3. Verslag 25 april 2023.pdf

Verslag (GEHEIM) Aan Onderwerp Datum Tijd Locatie

: ·Leden van de werkgroep onderzoeken : ·Onderzoeken van de raad : ·25 april 2023 : ·10.30 – 12.00 uur : ·Kamer Griffier

Agenda 1. Opening: Roel Oudeboon afwezig (zijn input voor dit overleg is bij de agenda gevoegd). 2. Vaststellen verslag / bespreken acties (bijgevoegd). Akkoord. 3. Terugkoppeling van Mariëlla/Janne van het gesprek met onderzoeksbureau Bureau heeft op alle vlakken expertise en ervaring. Mariëlla geeft aan een goede indruk te hebben van de personen. Ze stelden goede vragen en hadden meteen al tips. Na opdrachtverlening kan alle communicatie en aanlevering van stukken via een beveiligd portaal. 4. Bespreken bevindingen werkgroep t.a.v. ter inzage gelegde documenten A. De werkgroep maakt de volgende opmerkingen en stelt de volgende vragen t.a.v. het rapport van SWDV advocaten (voor de raad geheim ter inzage gelegd op 18 april 2023). Voorblad: Waarom vond college het advies kwalitatief onvoldoende? Wat is het advies van de ambtenaren geweest? Wanneer is de opdracht aan SWDV advocaten verleend? En waarom, wat was de aanleiding? Pagina 1 Onder 3: Is er een ontvangstbevestiging van de aanvraag omgevingsvergunning (mei 2021).

Waar is deze aanvraag? Wie waren bij het gesprek met de wethouder op 10 februari 2022? Onder 4: Is de overeenkomst (hierna: ovk) nog besproken bij de overdracht? Is er een verlag van deze overdracht gemaakt? Wat weet de genoemde ambtenaar hier nog van? Wanneer was deze overdracht en wie waren hierbij aanwezig? Ook de gewezen wethouder nog? Pagina 2 Onder 7: Besluit van college d.d. 21 maart 2021?? Waar ging dit over? Met een ovk ?? Bedoeld is waarschijnlijk een intentieovk, i.p.v. een vaststellingsovk? Is de nadere informatie waar het bureau hier om vraagt, nog gevonden? Wat is er nog aan e-mails, gegevens e.d. Dit moet worden nagegaan. Onder 8: Wat is gedaan met dit vermoeden? Onder 9: Is er een gespreksverslag gemaakt van de verklaring van de hier genoemde ambtenaar?

Onder 10: Hier staat een helder advies. Waarom werd er nog een keer advies gevraagd, waarom was dit advies naar het oordeel van het college onvoldoende? (zelfde vragen als onder ‘voorblad’ hierboven). Pagina 3 Onder 11: de intentieovereenkomst is voor het grootste deel niet in strijd met de wet. Dit roept vragen op: gemeente kan natuurlijk voor geen enkel deel, hoe klein ook, in strijd met de wet handelen. Hoe zit dit? Kan de gemeente de ovk nakomen of zijn er onderdelen in strijd met de wet? Pagina 4 Onder 17: Zelfde vragen als onder 7: welke informatie is er nog? E-mails, Zaaksysteem Corsa, Zaaksysteem Join, concept overeenkomsten (er moeten toch meerdere versies zijn?), wat weten de betrokken ambtenaren hiervan? Onder 20: Is betrokken wethouder aansprakelijk gesteld zoals advocaten adviseren? Waarom wel/niet? Is uitgezocht of betrokken wethouder schadeplichtig is? Is er een integriteitsonderzoek gestart nadat college dit advies heeft gelezen? Waarom wel/niet? B. Vragen en opmerkingen van de werkgroep n.a.v. geheim advies Stibbe Pagina 3 onder 4: - Derde bullet: wat is er met de concept – ovk gebeurd tussen 30 november 2021 en moment van ondertekenen? Waarom veranderd, hoe, door wie? - Vierde bullet: Wie waren bij deze bespreking aanwezig? Wie kunnen er getuigen? - Vijfde bullet: Stibbe zegt een aantal keer ‘begrijpen’: dat zijn geen feiten.

En wie beweert dat de wethouder zelf wijzigingen heeft aangebracht in de ovk? Zijn dit nu feiten of beweringen? En wie beweert dit en waarom? Waar is de eerste concept ovk en wat zijn de verschillen met de getekende ovk? Pagina 4: - Tweede bullet: wethouder is op 11 maart afgetreden: wat is protocol? Had hij meteen devices e.d. moeten inleveren omdat de wethouder onmiddellijk ontslag had genomen (artikel 43 GW??). Wat is het protocol bij de gemeente en wat had er juridisch gezien moeten gebeuren (meteen ontslag, dus alles inleveren, niet meer in functie?). Is hier brief over uitgegaan naar betrokken wethouder? In de cursieve tekst: welke overeenkomst wordt bedoeld? En inleveren gebeurt pas op 28 maart 2022, dus 17 dagen na ontslag? - Vierde bullet: Tussen 2018 en april 2021 zijn er diverse gesprekken geweest tussen gemeente en HBH (wederpartij) volgens HBH. Waar zijn de verslagen van deze gesprekken? Overige correspondentie, e-mails etc.? Er moet toch meer zijn dan twee overeenkomsten? Wie waren bij deze gesprekken aanwezig? Hoe weet HBH dat de overeenkomst was getekend? En dat de ovk op 12 april 2022 in het college besproken zou worden? - Vijfde bullet: wat heeft nieuwe wethouder (opvolger) met de brief van HBH gedaan? Hoe weten ze dat ovk getekend zou zijn? Wat weet opvolgende wethouder? Deze fase (vierde, vijfde bullet) moet opgehelderd.

Pagina 5: - Eerste cursieve tekst: op 3 mei 2022 heeft vertrokken wethouder nog een laptop van de gemeente? Wat wordt bedoeld met: ‘gedoe’? Van wie hoorde de exwethouder dat? Hoe komt de wethouder aan de overeenkomst die hij in de bus doet bij de wederpartij?

-

-

-

-

Tweede cursieve tekst: op 4 mei: wat had secretaris moeten doen? Hij weet dat er geen collegebesluit is. Is er voldoende actie ondernomen n.a.v. het appje van 3 mei? Tweede bullet: Waarom komt de secretaris niet terug op de mail van 21 juni 2022 met daarin de ondertekende ovk? Er was gedoe over, dus waarom geen actie (zo lijkt het). Wat heeft hij wel gedaan? Wie hebben de ovk gelezen? Is de ovk geregistreerd? Is er meteen (juridisch) advies gevraagd? Wanneer wel? Derde bullet: Over welke informatie beschikte de burgemeester precies? Had hij de overeenkomst wel of niet gelezen? Vijfde bullet: Waarom gaan deze ambtenaren langs bij de wederpartij? Wie heeft hier opdracht voor gegeven? Welk vervolg krijgt dit overleg? Pagina 6 Tweede bullet: wat staat er in de mail van 8 februari 2023 aan de wederpartij en waarom verkeerd geadresseerd? 19 januari gebeld, op 8 februari pas contact (3 weken later ???/) tussendoor niet meer gebeld voor contact?? Derde bullet: Waarom was portefeuillehouder niet bekend met de concept aanvraag omgevingsvergunning (waar is deze dan?). Pagina 7 Eerste bullet: Wat staat er in deze brief van 7/8 februari 2023? Pagina 9 Onder 11: Had er een integriteitsonderzoek gestart moeten worden? Is de exwethouder inmiddels aansprakelijk gesteld? Is hierover advies ingewonnen? Aan wie heeft BM/secr. allemaal hulp gevraagd?

-

Pagina 10 Onder 17: Er staat 16 februari 2023, dit is waarschijnlijk 16 februari 2021. Veel vragen over het onder 17 gekopieerde besluit: Wat stond er in het ambtelijk advies? Kan de overeenkomst (gesloten overeenkomst door ex wethouder) worden gezien als ter uitvoering van dit besluit van 9 februari? Onder punt 5: staat daar het terrein waar het in deze casus om gaat, in (Mytylschool-terrein?). Onder punt 8: is dat gebeurd? En is ook een vaag besluit? Beslispunt onder punt 9/10 is in de ogen van de werkgroep erg vreemd: secretaris wordt buiten spel gezet. Beslispunt 12: weet de directeur BUCH nog iets van de zaak? Naar aanleiding van de teksten onder dit punt 17 vraagt de werkgroep zich af hoe het besluitvormingsproces er uit ziet. Wat zijn de werkafspraken, procedures? En houdt iedereen zich daar aan? Zitten overeenkomsten die een wethouder mag ondertekenen altijd bij de college stukken? Maken ze daar onderdeel van uit?

-

-

-

Opmerking: na vergadering toegevoegd door griffier in overleg met voorzitter: In beslispunt 1 van het collegebesluit van 9 februari wordt verwezen naar een mail van 4 februari: niet transparant is wat er in die mail stond en is het een correcte manier van besluiten, door te verwijzen naar een mail (die niet als bijlage bij het voorstel wordt genoemd). De door het college gepubliceerde besluitenlijst op de website zijn anders dan de besluiten in het advies van Stibbe. Besluit van 9 februari heeft 8 beslispunten. Besluit van 16 februari heeft 10 beslispunten. In advies van Stibbe staan 12 beslispunten. En in het besluit van 16 februari wordt het besluit van 9 februari niet herroepen. Er wordt geen melding gemaakt van geheime stukken/besluiten ook niet van bijlagen, maar die blijken er wel te zijn (zie volgende pagina’s Stibbe rapport). Dit

-

-

blijkt niet uit de beslispunten dus maken die bijlagen nu wel of niet deel uit van de besluiten? De besluitvorming lijkt niet eenduidig en niet transparant. Vraag: wordt in het college altijd besloten tot vaststellen van overeenkomsten en daarna mandaatbesluit dat poho mag ondertekenen? En maken deze overeenkomsten dan altijd deel uit van de stukken op de college-agenda? Zie bijvoorbeeld ook besluitenlijst college d.d. 12 juli 2021, waar dat bij het ene voorstel wel en bij het andere wellicht niet het geval lijkt te zijn. Voldoet de besluitvorming/publicatie besluitenlijst aan WOO en artikel 60 Gemeentewet? Pagina 11 Onder 18: Mytyllocatie wordt daar genoemd. Is een wethouder RO dan gemandateerd om overeenkomsten op die locatie aan te gaan aangezien dit als ontwikkellocatie in een collegebesluit is genoemd? Of is de afspraak en procedure dat er altijd apart een besluit genomen wordt in het college over het wel of niet aangaan van de daadwerkelijke overeenkomst? Pagina 12: Bovenaan in katern (kopie): Wat weet de daar genoemde ambtenaar nog? Onder 24: Waarom heeft Stibbe besluit van 9 februari 2021 niet gezien? Waarom niet en waar is dat dan? Wat wordt bedoeld met herbevestiging van dit besluit? Is dit een normale gang van zaken (gaat over besluitvormingsproces).

Pagina 16 Onder 40: Hoe ziet mandaatregeling er precies uit? Kan BUCH-bestuur dergelijke overeenkomsten aangaan? Is mandaatregeling passend bij vier kleine gemeenten? Hoe kunnen wethouders zo verantwoording afleggen? Hoe zit het dan met geheimhoudingsbesluiten e.d.? Wanneer tekent dan een wethouder overeenkomsten en wanneer BUCH-bestuur? Pagina 18 Onder 49: Klopt het wat HBH beweert? Zijn daar bewijzen van? Onder 50: Zijn hier verslagen van? Pagina 20 Onder 58 tweede bullet: Wat staat er nu wel of niet precies in het collegebesluit van 9 februari 2021 (Stibbe had het niet, alleen herbevestiging).

-

Pagina 21 Tweede bullet: email 23 juni: Is hier een verslag van, van dit gesprek tussen BM en wederpartij? Was dit een goed doordachte actie? Was er iemand bij dit gesprek?

Vragen die verder leven bij de werkgroep en die besproken worden met het bureau: - Welke personen moeten gehoord worden door het onderzoeksbureau en welke voor- en nadelen en risico’s kleven daar aan (betrokken ambtenaren, voormalige wethouders, BM, secretaris, bestuursadviseur, directeur BUCH etc.) - Opheffen geheimhouding, welke risico’s? Vraag is ook bij college neergelegd. - Zicht op besluitvormingsprocessen, niet alleen mandaatregeling, aanvraag van begin tot eind, procedures, maar ook de praktijk: houding en gedrag. 5. Vervolg: - Bureau opent beveiligde portal voor ontvangst van stukken (moet er wel eerst een vorm van opdracht gegeven worden).

-

Eind mei gesprek met bureau en werkgroep (fysiek in Bergen): scherpte krijgen in opdracht en wat er nodig is. Bureau komt daarna met plan van aanpak, doorlooptijd / offerte

6. Extra agendapunt: hoe gaan we om met brief van wederpartij? Janne checkt of en wanneer deze brief nog op het RIS komt. 7. Sluiting: uiterlijk om 12.00 uur. Vervolgafspraak: met bureau: wordt nog gepland.