A2.b Bijlage 1 Startnotitie onderzoek subsidiebeleid in.pdf

Startnotitie onderzoek subsidiebeleid in Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo (BUCH) 1. Omschrijving onderzoeksonderwerp De rekenkamer Buch wil onderzoek doen naar de doelmatigheid, doeltre7endheid en transparantie van het subsidiebeleid - in relatie tot overige verstrekkingen m.b.t. accommodaties e.d. - op het gebied van sport en cultuur voor de BUCH gemeenten. 2. Aanleiding en achtergrond van het onderzoek Het onderwerp subsidies is gekozen op basis van gesprekken met de auditcommissies van de vier gemeenten. In deze gesprekken werd de vraag opgeroepen of het subsidiebeleid van de gemeenten voor maatschappelijke organisaties consequent en transparant is. Tevens was de vraag in welke mate de subsidies voor sport versus cultuur op gelijke wijze tot stand komen, mede in relatie tot de zogenoemde indirecte subsidies. 3. Criteria voor keuze Het gestelde onderwerp voldoet aan de criteria van het afwegingskader van de rekenkamer Buch: • Subsidiebeleid kent een hoge mate van invloed van gemeenteraden • Redelijk financieel belang voor gemeenten • Hoog maatschappelijk belang (mate waarin het de inwoners/instellingen raakt) • Door meerdere (2) gemeenten als te onderzoeken aangegeven 4. Doel van het onderzoek De rekenkamer wil de raden met een onderzoek naar de doelmatigheid, doeltre7endheid en transparantie van het subsidiebeleid - in relatie tot overige verstrekkingen m.b.t.

accommodaties e.d. - op het gebied van sport en cultuur, ondersteunen in hun kaderstellende en controlerende rol. Het onderzoek moet leiden tot aanbevelingen waarmee de doelmatigheid, doeltre7endheid en transparantie verbeterd kan worden. Bij het onderzoek is uitgegaan van het begrippenkader zoals dat is vastgesteld in de Algemene Wet Bestuursrecht en de algemene subsidieverordeningen van de gemeenten. Dat betekent dat onder een (directe) subsidie wordt verstaan: de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt, met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor het door of namens aan het bestuursorgaan geleverde goederen en diensten. Daarnaast is gekeken naar indirecte subsidies, zoals gedefinieerd in het normenkader hieronder.

1

Onder een instelling wordt verstaan: een rechtspersoon, met volledige rechtsbevoegdheid, die krachtens zijn doelstelling zonder winstoogmerk werkzaam is in een aanwijsbaar belang van het maatschappelijk welzijn in de gemeente. Onderzoeksperiode Voorstel om te kijken naar het beleid en de uitvoering in 2023 en of de periode van het subsidiebeleid/plan - 20xx - 202x 5.

Concept onderzoeksvragen

Hoofdvraag en afbakening: Hoe doelmatig, rechtmatig, e7ectief en transparant is het subsidiebeleid en de uitvoering van de gemeente in relatie tot zowel directe als indirecte subsidies, zoals verstrekte accommodaties? Afbakening van het onderzoek: • het onderzoek richt zich uitsluitend op subsidieverstrekkingen (direct of indirect) op het gebied van sport en cultuur • het onderzoek richt zich met name op de relatie en/of het inzicht tussen directe en indirecte verstrekte subsidies • er is o.a. sprake van indirecte subsidies wanneer: een accommodatie aan een instelling wordt aangeboden beneden de kostprijsdekkende huur, een eigendom voor niet wordt verstrekt aan de instelling, als er onderhoudswerkzaamheden om niet of lagere kostprijs door gemeente worden uitgevoerd voor de instelling, e.d. Deelonderzoeksvragen (INDICATIEF, suggesties of aanvullingen mogelijk) A. Doelmatigheid van het subsidiebeleid • In hoeverre draagt het subsidiebeleid bij aan de realisatie van de gemeentelijke beleidsdoelen? o Wordt er e7iciënt gebruikgemaakt van financiële middelen bij de verstrekking van subsidies en het ter beschikking stellen van accommodaties? (afweging subsidie of in natura) o Hoe wordt de doelmatigheid van indirecte subsidies, zoals verstrekte accommodaties, door de gemeenten beoordeeld en verantwoord? B.

Rechtmatigheid van subsidieverstrekking • Worden directe en indirecte subsidies verstrekt in overeenstemming met wet- en regelgeving? o In welke mate is het proces van subsidieverlening voor accommodaties gedocumenteerd en transparant? o Worden alle juridische vereisten/eigen regelgeving nageleefd bij de toekenning van subsidies en het verstrekken van accommodaties?

2

C. •

D. •

E. •

F. •

G. •

Transparantie van het beleid en de besluitvorming Hoe transparant is het proces van subsidieverstrekking, zowel direct als indirect, voor de betrokken partijen? o Worden de criteria voor de toekenning van subsidies en het gebruik van gemeentelijke accommodaties duidelijk gecommuniceerd en/of gepubliceerd? o Hoe vindbaar zijn de criteria voor nieuwe aanvragers? o Op welke wijze wordt verantwoording afgelegd over het gebruik van gemeentelijke middelen bij indirecte subsidies? EQectiviteit van het subsidiebeleid Hoe eQectief is het subsidiebeleid in het realiseren van de gemeentelijke doelen? o Wat is de bijdrage van zowel directe als indirecte subsidies aan de ontwikkeling van accommodaties in de gemeente? o Worden de prestaties en resultaten van gesubsidieerde partijen en accommodaties voldoende gemonitord en geëvalueerd? Gelijke behandeling en rechtvaardigheid Hoe waarborgt de gemeente een gelijke behandeling van partijen die in aanmerking komen voor subsidies, zowel direct als indirect? o Worden alle aanvragen voor subsidies (direct en indirect) en accommodaties objectief beoordeeld op basis van vooraf vastgestelde criteria? o In hoeverre is er sprake van een gelijk speelveld voor partijen die subsidie aanvragen of gebruik willen maken van accommodaties? Financiële beheersing en risico’s Hoe worden de financiële risico's beheerst bij zowel directe als indirecte subsidies? o Is

er voldoende toezicht op de financiële toewijzing van gemeentelijke accommodaties als indirecte subsidie? o Hoe worden de financiële middelen die aan accommodaties en subsidies worden besteed, gecontroleerd? Monitoring en evaluatie van subsidies en accommodaties Op welke wijze vindt monitoring plaats van de prestaties van gesubsidieerde partijen en verstrekte accommodaties? o Worden er prestatie-indicatoren gehanteerd om de resultaten van zowel directe als indirecte subsidies te meten? o Sluiten deze indicatoren aan bij het het gestelde beleid en te bereiken doelstellen? o Hoe worden de resultaten van subsidieverlening gebruikt voor beleidsaanpassingen of -verbeteringen?

3

6. Betrokkenheid van de rekenkamer bij het onderzoek Het onderzoeksbureau wordt begeleid door twee leden van de rekenkamer. Het onderzoeksbureau stemt inhoudelijk af met deze leden, houdt ze op de hoogte en stuurt de conceptrapporten naar hen op. Aanpassingen binnen het onderzoek worden altijd besproken met de subcommissie. De subcommissie zorgt voor een goede afstemming met de rekenkamer. Met de subcommissie worden afspraken gemaakt over de wijze en het moment waarop gesproken wordt over de voortgang. Wij gaan uit van drie bijeenkomsten. Een bij de start, een halverwege en een aan het eind. 7. OQerteproces Verschillende onderzoeksbureaus zullen uitgenodigd worden voor een gesprek met leden van de rekenkamer. Daarin staat deze startnotitie centraal. Wij vernemen graag de visie van de bureaus op te onderzoeken onderwerpen, werkwijze en wijze van rapportage. Naar aanleiding van de gesprekken zal 1 of meerdere kantoren uitgenodigd worden o7erte uit te brengen. 8. Bespreking in commissies en gemeenteraden Wij verwachten dat het onderzoeksbureau (indien gewenst door de gemeenteraad) beschikbaar is voor een presentatie aan de gezamenlijke raadscommissie van de BUCH. De voorzitter of een van de externe leden van de Rekenkamer zal ook aanwezig zijn. We verwachten geen rol van de onderzoekers bij bespreking in de verschillende gemeenteraden. 9.

Rapport en toegankelijkheidseisen De rekenkamer stelt prijs op een beknopt en toegankelijk rapport in begrijpelijke taal, bij voorkeur gespecificeerd/uitgewerkt per gemeente. Het rapport bevat uitleg indien er vaktermen of technische begrippen worden gebruikt en een lijst met veelgebruikte afkortingen. 10. Geen eerdere betrokkenheid Wij verwachten dat het onderzoeksbureau (recent) geen betrokkenheid heeft gehad bij het opstellen van gemeentelijk beleid dan wel werkzaamheden heeft verricht over het onderwerp waar deze o7erte uitvraag gaat.

4

11.

Budget en planning

Budget Het onderzoek wordt uitbesteed. N.o.t.k Planning Werkzaamheid Afstemming werkgroep financiën Zienswijze auditcommissies Verzenden startnotitie aan externe bureau’s Bespreken startnotitie met bureau’s O7erte aanleveren Verstrekken opdracht Start van het onderzoek Startbijeenkomst ambtelijk (secretarissen) Eerste concept bespreken tijdens vergadering van RK Start ambtelijk hoor en wederhoor (termijn vier weken) Bespreking in vergadering van RK Start bestuurlijk hoor en wederhoor Onderzoeksrapport aanbieden de raadsvergaderingen

Datum (planning) 18 september 2024 1 oktober 31 oktober Maandag 18 november Woensdag 27 november 2024 17.00 Maandag 2 december Week van 9 december 2024 Week van 9 december 2024 April 2025 April 2025 April/mei 2025 Mei 2025 Juni 2025

5