A3. Brief Zaffier verzending brieven aan inwoners.pdf

Datum Onderwerp

2 april 2025, Alkmaar Informatiebericht over verzending brieven

Geachte leden van de gemeenteraad, Wij willen u graag op de hoogte brengen van een incident met betrekking tot de verzending van brieven aan onze inwoners. Dit betreft een situatie die in de media is verschenen, en wij willen u daarom een juiste schets van de situatie geven. Daarom informeren wij u graag over de feitelijke gang van zaken en de maatregelen die wij nemen. Wat is er gebeurd? Bij de verzending van brieven aan 93 klanten is per abuis de verkeerde antwoordenveloppe meegestuurd door onze drukker. Hierdoor kan het voorkomen dat klanten hun antwoord versturen naar een andere organisatie, Zayaz Woningcorporatie, in plaats van naar ons. Wat hebben wij gedaan? Wij hebben direct contact opgenomen met de woningcorporatie en afgesproken dat eventuele post die zij ontvangen aan ons wordt geretourneerd. Daarnaast hebben wij de betrokken inwoners geïnformeerd, excuses aangeboden en hen voorzien van de correcte antwoordenveloppe. De betrokken inwoners worden op 2 april persoonlijk gebeld. Ook hebben wij melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij hechten groot belang aan een zorgvuldige omgang met privacy en persoonsgegevens en zetten alles op alles om de impact van dit incident zo klein mogelijk te houden. Huidige status Op het moment van schrijven zijn er geen brieven retour gekomen bij de woningcorporatie.

Wel hebben wij met 24 betreffende klanten contact gehad, of hebben zij hun gegevens ingeleverd bij Zaffier, hetzij via e-mail, persoonlijk of via hun digitale Zaffier-omgeving. Tot slot Wij blijven de situatie nauwlettend volgen. Mocht u vragen hebben, dan staan wij uiteraard klaar om deze te beantwoorden. Met vriendelijke groet,

Jacco Mokveld Directeur Zaffier

Postadres Postbus 9150 1800 GD Alkmaar

Telefoonnummer 088 404 60 00

IBAN NL53 BNGH 0285 1659 17 www.zaffier.nl