A24 Memo van inkoop, controller en griffie Castricum inzake contract accountant.pdf

Castricum, 11 september 2024

Geachte gemeenteraden van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo,

In 2021 heeft een afvaardiging uit uw midden de Europese aanbesteding van de accountant voorbereid voor de vier gemeenten en de Werkorganisatie BUCH. Vanuit uw vier auditcommissies zijn leden afgevaardigd in de raadswerkgroep financiële aspecten in BUCH-verband. Deze werkgroep heeft de aanbesteding voorbereid en doorlopen met ondersteuning van een inkoopadviseur, een griffier en de concerncontroller. De opdracht die in de markt is gezet betrof het leveren van accountsdiensten voor de boekjaren 2022 tot en met 2024. Na afloop van de initiële opdracht van 3 jaar, is het mogelijk het contract met de accountant met drie keer één boekjaar te verlengen. Deze optiejaren zijn in de aanbesteding meegenomen. Op basis van de aanbesteding is de opdracht begin 2022 gegund aan accountantskantoor IPA-ACON. De accountant heeft ons echter recent geïnformeerd dat voor de drie optiejaren een andere situatie aan de orde zal zijn. De destijds uitgebrachte offerte ging uit van op dat moment bekende omstandigheden. Inmiddels is IPA-ACON opgegaan in ETL en zijn er veranderingen geweest in het toezichtsregime van de AFM. Gelet op het feit dat IPA-ACON ook al voor 2022 de accountant was van de vier gemeenten en de Werkorganisatie BUCH is het aspect langdurige verbondenheid een issue. Binnen ETL zijn meerdere tekeningsbevoegde accounts, waardoor dat issue op zich ondervangen kan worden.

Daarnaast is er aangegeven dat de geoffreerde prijzen niet meer houdbaar zijn. De marktomstandigheden voor de accountantscontrole zijn de laatste jaren fors in ontwikkeling. Enerzijds is er een te kort aan ervaren accountants en medewerkers die gemeenten controleren, aan de andere kant zorgen de kwaliteitseisen mede vanuit de toezichthouder en compliance voor een enorme toename van uren die moeten worden besteed aan de controledossiers. Vanwege dit bericht van de accountant, bekijken wij op dit moment de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden met betrekking tot de regelgeving op het gebied van inkoop- en aanbesteding om zo de verschillende keuzes goed in beeld te krijgen. Gelet op de wijze waarop de aanbesteding is voorbereid, ligt het voor de hand ook dit vraagstuk in eerste instantie te bespreken in de raadswerkgroep financiële aspecten in BUCH-verband. In de werkgroep van 18 september aanstaande zullen we e.e.a. nader toelichten en gaan we graag met u in gesprek over waar uw voorkeuren liggen. Dit moet uiteindelijk resulteren in een voorstel dat via de auditcommissies wordt voorgelegd aan de vier gemeenteraden en aan het BUCH-bestuur.

Met vriendelijke groet, Linda van de Aakster, senior inkoopadviseur Patrick Schouten, Concerncontroller Werkorganisatie BUCH Rosanne Slootweg, Griffier gemeente Castricum