A10b Bijl. 1 Plan van aanpak robuustheid OD NHN IBP VTH def.pdf

Maatregel

Personeel

Samenwerking

Financieel

KPI 5:

A

Opleidingscoordinator

Pijler 4 kennisinfrastructuur

•

Aanvulling structureel opleidingsbudget 1,5% € 330K

•

Aantrekkelijk werkgeverschap 200K

•

€ 735K dataanalisten en BI

opleidingsbudget 3%

KPI 5: min 3fte BI

B

C

data-analisten en BI

OD NHN en opdrachtgevers

Pagina 24 van 33

Gevolgen GR

Planning Voorstel 50% kadernota Resterende deel Kadernota 2027 50% kadernota Resterende deel Kadernota 2027 2025/2026

Plan van aanpak Robuustheid OD NHN versie 3

4 FINANCIËN Onder pijler 1 valt ook de financieringssystematiek. Door de stuurgroep IBP VTH is opdracht gegeven om een financieringssystematiek te ontwikkelen voor de omgevingsdiensten, als basis voor een robuuste taakuitvoering. Ten tijde van het opstellen van het plan van aanpak is niet bekend wat de uitkomst hiervan is en wat de impact is op de huidige wijze waarop de OD NHN wordt gefinancierd.

4.1 Omzet criterium en weerstandsratio Op basis van de meerjarenbegroting 2024 voldoet de OD NHN aan het omzet criterium van 16.5 mln en de norm voor de weerstandsratio >0,8.

Omzet ontwikkeling milieutaken 2024 Meerjaren begroting milieu taken 2024-2027 (80% lumpsum en 20% overig)

2025

2026

2027

18.603.090 18.603.090 18.603.090 17.236.244

Weerstandsratio begroting 2024

0,9

4.2 Financieel effect plan van aanpak Onderstaand is het effect opgenomen voor het voldoen aan de robuustheid voor de milieutaken. Milieutaken Criterium wendbaarheid Criterium innovatie Criterium efficiency en doelmatigheid

Uniformering gemeentelijke en provinciale begroting Materieel vrijbesteedbaar (2025 0,05% en vanaf 2026 1%) en capaciteit Informatiegestuurd werken data en BI capaciteit Opleidingsbudget 3% van de loonsom waarvan reeds 1,5% in de begroting Aantrekkelijk werkgeverschap

PM 260.000 445.000 220.000 120.000 1.045.000

Geraamde structurele kosten voor de milieutaken zijn € 1.045K. Nadere toelichting van de kosten per criterium is opgenomen in hoofdstuk 3. Het effect van het uniformeren van de provinciale begroting met de gemeentelijke begroting en het ook toepassen van de robuustheid op de provinciale taken, is in de volgende overzicht opgenomen. Nadere toelichting van de kosten per criterium is opgenomen in hoofdstuk 3. Provinciale plustaken Criterium wendbaarheid Criterium innovatie Criterium efficiency en doelmatigheid

Uniformering gemeentelijke en provinciale begroting Materieel vrijbesteedbaar (2025 0,05% en vanaf 2026 1%) en capaciteit Informatiegestuurd werken data en BI capaciteit Opleidingsbudget 3% van de loonsom waarvan reeds 1,5% in de begroting Aantrekkelijk werkgeverschap

Geraamde structurele kosten voor de povinciale plustaken zijn € 620K.

4.3 Risico’s

Pagina 25 van 33

PM 140.000 290.000 110.000 80.000 620.000

Plan van aanpak Robuustheid OD NHN versie 3

Risico

Gevolg

Beheersmaatregel

1

Geen bestuurlijk en ambtelijk draagvlak

Op termijn kan de omgevingsdienst niet mee met de ontwikkelingen, waardoor zij niet in staat zal zijn om de milieutaken - mede gezien de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt- conform de wettelijke vereisten uit te voeren. Daarnaast kan het volg zijn dat de OD niet kan bijdragen aan andere opgaven zoals, de woningbouwopgave, klimaat en duurzaamheid.

Gedurende het transitietraject op bestuurlijk en ambtelijk niveau zorgen voor een adequate informatievoorziening.

2

Financiële haalbaarheid, risico dat de opdrachtgevers de benodigde investering niet kunnen bekostigen.

Gevolg: idem ad 1

Fasering in de tijd

3

De transitieperiode is te kort.

Niet halen van IBP deadline 1 april 2026

Projectmatige aanpak en tijdig (bestuurlijk) bijsturen waar mogelijk. Afstemming met de stelselverantwoordelijke staatssecretaris van I&W

4

5

Onvoldoende capaciteit en kennis om de robuustheidsopgave op te pakken naast de uitvoering van de reguliere taken.

Niet realiseren van de beoogde ambities en niet voldoende robuust worden.

Ten tijde van het opstellen van het plan aanpak is uitkomst van de ontwikkeling van een nieuwe financieringssystematiek voor omgevingsdiensten nog niet bekend.

Kan impact hebben op de huidige financieringssystematiek van de OD NHN

Aanvullende flex capaciteit inzetten en/of ondersteuning vragen aan het ministerie. Kennisnetwerk opzetten binnen de regio Zodra er meer bekend is over de financieringssystematiek en de impact voor de OD NHN worden de opdrachtgevers geïnformeerd en zal de haalbaarheid van de mogelijke wijziging worden afgestemd.

5 BESLUITVORMING, COMMUNICATIE EN MONITORING Na vaststelling van het concept Plan van aanpak door het dagelijks bestuur op 14 februari 2024 is het plan van aanpak ter vaststelling aangeboden aan het algemeen bestuur op 20 maart 2024. Tijdens deze vergadering is besloten het plan van aanpak aan te houden en twee extra bestuursvergaderingen in te lassen in juni, inclusief een besluitvormend algemeen bestuur. Daarnaast is op 20 maart besloten een vijfde kostenneutraal scenario te laten uitwerken. Na de besluitvormende vergadering van het algemeen bestuur op 27 juni wordt het plan van aanpak aangeboden aan het ministerie I&W.

Pagina 26 van 33

Plan van aanpak Robuustheid OD NHN versie 3

De besluitvorming m.b.t. de financiën loopt, met uitzondering van de begrotingswijziging, via de reguliere P&C-cyclus. Dit gezien het feit dat de bevoegdheid bij de colleges, gemeenteraden, Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten ligt. In overleg met de opdrachtgevers wordt afgestemd op welke wijze de communicatie met betrekking tot het plan het meest effectief vorm kan krijgen. Zoals bijvoorbeeld het verstrekken van toelichtingen aan colleges, in regionale raadsbijeenkomsten en de kring van gemeentesecretarissen. De bewaking van- en sturing op het plan vindt op bestuurlijk niveau plaats via de reguliere P&Ccyclus. Daarnaast zal het een vast agendapunt zijn tijdens de vergaderingen van het dagelijks bestuur. De interne monitoring en sturing wordt onderdeel van de managementcyclus, waaronder de periodieke managementreviews.

Pagina 27 van 33

Plan van aanpak Robuustheid OD NHN versie 3

6 BIJLAGEN BIJLAGE 1: CHECKLIST IBP VTH - OVERZICHT RANDVOORWAARDEN EN KPI’S Algemeen Nr.

Onderdeel checklist

Verwijzing plan van aanpak

1.

Inleiding met daarin de door het algemeen bestuur vastgestelde toets en eventueel andere relevante documenten en besluiten, voorzien van een beschrijving van het proces om te komen tot een bestuurlijk vastgesteld plan van aanpak.

pagina 5: Managementsamenvatting– onderdeel proces totstandkoming plan van aanpak.

2.

Samenvatting van de door het bestuur bij de staatssecretaris van IenW in oktober 2023 aangeleverde toets van randvoorwaarden en kpi’s:

Pag 6: Hoofdstuk 1 Huidig beeld

• Randvoorwaarden (de kruisjestabel). • Kpi’s.

Randvoorwaarden Verwijzing plan van aanpak Overdracht van volledig basistakenpakket (BTP)

N.v.t. voldoet reeds zoals opgenomen was in het beoordeelde toetsingskader.

Governance en mandaat van de directeur.

Mandaat van de directeur voldoet zoals reeds was opgenomen in het beoordeelde toetsingskader. Voor de versterking van de governance, zie maatregel hoofdstuk 3.1.B.

Minimale omzet (zie tevens kpi 1) en onderscheid maken tussen basistakenpakket (BTP), milieugerelateerde plustaken en overige taken (indien niet beschikbaar is

Zie hoofdstuk 5.1 op basis van de meerjarenbegroting is de omzet > 16.5 mln.

Pagina 28 van 33

actiehouder

Planning

Dagelijks bestuur en ambtelijk directeur OD NHN

2025

Plan van aanpak Robuustheid OD NHN versie 3

onderbouwde schatting mogelijk).

Zelfstandig voldoen aan alle kpi’s voor robuustheid.

In het plan zijn aanvullende maatregelen opgenomen voor het inzichtelijker maken van de begroting (hfst 3.4.c.) en ambitie om de aanvullende milieutaken te harmoniseren en standaardpakketten te ontwikkelen voor de opdrachtgevers (hfst 2.2 scenario A2).

Directeur OD NHN en ambtelijke opdrachtgevers

2026/2027

Op basis van het plan van aanpak gaat de OD NHN voldoen aan de kpi’s. Dit onder voorbehoud van de toekenning van de middelen bij de begroting 2026 en 2027 door de gemeenten en provincie.

Besluitvormend DB, AB, colleges, gemeenteraden, GS en PS.

Begroting 2026 en 2027.

Afspraken en verantwoording over gedeelde taken die bij andere omgevingsdiensten zijn belegd.

N.v.t. zoals reeds aangegeven in het beoordeelde toetsingskader.

Visie van het AB op toekomst van de omgevingsdienst en governance rondom uitvoering van advisering, vergunningen, toezichten handhavingstaken van de bevoegde gezagen. Onderdeel is inzicht geven in hoe de omgevingsdienst en deelnemers gaan voldoen aan de producten en andere randvoorwaarden die in de overige pijlers van het IBP-VTH zijn ontwikkeld (relatie met strafrecht, informatiebeheer, kennisontwikkeling, regionale planning,

Hoofstuk 2 en 3 van het plan van aanpak. En de door het algemeen bestuur vastgestelde U&H-strategie 2024-2027.

Pagina 29 van 33

Uitvoering directeur OD NHN

Gedeeltelijke implementatie 2026, volledig 2027/2028..

Plan van aanpak Robuustheid OD NHN versie 3

mandaten en monitoring).

Kritische prestatie-indicatoren

KPI 1

Kritische prestatieindicator

Verwijzing plan van aanpak

De norm van € 16,5 miljoen voor BTP en milieuregelateerde plustaken en minimaal 80% in vaste dienst (opties zijn: uitbreiding met milieugerelateerde plustaken door de huidige deelnemers1 , opplussen capaciteit voor basis- en milieugerelateerde taken of fuseren/opsplitsen2 )

•

Zie hoofdstuk 5.1 op basis van de meerjarenbegroting is de omzet > 16.5 mln.

•

Aantal medewerkers in vaste dienst is reeds > 80% zoals opgegeven in het Toetsingskader is het 85%

In het plan zijn maatregelen opgenomen voor het inzichtelijker maken van de begroting (hfst 3.4.c.) en ambitie om de aanvullende milieutaken te harmoniseren en standaardpakketten te ontwikkelen voor de opdrachtgevers (hfst 2.2 scenario A2). Daarnaast gaan er langere termijn scenario’s verkend worden m.b.t. het vergroten van het werkgebied en/of takenpakket (hfst. 2.2 A3 en A4). KPI 2

Voldoen aan de kwaliteitscriteria

Hfts 3.1.A: Reeds in gang gezet. In de eerste helft van 2024 wordt een nulmeting gedaan en

Pagina 30 van 33

actiehouder

planning

Directeur OD NHN en opdrachtgevers

Ambtelijke uitwerking 20252027, besluitvorming via reguliere P&C-cyclus.

Dagelijks bestuur en directeur OD NHN

Verkenning 2025 besluitvorming koers via reguliere P&Ccyclus (kadernota 2027)

Directeur OD NHN

2025 nulmeting en opstellen opleidingsplan

Plan van aanpak Robuustheid OD NHN versie 3

strategisch opleidingsplan opgesteld. Voor de vastlegging en monitoring is een applicatiesysteem aangeschaft. Op basis van de nulmeting wordt in 2024 een strategisch opleidingsplan opgesteld. Daarnaast wordt een opleidingscoördinator aangesteld. De verwachting is dat aan dit criterium voldaan gaat worden.

2026/2027 uitvoering Verwachting voldoen aan criteria 2027

Daarnaast zal er gewerkt worden aan het concretiseren en meetbaar maken van de effectiviteit en kwaliteit van dienstverlening. KPI 3

Innovatiekalender en 1% van de begroting besteden aan innovatie. De omgevingsdienst moet in staat zijn tijdig en adequaat producten en diensten te ontwikkelen met het oog op toekomstige opgaven. Er dient daartoe voldoende aandacht, capaciteit en budget te zijn voor innovatie. Onder innovatie wordt verstaan: een sterk vernieuwd product (bv. wijze van monitoring), dienst (bv. digitaal inzien van vergunningen), proces (bv. vergunningverlening of digitaal opsporen) of manier van werken (bv. toezicht met behulp van drones). Innovatie mag niet ten laste komen van het primaire proces. Op enig moment worden de ontwikkelde innovaties onderdeel van het primair proces. Uit de (meerjarige) innovatiekalender moet blijken hoe

Hfst 3.3 en 5.2: in dit hoofdstuk staat de ambitie en maatregelen opgenomen. Voor het capaciteit en vrij besteedbaar innovatie budget gaat een voorstel ingediend worden bij de begroting 2025.

Pagina 31 van 33

Besluitvormend DB, AB, colleges, gemeenteraden, GS en PS. Uitvoering directeur OD NHN

Kadernota 2027

Plan van aanpak Robuustheid OD NHN versie 3

innovatie binnen de organisatie is geagendeerd en georganiseerd KPI 4

weerstandsratio van ten minste 0,8%. De omgevingsdienst brengt, conform de voorschriften uit de BBV, bij de begroting en de jaarrekening het weerstandsvermogen in beeld. Doel van het

N.v.t. Hfst 5.1: Op basis van de begroting is het weerstandsvermogen 0,9. De OD NHN voldoet aan de voorschriften van de BBV.

weerstandsvermogen is om afdoende algemene reserve te hebben voor geïdentificeerde risico’s en onverwachte operationele tegenvallers. Er vindt jaarlijks een actualisatie van de bepaling van het weerstandsvermogen plaats, op basis van een actuele risicobeoordeling. Daarbij wordt ook de mogelijke financiële impact van risico’s geactualiseerd KPI 4

Afspraken over terugname plustaken Aangeven of er afspraken zijn gemaakt binnen de Gemeenschappelijke Regeling in het geval van het terugnemen van plustaken. Wat zijn de afspraken en op welke wijze zijn deze vastgelegd?

N.v.t. Hfst. 3.2 A: In de huidige gemeenschappelijke regeling zijn afspraken met betrekking tot (gedeeltelijke) uittreding reeds opgenomen. Recent is de gemeenschappelijk aangepast en is een nieuwe afspraak opgenomen m.b.t. de minimale termijn van deelname (4 jaar). Daarnaast gaan er in overleg met opdrachtgevers afspraken gemaakt worden over de minimale omvang van taken die men wil inbrengen.

Pagina 32 van 33

Plan van aanpak Robuustheid OD NHN versie 3

KPI 5

KPI 6

opleidingsbudget is ten minste 3% van loonsom.

Regionale congruentie

Hfst 3.4 en 5.2: Zoals opgenomen in het Toetsingskader is het huidige percentage opleidingsbudget 1,5%. Bij de begroting 2025 wordt een voorstel gedaan voor het aanvullende percentage van 1,5%. Dit wordt ook gedaan voor het opleidingsbudget dat beschikbaar is voor medewerkers die provinciale taken uitvoeren.

Besluitvormend DB, AB, colleges, gemeenteraden, GS en PS.

Hfts 2.2.

Standaardisatie takenpakketten en uitbreiding ontwikkeltaken binnen de GR– directeur OD NHN en opdrachtgevers

Uitvoering directeur OD NHN

Kadernota 2026 en 2027.

Implementatie 2026, structurele borging 2027.

Uitwerking 2025 besluitvorming via reguliere P&C cyclus

Overig Per KPI en randvoorwaarde aangeven welke consequenties dit heeft.

Hfst 3

Verzamelstaat van alle KPI’s en randvoorwaarden

Onderhavige bijlage overzicht KPI’s en randvoorwaarden

Wijze van besluitvorming

Hfst 6

Monitoring

Hfst 6

Pagina 33 van 33