bij 2 Accountantsrapport 2022 gemeente Bergen, v2.pdf

ACCOUNTANTSRAPPORT 2022 GEMEENTE BERGEN NH

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

BESTUURLIJKE SAMENVATTING ................................................................................... 1 Ontwikkelingen COVID-19, Oekraïne- en Energiecrisis en inflatie .................................... 1 Bedrijfsvoering BUCH ........................................................................................................ 2 Interne beheersing toereikend ............................................................................................ 2 Stand Wmo en Jeugdzorg .................................................................................................. 3 Samenvatting bevindingen ................................................................................................. 3

2. 2.1 2.2 2.3

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, TOLERANTIES .................................................... 5 Controleplan, -aanpak en -protocol .................................................................................... 5 Controleaanpak en risicoanalyse ....................................................................................... 5 Goedkeuringstoleranties .................................................................................................... 6

3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIM-CONTROLE 7 Intern controleplan 2022 ..................................................................................................... 7 Samenvatting review bevindingen uit de interim-controle en de VIC ................................. 7 Spend-analyse 2018-2022 aanbestedingen ...................................................................... 9 Aanbesteden en noodopvang Oekraïners ......................................................................... 9 Prestatie-akkoord bij leveringen of diensten .................................................................... 10 Coulance bij de vaststelling subsidies .............................................................................. 10 Opvolging bevindingen interim-controle ........................................................................... 11

4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

PARTICIPATIE, WMO, JEUGDHULP EN PGB ............................................................... 13 Overdracht Participatiewet en afstemming met accountant ............................................. 13 Interne beheersing Jeugdhulp en Wmo ........................................................................... 13 Afrekenbestand 2022 ....................................................................................................... 13 Beoordeling status productieverklaringen 2022 ............................................................... 14 Persoonsgebonden budget (PGB) ................................................................................... 14 Controle op de levering van zorg ..................................................................................... 14

5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

ADMINISTRATIE EN FINANCIEEL RESULTAAT 2022 .................................................. 16 Jaarrekeningproces in fases ............................................................................................ 16 Begrotingsrechtmatigheid ................................................................................................. 16 Budgetbeheer ................................................................................................................... 17 Boeggolf investeringsprojecten ........................................................................................ 17 Administratievoering ......................................................................................................... 17 Opmerkingen jaarverslaggeving ....................................................................................... 18 Programmarekening van baten en lasten ........................................................................ 18 Uitbesteding van de gemeentelijke belastingen en leges ................................................ 19

6. 6.1 6.2 6.3

BALANS EN FINANCIELE POSITIE ................................................................................ 20 Ontwikkeling eigen vermogen .......................................................................................... 20 Actualisatie grondexploitaties ........................................................................................... 20 Voorzieningen en claims .................................................................................................. 21

7. 7.1 7.2 7.3 7.4

SINGLE INFORMATION EN SINGLE AUDIT (SISA) ...................................................... 23 Algemeen ......................................................................................................................... 23 Toenemend aantal regelingen .......................................................................................... 23 Opmerkingen met SiSa .................................................................................................... 23 Tabel van fouten en onzekerheden .................................................................................. 24

8. 8.1 8.2

AUTOMATISERING ......................................................................................................... 25 Onderzoek IT auditor kern applicaties.............................................................................. 25 ENSIA 2022 ...................................................................................................................... 25

9. 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8

ONTWIKKELINGEN WET- EN REGELGEVING ............................................................. 26 Rechtmatigheidsverantwoording 2023 ............................................................................. 26 Wijzigingen in controleverklaring ...................................................................................... 26 Handreiking Uniform Control Framework (Commissie BADO) ........................................ 26 Handreiking Continuïteit (Commissie BADO) .................................................................. 27 Notitie Specifieke uitkeringen met een gering bedrag...................................................... 27 Invoering Omgevingswet is een feit ................................................................................. 27 Aanpassingen in Notitie Overhead ................................................................................... 28 Duurzaamheidsverslaggeving komt eraan ....................................................................... 28

10. 10.1 10.2

CONCLUSIE ..................................................................................................................... 29 Geconstateerde fouten en onzekerheden ........................................................................ 29 Controleverklaring ............................................................................................................ 29

Tabel bevindingen SiSa 2022 ............................................................................................................ 1

Aan de gemeenteraad van de gemeente Bergen NH Postbus 175 1860 AD BERGEN NH

Haarlem, xx juni 2023

Reg.nr. : 102877/215/474/1030 Betreft : Accountantsrapport 2022 gemeente Bergen NH

Geachte leden van de raad, Wij hebben de jaarrekening 2022 van de gemeente Bergen gecontroleerd. De accountantscontrole is in twee fasen uitgevoerd: een interim-controle in de maand oktober 2022 en de uitvoering van de eindejaarscontrole medio maart-april 2023. Conform uw planning is de eindejaarscontrole tijdig afgerond, waarmee ook het bestuurlijk proces van de jaarrekening 2022 binnen de door u gestelde termijnen kan worden gerealiseerd. In dit accountantsrapport geven wij onze belangrijkste controlebevindingen weer.

1.

BESTUURLIJKE SAMENVATTING

1.1

Ontwikkelingen COVID-19, Oekraïne- en Energiecrisis en inflatie

Zoals in de inleiding van de jaarstukken 2022 van de gemeente Bergen is verwoord, stond het afgelopen boekjaar onder meer in het teken van de afhandeling en het herstel na de COVID-19. Maar ook de opvang van Oekraïners en de asielcrisis heeft impact op zowel burgers en bedrijven als op de gemeentelijke organisatie. Vanaf 1 maart 2022 vangt uw gemeente Oekraïners op, op diverse locaties en bij particulieren. Daarnaast is via de Veiligheidsregio’s door de regering een beroep gedaan op alle gemeenten om crisisopvang te regelen. In samenwerking met de Veiligheidsregio wordt aan vluchtelingen crisisnoodopvang geboden. De opvang loopt door in 2023. De oorlog in de Oekraïne heeft verder een groot effect op de energieprijzen in Europa en heeft tevens de inflatie fors aangewakkerd. De gevolgen daarvan zijn in 2022, maar ook op dit moment nog steeds voelbaar. Door de Oekraïne-crisis zijn de benzine, gas- en elektriciteitsprijzen enorm gestegen. Om aan de hoge prijzen voor burgers het hoofd te bieden heeft de regering in 2022 een energietoeslag voor de laagste inkomens in het leven geroepen. De gemeente is als doorgeefluik verantwoordelijk voor het uitkeren van de toeslagen aan rechthebbenden.

1.2

Bedrijfsvoering BUCH

Het moge duidelijk zijn dat de hiervoor genoemde ontwikkelingen in taken, mede vanwege nieuwe wet- en regelgeving, naast reguliere taken, een behoorlijke impact heeft op de bedrijfsvoering en de ambtelijke capaciteit als we dit bezien vanuit de Werkorganisatie BUCH 1. Uw gemeente huurt immers capaciteit in op basis van de dienstverleningsovereenkomsten en ook daar zijn de mogelijkheden niet onbeperkt. We constateren dat de Werkorganisatie BUCH er tot op heden in slaagt om de gevraagde werkzaamheden uit te voeren. Maar de druk op de organisatie blijft hoog en we lezen in de jaarstukken van de Werkorganisatie BUCH dat het ziekteverzuim hoog is. De maatschappelijke en economische ontwikkelingen hebben ook gevolgen voor de bedrijfsvoering. Immers het aantal vacatures neemt toe en het vinden (en behouden) van kwalitatief personeel en het inhuren van deskundige projectleiders voor de vele projecten is in de huidige arbeidsmarkt op zichzelf al een lastige opgave. Dit is overigens een breed maatschappelijk probleem en speelt overal in de maatschappij. Om het verloop van goede medewerkers zoveel mogelijk te beperken wordt het ‘binden’ door middel van voldoende uitdagend werk, doorgroeimogelijkheden tezamen met prima secundaire arbeidsvoorwaarden van steeds groter belang. 1.3

Interne beheersing toereikend

Uit onze controles blijkt dat de BUCH-organisatie, als wij kijken naar de (financiële) processen en het financieel-administratief beheer, over de hele linie genomen, op een voldoende niveau zit. En de opzet van de (verbijzonderde) interne controles kan als basis fungeren voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023. Daarbij zorgt meer samenhang van de (verbijzonderde) interne controle met het normenkader, de risico's en beheersingsmaatregelen alsmede de rechtmatigheidscriteria voor een kwalitatieve verbetering van de interne beheersing. De IC-plannen 2022 zijn door de verschillende teams respectievelijk domeinen tijdig opgesteld en de interne controles (IC) zijn ook uitgevoerd. Overall neemt het aantal bevindingen, als we dit afzetten tegen voorgaande jaren, verder af. Dit speelt met name bij de VIC bij Domein Samenleven. Als kritische kanttekening merken wij wel op dat er vertraging is opgetreden in de uitvoering/afwikkeling van het 3e tertiair 2022. De IC en de rapportages zijn later ter beoordeling aangeleverd. Ons beeld bij de interne controles Het beeld dat wij hebben is dat de interne controles het afgelopen jaar toch net wat minder prioriteit heeft gekregen.

En natuurlijk kunnen we daar wel argumenten voor vinden: we denken aan incidentele taken/werkzaamheden, capaciteitsproblemen vanwege extra taken, alsmede de overdacht van werkzaamheden aan nieuwe (tijdelijke) medewerkers voor de VIC in verband met vertrek van medewerkers. Wij zien dat er aandachtsgebieden zijn waaraan minder voortuitgang is geboekt dan gepland en sommige bevindingen zijn ‘hardnekkig’. In onze managementletter 2022 van 13 december 2022 hebben wij de stand van zaken al nader geduid. Wij blijven daarom aandacht vragen voor onderwerpen die meer organisatie-breed spelen en waaraan langere tijd aan gewerkt wordt: het dossierbeheer en het zaaksysteem (Decos Join), inclusief het contracten- en verplichtingenbeheer.

1 We denken aan onder meer de overdracht van taken en medewerkers naar Zaffier, de invoering van de rechtmatigheids-

verantwoording, Omgevingswet en de ICT-projecten.

2

Wijze follow-up bevindingen interim-controle en de VIC De bevindingen uit de interim-controle en de VIC zijn intern vastgelegd in een voortgangslijst en van deze lijst wordt de voortgang bewaakt. Ook meer gemeente specifieke bevindingen zijn hierin meegenomen. De input op de voortgang komt terug vanuit de domeinen. Wij hebben hiervan kennis genomen. Er is op de verschillende onderdelen in de bedrijfsvoering veel inzet geweest om opvolging van de openstaande adviezen uit de managementletter, de VIC en voorgaande rapportages zo veel mogelijk te realiseren. En natuurlijk zijn er altijd verbeterpunten mogelijk. In dit accountantsverslag hebben wij de belangrijkste aandachtspunten verwoord en aangegeven wat de huidige status is. 1.4

Stand Wmo en Jeugdzorg

Op het moment van afsluiten van onze controle is er voor de Wmo en Jeugdhulp een overwegend positief beeld als wij kijken naar de aangeleverde productieverantwoordingen en controleverklaringen over 2022. De ontvangen controleverklaringen over de zorgleveringen 2022 zijn dit jaar alle goedkeurend van aard - voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Helaas heeft de Sociale Verzekeringsbank (SVB) ook dit jaar bij de verantwoordingen Jeugdwet en Wmo wederom geen goedkeurende controleverklaring ontvangen (net als vorig jaar een beperking getrouwheid en afkeuring voor de rechtmatigheid). Omdat uw gemeente (nog) niet van alle instellingen productieverantwoordingen en/of controleverklaringen heeft ontvangen, hebben wij een ‘rest' onzekerheid meegewogen bij onze oordeelvorming voor de rechtmatigheid, een ander in lijn met voorgaande jaren. Na het opstellen van de concept jaarrekening van de gemeente Bergen zijn er nog declaraties en/of afrekeningen van derden binnengekomen. Deze posten waren op zich zelf niet materieel, maar alsnog in de definitieve concept jaarrekening 2022 verwerkt. 1.5

Samenvatting bevindingen

In deze paragraaf geven wij onze bestuurlijk belangrijkste conclusies naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controle van de jaarrekening 2022 weer. In onderstaande tabel hebben wij de in deze rapportage opgenomen aanbevelingen, bevindingen als volgt samengevat: Par.

Onderwerp

Oordeel

Aanbeveling / toelichting

Getrouwheid

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

Rechtmatigheid

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

SiSa-verantwoording

Geen overschrijding

Aantal regelingen neemt toe (22). Er zijn enkele opmerkingen inzake SiSa-regelingen.

Naleving BBV

Jaarrekening is BBV

Voldoet aan het BBV, er zijn enkele aan-

proof

dachtspunten zoals de niet uit de balans blijkende verplichtingen en een korte toelichting per reserve en voorziening.

Verbijzonderde interne contro-

Toereikend, met op-

Aandacht voor tijdige uitvoering IC en de

les (VIC en IC)

merkingen IC

VIC mede gezien de rechtmatigheidsverantwoording voor 2023.

3

Opvolging aanbevelingen

Gedeeltelijk, prag-

Belangrijkste adviezen en aanbevelingen

Managementletter en VIC

matisch aanpak,

zijn opgepakt, dan wel in gang gezet. De fol-

loopt door naar 2023

low-up wordt bewaakt op voortgang. Stand van zaken wordt aan college en raad (tussentijds) gemeld.

(EU) Aanbestedingsbeleid incl.

Verbetert, er zijn nog Naleving aanbestedingsregels en betrok-

inhuur en specifiek uitgaven

aandachtspunten

Oekraïne crisis

kenheid inkoopadviseurs verbetert. Blijvend aandacht naleving interne (en externe) aanbestedingsregels en betrokkenheid inkoopadviseur(s) in het proces, vergroten bewustwording budgethouders. We vragen aandacht voor aanbesteden 2023 m.b.t. noodopvang Oekraïners.

Begrotingsrechtmatigheid, bud-

Er zijn overschrijdin-

Geen (verwijtbare) programmaoverschrij-

getbeheer, investeringskredie-

gen op programma’s

ding van de lasten, geen begrotingsonrecht-

ten

matigheid.

Sociaal domein (Wmo en

Er zijn verbeterpun-

Interne beheersing toereikend, gemeente

Jeugdhulp, Pgb)

ten

vooralsnog (mede) afhankelijk van zorgleveranciers en de SVB. Advies om beheersmaatregelen zoals beschreven in de SDONotitie ‘Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ d.d. 21 januari 2019 zoveel mogelijk in de BUCH-organisatie te implementeren. Dit onderdeel is in de regiegroep Visie op de uitvoering belegd.

Actieven grondexploitaties /

Toereikend

Blijvend aandacht voor ontwikkelingen in de

NAG 2023

regio, wijzigingen in parameters, invloed op winstverwachting. Voortgang en resultaten van projecten vanwege hoge inflatiecijfers en beperktere beschikbaarheid van bouwmaterialen en personeel blijft een risicoaandachtspunt (stroomvoorziening problemen, hypotheekrente stijgingen, kostenstijgingen).

ICT/ ENSIA-BIO

Voldoende

Collegeverklaring en zelfevaluaties ENSIA/BIO 2022 zijn beschikbaar. Er wordt ten aanzien van Suwinet en Digd nog niet aan alle normen voldaan. Zelfevaluaties positieve resultaten.

4

2.

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, TOLERANTIES

2.1

Controleplan, -aanpak en -protocol

Onze controle is onderverdeeld in twee perioden, de interim-controle en de eindejaarscontrole. Tijdens de interim-controle richten wij ons op de opzet, het bestaan en de werking van de financiële processen alsmede op de kwaliteit van de uitvoering van interne controlemaatregelen en -programma’s, dit zowel ten aanzien van getrouwheids- als rechtmatigheidsaspecten. Tijdens de eindejaarscontrole richten wij onze controle met name op de jaarrekeningposten en de SiSa bijlage en voeren wij aansluitcontroles, cijferbeoordelingen, verbandscontroles en daar waar noodzakelijk aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. De reikwijdte van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2022 is vastgelegd in het ‘Controleprotocol 2022 en Normenkader 2022’ van de gemeente Bergen, vastgesteld in uw raadsvergadering van 23 februari 2023. Daarnaast maken wij bij de planning van onze controle gebruik van het bijgevoegde normenkader 2022. Het geheel van het controleprotocol 2022 inclusief het geactualiseerde normenkader 2022 is het uitgangspunt geweest voor de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag 2022. Wij hebben tevens in samenwerking met uw gemeente onze planning en aanpak zo veel mogelijk afgestemd op de situatie in de gemeente Bergen.

Het gevolg van deze aanpak is dat hierdoor het jaarrekeningproces conform uw planning is gerealiseerd. 2.2

Controleaanpak en risicoanalyse

Bij aanvang van de controleopdracht hebben wij een (eerste) risico-inventarisatie uitgevoerd, waarbij de belangrijkste risico’s waarmee de gemeente Bergen te maken heeft, zijn geïdentificeerd. Deze risicoanalyse is een belangrijk onderdeel van de accountantscontrole en maakt derhalve deel uit van ons pre-audit gesprek. De risicoanalyse richt zich op zowel de externe risico’s als de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij de inventarisatie is onze insteek primair gericht op de risico’s in de processen die leiden tot mutaties in de balans en de programmarekening. Deze risico’s zijn ondervangen in onze controleaanpak. Onderdeel van onze controleaanpak is de (initiële) risicoanalyse. De risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. De risicoanalyse is een dynamisch proces en stellen wij zo nodig gaande weg bij. Dat geldt ook voor de kernpunten in onze controle.

De belangrijkste aandachtsgebieden voor onze controle zijn bij de gemeente Bergen: • de stand van zaken en ontwikkelingen ten aanzien van de verbijzonderde interne controles (VIC) mede in relatie met de rechtmatigheidsverantwoording (2023); • de ontwikkeling bestedingen in het sociaal domein (Jeugdwet, Wmo, inclusief de Persoonsgebonden Budgetten); • het proces aanbestedingen (waaronder externe inhuur); • ontwikkelingen in de grondexploitaties en projecten; • de ontwikkeling van de financiële positie; • SiSa-regelingen in verband met toename aantal subsidieregelingen; • effecten van de Oekraïne-crisis (en opvang overige vluchtelingen).

5

2.3

Goedkeuringstoleranties

Op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. U heeft ons opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (in % lasten) Onzekerheden in de controle (in % lasten)

GoedKeurend ≤ 1%

> 1% < 3%

Oordeel-onthouding –

> 3% < 10%

≥ 10%

Beperking

≤ 3%

Afkeurend ≥ 3% –

Op basis van de jaarrekening 2022 van uw gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van afgerond 1% van de totale lasten inclusief reserves ad € 95.457.000 zijnde € 955.000 en een totaal van onzekerheden van 3% zijnde € 2,86 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. Zie ook blz. 91 van de jaarrekening 2022 van de gemeente Bergen. In het vigerende controleprotocol 2022 heeft u een rapporteringsgrens van € 75.000 vastgesteld.

6

3.

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIM-CONTROLE

3.1

Intern controleplan 2022

De basis voor de verbijzonderde interne controle is het Intern controleplan 2022 van de Werkorganisatie BUCH. Het door het directieteam van de Werkorganisatie BUCH vastgestelde interne controleplan geeft inzicht in de activiteiten en voorwaarden (op hoofdlijnen) die nodig zijn ter uitvoering van deze interne audits ten behoeve van de BUCH-gemeenten. Om deze taak adequaat uit te voeren is er een planning gemaakt en zijn voorwaarden gesteld. De uitvoering van de verbijzonderde interne controles (mede ten behoeve van de vier gemeenten) vindt bij de BUCH plaats aan de hand van het hiervoor genoemde controleplan. Het controleplan 2022 is vastgesteld met de verwachting de rechtmatigheidsverantwoording al van toepassing zou zijn. Het controleplan 2022 is, begrijpelijk, dat daarna niet meer aangepast of teruggedraaid (zoals in par. 2.2 en par 3 van het controleplan is verwoord). Wij geven over het boekjaar 2022 nog eenmaal zelf een rechtmatigheidsoordeel. Processen In het controleplan 2022 zijn in totaal 18 hoofdprocessen geselecteerd (exclusief aansluitingen subadministraties, de IT-audit en SiSa-audit) voor specifieke beoordeling, daarmee heeft de VIC een goede spreiding over de processen met een financiële component. De aanpak/diepgang per proces is mede gebaseerd op een risico-inschatting en is gebaseerd op het model ‘three-lines-model’.

Als onderbouwing voor de uitvoering van de interne controles hebben de domeinen (vak-afdelingen) ieder een eigen intern controleplan opgesteld. Het aantal IC-plannen is uitgebreid ten opzichte van voorgaand boekjaar (er is onder meer een fiscaal controleplan en een IC-plan voor de grondexploitaties beschikbaar). De opzet van het controleplan is in trimesters uitgevoerd. Het 3e tertiair 2022 is tijdens de eindejaarscontrole aan ons overgelegd en de overall eindrapportage is door het Managementteam en het bestuur van de Werkorganisatie BUCH vastgesteld. Wel geven wij een waarschuwing dat het (niet) tijdig uitvoeren en/of afronden van interne controles op de rechtmatigheid vanaf 2023 de verantwoordelijkheid is van het college. Het niet tijdig of volledig uitvoeren van deze werkzaamheden kan vervolgens het oordeel van de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening 2023 beïnvloeden. 3.2

Samenvatting review bevindingen uit de interim-controle en de VIC

Zowel uit jaarrekeningcontrole, alsmede uit de VIC en IC-werkzaamheden over het boekjaar 2022 zijn bevindingen naar voren gekomen. De belangrijkste bevindingen uit de VIC en de voortgang daarvan, vatten wij hierna kort samen. Algemene bevindingen - de kwaliteit van de dossiervorming blijft bij diverse processen een punt van aandacht. Dit is een al langer openstaande bevinding. Het college verwacht na invoering van Decos Join in 2023 dit proces te kunnen verbeteren; - bij de verstrekte subsidies waren bij het afsluiten van de interim-controle nog geen aansluitingen gemaakt tussen het subsidieregister en de financiële administratie. Bij de jaarrekening 2022 is de

7

aansluiting voor de gemeente alsnog opgesteld. Geadviseerd is om dit proces structureel te borgen in de organisatie en te zorgen voor periodieke aansluitingen. Inkopen en aanbestedingen: - het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt nog niet structureel nageleefd. Uit de VIC 2022 blijkt dat op basis van deelwaarnemingen (BUCH breed) verstrekte opdrachten intern als onrechtmatig zijn gekwalificeerd. Deze afwijkingen betreffen opdrachten die een-op-een zijn gegund, terwijl meervoudig ondershands had moeten worden aanbesteed. Ook ontbreekt dan een gemotiveerd afwijkingsbesluit van bestuur of college in dat geval. Vanaf 2023 moet het college over het naleven van het (eigen) inkoop- en aanbestedingsbeleid zelf rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording; - in voorkomende gevallen ontbreken dossieritems zodat de rechtmatigheid achteraf niet kan worden vastgesteld (onzekerheid). Deze fouten en onzekerheden werken overigens niet door in ons oordeel rechtmatigheid. Crediteuren en betalingsproces: - het nog (structureel) ontbreken van vastlegging inzake prestatie-akkoord verklaring van een levering of dienst (uit de factuurcontroles blijken overigens geen afwijkingen); - het ontbreken van een verplichting bij het aangaan van opdrachten (een periodieke verplichtingenrapportage is inmiddels ingevoerd t.b.v. het management van de Werkorganisatie BUCH).

Huren en pachten: - er zijn interne aansluitingen gemaakt tussen de applicatie VBS (contractenbeheer) en de financiele administratie per gemeente; bij Bergen is een beperkt verschil geconstateerd welke vooralsnog als onzeker is gekwalificeerd (omvang verschil € 15.081). Sociaal domein: - er zijn nog geen (zichtbare) controles op vaststelling van de geleverde zorg ten aanzien van de Wmo en de Jeugdzorg – dit advies is nog niet opgevolgd en blijft staan (zie verder paragraaf 4.7); - er zijn in beperkte mate onzekerheden geconstateerd bij de Wet Participatie van € 66.060 voor het onderdeel bijzondere bijstand (geen onderdeel van de SiSa-verantwoording 2022); - voor de IOAW en de Wmo zijn incidentele fouten geconstateerd (< € 10.000). Ontvangen subsidies (waaronder SiSa): - advies inzake het in kaart brengen van ontvangen subsidies en dan met name de vele specifieke uitkeringen die via de SiSa-verantwoording moeten worden verantwoord en waarvoor specifieke subsidievoorwaarden en instructies gelden. Wij herkennen dit ook in de aanlevering van de SiSaverantwoordingsinformatie 2022 (zie paragraaf 7 van dit rapport); - het subsidieregister wordt nu bewaakt met MS Excel. Borging in Decos Join (digitaal zaaksysteem) is nog niet gerealiseerd en schuift door naar 2023. Vergunningen/leges - er is geen (zichtbare) VIC uitgevoerd op de omgevingsvergunningen; wel is de IC uitgevoerd.

Als reden wordt aangegeven de personele wisselingen; - volledigheid burgerleges is nog niet geborgd en vraagt nog om aandacht, dat geldt ook voor dossiervorming. Er is in het 2022 een controleplan opgesteld door het team, met risico-

8

aandachtspunten. Uitwerking inclusief de IC is in 2023 gepland. We schatten het risico in dat te weinig inkomsten zijn verantwoord als laag. 3.3

Spend-analyse 2018-2022 aanbestedingen

Data-analyse kan ook bij gemeenten een belangrijke rol spelen bij het verkrijgen van inzicht in de organisatie, het uitvoeren van risico-analyses en het evalueren van de opzet en werking van de interne beheersmaatregelen (IB). Het gebruik van data-analyse is uiteraard wel afhankelijk van de betrouwbaarheid van de data in het financieel systeem. Het (ogenschijnlijk) eenvoudig koppelen in Excel van gegevens kan al een groot effect hebben. Zoals in de managementletter 2022 geadviseerd is voor het bepalen van de volledigheid van aanbestedingen is een integrale (gegevensgerichte) crediteuren-analyse een tool waarbij als vuistregel een periode van 4 jaar in acht wordt genomen. Daarna dient te worden geanalyseerd: welke posten komen in aanmerking voor een Europese aanbesteding en om daar vervolgens een interne controle op uit te voeren. De aanpak van de interne controle is integraal, immers over 2022 en voorgaande jaren (er geldt een referentietermijn van 4 jaar) zijn leveranciers die met meer dan € 50.000,- aan diensten en of leveringen op jaarbasis leveren, betrokken. Hierbij kan overigens rekening gehouden met de beoordeling (en eerdere foutenafweging) van aanbestedingsdossiers uit voorgaande jaren.

Voor het onderdeel inhuur – waar het risico op afwijkingen groot is - is dit nagenoeg integraal uitgevoerd (inhuur zit overwegend bij de Werkorganisatie BUCH en in beperkte mate bij de gemeente). 3.4

Aanbesteden en noodopvang Oekraïners

Bergen heeft in 2022 een bedrag van € 1,7 miljoen besteed voor de opvang van Oekraïners. In dit bedrag is onder meer huur huisvesting, maar ook een doorbelasting van (inhuur)kosten vanuit de BUCH en het leefgeld inbegrepen. We zien in de praktijk dat de ingekochte diensten en leveringen in verband met de noodopvang aan 1 partij is gegund. De voorliggende vraag is of gezien de ‘dwingende spoed’ een beroep kan worden gedaan op deze uitzonderingsbepaling. In deze uitzonderingsbepaling op basis van artikel 2.32 lid 1 sub c van de Aanbestedingswet 2012 staat vermeld dat: Een aanbestedende dienst kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen indien en voor zover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval de termijnen van de openbare procedure, de niet-openbare procedure of de mededingingsprocedure met onderhandeling wegens ‘dwingende spoed’ niet in acht kunnen worden genomen als gevolg van gebeurtenissen die door de aanbestedende dienst niet konden worden voorzien en niet aan de aanbestedende dienst zijn te wijten.

Dwingende spoed kan bijvoorbeeld mogelijk zijn als een gemeente plotseling wordt geconfronteerd met de vraag om vluchtelingen op te vangen. Dit kan echter niet (te) lang worden gebruikt; zodra duidelijk is dat alle gemeenten gevraagd gaan worden om voor opvang te zorgen, kan gestart worden met aanbesteding. Het uitbreken van de Oekraïne oorlog en de gevolgen daarvan konden zeker niet worden voorzien door uw gemeente en daarom is ‘dwingende spoed’ ons inziens verdedigbaar. In de (wettelijke) regelingen is over hoe lang de ‘dwingende spoed’ van toepassing kan zijn niets opgenomen. Aan de andere kant is er natuurlijk ook een moment dat het duidelijk is dat de opvang langer gaat duren en moet worden aanbesteed. Voor het boekjaar 2022 hebben wij het (mogelijk) niet voldoen aan de Aanbestedingswet op grond van de uitzonderingsbepaling niet als verwijtbaar onrechtmatig aangemerkt.

9

Boekjaar 2023 Inmiddels is het mei 2023. De opvang, ook in uw gemeente, gaat hoogstwaarschijnlijk nog veel langer duren. Geadviseerd wordt om een notitie op te stellen (BUCH breed) waarin alle leveringen/diensten rondom de noodopvang in kaart worden gebracht, alsmede kunnen er vervolgstappen gezet om – waar nodig – aan te besteden. Voor het boekjaar 2023 is het aan de gemeente om hierover een standpunt in te nemen en zo nodig, indien niet wordt aanbesteed terwijl dit wel zou moeten, dit adequaat te motiveren. Eventueel kunnen afwijkingen leiden tot het rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023. 3.5

Prestatie-akkoord bij leveringen of diensten

Bij bepaalde diensten of leveringen is het soms best lastig om te beoordelen en adequaat gedocumenteerd vast te leggen of een prestatie is geleverd. Het crediteuren- en betaalproces bij de Werkorganisatie BUCH voorziet in het in functiescheiding accorderen van de inkopen via de applicatie key2Financien. Er is er geen regelgeving die voorschrijft wat de diepgang is van de vastlegging c.q. de bewijsvoering rondom de prestatielevering. De Werkorganisatie BUCH heeft in het voorjaar 2022 een interne ‘Handreiking prestatieverklaring’ opgesteld. Hierin staan de afspraken vermeld wat wordt verwacht als onderbouwing van de verschillende diensten en leveringen. Vanaf het 2e tertiair 2022 is de controle op de prestatielevering als controleaspect bij het proces crediteuren meegenomen. Een positieve ontwikkeling, maar uit onze interim-controle en ook uit de VIC 3e tertiair 2022 blijkt dat de verwachte onderbouwing bij de inkoopfacturen nog (structureel) ontbreekt. Concreet kan worden gedacht aan een afgetekende urenstaat bij de factuur van een ingehuurde medewerker. Focus ligt op de bewustwording van budgethouders en -beheerders om conform de handreiking te gaan werken. Stamgegevens en phising Bij het aanmaken of wijzigen van stamgegevens crediteuren is een ‘sterke’ interne controle van groot belang.

Achtergrond hierbij is dat ook uw gemeente steeds meer te maken krijgt met zogenaamde ‘phising mails’ en/of fake-facturen. Uit onze controle en gesprekken die wij hebben met medewerkers komen signalen dat dit ook bij u speelt. Dit frauderisico heeft ook een relatie met de IT omgeving zoals hiervoor is aangegeven (inrichten prestatie akkoord bij beoordelen van inkomende facturen). Uit de controles zijn overigens geen foute crediteuren of betalingen gebleken. Wij hebben het college geadviseerd om een korte werkinstructie hiervoor op te laten stellen. 3.6

Coulance bij de vaststelling subsidies

We hebben het proces inzake de verstrekte subsidies beoordeeld. We hebben in dat kader een review uitgevoerd op de uitgevoerde interne controle en VIC en komen tot vergelijkbare conclusies. We hebben nog de volgende opmerkingen bij de subsidies: • er zijn eindejaars aansluitingen gemaakt tussen het subsidieregister en de financiële administratie per gemeente. Er zijn in administratieve zin nog wel aanpassingen door te voeren om de zichtbare aansluiting meer transparant te maken (aandachtspunt voor 2023); • de verleende subsidies over 2021 zijn vastgesteld. Mede vanwege het na-ijleffect van de COVID19 is coulant omgegaan bij de vaststelling over 2021, ook als prestaties (deels) niet zijn geleverd.

10

Uw college is bij de vaststelling van verleende subsidies over 2020 en 2021 coulant omgegaan met de beoordeling van de geleverde subsidieprestaties wanneer instellingen de prestaties vanwege de COVID-19 niet of niet volledig hebben geleverd. Omdat de COVID-19 maatregelen in 2022 nagenoeg niet meer van toepassing zijn, is het reguliere regime conform de subsidieverordening weer van toepassing. In het geval dat een gesubsidieerde instelling vanwege COVID-19 na-ijleffect prestaties niet geheel hebben kunnen leveren, kan het college gebruik maken van de hardheidsclausule uit de vigerende subsidieverordening. 3.7

Opvolging bevindingen interim-controle

Conform onze opdracht hebben wij alle relevante controlebevindingen in de managementletter aan het college toegezonden. De brief is ter kennisname aan de Controlecommissie overgelegd. De interim-controle is vooral gericht op de kwaliteit van de interne beheersing, inclusief het rechtmatigheidsbeheer, en voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening. Onze belangrijkste bevindingen en adviezen uit de interim-controle zijn, samen met de voortgang respectievelijk opvolging ervan, in de onderstaande tabel op hoofdlijnen weergegeven. Follow-up adviezen Ter bewaking van de voortgang wordt een actielijst bijgehouden (Dashboard Audit Issues Bergen) waarmee de ontwikkelingen rondom aanbevelingen uit de laatste interim-controle, maar ook uit eerdere accountantsrapportages en/of de VIC wordt bewaakt. De laatste update is van 13 december 2022.

nr.

Aanbeveling managementletter

Opvolging aanbeveling (status april 2023)

1

Actualiseer de verordeningen ex artikel 212, 213, 213a van de Gemeentewet i.v.m. de rechtmatigheidsverantwoording. Actualiseer VIC-plan voor 2023 in verband met de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Advies om het controleplan voor meerdere jaren vast te stellen, rekening houdend met eventuele wensen van de raad inzake de rechtmatigheidsverantwoording. Onderbouw saldo verhaalbare plankosten ad € 961.000 in de jaarrekening 2022. Mogelijk deel niet te verhalen en moet worden afgeboekt. Onderbouw voorziening riolering mede o.b.v. de Notitie lokale heffingen (2021). Motiveer indien hieraan niet (geheel) wordt voldaan.

Documenten ex artikel 212 is door de raad vastgesteld. De verordeningen 213 en 213a nog niet. Het intern controleplan 2023 is opgesteld en vastgesteld in het MT BUCH op 1 mei 2023.

2.

3.

4.

5.

Focus op de belangrijkste frauderisico’s die zich kunnen voordoen; maak dit tevens onderdeel van periodieke gespreken met college.

11

Afboeking van niet verhaalbare kosten heeft in 2022 plaatsgevonden ten laste van de exploitatie. Vigerende onderhoudsplannen voldoen niet meer (geheel) aan de laatste uitingen van het BBV. Dit aspect wordt, zo begrijpen wij, meegenomen in de actualisering van het Programma Water en Riolering (2023). In de kern dient er tenminste een onderliggende actueel onderhoudsplan ten grondslag te liggen met een financiële vertaling wil de gemeente de voorziening voor 2023 en verder handhaven. Aan de aanbeveling om de uitwerking over frauderisico’s te koppelen aan het geactualiseerde VIC-plan is in 2022 een eerste aanzet gegeven.

Voer specifieke interne controle(s) uit als onderdeel van de VIC en rapporteer hierover. Voer aanvullende IC uit op frauderisico’s die niet in als beheersmaatregel in de VIC processen worden afgedekt. 6.

7.

Bij de Wmo zijn vanwege de hogere zorgvraag, alsmede door COVID-19/ziekte-uitval en personele wisselingen in 2022 opnieuw achterstanden ontstaan, waardoor de werkvoorraden zijn opgelopen. Advies om een plan van aanpak op te stellen. Aandacht voor de paragraaf ‘niet uit de balans blijkende verplichtingen’ (raakt het contractenbeheer).

8.

Borgen proces externe inhuur bij verlengen in relatie tot de Europese aanbestedingsregels.

9.

Ontwikkel het contractenbeheer, dit aspect is meer organisatie-breed.

10.

Kritisch blik op naleven interne regels rondom het budget- en kredietbeheer (budgethoudersregeling).

12

Frauderisico’s komen terug als aandachtspunt in de IC en in de VIC rapportages over 2022. Diepgang en onderbouwing kunnen nog verder worden verbeterd en is een leerproces voor 2023/2024. Wij hebben geen actuele informatie over de stand van zaken vanuit Domein Samenleven. Komt terug bij de volgende interim-controle.

In de jaarrekening 2022 van de gemeente is geen paragraaf opgenomen. Onzeker is wat de aard en omvang is van de eventuele verplichtingen (langer dan 1 jaar). Adviesnota t.b.v. oprichten van een BUCHbreed inhuurdesk. Is nog niet gerealiseerd. Contractenbeheer heeft prioriteit vanuit het BUCH bestuur en is opgenomen in het project ‘Harmonisatie’. Het projectteam buigt zich over welk contractbeheersysteem nodig/wenselijk is, over de planning onderzoek contracten bij I&A en Facilitair. Dit project loopt nog door in 2023 . Bewustwording wordt versterkt via startbijeenkomst/themasessies als onderdeel P&C. Wordt opgestart bij de begroting BUCH 2024.

4.

PARTICIPATIE, WMO, JEUGDHULP EN PGB

In dit hoofdstuk gaan wij in op de verantwoording van de bestedingen Wmo en Jeugdhulp, inclusief de Persoonsgebonden budgetten over 2022 (Pgb’s). We gaan eerst nog kort in op wijzigingen inzake de organisatie rondom de Participatiewet. 4.1

Overdracht Participatiewet en afstemming met accountant

Zoals bekend is de uitvoering van verschillende wettelijke regelingen uit de Participatiewet per 1 januari 2023 overgedragen aan Zaffier. Ten opzichte van de uitbesteding aan Halte Werk (voor de BBZ en de TOZO) is er nu wel een belangrijk verschil aangezien de wettelijke taken in delegatie zijn uitbesteed. De betreffende regelingen worden vanaf 1 januari 2023 verantwoord door Zaffier als onderdeel van de jaarrekening 2023. Zaffier verantwoordt de regelingen via de SiSa-systematiek. De gemeente Bergen verantwoordt volgend jaar op zijn beurt in de SiSa-verantwoordingsinformatie 2023 via de zogenaamde ‘t-1’ werkwijze. Concreet betekent dit dat de gemeente Bergen dan voor het onderdeel van de SiSa G2 (bijstandsuitkeringen), G3 (BBZ) en eventueel nog de G4 (TOZO) een nul-verantwoording opgeeft voor het deel 2023. Voorts hebben wij onlangs contact gehad met de accountant van Zaffier over auditinstructies 2023 t.b.v. de SiSa-verantwoording. Wij zullen dit in de voorbereiding voor de jaarrekeningcontrole 2023 oppakken en nader afstemmen. 4.2

Interne beheersing Jeugdhulp en Wmo

De processen rondom het sociaal domein zijn in de interne controle betrokken en er zijn periodieke aansluitingen gemaakt tussen de sub-administratie Suites4 SociaalDomein en de financiële administratie Key2Financiën. Ook blijkt uit de uitgevoerde interne controles dat er in algemene zin systematisch en beheerst wordt gewerkt, dat besluiten rechtmatig zijn en financiële en administratieve gegevens voldoende betrouwbaar worden vastgelegd. In de (aparte) IC rapportages wordt consequent weergegeven in hoeverre verbeterslagen zijn gerealiseerd en/of follow up van bevindingen/adviezen zijn uitwerking heeft. Declaraties ingediend buiten het gegevensknooppunt om worden via de applicatie Suites voor het sociaal domein verwerkt, waardoor zo veel mogelijk een administratieve aansluiting blijft bestaan tussen de (sub-)administraties. De omvang van de declaraties buiten het gegevensknooppunt is beperkt. 4.3

Afrekenbestand 2022

Voor de beoordeling in het kader van de jaarrekening 2022 zijn de boekingen in 2022/2023 in de Suites en de ontvangen productieverantwoordingen over 2022 al dan niet voorzien van controleverklaringen van de zorgleveranciers het basis-uitgangspunt geweest voor de vaststelling van de jaarlast Wmo en Jeugdhulp. Op peildatum 12 en 13 april 2023 hebben de meeste instellingen hun productieverantwoording inclusief controleverklaring ingediend (althans voor zover ze dat volgens het protocol verplicht zijn). Als wij kijken naar het aangeleverde jaarwerk 2022 zien wij de volgende stand van zaken resp. ontwikkelingen: • Indien een productieverantwoording lager is dan reeds gedeclareerd via het berichtenverkeer is de waarde van de ingediende declaraties als basis genomen voor de verantwoording (voorzichtigheid). En als er geen productieverantwoording over 2022 is ontvangen, dan is de waarde van de ingediende declaraties de basis voor het jaarwerk (dit komt bijna niet voor). Is de

13

productieverantwoording hoger dan de ingediende declaraties dan wordt uitgegaan van de productieverantwoording; • De aanlevering van de jaarcijfers 2022 inzake Wmo en Jeugdhulp is op 12 en 13 april 2023 opnieuw beoordeeld ten opzichte van de voorlopige cijfers per 24 januari 2023. In de definitieve concept jaarrekening 2022 zijn voor uw gemeente op basis van de laatst bekende informatie aanpassingen verwerkt van € 94.000 voordelig m.b.t. de Jeugdzorg (de overige posten t.w. van € 26.000 zijn niet meer gecorrigeerd in de jaarrekening). De omvang van de correctie is ten opzichte van de jaarlast 2022 heel beperkt. Echter, ook na de laatste peildatum van 12 en 13 april jl. gaat de facturatie in de Suites gewoon door en komen er mogelijk toch nog declaraties binnen over voorgaande periode(n). De hiermee samenhangende afwijkingen zullen in de administratie en jaarrekening 2023 worden verantwoord. Op basis van het voorgaande jaar hebben we vastgesteld dat inschatting van de omvang van de nog te betalen Wmo en Jeugdzorg over 2022 voldoende betrouwbaar is. 4.4

Beoordeling status productieverklaringen 2022

De cliëntgebonden kosten Jeugdhulp (ZIN) bedragen over 2022 afgerond € 3,8 miljoen; voor de Wmo is dat een bedrag van € 2 miljoen voor de huishoudelijke hulp en € 1,2 miljoen voor de begeleiding. Deze bestedingen zijn grotendeels (71% resp. 93%) onderbouwd met een productieverklaring en/of controleverklaring. Concluderend stellen wij vast dat de verantwoorde Jeugdhulp en Wmo over 2022 grotendeels wordt afgedekt met goedkeurende controleverklaringen inzake een getrouwe en rechtmatige besteding van de geleverde zorg. Van een beperkt aantal instellingen ontbreken bij het afsluiten van de controle nog productieverklaringen en/of controleverklaringen terwijl dit wel zou moeten omdat de productie meer bedraagt dan € 125.000. Wij hebben voor de rechtmatigheid voor zover niet afgedekt op basis van de aangeleverde documenten en bescheiden per 12-13 april 2023 een bedrag van afgerond € 790.000 als onzeker aangemerkt. Het moge duidelijk zijn dat deze onzekerheid naar verwachting verder zal afnemen als de laatste zorginstellingen de gevraagde documenten bij uw gemeente indienen. 4.5

Persoonsgebonden budget (PGB)

De accountant van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) heeft voor de verantwoording 2022 trekkingsrecht PGB Wet maatschappelijke ondersteuning en de voor de verantwoording 2022 trekkingsrecht PGB Jeugdwet op 14 maat 2023 een oordeel met beperking voor de getrouwheid afgegeven. Ook was de uitvoering voor beide regelingen gekwalificeerd als niet rechtmatig (afkeurend oordeel). Kortom, het lukt de SVB maar niet om sinds de invoering in 2015 tot een goedkeurend oordeel te komen. Op basis van de projectiebrieven 2022 van de SVB hebben wij de fout voor de rechtmatigheid als getrouwheid bepaald op een beperkt bedrag van € 24.243. 4.6

Controle op de levering van zorg

Wij hebben het al eerder gemeld, het is voor de gemeente lastig om zekerheid te krijgen over de feitelijke levering van zorg. Voor de ‘kleinere zorgleveranciers’ met een omvang van leveringen minder dan € 125.000 geldt een verlicht regime bij de jaarverantwoording. Zo hoeven ze onder meer geen accountantsoordeel te overleggen over de rechtmatige besteding van gelden. Bij de beoordeling van processen is geconstateerd dat de gemeente feitelijk wel een aantal acties uitvoert (onder meer in de periodieke afstemming met de cliënt) waaruit kan worden afgeleid dat er zorg aan de

14

cliënt wordt geleverd. Kortom, rondom de ‘levering van zorg’ vinden wel acties plaats, maar nog niet vanuit een (beleids)visie. Uw gemeente dient, mede gezien het financiële belang van dit proces, op basis van het document ‘Handreikingsnotitie controle sociaal domein voor gemeenten en accountants werkprogramma Jeugd en Wmo’ d.d. 11 januari 2019, de adviespunten nog te implementeren. Dit advies is nog niet opgevolgd althans wij hebben geen controle informatie waaruit blijkt dat de levering van zorg intern is gecontroleerd. Wij nemen voor deze zorgdeclaraties (en voor zover geen controleverklaring is verstrekt bij productieverantwoordingen, zie ook paragraaf 5.4 hiervoor) 100% mee als onzekerheid, mede omdat het advies al sinds 2019 open staat. Wij hebben uw college geadviseerd dit aspect te borgen in de interne procedures. Het overigens aan de gemeenten om passende acties ten aanzien hiervan te ondernemen en te documenteren.

15

5.

ADMINISTRATIE EN FINANCIEEL RESULTAAT 2022

5.1

Jaarrekeningproces in fases

Bij de start van de controle medio maart 2023 hebben wij de concept jaarrekening 2022 van de gemeente Bergen ontvangen inclusief het aanleverdossier. Verschillende onderdelen zijn niet bij de start van de controle aangeleverd. Dit betreft het 3e tertiair van de VIC 2022, het SiSa-dossier inclusief onderbouwingen en ook waren niet alle posten onderbouwd (bijvoorbeeld de actualisatie grondexploitaties). De jaarrekeningen 2022 van verbonden partijen zijn nog niet beschikbaar; daarvoor is de gemeente afhankelijk van aanlevering door de verbonden partijen. In de loop van april 2023 zijn alle ontbrekende onderdelen aangeleverd. Wij hebben verder alle medewerking ontvangen van uw medewerkers bij het uitvoeren van de controle. Hiervoor onze dank. We hebben de controle binnen de afgesproken planning kunnen afronden. 5.2

Begrotingsrechtmatigheid

Standaard onderdeel van de controle is of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de raad geautoriseerde programmabegroting (begrotingsrechtmatigheid). Daarbij gebruiken wij zowel de budgetspelregels die u met het college heeft afgesproken, als ook de rechtmatigheidscriteria die de commissie BBV in de vigerende Kadernota heeft vastgelegd. Uit het jaarverslag 2022 blijkt dat er op programma 2 een overschrijding heeft plaatsgevonden op de lasten ten opzichte van de begrote lasten 2022 na begrotingswijziging. Omdat de overschrijdingen op programmaonderdelen uitgaan boven de door de raad gestelde rapporteringsgrens van € 75.000 presenteren wij deze hieronder. Omschrijving programma(onderdelen)

overschrijding van de lasten € 153.000 € 863.000

02. Wonen, duurzaamheid, beheer en onderhoud 04. Financieel gezonde gemeente

Programma 2a Wij hebben de overschrijdingen op het betreffende programma geanalyseerd. De overschrijding op programma 2 betreft programmaonderdeel 2a Musea. Voor het museum Kranenburgh is in verband met de COVID-19 naast doorbetaling van ontvangen subsidie vanuit de provincie ook een aanvullende bijdrage verstrekt door de gemeente. Omdat dit pas in december 2022 bekend is geraakt kon er geen begrotingswijziging aan de raad worden voorgelegd. Programma 4b (overhead) De overschrijding op programma 4 wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de hogere overhead (onderdeel 4b). De hogere bijdrage aan de Werkorganisatie BUCH, waar de raad in de 2 e Firap 2022 over is geïnformeerd, houdt verband met de aanvullende bijdrage aan de Werkorganisatie BUCH. Deze (hogere) bijdrage is gebaseerd op de vigerende contributieverordening en de afspraken die daarin zijn gemaakt.

16

Wij zijn van mening dat alle over- en onderschrijdingen voldoende herkenbaar in de programma’s en overige toelichtingen van de jaarrekening 2022 zijn verantwoord en passend zijn binnen het bestaande beleid en/of sprake is van ‘open-einde’ regelingen of compenserende inkomsten. Door het vaststellen van de programmarekening 2022 door de raad waarin de uitgaven (en ontvangsten) wel zijn opgenomen worden de betreffende posten alsnog geautoriseerd en zijn hiermee rechtmatig. Wij zijn bij onze oordeelsvorming rechtmatigheid hiervan uitgegaan. 5.3

Budgetbeheer

Wij hebben vorig jaar gemeld dat er regelmatig afwijkingen zijn op budgetten die niet (tijdig) zijn opgemerkt of wel zijn opgemerkt maar waar geen actie is ondernomen deze aan te laten passen. Uiteindelijk komt het terug bij de jaarrekening en dienen de verschillen alsnog te worden verklaard. Dit raakt mede de kwaliteit van het budgetbeheer. We zien dit onder meer bij de woningbouwprojecten. Alhoewel wij ons ook realiseren dat niet ‘alle’ afwijkingen voorzienbaar zijn, hebben wij uw college gevraagd het budgetbeheer aan te laten scherpen. 5.4

Boeggolf investeringsprojecten

Wij hebben kennisgenomen van de stand van zaken met betrekking tot de planning en uitvoering van investeringsprojecten in Bergen, alsmede van de stand van zaken met betrekking tot de investeringskredieten. Er zijn per ultimo 2022 geen materiële kredietoverschrijdingen verantwoord. In de toelichting van programma 4 is een overzicht opgenomen van de realisatie van investeringen ten opzichte van de beschikbare investeringsbudgetten. Overall is 54% van de budgetten nog niet besteed. Bij onderdeel ‘Openbare ruimte’ (BOR) is dit 78%. Wij hebben om een nadere toelichting gevraagd. Het deels achterblijven van de investeringen heeft te maken met onduidelijkheden rondom de fasering van grote projecten (sporthal, fusie voetbalclubs) maar waarbij ook uw raad een belangrijke rol speelt in de besluitvorming. Verder hebben derde partijen invloed op de planning en voortgang van investeringsprojecten. Geadviseerd wordt om een meer realistische planning op te laten stellen ten aanzien van investeringsprojecten. 5.5

Administratievoering

Vast onderdeel van de accountantscontrole is de beoordeling van de kwaliteit van de financiële administratie alsmede de overige administratieve vastleggingen. Wij hebben bij de jaarrekeningcontrole 2022 de stand van zaken ten aanzien van tussenrekeningen en overlopende activa en passiva (transitoria), alsmede de mutaties in kredieten, reserves, voorzieningen en memoriaalboekingen beoordeeld. Wij hebben geconstateerd dat er geen achterstanden zijn in de financiële administratie. Ook is er aandacht besteed aan de afloop van (oude) openstaande, kortlopende balansposten per 31 december 2022. Balansposten, inclusief memoriaalboekingen, zijn in het algemeen onderbouwd met onderliggende specificaties. Wij hebben nog enkele overige opmerkingen.

17

Financiële bijdrage Zaffier De ontvlechting bij Domein Samenleven ten aanzien van de participatie is gerealiseerd. De taken Participatiewet zijn per 1 januari 2023 overgegaan naar Zaffier. De begroting 2023 van Zaffier is zo hebben wij begrepen ‘met stoom en kokend water opgesteld’. Er zijn geen officiële cijfers van voorgaande jaren om de begroting 2023 mee te vergelijken. De begroting 2023 van Zaffier is later opnieuw bekeken en is synergie van het samenvoegen van de organisaties ook financieel vertaald. Of en in hoeverre uw gemeente aanvullend nog moet bijdragen (mede vanwege de energiecrisis, inflatie) is ons niet bekend en zal later blijken. 5.6

Opmerkingen jaarverslaggeving

De jaarstukken (jaarrekening en het jaarverslag) dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV geeft voor de opzet en de inrichting begroting en de jaarstukken van gemeenten de wettelijke kaders aan. Bij onze controle toetsen wij of de jaarrekening (het financiële verantwoordingsdocument) voldoet aan de formele aspecten van het BBV. Conform de verslaggevingsvoorschriften zijn wij nagegaan of het jaarverslag tenminste de (minimale) wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat met de jaarrekening. Op basis van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag niet in strijd is met de jaarrekening. Dit is overigens een marginale toets. Wij hebben dit jaar de ‘informatiewaarde’ van de jaarstukken 2022 op hoofdlijnen beoordeeld. Hierna gaan wij hierop kort in. Informatiewaarde programmaverantwoording Naar onze mening voldoet de informatiewaarde van de programmaverantwoording aan de daaraan te eisen vanuit het BBV. De programmaverantwoording en paragrafen zijn toegankelijk geschreven en hierdoor begrijpelijk/leesbaar. Ook de verschillenanalyses in de programmaverantwoordingen tussen begroting en realisatie zijn voldoende duidelijk geschreven en lijken ook voor raadsleden zonder financiële achtergrond begrijpelijk en goed leesbaar.

De doelstellingen en prestatie-indicatoren die in de jaarrekening zijn verantwoord sluiten aan met de doelstellingen en prestatie-indicatoren uit de begroting 2022. Hierdoor is er een goede vergelijking te maken tussen de jaarrekening en de begroting, alhoewel de begroting er wel daadwerkelijk bijgehaald moet worden om deze te kunnen vergelijken. 5.7

Programmarekening van baten en lasten

Het positieve gerealiseerde resultaat over 2022 bedraagt afgerond € 1.289.000 ten opzichte van een bijgesteld begroot resultaat van € 401.000 nadelig. Het gerealiseerd saldo van baten en lasten na begrotingswijziging (voor mutaties in de reserves) is € 1.605.000 voordelig geraamd; het saldo van de baten en lasten (voor mutaties in de reserves) over 2022 komt uit op een bedrag van € 3.833.000 voordelig.

18

Dit resultaat laat zich als volgt nader verklaren: (in € 1.000,-)

Begroting na wijziging 1.605 -2.006 -401

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten Saldo mutatie reserves Gerealiseerd resultaat

Realisatie

Afwijking

3.833 -2.544 1.289

2.228 -538 1.690

In de programmarekening wordt per programmaonderdeel een nadere toelichting gegeven op de verschillen tussen de (bijgesteld) ramingen en de realisatie over 2022. Ook is een overzicht in de jaarrekening opgenomen van de baten en lasten per programma, per beleidsveld en per taakveld. Het voordelige resultaat na begrotingswijziging, maar voor de mutaties in de reserves, van € 2 miljoen valt ons op. Het hoge voordelige saldo is met name ontstaan door aanvullende rijksbijdragen voor onder meer de uitbetaling van de energietoeslag en de opvang van Oekraïners, maar ook meevallers bij de Jeugdzorg en Wmo en de toeristenbelasting. Hiertegenover staan nadelen waarvan de belangrijkste zijn de aanvullende bijdrage aan de BUCH, de afboeking plan- en voorbereidingskosten op woningbouwprojecten en fors lagere leges omgevingsvergunningen. Kortheidshalve verwijzen wij u naar de betreffende toelichtingen in de programmarekening. 5.8

Uitbesteding van de gemeentelijke belastingen en leges

Wij hebben vastgesteld dat de accountant van Cocensus bij de financiële verantwoording 2022 inzake de belastingopbrengsten en de belastingdebiteuren ten behoeve van de gemeente Bergen op 17 februari 2023 een goedkeurende controleverklaring heeft verstrekt. Wij herhalen dat de accountant van Cocensus alleen de verwerkte mutaties bij Cocensus beoordeelt (en gaat derhalve verder niet na of de verwerking volledig is, dit is de verantwoordelijkheid van de gemeente). Verder maakt de controle van de waardering van de belastingdebiteuren geen onderdeel uit van de werkzaamheden en derhalve trekken zij geen conclusies ten aanzien van de waardering van deze debiteuren. Periodieke afstemming tussen de gemeenten en Cocensus is dan voor deze aspecten een blijvend aandachtspunt. In het toegezonden controlememorandum over 2022 heeft de accountant van Cocensus geen bijzonderheden of materiële afwijkingen gerapporteerd.

19

6.

BALANS EN FINANCIELE POSITIE

6.1

Ontwikkeling eigen vermogen

Het eigen vermogen van de gemeente bedraagt ultimo 2022, inclusief het resultaat na bestemming, in totaal € 50,1 miljoen. Hiervan heeft € 1 miljoen betrekking op de bestemmingsreserves. In de onderstaande tabel is de financiële positie gespecificeerd. (in € 1.000)

begin 2022

eind 2022

toe/afname

43.638 1.477 1.317 46.432

47.929 1.047 1.143 50.119

4.291 -430 -174 3.687

Algemene reserve Bestemmingsreserve Saldo rekening Totaal eigen vermogen

Mutaties bestemmingsreserves De bestemmingsreserves zijn per saldo gedaald met een bedrag van € 0,43 miljoen (hierin is de resultaatbestemming 2022 nog niet verwerkt). Uit de toelichting op de balanspost eigen vermogen blijkt dat de grootste mutaties betrekking hebben op de bestemmingsreserves Sociale woningbouw (onttrekking € 420.000) en de bestemmingsreserve RO-projecten. De reserve RO-projecten is destijds ingesteld voor dekking van kosten inzake planontwikkelingen. In 2021 is de bestemmingsreserve RO-projecten ingesteld. In 2022 is € 619.000 toegevoegd. Voorts is in 2022 een bedrag van € 554.000 onttrokken aan de bestemmingsreserve onttrokken ter dekking van (niet verhaalbare) projectkosten. Wij hebben bij onze controle vastgesteld dat de mutaties in de reserves rechtmatig zijn en zijn gebaseerd op raadsbesluiten. 6.2

Actualisatie grondexploitaties

Wij hebben kennis genomen van de (concept) Nota Actualisatie Gebiedsontwikkeling 2023 (NAG). Met dit document wordt voldaan aan de bepalingen zoals opgenomen in de Notitie BBV. De gemeenteraad zal op 25 mei 2023 de actualisatie van de grondexploitaties vaststellen uiterlijk voordat de raad de jaarrekening 2022 vaststelt. Immers de cijfers zoals opgenomen in de actualisatie zijn verwerkt in de jaarrekening 2022 van de gemeente Bergen. Wij gaan ervanuit dat de cijfers in de NAG ook niet meer worden gewijzigd. In de actualisatie zijn prognoses bijgesteld. In Bergen zijn er op dit moment een 6-tal actieve grondexploitatie: de Small Five en Parck de Beeck. De Small Five zijn een 5-tal exploitaties op het grondgebied van de gemeente Bergen ten hoeve van de realisatie van sociale huurwoningen. In Parck de Beeck realiseert Kennemer Wonen sociale huurwoningen en huurwoningen in het midden segment alsmede worden er vrije sector koopwoningen gerealiseerd. Daarnaast lopen er diverse andere projecten, waarbij de gemeente Bergen eigenaar is van de gronden (deze staan opgenomen onder de balanspost materiele vaste activa) dan wel dat uw gemeente een faciliterende rol heeft. De boekwaarde van de balanspost Voorraden bestaat uit het onderhanden werk (w.o. bouwgronden in exploitatie) en bedraagt ultimo december 2022 - € 979.000.