Bij 3 - Memo Holland Sport aan gemeente Bergen 04-06-2024.pdf

Memo Aan:

Wethouder Ernest Briët en beleidsmedewerker Hans Hinke

Van:

Vincent Thijssen, directeur Holland Sport

Onderwerp:

Energie en onderhoud de Beeck

Datum:

10 april 2024 – en op 4 juni gewijzigd n.a.v. nieuwe meetgegevens Kenter

Inleiding Holland Sport exploiteert sinds 2016 zwembad de Beeck. In oktober 2017 is de Beeck afgebrand. Voor de nieuwe Beeck is in juni 2021 een open begroting gemaakt op basis van de toen bekende gegevens. De problemen die nu spelen en zeer urgent zijn betreffen de (afrekening van de) energiekosten en het onderhoud (het MJOP). Energie De afspraak was dat de financiële afrekening energie gemaakt zou worden na 2 jaar. Het gebouw zou BENG opgeleverd worden. In opdracht van de toenmalig projectleider Sam Onder en gemeente Bergen is Holland Sport op 27 juni 2022 gevraagd het energiecontract van de Beeck per 28 juni 2022 over te nemen van de aannemer. De aannemer had het gebouw de dag ervoor opgeleverd en overgedragen aan de gemeente Bergen. Hiermee wilde men voorkomen dat het contract eerst naar de gemeente overgezet zou worden en dan per 1 september weer naar Holland Sport – de exploitant per die datum - zou worden omgezet. Holland Sport heeft daarop de aanvraag voor het overnemen van het energiecontract opgepakt, maar had daadwerkelijke verbruiksgegevens nodig van het pand om het contract te kunnen afsluiten. Die vraag is toen aan Sam Onder gesteld. Voor de exploitatie begroting hadden wij uit het technisch ontwerp (zie bijlage) opgemaakt dat het geschat verbruik op basis van de EPC berekening zou uitkomen op 26.919 kWh.

Dit verbruik is ter goedkeuring voorgelegd aan Sam Onder om te gebruiken voor het af te sluiten energiecontract. Hij heeft dit goedgekeurd. Echter, dit verbruik blijkt in de praktijk veel te laag ingeschat en inclusief terug levering is bijvoorbeeld het verbruik over 2023 bijna 13 (!) keer zoveel, nl. 343.591 kWh. En uit het ambtelijk overleg d.d. 25 september 2023 (zie bijlage) blijkt nota bene dat het stroomverbruik door de projectleider toendertijd al ingeschat was op 400.000 kWh. Dit is nooit met Holland Sport gedeeld en daardoor dus niet in de open begroting opgenomen (wel de hierboven genoemde 26.919 kWh). Dit leidt evident tot hogere energiekosten en een niet sluitende begroting en tekort exploitatiebijdrage.

Ons voorstel is om over de jaren 2022 en 2023 en volgend 2024 de bedragen bij de exploitatiebijdrage te corrigeren en op basis van het werkelijke energieverbruik af te rekenen. Daarnaast dient de open begroting naar de realiteit voor de aankomende jaren te worden aangepast. Optioneel is dat de gemeente onder de constante druk van de toekomstige fluctuerende energietarieven de energiekosten (inclusief water) voor haar rekening neemt. Het tekort voor zwembad de Beeck in: -voor 2022 is het verbruik over 5 maanden 172.917 kW -voor 2023 is het verbruik over 12 maanden 343.591 kWh -voor 2024 is het verbruik over 2 maanden 168.618 kWh. Onderhoud (contract-)onderhoud huurder - eigenaar & MJOP. Bij het opstellen van de open begroting tussen Holland Sport en de gemeente Bergen is de bijlage demarcatie voorstel de Beeck - toegevoegd om te bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is. Daarin staan de volgende zaken verdeeld als het gaat om wie waar verantwoordelijk voor is:

HS Hollandsport

versus

Gemeente HS Gemeente

Algemene uitgangspunten Vaststellen onderhoudsniveau

-

X

Holland Sport adviseert

Opstellen MJOP

-

X

Holland Sport adviseert

Vaststellen demarcatie

-

X

Holland Sport adviseert

Groot (periodiek) onderhoud

-

X

Holland Sport adviseert (MJOP)

Vervangingsinvesteringen

-

X

Holland Sport adviseert

Installaties

Sinds 1 juni 2022 is Holland Sport betrokken bij het beheer en de exploitatie van de Beeck, maar bovenstaande onderwerpen zijn nog steeds niet uitgevoerd, ondanks veelvuldige verzoeken daartoe. Als gevolg hiervan voert Holland Sport al bijna 2 jaar al het onderhoud en beheer uit, terwijl de gemeente geen werkzaamheden verricht noch uitgaven heeft gedaan. Een en ander is steeds agendapunt geweest in de overleggen na oplevering met de projectleider Sam Onder, de aannemer, de bouwer van de installatie en Patrick Rummens namens de gemeente.

Het is nu dringend nodig dat een MJOP wordt opgesteld waaruit de verantwoordelijkheden duidelijk worden en verrekening op het onderhoud tussen Holland Sport en gemeente kunnen worden afgerond. Om reden van garantieafspraken heeft Hollandsport na de oplevering op verzoek van de gemeente heel veel gebouw gebonden installaties en bouwdelen onderhoudscontracten afgesloten waarvan zeker 30% toebehoort aan de eigenaar. Zie bijlage contractonderhoud kosten en verdeling. Uit dit overzicht is op te maken dat Holland Sport voor in totaal € 67.841,80 uitgegeven heeft aan contractonderhoud, waarvan naar onze mening € 35.637,- toebehoort aan eigenaarsonderhoud (nagelvaste voorzieningen). Dit zou over de jaren 2023 en 2024 - zodra de demarcatie helder is en het MJOP gereed is - verrekend moeten worden. Bovendien zouden er ook nog direct na de opening van de Beeck DVO afspraken over het beheren en begeleiden van het eigenaarsonderhoud worden gemaakt. Afgelopen jaren hebben we eigenaarsonderhoud begeleid en geïnitieerd zonder dat we hiervoor een budget of vergoeding van de gemeente te ontvangen. Voor dagelijks onderhoud is in de open begroting 60 K opgenomen. Dit is 20 uur technische dienst (40K) en 20 K dagelijks onderhoud. Dit is exclusief contract onderhoud.

Echter, nu blijkt dat er vanuit de gemeente de verplichting is opgelegd dat in verband met de garantie contract onderhoud afgesloten moest worden. Voor 2023 is dat € 46 K i.p.v., in de open begroting is € 6 K opgenomen, een overschrijding van € 40 K. Dit is voor Holland Sport niet draagbaar De kosten zijn naar onze overtuiging voor de gemeente Bergen. Tot slot, in de open begroting staat voor het MJOP een PM post opgenomen. Wij kunnen voor de gemeente Bergen op basis van een urenbesteding deze begeleiding uitvoeren. Ik verzoek u dringend met ons de ontstane situatie te bespreken zodat wij de exploitatie als contractueel overeengekomen kunnen voortzetten.

Met vriendelijke groet,

V. Thijssen Directeur Holland Sport Onderstaande bijlagen reeds in uw bezit Bijlage 1 Open begroting versie 9 d.d. 3 juni 2022 Bijlage 2 Kosten energieverbruik 2023, dit zijn de cijfers van 31/12/2023. De jaarrekening is afgesloten en op 31 mei 2024 is er een aanvullende rekening van de HVC gekomen n.a.v. de meetfouten van Kenter Bijlage 3 Gespreksverslag HS - gemeente d.d. 25 september 2023 Bijlage 4 Demarcatie Bijlage 5 Contractkosten de Beeck

Overzichten energie Sportcentrum De Beeck netbeheer levering HVC januari februari maart april mei juni juli 228,93 123,74 augustus 1104,87 1.509,18 september 1603,87 2.764,85 oktober 1571,1 3.273,47 november 1664,72 3.903,69 december 1835,96 4711,35 totaal: € 8.009,45 € 16.286,28

2022 totaal bedrag

levering levering teruglevering teruglevering totaal prijs/ laag normaal laag normaal levering kwh 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 352,67 2764 1002 -1917 -4636 -2787 2.614,05 13083 8726 -7677 -17484 -3352 4.368,72 19411 20885 -2976 -6261 31059 4.844,57 20298 23403 -1781 -2033 39887 5.568,41 18842 30375 -147 -351 48719 6.547,31 24943 34457 0 -9 59391 € 24.295,73 99.341 118.848 -14.498 -30.774 172.917 € 0,14

*afgerond op decimalen

Sportcentrum De Beeck

2023

netbeheer levering totaal levering levering teruglevering teruglevering totaal prijs/ HVC bedrag laag normaal laag normaal levering kwh januari 2.620,27 50.692,90 53.313,17 21035 35988 -86 -66 56871 februari 2.388,06 35.574,14 37.962,20 17496 26956 -820 -1079 42553 maart 2.578,24 29.431,96 32.010,20 16452 24615 -2055 -4690 34322 april 1.870,78 11.588,52 13.459,30 15102 11905 -7226 -8401 11380 mei 5.784,02 326,06 6.110,08 11033 9911 -11320 -14543 -4919 juni 1.759,66 1.600,69 3.360,35 11802 11457 -9601 -16649 -2991 juli 1.874,80 13.336,88 15.211,68 16964 13815 -5646 -11262 13871 augustus 1.839,53 16.771,14 18.610,67 16664 15634 -3415 -10088 18795 september 2.005,25 20.973,23 22.978,48 14813 18615 -4366 -5619 23443 oktober 2.018,32 33.600,50 35.618,82 15285 26730 -1567 -844 39604 november 2.258,18 43.257,79 45.515,97 19026 33124 -132 -186 51832 december 2.406,60 48.170,21 50.576,81 25713 33123 -6 0 58830 totaal: € 29.403,71 € 305.324,02 € 334.727,73 201.385 261.873 -46.240 -73.427 343.591 € 0,97

*afgerond op decimalen

Sportcentrum De Beeck

2024

netbeheer levering totaal levering levering teruglevering teruglevering totaal prijs/ HVC bedrag laag normaal laag normaal levering kwh januari 3.067,34 10.860,71 13.928,05 23631 40604 -34 -12 64189 februari 2.691,82 7.157,11 9.848,93 17931 30657 -61 -212 48315 maart 2.532,31 9.343,42 11.875,73 17941 24436 -1286 -3418 37673 april 2.173,94 6.314,53 8.488,47 11840 17410 -4585 -6224 18441 mei 246,20 246,20 0 juni 69,64 69,64 0 juli 0,00 0 augustus 0,00 0 september 0,00 0 oktober 0,00 0 november 0,00 0 december 0,00 0 totaal: € 10.781,25 € 33.675,77 € 44.457,02 71.343 113.107 -5.966 -9.866 168.618 € 0,26

De correctie’s van de HVC en Liander hebben plaatsgevonden t/m februari 2024. *afgerond op decimalen

Bijlage 6 aanvullende Factuur HVC Bijlagen 7 t/m 9 aanvullende facturen Liander