A14a Brief BUCH- bestuur inzake Reactie zienswijzen jaarrekening 2023 en begroting 2025.pdf

Aan de gemeenteraden (c.c. colleges) van de gemeenten Bergen, Uitgeest Castricum en Heiloo

Gemeente

Documentsoort

Ons kenmerk: Zaaknummer:

Z24 180920

Uw brief van: Uw kenmerk:

-

Verzenddatum:

15 juli 2024

Bijlage(n): Documentsoort1

2 Vertrouwelijkheid

Contactpersoon: E-mail:

Patrick Schouten patrickschouten@debuch.nl

AutoArch

Klanttype Klantcode Documentsoort

Onderwerp:

Jaarstukken 2023 en begroting 2025 werkorganisatie BUCH en zienswijzen

Geachte raden (c.c. colleges), Op 15 april 2024 hebben wij de jaarstukken 2023 (exclusief de controleverklaring van de accountant) en begroting 2025 Werkorganisatie BUCH akkoord bevonden om aan u voor te leggen voor een zienswijze. U heeft gebruik gemaakt van deze mogelijkheid en zienswijzen afgegeven. In de vergadering van het BUCH Bestuur van 9 juli 2024 hebben wij, rekening houdend met uw zienswijzen, de jaarstukken 2023 en begroting 2025 Werkorganisatie BUCH en de bijbehorende begrotingswijziging definitief vastgesteld. Gezien de aard van uw zienswijzen heeft het bestuur van Werkorganisatie BUCH geen aanleiding gezien de jaarstukken 2023 en de begroting 2025 inhoudelijk te wijzigen of de begrotingswijziging aan te passen. Hierbij bieden we u het definitieve document ter informatie aan en lichten wij toe hoe wij de verschillende zienswijzen hebben gewogen. Zienswijzen De vier raden Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo hebben een positieve zienswijze afgegeven. De zienswijzen waren wel voorzien van voorwaarden. In deze brief gaan wij nader in op de voorwaarden die zijn aangegeven in de zienswijzen. De raad van Bergen heeft de volgende voorwaarden opgenomen in de zienswijze: • Het recht voor te behouden een aanvullende zienswijze te geven op de jaarstukken 2023 zodra zij volledig zijn afgerond en voorzien van een controleverklaring.

• Het bestuur van de GR Werkorganisatie te verzoeken in het proces naar de kadernota 2026 vorm en inhoud te geven aan verstandige en verantwoorde ombuigingsvoorstellen zoals door het college gevraagd in zijn brief van 8 maart 2024. Een brief die het resultaat was van een in de raadsvergadering van 15 februari 2024 unaniem aangenomen motie. • Het bestuur op te roepen in hun P&C documenten te concretiseren of en in hoeverre in kadernota's en begrotingen van de GR Werkorganisatie BUCH opgenomen doelen zijn behaald.

Postbus 7, 1910 AA Uitgeest Telefoon 14 0251 Info@debuch.nl

De raad van Uitgeest heeft de volgende voorwaarden opgenomen in de zienswijze: • Het recht voor te behouden een aanvullende zienswijze af te geven ten aanzien van de Jaarstukken 2023 van de Werkorganisatie BUCH zodra deze volledig zijn afgerond en voorzien van een controleverklaring. • In lijn met eerdere raadsbesluiten de volgende zienswijze af te geven ten aanzien van de Begroting 2025 van de Werkorganisatie BUCH: a) dat de raad de medewerkers van de Werkorganisatie BUCH erkentelijk is voor hun inzet en inspanningen én zich er van bewust is dat de werkorganisatie onder druk staat. b) dat voor het bestendigen van de werkorganisatie alleen investeringen worden gedaan die hoogst noodzakelijk zijn vanuit goed werkgeverschap waaronder begrepen het ondersteunen van de werkvloer, het versterken van het lijnmanagement én de uitrol van strategische personeelsplanning om onder andere uitstroom en ziekteverzuim te beperken. c) dat conform de aangenomen motie van de raad d.d. 09-11-2023 tegenvallers primair moeten worden opgevangen in de eigen begroting van de desbetreffende gemeenschappelijke regeling. De raad van Castricum heeft de volgende voorwaarden opgenomen in de zienswijze: • Het recht voor te behouden een aanvullende zienswijze te geven op de jaarstukken 2023 zodra zij volledig zijn afgerond en voorzien van een controleverklaring.

• Nadrukkelijk aandacht te vragen voor de financiële effecten van de korting op het gemeentefonds door het rijk en deze effecten te betrekken in de voorbereidingen op de Kadernota 2026 van de gemeenschappelijke regeling en aankomende besluiten door het Algemeen Bestuur voor zover die betrekking hebben op organisatie en investeringen. De raad van Heiloo heeft de volgende voorwaarden opgenomen in de zienswijze: • Het recht voor te behouden een aanvullende zienswijze te geven op de jaarstukken 2023 zodra zij volledig zijn afgerond en voorzien van een controleverklaring. • In aansluiting op onze eerdere zienswijze in reactie op uw Kadernota 2025 verzoeken wij u, gezien onze moeilijke financiële situatie voor de komende jaren, binnen de door u voorgestelde begroting 2025 te blijven. Dit heeft als gevolg dat uw GR, indien dat aan de orde is, zelf in de begroting 2025 ruimte moet vinden of maatregelen moet treffen om financiële tegenvallers op te lossen. Ook voorziet de raad van Heiloo een samen “trap op, trap af discussie” tussen de GR en de gemeente als de algemene uitkering van het Rijk niet voldoende is om de ontstane tekorten van 2026 (het ‘ravijnjaar’) en verder op te vangen; Reactie zienswijzen U bent van ons gewend dat wij een reactie geven per zienswijze. Nu met deze brief geven we één reactie op de vier zienswijzen.

Hier is dit keer voor gekozen vanwege overeenkomsten in de beantwoording van de zienswijzen en om herhaling van teksten te voorkomen. Voordat wij ingaan op uw zienswijze willen wij kenbaar maken dat uw positieve zienswijzen onze sterken in de koers die we voeren. De koers waarbij we inzetten op de vier strategische doelstellingen: • Borging kwaliteit van het werk verbeteren • Verder professionaliseren (verzakelijken) BUCH • Versterken fitheid van de organisatie • Transparantie in de P&C cyclus

Pagina 2 van 4

De zienswijzen geven ons het vertrouwen om door te pakken op de ingeslagen weg voor goed werkgeverschap. Daarbij moeten we ook oog hebben voor de huidige realiteit van de financiële uitdagingen van onze gemeenten. De opgenomen voorwaarden in uw zienswijzen in dit verband gaan we mee aan de slag en deels zijn wij er al mee aan de slag. Zoals ook aangegeven in de aanbiedingsbrief ‘Verzoek om zienswijze op de jaarstukken 2023 en concept begroting 2025 Werkorganisatie BUCH’ van 15 april jl. is het nodig dat vanuit Werkorganisatie BUCH de takendiscussie gefaciliteerd wordt om ombuigingsmaatregelen in kaart te brengen. Dit kan leiden tot het heroverwegen van het huidige takenpakket van de werkorganisatie. De werkorganisatie zal hierop anticiperen met mogelijke en nu nog onbekende effecten. Binnen de werkorganisatie is het proces om te komen tot ombuigingsvoorstellen in gang gezet, in overleg met uw colleges en rekening houdend met de verschillende uitgangspunten van elke gemeente. Jaarstukken 2023 en de controleverklaring van de accountant In de gegeven zienswijzen geven de raden van de vier BUCH-gemeenten aan dat zij zich het recht voorbehouden een aanvullende zienswijze te geven op de jaarstukken 2023 zodra zij volledig zijn afgerond en voorzien van een controleverklaring.

Inmiddels zijn de jaarstukken volledig afgerond en voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de accountant. In de rapportage van de accountant zijn drie belangrijke aandachtspunten te onderkennen, te weten: 1. Het rechtmatigheidsoordeel; 2. De prestatie akkoordverklaringen; 3. De (inrichting van de) verbijzonderde interne controle (VIC). Het rechtmatigheidsoordeel: Dit jaar heeft de algemeen directeur voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven. Deze verantwoording is getoetst door de accountant en is onderdeel van zijn goedkeurende oordeel over de getrouwheid. In de rechtmatigheidsverantwoording heeft de algemeen directeur aangegeven dat op het proces van inhuur niet rechtmatig is gehandeld Op pagina 28 van de jaarstukken is nader ingegaan op deze onrechtmatigheid die het gevolg is van complexe wetgeving omtrent het aanbesteden van meerdere vacatures in dezelfde functies. Zoals eerder gecommuniceerd komen we nu definitief toe aan de inrichting van een inhuurdesk welke naar verwachting met ingang van 1 september operationeel zal zijn. Deze inhuurdesk moet zorgen voor meer grip en centrale sturing op de inhuur. Hiermee verkleinen we de kans op fouten zoals deze zijn geconstateerd voor 2023. Prestatie akkoordverklaringen: Als werkorganisatie, maar u ook als gemeenten, betalen wij jaarlijkse vele facturen voor geleverde prestaties van externe partijen.

In het proces van goedkeuren van de facturen is een stap opgenomen dat de kredietbeheerder akkoord moet geven voor de geleverde prestatie. Belangrijk daarbij is de onderbouwing voor dit akkoord. Tijdens de interne en externe controle is geconstateerd dat dit niet in alle gevallen aanwezig is, ook niet na aanvullende controles. Dit leidt in de controle van de accountant tot een onzekerheid die meeweegt in het oordeel. Dit betekent niet dat de betalingen onterecht zijn gedaan, maar dat de prestatielevering niet in voldoende mate achteraf aangetoond kan worden. In basis voldoet het proces aan het vier ogenprincipe van “akkoord levering” en “akkoord budget", maar was men zich onvoldoende bewust dat de onderbouwing cruciaal is voor het aantoonbaar maken van de prestatielevering. Om dit in de toekomst te voorkomen, hebben wij een document opgesteld waarin is aangegeven hoe deze onderbouwing eruit kan zien en hoe deze bewaard moet worden. Daarnaast voeren wij over de afgelopen maanden extra controles uit op de prestatieleveringen.

Pagina 3 van 4

De (inrichting van de) verbijzonderde interne controle (VIC) Binnen de werkorganisatie passen we het model van de three lines of defense toe. In de lijn voeren we interne controles uit, de businesscontrollers voeren een verbijzonderde interne controle daarop uit en vervolgens vindt er nog een overkoepelende controle (audit) plaats door de businesscontrollers interne beheersing. Zowel uit de interne als externe audit is gebleken dat dit proces moeizaam is verlopen en de kwaliteit op onderdelen verbeterd moet worden. Deze opgave vindt zijn oorsprong in het aanzienlijk verloop van een aantal medewerkers (waaronder bij businesscontrollers interne beheersing), maar ook in het ontbreken van controlevaardigheden. Als gevolg hiervan zijn in het laatste stadium van de interne controle veel aanvullende werkzaamheden uitgevoerd door de businesscontrollers interne beheersing. Dit heeft geleid tot vertraging in de afronding. Op dit moment wordt een voorstel voorbereid over de positionering van de auditfuncties, waaronder de businesscontrollers interne beheersing. Om meer slagkracht te hebben en de invulling van (verbijzonderde) interne controle en audit te verbeteren, overwegen wij om de auditfuncties onder te brengen in de Concernstaf die deze zomer wordt ingericht.

In het voorstel dat hiervoor wordt uitgewerkt, nemen wij een alternatieve werkwijze voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle op. Deze werkwijze moet zorgen voor meer grip en directe sturing op het proces en moet ondersteunen bij de rechtmatigheidsverantwoording die de organisatie vanaf dit jaar zelf moet indienen. De formatieve consequenties die dit met zich meebrengt en mogelijke oplossingsrichtingen daarvoor worden in beeld gebracht. Ook doen wij actief navraag bij enkele grotere gemeenten over de invulling en positionering van de auditfuncties. Afsluiting Wij hopen u voldoende geïnformeerd te hebben en we blijven graag in gesprek met u over de voortgang en de resultaten. Dit onder andere via de BUCH-brede raadsbijeenkomsten. Heeft u vragen en/of reacties, dan vernemen wij die graag.

Met vriendelijke groet, het BUCH Bestuur,

T. Andriessen secretaris

Bijlagen:

M. ten Bruggencate voorzitter

1. Jaarstukken 2023 werkorganisatie BUCH, inclusief controleverklaring 2. Begroting 2025 werkorganisatie BUCH

Pagina 4 van 4