bij 2 01-12-2022 2e voortgangsrap 2022 GR BUCH.pdf
Tekst van het document
2e Voortgangsrapportage 2022
Pagina 1 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ................................................................................................................................................................................................. 2 Inleiding ............................................................................................................................................................................................................ 3 1.
De mensen die voor ons werken ............................................................................................................................................................... 5
2.
De ICT waar we mee werken .................................................................................................................................................................... 9
3.
De facilitaire ondersteuning ..................................................................................................................................................................... 10
4.
Overige (organisatie)ontwikkelingen ........................................................................................................................................................ 11
5.
Voortgang op de financiën ....................................................................................................................................................................... 20
Bestuursbesluit ............................................................................................................................................................................................... 31 BIJLAGE 1: VERLOOP BEGROTING ............................................................................................................................................................ 32 BIJLAGE 2: TAAKSTELLING ......................................................................................................................................................................... 35
Pagina 2 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
Inleiding In deze tweede voortgangsrapportage 2022 van de Werkorganisatie BUCH rapporteert de directie aan het bestuur over de voortgang van onze bedrijfsvoering. Deze rapportage beslaat de periode mei tot en met september 2022. Op basis van die informatie informeren wij het bestuur of naar verwachting de voornemens uit de begroting 2022, zowel beleidsmatig als financieel, in het lopende jaar gerealiseerd gaan worden. Begroting 2022 - achtergrond Waar bij het opstellen van de begroting 2022 en de 1e voortgangsrapportage 2022 door de hectiek binnen en buiten de organisatie nog veel onduidelijk was, zijn in het laatste half jaar een aantal zaken helder geworden. Allereerst zien we dat bij alle vier onze opdrachtgevers de colleges zijn geïnstalleerd en de collegewerkprogramma’s vorm hebben of steeds meer vorm krijgen. Daarnaast is door de colleges een bestuursopdracht Oekraïne vastgesteld, een projectorganisatie is ingericht en daarvoor middelen beschikbaar zijn gesteld. Ook zien we dat we stappen zetten in de doorontwikkeling van de organisatie. Zo zijn onder andere de missie en de visie aangescherpt, vinden er gesprekken plaats over het strategische personeelsbeleid en zijn de eerste stappen gezet om het personeelsbestand “toekomstproof” te maken, onder andere door het aanstellen van een recruiter. De aandacht voor de personele uitdagingen blijft onverminderd hoog.
De voortdurende hectiek, de hoge werkdruk en de krappe arbeidsmarkt maakt dat blijvend investeren in het brede spectrum aan beleid en instrumenten van goed werkgeverschap noodzakelijk is. Als laatste zijn we gestart met het toetsen van de dienstverleningsovereenkomsten 2022 met als doel de overeenkomsten voor 2023 verder te verbeteren. Tegelijkertijd zien we ook weer ontwikkelingen op ons afkomen. De
coronapandemie lijkt weer aan te trekken, de situatie rondom de Oekraïne blijft voortbestaan en versterkt de energiecrisis. Begin oktober spreken de colleges gezamenlijk over de toekomst van de BUCH samenwerking. De impact op de opgaven van de colleges en op de werkorganisatie is ten tijde van het opstellen van deze voortgangsrapportage nog niet (volledig) inzichtelijk. Voortgang en financiën We nemen u in dit rapport mee in de voortgang op onze bedrijfsvoering. Wij doen dat langs de volgende sporen: 1. de mensen die voor ons werken 2. de ICT waarmee we werken 3. de facilitaire ondersteuning 4. de organisatieontwikkeling 5. de voortgang op financiën We gaan in op de algemene resultaten tot nu toe en geven een actualisatie van de kengetallen en financiën zoals u die kent uit voorgaande voortgangsrapportages. Naast deze informatie wordt ook een aantal andere ontwikkelingen beschreven. Dit doen we omdat we graag actief invulling willen geven aan onze informatieplicht. In deze voortgangsrapportage zien we op de reguliere bedrijfsvoering in 2022 een voordeel van € 133.000 en in 2023 € 35.000. Voor 2024 zien we een stijging van de reguliere bijdrage van structureel € 240.000. Dit leidt tot een aanpassing van de bijdragen van de gemeenten in de verschillende jaren.
Daarnaast hebben we in 2022 verschillende opdrachten vanuit de colleges gekregen en verwerkt in deze voortgangsrapportage. Binnen de gemeenten zijn deze reeds bekend. Dit leidt niet tot hogere lasten bij de gemeenten. Pagina 3 van 36
Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
Wij vertrouwen erop dat we u met deze rapportage een goed inzicht hebben gegeven in de ontwikkelingen en prestaties van de werkorganisatie. Wij houden ons zoals altijd aanbevolen voor opmerkingen, aanvullingen en verbetervoorstellen. Met vriendelijke groet, De directie van de werkorganisatie BUCH
Pagina 4 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
1. De mensen die voor ons werken In de eerste voortgangsrapportage zijn wij uitgebreid ingegaan op onze zorg op de personele uitdagingen. Naast de grote ambities, hoge werkdruk en krappe arbeidsmarkt zien we dat de crises als Oekraïne, Corona en ook de energiecrisis een groot beslag legt op de organisatie. Daarmee neemt de uitdaging steeds verder toe om alle functies, vast en tijdelijk, goed te vervullen. Tevens vergroot dit de druk op de flexibiliteit van de organisatie. Dat maakt blijvend investeren in het brede spectrum aan beleid en instrumenten van goed werkgeverschap noodzakelijk. En, nieuwe of extra bestuurlijke ambities en maatschappelijke opgaven vragen om extra geld of het maken van keuzes. Samenstelling van het personeelsbestand
Leeftijdsklas se (juli 2022) t/m 25 jaar
Totaal
Mannen
Vrouwen
14
6
8
26 t/m 35 jaar
106
46
60
36 t/m 45 jaar
191
84
107
46 t/m 55 jaar
249
120
129
56 t/m 59 jaar
146
64
82
60 t/m 65 jaar
125
68
57
> 65 jaar
23
18
5
Totaal
854
406
448
Grafisch geeft dit het volgende beeld (zie figuur hieronder). De groei van het totaal aantal medewerkers zit m.n. in de leeftijdsklasse tot en met 35 jaar (+ 11) maar deze groep maakt nog steeds een klein aandeel uit van de totale populatie (14%). Dit wijkt nauwelijks af van de landelijke gemeentecijfers, klasse >100.000 (2021 16%, bron: Personeelsmonitor 2021). Van de landelijke werkzame beroepsbevolking behoort 38% tot de leeftijdsklasse t/m 35 jaar. De groep ouder dan 65 jaar stroomt op korte termijn uit. Met de gespannen arbeidsmarkt zal vervanging de nodige inspanning vergen. De organisatie en vooral HR heeft zich hierop voorbereid mede door het aantrekken van een recruiter.
Pagina 5 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
Verzuim
leeftijdsopbouw juli 2022
Periode
120
2017
frequentie verzuim 1,01
100
2018
0,94
5,48%
45,29%
80
2019
0,83
5,35%
48,90%
60
2020
0,66
4,52%
56,90%
2021
0,66
5,82%
56,51%
140
40 20 0 t/m 25 jaar 26 t/m 35 36 t/m 45 46 t/m 55 56 t/m 59 60 t/m 65 > 65 jaar jaar jaar jaar jaar jaar # Mannen
# Vrouwen
Aantal leidinggevenden (per 100 medewerkers) Aantal leidinggevenden (per 100 medewerkers) mannen vrouwen interim vacatures totaal /100 medewerkers 24
14
2
0
40
4,7
(algem een directeur, dom einm anagers, team m anagers en w ijkbeheerders ) Uit de personeelsmonitor van het A&O fonds blijken de volgende cijfers.
% verzuim 5,95%
%nul verzuim 45,12%
CBS cijfers laten zien dat landelijk een stijging waarneembaar is. Dit zien we ook bij de BUCH. Het voortschrijdend ziekteverzuim is in augustus 2022 gestegen naar 7%. Het ziekteverzuim over de afgelopen maand bedroeg 6,1%, de meldingsfrequentie 0,89. Maatregelen Doelstelling is een blijvend laag gemiddeld ziekteverzuimpercentage van maximaal 5%, waarbij er grip en zicht is op verzuim. Het voortschrijdend ziekteverzuim is in augustus 2022 gestegen naar 7%. Oorzaken van verzuim zijn te vinden in langdurige ziekte bij een aantal medewerkers, extra ervaren werkdruk door vacatures die moeilijk vervuld worden en wisseling van leidinggevenden. De organisatie neemt in overleg met de bedrijfsarts extra maatregelen om het percentage te verlagen. Er wordt onder andere ingezet op: het (her)invoeren van Sociaal Medisch teamoverleg in de domeinen met de bedrijfsarts het inzetten van een verzuimcoördinator voor een goede begeleiding van de zieke medewerker en leidinggevende het inzetten van arbeidsdeskundige of coach om (langdurige) ziekte te voorkomen.
Pagina 6 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
In- door en uitstroom Ook de BUCH heeft te maken met een stijgend percentage uitstroom van medewerkers (van 7% in 2020 naar 8,3% in 2021). Dat heeft deels te maken met het aantal medewerkers dat met pensioen gaat en deels met de arbeidsmarkt. Ook zijn er vacatures die lastig te vervullen zijn. Daarom treedt er per 1 oktober 2022 een recruiter in dienst. Deze specialist in werving en selectie zorgt niet alleen voor het vinden van de juiste mensen via de specifieke kanalen, maar ook voor een toekomstgericht werving- en selectiebeleid. Daarnaast vindt in de tweede helft van het jaar een onderzoek plaats naar het loongebouw en het functieboek. Na vijf jaar is een evaluatie en herijking noodzakelijk en kan meteen worden ingespeeld op de heersende arbeidsmarktproblematiek. Binnen de werkorganisatie BUCH houden we exitgesprekken met de medewerkers die de BUCH verlaten. In het afgelopen half jaar zijn 28 exitgesprekken gevoerd. De rode lijn die daaruit te destilleren valt is de medewerkers de BUCH verlaten voor een mooie carrièrestap en niet vanwege de BUCH als werkgever of de arbeidsvoorwaarden. Het gemiddelde cijfer dat medewerkers gaven voor de werkorganisatie als werkgever was een 7,3 waarbij geen enkele onvoldoende is gegeven. Uit de gesprekken komen ook een aantal belangrijke (bekende) aandachtsgebieden als werkdruk, het behouden van mensen en talenten en de sociale verbinding.
Onderwerpen die al langer de aandacht hebben van het bestuur en de directie, in het dagelijkse management maar ook meegenomen worden in o.a. strategische personeelsplanning en het strategisch personeelsbeleid.
In- en uitstroom afgelopen 12 maanden jul-22 jun-22 mei-22 apr-22 mrt-22 feb-22 jan-22 dec-21 nov-21 okt-21 sep-21 aug-21 -20
-15
-10
-5
0
5
uit dienst
in dienst
10
15
20
Verlof Medewerkers kunnen met ingang van de nieuwe COA vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen. Deze uren verjaren niet. Dit kan leiden tot verlofstuwmeren die bijvoorbeeld ingezet gaan worden om eerder met pensioen te gaan. Het is van belang om hier een voorziening voor te treffen. In Q4 2022 wordt een analyse uitgevoerd op de openstaande verlofuren binnen BUCH om de hoogte van de voorziening te kunnen bepalen. Op basis van eerste inschattingen is de verwachting dat dit tot aanzienlijke kosten leidt. Deze kosten zullen bij de jaarrekening worden meegenomen en verantwoord.
Pagina 7 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
verloop opname verlof
Per 30 september 2022 is het aantal externen 146,81 fte. Ten opzichte van de formatie van 786,94 (peildatum 22-09) is dat 18,6%. Van belang is hierbij op te merken dat het uitdrukken van inhuur in fte altijd een momentopname betreft en afhankelijk van een aantal factoren als ziekte, vacatures en (grote) projecten. Om die reden is het uitdrukken van de inhuur in een % van de loonsom over een heel jaar gezien een betrouwbaardere indicator.
150.000 100.000 50.000 BWV Bovenwettelijk verlof
IKB - Aangekocht verlof apr-22
WET - Wettelijk verlof
jul-22
Inhuur: Uitgangspunt bij inhuur is dat inhuur om 5 redenen plaats vindt: - ziektevervanging - overbrugging bij vacatures - pieken - specifieke expertise die tijdelijk nodig is - plustaken
We zien dat op een aantal plekken in de organisatie het aantal inhuurkrachten (al dan niet voor plustaken, projecten of specialistische kennis) niet meer in balans is met de vaste formatie. De basisformatie is daar structureel aan de lage kant voor de ambities die er geformuleerd zijn. Een analyse is nodig om te onderzoeken of functies waar structureel ingehuurd wordt niet toegevoegd moeten worden aan de vaste formatie. Bij Samenleven is hier het afgelopen jaar een inhaalslag gemaakt met de herijking van het domein. Bij de verdere ontwikkelingen van het strategische personeelsbeleid en de doorontwikkelingen van de dienstverleningsovereenkomsten nemen we deze analyse mee.
We zien bij de BUCH de inhuurcijfers (licht) toenemen. Oorzaken van de stijging liggen enerzijds in de steeds krapper wordende arbeidsmarkt en het (langdurige) ziekteverzuim waardoor tijdelijke vervanging van vaste bezetting noodzakelijk is en anderzijds door extra bestuurlijke vraagstukken waarvoor tijdelijk extra bezetting nodig is (plustaken). Wanneer we deze cijfers afzetten tegen de ontwikkelingen in de markt zien we dat de BUCH tot en met 2021 (13,7%) nog steeds onder het niveau inhuur van de 100.000 plus gemeenten (16,9%) ligt. Onze verwachting is dat dit percentage voor 2022 zal toenemen als gevolg van een aantal grote opgaven.
Pagina 8 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
2. De ICT waar we mee werken Innovatie achter de schermen. De 2e helft van 2022 staat voor de betrokken teams bij ICT in het teken van (meer) planmatig werken. Een overkoepelende jaarplanning Informatisering & Automatisering 2023 is in de maak. Deze jaarplanning gaan wij als leidraad gebruiken bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Belangrijk aandachtspunt voor de komende periode is de vervanging van de technische ICT infrastructuur en het daarbij maken van de juiste keuzes. Ontwikkelingen op het gebied van digitale techniek en digitale dienstverlening, zoals Microsoft365 en de mogelijkheid om software als dienst af te nemen, vragen om het uitzetten van een duidelijke en weloverwogen koers voor de komende jaren. Software In 2021 zijn software-investeringen binnen de BUCH komen te vervallen vanwege gewijzigde financiële regelgeving (BBV). Voor nieuwe projecten, waarbij software wordt geïmplementeerd, heeft de BUCH vanaf 2022 dan ook geen kapitaalslasten meer. Hiervoor gebruiken wij vanaf 2022 een software-ontwikkelingsbudget, waarvan de hoogte initieel is vastgesteld op de gemiddelde uitgaven van voorgaande jaren op software-investeringen (€ 700.000). Voor de besteding van dit budget wordt jaarlijks een plan gemaakt.
De interne regiegroep ICT die eind 2021 is ingesteld, adviseert het MT BUCH over de besteding van deze middelen en een juiste afweging van prioriteiten binnen de projecten met een informatievoorzieningscomponent.
Pagina 9 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
3. De facilitaire ondersteuning Stand van zaken afdeling Ondersteuning Het afgelopen half jaar is verder geïnvesteerd in de ontwikkeling van medewerkers. Diverse medewerkers zijn gestart met opleidingen en trainingen. Doel is onder meer om de kennis en vaardigheden van medewerkers te verbeteren en daarnaast betrokkenheid en motivatie hoog te houden.
te bepalen hoe wij een volgende stap kunnen zetten. Hierbij is het van belang om aandacht te hebben voor mens, techniek en organisatie. Het gaat er dan om hoe wij als organisatie meer wendbaar kunnen worden, snel kunnen schakelen, slim samenwerken, wanneer en waar wij het beste kunnen werken en wat voor positieve effecten dit heeft op de prestaties.
Daarnaast hebben wij de afgelopen periode veel aandacht besteed aan het contractbeheer. Het analyseren van contracten, facturen en geldstromen loont, evenals het actief sturen op de met leveranciers gemaakte afspraken. Het inzichtelijk maken van processen en aanbrengen van structuur zorgt voor een verbetering van de dienstverlening naar de organisatie. Stand van zaken huisvesting De gemeente Heiloo is overgegaan tot de aankoop van het voormalige Rabobankkantoor aan de Stationsweg. Doelstelling is om in dit pand een nieuw gemeentehuis te realiseren waar onder meer de publieke dienstverlening plaatsvindt en het bestuur is gehuisvest. Op dit moment ligt er een bestuursopdracht die verder wordt uitgewerkt door de stuurgroep en werkgroep om deze locatie verder te ontwikkelen. Met de komst van de nieuwe locatie start ook de ontwikkeling van het huidige gemeentehuis. Invulling van dit vraagstuk heeft impact op de huisvesting van een deel van de medewerkers. Hybride werken Mede naar aanleiding van de coronapandemie en het daardoor tijdelijk verplichte thuiswerken, is een pilot hybride werken uitgevoerd. De tijdens de pilot opgedane ervaringen benutten wij om Pagina 10 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
4. Overige (organisatie)ontwikkelingen Overige Ontwikkelingen Organisatieontwikkeling / Bestuursopdracht Samen Sterk We zetten stappen in onze organisatieontwikkeling in lijn met de bestuursopdracht Samen Sterk. De colleges hebben voor 2022 de focus gelegd op het versterken van bestuurlijk comfort en het goed faciliteren van de medewerkers, door: het doorontwikkelen van de dienstverleningsovereenkomsten; de strategische personeelsplanning en een robuuste organisatie; en de optimalisatie ICT. Sinds het voorjaar werken gemeentesecretarissen en de interim directeur nauw samen in de aansturing van de werkorganisatie, ten behoeve van politiek bestuurlijk dossiers en strategische keuzes in de bedrijfsvoering. Het Management Team van de werkorganisatie is sinds mei 2022 weer compleet en heeft al in juli een plan gemaakt voor een robuuste organisatie die de gemeenten faciliteert in de realisatie van haar opgaven. Dit plan krijgt ook al stapsgewijs uitvoering. Als voorbeeld: onlangs is de herijking van het domein SamenLeven vastgesteld in lijn met de ambities en beleidswijzigingen van de colleges op dit gebied. Ook de strategische personeelsplanning is in een vergevorderd stadium. Zo sturen we steeds gerichter aan de juiste mens op de juiste plek en het in beeld krijgen van wat de toekomst van de organisatie en onze medewerkers vraagt.
In het voorjaar zijn de dienstverleningsovereenkomsten 2022 vastgesteld. Per 29 september zijn alle colleges geïnstalleerd en hun werkprogramma’s worden nu nader uitgewerkt. Aan de hand hiervan wordt de komende maanden gewerkt aan het opstellen van de DVO’s voor 2023. Zo wordt steeds helderder wat de gemeenten kunnen verwachten van de werkorganisatie in het realiseren van de bestuurlijke ambities.
Rechtmatigheidsverantwoording 2022 Zoals aangekondigd in de eerste voortgangsrapportage 2022 is vanaf het verslagjaar 2023 de rechtmatigheidsverantwoording een feit. Met de rechtmatigheidsverantwoording leggen de colleges en de directie verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. Nu toetst de accountant de rechtmatigheid en geeft een oordeel hierover af in de controleverklaring. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geeft de accountant geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid maar is dit onderdeel van zijn oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening waarvan de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is. De werkorganisatie heeft hier, mede door het meerdere keren uitstellen, al diverse stappen in gezet. Het laatste kwartaal van 2022 gaan wij de colleges meenemen in de gevolgen hiervan en de verdere aanpak uitrollen. Aanpassen Inkoopfunctie Om de inkoopfunctie op sterkte te houden na het uittreden bij Stichting Rijk is er in een senior inkoopadviseur gestart.
Deze nieuwe inkoopadviseur start zo snel mogelijk, om zo te zorgen voor goede overdracht met Stichting Rijk. De BUCH verzorgt dan voor alle vier de gemeentes en de Werkorganisatie de inkoop. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen De BUCH gemeenten hebben zich met het programma klimaat gecommitteerd aan positieve impact via inkoop. De basis voor dit programma zijn overkoepelende Rijksdoelstellingen en afspraken zoals het Klimaatakkoord en Nederland Circulair 2050 maar ook het Pagina 11 van 36
Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
Manifest MVOI. Impact maken op deze doelstellingen betekent sturen op de doelen via inkoop. Binnen het programma klimaat valt MVOI onder de pijler duurzame bedrijfsvoering. De Projectleider klimaatneutraal en circulair inkopen betrekt de expertise van de collega’s binnen het programma klimaat en zorgt voor draagvlak binnen de organisatie om ook in aanbestedingen te sturen op duurzaamheid. In Q1 2022 hebben alle vier de BUCH gemeenten het CO2 prestatieladder certificaat niveau 3 gehaald. Dit mijlpaal is een onderdeel van ‘het goede voorbeeld’ geven en zorgt voor meer integriteit bij de eisen en gunningen die we hebben bij aanbestedingen. Ook wordt op basis van de resultaten uit het voorgaande jaar gerapporteerd en een kansen analyse gemaakt op basis van het inkoop jaarplan. In Q1 2022 is een nieuwe kansen analyse gemaakt en blijft een voortdurend proces om prioritaire trajecten vast te leggen. Daarnaast is een draagvlak voor duurzaamheid campagne opgezet in Q3. Coronacrisis en Oekraïnecrisis In de eerste voortgangsrapportage 2022 hebben wij een bedrag opgenomen van € 1,7 miljoen voor de crisismaatregelen rondom Corona zoals in een brief van maart 2022 is aangekondigd. Tevens gaven wij aan dat dit bedrag naar alle waarschijnlijkheid niet volledig noodzakelijk is voor de maatregelen voor Corona. Wij zetten deze middelen ook in voor de crisismaatregelen rondom Oekraïne.
In bijlage 3 hebben wij een toelichting en nadere specificatie gegeven van de maatregelen. In onderstaand overzicht hebben we de stand van zaken opgenomen per augustus 2022:
Domein Spoedwet Domein Samenleven Domein BOR Domein RO Domein Bedrijfsvoering Domein I&O Totaal
Begroting Realisatie Verplichting Afwijking 510.000 35.787 151.364 322.849 360.000 367.525 302.972 -310.497 110.000 4.686 105.314 400.000 250.428 115.121 34.451 160.000 89.271 32.033 38.696 236.000 142.224 141.429 -47.653 1.776.000 889.921 742.918 143.161
De werkzaamheden rondom Oekraïne hebben inmiddels ook een structureel karakter gekregen met een daarvoor ingerichte projectorganisatie. Hiervoor zijn door de 4 colleges ook middelen ter beschikking gesteld op basis van een vastgestelde bestuursopdracht over de periode Q3 2022 tot Q3 2023. De projectorganisatie is per 1 september 2022 operationeel geworden. Vooralsnog hebben we in deze voortgangsrapportage voor de periode 1 september 2022 tot 1 januari 2023 een bedrag voor 2022 opgenomen. Het restant van het geraamde bedrag hebben wij vooralsnog in 2023 verantwoord (zie ook de mutaties in paragraaf 5 Voortgang op de financiën). E-factureren Momenteel wordt 14% van alle facturen als e-factuur verwerkt. Leveranciers worden actief benaderd met het verzoek tot versturen van e-facturen via het Peppol netwerk. In de praktijk blijkt na een aantal jaren dat de meeste leveranciers nog niet in staat zijn efacturen te versturen maar er actief mee aan de slag gaan. Voor de inkomende PDF facturen die we in de e-mailboxen ontvangen is er, na een testfase, per 28 juni 2022 een SaaS factuur herkenningstool geïmplementeerd. Deze tool gaat ons helpen (door middel van machine learning) de PDF factuur sneller en beter te herkennen en deze om te zetten in XML. Op enkele registraties na (zoals bijvoorbeeld periodieken) worden op deze wijze alle facturen als efactuur verwerkt in Key2Financiën.
Pagina 12 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
Stand van zaken Zaffier Op 1 januari 2022 is WNK statutair omgevormd in de Gemeenschappelijke regeling SORA. Hoewel Zaffier pas op 1 januari 2023 als organisatie operationeel van start gaat, heeft de nieuwe organisatie op 1 april 2022 formeel de bestuurlijke bevoegdheid gekregen om de Participatiewet, Wet Inburgering, Wet Schuldhulpverlening en het gemeentelijke minimabeleid uit te voeren en is tevens de organisatienaam gewijzigd in Zaffier. Vanaf dit moment is het Algemeen Bestuur (AB) (en niet langer de colleges) bevoegd om besluiten te nemen over het beleid en uitvoering van de taken van Zaffier. Als gevolg hiervan wordt op beleidsniveau al intensief samengewerkt. De dienstverlening blijft tot 1 januari 2023 vanuit de bestaande organisaties gehandhaafd, zij voeren deze uit in mandaat namens Zaffier. Inmiddels is de kwartiermaker/beoogd directeur benoemd. Op 11 juli 2022 ondertekenden voorzitter van het Algemeen Bestuur en de bestuurders van de vakbonden FNV en CNV het Sociaal Plan en is gestart met het plaatsingsproces voor medewerkers. Het nieuwe managementteam start in het najaar met het implementeren van gezamenlijke werkwijzen, zodat de operationele start en de dienstverlening soepel verlopen. Er is inmiddels een compleet overzicht van alle arbeidsvoorwaarden.
Op 12 oktober vindt er een eerste overleg plaats met het lokaal overleg over de stukken, hierbij sluiten CNV en FNV bij aan. De verwacht is dat medio tot eind november de gesprekken met het lokaal overleg zijn afgerond met als resultaat dat er een eenduidige uitleg is voor alle arbeidsvoorwaarden. De uitkomst wordt eind november, begin december voorgelegd aan de achterban zodat vervolgens de bonden kunnen tekenen. In de huidige begroting 2022 is nog geen rekening gehouden met het vertrek van onze medewerkers naar Zaffier. De medewerkers gaan formeel per 1 januari 2023 over naar Zaffier en ten tijde van
het opstellen van deze voortgangsrapportage is de begroting van Zaffier, en daarmee de financiële vertaling voor de werkorganisatie BUCH, nog niet afgerond. De financiële gevolgen voor de begroting van de werkorganisatie verwerken we in de begroting 2024 en eerste voortgangsrapportage 2023. Nieuwe Wet inburgering 2021 Op 1 januari 2022 is de nieuwe Wet inburgering in werking getreden. Gemeenten hebben nu een belangrijke rol bij de begeleiding van nieuwkomers die inburgeringsplichtig zijn. Het doel van de Wet inburgering 2021 is dat inburgeringsplichtigen zo snel mogelijk meedoen in Nederland. De uitvoering van de Wet inburgering valt vanaf 1 januari 2023 onder de regionale uitvoeringsorganisatie Zaffier. Doorontwikkeling SamenLeven Gemeenten hebben de afgelopen jaren vanuit het Rijk steeds meer verantwoordelijkheden gekregen en hier niet altijd de benodigde middelen bij gekregen. Ook is de omvang, complexiteit en intensiteit van de doelgroep toegenomen door maatschappelijke en autonome ontwikkelingen. De huidige formatie is gebaseerd op cijfers rondom zorggebruik uit 2017. Op basis van het bestuursbesluit van 11 juli is de basiscapaciteit op peil gebracht voor 2022 en verder. Binnen domein SamenLeven wordt gewerkt aan de strategische koers om organisatorisch de huidige en toekomstige ontwikkelingen het hoofd te bieden.
Dit leidt er toe dat er op 1 januari 2023 een nieuwe structuur wordt ingebed. In de tussentijd werken we toe naar stabiliteit en minder afhankelijkheid van inhuur. De kern van de doorontwikkeling is onder andere om dit jaar al in te zetten op preventie, te werken aan de juiste mensen op de juiste plek en het formuleren van kerntaken. De dekking voor de voorgestelde veranderingen vanaf 1 juli 2022 wordt voor het grootste deel gevonden binnen het domein zelf, daarnaast heeft het BUCH bestuur op 11 juli 2022 besloten om middelen beschikbaar te stellen Pagina 13 van 36
Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
voor de uitbreiding van formatie van domein Samenleven met 5,5 fte en € 65.000 tijdelijke inhuur met ingang van 1 augustus 2022 en zijn er vanuit de gemeenten middelen beschikbaar gesteld die zij hebben ontvangen vanuit het Rijk voor versterking dienstverlening. We hebben in het tweede halfjaar in aanloop naar de nieuwe structuur per 1 januari 2023 nog steeds incidenteel inhuur in de uitvoering nodig. En aangezien we per 1 juli 2022 in de uitvoering al zoveel mogelijk volgens de nieuwe structuur werken is het nodig om voor 2022 ter overbrugging tijdelijk op de rol van ondersteuning voor het sociaal team in te huren. Versterking dienstverlening gemeenten In de decembercirculaire 2021 en aanvullend in de meicirculaire 2022 is vanuit het Rijk budget beschikbaar gesteld aan gemeenten voor versterking van de dienstverlening van gemeenten. Het gaat hierbij om middelen gerelateerd aan 4 doelen, waarvan 3 het sociaal domein aangaan: ‘versterking ondersteuning wijkteams’, ‘impuls integraal werken’ en ‘systeemleren’. Het onderdeel ‘robuust rechtbeschermingssysteem’ heeft betrekking op het domein inwoners en ondernemers. De colleges van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo hebben conform de dienstverleningsovereenkomst tussen de Werkorganisatie en gemeente besloten deze middelen 1 op 1 over te hevelen aan de werkorganisatie bestemd voor de uitvoering van de daarbij behorende doelen.
Verantwoording van de besteding van deze middelen is onderdeel van de begrotingscyclus. Met de beschikbaar gestelde middelen kan het sociaal domein verder investeren in de integrale dienstverlening van het sociaal team en de beweging naar preventie, waaronder het verstevigen van de sociale basis, conform de strategische koers van het domein. Er wordt ingezet op incidentele en structurele maatregelen. De incidentele maatregelen zijn gericht op borging van de beweging naar preventie (in de vorm van een tijdelijke kwartiermaker 0,67 fte).
Dit betreft een investering in de veranderingen die dit vraagt in werkwijze, maar ook in cultuur en samenwerking van medewerkers en netwerkpartners, waaronder ook huisartsen. De structurele maatregelen voorzien in het uitbreiden van het aantal consulenten om de toenemende vraag naar hulp en ondersteuning vanuit zowel de Wmo (0,75 fte consulent Wmo) als op de Jeugdhulp (0,75 fte consulent jeugd). Om de dienstverlening in gemeenten daadwerkelijk en structureel te kunnen verbeteren is het van belang dat de dienstverlening plaatsvindt in een ‘lerende uitvoeringspraktijk’. Binnen de gemeentelijke uitvoering moet er ruimte zijn om te reflecteren op het eigen handelen in de dienstverlening aan inwoners. Met betrekking tot het onderdeel robuust rechtbeschermingssysteem is het belangrijk dat mensen dichtbij ondersteuning hebben om de weg te vinden en hun recht te kunnen halen, bijvoorbeeld wanneer ze verdwalen tussen uitvoeringsinstanties. Het Rijk noemt hierbij als doel het versnellen van de toegang: inwoners hebben sneller en makkelijker toegang tot voorzieningen en rechtsbescherming en betere gemeentelijke juridische dienstverlening; voor inwoners is voldoende juridische ondersteuning beschikbaar, zowel in de vorm van eerstelijns juridische ondersteuning als in de versterking van de gemeentelijke ombudsfunctie.
Het budget wordt toegevoegd aan het domein Inwoners en Ondernemers om bijvoorbeeld een centrale ingang te maken voor alle klachten of het instellen van een BUCH-brede klachtencommissie, etc. Verantwoording over de besteding van deze middelen vindt achteraf plaats. Bij de financiële mutaties is deze verantwoording opgenomen. Inkoop jeugdhulp Op 31 augustus 2022 is de aanbesteding afgerond voor de verwerving van de jeugdhulp in de periode 2023 en verder. Het betreft de percelen ambulant, verblijf en jeugdzorg plus. In de sector Pagina 14 van 36
Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
is recent een cao-loonsverhoging overeengekomen van 8%. Deze zal leiden tot hogere tarieven voor deze dienstverlening. Wettelijk zijn de gemeenten gehouden reële tarieven te vergoeden. Deze inkoop heeft mede tot doel om te komen tot kostenbeheersing via een verbeterde sturing op de inzet van jeugdhulp vanuit de gemeentelijke toegang. Dat vraagt andere en meer inzet vanuit de toegang. Dit wordt in kaart gebracht via een implementatieplan. Daarin wordt ook in beeld gebracht welke kosten dit met zich mee brengt. Beheersmaatregelen Jeugd en Wmo Het domein Samenleven heeft diverse beheersmaatregelen uitgewerkt om de kosten Jeugd en Wmo te beheersen en waar mogelijk te verlagen. De Raden hebben eerst de korte termijn maatregelen vastgesteld (17 maatregelen, Castricum: 16) en vervolgens de lange termijn maatregelen. In 2021 zijn van de 17 vastgestelde korte termijn beheersmaatregelen 11 maatregelen ingevoerd en zijn de eerste financiële resultaten zichtbaar, ook is gestart met de implementatie van de lange termijnmaatregelen. Dit is via de voortgangsrapportage ook behandeld in alle Raden. Op dit moment is het domein druk bezig met de verdere implementatie van de resterende beheersmaatregelen en borging van de korte termijn maatregelen in de werkprocessen. De lange termijn maatregelen worden geborgd in de bestuurlijke kpi’s.
In het vierde kwartaal 2022 wordt een nieuwe voortgangsrapportage aangeboden. In februari 2022 hebben de vier colleges het procesplan vastgesteld over wat het domein SamenLeven nodig heeft om de resterende implementatie van de beheersmaatregelen te realiseren en hoe betere en cijfermatig hardere onderbouwingen van de meerjarenraming kan worden aangeleverd. Hiertoe hebben de colleges incidenteel aanvullend budget beschikbaar gesteld. Er is inmiddels een detailbegroting jeugd geïmplementeerd en de dashboards zijn in basis geïmplementeerd en worden verder doorontwikkeld.
Beschermd Wonen 2023 Oorspronkelijk was de planning dat Beschermd wonen per 1 januari 2023 gedecentraliseerd zou worden van centrumgemeenten naar alle gemeenten. Onlangs is door het Ministerie bekend gemaakt dat de invoering van het woonplaatsbeginsel en het daarmee samenhangend nieuw verdeelmodel beschermd wonen per 1 januari 2023 wordt uitgesteld. Het Ministerie roept gemeenten op om de beweging naar een beschermd thuis in alle gemeenten op gang te houden. Aangezien nog niet zeker is vanaf wanneer en welke budgetten overgeheveld worden naar de gemeente, kan dit nog niet financieel vertaald worden in de begroting. Zodra er meer bekend is en de gemeenten deze taak vervolgens beleggen bij de werkorganisatie heeft dit effect op de begroting. In 2022 worden hier (aansluitend op de afgelopen jaren) voorbereidingen voor getroffen. Wet open overheid (WOO) Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (WOO) in werking getreden. Daarmee is de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) komen te vervallen. De WOO is bedoeld om overheden meer transparant te maken en moet er voor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar en toegankelijk wordt. De invoering van de WOO wordt gezien als een meerjarenplan dat zeker acht jaar in beslag neemt. Om die reden treedt de WOO gefaseerd in werking.
De vier colleges hebben in juli 2022 besloten om de werkorganisatie BUCH de opdracht te geven voor het implementeren en uitvoeren van de WOO binnen de hiervoor ter beschikking gestelde middelen. Daarbij is het uitgangspunt dat in de eerste twee jaren van de uitvoering alleen wordt ingezet op het voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Tevens hebben de colleges besloten een begrotingswijziging vast te stellen, waardoor de door het Rijk beschikbaar gestelde middelen voor implementatie en uitvoering van de WOO volledig en meerjarig worden overgeheveld naar de Werkorganisatie BUCH. Ten slotte hebben de colleges de Pagina 15 van 36
Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
werkorganisatie BUCH opdracht gegeven een procedure voorstel op te stellen waarin colleges en raden van de BUCH gemeenten, in samenspraak met de werkorganisatie, in 2024 komen tot een gelijkluidend ambitieniveau voor de WOO. Er is een WOO-team samengesteld voor de afdoening van de passieve openbaarmaking (het oude Wob-verzoek). Om aan de wettelijke verplichting te kunnen voldoen, is in 2022 tijdelijk een WOO coördinator ingehuurd. De structureel beschikbare middelen worden onder meer ingezet om een programmaleider WOO en een vaste WOO-coördinator aan te trekken. Hierdoor kunnen wij de implementatie en uitvoering van de WOO in de komende jaren verder vorm geven. De voorbereidingen zijn in de zomer van 2022 getroffen en de werving van de benodigde functies start in oktober 2022. Een gedeelte van de middelen voor 2022 wordt gebruikt voor opleidingen in het kader van de WOO. Omdat wij ons in de voorbereidende fase bevinden van de implementatie van de WOO en de werving van benodigde functies start in oktober 2022, wordt in 2022 een groot gedeelte van het budget niet benut. Invoering Omgevingswet In de Omgevingswet is alle bestaande wetgeving over de fysieke leefomgeving gebundeld, vereenvoudigd en geïntegreerd in één wet met één samenhangend stelsel. Met het programma Omgevingswet worden de gemeenten en de werkorganisatie BUCH gezamenlijk voorbereid op de invoering van deze wet.
De vier gemeenteraden hebben het Ambitiedocument Omgevingswet vastgesteld, waarmee de richting is bepaald waarbinnen de invoering van de Omgevingswet plaatsvindt. De visie op de Omgevingswet bestaat uit vier uitgangspunten. Deze uitgangspunten vormen de basis voor al ons handelen en al het beleid dat wij de komende jaren ontwikkelen vanuit de Omgevingswet.
1. Inwoners, ondernemers en maatschappelijke opgaven staan centraal 2. Ruimte aan initiatieven 3. Vroegtijdige samenwerking 4. Integraal werken en maatwerk De Omgevingswet zou op 1 juli 2022 in werking treden. Begin 2022 is bekend gemaakt dat het wederom wordt uitgesteld. Inmiddels heeft de Eerste Kamer op 12 juli, een motie aangenomen die oproept om vast te houden aan 1 januari 2023 als invoeringsdatum. Ook is bekend dat zij op 9 november 2022 een definitief besluit neemt over het Koninklijk besluit. Dat gebeurt aan de hand van het oordeel van het Adviescollege ICT-Toetsing over de stabiliteit van het Digitaal Stelsel Omgevingswet en de Tijdelijke Alternatieve Maatregelen (TAM’s) voor de planketen. Nog steeds zetten we de voorbereidingen onverminderd voort, binnen de kaders zoals door de raad vastgesteld. Een groot deel van onze voorbereiding staat namelijk los van de datum van inwerkingtreding. We gebruiken de extra tijd om beter vertrouwd te raken met de nieuwe manier van werken en onze dienstverlening te verbeteren voordat de Omgevingswet in werking treedt. We kunnen het programma naar verwachting nog altijd uitvoeren binnen dit financiële kader. Destijds zijn we tot een raming van de invoeringskosten gekomen inclusief een aantal onzekerheden. Een van de aannames was de verdeling van de kosten over de jaren.
Betaaldiscipline Het huidige streven is om 90% van de facturen binnen de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen te betalen met een gemiddelde betaaltermijn van 17 dagen. Uit onderstaand overzicht blijkt dat in de eerste 2 kwartalen van 2022 86% van de facturen binnen 30 dagen betaald worden en de gemiddelde betaaltermijn 18 dagen is. Het blijft elk jaar het streven om de facturen sneller te betalen.
Pagina 16 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
Tijdigheid betalen facturen Bedrijf gem. aantal % op tijd dagen betaald <30 dagen Bergen 21 83% Uitgeest
19
83%
Castricum
18
83%
Heiloo
19
86%
BUCH
16
90%
Totaal
18
86%
Harmonisatievoorstellen In 2021 heeft het bestuur de directeur de opdracht gegeven om te komen tot een efficiëntere inrichting van de werkprocessen en het verder harmoniseren van de processen en taken voor de vier gemeenten. Met als doel het bereiken van efficiency in tijd, kwaliteitsverbetering, vermindering van de kwetsbaarheid, het verbeteren van de effectiviteit of mogelijke financiële voordelen. Een brede uitvraag binnen de werkorganisatie heeft geresulteerd in 121 ideeën. Deze ideeën zijn beoordeeld, gegroepeerd en nader geanalyseerd. Hieruit is naar voren gekomen dat 65 voorstellen nader beoordeeld moeten worden. De andere 56 zullen niet verder onderzocht worden. In fase 1 zijn de 18 meest kansrijke harmonisatievoorstellen geselecteerd voor een nadere uitwerking grofweg in te delen in drie categorieën: voorstellen die van directe invloed zijn op de begroting van de werkorganisatie; voorstellen die van invloed zijn op de begroting van de gemeenten; en voorstellen die geen financiële invloed hebben, maar wel leiden tot een hoger kwaliteitsniveau, efficiency in tijd, of verminderde kwetsbaarheid.
De uitwerking heeft geresulteerd in een structureel begroot financieel voordeel van € 440.000. Dit voordeel is verwerkt in de begroting 2022. Status fase 1: De inschatting was dat zes voorstellen tot de 1e categorie behoren. Dit heeft geresulteerd in een structureel begroot financieel voordeel van € 440.000 in de begroting 2022 ev. van de werkorganisatie. Zoals aangegeven in de eerste voortgangsrapportage zijn twee voorstellen gerealiseerd (€ 160.000). Het voorstel voor de besparing van het verder harmoniseren van het kostenverhaal (€ 100.000) blijkt niet tot een directe besparing voor de werkorganisatie te leiden, maar tot een opbrengst-verhoging voor de gemeenten als deze harmonisatie gerealiseerd is. Dit hebben we in deze voortgangsrapportage financieel verwerkt. Bij de overige drie voorstellen constateren we dat deze in 2022 nog niet tot een voordeel leiden maar pas in de loop van 2023. Zoals aangegeven in de eerste voortgangsrapportage heeft de invoering van het zaaksysteem Samenleven (€ 60.000) vertraging opgelopen net als het invoeren van E-diensten bij het team balie, ontvangst en burgerzaken. Het zesde harmonisatievoorstel (harmoniseren leges en verordeningen bestemmingsplannen) leidt in 2022 ook nog niet tot financiële voordelen. In paragraaf 5. Voortgang op de financiën hebben wij deze onderdelen financieel vertaald.
Van de tien voorstellen die, leiden tot een verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening zijn er inmiddels vier afgerond en gerealiseerd. De overige voorstellen zijn nog onder handen. Status fase 2: Daarnaast zijn ook de resterende voorstellen uitgewerkt (fase 2) om de eventuele voordelen mee te kunnen nemen in de 2e Pagina 17 van 36
Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
voortgangsrapportage 2022. In de 2e fase is naar 47 voorstellen nader onderzoek gedaan en getoetst of sprake is van een realiseerbare harmonisatie, met een kwaliteitsvoordeel en/of efficiency voordeel en het eventuele financiële gevolg daarvan. Het gaat hier om voorstellen over het eenduidig werken op verschillende onderdelen en ziet toe op bijvoorbeeld geharmoniseerd beleid, processen en systemen. Veel zaken betreffen bedrijfsvoering maar er zijn ook voorstellen die die betrekking hebben op bestuurlijke keuzes of daar impact op hebben. Voorbeelden zijn de invoering van zaakgericht werken en het proces van bestuurlijke besluitvorming. Uit de analyse is gebleken dat 15 voorstellen niet realiseerbaar zijn. De overige 32 voorstellen leiden voornamelijk tot kwaliteitsvoordelen, waarvan er zeven al zijn gerealiseerd en de overige 25 voorstellen nader uitgewerkt worden. Deze voorstellen worden via de lijn van team- en domeinplannen meegegeven als verbeterpunten.
Pagina 18 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
I&O
7
Programma Top Dienstverlener, Nieuw Tij 3&4 (gemeenten Bergen, Uitgeest en Heiloo) Aanvullende producten en diensten t.b.v. dienstverlening aan I&O
Doel Tijd Geld Motivering voortgang De volgende taken binnen het programma Top Dienstverlener, Nieuw Tij waar extra budget voor is aangevraagd zijn uitgevoerd: - De data-analisten zijn per september 2021 in dienst, worden geschoold en starten met het maken van dashboards voor verschillende producten en diensten binnen de BUCH. - Chatbot en Live-chat geïmplementeerd voor Bergen, Uitgeest en Heiloo. Het zijn 'lerende' bots die steds beter de vragen van de inwoners beantwoorden. Tevens monitoren we het gebruik van de drie chatbots. - Applicatie (SiteImprove) aangeschaft t.b.v. meten gebruik websites; samen met de data-analisten analiseren we het gebruik van onze webites. - Brandportal en teksteditor zijn aangeschaft t.b.v. communicatie en positioneren van de BUCH en de gemeenten; de voorbereidingen voor een BUCH website met accent op de arbeidsmarktcommunicatie zijn in volle gang. - Klanttevredenheidsonderzoeken na bezoek aan balie of na telefonisch contact KCC worden uitgevoerd en we ondernemen actie op de tip of opmerkingen van de inwoners. Castricum is gevraagd (financieel) aan te sluiten bij deze ontwikkelingen, maar heeft vooralsnog besloten dat een jaar uit te stellen
Voortgang plustaken
I&O
8
Pilot, ontwikkeling gemeente App 2021-2023 (gemeente Bergen)
Doel Tijd Geld Motivering voortgang De MijnBergen App is eind 2021 gelanceerd. Er is een rubriek 'nieuws uit uw buurt', 'projecten en werkzaamheden' en 'terug uit de tijd'. Inmiddels wordt de app via een enquete geëvalueerd door de gebruikers. De output van deze evaluatie nemen we mee in de doorontwikkeling met o.a. andere rubrieken en promotie van de app. BOR
9
Extra formatie beleidsmedewerker verkeer 2021 t/m 2023 (gemeente Bergen)
Doel Tijd Geld Motivering voortgang Op deze functie is vast personeel aangenomen. Functie is ingevuld. RO
10
Extra capaciteit handhaving (gemeente Uitgeest) De extra capaciteit handhaving bestaat o.a. uit een senior BOA. Daarnaast wordt Recreatie NoordHolland ingezet bij het Uitgeestermeer.
Doel Tijd Geld Motivering voortgang Sinds de toekenning plustaak extra capaciteit handhaving is een senior Boa beschikbaar voor Uitgeest. Hiermee is capaciteit beschikbaar om toezicht te houden op onder andere de volgende thema's: hinder door (loslopende) honden, parkeren, het dumpen van afval, overlast door jeugd, aanhangers, caravans en wrakken, overlast (wees) fietsen station, de haven (ligplaatsen). Daarnaast wordt met dit budget vaartoezicht ingezet via Recreatie Noord-Holland. De volgende thema's worden opgepakt. Snelheid motorboten, gedrag jeugd, juist gebruik van snel vaargebied, zichtbaar aanwezig zijn, monitoren veiligheid op het water. BOR
11
Robot grasmaaiers (onderhoud de koog in eigen beheer)
Doel Tijd Geld Motivering voortgang De functie is ingevuld met vast personeel. RO
12
Versnellen woningbouw (gemeente Heiloo) Extra capaciteit t.b.v. vergunningverlening en toezicht
Doel Tijd Geld Motivering voortgang Voor het versnellen van de Woningbouw in Heiloo is structureel € 200.000 opgenomen ten behoeve van vergunningverlening en toezicht. Ook in 2022 worden activiteiten verricht om te komen tot versnellen van de woningbouw in zijn algemeenheid. Daarnaast zijn er diverse projecten o.a. Zuiderloo en een aantal losse projecten die een relatie hebben met het versnellen van de woningbouw. BOR
13
Inbesteding afval (Gemeente Bergen) projectkosten 2022
Doel Tijd Geld Motivering voortgang
RO
14
Binnen team Afval zijn we druk bezig met de voorbereidingen om de inzameling vanaf 1 januari 2023 over te nemen van HVC in Bergen. We zijn nu druk bezig met het werven van personeel, de inzamelroutes in kaart aan het brengen en de clusterplaatsen aan te wijzen. De projectleider coordineert de uitrol van het grondstoffenplan in Bergen. Verder zijn de onderdelen beleid en communicatie aan het werk. De implementatie loopt op een aantal uitdagingen na volgens planning. Bergen 3fte vergunningen van 01-09-22 t/m 31-12-23 2ft schaal 9 1fte schaal 10 (KN 2023 Bergen)
Doel Tijd Geld Motivering voortgang Om te zorgen dat de afhandeling van Omgevingsvergunningen tijdig kan plaatsvinden en met de juiste juridische kwaliteit is per 1 september 2022 budget voor 3 fte beschikbaar gesteld. Op dit moment vinden de laatste sollicitatiegesprekken plaats. De verwachting is dat de kandidaten uiterlijk medio november kunnen starten.
Pagina 19 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
5. Voortgang op de financiën Mutaties werkorganisatie BUCH
aut aut aut aut
1b 1b 1b 1b
1 2 3 4
aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut
1b 1b 1b 1b 1a 1a 1a 1b 1a 1a 1b 1b 1b
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
1 =1.000 korte omschrijving Mutaties in meerjareninvesteringschema Personeelsbegroting 2022 Stelpost voor stijging pensioenpremie en cao vanaf 2023 Uitgavenbudget Inkomsten UWV (onder andere wazo en ziektewet)
Juridische kosten ontslag baliemedewerkers Kosten tweede bedrijfsarts Functioneel beheer overgang Zaffier Log -4j Systeembeheer taken Hogere brandstofkosten afvalwagens Hogere brandstofkosten materieel wijkteams Ophoging verzekeringspremie Betaalautomaten jaarlijkse kosten Structurele plustaak robotmaaiers Bergen Structurele plustaak aanpak zandoverlast Egmond aan Zee (shovel) Aframing taakstelling Harmonisatie vermindering RO kostenverhaal Aframing taakstelling Harmonisatie ZGW zaaksysteem Aframing taakstelling Harmonisatie Balie en Ontvangst en Burgerzaken (BOB). E-diensten aut 1b 18 Aframing taakstelling Harmonisatie RO leges en
2022 19 V 939 V 0 52 N
2023 261 V 1.067 V 1.067 N 0
2024 11 N 1.276 V 1.276 N 0
2025 19 N 1.280 V 1.280 N 0
131 20 125 60 60 65 25 7 0 0 100 60 60
N N N
0 0 0 0 0 63 24 7 0 1 100 0 30
0 0 0 0 0 65 N 25 N 7 N 15 N 7 N 100 N 0 0
0 0 0 0 0 68 26 7 15 7 100 0 0
60 N
0
0
0
0
I
502 N
515 N
528 N
542 N
S
N N N N N N N N
Bestuursbesluit BUCH, budget aangevraagd in de Begroting 2023 gemeenten. aut 1b 19 Strategische koers sociaal domein / doorontwikkeling 272 N Onderstaande mutaties betreft opdrachten van de gemeenten aan de BUCH. Hiervoor dient al budget beschikbaar te zijn in de gemeentelijke begrotingen.
N N N N N N
N N N N N N
2026 I/S 14 N S 1.336 V S 1.336 N S 0 I 0 0 0 0 0 69 27 7 15 7 100 0 0
N N N N N N
I I I I I S S S S S S I I
aut 1b 20 Plustaak 2022 Bergen Ledigen blad en snoeikorven
40 N
0
0
0
0
I
aut 1b 21 Structurele plustaak formatie bestuurssecretariaat Castricum 0,66fte
36 N
54 N
56 N
57 N
59 N
S
aut 1b 22 Structurele plustaak formatie bestuurssecretariaat Uitgeest 0,94fte
77 N
77 N
79 N
81 N
83 N
S Pagina 20 van 36
Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
1 =1.000 korte omschrijving aut 1b 23 Budget reguliere taak extra Boa's meicirculaire 2022 conform artikel 4 DVO aut 1b 24 Budget reguliere taak Versterking dienstverlening conform artikel 4 DVO
2023 128 N
2024 131 N
2025 135 N
2026 I/S 138 N S
278 N
384 N
374 N
379 N
406 N
S
143 N
465 N
517 N
573 N
573 N
S
1.148 N
2.229 N
0
0
0
I
1.860 N
3.804 N
1.901 N
1.994 N
2.039 N
52 V
0
0
0
0
I
aut 1b 13 Structurele plustaak robotmaaiers Bergen
0
1 V
7 V
7 V
7 V
S
aut 1b 14 Structurele plustaak aanpak zandoverlast Egmond aan Zee (shovel)
0
0
15 V
15 V
15 V
S
aut 1a 20 Plustaak 2022 Bergen Ledigen blad en snoeikorven aut 1b 21 Structurele plustaak Castricum bestuurssecretariaat
40 V 36 V
0 54 V
0 56 V
0 57 V
0 59 V
I S
aut 1b 22 Structurele plustaak Uitgeest bestuurssecretariaat
77 V
77 V
79 V
81 V
83 V
S
aut 1b 23 Reguliere taak extra Boa's conform artikel 4 DVO
0
128 V
131 V
135 V
138 V
S
aut 1b 24 Reguliere taak Versterking dienstverlening conform artikel 4 DVO
278 V
384 V
374 V
379 V
406 V
S
aut 1b 25 Reguliere taak Wet open overheid (WOO) conform artikel 4 DVO
143 V
465 V
517 V
573 V
573 V
S
aut 1b 26 Bestuursopdracht opvang Oekraïne Q3 2022 t/m Q2 2023
1.148 V
2.229 V
0
0
0
I
aut 1b 19 Bestuursbesluit BUCH Strategische koers sociaal domein / doorontwikkeling aut 1b 27 Effect overige mutaties 2e firap
272 V
502 V
515 V
528 V
542 V
S
185 N
36 N
208 V
219 V
217 V
S
1.860 V 0
3.804 V 0
1.901 V 0
1.994 V 0
2.039 V 0
aut 1b 25 Budget reguliere taak Wet open overheid (WOO) conform artikel 4 DVO aut 1b 26 Bestuursopdracht van gemeenten opvang Oekraïne per 1-sept-2022 subtotaal mutaties uitgaven
2022 0
Mutaties op de inkomsten aut 1b 4
Inkomsten UWV (onder andere wazo en ziektewet)
subtotaal mutaties inkomsten Totaal
Pagina 21 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
1 Mutaties in meerjareninvesteringschema Deze mutatie is grotendeels veroorzaakt door aanpassing in de fasering van de ICT hardware investeringen. 2 Personeelsbegroting 2022 en verder Betreft de vrijval salariskosten over 2022 naar aanleiding van de actualisatie van de cao 2021 en 2022. In verband met de implementatie van het nieuwe personeelssysteem was dit bij de 1e voortgangsrapportage nog niet inzichtelijk. Vanaf 2023 zit hier ook de vervallen werkgeverspremie IVP (inkoop voorwaardelijk pensioen) in. 3 Stelpost voor stijging pensioenpremie en cao vanaf 2023 De stijging van de werkgeverspremies ABP pensioen wordt voor 2023 geschat op circa € 800.000 structureel. Verder is de verwachting dat de loonstijging boven de begrote 3% uit gaat komen. Vandaar dat wordt voorgesteld dit budget te reserveren voor het (deels ) opvangen van de te verwachte stijging van de loonsom vanaf 2023. 4 Uitgavenbudget Inkomsten UWV (onder andere Wazo en ziektewet) Dit betreft het centraal beschikbare budget voor uitgaven voor vervangende inhuur. 5 Juridische kosten ontslag baliemedewerkers De uitspraak inzake de ontslagen medewerkers van balie en ontvangst is in 2022 geweest. Dit impliceerde onder andere dat het dienstverband van deze collega's weer hersteld moet worden met terugwerkende kracht. De verwachting is dat we in 2022 de gesprekken met betrokken medewerkers afronden.
De extra kosten zijn voor het uitvoering geven aan de uitspraak van de bestuursrechter en de juridische ondersteuning in deze zaken.
6 Kosten tweede bedrijfsarts Ten opzichte van eerdere jaren is het gebruik van de bedrijfsarts en coaching trajecten sterk toegenomen (extra taken corona, Oekraïne, vacatures et cetera). Binnen het ARBO-budget is alle financiële ruimte benut en er is tot het einde van het jaar aanvullend budget nodig. Komend jaar worden de andere kosten geëvalueerd en wordt duidelijk of de inzet van de tweede bedrijfsarts structureel nodig is. 7 Functioneel beheer overgang Zaffier Vanwege de vertraging in de overgang naar Zaffier (per 1 januari 2023 in plaats van 1 april 2022) moest de tijdelijke inhuur functioneel beheer worden verlengd. 8 Log-4J informatieveiligheid Log4J heeft een directe impact op de informatieveiligheid gehad. Log4J is een kwetsbaarheid in de loggingsoftware Log4j waar het hele land last van heeft gehad. Met deze kwetsbaarheid kan een aanvaller code uitvoeren op een server of andere computer alleen door ervoor te zorgen dat een stuk tekst gelogd wordt. Hier is direct actie op ondernomen wat tot incidentele extra kosten heeft geleid. 9 Hogere brandstofkosten afvalwagens Door de hoge brandstofprijzen is in 2022 extra budget nodig. 2023 en verder is in de begroting 2023 al bijgesteld. 10 Hogere brandstofkosten materieel wijkteams Door de stijging van de brandstofkosten wordt dit bedrag structureel extra gevraagd.
11 Ophoging verzekeringspremie materieel De verzekeringspremie voor het materieel wordt circa € 25.000 hoger.
Pagina 22 van 36 Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
12 Betaalautomaten jaarlijkse kosten Bij balie en ontvangst zijn nieuwe betaalautomaten geïnstalleerd. De jaarlijkse kosten van deze betaalautomaten worden nu opgenomen. 13 Structurele plustaak robotmaaiers Bergen Conform B&W besluit Bergen van 20 september 2022. Opdracht tot aanschaf van vier robotmaaiers in verband met onderhoud sportvelden. Conform artikel 5 lid 4 van de DVO wordt dit als reguliere bijdrage vanuit Bergen verwerkt door middel van aanpassing van de verdeelsleutel. 14 Structurele plustaak aanpak zandoverlast Egmond aan Zee (shovel) Conform B&W besluit Bergen van 20 september 2022. Opdracht tot aanschaf van shovel voor aanpak zandoverlast Egmond aan Zee. Conform artikel 5 lid 4 van de DVO wordt dit als reguliere bijdrage vanuit Bergen verwerkt door middel van aanpassing van de verdeelsleutel. 15 Aframing taakstelling Harmonisatie vermindering RO kostenverhaal Zoals in de eerste voortgangsrapportage 2022 is aangegeven zijn dit geen lagere uitgaven binnen de BUCH maar hogere inkomsten binnen de gemeenten wanneer gemaakte ambtelijke uren van BUCH personeel door de gemeenten worden doorbelast aan ontwikkelaars/initiatiefnemers. Vandaar dat opgenomen structurele besparing binnen de BUCH nu vervalt. Zie ook de paragraaf 4 Overige (organisatie)ontwikkelingen, onderdeel harmonisatie voorstellen.
16 Aframing taakstelling Harmonisatie ZGW zaaksysteem SL Zoals ook verwoord in paragraaf 4 Overige (organisatie) ontwikkelingen, onderdeel harmonisatie voorstellen is hier sprake van vertraging en zal dit voor 2022 niet tot een voordeel leiden.
Vandaar dat opgenomen besparing binnen de BUCH nu voor 2022 vervalt. 17 Aframing taakstelling Harmonisatie Balie en Ontvangst en Burgerzaken (BOB). E-diensten Zoals ook verwoord in paragraaf 4 Overige (organisatie) ontwikkelingen, onderdeel harmonisatie voorstellen is hier sprake van vertraging en zal dit voor 2022 en deels in 2023 niet tot een voordeel leiden. Vandaar dat opgenomen besparing binnen de BUCH nu voor 2022 en deels voor 2023 vervalt. 18 Aframing taakstelling Harmonisatie RO leges en bestemmingsplannen Idem als bij mutatie 16 en 17 zal dit voordeel in 2022 nog niet ontstaan. 19 Strategische koers sociaal domein / doorontwikkeling Op 11 juli 2022 heeft het BUCH-bestuur besloten om extra middelen beschikbaar te stellen voor de uitbreiding van formatie van domein Samenleven met 5,5 fte en € 65.000 tijdelijke inhuur met ingang van 1 augustus 2022. Met de doorontwikkeling van het domein Samenleven is sinds 1 juli een nieuwe werkwijze voor het sociaal team geïmplementeerd. Daarmee zijn een aantal beheersmaatregelen structureel geborgd en is de basiscapaciteit van het sociaal team op orde gebracht. Dat was nodig om aan de snel veranderende maatschappelijke ontwikkelingen en de daarmee gepaard gaande intensivering en complexer worden van de vraag te kunnen voldoen, oplopende wachttijden terug te dringen en in de toekomst te voorkomen.
In het voorjaar van 2022 zijn aan de Raden de strategische koers van het domein samenleven gepresenteerd. De koers is vertaald naar de organisatie met als doel een effectieve op de huidige en toekomstige opgaven toegesneden domein. Dit heeft geleid tot diverse veranderingen binnen alle teams van het domein en uitbreiding van formatie in de uitvoering. Voor het grootste deel van deze aanpassingen is dekking gevonden binnen Pagina 23 van 36
Tweede voortgangsrapportage 2022 Werkorganisatie BUCH (versie 1)
bestaande en of toegekende middelen, de resterende 5,5 fte is door het BUCH-bestuur toegekend op 11 juli 2022. De vier BUCH gemeenten hebben het hier aangevraagde budget vanaf 2023 al opgenomen in de Programmabegroting 2023-2026. Het bedrag voor 2022 wordt in de 2e Firap van de gemeenten gemeld.
een college niet akkoord zijn, zal de bijdrage terugvallen naar de gemeente. Vanaf 1 januari 2023 wordt de formatie met 1,56 fte extra senior handhaver/BOA uitgebreid. In totaal is hiervoor afgerond € 133.000 beschikbaar bij de gemeenten vanaf 2022. Omdat de formatie pas per 1 januari 2023 in de BUCH wordt ingevuld blijft het bedrag 2022 bij de gemeenten.
20 Plustaak 2022 Bergen Ledigen blad en snoeikorven Conform collegebesluit van 29 maart 2022 zorgt de BUCH in 2022 al voor ledigen van blad- en snoeikorven. Dit is incidenteel voor 2022. Vanaf 2023 en verder is dit structureel onderdeel van de overeenkomst met betrekking tot de inbesteding van de afvalinzameling Bergen.
24 Uitvoeringsbudget reguliere taak Versterking dienstverlening conform artikel 4.4 DVO In de decembercirculaire 2021 en de meicirculaire 2022 is voor de periode 2021 tot en met 2027 aan de gemeenten uitvoeringsbudget toegekend voor versterking dienstverlening. Voor 2022 is dit in totaal € 356.438 waarvan in 2022 € 78.822 niet wordt gebruikt dit blijft achter bij de gemeenten Vanaf 2023 wordt het gehele beschikbare budget ingezet. Zie hiervoor onder Versterking dienstverlening in de paragraaf Overige (organisatie)ontwikkelingen.