere mate continuïteit) en het implementeren van het frauderisicobeleid in de organisatie en het bewust maken van de risico’s van fraude krijgt hiermee een aanzienlijk groter belang. In de planning voor het volgende boekjaar komen we hierop terug. Fraudezaak BUCH Zoals bekend loopt er op dit moment een civiele procedure tegen een of meerdere externe bureaus in verband met een vermoeden van fraude. Wij begrijpen dat een civiele beroepszaak aanhangig is bij de rechtbank.

12

Wij zijn bij de eindejaarscontrole nader geïnformeerd over de laatste stand van zaken. Ten opzichte van het voorgaande jaar zijn er geen wijzigingen althans voor zover deze zaak de jaarrekening raakt. De gemaakte kosten van juridische bijstand in 2021 zijn verwerkt in de jaarrekening. Gezien de vertrouwelijkheid in verband met de procedure bij de rechtbank kunnen wij verder geen nadere toelichting geven.

13

9.

CONCLUSIE

9.1

Geconstateerde fouten en onzekerheden

De controle heeft primair tot doel een oordeel te geven over getrouwheid en rechtmatigheid. Uit onze werkzaamheden zijn geen andere controleverschillen gebleken dan hierna genoemd. Alle door ons gesignaleerde bevindingen en overige (tekstuele) opmerkingen zijn verwerkt en/of gecorrigeerd in de voorliggende definitieve jaarrekening 2021. Voor de rechtmatigheid hebben wij in totaal een bedrag van € 643.400 als fout aangemerkt. Gemeten aan de met u afgesproken normen voor onze controle (€ 770.000,- voor fouten en € 2,2 miljoen voor onzekerheden), komen de resterende fouten en/of onzekerheden inzake de getrouwheid en de rechtmatigheid niet uit boven de afgesproken toleranties. De conclusie luidt dat er voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid een goedkeurend oordeel in de controleverklaring wordt verstrekt aangezien de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden. 9.2

Controleverklaring

Wij hebben de algemeen directeur van de Werkorganisatie BUCH gemachtigd onze controleverklaring bij de jaarrekening 2021 op te nemen. Onze oordelen zoals opgenomen in deze controleverklaring zijn als volgt:

Oordeel De getrouwheid De rechtmatigheid

Strekking Goedkeurend Goedkeurend

Hierbij zijn wij ervan uitgegaan dat het bestuur de nu overgelegde jaarrekening 2021 ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. Uit hoofde van onze controletaak hebben wij de financiële gegevens in de jaarrekening gecontroleerd. Naast de jaarrekening wordt er een jaarverslag, zijnde de verantwoording over de beleidsbegroting en financiële begroting, ter vaststelling aan het bestuur aangeboden.

14

Wij hebben niet gecontroleerd of de in het jaarverslag opgenomen kengetallen en toelichtingen juist zijn. Wij melden wel dat op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 213 lid 3 onder Gemeentewet het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Wij hopen u met vorenstaande van dienst te zijn geweest en zijn graag tot een nadere toelichting bereid. Hoogachtend, Ipa-Acon Assurance B.V.

Was-getekend: mr. drs. J.C. Olij RA

15