Bij 1 2021-09-23 eerste voortgangsrapportage 2021 BUCH (versie 2 juni 2021 na bestuur).pdf
Tekst van het document
1e Voortgangsrapportage 2021
Pagina 1 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ................................................................................................................................................................................................. 2 Inleiding ............................................................................................................................................................................................................ 3 1.
De mensen die voor ons werken ............................................................................................................................................................... 4
2.
De ICT waar we mee werken .................................................................................................................................................................... 7
3.
De facilitaire ondersteuning ....................................................................................................................................................................... 9
4.
Organisatieontwikkeling ........................................................................................................................................................................... 10
5.
Voortgang op de financiën ....................................................................................................................................................................... 21
Bestuursbesluit ............................................................................................................................................................................................... 31 BIJLAGE 1: VERLOOP BEGROTING ............................................................................................................................................................ 32 BIJLAGE 2: TAAKSTELLING ......................................................................................................................................................................... 33
Pagina 2 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Inleiding In deze Eerste voortgangsrapportage 2021 van de Werkorganisatie BUCH rapporteert de directie aan het bestuur over de voortgang van onze bedrijfsvoering. Deze rapportage beslaat de periode januari t/m april 2021. We nemen u in dit rapport mee in de voortgang op onze bedrijfsvoering. Wij doen dat langs de volgende sporen: 1. de mensen die voor ons werken 2. de ICT waarmee we werken 3. de facilitaire ondersteuning 4. de organisatieontwikkeling 5. de voortgang op financiën In deze rapportage geven we op hoofdlijnen weer hoe het met de voortgang van de zes organisatiedoelen gaat. We gaan in op de algemene resultaten tot nu toe en geven een actualisatie van de kengetallen en financiën zoals u die kent uit voorgaande voortgangsrapportages. Naast deze informatie wordt ook een aantal andere ontwikkelingen beschreven. Dit doen we omdat we graag actief invulling willen geven aan onze informatieplicht. Wij vertrouwen erop dat we u met deze rapportage een goed inzicht hebben gegeven in de ontwikkelingen en prestaties van de werkorganisatie. Wij houden ons zoals altijd aanbevolen voor opmerkingen, aanvullingen en verbetervoorstellen. Met vriendelijke groet, De directie van de werkorganisatie BUCH
Pagina 3 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
1. De mensen die voor ons werken Omvang en samenstelling van ons personeelbestand De samenstelling van ons personeelsbestand per 1 april 2021 ziet er als volgt uit: Leeftijdsklasse (op peildatum)
# Totaal
# Mannen
# Vrouwen
Bezetting De bezetting per 1.000 inwoners is als volgt: Aantal fte’s bezetting per 1.000 inwoners 2019
2020
100.000> (excl. G4)
7,9
6,8
BUCH
6,9
7,0
Alle gemeenten
8,6
9,00
0 t/m 25 jaar
13
10
3
26 t/m 35 jaar
90
40
50
36 t/m 45 jaar
195
82
113
46 t/m 55 jaar
254
117
137
56 t/m 59 jaar
115
55
60
Bron: (concept) Personeelsmonitor 2020
Aantal leidinggevenden Het aantal leidinggevenden in de BUCH per 1 april 2021 per 100 medewerkers is 5,0.
60 t/m 99 jaar
139
87
52
Totaal
806
391
415
# Totaal
# Mannen
# Vrouwen
Fulltime
410
308
102
Parttime
396
83
313
Totaal
806
391
415
Werktijd Fulltime/Parttime
verdeling % mannen/vrouwen # Vrouwen 51%
# Mannen 49%
mannen
27
vrouwen
13
totaal
/100 medewerkers
40
5,0
Duurzaamheid/vitaliteit Het personeelsbestand zou idealiter uit vier generaties moeten bestaan. Dat betekent een mix van medewerkers die uit het predigitale tijdperk stammen tot en met medewerkers die ‘online’ opgegroeid zijn. Elke generatie brengt eigen, unieke kwaliteiten mee. Sturen op de samenstelling van het personeelsbestand is belangrijk. Om die reden is het Generatiepact ontwikkeld. Na twee jaar zijn de resultaten geëvalueerd. Hoewel het voor de oudere medewerker een uitstekend instrument is om gezond langer door te werken, is de conclusie getrokken dat het Generatiepact qua verjonging van de organisatie niet aan de vooraf bepaalde doelen beantwoord. Besloten is per 2022 met het Generatiepact te stoppen (echter eenmaal deelnemer, blijft men deelnemer maar geen Pagina 4 van 34
Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
nieuwe instroom meer).
Landelijk was al vanaf 2018 een lichte daling te zien van de gemiddelde leeftijd van het gemeentepersoneel. Deze daling lijkt nu ook zichtbaar binnen BUCH, overigens nog altijd hoger dan de gemiddelde leeftijd van de beroepsbevolking (2019: 46,3 jaar).
% leeftijds opbouw per leeftijdscategorie 35%
Ziekteverzuim
30% 25%
Frequentie verzuim % verzuim
% nul verzuim
20%
2019
0,83
5,35%
48,90%
15%
2020
0,66
4,52%
56,90%
10%
*
0,56
4,26%
61,23%
5%
* Voortschrijdend gemiddelde april 2020 t/m maart 2021.
0% 0 t/m 25 jaar 26 t/m 35 jaar
36 t/m 45 jaar
46 t/m 55 jaar
Beroepsbevolking 3e Kw. 2020
56 t/m 59 jaar
60 t/m 99 jaar
BUCH 1-1-2021
Vitaliteit en het streven naar een meer evenwichtige leeftijdsopbouw blijven belangrijke onderwerpen. Naar verwachting worden er in de cao afspraken gemaakt over een (verplicht?) vitaliteitsbeleid dat aan voorgeschreven minimale criteria moet voldoen. Ook het pensioenakkoord moet de komende tijd worden geïmplementeerd. Gemiddeld leeftijd per 01-01 49,5 49
49 48,7
49,1
49,1
48,5
48,8
Maandelijks worden aan het bestuur van de BUCH, de directeur van de BUCH en de ondernemingsraad de ziekteverzuimcijfers verstrekt. De dalende trend vanuit 2019 is doorgezet naar 2020. Het voortschrijdend ziekteverzuim is gedaald naar 4,52%, de meldingsfrequentie is gedaald naar 0,66 en het nulverzuim is gestegen naar 56,91%. Het door het CBS voorlopige landelijk ziekteverzuimcijfer 2020 voor de sector openbaar bestuur bedraagt 5,00%. De BUCH heeft in relatief geringe mate te maken gehad met medewerkers die coronabesmet en/of daardoor ziek zijn geweest. Er zijn wel medewerkers geweest die in quarantaine hebben gezeten vanwege besmetting van hun omgeving. Niet alle besmettingen zijn bekend of gemeld. Concrete aantallen zijn daardoor niet te geven.
48 47,5 47 2017
2018
2019 BUCH
2020
2021
Helaas zien we in de laatste maanden een stijgend ziekteverzuim mede als gevolg van corona. Hierdoor is er ook sprake van een oplopende werkdruk. We streven naar een blijvend laag gemiddeld ziekteverzuim Pagina 5 van 34
Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
percentage van maximaal 5%. Waarbij er grip en zicht is op verzuim. Leidinggevenden bespreken eventuele mismatchen tussen functie en medewerker tijdig, zodat uitval voorkomen wordt. Wanneer een medewerker ziek is, volgen wij de procedures van de Wet Poortwachter. Verlof Een medewerker heeft verlof onder andere om te herstellen en om een gezonde privé-werk balans te bewerkstelligen. Medewerkers hebben de ruimte en de verantwoording om het toegekende verlof ook daadwerkelijk op te nemen. Leidinggevenden bespreken dit bij een oplopende hoeveelheid verlofuren met hun medewerker. Verlofstuwmeren zijn dan ook ongewenst. Het saldo bovenwettelijk verlof uit de jaren 2017, 2018 en 2019 kan bestempeld worden als een surplus aan verlof hoewel een zekere overloop niet te voorkomen is. Het saldo is t.o.v. dezelfde datum vorig jaar met bijna 30.000 uur afgenomen.
Wettelijk verlof vervalt na één jaar, bovenwettelijk verlof heeft een houdbaarheid van vijf jaar. Het management stuurt erop dat bovenwettelijk verlof maximaal twee jaar na opbouw is opgenomen. Werkgevers willen in de cao-onderhandelingen 2021 afspraken maken over de harmonisatie van bovenwettelijk verlof en bijbehorend overgangsrecht. Bovenwettelijk verlof is een verzamelnaam al het verlof boven het wettelijke verlof.
Bovenwettelijk verlof saldi 2017-2019
40.000,00
BW 2019
20.000,00
BW 2018 BW 2017
BW 2017
1-apr-20 26.942,76
1-apr-21 16.200,02
BW 2018
18.445,99
11.769,58
BW 2019
33.288,82
21.066,96
Pagina 6 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
2. De ICT waar we mee werken Projecten In 2021 worden de volgende grote projecten uitgevoerd: - vervanging van de het HRM systeem, - de invoering van het zaakgericht werken en het zaaksysteem, - aanbesteden of door ontwikkelen naar 1 integraal regiesysteem voor het Samenleven (hierbij rekening houdend met de ontwikkeling naar de SORA), - het regionaal gaan uitvoeren van de participatiewet (SORA), - het inrichten van het de informatievoorziening vooruitlopend op de komst van de Omgevingswet. - het faciliteren van een thuiswerkplek volgens nieuw beleid - de aanbesteding van een hardware leverancier - de aanbesteding van een software broker - het ontwikkelen van een werkplek 3.0. Verder vraagt de invoering van nieuwe wetgeving zoals bijvoorbeeld de Wmebv (Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer) en WOO (Wet Open Overheid) het nodige van de organisatie. Wij bereiden ons hierop voor en passen daarbij de integrale adviseringsgedachte toe. De vraag vanuit de domeinen is onverminderd groot vanwege wettelijke en gewenste ontwikkelingen. Er is hierdoor een achterstand ontstaan bij o.a. het reguliere beheer en het door ontwikkelen van beleid en advies. We vinden het goed kunnen managen van behoeften belangrijk.
We zijn een onderzoek gestart om de doorontwikkeling van de informatievoorziening en processen te kunnen vormgeven voor de BUCH en door te ontwikkelen tot het gewenste niveau. In het 2e kwartaal wordt het resultaat van dit onderzoek gepresenteerd met een plan van aanpak waarin organisatie breed
de focus wordt gelegd op de gewenste ontwikkeling van de informatievoorziening en daarbij de uitvoering van projecten. De bevindingen van het onderzoek van Berenschot (2020) en de Benchmark ICT (2021, waaraan we dit jaar meedoen), worden hierin meegenomen. Ook de onderzoeksvraag met betrekking tot het mogelijk uitbesteden van ICT (onderdelen), sourcing, wordt in dit onderzoek betrokken. Informatieveiligheid en Privacy In het eerste kwartaal heeft de focus gelegen op de verantwoordingsrapportages van 2020 en het aanleveren van de jaarplannen. We gaan dit jaar een verdiepingsslag maken op het gebied van testen van de beveiliging van de informatiesystemen (pentesten). De uitslagen van de pentesten vormen de input voor de implementatie van het systeem ter detectie en preventie van digitale indringing. De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot informatiebeveiliging wordt uitgewerkt in een tactisch en operationeel informatiebeveiligingsbeleid. De Inbedding van privacy binnen werkprocessen met risicovolle verwerkingen is een belangrijk aandachtspunt. Dit speelt BUCHbreed, maar is extra van belang binnen het Sociale Domein omdat hier gevoelige persoonsgegevens van kwetsbare doelgroepen worden verwerkt. Middels een BUCH breed uitgezette awarenesstraining en de installatie van privacy ambassadeurs gaan wij dit jaar op het gebied van inbedding significante stappen maken.
Financiën De verwachting is dat we dit jaar uitkomen met het ICT onderhoudsbudget ondanks dat de primaire begroting voor onderhoud iets kleiner is dan 2020. Een paar posten met frictiekosten zijn vervallen ten gevolge van uitgevoerde harmonisaties afgelopen jaar. Daarnaast kennen we dit jaar nog Pagina 7 van 34
Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
frictiekosten voor een aantal lopende projecten die dit jaar worden afgerond. Aan de BBV commissie zijn een aantal vragen gesteld hoe gewijzigde regelgeving met betrekking tot investeringen en software moet worden geïnterpreteerd en toegepast. In de tweede voortgangsrapportage kunnen we hier meer over melden en aangeven wat de impact hiervan is op investeringen en het onderhoudsbudget. Meldingen De meldingen zijn op een redelijk stabiel niveau (zie afbeelding hieronder). We zien de laatste maanden meer wijzigingsverzoeken waar nog winst te behalen is door betere afstemming in het aanvraagproces van nieuwe medewerkers. Dit wordt de komende tijd geoptimaliseerd.
Pagina 8 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
3. De facilitaire ondersteuning Stand van zaken centrale huisvesting BUCH werkorganisatie Sinds eind 2019 werkt de projectgroep centrale huisvesting aan een voorstel voor centrale huisvesting ten behoeve van de werkorganisatie BUCH. De uitwerking van het onderzoek naar centrale huisvesting bevindt zich in het laatste stadium, het schrijven van een adviesrapport aan college en raden. De portefeuillehouder heeft gevraagd om te stoppen met verdere detaillering, verfijning en opstellen van een eindadvies. Dit om te voorkomen dat dit proces invloed gaat hebben op de besluitvorming van de evaluatie Berenschot. Dat betekent dat werkzaamheden en advisering van de projectgroep momenteel stil liggen.
Na afronding van de evaluatie worden de werkzaamheden weer opgepakt conform de opdracht van het BUCH bestuur, dan wel geanticipeerd op een bijgestelde opdracht voortvloeiend uit de evaluatie Berenschot of gewijzigde inzichten na de corona pandemie en thuiswerkbeleid. Er wordt dan een vernieuwde planning opgesteld.
Tot op heden zijn de volgende zaken in beeld gebracht.: • taxatie, boekwaarden van de huidige gemeentehuizen • concept financiële en fiscale uitgangspunten bepaald • kantoorconcept voorbereid • participatiesessies met alle teams in de BUCH • 3 scenario’s uitgewerkt in kantoorconcept • parkeren en mobiliteit onderzocht • bouwkundig onderzoek en duurzaamheid onderzoek heeft plaatsgevonden • financiële matrix opgesteld met alle kosten voor elk scenario • de HUB’s zijn besproken met elk college in de BUCH. Uitgeest heeft een keuze gemaakt. Heiloo opteert voor het villadeel van het huidige gemeentehuis. Castricum en Bergen maken een keuze nadat er een keuze is gemaakt voor de centrale huisvesting. • communicatie heeft continu plaatsgevonden met de OR, de projectgroep, de stuurgroep, het BUCH bestuur en medewerkers over elke fase van het huidige proces • principe tijdschema’s zijn opgesteld, gebaseerd op de beoogde besluitvorming over de BUCH evaluatie. Pagina 9 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
4. Organisatieontwikkeling Verkeerslichtenmodel voortgang beleid Op deze en volgende pagina’s wordt gerapporteerd op de voortgang van de zes organisatiedoelen en de invoering van de omgevingswet via het verkeerslichtenmodel. Daarna worden nog enkele overige ontwikkelingen toegelicht waarvan is toegezegd dat we over de ontwikkeling zouden rapporteren of omdat wij actief invulling willen geven aan onze informatieplicht.
Pagina 10 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Pagina 11 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Pagina 12 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Pagina 13 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Pagina 14 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Pagina 15 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Pagina 16 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Overige Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording 2021 Vanaf 2022 moeten de colleges en de directie een rechtmatigheidsverantwoording opnemen (over het verslagjaar 2021) in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. Het college van B&W is nu ook al verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, maar nu geeft de accountant nog een oordeel over de rechtmatigheid in de controleverklaring. Vanaf het verslagjaar 2021 moeten de colleges en de directie zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. Hiervoor is een standaard format bepaald. Belangrijk is dat de gemeenteraden en het bestuur hierover in gesprek gaan met de colleges en directie. De gemeenteraden en het bestuur bepalen straks ook waar de grens ligt, zij stellen namelijk de verantwoordingsgrens vast.
Het is belangrijk dat de raden en het bestuur bepalen waarover zij geïnformeerd willen worden, voor elke euro of voor een bepaald bedrag? Hierover zijn wij momenteel in overleg met de colleges en directie om te komen tot een gezamenlijke aanpak om tot een voorstel aan de raden te komen. De accountant toetst nog steeds of de jaarrekening getrouw is. De rechtmatigheidsverantwoording is straks onderdeel van de jaarrekening, waardoor de accountant ook toetst of deze verantwoording een getrouw beeld geeft. Binnen de gemeenten en de werkorganisatie is sprake van
(verbijzonderde) interne controle (V)IC, waarvan de accountant in zijn werk gebruik maakt. In de (V)IC toetsen we of de processen in opzet, bestaan en werking voldoen om een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk te maken. Daarnaast bestaan de werkzaamheden van de (V)IC uit het uitvoeren van gegevensgerichte werkzaamheden. Doordat alle processen inmiddels goed zijn beschreven is het mogelijk om deze werkzaamheden uit te voeren. Voor de planning van de (V)IC werkzaamheden is de verantwoordingsgrens een belangrijke randvoorwaarde. De omvang van de werkzaamheden is namelijk afhankelijk van deze grens. Inmiddels zijn de college- en raadsvoorstellen voor deze grens opgesteld en in het bestuurlijk proces gebracht. Aanpassen van de inkoopfunctie Eind 2019 is aan de colleges van Castricum en Uitgeest voorgesteld om uit Stichting RIJK te treden en de inkoopadvisering onder te brengen binnen de BUCH. Het college van Castricum heeft besloten uit Stichting RIJK te treden. Het college van Uitgeest heeft besloten om aangesloten te blijven bij Stichting RIJK. De feitelijke uittreding was per 31 december 2020. Inmiddels heeft de BUCH een succesvol werving en selectietraject doorlopen waarbij eigen inkoopadviseurs zijn aangetrokken. Het team is gestart in oktober 2020 en draait nu dus een half jaar. Voor Uitgeest is nu nog 0,7 Fte beschikbaar vanuit Stichting RIJK.
In Q4 van 2021 wordt aan het college van Uitgeest gevraagd het besluit tot uittreding te heroverwegen. Evaluatie organisatiedoelstellingen Binnen de werkorganisatie BUCH is de wereld op dit moment misschien wel even zozeer in beweging. Momenteel buigen de gemeenten zich gezamenlijk verder over de uitkomsten van Evaluatie BUCH. Bovendien lopen de missie, visie en organisatiedoelstellingen zoals we die geformuleerd hebben bij de start van de werkorganisatie in 2021 af. De bestuurlijke uitkomsten Pagina 17 van 34
Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
van de evaluatie worden betrokken bij de herijking van het huidige bedrijfsplan en concernplan. Dat moet leiden tot het nieuwe ontwikkelplan BUCH 2022-2025. Coronacrisis De uitbraak van COVID-19 (Corona) eind februari 2020 heeft een enorme impact op ons allemaal. De wereldwijde pandemie leidt tot ongekende omstandigheden. Dit heeft niet alleen een effect op de financiën maar ook voor de manier van werken, beleidsvoornemens en doelstellingen die we geformuleerd hebben. Voor de aanpak van COVID-19 kijken wij wat we, aanvullend op de landelijk maatregelen van het Rijk, kunnen doen. Dit raakt veel beleidsterreinen van onze organisaties. We streven naar een zo adequaat mogelijke uitvoering van de landelijke en lokale maatregelen en naar zoveel mogelijk continuïteit van de reguliere werkzaamheden en van noodzakelijke (digitale) besluitvorming en hebben daarvoor de nodige interne maatregelen genomen. Inmiddels hebben we ruim een jaar te maken met dit virus en hebben we er nog dagelijks mee te maken, al zien we inmiddels wel het eind van de tunnel nu het vaccineren op stoom komt. De “business” gaat ook gewoon door, waarbij de bijkomende werkzaamheden als gevolg van de crisis behoorlijk zijn. Dit zet de organisatie onder druk, maar het is goed om te zien dat we er met zijn allen in slagen om de dienstverlening naar de burgers en ondernemers op een goed niveau weten te houden.
Laat onverlet dat de werkdruk enorm is en daar een enorme uitdaging ligt om te waken voor uitval en herprioritering van taken. Vanaf de start van de crisis was duidelijk dat we geconfronteerd zouden worden met extra kosten. Enerzijds met kosten voor de reguliere bedrijfsvoering, anderzijds ook met kosten die het gevolg zijn van beleidsmatige keuzes vanuit het Rijk en gemeenten (maatregelenpakketten). Daarnaast krijgen gemeenten ook te
maken met teruglopende inkomsten. De kosten en teruglopende inkomsten bestaan niet uitputtend, onder andere uit: 1. Derving inkomsten parkeren; 2. Derving inkomsten toeristenbelasting; 3. Hogere kosten volksgezondheid; 4. Extra kosten voor GGD en veiligheidsregio; 5. Hogere kosten schoonmaak en ICT; 6. Extra inhuurkosten voor o.a. handhaving; 7. Ondersteuning ondernemers en instellingen (herstelfondsen); Voor de kosten van de reguliere bedrijfskosten als gevolg van de crisis is een afzonderlijke kostensoort aangemaakt in de administraties van de werkorganisatie en de vier gemeenten. Eind november 2020 hebben we een inschatting gemaakt van de extra te maken kosten voor 2021 in kader van de spoedwet en reguliere werkzaamheden. Hiervoor zijn vier collegevoorstellen en raadsvoorstellen geschreven om extra budget beschikbaar te krijgen. De voorstellen zijn behandeld in de colleges, conform de gedane adviezen besloten en de voorstellen in route naar de raden gebracht. Op dat moment kwam een nieuw financieel inzicht op tafel. Dat heeft ertoe geleid dat de gemeenten verschillende aanpakken hebben gehanteerd in het proces. Daardoor dreigde de situatie onwerkbaar te worden voor de werkorganisatie en voor een verantwoorde uitvoering van COVID-19 en reguliere werkzaamheden.
In het bestuur van 3 maart 2021 hebben wij dit besproken en geconcludeerd dat met de brief van 22 oktober aan de gemeenten de opdracht geformaliseerd (colleges hebben hier positief op besloten) is en hebben we de kosten als gevolg van COVID-19 via de reguliere P&C-cyclus verantwoord. In het jaar 2021 zetten we deze verantwoordingslijn ongewijzigd voort. Bestuurlijk is besloten om de maatregelen te nemen die wettelijk verplicht zijn of noodzakelijk zijn om de organisatie op de been te houden. Dit betekent concreet dat de BUCH-werkorganisatie binnen Pagina 18 van 34
Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
het besproken totaalbedrag in de voorstellen van € 2.100.000,-, de meest urgente knelpunten als gevolg van COVID-19 oppakt. In de reguliere P&C-cyclus informeren wij hierover, waarbij we onverwachte ontwikkelingen ook in beeld gebracht worden. De dekking van deze kosten is primair voor de individuele gemeenten. In onderstaand overzicht hebben we de stand van zaken opgenomen per april 2021:
E-factureren Momenteel wordt 12% van alle facturen als e-factuur verwerkt. Leveranciers worden actief benaderd met het verzoek tot versturen van e-facturen. Streven is om eind 2021 75% van de facturen als efactuur te verwerken. De stagnatie in de organisatie brede update van Oracle heeft echter voor technische problemen bij de verwerking van e-factureren gezorgd waardoor de ontwikkelingen zijn achtergebleven en dit percentage onzeker is. In de praktijk blijkt ook dat de meeste leveranciers nog niet in staat zijn e-facturen te versturen maar er actief mee aan de slag gaan. Op dit moment wordt de mogelijkheid onderzocht om pfd-facturen intern om te zetten naar e-facturen.
complexiteit. Tegelijkertijd zien we dat de druk op jeugdhulpinstellingen groot is en we geconfronteerd worden met wachtlijsten bij de aanbieders. Daarnaast heeft het domein de opgave om invulling te geven aan de korte termijn beheersmaatregelen. Hier is een start mee gemaakt. Een van de beheersmaatregelen met groot effect op de inrichting van het domein is het inrichten van een preventieteam. Hierin worden taken tussen consulenten verschoven waarbij de een zich meer richt op preventie en de ander meer op de regie van de casussen. Gesprekken hierover worden in het tweede kwartaal gevoerd, evenals het daarop aanpassen van de werkprocessen en de start is gepland op 1 oktober. Maatschappelijke partners zijn actief betrokken bij dit proces en dan met name als het gaat om hun rol in het preventieteam, want die is groot. Ontwikkelingen SORA (regionaal participatiebedrijf) In verschillende werkgroepen wordt gewerkt aan een totaalplaat voor de nieuw op te richten organisatie. In het tweede kwartaal staat een volgende beslismoment voor de colleges gepland. Daar wordt dan een besluit genomen over de hoofdlijnen inclusief de financiële uitgangspunten voor de gemeenten. Dit besluit gaat nog niet in op de gevolgen voor de BUCH financiën, dit is nog wel een punt van aandacht. In het derde kwartaal is het laatste beslismoment over het nieuw op te richten bedrijf.
Vooralsnog wordt uitgegaan van start van het nieuwe bedrijf op 1 januari. Betaaldiscipline Het huidige streven is om 90% van de facturen binnen de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen te betalen met een gemiddelde betaaltermijn van 17 dagen.
Ontwikkelingen sociaal domein Binnen het domein Samenleven is het effect van corona op inwoners zichtbaar. Het aantal vragen neemt toe evenals de Pagina 19 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Uit onderstaand overzicht blijkt dat we 88% van de facturen binnen 30 dagen betaald worden en de gemiddelde betaaltermijn 18 dagen is. Het sneller afwikkelen van facturen is een speerpunt voor 2021. Tijdigheid betalen facturen Bedrijf gem. % op tijd aantal betaald dagen <30 dagen Bergen
15
91%
Uitgeest
18
84%
Castricum
23
84%
Heiloo
23
84%
BUCH
15
92%
Totaal
18
88%
Pagina 20 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
5. Voortgang op de financiën Mutaties exclusief maatwerktaken werkorganisatie BUCH 1 = 1.000 aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut aut
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
korte omschrijving
Extra inzet afvalinzameling Onderhoudskosten en verzekeringspremie materieel afval Gladheidsbestrijding Advieskosten huisvesting Klanttevredenheidsonderzoek balie en telefoon Aframingen i.v.m. corona Inzet externe adviseur oprichting SORA Inzet/vrijval stelpost overhead voor 2021 Mutatie kapitaallasten I&O21-01 Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer SL21-05 Nieuwe wetgeving Beslag vrije voet (BVV) SL21-07 Afwikkeling gevolgen Toeslag affaire BV21-02 Actueel houden BOR vlak en puntobjecten in de BGT en benodigde informatie DSO BV21-03 Luchtfoto's, mutatiesignalering en cartering BV21-08 Data in testomgevingen BV21-09 Software anonimiseren documenten BV21-12 Per.onderst. Enterprise Architectuur SL21-01 INA verhaalsmodule RO21-01 DigEplan eenmalige kosten BV21-06 Harmonisatie eFacturen oplossing eenmalige kosten RO21-02 Vervanging VTH software BV21-05 Migratiekosten BRK BV21-08 Data in testomgevingen BV21-09 Software anonimiseren documenten BV21-11 Aanbesteding en implementatie HR oplossing eenmalige kosten SL21-03 Inburgering (extra budget) BV21-10 Team Digitaal eenmalige kosten Beveiligingssoftware (anti-virus en anti-spam)
2021
2022
2023
103 64 28 7 2 98 100 204 809 75 16 5 58
N N N N V V N V V N N N N
0 64 N 0 0 5 N 0 0 208 V 1 V 10 N 3 N 0 65 N
0 65 0 0 1 0 0 208 47 10 3 0 66
112 0 0 10 0 10 4 0 16 75 25 154 30 198 60
N
114 N 8 N 10 N 10 N 2 N 0 0 37 N 0 0 0 0 5 N 0 0
115 8 10 10 2 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0
N N N N N N N N N N
2024 N
N
V V N N N N N N N N
N
0 66 0 0 0 0 0 208 4 10 3 0 67 117 8 10 10 2 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0
2025 N
V V N N N N N N N N
N
0 67 0 0 0 0 0 199 13 10 3 0 68
I/S N
V V N N N
I S I I I I I S S S S I S
118 N S 8 N S 10 N S 10 N S 2 N S 0 I 0 I 0 I 0 I 0 I 0 I 0 I 5 N I 0 I 0 I Pagina 21 van 34
Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
1 = 1.000
korte omschrijving
2021
2022
5 Klanttevredenheidsonderzoek balie en telefoon Het klanttevredenheidsonderzoek (KTO) na contact met het KCC start mei 2021. Hierdoor blijft er in 2021 budget over. De kosten van de KTO's in 2022 en 2023 na bezoek aan de balies komen iets hoger uit door de vernieuwde technische koppeling en de KTO na telefonisch contact willen wij voor 2022 eenmalig voortzetten.
4 Advieskosten huisvesting Er is extra budget nodig voor advieskosten huisvesting.
0 0 85 V 0 66 19 N
I/S
1 Extra inzet afvalinzameling (N) Voor 2021 is € 103.000,- extra nodig. Er zijn twee langdurig zieken die vervangen dienen te worden om de continuïteit van de afvalinzameling te garanderen kosten € 83.000,- en in verband met corona is € 20.000,- extra nodig. Dit bedrag wordt betaald door Castricum, Uitgeest en Heiloo door aanpassing van de verdeelsleutel. Voor de gemeenten is dit uiteindelijk budgetneutraal aangezien de kosten via de voorziening afval worden gedekt.
3 Gladheidsbestrijding Als gevolg van de strenge winter in februari 2021 is meer personeel ingehuurd ten behoeve van de gladheidsbestrijding.
0 0 40 V 0 65 25 V
2025
75 40 152 0 167 15
V
0 0 124 V 0 64 59 N
2024
aut 29 Uitbreiding Citrix licenties, incl. MDM aut 30 Oracle migratie naar 12C aut 31 Aanpassing bijdrage gemeenten Totaal Saldo mutaties 1 en 2 afval, (budgetneutraal voor gemeenten) Werkelijk effect op saldo voor gemeenten
2 Onderhoudskosten en verzekeringspremie materieel afval De aanbesteding van de huisvuilwagens is vorig jaar afgerond. Onderdeel van de aanbesteding is een onderhoudsovereenkomst voor de huisvuilwagens. Deze aanbesteding is hoger uitgevallen dan vooraf is ingeschat dit kost € 55.000,- extra. Ook de verzekeringspremies zijn hoger, hiervoor is € 8.500,- extra nodig, in totaal € 63.500,-. Dit bedrag wordt betaald door Castricum, Uitgeest en Heiloo door aanpassing van de verdeelsleutel. Voor de gemeenten is dit uiteindelijk budgetneutraal aangezien de kosten via de voorziening afval worden gedekt.
N N V
2023
0 I 0 I 89 V S 0 67 23 N
6 Aframingen i.v.m. corona Door corona kunnen verschillende kosten worden afgeraamd, zoals kantoorartikelen, postbezorging, papierkosten et cetera totaal ad € 112.500,- (V). Verder is er een aframing inkomsten restaurant en koffie ad € 15.000,- (N). 7 Inzet externe adviseur oprichting SORA Voor de voorbereiding van het regionaal te ontwikkelen participatiebedrijf is voor de BUCH gemeenten en de directie BUCH externe ondersteuning ingeschakeld. 8 Inzet/vrijval stelpost overhead Voor de uitbreiding van formatie als gevolg van intensivering van taken of nieuwe taken rekenen we een opslag voor overhead toe. Deze overhead is ter dekking aan extra lasten die met nieuwe formatie gepaard gaat, zoals kosten voor ICT, huisvesting en HR. In de P&C-cyclus beoordelen we in hoeverre deze overhead nog noodzakelijk is of vrij kan vallen ter dekking voor andere zaken zoals bijvoorbeeld onderhoud ICT.
Pagina 22 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
9 Mutatie kapitaallasten De vrijval 2021 betreft de vrijval in verband met het doorschuiven en afsluiten van investeringskredieten naar aanleiding van de jaarrekening 2020 . Voor 2022 en verder betreft het de mutaties naar aanleiding van de wijzigingen in het investeringsschema 2021 en verder. Enkele voorbeelden hiervan zijn de aanschaf van servers (€ 550.000), de ICT Omgevingswet (€ 200.000) 10 I&O21-01 Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) Verwachting ingangsdatum nieuwe wetgeving is 01-01-2022 Dit wetsvoorstel wijzigt bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) over elektronisch bestuurlijk verkeer. Door de WMEBV krijgen burgers en ondernemers het recht om digitaal met de overheid te communiceren. De gemeente moet de digitale kanalen aanwijzen die burgers en ondernemers daarvoor kunnen gebruiken. Bij het gebruik van de digitale weg gelden nieuwe waarborgen, zoals notificatie, ontvangstbevestiging en termijnverlenging bij storing. Ook wordt de overheid verplicht om passende ondersteuning te bieden bij bestuurlijk verkeer. Deze ondersteuning moet zijn afgestemd op de aard van de dienstverlening en de doelgroepen. De Informatievoorziening moet worden aangepast. Het eerste jaar betreft het de implementatie kosten en de jaren erna de structurele onderhoudskosten.
11 SL21-05 Nieuwe wetgeving Beslag vrije voet (BVV) Wettelijke taak die gewijzigd is en moet worden uitgevoerd. Er wordt nu onvoldoende rekening gehouden met de overgangsperiode, waardoor deze niet van kracht is geworden. Nu kunnen wij niet op een juiste grondslag beslag leggen. We moeten de rekenmodule aanschaffen om dit op een juiste manier te kunnen doen Het eerste jaar betreft de implementatiekosten de jaren erna de structurele onderhoudskosten.
12 SL21-07 Afwikkeling gevolgen Toeslag affaire Informatievoorzieningskosten voor het kunnen ondersteunen van deze nieuwe richtlijnen. 13 BV21-02 Actueel houden BOR vlak en puntobjecten in de BGT Ten gevolge van het koppelen van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Beheer Openbare Ruimte (BOR) applicatie en het vastleggen van de voor de BOR benodigde geografische onderlaag (punt en vlakobjecten) moet er eenmalig een inhaalslag worden gemaakt om de BGT op het vereiste niveau te krijgen. Daarnaast vallen de structurele beheerkosten BGT jaarlijks hoger uit om de BGT voor de BOR en het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) op vereiste niveau te houden. 14 BV21-03 Luchtfoto's, mutatiesignalering en cartering Voor het actueel houden van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) maakt de BUCH deze kosten jaarlijks. Daarnaast worden deze luchtfoto's ook organisatie breed gebruikt voor allerlei informatiedoeleinden. 15 BV21-08 Data in testomgevingen betreft aanpassingen in de informatievoorziening om te kunnen testen met fictieve en /of geanonimiseerde data; dit naar aanleiding van opmerkingen van de Informatiebeveiliging en Privacy om te kunnen werken conform de richtlijnen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
16 BV21-09 Software anonimiseren documenten Goede software om het anonimiseren van documenten die naar buiten toe worden gepubliceerd te kunnen doen. Dit is nu arbeidsintensief, foutgevoelig en risicovol (data lek); stakeholder Informatiebeveiliging en Privacy.
Pagina 23 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
17 BV21-12 Per.onderst. Enterprise Architectuur Vanuit verschillende perspectieven / wetgeving (bijvoorbeeld de Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet) is het noodzakelijk om het informatielandschap op orde te hebben en in beeld te houden. Dit doen we door de CMDB (Configuration Management Database )en het informatielandschap te onderhouden in onze enterprisearchitectuurtool, et cetera. Hiervoor hebben we structureel ondersteuning nodig van specialisten op het gebied van Enterprise Architectuur om I- en A advies te kunnen ondersteunen. Dit is ook een onderwerp dat is opgenomen in het teamplan van team Informatisering binnen domein Bedrijfsvoering. 18 SL21-01 INA verhaalsmodule Uit interne controles blijkt dat wij het verhaalproces beter moeten inrichten omdat we anders geen rechten hebben op aanvullende gelden. Daarom moet een aanvullende module worden afgenomen (abonnement). 19 RO21-01 DigEplan eenmalige kosten De huidige applicatie is end of life en dient te worden vervangen / opgewaardeerd (digitaal stempelen vergunningen) 20 BV21-06 Harmonisatie eFacturen oplossing eenmalige kosten Contractueel heeft de BUCH nu alleen een oplossing voor de administratie van gemeente Bergen DIS4FIS. Daarnaast blijkt dat een vervangende oplossing goedkoper dan de huidige oplossing licenseren voor de overige gemeenten / gehele BUCH.
21 RO21-02 Vervanging VTH software Kosten voorbereiding aanbesteding.
22 BV21-05 Migratiekosten BRK Het informatiemodel van de Basisregistratie Kadaster (BRK) is aangepast. De standaard voor levering van informatie (BRK levering) wordt aangepast van versie 1.0 naar versie 2.0. Transitie van data is noodzakelijk. Kosten aanpassen van het informatiemodel, koppeling met het kadaster en interne koppelingen (viewer). 23 BV21-08 Data in testomgevingen Aanpassingen in informatievoorziening om te kunnen testen met fictieve en /of geanonimiseerde data; dit naar aanleiding van opmerkingen van de Informatiebeveiliging en Privacy om te kunnen werken conform de richtlijnen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). 24 BV21-09 Software anonimiseren documenten Goede software om het anonimiseren van documenten die naar buiten toe worden gepubliceerd te kunnen doen. Nu erg arbeidsintensief, foutgevoelig en risicovol (datalek); stakeholder Informatiebeveiliging en Privacy. 25 BV21-11 Aanbesteding en implementatie HR oplossing eenmalige kosten Het contract van onze huidige HR oplossing loopt af. Opnieuw aanbesteden is noodzakelijk. 26 SL21-03 Inburgering (extra budget) De uitvoering en regie van inburgering komt terug naar gemeenten per 2022. De informatievoorziening moet hierop worden aangepast. Voor 2021 betreft het de implementatiekosten en voor 2022 en verder de structurele onderhoudskosten.
Pagina 24 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
27 BV21-10 Team Digitaal eenmalige kosten Als gevolg van ontwikkelingen (o.a. Corona, aanvullende onderzoeken etc.) is een aantal reguliere taken onder druk komen te staan waardoor achterstanden zijn ontstaan. Om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen zijn maatregelen noodzakelijk om deze achterstanden weg te werken en de reguliere werkzaamheden te continueren. 28 Beveiligingssoftware (anti-virus en anti-spam) Landelijk merken (bijvoorbeeld Hof van Twente) we dat gemeenten steeds meer risico lopen om aangevallen te worden op het gebied van informatiebeveiliging. We willen optimaal voorbereid zijn om de kans en impact zo laag mogelijk te laten zijn. Het betreft hier bijvoorbeeld de inhuur van ethical hackers en penetratietesten. 29 Uitbreiding Citrix licenties, incl. Mobile Device Management (MDM) Dit is ten behoeve van de nieuwe digitale werkplek die momenteel ontworpen wordt in het kader van het “nieuwe werken”. MDM zorgt voor het beheer en de beveiliging van de werkplekmiddelen en is van cruciaal belang in kader van de informatiebeveiliging. 30 Oracle migratie naar 12C Oracle is de basis voor onze belangrijkste applicaties. Deze basis is verouderd. De nieuwe omgeving wordt versneld toekomstbestendig gemaakt. 31 Aanpassing bijdrage gemeenten Betreft het saldo van voordelen en nadelen dat saldoneutraal wordt verwerkt door aanpassing van de bijdrage van de gemeenten.
Pagina 25 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Maatwerk/plustaken voor de verschillend gemeenten. Bestaande en nieuwe maatwerk/plustaken. Bestaande maatwerktaken
Bijdrage x1.000
2022
2023
2024
2025
203
205
209
211
22
23
23
225
228
232
211
Totaal nieuwe maatwerktaken
2021 146 43 79 25 293
2022 150 44 79 71 344
2023 153 46 79 73 351
2024 131 47 79 75 332
2025 131 47 79 77 334
Totaal maatwerktaken bijdrage x1000
2.605
569
579
564
545
1 Bibob coördinator Bergen 1 Bibob coördinator Uitgeest 1 Bibob coördinator Castricum 1 Bibob coördinator Heiloo 2 Erfgoedcapaciteit Castricum 3 Versnellen woningbouw Heiloo 4 Extra capaciteit handhaving 4 Extra capaciteit handhaving 4 Extra capaciteit handhaving 5 groenuitbreiding Heiloo 6 actieplan schuldhulpverlening 7 Overheveling budget grondstoffen (afval) 7 Overheveling budget grondstoffen (afval) 7 Overheveling budget grondstoffen (afval) 8 Beheersmaatregelen (sl) 8 Beheersmaatregelen (sl) 8 Beheersmaatregelen (sl) 8 Beheersmaatregelen (sl) 9 Energietransitie klimaat 9 Energietransitie klimaat 9 Energietransitie klimaat 9 Energietransitie klimaat
Gemeente
2021
Bergen Uitgeest Castricum Heiloo Castricum Heiloo Uitgeest Castricum Castricum Heiloo Bergen Uitgeest Castricum Heiloo Bergen Uitgeest Castricum Heiloo Bergen Uitgeest Castricum Heiloo
39 14 41 26 40 200 110 138 80 240 66 20 58 36 205 56 210 145 192 69 202 125 2.312
Totaal bestaande maatwerktaken Nieuwe maatwerktaken bijdrage x1000 10 Nieuw Tij 10 Nieuw Tij 10 Nieuw Tij 11 Robot maaiers
Bergen Uitgeest Heiloo Uitgeest
Pagina 26 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Pagina 27 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Aansluiting met de voorgaande P&C documenten Aansluiting 2e voortgangsrapportage 2020 Begroting 2022 Lasten Stand na 2e rapportage 2020 begroting 2022 Besteding rekeningresultaat 2020
2021 72.156 220
2022 75.261
2023 77.305
2024 79.484
2025 81.464
Nieuw Tij voor Bergen, Uitgeest en Heiloo
269
273
278
257
257
Robotgrasmaaiers Uitgeest
25
71
73
75
77
Groen uitbreiding Heiloo
240
Beheersmaatregelen sociaal domein, alle BUCH gemeenten
616
Actieplan Schuldhulpverlening Bergen
66
Overheveling budget grondstoffen (afval) Uitgeest, Castricum en Heiloo
114
Energie transitie klimaat, alle BUCH gemeenten
588
Inzet team noord, Bergen, Uitgeest en Heiloo
74 136 74.503 2021 72.156 220
124 75.729 2022 75.261
40 77.696 2023 77.305
85 79.902 2024 79.484
89 81.887 2025 81.464
Nieuw Tij BUH
269
273
278
257
257
Robotgrasmaaiers Uitgeest
25
71
73
75
77
Groen uitbreiding Heiloo
240
Beheersmaatregelen SL (allen)
616
Actieplan Schuldhulpverlening Bergen
66
Overheveling budget grondstoffen (afval) (UCH)
114
Energie transitie klimaat (allen)
588
Inzet team noord (BUH)
74
Eerste voortgangsrapportage BUCH 2021
136
124
40
85
89
74.503 0
75.729 0
77.696 0
79.902 0
81.887 0
Eerste voortgangsrapportage BUCH 2021 Totale lasten na 1e Voortgangsrapportage 2021 Baten Stand na 2e rapportage 2020 begroting 2022 Besteding rekeningresultaat 2020
Totale inkomsten BUCH na 1e Voortgangsrapportage 2021 Saldo Baten en Lasten
Pagina 28 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Overzicht Baten en Lasten, totaal na de Eerste voortgangsrapportage BUCH 2021 Wat gaat dit kosten Lasten x € 1.000
2021
2022
2023
2024
2025
Lasten Begroot
Lasten Begroot
Lasten Begroot
Lasten Begroot
Lasten Begroot
1 Personeel, inhuur en overheadkosten kosten
64.354
65.934
67.770
69.710
71.665
2 Informatie & Automatisering (exclusief salariskosten en inhuur)
5.996
5.594
5.617
5.813
5.903
3 Facilitaire kosten (exclusief salariskosten & inhuur)
925
1.085
1.113
1.124
1.107
4 Materieel
2.359
2.468
2.526
2.543
2.576
5 Overige kosten (inclusief corona)
869
648
670
712
636
74.503
75.729
77.696
79.902
81.887
Totaal lasten programma bedrijfsvoering Wat gaat dit kosten Baten x € 1.000
2021
2022
2023
2024
2025
Baten Begroot
Baten Begroot
Baten Begroot
Baten Begroot
Baten Begroot
6 Bijdrage gemeenten (excl. maatwerktaken)
71.672
75.080
77.037
79.256
81.260
7 *Maatwerktaken gemeenten
2.605
569
579
564
545
8 Inkomsten detachering en uitgeleend personeel
-
-
-
-
-
9 Opbrengsten facilitair
15
30
30
30
30
10 Opbrengsten materieel
114
20
20
20
20
11 Overige opbrengsten (inclusief WAZO)
97
30
31
32
32
74.503
75.729
77.696
79.902
81.887
0
0
0
0
0
Totaal baten programma bedrijfsvoering Totaal baten min lasten
Pagina 29 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Aanpassing verdeelsleutel In verband met de mutaties op afval voor Uitgeest Castricum en Heiloo per 1 januari 2021 en 1 januari 2022 is de verdeelsleutel aangepast zodat deze extra kosten alleen worden gedragen door deze gemeenten. Onderstaande de nieuwe verdeelsleutel en de nieuwe reguliere bijdrage per gemeente na vaststelling van deze rapportage. Gemeente
Verdeelsleutel Verdeelsleutel
2021
2022
2023
2024
2025
32,04%
23.166
24.057
24.684
25.396
26.038
11,71%
11,73%
8.395
8.810
9.040
9.301
9.536
Castricum
34,56%
34,65%
24.772
26.018
26.696
27.465
28.160
Heiloo
21,40%
21,57%
15.339
16.194
16.616
17.095
17.527
Totaal
100,00%
100,00%
71.672
75.080
77.037
79.256
81.260
2021
2022
Bergen
32,32%
Uitgeest
Pagina 30 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Bestuursbesluit Het bestuur van de GR Werkorganisatie BUCH gezien het voorstel van de directie besluit: - De Eerste Voortgangsrapportage 2021 van de Werkorganisatie BUCH vast te stellen - Bijgaande begrotingswijziging vast te stellen - In verband met de mutaties afval per 01-01-2021 de verdeelsleutel per 01-01-2021 en per 01-01-2022 vast te stellen op: Gemeente
Verdeelsleutel Verdeelsleutel
2021
2022
Bergen
32,32%
32,04%
Uitgeest
11,71%
11,73%
Castricum
34,56%
34,65%
Heiloo
21,40%
21,57%
Totaal
100,00%
100,00%
Aldus besloten door het bestuur van de GR Werkorganisatie BUCH in zijn vergadering van 2 juni 2021 dhr. D.J. van Huizen directeur
drs. A. Mans voorzitter
Pagina 31 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
BIJLAGE 1: VERLOOP BEGROTING Lasten Aanvang BUCH 2e rapportage 2017 Transitiekosten subtotaal na 2e rapportage 2017 Bergroting 2019-2022 Subtotaal na begroting 2019 Verbeterplan Jaarrekening 2017 Administratief begroting pers kn 2e rapportage 2018 Aanvulling begroting 2024 subtotaal na 2e rapportage 2018 Materieel naar de BUCH Omgevingswet Begroting 2020-2023 Jaarrekening 2018 Administratief begroting pers kn (118) 1e rapportage BUCH 2019 2e rapportage BUCH 2019 Subtotaal na 2e rapportage 2019 Uitbesteding belasting Begroting 2021-2024 Jaarrekening 2019 Overheveling klein gereedschappen Verduurzaming wagenpark Inbesteding Inkoop Castricum uitbesteding parkeerbeheer Bergen 2e rapportage BUCH 2020 overheveling taken Bergen,Uitgeest en Heiloo tbv team Noord Subtotaal na 2e rapportage 2020 Uitbreiding Plustaken Begroting 2022-2025 Jaarrekening 2020 1e rapportage BUCH Subtotaal na begroting 2022 en jaarrekening 2020
Jaar 2017 2017 2017 2017 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2019 2019 2019 2019 2019 2019 2019 2019 2020 2020 2020 2020 2020 2020 2020 2020 2020 2020 2021 2021 2021 2021 2021
2017 56.807.000 889.000 325.000 58.021.000
2018 58.085.000 1.252.000
2019 57.948.000 1.366.000
2020 57.286.000 1.422.000
2021 57.943.000 1.482.000
59.337.000 0 59.337.000 7.360.000 178.000 582.000 -42.232
59.314.000 2.038.000 61.352.000 5.261.000
58.708.000 2.694.000 61.402.000 3.241.000
59.425.000 59.425.000 3.154.000 4.453.000 62.579.000 63.878.000 2.903.000 2.903.000
560.100 694.768
460.200 694.768
67.414.768
67.867.868 1.956.000 580.900 0 800.000 -75.000 652.968 519.464 72.302.200
65.797.968 2.132.000 1.192.700 454.177 -77.000 506.840 962.197 70.968.882 -1.143.500 480.000 76.900
501.939 18.175 70.902.396
58.021.000
67.414.768
72.302.200
70.902.396
467.400 694.768
2022
2023
2024
2025
472.400 694.768
6448 66.644.168 67.948.168 67.948.168 67.954.616 2.205.000 2.308.000 2.308.000 0 942.800 712.000 721.390 721.390 560.077 688.277 1.967.177 1.967.177 -79.000 -81.000 -81.000 -81.000 502.900 506.600 510.300 510.300 1.720.662 1.899.462 1.928.562 1.928.562 72.496.607 73.981.507 75.302.597 75.309.045 -1.205.200 -1.266.800 -1.328.500 -1.328.500 216.539 683.587 1.218.729 3.330.720 84.700 85.900 87.400 88.800 34.000 27.000 41.000 41.000 325.800 335.600 345.700 356.100 -331.600 -338.400 -345.200 -352.500 535.642 473.293 478.793 494.893 73.300 75.600 77.700 80.100 72.229.788 74.057.287 75.878.219 78.019.658 78.019.658 1.623.650 1.536.740 1.572.032 1.608.376 1.616.476 -332.906 -144.892 -143.808 1.827.476 220.000 -162.900 73.910.538 75.261.121 77.305.359 79.484.226 81.463.610
Pagina 32 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
BIJLAGE 2: TAAKSTELLING In deze bijlage geven wij de stand van zaken omtrent de realisatie van de taakstelling.
In de begroting 2021 hebben wij de stand van de realisatie op het moment van het opstellen van de begroting weergegeven in een “besparingenbon”:
Hoe zit het ook alweer? In juni 2015 hebben de gemeenteraden het bedrijfsplan “Samen maar toch apart” vastgesteld. In dit bedrijfsplan was een taakstelling opgenomen op de BUCH-werkorganisatie van circa € 5,3 miljoen. Van die taakstelling zou 60% opnieuw worden geïnvesteerd in de BUCH en 40% zou terugvloeien naar de gemeenten. In 2016 is door een wijziging van de begroting de taakstelling verhoogd naar € 5,6 miljoen structureel. In het verbeterplan “Samen naar beter’’ is in 2018 de termijn voor het realiseren van de taakstelling opgeschort tot de periode 2021-2024. Wel is toen besloten waar mogelijk alvast besparingen door te voeren. De realisatie Bij vaststelling van het verbeterplan in 2018 is voor het eerst gerapporteerd over de besparingen. Op dat moment becijferd op structureel ca. €1,9 miljoen. Daarna is per abuis niet meer gerapporteerd over de besparingen. De besparingen zijn namelijk wel gerealiseerd zowel in de vorm van een verlaging van uitgaven, als in de vorm van schaalvergrotingsvoordelen (voordelen behaald omdat de BUCH taken uitvoert in plaats van de vier afzonderlijke gemeenten). In totaal is al voor ruim.€ 5,5 miljoen aan besparingen gerealiseerd. Dit werd alleen nooit in de jaarstukken getoond maar binnen de begroting verrekend met kostenstijgingen als gevolg van nieuwe taken.
In de P&C documenten over de afgelopen jaren heeft u de begroting van de BUCH werkorganisatie zien stijgen van € 53 miljoen naar € 72 miljoen als gevolg van die nieuwe taken. De besparingen zijn ingezet om die stijging voor de gemeente zoveel mogelijk op te vangen. Dit is niet vaak en duidelijk genoeg gecommuniceerd naar de gemeenteraden waardoor mogelijk verkeerde verwachtingen zijn ontstaan. Bij de begroting 2021 hebben wij dit hersteld en is inzicht gegeven in de taakstelling, de realisatie daarvan en het vervolg.
In het proces van begroten en bijsturen zijn wij ook continue op zoek naar mogelijkheden om efficiënt te werken en daarmee de begroting te ontlasten. Het is ons gelukt om op een aantal kleinere budgetten nog wat ruimte te creëren waarmee een maximale inspanning is geleverd. Dit heeft voor 2020 nog gerealiseerd in een realisatie van € 161.000,- aan verlaging van de structurele lasten. Hiermee komt de stand van zaken als volgt uit: Pagina 33 van 34
Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)
Realisatie x € 1.000
Realisatie
Totale taakstelling
5.600
Realisatie conform begroting 2021
5.394
2e firap 2020
161
Restant taakstelling
45
In de begroting 2021 is nog een taakstelling voor 2021 en verder opgenomen van € 725.000,- in 2021 tot € 992.000 in 2024, waardoor de taakstelling ruimschoots is gerealiseerd als we deze begroting realiseren. ICT-taakstelling Naast de 10%-taakstelling van € 5,6 miljoen is er bij de start van de BUCH ook een extra incidentele investeringsimpuls afgesproken op het gebied van ICT, met de afspraak dat deze zou worden terugbetaald. De extra beschikbaar gestelde middelen zijn beschikbaar gesteld voor implementatie van het Vijfde huis. Het Vijfde huis is inmiddels gerealiseerd. We zien dat als gevolg daarvan de voor ons liggende periode gebruikt kan worden om het gebruik van applicaties af te bouwen, wat kapitaallasten en ondersteunend personeel bespaart. Op dit moment wordt in kaart gebracht hoe groot dit besparende effect de komende jaren kan zijn. Tegelijkertijd zien we dat bij de start van de BUCH budgetten voor bestaande applicaties zijn overgedragen, maar niet voor nieuwe systemen. Dit betekent dat als we bijvoorbeeld willen investeren in digitale informatievoorziening, in digitalisering van de frontoffice of in digitale ondersteuning van het inkoopproces, er geen middelen beschikbaar zijn.
Strevend naar een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering is het geen optie om dergelijke investeringen achterwege te laten. Vanuit de middelen die vrijkomen uit de afbouw van de applicaties, wordt daarom een deel opnieuw geïnvesteerd om de kwaliteit van de bedrijfsvoering niet aan te tasten. Verder geven we in jaarlijkse delen bij de jaarrekening middelen aan de gemeenten terug als terugbetaling van de extra investering destijds van € 4,2 miljoen in de ICT. De terugbetaling van deze middelen zou bestaan uit incidentele middelen, waaronder de jaarrekeningresultaten. Voor 2020 zijn de Coronakosten ook als incidenteel te bestempelen en zijn daarom ook opgenomen als “terugbetaling” van de ICT middelen. De stand van zaken voor wat betreft deze taakstelling is als volgt: Realisatie x € 1.000
Realisatie
Totale taakstelling
4.200
Realisatie per 10 maart 2020
1.829
Rekeningresultaat 2019
920
Coronakosten 2020 (na aftrek minderkosten facilitair)
571
Rekeningresultaat 2020
322
Restant taakstelling ICT
558
In de begroting 2021 hebben we incidentele taakstellingen opgenomen voor een bedrag van € 226.000,- voor 2021 en € 138.000,- in 2022. Als deze begroting werkelijkheid wordt is deze taakstelling in 2022 nagenoeg afgerond.
Pagina 34 van 34 Eerste voortgangsrapportage 2021 Werkorganisatie BUCH (versie vastgesteld op 2 juni2021)