Bij 3. Overdrachtsdocument raadswerkgroep regio Alkmaar.pdf

Overdrachtsdocument Raadswerkgroep Regio Alkmaar 2020-2022 Inleiding In de afgelopen bestuursperiode zijn de gemeenteraden van de regio Alkmaar druk bezig geweest met de onderlinge samenwerking en de positie van de gemeenteraden binnen de regionale samenwerking. De gemeenteraden hebben in dit kader eind 2019 een initiatiefvoorstel aangenomen wat heeft geresulteerd in de regionale Raadswerkgroep Regio Alkmaar. De Raadswerkgroep bestaat uit een tweetal raadsleden uit elk van de -toenmaligzeven gemeenten. Sinds de start van de Raadswerkgroep, in januari 2020, heeft de Raadswerkgroep al het nodige bereikt. Zo is er nu een actieve rol in de vormgeving van de regionale raadsinformatieavonden, zijn er regionale raadsconferenties over de Omgevingswet en over Wonen georganiseerd en heeft de Raadswerkgroep een plek gekregen in de Stuurgroep van de regio Alkmaar. Er kan dus gesteld worden dat de nodige stappen zijn gezet. In de afgelopen maanden heeft de Raadswerkgroep, onder begeleiding van de heer Hageman, gekeken naar haar eigen functioneren en de positie van de gemeenteraden binnen de regionale samenwerking. Deze sessies hebben geresulteerd in deze handreiking voor de nieuwgekozen gemeenteraden. De handreiking De Raadswerkgroep heeft naar een aantal zaken gekeken, allereerst naar het waarom van de Raadswerkgroep.

Op basis van het waarom is gekeken naar de taken, de leden en de onderlinge taakverdeling. Om vervolgens deze onderdelen te vertalen naar het hoe, met hierbij speciaal aandacht voor de verbinding met de raden en colleges en de positie van de Raadswerkgroep in de Stuurgroep. Tot slot is gekeken hoe op basis van de door de Raadswerkgroep opgedane inzichten verdergegaan kan worden door de nieuwgekozen gemeenteraden. 1. Waarom De regionale Raadswerkgroep is er om raadsleden in de Regio Alkmaar meer grip te geven op hun informatiepositie, op het afleggen van verantwoording door colleges en om te kunnen sturen op de inhoud van de samenwerking. Aangezien de regio niet als bestuurslaag bestaat is het van belang dat de onderlinge samenwerking tussen gemeenteraden als hoogste bestuursorganen wordt versterkt. 2. Taken Het is haar taak om vanuit de raden regelmatig met bestuurders van de regio Alkmaar, die namens hun gemeenten actief zijn in uiteenlopende samenwerkingsverbanden, al dan niet via de gemeenschappelijke regelingen, in gesprek te gaan over vraagstukken die met de samenwerking samenhangen, procesmatig en inhoudelijk. Daarbij gaat het om klankborden, spiegelen, uitwisselen. Hiervoor kan de Raadswerkgroep bestuurders, andere vertegenwoordigers van samenwerkingsverbanden en externe deskundigen uitnodigen.

Overdrachtsdocument Raadswerkgroep Regio Alkmaar 2020-2022

1

Het is ook haar taak om namens de raden proactief mee te denken over inhoud en opzet van regionale bijeenkomsten van raadsleden. Daarbij gaat het tweemaal per jaar om regionale raadsbijeenkomsten die worden gekoppeld aan de P&C cyclus van samenwerkingsverbanden die formeel een kadernota, een (voorlopig) jaarverslag en een conceptbegroting indienen voor commentaar of een zienswijze. Deze bijeenkomsten zijn informerend, beeldvormend en interactief. Na afloop kan de Raadswerkgroep een notitie opstellen ten behoeve van alle gemeenteraden, met geconstateerde aandachtspunten, uitspraken, oproepen e.d. die tijdens de bijeenkomst naar voren zijn gekomen. Ook gaat het om tweemaal per jaar een raadsbijeenkomst over de focusagenda van de Regio Alkmaar. Tenslotte gaat het om minimaal jaarlijks een regionale raadsconferentie over het brede terrein van samenwerken, met bijvoorbeeld relevante landelijke en bovenregionale thema’s, het fysieke en sociale domein, de gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden. Deze bijeenkomsten zijn informerend, beeldvormend en interactief. Deze bijeenkomsten kunnen ook leiden tot richtinggevende uitspraken voor de bestuurders van de regionale samenwerkingsverbanden. 3. Leden Er worden twee raadsleden per raad, oppositie en coalitie, en daarnaast een plaatsvervangend lid gekozen per gemeenteraad tijdens een gemeenteraadsvergadering.

Het is belangrijk om bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode het belang te benadrukken van een goede afvaardiging die mee wil werkingen aan de doelstellingen van de Raadswerkgroep. De leden zitten op persoonlijke titel in de Raadswerkgroep, zonder last en ruggespraak. Op uitnodiging kunnen ook aanwezig zijn: bestuurders, andere vertegenwoordigers van samenwerkingsverbanden en externe deskundigen. 4. Taakverdeling De Raadswerkgroep wijst uit haar midden een voorzitter en een vicevoorzitter aan. Binnen de Raadswerkgroep hebben een aantal leden de taak om namens de Raadswerkgroep mee te praten over de inhoud, opzet en uitwerking van de regionale raadsbijeenkomsten en regionale raadsconferentie. Voor de raadsbijeenkomsten (over de jaarstukken van de gemeenschappelijke regelingen en de Focusagenda) laten de leden van de Raadswerkgroep de inhoud en organisatie zoveel mogelijk aan de Stuurgroep en de Regio Alkmaar en richten zij zich op klankborden en meedenken. Wat betreft de regionale raadsconferenties nemen deze leden een actievere rol met onder meer suggesties voor inhoud, sprekers en werkvormen. De Raadswerkgroep in zijn geheel richt zich op wat er bestuurlijk op de agenda staat in de regio en hoe dit effectief naar verschillende raden gebracht kan worden. Met daarbij vooral aandacht voor het verbeteren van de informatiepositie van de raden.

Plus de optimalisatie van de werkwijze tussen de colleges en de gemeenteraden binnen de regionale samenwerking. Overdrachtsdocument Raadswerkgroep Regio Alkmaar 2020-2022

2

5. Hoe? De Raadswerkgroep komt minimaal zesmaal per jaar bijeen, voor het gesprek met de vertegenwoordigers van samenwerkingsverbanden en ter voorbereiding en uitwerking van de regionale raadsbijeenkomsten en raadsconferenties. De samenwerkende griffies verzorgen de ondersteuning van de werkzaamheden van de Raadswerkgroep. Het regioteam heeft, in overleg met de griffies, ook een rol bij de voorbereiding, de organisatie en de uitwerking van de regionale raadsbijeenkomsten en raadsconferenties. 6. Verbinding met raden en college De leden koppelen over en weer terug vanuit de Raadswerkgroep en de eigen raad en eigen colleges. Zij informeren hun collega-raadsleden binnen de eigen gemeente op een voor die gemeentelijke adequate wijze. Ze nemen geen besluiten namens hun raden, maar treden op als trait-d’union. De colleges van de gemeenten en de Stuurgroep wordt gevraagd een regionaal raadsinformatiesysteem in het leven te roepen. 7. Verbinding met de Stuurgroep De agenda van de Stuurgroep wordt met de Raadswerkgroep gedeeld. De voorzitter neemt namens de Raadswerkgroep deel aan de bijeenkomsten van de Stuurgroep. De terugkoppeling van deze overleggen is een vast agendapunt tijdens de bijeenkomsten van de Raadswerkgroep. Bij verhindering wordt de voorzitter vervangen door de vicevoorzitter. De voorzitter treedt op als trait d’union tussen Raadswerkgroep en Stuurgroep.

De leden van de Raadswerkgroep blijven in contact met de gemeentelijke leden van de Stuurgroep. 8. En nu verder Dit document wordt persoonlijk aangeboden aan de voorzitter van de Regio Alkmaar. Er komt een nieuwe Raadswerkgroep na de verkiezingen, die is samengesteld en zal werken overeenkomstig hetgeen hierboven is aangegeven. De nieuwe Raadswerkgroep gaat op basis van dit document in gesprek met de (voorzitter van de) Stuurgroep, het regioteam en ook de griffies. Daarbij zal het gaan over de verdere uitwerking van dit document naar een convenant, de ondersteuning van de Raadswerkgroep, het budget en de opzet van een gemeenschappelijk raadsinformatiesysteem.

Overdrachtsdocument Raadswerkgroep Regio Alkmaar 2020-2022

3