A14c Jaarstukken 2023 Werkorganisatie BUCH.pdf

ma

Jaarstukken 2023

Inhoudsopgave Inhoud

Inhoudsopgave .................................................................................................................................................................................................................... 2 Jaarverslag 2023 ...................................................................................................................................................................................................................... 3 1

Inleiding ....................................................................................................................................................................................................................... 4

2

Programma Bedrijfsvoering ......................................................................................................................................................................................... 6

3.

Paragrafen ................................................................................................................................................................................................................. 20

3.1

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................................................................................................................... 21

3.2

Paragraaf Financiering

3.3

Paragraaf Bedrijfsvoering ...................................................................................................................................................................................... 27

3.4

Paragraaf Oekraïne ................................................................................................................................................................................................ 29

3.5

Openbaarheidsparagraaf ........................................................................................................................................................................................ 31

4. Jaarrekening 2023

(bedragen x € 1.000) ............................................................................................................ 25

Bedragen x € 1.000 .................................................................................................................. 34

4.1 Balans ...........................................................................................................................................................................................................................35 4.2 Overzicht van baten en lasten ...................................................................................................................................................................................... 44 4.3 Overzicht baten en lasten per taakveld ........................................................................................................................................................................ 50 4.4 Analyse begrotingsonrechtmatigheid .......................................................................................................................................................................... 52 4.5 Rechtmatigheidsverantwoording 2023 .........................................................................................................................................................................53 4.6 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 2023 .........................................................................................................................................

54 4.7 Bestuursbesluit ............................................................................................................................................................................................................ 55 Bijlage 1: Verloop begroting .............................................................................................................................................................................................. 56

Jaarverslag 2023

Jaarstukken 2023

Pagina 3 van 60

1 Inleiding koers waardoor in 2023 zelfsturing is losgelaten en integraal management wordt ingevoerd.

Geachte leden van het bestuur, Voor u liggen de jaarstukken over 2023 van de werkorganisatie BUCH. In de jaarstukken leggen wij verantwoording af over de gerealiseerde doelstellingen en het gevoerde beleid in verhouding tot de beschikbaar gestelde middelen. Uitgangspunt is de begroting 2023. De jaarstukken zijn opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). In de voortgangsrapportages zijn wij ingegaan op de ontwikkelingen voor zover die toen bekend waren. Om een zo volledig mogelijk beeld te schetsen vindt u in deze jaarrekening deels dezelfde informatie terug als in de tussentijdse rapportages, aangevuld met de ontwikkelingen in de laatste periode. Terugbrengen fitheid organisatie prioriteit in 2023 In 2023 is vanuit het goed werkgeverschap de inzet geweest om de fitheid van de werkorganisatie BUCH te vergoten. Dit is nodig gebleken om de borging van de kwaliteit van het werk te verbeteren, de werkorganisatie BUCH verder te professionaliseren en de P&C cyclus te verbeteren. Een inzet die voortgezet wordt in 2024. Het gaat hier mede om het verbeteren van de aansturing teams, koppeling met de politieke opdrachtgevers, de herijking van het domein ruimtelijke ontwikkeling en het verbeteren van de bestuurlijke samenwerking. Ontwikkelingen die mede door de bestuursopdracht, die is uitgevoerd in 2023, in werking zijn gezet.

De bestuursopdracht die de basis vormt voor doorontwikkeling van werkorganisatie BUCH op de lange termijn. Door het in 2023 beschikbaar stellen van extra gelden voor het aannemen van extra teammanagers is de span of attention verbeterd. Dit ten gunste van de ingezette koers op sturing. Een Jaarstukken 2023

Het aannemen van een HR manager en het versterken van de HR kolom in 2023 maakt dat de inzet op strategisch personeelsmanagement is vergroot. Strategisch personeelsmanagement dat het mogelijk maakt dat er een samenhangend en effectief beleid wordt geformuleerd dat aansluit bij de doelstellingen van de werkorganisatie BUCH en de behoefte van de individuele medewerker. Er is in 2023 een start gemaakt met het werken met een HR kalender en strategische personeelsplanning. In 2024 zullen door deze inzet de eerste resultaten zichtbaar zijn van: x Juiste persoon op de juiste plek; x Vergroting van de politiek-bestuurlijke sensitiviteit van de medewerkers. De aanstelling in het vierde kwartaal van 2023 van een vaste algemeen directeur in combinatie met een vernieuwd MT zorgt dat de ingezette koers van 2023 wordt voortgezet. Een koers van de werkorganisatie BUCH, die de transparantie en wendbaarheid van de werkorganisatie vergroot. De genomen acties in 2023, waarvan een aantal hierboven kort zijn beschreven, maken het dus mogelijk om als werkorganisatie BUCH verder door te ontwikkelen. Bij deze doorontwikkeling wordt door de werkorganisatie BUCH, zover dit mogelijk is, rekening gehouden met de huidige tijden van financiële uitdagingen bij gemeenten. Dit betekent in de praktijk bijvoorbeeld dat het uitgangspunt is om in

Pagina 4 van 60

2024 geen nieuwe teammanagers aan te nemen om de span of attention verder te verkleinen. Dit zou de ingezette koers versnellen, maar wordt in deze financiële tijden niet nagestreefd.

uitstellen van de invoering zijn de werkzaamheden getemporiseerd. Het verzoek is dan ook om € 228.000,- opnieuw ter beschikking te stellen voor de uitvoering van de Omgevingswet.

Er is in 2023 minder uitgegeven dan begroot Net als in eerder jaren zijn we in 2023 behoedzaam omgesprongen met de door u aan ons beschikbaar gestelde middelen. Wij kunnen dan ook melden dat we binnen de begroting zijn gebleven.

In de eerste voortgangsrapportage 2024 zullen wij deze mutaties verwerken.

De totale lasten zijn € 4,0 mln. lager dan begroot, wat voornamelijk is veroorzaakt door lagere lasten voor: x Oekraïne (€ 2,0 mln.) x Personeel (voornamelijk personeel klimaat) (€ 1,0 mln.) x ICT lasten (€ 0,2 mln.) x De Omgevingswet (€ 0,2 mln.)

Tot slot danken wij u voor het vertrouwen dat u ook in 2023 in de werkorganisatie BUCH heeft gehad en kijken wij uit naar onze samenwerking in 2024. De algemeen directeur van de GR Werkorganisatie BUCH

Bij de baten zien we een lagere opbrengst voor plustaken (€ 1,2 mln.) en hogere overige opbrengsten (€ 0,8 mln.). Een uitgebreide toelichting op de genoemde afwijkingen vindt u in paragraaf 2.2 van dit jaarverslag 2023. Door wet- en regelgeving heeft de werkorganisatie geen resultaat en kan zij ook geen algemene reserve vormen of tekorten uit de beschikbare reserves dekken. In de jaarstukken 2023 van uw gemeenten is de lagere bijdrage aan de BUCH ad. € 3,5 mln. terug te vinden als voordeel. Noodzakelijke gelden voor werkzaamheden Omgevingswet in 2024 Bij de Omgevingswet is sprake van doorlopende werkzaamheden in 2024, waarvoor geen budget beschikbaar is. Binnen de werkorganisatie BUCH is het niet mogelijk om middelen te reserveren. Toch menen wij in deze jaarrekening 2023 u al te informeren van het feit dat we dit budget in 2024 nodig hebben voor de uitvoering van de (uitgestelde) werkzaamheden. Mede door het

Jaarstukken 2023

Pagina 5 van 60

2 Programma Bedrijfsvoering De werkorganisatie BUCH heeft één programma en dit programma is, conform vereiste van het BBV, opgebouwd volgens de bekende 3W-vragen. Met de jaarstukken wordt steeds de vergelijking gemaakt met de begroting 2023. Daarom wordt in dit hoofdstuk aandacht besteed aan het antwoord op de volgende vragen: x x x

Wat wilden we bereiken in 2023 en wat is daarvan daadwerkelijk gerealiseerd; Wat wilden we daarvoor doen in 2023 en wat is er daadwerkelijk gedaan; Wat mocht het gaan kosten en wat heeft het daadwerkelijk gekost.

Eerst wordt op deze vragen ingegaan. Daarna wordt uitvoeriger ingegaan op de voortgang van een aantal beleidsmatige ontwikkelingen.

2.1 Wat wilden we bereiken en wat hebben we daarvoor gedaan? Ten tijde van het opstellen van de begroting 2023 was de wereld zowel binnen als buiten de werkorganisatie BUCH volop in beweging. Externe factoren als de oorlog in Oekraïne, de naweeën van Covid-19, onduidelijkheid over de energieprijzen en de herijking van het gemeentefonds waren hierbij van invloed. Intern waren ook een aantal belangrijke ontwikkelingen gaande, zoals de zorg over personele ontwikkelingen en de verdere doorontwikkeling van de werkorganisatie. Deze ontwikkelingen samen hadden een nog onbekende invloed op de begroting van de BUCH. Dit heeft ertoe geresulteerd dat de begroting 2023 gericht was op de going concern zaken, nieuwe autonomen ontwikkelingen (wettelijke verplichte zaken) en plustaken vanuit de gemeenten. In deze jaarrekening gaan wij dan ook alleen in op die zaken en eventuele andere ontwikkelingen die van belang zijn voor de verantwoording aan het bestuur en natuurlijk de financiële effecten.

Jaarstukken 2023

Pagina 6 van 60

2.2 Wat heeft het gekost? Lasten x € 1.000

Lasten Begroot voor wijziging

Lasten Begroot na wijziging

Lasten Werkelijk

1 Personeel

64.385

64.731

61.331

3.400

2 Inhuur

2.980

8.418

10.680

-2.262

3 Afschrijvingslasten

2.340

1.761

1.761

0

4 Overige lasten

10.805

14.565

11.724

2.841

dŽƚĂĂůůĂƐƚĞŶ

80.510

89.474

85.495

3.979

2023 Baten Begroot voor wijziging

2023 Baten Begroot na wijziging

2023 Baten Werkelijk

5 Reguliere bijdragen gemeenten

79.405

84.856

81.305

3.550

6 Bijdrage plustaken gemeenten

985

3.864

2.675

1.190

7 Overige baten

120

754

1.515

-761

dŽƚĂĂůďĂƚĞŶ

80.510

89.474

85.495

3.979

0

0

0

0

Wat heeft dit gekost Baten x € 1.000

Totaal baten min lasten

Jaarstukken 2023

Pagina 7 van 60

Lasten verschil

2023 Baten verschil

2.2.1 Toelichtingen afwijkingen 2023 op exploitatie In de jaarrekening worden de verschillen ten opzichte van de laatste vastgestelde begrotingswijziging uiteengezet. In het geval van de BUCH was dat de tweede voortgangsrapportage 2023. De bijdrage van de gemeenten aan de BUCH wordt altijd bij voorschot verstrekt en wordt uiteindelijk definitief vastgesteld op de werkelijke realisatie van de lasten minus de baten van de BUCH over het betreffende jaar. Het saldo van de werkorganisatie BUCH is hierdoor tenslotte altijd € 0,-. Toelichting afwijking LASTEN 1. Personeel en inhuur € 1.138.000,- (V) Het saldo van de salariskosten en de inhuur geeft een voordeel van € 1.138.000,- (V). Ten opzichte van de begroting is dit een afwijking van 1,56%, welke als volgt is te verklaren: x

x

x

Op de salarissen en inhuur op de vacatureruimte is een voordeel van € 524.000,-, wat voornamelijk bestaat uit een voordeel op Klimaat van € 941.000,- en een nadeel als gevolg van het op niveau brengen van de voorziening (€ 516.000,-). Het invullen van de vacatures op dit programma is lastig gebleken. Het overige positieve verschil (€ 99.000,-) bestaat uit afwijkingen bij de verschillende teams. In de tweede voortgangsrapportage 2023 is budget aangevraagd voor ziektevervanging voor € 1.575.000,-. De werkelijke lasten liggen € 260.000,- hoger. In de volle breedte zien we het ziekteverzuim wel teruglopen, maar nog niet zo hard als gewenst. Bij de overige inhuur zien we een voordeel van € 803.000,-, bestaande uit een voordeel van € 357.000,- op piek- en projecten en een voordeel op de plustaken van € 446.000,-. Voor de afwijking bij de plustaken verwijzen we naar de toelichting op de baten plustaken.

Jaarstukken 2023

2. Afschrijvingslasten Geen afwijkingen. 3. Overige lasten, € 2.841.000,- (V) Deze afwijking bestaat grotendeels uit: x Een voordeel van € 167.000,- (V) op de ICT lasten, wat met name bestaat uit: o een voordeel op telefonie (€ 92.000,-); o een voordeel op het Software ontwikkelbudget (€ 271.000,-) waar, door het personeelsverloop, het initiëren van projecten werd vertraagd; o een nadeel op de onderhoudskosten van de ICT (€ 281.000,-), een structurele trend in de afgelopen jaren, zoals ook geschetst is in de ICT koers; o een voordeel op de overige goederen en diensten (€ 83.000,-). x Een voordeel van € 2.040.000,- (V) op de inzet voor Oekraïne. x Een voordeel op de overhead van € 381.000,- (V), welke met name veroorzaakt is door: o een voordeel op de opleidingskosten, € 215.000,- (V). Er zijn, mede als gevolg van de hoge werkdruk, minder opleidingen gevolgd dan aan de voorkant was ingeschat; o een nadeel op de dienst- en werkkleding van € 61.000,(N), o.a.

als gevolg van uitbreiding van de buitendiensten waarvoor veiligheidskleding noodzakelijk was; o lagere rentelasten ad € 28.000,- (V) als gevolg van hogere banksaldi op de lopende rekening; o een voordeel van € 56.000,- (V) op de stelpost overhead voor nieuwe formatie; o lagere lasten voor ARBO, als gevolg van minder intensieve (coachings)trajecten dan in voorgaande jaren, € 62.000,- (V); o Een voordeel op de Omgevingswet van € 205.000,- (V). Door het uitstel van de wet zijn bepaalde zaken nog niet

Pagina 8 van 60

uitgevoerd. Zo is het ingekochte opleidingstraject nog niet geëvalueerd waardoor er nog een bedrag over is / nodig is dit jaar om de puntjes op de i te zetten. Daarnaast heeft het traject van het opstellen van de Omgevingsplannen door de aanbesteding een half jaar vertraging op gelopen waardoor we niet in Q3 2023, maar in Q1 2024 kunnen starten. Tot slot is ervoor gekozen om niet in Q3, maar per 1 januari 2024 over te stappen op het nieuwe zaaksysteem. Dit was een logischer moment voor de werkvloer, maar het resultaat hiervan was dat bijvoorbeeld de conversies niet in 2023 maar in 2024 gedaan worden. Toelichting afwijking BATEN 6. Bijdrage gemeenten, € 3.550.000,- (N) Het saldo van de uitgaven en inkomsten van de BUCH over 2023 is € 3.550.000 (V) lager dan begroot. Hiermee wordt de bijdragen van de gemeenten met een gelijk bedrag verlaagd en verrekend. De oorzaak hiervan is nader toegelicht bij de lasten. 7. Plustaken gemeenten, € 1.190.000,- (N) Dit verschil bestaat voornamelijk uit de volgende onderdelen (> € 25.000,-): x CDOKE klimaat, € 941.000,- (N); x Nieuw Tij, € 37.000,- (N); x Ondermijning, € 27.000,- (N); x Extra formatie vergunningen plustaak Bergen, € 38.300,(N); x Welzijn op recept, € 100.000,- (N). Deze kosten zijn in rekening gebracht bij de gemeente Hoorn. x Project één tegen eenzaamheid Castricum, € 46.950,- (N).

Deze kosten zijn in rekening gebracht bij de gemeente Hoorn.

Jaarstukken 2023

De bijdrage vanuit de gemeenten is gelijk aan de werkelijke lasten van de plustaak. Voor deze plustaken zien we dat minder gebruik is gemaakt van de inzet en middelen door onder andere uitstel. 8. Overige baten, € 761.000,- (V) x Er is een hogere baten gerealiseerd met de inruil van diverse materieel, € 221.000,- (V); x Voor schades en vandalisme hebben we € 36.000,- (V) meer vergoed gekregen dan begroot; x Een hoger bedrag aan ontvangen rente van € 86.000,- (V) x Doorbelasting kosten consulenten RIT in kader van Beschermd Wonen, € 88.000,- (V); x De kosten van een aantal plustaken zijn doorbelast aan de gemeente Hoorn, € 191.000,- (V); x Ten opzichte van de tweede voortgangsrapportage is de opbrengst UVW WAZO gelden hoger, € 85.000,- (V); x Doorbelaste licentiekosten Kostendekkendheid, € 23.000,- (V); x Overige kleine verschillen, € 30.000,- (V). 2.2.2 Toelichting afwijkingen 2023 investeringen t.o.v. de tweede voortgangsrapportage 2023 Naast exploitatiebudgetten kent de BUCH ook een aantal investeringen. In 2023 betrof dit voor de BUCH investeringen in het wagenpark, facilitaire zaken en ICT. Ten behoeve van de jaarrekening 2023 is voor alle in 2023 beschikbare investeringskredieten bekeken of ze kunnen worden afgesloten. Indien in 2023 nog niet alle werkzaamheden afgerond zijn dan blijft het investeringskrediet in 2024 beschikbaar.

In onderstaand overzicht is - op hoofdlijn - weergegeven welke kredietenbedragen er in 2023 (ná besluitvorming tweede voortgangsrapportage 2023) nog beschikbaar waren en of kunnen worden afgesloten.

Pagina 9 van 60

KŵƐĐŚƌŝũǀŝŶŐ ŝŶǀĞƐƚĞƌŝŶŐƐŬƌĞĚŝĞƚĞŶ /d &ĂĐŝůŝƚĂŝƌ DĂƚĞƌŝĞĞů DĂƚĞƌŝĞĞů dŽƚĂĂů

Jaarstukken 2023

ĞŐƌŽŽƚϮϬϮϯ tĞƌŬĞůŝũŬϮϬϮϯ ϭ͘ϯϰϰ͘ϰϱϬ ϭ͘Ϭϳϱ͘ϵϮϮ ϯϳϱ͘Ϭϳϭ ϮϮϰ͘ϱϭϳ Ϭ ͲϮ͘ϬϮϴ ϱ͘Ϯϲϳ͘ϱϵϯ ϰ͘ϬϱϮ͘ϭϱϲ ϲ͘ϵϴϳ͘ϭϭϰ ϱ͘ϯϱϬ͘ϱϲϳ

ĨƐůƵŝƚĞŶ E E : E

Pagina 10 van 60

2.3 Beleidsmatige toelichting De bedrijfsvoering bij de werkorganisatie BUCH bestaat uit grofweg drie onderdelen: 1. De mensen die voor ons werken. 2. De ICT waarmee onze mensen werken. 3. De facilitaire ondersteuning.

Per 31 december 2023 zijn er 812 medewerkers in dienst. Dat zijn 737 FTE. 454 medewerkers zijn fulltime in dienst en 358 parttime. De gemiddelde leeftijd is 48,3 jaar. De leeftijdsopbouw is als volgt: Leeftijdsklasse 2023

U wordt geïnformeerd over wat er in 2023 is bereikt op deze drie onderwerpen en verder wordt u zoals afgesproken geïnformeerd over een aantal specifieke onderwerpen zoals: x Wet open overheid (Woo) x Betaaltermijn en e- facturering x Ontwikkelingen Domein Dienstverlening en SamenLeven x Stand van zaken Zaffier x Beheersmaatregelen Jeugd en WMO x Beschermd Wonen 2023 2.3.1 De mensen die voor ons werken De ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en binnen de organisatie vragen om een visie op HR en goed werkgeverschap om aantrekkelijk werkgever te kunnen zijn en blijven. Om dit te realiseren als organisatie is in 2023 een HR-manager aangetrokken en is een HR-agenda voor de komende jaren opgesteld. Onderdeel daarvan is het structureel invulling geven aan strategisch personeelsmanagement. Als aantrekkelijk werkgever en in het kader van de strategische doelstellingen om de organisatie te professionaliseren, fitter te maken en de kwaliteit te borgen, zijn belangrijke stappen gezet in (aan)sturing, strategisch personeelsmanagement en functiewaardering. De nieuwe gesprekscyclus - Het goede gesprek - is geïmplementeerd. Het digitaliseren van processen en de toegang tot data staan eveneens hoog op de agenda.

Jaarstukken 2023

Medewerkers

Totaal

Mannen

Vrouwen

t/m 25 jaar

7

6

1

26 t/m 35 jaar

115

52

63

36 t/m 45 jaar

168

83

85

46 t/m 55 jaar

236

115

121

56 t/m 59 jaar

124

58

66

60 t/m 65 jaar

134

72

62

> 65 jaar

28

18

10

Totaal

812

404

408

ϭϰϬ ϭϮϬ ϭϬϬ ϴϬ ϲϬ ϰϬ ϮϬ Ϭ

Pagina 11 van 60

ƚͬŵϮϱũĂĂƌ Ϯϲƚͬŵϯϱ ϯϲƚͬŵϰϱ ϰϲƚͬŵϱϱ ϱϲƚͬŵϱϵ ϲϬƚͬŵϲϱ ũĂĂƌ ũĂĂƌ ũĂĂƌ ũĂĂƌ ũĂĂƌ DĂŶŶĞŶ sƌŽƵǁĞŶ

хϲϱũĂĂƌ

Mobiliteit Instroom: In 2023 verwelkomden wij met behulp van de één jaar eerder aangetrokken recruiter 87 nieuwe medewerkers. Wij hebben de ‘Werken bij de BUCH’ website gelanceerd, waardoor de BUCH meer gezicht heeft gekregen op de arbeidsmarkt en het aantal sollicitaties steeg. Doorstroom: 17 medewerkers hebben binnen de organisatie een nieuwe functie gevonden. Uitstroom: 97 medewerkers hebben de organisatie verlaten. Veelal om ergens anders aan de slag te gaan. Strategisch personeelsmanagement In 2022 is gestart met het strategisch personeelsmanagement binnen de organisatie. In 2023 zijn per domein, per team de toekomstige ontwikkelingen en de effecten daarvan op de toekomstige dienstverlening in beeld gebracht. Net als welke functies, vaardigheden en talenten er straks nodig zijn om de huidige dienstverlening ‘toekomstproof’ te maken. Strategisch personeelsmanagement geeft inzicht in de huidige en toekomstige personele situatie van de organisatie. Met het strategische personeelsmanagement werken we toe naar de juiste mens op de juiste plek. Voor nu en voor de toekomst. Zowel kwalitatief als kwantitatief. Onderdeel van de aanpak is het tweejaarlijkse goede gesprek tussen medewerker en leidinggevende. Tijdens het goede gesprek worden resultaatafspraken gemaakt en individuele (ontwikkel)doelstellingen besproken. Verzuim Periode

Frequentie verzuim

Percentage verzuim

2023 2022 2021

0,74 0,89 0,66

6,62% 7,57% 5,82%

Percentage nulverzuim 56,9% 48,4% 56,5%

Doelstelling is een maximaal verzuimpercentage van 5%. Gezien de invloed van onder meer griep en COVID is dit percentage in de afgelopen jaren niet haalbaar gebleken. Het is in 2023 wel gelukt

Jaarstukken 2023

om het verzuimpercentage te verlagen. De inzet is om met ondersteuning van een adviseur verzuim en duurzame inzetbaarheid het verzuimpercentage in de komende jaren verder te verlagen. 2.3.2 De ICT waarmee onze mensen werken In het najaar van 2023 is door het BUCH-bestuur de koers om te komen tot een moderne en toekomstbestendige technische ICT vastgesteld. Deze koers geeft op hoofdlijnen richting aan de doorontwikkeling van ICT en brengt in beeld welke middelen, expertise en budget hiervoor nodig zijn. Dit is om de volgende redenen nodig: x De afhankelijkheid van ICT als strategisch bedrijfsmiddel voor de dienstverlening en bedrijfsvoering wordt steeds groter. x Er worden steeds hogere eisen gesteld aan informatiebeveiliging. x De ontwikkelingen volgen zich mede door de digitale transformatie in de samenleving steeds sneller op. x De ICT-kosten stijgen en er in dat kader behoefte aan meer inzicht, grip en voorspelbaarheid. Daarnaast heeft het management dat verantwoordelijk is voor ICT op meerdere vlakken zorgen. Zoals over de toenemende complexiteit van de te beheren ICT, de omstandigheden op de arbeidsmarkt, de toenemende druk op de ICT-functie en de kennis en kunde van de huidige medewerkers. De koers voor de komende jaren is om in te zetten op een hybride ICT-omgeving.

Hierbij moet een balans worden gevonden tussen wat wij zelf blijven uitvoeren en wat wij om strategische redenen overbrengen naar de cloud. Voor de realisatie van de koers zijn extra middelen beschikbaar gesteld. In 2023 zijn voorbereidingen getroffen voor de realisatie die in 2024 van start gaat en waarvoor de uit te voeren projecten jaarlijks worden opgenomen in het jaarplan I&A.

Pagina 12 van 60

Het project portfoliomanagement is in 2023 doorontwikkeld bestaande uit een werkwijze met stakeholders vanuit de vakdomeinen, zodat integraal keuzes kunnen worden gemaakt bij de prioriteitstelling. Het jaarplan I&A 2024 is in december vastgesteld.

Hieronder een overzicht van de meldingen bij het servicepunt ICT: 2023

Totaal aantal meldingen Aangemeld

Afgehandeld

Januari

1.498

1.487

Februari

1.067

1.093

Maart

1.202

1.195

April

1.062

1.107

Mei

1.071

1.074

Juni

1.104

1.078

Juli

1.097

1.078

Augustus

1.163

1.127

September

1.279

1.237

Jaarstukken 2023

1.134

1.178

November

1.019

970

December

Daarnaast zijn in 2023 onder meer de volgende projecten uitgevoerd: x Implementatie van het e-HRM systeem; x Integraal systeem voor WMO en Jeugd ; x Implementatie Peutermonitor; x Aanbesteding en implementatie vergunningensysteem; x Uitbreiding container management systeem; x Huisvesting gemeente Heiloo in nieuw gemeentehuis aan de Westerweg; x Back-up en restore op orde gebracht, beschreven en getest. x Implementatie van monitoringstool voor verschillen tussen registraties van de WOZ, BAG en BGT.

Maand

Oktober

866

941

13.562

13.565

Er is in het vierde kwartaal van 2023 een service & incidentmanager aangesteld om onder meer beter grip te krijgen op de afhandeling van incidenten en in te kunnen zetten op voorkoming daarvan. Informatiebeveiliging & privacy In 2023 hebben wij op het gebied van informatiebeveiliging en privacy verdere stappen gezet om het bewustzijn en het volwassenheidsniveau te verhogen. Dit werd gerealiseerd door middel van investeringen en inzet van zowel organisatorische als technische middelen. Belangrijke behaalde resultaten in 2023 zijn: x De ontwikkeling van een incident management proces voor informatiebeveiliging. x Inrichting van governance, risk en controle processen in het nieuwe privacy & information control system. x Het uitvoeren van pilots met het in 2022 ontwikkelde riskmanagement systeem. x Inzet op verbetering van het AVG-proces ‘rechten van betrokkenen’. x Verdere ontwikkeling op proces en beleid met betrekking tot informatiebeveiliging en privacy. x Diverse bewustzijnsprogramma’s, waaronder een voorbereidende lezing over de NIBW/NIS2. x Een nauwe samenwerking met de CIO op het gebied van de integratie van privacy en security by design in de aangenomen koers voor de doorontwikkeling van de technische ICT. x Uitgebreide beveiligingspenetratietesten op zowel de technische ICT-infrastructuur als op de websites en socialmedia outlets van de gemeenten en werkorganisatie.

Pagina 13 van 60

x

Verdere inzet op de plan-do-check-act cyclus door het uitvoeren van diverse audits, bijvoorbeeld op de WPG, DigiD, SUWI, en de werking en inrichting van het zaaksysteem.

Informatiebeheer Naar aanleiding van de aanbevelingen van de toezichthouders over het informatiebeheer is in 2022 en 2023 een verbeterproject ‘Informatiebeheer op Orde’ uitgevoerd. De resultaten van dit project hebben geleid tot een beter oordeel over het informatiebeheer door de toezichthouders. In het kader van dit project is de doorontwikkeling van het eerder geïmplementeerde zaaksysteem ter hand genomen. Verder is onder meer een zogenaamd vervangingsbesluit met bijbehorend handboek opgesteld dat de archief wettelijke basis vormt voor de juridische status van gedigitaliseerde papieren documenten. Verder is het calamiteitenplan voor de archieven geactualiseerd. In verband met de ontwikkelingen rond het gemeentehuis in Heiloo aan het Raadhuisplein te Heiloo is de archiefruimte daar ontruimd en zijn de archieven verplaatst naar de gemeentehuizen van Bergen en Castricum. Bij de reguliere archiefwerkzaamheden is in 2023 flinke voortgang geboekt waardoor de toegankelijkheid van deze archieven is verbeterd. Goed toegankelijke informatie is van groot belang voor de implementatie van de Wet open overheid (Woo) die in volle gang is en waar in de openbaarheidsparagraaf over wordt gerapporteerd.

Jaarstukken 2023

2.3.3 De facilitaire ondersteuning Huisvesting In 2023 is het nieuwe gemeentehuis van Heiloo met een hub-functie aan de Westerweg gerealiseerd. Dit zoals dat in een eerder stadium ook voor de gemeente Uitgeest is gebeurd. In januari 2024 heeft de gemeente Heiloo het nieuwe gemeentehuis in gebruik genomen. Deze ontwikkeling brengt met zich mee dat op korte termijn een tussenstap moet worden gezet in de huisvesting voor de werkorganisatie om de medewerkers van het domein Bedrijfsvoering een alternatieve werkomgeving te kunnen bieden. Het voormalige gemeentehuis van Heiloo gelegen aan het Raadhuisplein is in de nabije toekomst namelijk niet meer beschikbaar als werkomgeving voor de werkorganisatie. In 2023 is in opdracht van het BUCH-bestuur een aantal scenario’s uitgewerkt voor de alternatieve huisvesting van de medewerkers van het domein Bedrijfsvoering. In oktober 2023 heeft het BUCHbestuur het besluit genomen om te kiezen voor scenario 4 – alternatieve huisvesting in het gemeentehuis van Bergen. Hiervoor zijn aanpassingen nodig op de 2e en 3e etage van het gemeentehuis Bergen. De benodigde investering is opgenomen in de tweede voortgangsrapportage 2023 van de BUCH. In februari 2024 is het project voor de realisatie van start gegaan. Doelstelling is om de nieuwe werkomgeving in het 4e kwartaal van 2024 in gebruik te nemen.

In het kader van de huisvestingsaanpak zijn in het 4e kwartaal van 2023 in het BUCH-bestuur procesafspraken gemaakt over de verdeling van de huisvestinglasten. Doelstelling is om in 2024 een nieuw besluit te nemen over de verdeling van de huisvestinglasten. Hiervoor vindt vooraf een onderzoek plaats naar de juridische en fiscale implicaties, zodat een weloverwogen besluit kan worden genomen.

Pagina 14 van 60

2.3.4 Overige beleidsmatige onderwerpen Wet open overheid (Woo) De Wet open overheid (Woo) treedt gefaseerd in werking en wordt landelijk beschouwd als een meerjarenplan. In de openbaarheidsparagraaf beschrijven wij de in 2023 behaalde resultaten voor de implementatie. Betaaltermijn en e-facturatie De gemiddelde betaaltermijn in 2023 is 21 dagen. In 2022 was dit 20 dagen. 84% van de inkomende facturen 2023 is op tijd (binnen 30 dagen) betaald. Van 16% van de facturen die na 30 dagen betaald zijn, is er 11% een probleemfactuur. Om dit percentage te verlagen, blijven we actief leveranciers en de organisatie instrueren om afspraken te maken over juiste factuurgegevens en factuurafwikkeling en het stimuleren van gebruik van e-facturen. Wij werken continu aan het verder creëren en behouden van de bewustwording in de organisatie van het snel coderen en goedkeuren van facturen wat zal resulteren in het sneller betalen van facturen. Tijdigheid betalen facturen 2023 Entiteit gem. % op tijd aantal betaald dagen < 30 dagen Bergen 20 84%

% te laat betaald (langer 30 dagen)

% probleemfacturen

16%

10%

Uitgeest

22

83%

17%

11%

Castricum

21

83%

17%

11%

Heiloo

23

83%

17%

13%

BUCH

19

86%

14%

12%

Totaal

21

84%

16%

11%

Tijdigheid betalen facturen 2022 Entiteit gem. % op tijd aantal betaald dagen <30 dagen Bergen 21 83%

% te laat betaald (langer 30 dagen)

% probleemfacturen

17%

15%

Uitgeest

21

82%

18%

13%

Castricum

21

83%

17%

12%

Heiloo

20

84%

16%

11%

BUCH

17

89%

11%

8%

Totaal

20

85%

15%

11%

E-facturen Overheden zijn verplicht bij inkoopovereenkomsten e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. In de praktijk blijkt echter dat nog steeds veel leveranciers niet in staat zijn e-facturen te versturen. We zien hier wel ontwikkeling in. Grote partijen (onder andere Belastingdienst, KPN, GP Groot en HVC) zijn momenteel in ontwikkeling om over te stappen op e-facturatie. Vanuit de BUCH blijven wij leveranciers actief benaderen en stimuleren om over te gaan op e-facturatie. In 2023 werd 10% als e-factuur ontvangen en verwerkt. Invoering Omgevingswet In de Omgevingswet is alle bestaande wetgeving over de fysieke leefomgeving gebundeld, vereenvoudigd en geïntegreerd in één wet met één samenhangend stelsel. Met het programma Omgevingswet worden de gemeenten en de werkorganisatie BUCH gezamenlijk voorbereid op de invoering van deze wet. De vier gemeenteraden hebben het Ambitiedocument Omgevingswet vastgesteld, waarmee de richting is bepaald

Jaarstukken 2023

Pagina 15 van 60

waarbinnen de invoering van de Omgevingswet plaatsvindt. De visie op de Omgevingswet bestaat uit vier uitgangspunten. Deze uitgangspunten vormen de basis voor al ons handelen en al het beleid dat wij de komende jaren ontwikkelen vanuit de Omgevingswet. 1. Inwoners, ondernemers en maatschappelijke opgaven staan centraal 2. Ruimte aan initiatieven 3. Vroegtijdige samenwerking 4. Integraal werken en maatwerk De Omgevingswet is op 1 januari 2024 in werking getreden. Tot die datum hebben we de minimale wettelijke eisen voorbereid. Met de inwerkingtreding van de wet zijn we in de laatste fase van het programma gekomen waarin we vertrouwd raken met de nieuwe manier van werken en onze dienstverlening en processen verbeteren. We kunnen het programma naar verwachting nog altijd uitvoeren binnen dit financiële kader. Destijds zijn we tot een raming van de invoeringskosten gekomen inclusief een aantal onzekerheden. Een van de aannames was de verdeling van de kosten over de jaren. Ontwikkeling Domein Dienstverlening en SamenLeven Vanaf januari 2023 is het domein Inwoners en Ondernemers samengevoegd tot het domein Dienstverlening en Samenleven. Ook is het ontvlechten van participatie uit de werkorganisatie BUCH en het overbrengen daarvan naar Zaffier een feit. Het afgelopen jaar is geïnvesteerd om qua processen, samenwerking, sturing en cultuur van twee domeinen één domein te maken.

Vanaf de zomer is het managementteam van het domein qua structurele bezetting compleet (zonder inhuur) en kwalitatief op orde. Dit heeft als effect een verbeterde stabiliteit binnen de teams, een afname van het (langdurig) ziekteverzuim en het drastisch terugdringen van inhuur. Hetgeen met name in de 2de helft van 2023 zichtbaar is geworden. De lijn die in 2022 binnen het sociaal domein is ingezet om vanuit

Jaarstukken 2023

de strategische koers, vastgelegd in het integraal beleidskader sociaal domein, te sturen op juiste mensen op de juiste plek en het formuleren van kerntaken, is in 2023 doorgezet voor het hele domein. De doorontwikkeling van het sociaal team die is ingezet in 2022 is in 2023 afgerond. De nieuwe werkwijze is geborgd in processen, aangepaste verordeningen (Wmo & Jeugd) en samenwerkingsstructuren. De nieuwe werkwijze en de verbeterde stabiliteit (formatie op orde, lager ziekteverzuim en verloop en minder inhuur) van het sociaal team maakt dat er in 2023 een grote slag gemaakt is met het inlopen van de wachttijden en het terugdringen van het aantal klachten en bezwaar en beroep trajecten. Beleidsmatig is afgelopen jaar zowel binnen het sociaal domein als op dienstverlening, participatie en communicatie gewerkt aan het realiseren van bestuurlijk ambities, waarbij voor een aantal integrale opdrachten met bestuursopdrachten/startnotities is gewerkt. Bijvoorbeeld voor de aanpak energiearmoede voor maatschappelijke partners en (sport)verenigingen. Voor sociaal zijn de nieuwe kaders van het Integraal Zorgakkoord en het Gezond en Actief Leven akkoord van invloed op de organisatie van het werk van team beleid. Dit krijgt in 2024 zijn verdere beslag.

Team Balie, Ontvangst en Burgerzaken (BOB) heeft in 2023 op twee momenten drie verkiezingen (1 maal provinciale en 2 keer tweede kamer verkiezingen) voor de gemeenten georganiseerd waar naast de inzet vanuit team BOB een groot aantal collega’s uit de werkorganisatie een bijdrage hebben geleverd aan de organisatie. De communicatieopgave binnen de vier gemeenten overstijgt de beschikbare capaciteit. In 2023 is een start gemaakt met de introductie van een focusaanpak. Dit met als doel de beschikbare capaciteit beter te richten op de bestuurlijke prioriteiten.

Pagina 16 van 60

Stand van zaken Zaffier Per 1 januari 2023 is Zaffier volledig operationeel gestart als organisatie. Circa 40 medewerkers vanuit de BUCH zijn overgegaan naar Zaffier. De Participatiewet, de Wet Inburgering en de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening zijn gedelegeerd aan Zaffier. In de loop van 2023 zijn de volgende taken gemandateerd aan Zaffier: het verstrekken van Leefgeld aan Oekraïners, de nazorg van ex-gedetineerden en het afhandelen van de Kinderopvangtoeslagaffaire. Voor de gemeente Uitgeest voert de Veiligheidsregio Kennemerland de nazorg van ex-gedetineerden uit en daarin zijn geen wijzigingen. Beheersmaatregelen Jeugd en Wmo De raden zijn in februari 2023 geïnformeerd over de borging van de beheersmaatregelen op basis van een uitgebreid rapport. Voor die tijd is middels een presentatie in de raden toegelicht hoe de beheersmaatregelen in bestuurlijke KPI’s zijn overgegaan. In november 2023 (Uitgeest in februari 2024) is een presentatie geweest voor de raden waarin ook een laatste update is gegeven over de status van nog niet geïmplementeerde beheersmaatregelen. Hiermee zijn de beheersmaatregelen bestuurlijk afgehecht. Het MT van de BUCH is geïnformeerd over de operationele borging en de nog openstaande actiepunten.

van het woonplaatsbeginsel worden regionale afspraken gemaakt over financiering en uitvoering. Dan wordt ook duidelijk wat dit aan extra capaciteit vraagt van de werkorganisatie BUCH. Vervolgens verwachten wij een opdracht van de colleges om deze taak uit te voeren en de middelen hiervoor beschikbaar te krijgen. Dit wordt vervolgens verwerkt in het eerstvolgende P&C document. Middelen die per de daadwerkelijke ingangsdatum overkomen naar de gemeente voor de transitie van beschermd wonen naar beschermd thuis zullen budgetneutraal worden ingezet. Dit wil zeggen de middelen die de gemeente ontvangt vanuit het Rijk gelijk zijn aan de kosten die wij maken voor Beschermd Wonen inclusief uitvoeringskosten. De inhoudelijke samenwerking in de regio wordt wel gecontinueerd, waarbij: x Blijvend ingezet wordt op een Beschermd Thuis. x Indicaties stellen voor Beschermd Thuis zoveel mogelijk in gezamenlijkheid plaatsvindt. Dit draagt bij aan een goede overdracht van een cliënt van de centrumgemeente naar een lokale gemeente.

Beschermd Wonen 2023 De invoering van het woonplaatsbeginsel en het nieuwe verdeelmodel voor beschermd wonen zijn al een aantal keer uitgesteld. De bedoeling is dat iedere gemeente zelf verantwoordelijk wordt voor beschermd wonen in plaats van de centrumgemeente (gemeente Alkmaar) en om de transitie door te maken van beschermd wonen naar beschermd thuis. De laatst bekende streefdatum is nu 1 januari 2025. Echter ook nu is nog niet duidelijk of deze streefdatum gehaald wordt. Er is voorlopig geen zicht op besluitvorming. Wanneer duidelijkheid is over de invoering

Jaarstukken 2023

Pagina 17 van 60

Voortgang plustaken Projectleider 'Welzijn op Recept' 2023 en 2024 Uitvoering geven aan het plan van aanpak 'Welzijn op Recept'. ‘Welzijn op recept’ is een werkwijze op basis van samenwerkingsafspraken waarbij een huisarts of andere eerstelijnszorgverlener personen met psychosociale problematiek doorverwijst naar een welzijnscoach, die in een kortdurend traject begeleiding en ondersteuning biedt bij het vinden van een passende activiteit en maatschappelijke ondersteuning binnen de sociale basis.

Pilot, ontwikkeling gemeente App Bergen Een wijkgerichte app met lokaal nieuws

Doel Tijd Geld Motivering voortgang De webapp (Bergen-nh/app) is ontwikkeld en beschikbaar gesteld in 2022. Het jaar 2023 was het laatste jaar dat hier extra budget voor is vrijgemaakt. Tevens was dit jaar bedoeld om te bekijken of de app succesvol zou zijn en of doorontwikkeling mogelijk was. Het was moeilijk om aan inhoud te komen, ondanks de inzet die hierop gepleegd is om onder andere buurtverenigingen, sportclubs etc te benaderen. Daarnaast werkte de app niet naar behoren, ondanks belofte van de leverancier. Het gebruik van de app door inwoners viel tegen. Daarom is besloten om per 1 januari te stoppen met het gebruik van deze app.

Doel Tijd Geld Motivering voortgang Onlangs hebben de colleges in juli het plan van aanpak Welzijn op Recept vastgesteld en voor 2023 en 2024* budget beschikbaar gesteld aan de BUCH voor het opstellen en het uitvoeren van het plan van aanpak. Het plan van aanpak is opgesteld en de aanvraag is ingediend bij de Provincie. De Provincie heeft de aanvraag niet toegekend, omdat ze deze methode niet passend vinden binnen de subsidieregeling Versterken Maatschappelijke Sector. De projectleider heeft gesprekken gevoerd met de huisartsen en vanuit GALA/IZA (Gezond Leven Akkoord en Integraal Zorg Akkoord) krijgt de gemeente specifiek voor het project Welzijn op Recept middelen. Zo zijn de kosten van de inzet van de projectleider vanuit de BUCH ook niet in rekening gebracht bij de vier gemeenten, maar konden deze kosten doorbelast worden aan de gemeente Hoorn, die voor de IZA regiogemeente is.

Bestuursopdracht Energiearmoede

Doel Tijd Geld Motivering voortgang De bestuursopdracht loopt t/m 31-12-2025. In 2023 is van de bestuursopdracht ingezet op (1) projectleiderschap en ondersteuning, (2) extra inzet vroegsignalering Schulden en (3) communicatie. Dit is ingezet en wordt door gezet in 2024. De inzet heeft geresulteerd in de inzet van energieklussers, waterzijdig inregelen van woningen, extra inzet op vroegsignalering schulden en een minimaregeling voor isolatiemaatregelen.

Inhuurbudget Verstevigen sociale basis 2023 en 2024 Het gaat hier om het opstellen van gebiedsplannen per gemeente en de communicatieopgave in het kader van Verstevigen sociale basis

Uitvoering Energiecompensatie aan maatschappelijke organisaties Bergen

Doel Tijd Geld Motivering voortgang Doel Tijd Geld Motivering voortgang Voor iedere gemeente is in 2023 een gebiedsplan opgesteld. Deze is in samenwerking met de maatschappelijke partners tot stand gekomen. Er is een aanzet gemaakt voor het ontwikkelen van een monitoringssysteem om resultaten op de benoemde focuspunten meetbaar te maken.Tevens is een externe projectleider communicatie aangesteld voor het begeleiden van de projectgroep en het ontwikkelen van de campagne. De publiekscampagne wordt in maart gelanceerd (Bergen, Heiloo en Castricum). Advisering op verlagen van subsidieuitgaven gemeente Castricum Uitvoering geven aan de opdracht van de raad van 22 april 2021 in het kader van ‘Voorstellen met maatregelen voor het verminderen van het structurele tekort 2022 en verder’ van 31 maart 2021 om de begrote subsidie-uitgaven met € 360.000 te verlagen vanaf 2024, conform collegebesluit van 14 februari 2023.

De maatschappelijke organisaties zijn aangeschreven over de mogelijkheid gecompenseerd te worden voor de gestegen energielasten, zij konden een aanvraag indienen tot 1 januari 2024, momenteel worden de aanvragen verwerkt.

Uitvoering Energiecompensatie aan maatschappelijke organisaties Castricum

Doel Tijd Geld Motivering voortgang De maatschappelijke organisaties zijn aangeschreven over de mogelijkheid gecompenseerd te worden voor de gestegen energielasten, zij kunnen een aanvraag indienen tot 1 maart 2024.

Doel Tijd Geld Motivering voortgang De oorspronkelijke opdracht is gewijzigd van uitvoering geven aan het verlagen van de subsidieuitgaven in het analyseren van de doelmatigheid van de subsidieverstrekking 2024. Dit op basis van het aangenomen amendement/motie: Bezuinigingen op subsidies 2024 datum 6 juli 2023. Daarom is er in 2023 geen uitvoering gegeven aan deze plustaak en zijn dus ook geen kosten vanuit de BUCH in rekening gebracht bij de gemeente Castricum. Actieplan schuldhulpverlening 2021-2024 Actieagenda met verschillende ambities op armoede- en schuldenbeleid

Plan van aanpak inclusieagenda Castricum Omschrijving plustaak

Doel Tijd Geld Motivering voortgang In het coalitieakkoord 2022-2026 van de gemeente Castricum staat dat de gemeente een lokale inclusie agenda opstelt. Om tot een lokale inclusie agenda te komen is er een projectleider aangesteld die een plan van aanpak voor deze inclusie agenda opstelt. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met het Platform Gehandicapten Beleid Castricum (PGBC) en andere relevante lokale samenwerkingspartners. Zij zullen betrokken worden bij de uitvoering door deelname aan de werkgroep inclusie.

Doel Tijd Geld Motivering voortgang De uitvoering van de schuldhulpverleningstaken ligt bij Zaffier. Voor de gemeente Bergen wordt er een integrale aanpak armoede opgesteld die in 2024 wordt opgeleverd. Hierin worden ook de uitgangspunten uit het beleidsplan schuldhulpverlening 2022 - 2025 meegenomen’. Nieuw Tij Extra middelen voor nieuw datateam en doorontwikkeling t.b.v. het meetbaar maken van onze dienstverlening

Inventarisatie problemen bij energielasten verenigingen en maatschappelijke organisaties Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo

Doel Tijd Geld Motivering voortgang

Doel Tijd Geld Motivering voortgang

De inventarisatie heeft plaatsgevonden. De uitkomsten zijn gedeeld met de colleges.

De formatie ten behoeve van de data-analisten is ingevuld, de chatbox en live chat geïmplementeerd en de applicaties ten behoeve van de communicatie (teksteditor) en het meten van gebruik van de websites zijn aangeschaft. Het is feitelijk regulier werk geworden. (Dit is niet voor gemeente Castricum ingevoerd, gemeente Castricum heeft hier namelijk niet toe besloten.)

Projectleider Één tegen eenzaamheid Castricum

Doel Tijd Geld Motivering voortgang Het college heeft op 17 oktober 2023 ingestemd met de opdrachtverstrekking aan de BUCH van de plustaak: projectleider ‘Eén tegen eenzaamheid’ met terugwerkende kracht van 1 april 2023 tot 1 april 2024 en heeft vanuit de bestaande middelen een tegen eenzaamheid budget beschikbaar gesteld. De projectleider heeft de evaluatie van het programma een tegen eenzaamheid uitgevoerd en stelt een nieuw programma op voor het komende jaar.

Jaarstukken 2023

Pagina 18 van 60

Project ondermijning Preventieconsulent Inzet preventieconsulent 2023

Doel Tijd Geld Motivering voortgang

Doel Tijd Geld Motivering voortgang Geheel 2023 is een extra fte preventieconsulent ingezet. Dit is door de gemeenten tot 1 september bekostigd vanuit de door hen ontvangen NPO-middelen (Nationaal Programma Onderwijs), dit heeft als hoofddoel het herstellen van de door corona veroorzaakte vertragingen op cognitief/sociaal/emotioneel gebied en op het gebied van welbevinden van jeugdigen. De preventieconsulent is vanuit de BUCH ingezet op de samenwerking tussen sociaal team en het primair onderwijs. Van 1 september 2023 tot en met 31 december is door de gemeenten aanvullend budget beschikbaar gesteld vanuit het verstevigen van de sociale basis ter overbrugging om te zorgen voor de structurele borging van de taken van deze preventieconsulent binnen de reguliere capaciteit. Inmiddels is dit per 1 januari structureel geborgd.

Project ondermijning: het project is pas in de loop van 2023 gestart (tijd) met het opstellen de plannen van aanpak voor de gemeenten waarin drie sporen staan opgenomen; te weten: 1. Signaleren door het versterken van de (bestuurlijke) informatiepositie; 2. Voorkomen door het versterken van de bestuurlijke en maatschappelijke weerbaarheid en 3. Aanpakken door het intensiveren van de bestuurlijke aanpak van criminele personen en objecten. Het project zal worden voortgezet in 2024 met de uitwerking in maatwerkplannen voor de uitvoering per gemeente. Versnellen woningbouw Heiloo

Doel Tijd Geld Motivering voortgang Versnellen woningbouw Heiloo: project is conform plan uitgevoerd door extra inzet van capaciteit bij Vergunningen en Toezicht om te komen tot een versnelling van de woningbouw. Het project kende een kleine overschrijding van € 7.550. 3 fte vergunningen Bergen

Versterking dienstverlening Middelen Rijk ter versterking van de dienstverlening aan inwoners

Doel Tijd Geld Motivering voortgang

Doel Tijd Geld Motivering voortgang

Met de meerjarig beschikbaar gestelde middelen vanuit het rijk is geinvesteerd in de doelen van het sociaal domein vastgelegd in het Integraal Beleidskader. Een deel van de middelen zijn vanaf 2022 ingezet in de uitvoering binnen het sociaal team om op die manier direct ten gunste te komen aan (de hulp en ondersteuning van) onze inwoners. De formatie van het sociaal team is op basis van deze middelen met 1,5 fte uitgebreid en er is een tijdelijke kwartiermaker op de preventieopgave aangesteld. De tijdelijk kwartiermaker heeft haar werk eind 2022 beëindigd. Daarvoor in de plaats is in 2023 een teammanager Preventie aangesteld die verder sturing geeft aan het cluster preventie binnen het sociaal team. In het kader van systeemleren is geïnvesteerd in het opzetten van een leerlijn met name gericht op jeugd. Om kennis met elkaar te delen op het gebied van casuïstiek en intervisie. Dit gezien de toename van het aantal complexe vraagstukken. Om tot een robuust rechtsbeschermingsysteem te komen voor inwoners in kwetsbare situaties is een projectleider aangesteld om tot een plan van aanpak te komen. Het plan van aanpak richt zich op 5 onderdelen: 1) afronden aanbevelingen onderzoek klachtenprocedure, 2) onderzoek naar de bezwarenprocedure, 3) doorvoeren van maatregelen, 4) vaste structuur voor monitoring van voortgang en 5) ontwikkeling van organisatieonderdelen.

Alle onderdelen zijn in kaart gebracht en er ligt een offerte van een extern bureau voor een onderzoek naar de bezwarenprocedure. Het plan van aanpak wordt uiterlijk eind eerste kwartaal 2024 aangeboden aan het BUCH MT. Na vaststelling wordt hier uitvoering aan gegeven.

3 fte vergunningen Bergen: gedurende 2023 zijn er 2 extra vegunningverleners en 1 extra juridisch adviseur ingezet met waar nodig nog een korte periode externe inhuur. Deze extra capaciteit is ingezet om de stijging van het aantal vergunning aanvragen op te vangen. Uitvoering eenmalige subsidie Energielasten

Doel Tijd Geld Motivering voortgang Uitvoering eenmalige subsidie Energielasten: voor de gemeenten binnen de BUCH is aan inwoners met een laag inkomen een eenmalige tegemoetkoming verstrekt evenals in 2022. BOA capaciteit

Doel Tijd Geld Motivering voortgang

beleidsmedewerker verkeer In Bergen was onvoldoende formatie beschikbaar om alle verkeerskundige beleidswerkzaamheden te kunnen uitvoeren. Deze plustaak is inmiddels vervuld.

Doel Tijd Geld Motivering voortgang De formatie is ingevuld. Snoeiarm Uitgeest Ten behoeve van de werkzaamheden in de buitendienst Uitgeest is een snoei arm aangeschaft.

Doel Tijd Geld Motivering voortgang Afgerond, is aangeschaft

Jaarstukken 2023

Pagina 19 van 60

In 2023 is 0,5 fte extra Boa capaciteit vrijgemaakt/ingevuld voor het handhaven van bijplaatsingen bij afvalcontainers. Het team Boa's houdt toezicht en treedt handhavend op als er een overtreding plaatsvindt.

3. Paragrafen Het BBV stelt gemeentelijke organisaties verplicht om in hun begroting en jaarrekening een aantal paragrafen op te nemen. Voor de Werkorganisatie BUCH gaat het om de volgende paragrafen: x x x x x

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Treasury Bedrijfsvoering Oekraïne Openbaarheidsparagraaf

Jaarstukken 2023

Pagina 20 van 60

3.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Aanleiding en achtergrond De werkorganisatie BUCH acht het wenselijk om risico's die van invloed zijn op de bedrijfsvoering beheersbaar te maken. Niet alleen voor de eigen bedrijfsvoering en continuïteit, maar met name voor de eigenaren van de BUCH, de deelnemende gemeenten. Vanwege de aard van de gemeenschappelijke regeling en vanwege de koepelvrijstelling is het voor de gemeenschappelijke regeling niet mogelijk om resultaat te maken en daarmee zelf enig weerstandsvermogen op te bouwen. Door inzicht in de risico's wordt de organisatie in staat gesteld om op verantwoorde wijze besluiten te nemen. Om inzicht in de risico’s van de BUCH te kunnen verkrijgen, is er een risico-inventarisatie uitgevoerd. Hieronder wordt verslag gedaan van de resultaten van de risico-inventarisatie. Op basis van de geïnventariseerde risico’s is tevens het benodigde weerstandsvermogen berekend. Dit benodigde weerstandsvermogen wordt vervolgens op basis van de verdeelsleutel verdeeld onder de deelnemende gemeenten. Risicoprofiel Om de risico's van de BUCH in kaart te brengen is een risicoprofiel opgesteld. Dit risicoprofiel is tot stand gekomen met behulp van het softwareprogramma NARIS® (NAR Risicomanagement Informatie Systeem). Hiermee worden risico's systematisch in kaart gebracht en beoordeeld.

Op basis van de meest actuele gegevens (situatie Q1 2024) kan het volgende overzicht worden verstrekt voor de jaarrekening 2023 werkorganisatie BUCH:

KŵƐĐŚƌŝũǀŝŶŐ dŽƚĂĂůŐƌŽƚĞƌŝƐŝĐŽΖƐ KǀĞƌŝŐĞƌŝƐŝĐŽΖƐ dŽƚĂĂůĂůůĞƌŝƐŝĐŽΖƐ

Jaarstukken 2023

ĞĚƌĂŐ Φϰ͘ϱϱϬ͘ϬϬϬ Φϭ͘ϳϲϬ͘ϬϬϬ Φϲ͘ϯϭϬ͘ϬϬϬ

Specificatie van de risico’s In de volgende tabel vindt u een specificatie van de belangrijkste risico’s. Wij beperken ons hierin tot financiële risico’s die alleen op de werkorganisatie BUCH van toepassing zijn. dĂďĞůϭ͗ ZŝƐŝĐŽͲ ŶƵŵŵĞƌ

ZŝƐŝĐŽ

'ĞǀŽůŐĞŶ

ZϱϬϴ

džƚƌĂŬŽƐƚĞŶĂůƐŐĞǀŽůŐǀĂŶ ŽŽƌůŽŐŝŶKĞŬƌĂŝŶĞ

&ŝŶĂŶĐŝĞĞůͲ &ŝŶĂŶĐŝĞĞůͲůƐŐĞǀŽůŐǀĂŶ ǀĞƌƐĐŚŝůůĞŶĚĞƐŝƚƵĂƚŝĞƐŬƵŶŶĞŶĚĞ ƉƌŝǀĂĐLJƌĞŐĞůƐŐĞƐĐŚŽŶĚĞŶǁŽƌĚĞŶ͘KƉ ŚĞƚƐĐŚĞŶĚĞŶǀĂŶƉƌŝǀĂĐLJƌĞŐĞůƐƐƚĂĂŶ ŚŽŐĞďŽĞƚĞƐ͘ĞŵĂdžŝŵĂůĞďŽĞƚĞŝƐΦ ϭ͘ϬϬϬ͘ϬϬϬ͕/ŵĂŐŽͲůƐŐĞǀŽůŐǀĂŶ ǀĞƌƐĐŚŝůůĞŶĚĞƐŝƚƵĂƚŝĞƐŬƵŶŶĞŶĚĞ ƉƌŝǀĂĐLJƌĞŐĞůƐŐĞƐĐŚŽŶĚĞŶǁŽƌĚĞŶ͘KƉ ŚĞƚƐĐŚĞŶĚĞŶǀĂŶƉƌŝǀĂĐLJƌĞŐĞůƐƐƚĂĂŶ ŚŽŐĞďŽĞƚĞƐ͘ĞŵĂdžŝŵĂůĞďŽĞƚĞŝƐΦ ϭ͘ϬϬϬ͘ϬϬϬ &ŝŶĂŶĐŝĞĞůͲ,ĞƚŽŶƚǀůĞĐŚƚĞŶǀĂŶĞĞŶ ǀĂŶĚĞǀŝĞƌŐĞŵĞĞŶƚĞŶďĞƚĞŬĞŶƚĚĂƚ ƉƌŽĐĞƐƐĞŶ͕ƐLJƐƚĞŵĞŶ͕ĂƌĐŚŝǀĞƌŝŶŐĞŶ ŚƵŝƐǀĞƐƚŝŶŐƵŝƚĞůŬĂĂƌŐĞŚĂĂůĚŵŽĞƚ ǁŽƌĚĞŶ͘

<ĂŶƐ

&ŝŶĂŶĐŝĞĞů ŐĞǀŽůŐ

/ŶǀůŽĞĚ

ϳϬй ŵĂdž͘ΦϱϬϬ͘ϬϬϬ

ϭϲ͘ϵϴй

ϯϬй ŵĂdž͘Φϭ͘ϬϬϬ͘ϬϬϬ

ϭϰ͘ϲϭй

ϯϬй ŵĂdž͘Φϭ͘ϬϬϬ͘ϬϬϬ

ϭϰ͘ϲϬй

ϲϬй ŵĂdž͘ΦϱϬϬ͘ϬϬϬ

ϭϰ͘ϱϵй

Zϯϭϴ

^ĐŚĞŶĚŝŶŐǀĂŶĚĞƉƌŝǀĂĐLJ ƌĞŐĞůƐ

ZϯϮϭ

ĞŶǀĂŶĚĞǀŝĞƌŐĞŵĞĞŶƚĞŶ ƚƌĞĞĚƚƵŝƚĚĞh,͘

Zϯϯϵ

>ŽŽŶŽŶƚǁŝŬŬĞůŝŶŐĞŶǀĂůůĞŶ ŚŽŐĞƌƵŝƚĚĂŶŵĞĞŐĞŶŽŵĞŶ ŝŶĚĞdžĂƚŝĞ

Zϯϭϲ

&ŝŶĂŶĐŝĞĞůͲŽŵƉůĞdžŝƚĞŝƚǀĂŶĚĞ/d ;Ž͘Ă͘ŚĂƌŵŽŶŝƐĂƚŝĞͿŝƐŐƌŽƚĞƌĚĂŶ ŽŵƉůĞdžŝƚĞŝƚǀĂŶ/d;Ž͘Ă͘ ǀĞƌǁĂĐŚƚǁĂĂƌĚŽŽƌƉƌŽũĞĐƚĞŶƵŝƚĚĞ ŚĂƌŵŽŶŝƐĂƚŝĞͿŐƌŽƚĞƌĚĂŶ ǀĞƌǁĂĐŚƚǁĂĂƌĚŽŽƌƉƌŽũĞĐƚĞŶ ƉůĂŶŶŝŶŐůŽƉĞŶĞŶŵĞĞƌŐĂĂŶŬŽƐƚĞŶ ƵŝƚĚĞƉůĂŶŶŝŶŐůŽƉĞŶĞŶŵĞĞƌ ĚĂŶǀŽŽƌĂĨŝƐďĞŐƌŽŽƚ͘,ŽŐĞƌĞŬŽƐƚĞŶ ďŝũ/ΘĂŵƉ͖njĞůĨ;ůŝĐĞŶƚŝĞƐ͕ŽŶĚĞƌŚŽƵĚ ŐĂĂŶŬŽƐƚĞŶĚĂŶǀŽŽƌĂĨŝƐ ĚƵďďĞů͕ĞdžƚƌĂŝŶŚƵƵƌĞƚĐ͘ͿĞŶƉĞƌƐŽŶĞůĞ ďĞŐƌŽŽƚ͘ ĞĨĨŝĐŝģŶĐLJǁŽƌĚƚůĂƚĞƌŝŶŐĞďŽĞŬƚ͘

ϱϬй ŵĂdž͘ΦϱϬϬ͘ϬϬϬ

ϭϮ͘ϭϳй

Zϯϭϱ

&ŝŶĂŶĐŝĞĞůͲŽŽƌůĂŶŐĚƵƌŝŐĞ ĂĨǁĞnjŝŐŚĞŝĚǀĂŶƉĞƌƐŽŶĞĞůŵŽĞƚ ŝŶŐĞŚƵƵƌĚǁŽƌĚĞŶ͘ŝũůĂŶŐĚƵƌŝŐ njŝĞŬƚĞǀĞƌnjƵŝŵŐĂĂƚt/ƚƌĂũĞĐƚŝŶŵĞƚ ŵŽŐĞůŝũŬĞt'ůĂƐƚĞŶǁĂƚĚƌƵŬƚŽƉĚĞ t,<ŐĞĚŝĨĨĞƌĞŶƚŝĞĞƌĚĞƉƌĞŵŝĞ

ϱϬй ŵĂdž͘ΦϮϱϬ͘ϬϬϬ

ϲ͘Ϭϴй

Pagina 21 van 60

sĞƌǀĂŶŐŝŶŐďŝũnjŝĞŬƚĞǀĞƌnjƵŝŵ

&ŝŶĂŶĐŝĞĞůͲ

ZϮϲϯ

&ŝŶĂŶĐŝĞĞůͲĞĂĂŶďĞƐƚĞĚŝŶŐǁŽƌĚƚ ŽŶŐĞůĚŝŐǀĞƌŬůĂĂƌĚĞŶnjĂůŽƉŶŝĞƵǁ ;KŶͿďĞǁƵƐƚŶŝĞƚǀŽůĚŽĞŶĂĂŶ ŵŽĞƚĞŶŐĞďĞƵƌĞŶ͕͘/ŵĂŐŽͲĞ ĚĞĂĂŶďĞƐƚĞĚŝŶŐƐƌĞŐĞůƐ ĂĂŶďĞƐƚĞĚŝŶŐǁŽƌĚƚŽŶŐĞůĚŝŐǀĞƌŬůĂĂƌĚ ĞŶnjĂůŽƉŶŝĞƵǁŵŽĞƚĞŶŐĞďĞƵƌĞŶ͘

ϵϬй ŵĂdž͘ΦϭϬϬ͘ϬϬϬ

ϰ͘ϯϳй

ZϯϮϬ

EŝĞƚŝŶŚĞƚŐĞƌĂĂŵĚĞƚĞŵƉŽ ƌĞĂůŝƐĞƌĞŶǀĂŶŝŶŐĞďŽĞŬƚĞ ďĞƐƉĂƌŝŶŐĞŶ

&ŝŶĂŶĐŝĞĞůͲ

ϱϬй ŵĂdž͘ΦϭϬϬ͘ϬϬϬ

Ϯ͘ϰϰй

ZϯϰϬ

DĞĚĞǁĞƌŬĞƌƐĚŝĞŽŶƚƐůĂŐĞŶ njŝũŶ͕ƚĞŶŽŶƌĞĐŚƚĞŽŶƚƐůĂŐĞŶ

&ŝŶĂŶĐŝĞĞůͲ

ϱϬй ŵĂdž͘ΦϭϬϬ͘ϬϬϬ

Ϯ͘ϰϯй

ZϮϲϮ

dŝũĚĞůŝũŬĞĚŝĞŶƐƚǀĞƌďĂŶĚĞŶ ǁŽƌĚĞŶŶŝĞƚǀĞƌůĞŶŐĚ͘

&ŝŶĂŶĐŝĞĞůͲǁǁƌĞĐŚƚĞŶǀŽŽƌĞdž ŵĞĚĞǁĞƌŬĞƌƐďŝũnjŝĞŬƵŝƚĚŝĞŶƐƚ ŐĞǀŽůŐĞŶǀŽŽƌĚĞt,< ŐĞĚŝĨĨĞƌĞŶƚŝĞĞƌĚĞƉƌĞŵŝĞ

ϭϬй ŵĂdž͘ΦϱϬϬ͘ϬϬϬ

Ϯ͘ϭϴй

Weerstandsvermogen Om te bepalen of het weerstandsvermogen toereikend is, leggen we de relatie tussen de financieel gekwantificeerde risico's, de daarbij gewenste weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstands-capaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen. Om het weerstandsvermogen te kunnen waarderen is in samenwerking met de Universiteit Twente een normtabel ontwikkeld.

Jaarstukken 2023

Weerstandsnorm Waarderingscijfer Ratio A > 2.0 B 1.4 - 2.0 C 1.0 - 1.4 D 0.8 - 1.0 E 0.6 - 0.8 F < 0.6

Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende

Benodigde weerstandscapaciteit Op basis van de geïnventariseerde risico’s is een risicosimulatie uitgevoerd. Deze simulatie wordt toegepast omdat het reserveren van het maximale bedrag (€ 6.310.000,-, zie vorige pagina) ongewenst is. De risico’s zullen immers niet allemaal tegelijk en in hun maximale omvang optreden. Uit de simulatie volgt, uitgaande van een zekerheidspercentage van 90%, dat de benodigde weerstandscapaciteit € 1.792.000,- bedraagt. Dit bedrag wordt op basis van de verdeelsleutel verdeeld onder de deelnemende gemeenten. De benodigde weerstandscapaciteit ligt wat lager dan in 2022 (€ 2.112.000). Dit is gevolg van een herbeoordeling van de risico’s, kans en inschatting en nieuwe risico’s ten opzichte van 2021, waaronder het aanpassen van de financiering Oekraïne, de complexiteit van ICT en de ontslagvergoedingen.

Pagina 22 van 60

Gemeente Bergen Uitgeest Castricum Heiloo Totaal

Verdeelsleutel 33,38% 12,13% 33,54% 20,95% 100%

Benodigde weerstandscap. € 598.000 € 217.000 € 601.000 € 376.000 € 1.792.000

Conclusie weerstandscapaciteit Op basis van de normtabel is de eigen weerstandcapaciteit van de werkorganisatie BUCH ruim onvoldoende. Daarom is ervoor gekozen om volgens de verdeelsleutel het benodigde weerstandsvermogen bij de deelnemende gemeenten aan te houden (norm is minimaal 1). Daarvan uitgaande kent de organisatie een weerstandsnorm van 1 en is daarmee voldoende.

Beschikbare weerstandscapaciteit De aard van de gemeenschappelijke regeling en de koepelvrijstelling maken dat het voor onze gemeenschappelijke regeling niet mogelijk is om zelf weerstandsvermogen op te bouwen. De werkorganisatie BUCH heeft geen vrije reserves, geen stille reserves en ook geen onbenutte belastingcapaciteit. De enige mogelijkheid die de werkorganisatie BUCH heeft, is het in rekening brengen van de kosten bij de deelnemende gemeenten op het moment dat bepaalde risico’s zich voordoen. Onderstaand overzicht geeft weer voor welk deel de deelnemende gemeenten rekening moeten houden in hun weerstandsvermogen, afgerond op hele duizendtallen.

Jaarstukken 2023

Financiële kengetallen Met ingang van medio 2015 is het verplicht onderstaande (financiële) kengetallen op te nemen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans. Naast de kengetallen is een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie opgenomen. De kengetallen en de beoordeling geven gezamenlijk op eenvoudige wijze inzicht aan leden van het bestuur over de financiële positie van hun gemeenschappelijke regeling. Het gebruik en het vaststellen van de berekeningswijze van de kengetallen heeft geen functie als normeringinstrument in het kader van het financieel toezicht door de Provincie. De invoering van de set van vijf kengetallen is bedoeld om de financiële positie voor

Pagina 23 van 60

leden van het bestuur en voor raadsleden van deelnemende gemeenten inzichtelijker te maken. Kengetallen Weerstandsvermogen risicobeheersing

Begroting 2023

Jaarrekening 2023

1. Netto schuldquote

13,4%

10,3%

2. Solvabiliteitsratio 3. Structurele exploitatieruimte 4. Grondexploitatie

0%

0%

0%

0%

N.v.t

N.v.t.

5. Belastingcapaciteit

N.v.t

N.v.t.

en

de toepassing van de koepelvrijstelling is het niet toegestaan winst te maken. Dit maakt het voor de werkorganisatie niet mogelijk om een algemene reserve te formeren. Het kengetal “grondexploitatie” is voor de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BUCH niet van toepassing aangezien zij als bedrijfsvoeringorganisatie geen grondexploitaties heeft. De structurele exploitatieruimte. Een begroting/jaarrekening waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting/jaarrekening waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn. De jaarrekening 2023 is structureel in evenwicht.

Netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De netto schuldquote, gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen, brengt in beeld wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat dit betekent voor de schuldenlast. In 2023 hebben we, conform de verwachting, geen langlopende lening hoeven afsluiten, maar kon worden volstaan door gebruikt te maken van de kredietlimiet bij de BNG.

Het kengetal “belastingcapaciteit” is voor de gemeenschappelijke regeling niet van toepassing.

De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijk regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Solvabiliteitsratio is nihil: de Werkorganisatie BUCH zal in principe de komende jaren geen eigen vermogen hebben en dus geen buffer tegen onverwachte risico’s. De financiële uitgangspunten voor de gemeenschappelijke regelingen biedt de mogelijkheid om een algemene reserve te vormen tot 2,5% van de omvang van de begroting. Echter vanwege