A4. Brief van BUCH bestuur inzake Nieuwe sturingsvisie BUCH.pdf

Aan de gemeenteraden van de gemeenten Bergen, Uitgeest Castricum en Heiloo

Gemeente

Documentsoort

Ons kenmerk: Zaaknummer:

Z24 202089

Uw brief van: Uw kenmerk:

-

Verzenddatum:

20 december 2024

Bijlage(n): Contactpersoon: E-mail:

Thomas Andriessen thomasandriessen@debuch.nl

AutoArch

Klanttype Klantcode Documentsoort

Onderwerp:

Nieuwe sturingsvisie Werkorganisatie BUCH

Geachte leden van de raad, Als BUCH Bestuur hebben wij de afgelopen periode kritisch naar onszelf gekeken en naar wat nodig is om als bestuur beter te functioneren. Wij streven ernaar om de organisatie effectiever aan te sturen en de dienstverlening en kwaliteit voor de raden en de burgers te verbeteren. Om dit te doen hebben wij TeunisseAdvies ingehuurd om ons te adviseren (dit rapport is eerder al met de raden gedeeld). Op basis van de aanbevelingen van TeunisseAdvies hebben wij een aantal gerichte aanscherpingen van de rol van het BUCH Bestuur en de rol van de Raad van Secretarissen (algemeen directeur en de vier gemeentesecretarissen) ingevoerd. Dit ter verbetering en versteviging van de governance van Werkorganisatie BUCH. Met deze brief willen wij u hierover informeren. Aanbevelingen TeunisseAdvies Het BUCH Bestuur heeft zes aanbevelingen ontvangen van TeunisseAdvies: Aanbeveling 1:

Ontwikkel op basis van de aanzet in dit rapport een nieuwe besturingsvisie op de Werkorganisatie BUCH.

Aanbeveling 2:

Onderzoek de voor- en nadelen van de verschillende modellen voor de bestuurssamenstelling en de juridische haalbaarheid binnen de huidige Gemeenschappelijke Regeling.

Aanbeveling 3:

Verdere ontwikkeling van de werkwijze van de secretarissen en Raad van Secretarissen als opdrachtgever voor de Werkorganisatie BUCH.

Aanbeveling 4:

Ontwikkel een concrete jaarkalender om de raden en colleges betrokken te houden bij de Werkorganisatie BUCH en investeer in een aantal jaarlijkse bijeenkomsten en tussentijdse communicatie buiten de formele P&C-cyclus.

Aanbeveling 5:

Start een organisatieontwikkelingstraject om de Werkorganisatie BUCH robuuster te maken, zowel op de harde kant van de organisatie als op de zachte kant.

Aanbeveling 6:

Benut het lopende proces om tot een goede DVO (jaarcontracten) te komen met een heldere verdeling in de basistaken en specifieke (plus)taken per gemeente.

Postbus 7, 1910 AA Uitgeest Telefoon 14 0251 Info@debuch.nl

In de loop van 2023 en 2024 is het bestuur hiermee aan de slag gegaan en hebben wij een aantal van deze aanbevelingen al opgepakt. We hebben u als raad daarin meegenomen tijdens de raadsinformatieavonden Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo (RIA’s BUCH) en in de tweede voortgangsrapportage 2023, de Kadernota 2025 en de begroting 2025 van de Werkorganisatie BUCH. Doorgevoerde verbeteringen naar aanleiding van de aanbevelingen De afgelopen maanden zijn wij verder aan de slag gegaan met deze aanbevelingen en komen tot een aantal concrete verbeteringen. Nieuwe uitgangspositie Verschillende rapporten van de afgelopen jaren hebben aangetoond dat de initiële uitgangspositie van Werkorganisatie BUCH niet meer houdbaar is en in de praktijk ook niet meer zo functioneert. Daarnaast lopen er in twee van onze deelnemende gemeenten bestuurskrachtonderzoeken (Uitgeest en Heiloo). Dit geeft een nieuwe uitgangspositie. Het bestuur heeft als doelstelling om te werken aan een sterkere Werkorganisatie BUCH. Ongeacht de uitkomsten van de bestuurskrachtonderzoeken blijven wij het van groot belang vinden om de werkorganisatie te verstevigen, in ieder geval voor de komende drie jaar. Ons uitgangspunt is dan ook dat de oude businesscase wordt losgelaten, en verschillende no-regret maatregelen worden genomen.

U bent als raad hierin geïnformeerd via de kadernota 2025 Werkorganisatie BUCH, de begroting 2025 Werkorganisatie BUCH, de voortgangsrapportage 2024 Werkorganisatie BUCH en de al eerdergenoemde RIA’s BUCH. Voor eventuele no-regret maatregelen die van toepassing zijn in 2026, zullen wij u op eenzelfde wijze informeren. De sturingsvisie (aanbeveling 1,2 en 3) Binnen het BUCH Bestuur is er nog te vaak sprake van een vermenging van twee rollen; de klantrol (de inhoudelijk bestuurlijk opdrachtgever) en de eigenaarsrol. Dat doet een groot beroep op het BUCH Bestuur om verschillende perspectieven van de vier gemeenten te overbruggen en tot consensus te komen. Een bestuur dat meer op afstand staat van de werkorganisatie dient de voorkeur. Hiermee zorgen we ervoor dat de politieke discussies en de gemaakte keuzes plaatsvinden tijdens de portefeuillehouders- en bestuursoverleggen. De rol van het bestuur wordt daarmee vergelijkbaar met die van een algemeen bestuur. Een bestuur op afstand vereist een duidelijkere rol voor de gemeentesecretarissen, die zich richten op het opdrachtgeverschap vanuit de verschillende gemeenten en mede verantwoordelijk zijn voor de Werkorganisatie BUCH. De afbakening van de rol van het bestuur en de rol van de gemeentesecretarissen geeft rolduidelijkheid en vergemakkelijkt daarmee de rolvastheid van de bestuurders.

De focus op de eigenaarsrol bij het bestuur betekent dat de klantrol op een andere manier moet worden geborgd. In de nieuwe situatie spelen de vier gemeentesecretarissen een sleutelrol waarbij: • de vier gemeentesecretarissen een adviserende en coördinerende rol vervullen, gericht op het BUCH Bestuur, de vier gemeentebesturen en de werkorganisatie; • de vier gemeentesecretarissen dat in nauwe samenwerking doen met de algemeen directeur en daarmee als vijftal de Raad van Secretarissen (RvS) vormen; • het BUCH Bestuur het karakter krijgt van een algemeen bestuur; • de Raad van Secretarissen het karakter krijgt van een dagelijks bestuur;

Pagina 2 van 3

•

het MT BUCH verantwoordelijk is voor de dagelijkse ambtelijke leiding van de werkorganisatie;

De secretarissen vormen op deze wijze het verbindingsstuk tussen de besturen en de werkorganisatie. Gezien de doorgevoerde verbeteringen is gekozen om vooralsnog geen gebruik te maken van een onafhankelijke gespreksleider bij het BUCH Bestuur. Sturen op vraag en aanbod en ingrepen in de organisatieontwikkeling (aanbeveling 4,5 en 6) Gelet op de ontwikkeling van de Raad van Secretarissen, is het een logisch vervolg om gelijktijdig de jaarcontracten door te ontwikkelen naar een sturingsinstrument voor de RvS. We hebben de wens dat de RvS meer gezamenlijk stuurt op vraag en aanbod binnen de BUCH en het verder door ontwikkelen van deze systematiek gaat daarbij helpen. Vanuit de ingezette bestuurlijk strategische doelstellingen voor de organisatie en de verschillende P&C documenten van de BUCH wordt een concernagenda ontwikkeld. Wij hebben u hier al eerder tijdens een RIA BUCH over geïnformeerd. Deze concernagenda geeft de organisatie focus en houvast voor de periode 2025-2027. Hierbij zijn het MT BUCH en de Raad van Secretarissen verantwoordelijk voor de implementatie en de doorontwikkeling van de concernagenda. Groeipad en evaluatie Het werken met de wijzigingen in de governance, het verder ontwikkelen van een sturingsinstrument en het (door)ontwikkelen van de werkorganisatie in 2025 zal een groeipad zijn.

Dit vraagt om een gezamenlijke investering in leren en ontwikkelen, zodat we de nieuwe manier van werken met elkaar in de vingers te krijgen. Daarbij is het ook belangrijk om regelmatig de vinger aan de pols te houden om te kunnen beoordelen of de wijzigingen ook daadwerkelijk de gewenste verbeteringen met zich meebrengen en indien nodig bij te sturen. Het BUCH Bestuur zal in dit verband in 2025 samen met de Raad van Secretarissen tussentijds toetsen/evalueren en stelt begin 2026 een schriftelijke evaluatie op en brengt advies uit aan het volgende bestuur. Afsluiting Met de in deze brief toegelichte verbeteringen zetten wij als bestuur een betekenisvolle stap in de aansturing en verdere professionalisering van Werkorganisatie BUCH, en daarmee in de ontwikkeling van onze vier gemeenten. Wij ronden hiermee als bestuur een intensieve periode af en kijken met vertrouwen naar de ingeslagen koers. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Wij zullen u in de loop van 2025 verder informeren over de ontwikkelingen. Met vriendelijke groet, Namens het Bestuur van Werkorganisatie BUCH,

T. Andriessen secretaris

M. ten Bruggencate voorzitter

Pagina 3 van 3