240201 Aanbiedingsbrief BUCH-bestuur tweede voortgangsrapportage 2023 na zienswijzen.pdf

Aan de raden van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo

Gemeente

Documentsoort

Ons kenmerk: Zaaknummer:

D730341 -

Uw brief van: Uw kenmerk:

-

Verzenddatum:

31 januari 2024

Bijlage(n): Documentsoort1

2 Vertrouwelijkheid

Contactpersoon: E-mail:

Patrick Schouten

AutoArch

Klanttype Klantcode Documentsoort

Onderwerp:

2e voortgangsrapportage 2023 en zienswijzen

Geachte raden (cc. colleges), Op 11 oktober 2023 hebben wij de tweede voortgangsrapportage werkorganisatie BUCH 2023 vastgesteld. U heeft deze rapportage van ons ontvangen met het verzoek om een zienswijze te geven op de bijbehorende derde begrotingswijziging 2023. In het bestuur van 19 december 2023 hebben wij, rekening houdend met uw zienswijzen, de tweede voortgangsrapportage en de derde begrotingswijziging definitief vastgesteld. Gezien de aard van uw zienswijzen heeft het bestuur van de werkorganisatie BUCH geen aanleiding gezien de voortgangsrapportage inhoudelijk te wijzigen of de begrotingswijziging aan te passen. Wel neemt het bestuur de in de verschillende zienswijzen geuite roep om meer transparantie en raadsbetrokkenheid bij de werkorganisatie, serieus. Hierbij bieden we u het definitieve document ter informatie aan en lichten wij toe hoe wij de verschillende zienswijzen hebben gewogen. Zienswijzen De reactie van de raad van Castricum is dat zij geen zienswijze afgeeft. De raad van Bergen heeft een positieve zienswijze afgegeven met een aantal voorwaarden. Van de raad van Heiloo hebben wij een positieve zienswijze ontvangen op de kosten voor ICT en alleen een verdere positieve zienswijze onder voorwaarden van twee toezeggingen van de BUCH-directie. De raad van Uitgeest heeft een zienswijze (niet positief of negatief) gegeven zonder voorwaarden.

De zienswijze van Uitgeest is het resultaat van een unaniem aangenomen amendement. In dit amendement is vermeld dat een goed functionerende ambtelijke organisatie essentieel is, maar onduidelijk is of de door het BUCH-bestuur voorgestelde maatregelen leiden tot een adequaat meerjarenperspectief waardoor de raad niet verrast wordt met verder oplopende kosten. In deze brief gaan wij nader in op de voorwaarden die zijn aangegeven in de zienswijzen.

Postbus 7, 1910 AA Uitgeest Telefoon 14 0251 Info@debuch.nl

De raad van Bergen heeft de volgende voorwaarden opgenomen in de zienswijze: ✓ conform de actieve informatieplicht, zoals die is opgenomen in de verordening van de GR BUCH en krachtens artikel 169 van de gemeentewet de raad tijdig te informeren over financiële tegenvallers of onverwachte budget onder- en overschrijdingen; ✓ nieuwe financiële ontwikkelingen in afwijking van de begroting die zich tijdens een begrotingsjaar voordoen, dienen voortijdig en afzonderlijk aan de raad (raden) te worden voorgelegd; ✓ de raden van de deelnemende gemeenten dienen vooraf tijdig en op uniforme wijze te worden geïnformeerd over financiële tegenvallers, onverwachte budget onder- en overschrijdingen , zodat de raden in staat worden gesteld een verantwoorde zienswijze af te kunnen geven en elkaar over de door hen in te dienen zienswijzen kunnen informeren. De gemeente Heiloo geeft voor de kosten (anders dan de kosten voor ICT) een positieve zienswijze af als de BUCH directie uiterlijk 1 februari 2024 de volgende punten expliciet toezegt en onderschrijft: ✓ in de eerst volgende rapportage verwachten wij dat hierin ook een financieel meerjarenperspectief zal zijn opgenomen; ✓ het is de wens van deze raad dat, om een goede en gedegen afweging te kunnen maken, bij toekomstige voorstellen tot begrotingswijzigingen ook opgenomen worden dekkingsvoorstellen c.q. opties tot besparingen.

Reactie op zienswijzen Wij begrijpen de wensen om vroegtijdig en actief geïnformeerd te worden over financiële tegenvallers, budget onder- en overschrijdingen en de wens om te komen tot een meerjarenperspectief. Dit sluit ook aan op de eerdere door u geuite wensen om de bijstellingen in de voortgangsrapportages beperkt te houden tot bijstellingen van zaken die in de kadernota of de begroting zijn opgenomen. In beginsel is dit uiteraard ook ons uitgangspunt, waarbij wij wel nogmaals willen aantekenen dat de complexe bestuurlijke context waarbinnen we werken dit niet altijd mogelijk maakt. Een en ander laat onverlet dat we een aantal stappen met elkaar gemaakt hebben en gaan maken om beter aan uw wensen te kunnen voldoen. Deze lichten we hieronder toe. I. Directe verstrekking van de documentatie Er is met ingang van de tweede voortgangsrapportage voor gekozen om de documenten rechtstreeks naar u als raad te sturen en niet meer via de colleges. Dit maakt dat u meer tijd heeft om kennis te nemen van de rapportages en meer tijd voor het traject van de politieke afstemming en het opstellen van zienswijzen. Deze werkwijze sluit daarbij ook beter aan bij de actieve informatieplicht zoals opgenomen in de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. II.

Inhoudelijke Kadernota en meerjarenperspectief Wij hebben ervoor gekozen om de kadernota 2025 meer inhoudelijk te laten zijn en u ziet voor het eerst in de kadernota 2025 ook aanvragen voor onder andere formatie terugkomen. Dit wijkt

Pagina 2 van 4

af van hoe wij u eerder informeerden. Het was namelijk gebruikelijk dat deze aanvragen pas in de eerste voortgangsrapportage van ieder boekjaar waren opgenomen. Met de nu gewijzigde werkwijze is er ook eerder een meerjarenperspectief inzichtelijk. III. Uitdagingen en mogelijke bijstellingen Zoals aangegeven in de al ontvangen kadernota 2025 zijn er nog stevige uitdagingen. Het gaat hierbij om het verbeteren van de bestuurlijke samenwerking, verbeteren van de aansturing teams en koppeling met de politieke opdrachtgevers en de herijking van het domein ruimtelijke ontwikkeling. Uitdagingen zoals deze, maar ook nog niet in beeld zijnde uitdagingen, kunnen gedurende het jaar 2024 nog tot mogelijke bijstellingen voor 2025 leiden. De inzet is om dit terug laten komen in de begroting 2025. Mocht dit niet mogelijk zijn dan doen we dit, met een heldere verklaring aan u, in het eerstvolgende P&C document. VI. In gesprek met elkaar bij de BUCH-brede Raadsinformatiebijeenkomsten (RIA) Naar aanleiding van de tweede voortgangsrapportage 2023 is er op 15 november jl. een BUCHbrede RIA geweest. Bij deze bijeenkomst bent u als raden in de gelegenheid gesteld om in gezamenlijkheid en met het bestuur en algemeen directeur inhoudelijk te spreken over de voortgangsrapportage in voorbereiding op het politieke debat in uw eigen raad.

Wij zijn van mening dat deze vorm van met elkaar in gesprek zijn van toegevoegde waarde is om u eerder mee te nemen in ontwikkelingen binnen de werkorganisatie BUCH en de (eventueel) daarmee gepaarde financiële aanvragen. Voor 2024 gaan we dan ook, samen met de griffies, deze sessies vaker organiseren. In de sessies kunnen we met elkaar praten over de P&Cdocumenten en de ontwikkelingen binnen de werkorganisatie. De domeinmanagers zijn hierbij ook aanwezig. U heeft dit al meegemaakt bij de BUCH RIA van 31 januari jl. We hopen op deze wijze de onderlinge samenwerking te vergroten en een situatie te creëren dat u niet alleen de P&C documenten ziet van de BUCH, maar ook in gesprek kan gaan met het bestuur en het management van de BUCH. Een in onze ogen goede manier om de onderlinge betrokkenheid bij de BUCH vergroten. Met bovenstaande stappen zijn wij van mening tegemoet te komen aan de voorwaarden zoals die door de raad van Bergen zijn geformuleerd en deels ook die van Heiloo. Ook vertrouwen we erop dat we met deze stappen aan kunnen sluiten bij het amendement van de raad van Uitgeest. De wens van de raad van Heiloo om bij toekomstige voorstellen tot begrotingswijzigingen ook dekkingsvoorstellen c.q. opties tot besparingen op te nemen, begrijpen wij.

In de voortgangsrapportages nemen wij eventuele dekkingsvoorstellen/opties tot besparen op, zoals u bijvoorbeeld kunt zien bij de mutaties 31 tot en met 33. Continu zijn wij bezig met het zo efficiënt mogelijk inzetten van onze middelen. Daarbij geven wij u nog wel mee, dat de mogelijkheden voor dekkingsvoorstellen en opties tot besparen binnen de werkorganisatie beperkt zijn. Dit komt voort uit het feit dat de kosten van de werkorganisatie voor ruim 80% bestaat uit personele lasten. Besparingen hierop leiden direct tot het maken van keuzes welke taken niet meer uitgevoerd gaan worden. Keuzes die niet aan de werkorganisatie zijn. Daarnaast kent de werkorganisatie, naast de bijdragen van de gemeenten, maar zeer

Pagina 3 van 4

beperkt andere bronnen van inkomsten. Deze inkomsten zijn ook nog beperkt beïnvloedbaar. Dit betreffen namelijk de vergoedingen vanuit het UWV voor bijvoorbeeld zwangerschapsverlof en verkopen binnen het wagenpark. Om de verwachte dienstverlening van de werkorganisatie BUCH aan de inwoners, raden en colleges van de vier gemeenten te kunnen blijven bieden, is borging van de kwaliteit van het werk en het verder professionaliseren van de werkorganisatie BUCH noodzakelijk. De genoemde hoofdopgaven in de tweede voortgangsrapportage dragen hieraan bij. Hoofdopgaven zoals het verbeteren van de jaarcontracten, strategisch personeelsmanagement en het doorbouwen van de ICT-backbone. Met de vaststelling van de voortgangsrapportage gaan we daarmee verder aan de slag. We bespreken graag de voortgang en resultaten hiervan met u in de BUCH brede raadsbijeenkomsten. Afsluiting Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Heeft u vragen en/of reacties, dan vernemen wij die graag. Met vriendelijke groet, het BUCH bestuur,

T. Andriessen secretaris

M. ten Bruggencate plaatsvervangend voorzitter

Bijlagen 1. Tweede voortgangsrapportage 2023 2. Derde begrotingswijziging 2023 Gemeenschappelijke Regeling BUCH

Pagina 4 van 4