A3. Brief Accountant inzake Aanvullende kosten en planning jaarrekening 2023.pdf

Aan de raad/auditcommissie van de gemeente Bergen NH Tav de griffie Geachte mevrouw Pijnenborg, Zoals u bekend zijn wij bezig met de controle van de jaarrekening van de gemeente Bergen. De controle van zowel de Werkorganisatie BUCH en de BUCHjaarrekeningen verlopen uiterst moeizaam. In onze managementletter hebben wij aangegeven dat er veel moest gebeuren in het kader van de jaarrekening 2023. Er spelen thans 2 zaken: de aanvullende controlekosten en de planning/afronding. Met deze mail willen wij u, immers de raad is de opdrachtgever voor de accountantscontrole, informeren. Aanvullende werkzaamheden jaarrekening 2023 In de kern lopen we tegen de volgende zaken aan waarmee we in de planning geen rekening is gehouden en waardoor de planning uitloopt en ons veel meer tijd kost: -

-

De aanlevering van de rechtmatigheidsverantwoording en de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording heeft zeer lang geduurd en vraagt meer aandacht dan verwacht; De SiSa verantwoording als onderdeel van de jaarrekening is ultimo mei 2024 nog steeds niet beschikbaar; De kwaliteit van de onderbouwing van de Wnt verantwoording was onvoldoende; De VIC 2023 is niet afgerond ten tijde van de start van de controle van de jaarrekening. Met name onderdelen zoals de onderbouwing van de prestatieleveringen verloopt uiterst moeizaam en kost veel inspanning/tijd; Onze vragen worden volgens afspraak in de BUCH organisatie uitgezet. De antwoorden ten aanzien van een deel van onze vragen liet erg lang op zich wachten en omdat de kwaliteit onvoldoende is gaan de vragen vervolgens weer terug naar de organisatie.

Wij hebben op basis van ons tijdschrijfsysteem de bestede uren in beeld gebracht vanaf 1 januari 2024 (de interim-controle is daarvoor al afgerond, overigens toen was het budget ook niet toereikend maar dat laten we nu buiten beschouwing). De nog te maken uren hebben wij ingeschat vanaf 21 mei 2024 (datum van onze analyse). Zie Excel bijlage ter informatie. Wij hebben een voorlopige inschatting gemaakt van de nog te maken uren, en natuurlijk is dat onder voorbehoud van het vervolg. Wij komen dan op een totaalbedrag aan aanvullende kosten van afgerond € 30.000 ex BTW (16,8% op het totale beschikbare budget voor de BUCH organisaties 2023); afgerond voor de 4 gemeenten € 7.500 exclusief BTW. Wij zullen deze kosten aanvullend in rekening gaan brengen.

Planning en afronding? Bij deze opstelling gaan we uit dat nu ook snel alle resterende onderdelen/documenten en bescheiden op korte termijn beschikbaar zijn om de controles voort te zetten en af te ronden. Vanwege hiervoor genoemde zaken loopt ook onze planning flink uit. U heeft op 25 juni een auditcommissie vergadering gepland, en op 4 juli 2024 de raadsvergadering gepland waarin ook de jaarrekening 2023 zal worden vastgesteld. Normaliter is dan ook de controleverklaring en accountantsrapport in definitieve vorm beschikbaar. Omdat ondergetekende langer dan 7 jaar accountant is van uw gemeente is op basis van de Wet toezichtorganisaties verplicht maatregelen te treffen dat de onafhankelijkheid voldoende is geborgd (‘langdurige betrokkenheid’). Dit is bij ETL geregeld door het uitvoeren van een zogenaamde OKB (opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling) op alle BUCH dossiers. Deze OKB uitgevoerd door de compliance-officer van ETL kan pas worden uitgevoerd als het controledossier is afgerond. U begrijpt, dit ligt als gevolg van de vertraging onder druk. Op dit moment kunnen wij om deze reden niet garanderen dat wij op de dag van geplande raadsvergadering de getekende controleverklaring kunnen overleggen. Wij raden u aan hiermee rekening te houden. We hebben met uw gemeentecontroller afgesproken om wel het concept accountantsverslag 2023 z.s.m.

op te stellen, maar met de kanttekening dat de controle en het controledossier bij het versturen van het concept accountantsverslag hoogstwaarschijnlijk nog niet is afgerond. Met vriendelijke groet, John Olij | ETL Assurance & Overheidsaccountants