170 - Accountantsrappport 2021 - Gemeente Bergen (Was getekend).pdf

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

ACCOUNTANTSRAPPORT 2021 GEMEENTE BERGEN NH

IPA-ACON ASSURANCE B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34081093, ING Bank IBAN NL69INGB0670760374

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

BESTUURLIJKE SAMENVATTING .................................................................................... 1 Algemeen ............................................................................................................................ 1 COVID-19 in 2021 ............................................................................................................... 2 Oekraïne crisis .................................................................................................................... 2 Oordeel bij de jaarrekening 2021 is goedkeurend .............................................................. 3 Controleaanpak ................................................................................................................... 3 Samenvatting bevindingen .................................................................................................. 3

2 2.1 2.2 2.3

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, TOLERANTIES, OPSTELDOSSIER .................... 5 Controleplan en -protocol .................................................................................................... 5 Risicoanalyse ...................................................................................................................... 5 Controletoleranties .............................................................................................................. 6

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIM-CONTROLE 7 Opzet en uitvoering verbijzonderde interne controle .......................................................... 7 Aanbevelingen IC en de VIC worden opgevolgd ................................................................ 7 Samenvatting review bevindingen uit de interim-controle en de VIC ................................. 8 Aanbestedingen .................................................................................................................. 9 Opvolging bevindingen interim-controle ............................................................................ 10

4. 4.1 4.2

CORONACRISIS ............................................................................................................... 12 Effecten Corona crisis ....................................................................................................... 12 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo).................................... 12

5. 5.1 5.2 5.3 5.4

WMO, JEUGDHULP EN PGB’s ........................................................................................ 14 Interne beheersing Jeugdhulp en Wmo ............................................................................ 14 Afrekenovereenkomsten 2021 .......................................................................................... 14 Beoordeling status productieverklaringen 2021 ................................................................ 15 Persoonsgebonden budgetten (de SVB) .......................................................................... 15

6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

ADMINISTRATIE EN FINANCIEEL RESULTAAT ............................................................ 16 Jaarrekeningproces en planning ....................................................................................... 16 Begrotingsrechtmatigheid .................................................................................................. 16 Administratievoering en budgetbeheer ............................................................................. 17 Uitbesteding van de gemeentelijke belastingen en leges ................................................. 18 Opmerkingen jaarverslaggeving........................................................................................ 18 Programmarekening van baten en lasten ......................................................................... 18

7. 7.1 7.2 7.3

BALANS EN FINANCIELE POSITIE ................................................................................. 19 Ontwikkeling eigen vermogen ........................................................................................... 19 Actualisatie grondexploitaties ............................................................................................ 19 Voorzieningen en claims ................................................................................................... 20

8. 8.1 8.2 8.3

SINGLE INFORMATION EN SINGLE AUDIT (SISA) ....................................................... 21 Algemeen .......................................................................................................................... 21 Toenemend aantal regelingen .......................................................................................... 21 Tabel van fouten en onzekerheden ................................................................................... 22

9. 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5

OVERIGE BEVINDINGEN ................................................................................................ 23 Automatisering algemeen.................................................................................................. 23 ENSIA 2021 ....................................................................................................................... 23 Wet Normering Topinkomens (Wnt) .................................................................................. 23 Rechtmatigheidsverantwoording ....................................................................................... 24 Fraude en continuïteit onderwerp in de verklaring ............................................................ 24

10. 10.1 10.2

CONCLUSIE...................................................................................................................... 25 Geconstateerde fouten en onzekerheden ......................................................................... 25 Controleverklaring ............................................................................................................. 25

Bijlage: Tabel bevindingen SiSa 2021 ........................................................................................... 27

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Bergen NH Postbus 175 1860 AD BERGEN NH

Haarlem, 27 mei 2022

Reg.nr. : 102877/215/473/170 Betreft : Accountantsrapport 2021 gemeente Bergen

Geachte leden van de raad, Wij hebben de jaarrekening 2021 van de gemeente Bergen gecontroleerd. In dit accountantsrapport geven wij onze belangrijkste controlebevindingen weer.

1.

BESTUURLIJKE SAMENVATTING

1.1

Algemeen

In dit rapport kijken wij onder meer terug naar de algemene ontwikkelingen op het gebied van het financieel administratief beheer en de interne beheersing. Het zal u niet verbazen dat COVID-19 opnieuw aandachtspunt is voor onze controle, al was het maar vanwege de verschillende (nieuwe) regelingen en afspraken vanuit het Rijk. Ontwikkelingen interne beheersing In de werkprocessen zoals uitgevoerd door de Werkorganisatie BUCH zien wij in algemene zin positieve ontwikkelingen, alhoewel wij ook dit jaar constateren dat er nog aandachtsgebieden zijn waaraan minder voortuitgang is geboekt dan gepland. In onze managementletter hebben wij de stand van zaken nader geduid. Wij begrijpen ook dat, mede ingegeven door COVID-19 in combinatie met personele wisselingen en/of ziekte-uitval, de werkdruk toeneemt en op onderdelen in uw organisatie het afgelopen boekjaar invloed heeft gehad op de voortgang van voorgenomen verbeteringen en het oppakken van adviezen, alsmede op het tempo daarvan. Bij verschillende processen was ten tijde van de interim-controle sprake van een toenemende werkvoorraad (achterstanden). Er is naar wij hebben begrepen in de afgelopen periode hard gewerkt om de achterstanden in de werkvoorraden weg te werken.

IPA-ACON ASSURANCE B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34081093, ING Bank IBAN NL69INGB0670760374

Follow-up bevindingen uit de interim-controle en de VIC De bevindingen uit de interim-controle en de VIC zijn intern vastgelegd in een voortgangslijst en van deze lijst wordt de voortgang bewaakt. De input op de voortgang komt terug vanuit de domeinen. Wij hebben hiervan kennis genomen. Er is op de verschillende onderdelen in de bedrijfsvoering veel inzet geweest om opvolging van de openstaande adviezen uit de managementletter, de VIC en voorgaande rapportages zo veel mogelijk te realiseren. En natuurlijk zijn er altijd verbeterpunten mogelijk. In dit accountantsverslag hebben wij de belangrijkste aandachtspunten verwoord en aangegeven wat de huidige status is. Op basis van onze controle en de resultaten vanuit de verbijzonderde interne controles vragen de processen rondom het contractenbeheer en de verplichtingenadministratie, de ontvangen subsidies, waaronder de SiSa-regelingen, de aanbestedingen en de Wmo de meeste aandacht. 1.2

COVID-19 in 2021

COVID-19 en de maatregelen daarbij lopen ook in 2021 door de jaarstukken van de gemeente en is een belangrijk aandachtspunt geweest voor de controle, al was het alleen maar vanwege het aantal nieuwe regelingen (financiering) en afspraken vanuit het Rijk en het ‘nieuwe’ werken (uw medewerkers werken, in 2021 en ook in 2022, nog in belangrijke mate vanuit huis). Wij verwijzen u tevens naar de paragraaf H ‘Corona’ en de paragraaf ‘Weerstandsvermogen’ in de jaarrekening. In de paragraaf H ‘Corona’ wordt een uiteenzetting gegeven van de maatregelen en effecten voor de gemeente Bergen, inclusief een doorkijk/verwachting (en mogelijke risico’s) voor 2022. In de paragraaf is het overall financieel effect voor 2021 berekend op een voorlopig tekort van afgerond € 1,3 miljoen. Het tekort wordt grotendeels veroorzaakt door niet gerealiseerde baten. Mogelijk komt (een deel van) dit tekort nog in aanmerking voor compensatie vanuit het Rijk. En nu net de coronamaatregelen door het kabinet nagenoeg geheel zijn afgeschaft hebben we vanaf medio februari 2022 te maken met een nieuwe crisis: de Oekraïne crisis. 1.3

Oekraïne crisis

De Oekraïne crisis heeft een grote impact op onze maatschappij en ook op de gemeente Bergen. De toestroom van vluchtelingen uit de Oekraïne leidt tot personele inzet en (extra) kosten om op korte termijn voldoende opvang te regelen, onderwijs voor kinderen aan te bieden etc. De toestroom zal naar verwachting in 2022 aanhouden. Het financieel risico is als zodanig niet verwoord in de risicoparagraaf van de jaarrekening 2021. Wel heeft uw college desgevraagd aangegeven dat in de 2e Firap 2022 de financiële effecten zullen worden gerapporteerd. Er is thans nog sprake van ‘voorfinanciering’. In de VNG ledenbrief van 18 maart jl. is aangegeven dat het rijk de door de gemeente gemaakte kosten zal vergoeden.

2

1.4

Oordeel bij de jaarrekening 2021 is goedkeurend

Wmo en Jeugdhulp Op het moment van afsluiten van onze controle zien wij voor de Wmo en Jeugdhulp een overwegend positief beeld als wij kijken naar de aangeleverde productieverantwoordingen en controleverklaringen over 2021. De ontvangen controleverklaringen over de zorgleveringen 2021 zijn dit jaar nagenoeg alle goedkeurend van aard - voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) heeft dit jaar bij de verantwoordingen Jeugdwet en Wmo nog steeds geen goedkeurende controleverklaringen ontvangen (beperking getrouwheid en afkeuring voor de rechtmatigheid). Omdat uw gemeente (nog) niet van alle instellingen productieverantwoordingen en/of controleverklaringen heeft ontvangen, hebben wij een ‘rest' onzekerheid meegewogen bij onze oordeelvorming voor de rechtmatigheid, een ander in lijn met voorgaande jaren. Overige fouten en onzekerheden Er zijn vanuit de verbijzonderde interne controles (VIC) in beperkte mate fouten en/of onzekerheden geconstateerd. Wij hebben dit meegenomen bij de afronding van de controle van de jaarrekening. Na het opstellen van de definitieve concept jaarrekening komen er naar verwachting in de komende periode nog declaraties en/of afrekeningen van derden (met name t.b.v. Wmo en Jeugdhulp). Deze nagekomen posten zijn voor Bergen niet materieel en daarom niet meer in de definitieve jaarrekening 2021 verwerkt.

Conclusie De (resterende) fouten en ingeschatte onzekerheden rechtmatigheid en getrouwheid overstijgen de goedkeuringstoleranties op jaarrekeningniveau niet. Rekening houdend met de overige (niet gecorrigeerde) fouten en onzekerheden in de controle hebben wij bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Bergen een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. 1.5

Controleaanpak

Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen, namelijk de planning en risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. Het controleplan komt aan bod in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de uitvoering van de verbijzonderde interne controles en geven wij een samenvatting van de belangrijkste bevindingen uit de interim-controle. In hoofdstuk 4 gaan wij specifiek in of de effecten van de coronacrisis en hoofdstuk 5 behandelt de stand van zaken met betrekking tot de Wmo en Jeugdzorg. De bevindingen van de eindejaarscontrole zijn opgenomen in hoofdstuk 6 en 7. Daarna zullen in hoofdstuk 8 de bevindingen in het kader van de Single information Single audit (SiSa) aan de orde worden gesteld. Na de overige bevindingen en actualiteiten (hoofdstuk 9) sluiten wij het rapport af in hoofdstuk 10 met de conclusies. In de bijlage bij dit rapport hebben wij de tabel fouten en onzekerheden SiSa-verantwoording opgenomen. 1.6

Samenvatting bevindingen

In deze paragraaf geven wij onze bestuurlijk belangrijkste conclusies naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controle van de jaarrekening 2021 weer. In onderstaande tabel hebben wij de in deze rapportage opgenomen aanbevelingen, bevindingen als volgt samengevat.

3

Par. Onderwerp

Oordeel

Aanbeveling / toelichting

10.2 Getrouwheid en rechtma-

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

tigheid 4.

Coronacrisis

Toereikend

Zie paragraaf H ‘Corona’ in de jaarrekening 2021.

8.

SiSa-verantwoording

Geen over-

Interpretaties vanwege onduidelijkheden in regelge-

schrijding

ving. Mogelijk vragen vanuit Ministeries over verantwoording bedragen / indicatoren in het kader van de vaststellingen.

6.5

Naleving BBV

Jaarrekening is

Voldoende aandacht voor toepassing BBV. Covid-19

BBV proof

paragraaf is in de jaarrekening opgenomen (advies Commissie BBV).

3.1,

Verbijzonderde interne

Toereikend,

Uitvoering VIC conform intern controleplan 2021. Uit

3.2,

controles (VIC) en IC

met aandacht

de interne controles komen adviezen en aanbevelin-

IC

gen. Is een goede basis voor een (procesgerichte)

3.3

controle, met rechtmatigheidsoordeel in 2022 (2023). 3.3,

Opvolging aanbevelingen

Gedeeltelijk,

Belangrijkste adviezen en aanbevelingen zijn opgepakt

3.5

Managementletter en VIC

pragmatische

dan wel in gang gezet. De follow-up wordt bewaakt op

aanpak

voortgang. Stand van zaken is/wordt aan college en raad (tussentijds) gemeld.

3.4

(EU) Aanbestedingsbeleid

Er zijn verbe-

Er is een overschrijding inzake Europese aanbeste-

incl. inhuur

terpunten

dingsregels. Blijvend aandacht naleving interne (en externe) aanbestedingsregels en betrokkenheid inkoopadviseur(s) in het proces, vergroten bewustwording budgethouders.

6.2

Begrotingsrechtmatigheid

Overschrijding

Wel overschrijdingen, echter geen (verwijtbare) begro-

op de lasten

tingsonrechtmatigheid.

van programmaonderdelen 5.

Sociaal domein (Wmo en

Er zijn nog ver-

Interne beheersing toereikend, gemeente vooralsnog

Jeugdhulp)

beterpunten

(mede) afhankelijk van zorgleveranciers en de SVB. Advies om beheersmaatregelen zoals beschreven in de SDO-Notitie ‘Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ d.d. 21 januari 2019 zoveel mogelijk in de BUCH-organisatie te implementeren. Dit onderdeel is in de regiegroep Visie op de uitvoering belegd.

7.2

Grondexploitaties

Continue aan-

Nota Actualisatie Grond Gebiedsontwikkeling 2022

dachtspunt

opgesteld. Grondexploitatie(s) Small Five aangepast i.v.m. BBV voorschriften.

9.1, 9.2

ICT / ENSIA-BIO

Toereikend

Collegeverklaring en zelfevaluaties ENSIA/BIO 2021 zijn beschikbaar. Er zijn op onderdelen aanbevelingen ter verbetering.

4

2

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, TOLERANTIES, OPSTELDOSSIER

2.1

Controleplan en -protocol

Onze controle is onderverdeeld in twee perioden, de interim-controle en de eindejaarscontrole. Tijdens de interim-controle richten wij ons op de opzet, het bestaan en de werking van de financiële processen alsmede op de kwaliteit van de uitvoering van interne controlemaatregelen en programma’s, dit zowel ten aanzien van getrouwheids- als rechtmatigheidsaspecten. Tijdens de eindejaarscontrole richten wij onze controle met name op de jaarrekeningposten, de SiSa bijlage en de Wnt en voeren wij aansluitcontroles, cijferbeoordelingen, verbandscontroles en daar waar noodzakelijk aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. De reikwijdte van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2021 is vastgelegd in het ‘Controleprotocol Bergen Jaarrekening 2021’ inclusief normenkader 2021 en vastgesteld in uw raadsvergadering van 8 maart 2022. 2.2

Risicoanalyse

Bij aanvang van de controle hebben wij een risico-inventarisatie uitgevoerd, waarbij de belangrijkste risico’s waarmee de gemeente te maken heeft, zijn geïdentificeerd. Deze risicoanalyse is een belangrijk onderdeel van de accountantscontrole en maakt derhalve deel uit van ons pre-audit gesprek. De risicoanalyse richt zich op zowel de externe risico’s als de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij de inventarisatie is onze insteek primair gericht op de risico’s in de processen die leiden tot mutaties in de balans en de programmarekening. Deze risico’s zijn ondervangen in onze controleaanpak. De belangrijkste aandachtsgebieden voor onze controle zijn bij de gemeente: • de verbijzonderde interne controles (VIC) mede in relatie met de rechtmatigheidsverantwoording (naar verwachting per 2022); • ontwikkelingen sociaal domein; • de aanbestedingen (met name diensten en leveringen); • ontwikkelingen in de grondexploitatie en infrastructurele projecten; • de ontwikkeling van de financiële positie; • effecten van COVID-19 op onderdelen van de jaarrekening.

5

2.3

Controletoleranties

Op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. U heeft ons opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstoleranties voor 2021:

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (in % lasten incl. reserves) Onzekerheden in de controle (in % lasten incl. reserves)

≤ 1%

> 1% < 3%

–

≥ 3%

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

–

Noot bij tabel: de genoemde percentages gelden voor de getrouwheid alsmede voor de rechtmatigheid (niet cumulatief).

Op basis van de jaarrekening 2021 van uw gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 870.000 en een totaal van onzekerheden van € 2.610.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. In het vigerende controleprotocol heeft u een rapporteringsgrens van € 75.000 vastgesteld, dan wel 5% van de totale lasten per programmaonderdeel.

6

3

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIM-CONTROLE

3.1

Opzet en uitvoering verbijzonderde interne controle

De basis voor de verbijzonderde interne controle is het Intern controleplan 2021 van de Werkorganisatie BUCH. Het door het directieteam van de Werkorganisatie BUCH vastgestelde intern controleplan geeft inzicht in de activiteiten en voorwaarden (op hoofdlijnen) die nodig zijn ter uitvoering van deze interne audits ten behoeve van de BUCH-gemeenten. Om deze taak adequaat uit te voeren is er een planning gemaakt en zijn voorwaarden gesteld. De uitvoering van de verbijzonderde interne controles vindt bij de Werkorganisatie BUCH plaats aan de hand van het hiervoor genoemde interne controleplan. Er is in de opzet ten aanzien van de interne controle gekozen voor een scheiding tussen de coördinatie (planning, bewaking, rapportage) van de VIC op centraal niveau; de IC is decentraal geregeld en is de verantwoordelijkheid van de domeinen. Op zich een herkenbare aanpak bij gemeenten, maar het vergt duidelijke afspraken over een eenduidige werkwijze en uitvoering (en de nakoming ervan). Wij merken tenslotte op dat de IC (interne controle binnen de domeinen zelf) op basis van IC-plannen een nadere uitwerking heeft gekregen en dat hieraan wordt gewerkt. De opzet van het controleplan is in trimesters uitgevoerd. Het 3 e tertiair is bij de eindejaarscontrole aan ons overgelegd en de eindrapportage is door het Managementteam en het bestuur van de Werkorganisatie BUCH vastgesteld.

Domein Samenleven (net als de andere domeinen) hanteert een eigen ‘intern controleplan’. Dit controleplan is specifiek voor het sociaal domein, maar past wel binnen het algemene kader van het VIC-controleplan 2021. 3.2

Aanbevelingen IC en de VIC worden opgevolgd

Vebeterpunten IC-rapportages We hebben gevraagd om aandacht te hebben voor de kwaliteit van de aangeleverde ICrapportages. Het verbeteren houdt in een consistente aanpak in uitvoering en rapportage van de (verbijzonderde) interne controles. Dit is een continue en dynamisch proces, immers de omgeving als de organisatie verandert voortdurend. Mede gezien de verwachte implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording voor 2022 is dit een prima moment om de IC verder te ontwikkelen en te verankeren in de BUCH-organisatie. Kernbevinding uit de VIC 2021 Wij hebben bij onze controlewerkzaamheden van de jaarrekening 2021 de resultaten van de VIC beoordeeld en meegenomen bij onze oordeelsvorming over de financiële processen. COVID-19 heeft over 2021 impact gehad op de interne controles en de kwaliteit daarvan, mede vanwege capaciteits- en tijdsgebrek en personele wisselingen. De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen uit de VIC (BUCH-breed) hebben betrekking op het proces aanbesteden en met name de externe inhuur, de ontvangen subsidies en de Wmo. De ‘overall’ bevinding vanuit de VIC op de processen is dat er meer focus zou moeten zijn op de kwaliteit van de dossiervorming. Deze opmerkingen zien wij terugkomen bij de processen inkopen en aanbestedingen, maar ook bij het sociaal domein, subsidies, huren en pachten en de omgevingsvergunningen.

7

3.3

Samenvatting review bevindingen uit de interim-controle en de VIC

Zowel uit de interim-controle, alsmede uit de VIC-werkzaamheden over het boekjaar 2021 (en voorgaande boekjaren) zijn bevindingen naar voren gekomen. Om een beeld te geven van de belangrijkste bevindingen en de voortgang daarvan, vatten wij de bevindingen hierna kort samen. Contracten- en verplichtingenbeheer, prestatie akkoord • Aan het (verder) uitwerken/implementeren van een contracten- en verplichtingenadministratie BUCH-breed wordt hard gewerkt. Op basis van interne analyse komt naar voren dat – overall voor ongeveer 50% van de opdrachten een verplichting is geregistreerd (dit zegt overigens nog niet of openstaande verplichtingen zijn bijgewerkt na ontvangst van inkoopfacturen). Kijken we naar de Werkorganisatie BUCH en de vier gemeenten afzonderlijk, dan is het beeld dat de Werkorganisatie BUCH voor bijna 80% van de opdrachten een verplichting heeft opgenomen; bij de gemeenten is dat ca. 35%. Dit is een lichte verbetering ten opzichte van het vorige jaar (dat was circa 25%); • Contractenbeheer heeft een hoge prioriteit vanuit het BUCH-bestuur en is opgenomen in het project ‘Harmonisatie’. Hiervoor is op 1 september 2021 een projectplan ingediend. Het projectteam gaat zich buigen over welk contractbeheersysteem nodig/wenselijk is, over de planning onderzoek contracten bij I&A en Facilitair.

Dit project loopt door naar 2022/2023; • Bespreek tijdig het stilzwijgend verlengen van (langlopende) contracten. Deze bevinding raakt aanbestedingsrechtelijke, bedrijfseconomisch en/of juridische aspecten. Het betreft hier relatief een beperkt aantal overeenkomsten. Ten aanzien van de ontbrekende contracten inzake huren en pachten is actie ondernomen. Juridische zaken is gevraagd om voor ontbrekende overeenkomsten nieuwe overeenkomsten op te stellen1; • Wij hebben eerder aandacht gevraagd voor het accorderen van de ‘prestatie-akkoord’ door een medewerker die dit als materie-deskundige in redelijkheid kan beoordelen. Het is aan de Werkorganisatie BUCH om hierin qua interne beheersing een passende (praktische) afweging te maken. Aanbestedingen • Het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente wordt nog niet altijd nageleefd. Aanbestedingsdossiers zijn niet in alle gevallen terug te vinden in de organisatie. Dit punt heeft tevens een relatie met het contractenbeheer (zie hiervoor); • Voor Bergen is een inhuuropdracht niet Europees aanbesteed. De rechtmatigheidsfout bedraagt € 294.000 (uw raad is hierover al eerder geïnformeerd).

Jeugdhulp, Wmo en Participatie • Er wordt aandacht gevraagd voor controle op de vaststelling van de geleverde zorg ten aanzien van de Wmo en de Jeugdhulp; • Een (zichtbare) vaststelling van de woonplaats en identiteit van cliënten Wmo ontbreekt in voorkomende gevallen in de dossiers. Het vaststellen van de identiteit zeker in coronatijd – op afstand - blijft overigens lastig. Wij kwalificeren deze bevinding als een formeel rechtmatigheidsaspect.

1 Uit de 3e tertiair VIC 2021 zijn van de 27 uitgevoerde deelwaarnemingen op contracten (BUCH-breed) voor 4 opdrachten

de overeenkomsten niet (meer) aanwezig of terug te vinden.

8

Ontvangen subsidies • Op dit moment ontbreekt ‘grip’ op de volledigheid en de status van inkomende subsidies. Dit zijn zowel incidenteel ontvangen subsidies van het rijk of provincie, maar tevens subsidies die via de SiSa-systematiek door uw gemeente moeten worden verantwoord. Afspraken over de verantwoordelijkheid van subsidieprojecten en subsidiedossiers is nog niet goed ingeregeld in de Werkorganisatie BUCH en verdient aandacht. Overige procesbevindingen • Er is in 2021 geen interne controle uitgevoerd op de (lopende) grondexploitaties. Wij hebben dit voor 2021 zelf uitgevoerd. We ondersteunen het advies van de VIC dat dit aspect vanaf 2022 (dan wel 2023) onderdeel zal zijn van de rechtmatigheidsverantwoording en dat uw gemeente de mutaties in de grondexploitaties zelf moet toetsen op rechtmatigheid. • Bij het proces omgevingsvergunningen is nog sprake van hoge werkvoorraden (en achterstanden) waarbij het wegwerken van aanvragen de hoogste prioriteit heeft gekregen. Aan interne controle wordt daarom minder tijd besteed en de gemeente loopt risico dat afwijkingen of fouten (te) laat worden ontdekt waardoor mogelijk opbrengsten worden gemist. Uit de deelwaarnemingen zijn overigens geen fouten vastgesteld. 3.4

Aanbestedingen

Voor het vaststellen van de rechtmatigheid en de volledigheid van de Europese aanbestedingen inzake externe inhuur is door de VIC opnieuw een (gegevensgerichte) crediteuren-analyse opgezet en uitgevoerd. De analyse bouwt voort op de analyse die bij de voorgaande controles beschikbaar was en door ons is beoordeeld. De analyse heeft betrekking op de periode 2018-2021 (referentie van 4 jaar). De focus eindejaars is gericht op die leveranciers (‘externe inhuur’) die de Europese drempel voor diensten mogelijk (al) overschrijden. Dit kan duiden op een eventuele onrechtmatigheid. Afhankelijk van de motivatie bij de besluitvorming en de feiten en omstandigheden rondom de externe inhuur kunnen de met de inhuur samenhangende uitgaven al dan niet als rechtmatig worden gekwalificeerd. Het vaststellen of daarvan sprake is blijft veelal complex en is en blijft onderhevig aan interpretatie. Bevindingen uit de spend-analyse voor gemeente Bergen Op basis van de uitgevoerde spend-analyse tot en met december 2021 (d.w.z. toets op volledigheid van alle inhuurfacturen) en aanvullende dossierdeelwaarnemingen op inhuurdossiers is voor de gemeente Bergen een inhuuropdracht als onrechtmatig gekwalificeerd. De omvang van de fout is vastgesteld op € 394.000.

Effect interne controles Wij constateren dat de bevindingen en waarschuwingen vanuit de interne controles mede hebben geleid tot het nemen van acties bij de verschillende domeinen. Sommige opdrachten zijn beëindigd (opdrachten die ‘op scherp’ stonden), en er is opnieuw aanbesteed conform de geldende procedures. Deze opdrachten zijn dan niet (meer) als onrechtmatig gekwalificeerd.

9

3.5

Opvolging bevindingen interim-controle

Conform onze opdracht hebben wij alle relevante controlebevindingen in onze managementletter 2021 verwoord. De interim-controle is vooral gericht op de kwaliteit van de interne beheersing, inclusief het rechtmatigheidsbeheer, en voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening. Onze belangrijkste bevindingen en adviezen uit de interim-controle zijn, samen met de voortgang resp. opvolging ervan, in onderstaande tabel op hoofdlijnen samengevat weergegeven, overigens voor zover niet elders in deze rapportage toegelicht. Wij gaan er vanuit dat ter bewaking van de voortgang, ook voor 2022, een follow-up wordt bijgehouden waarmee de ontwikkelingen rondom aanbevelingen uit de laatste managementletter, maar ook uit eerdere accountantsrapportages en VIC-rapportages, worden bewaakt. De hieronder gemelde status/voortgang per aanbeveling, is mede daaraan ontleend. nr.

Aanbeveling managementletter

Opvolging aanbeveling (status mei 2022)

1

Naleven interne regels zoals vastgelegd in de budgethoudersregeling (2020) verdient aandacht.

2.

Actualiseer VIC-plan voor 2022 in verband met de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Focus op de belangrijkste frauderisico’s die zich kunnen voordoen. Voer specifieke interne controle(s) uit als onderdeel van de VIC en rapporteer hierover.

Vanwege COVID-19 en personele wisselingen zijn geplande bewustwordingssessies in 2021 nog niet afgerond. Dit wordt in de loop van 2022 verder opgepakt zo is ons medegedeeld. Het intern controleplan 2022 is in concept opgesteld maar moet nog worden vastgesteld door het MT van de Werkorganisatie BUCH. Frauderisicoanalyse is in 2021 geactualiseerd en in het bestuur van de BUCH als in het college besproken. Aanbeveling om uitwerking te koppelen aan het geactualiseerde VIC-plan voor 2022 blijft staan. Controle op de levering van zorg wordt meegenomen in regiegesprekken. ID-check wordt grotendeels vastgelegd in de applicatie Suites4 SociaalDomein. Het vaststellen van de identiteit is tevens onderdeel van de IC 2021. In de IC eindrapportage zijn geen afwijkingen vastgesteld. Er heeft een inhaalslag plaatsgevonden eind 2021/begin 2022. Ons is medegedeeld dat de werkvoorraad de laatste maanden weer is opgelopen. Er geldt een afhandeltermijn van 6 weken na indienen van een aanvraag. Deels geborgd via de controlemaatregelen in de applicatie Suites; deels via WNK, buiten de Suites om. Ontvangen facturen en betalingen aan WNK zijn onderdeel van de IC. Er zijn geen afwijkingen gebleken. Team Security heeft een (concept)beleid ‘logische toegang’ voorbereid en aan Team Digitaal aangeleverd. Ons is medegedeeld dat in 2e kwartaal 2022 het beleid wordt geïmplementeerd.

3.

4.

Vastlegging controle geleverde zorg Jeugdhulp en Wmo alsmede vaststelling identiteit bij zorgtoewijzing.

5.

Bij de Wmo zijn vanwege de hogere zorgvraag, alsmede door COVID-19/ziekte-uitval en personele wisselingen achterstanden ontstaan, waardoor de werkvoorraden zijn opgelopen.

6.

Controle op de juistheid van ontvangen facturen trajecten re-integratie (Loonkostensubsidie).

7.

Zorg voor periodieke reviews van de toegangsrechten voor de kernapplicaties Centric Key2Financiën en Suite4 SociaalDomein. Een autorisatiematrix kan als basis kan dienen, maar is nog niet beschikbaar.

10

nr.

Aanbeveling managementletter

Opvolging aanbeveling (status mei 2022)

8.

Stel een planning op voor het actualiseren van verordeningen, nota’s en statuten (juridisch control).

9.

Bewaak de organisatorische en financiële aspecten ten aanzien van de ontvlechting vanuit de BUCH naar de nieuwe uitvoeringsorganisatie Sociale Onderneming Regio Alkmaar (SORA).

10.

Voortgang vennootschapsbelasting.

De Financiële verordening, Nota vaste activa, Nota reserves en voorzieningen, Nota weerstandsvermogen en risicomanagement en Nota kostentoerekening tarieven zijn in concept gereed. De verwachting is dat deze nota’s na het zomerreces 2022 door de raad worden vastgesteld en een ingangsdatum hebben van 1 januari 2023. De begroting 2023 van de gemeenschappelijke regeling Zaffier (SORA) staat geagendeerd voor de raadsvergadering van juni 2022. De begrotingswijziging (programmabudget/bijdrage aan Zaffier) is onderdeel van het begrotingsproces 2023. Aangifte Vpb 2020 is ingediend bij de Belastingdienst. Volgens uw fiscaal bureau is vooralsnog alleen de verkoop van (afval)grondstoffen een belastingplichtige activiteit. Vanaf 2021 komt daar een aanvullende opslag van 5% over de baten voor het ophalen van niet-huishoudens bij. De grondexploitaties zullen mogelijk vanaf 2021 onderdeel gaan uitmaken van de Vpb-aangifte (Small Five).

Wij zien, niet alleen in deze aanbevelingen, maar ook in de VIC-bevindingen op procesniveau dat aanbevelingen soms langer gehandhaafd blijven. Het geeft aan dat de organisatie nog niet alle stappen heeft gezet om deze bevindingen volledig op te pakken.

11

4.

CORONACRISIS

4.1

Effecten Corona crisis

De Coronacrisis had ook in 2021 nog op vele fronten invloed op het gemeentelijk handelen. Natuurlijk de lockdown in de eerste maanden van het jaar en de beperkende maatregelen die met het begin van de winter werden ingevoerd. Maar ook omdat veel in 2020 door het Rijk ingezette steunmaatregelen voortgezet werden; evenals het doorzetten van de gemeentelijke steunmaatregelen waarmee de raad akkoord is gegaan. Andere expliciete effecten van de crisis, zoals het thuiswerken, leken in 2021 minder invloed te hebben op het functioneren van de gemeente; de organisatie heeft er zich er inmiddels op ingesteld. In de jaarrekening wordt er in de inleiding kort stilgestaan bij de invloed van de crisis voor de burgers en de effecten ervan op het handelen van de gemeente. In de paragraaf H ‘Coronacrisis’ wordt verslag gedaan van de financiële gevolgen van de crisis, weergegeven voor elke programma(onderdeel) waartoe door de raad en het college besloten is. Uit de tabel blijkt dat de omvang van de maatregelen, in aantal en aard, maar zeker ook in euro’s nog best groot was: tot eind 2021 was het totaal aan apart te onderkennen hogere uitgaven voor de corona-maatregelen circa € 0,68 miljoen; de inkomstenderving bedraagt € 1,3 miljoen.

Natuurlijk is het lastig om alle corona-kosten apart zichtbaar te maken, vele extra-uitgaven zitten verweven in de reguliere processen; desondanks geeft de paragraaf een goede inkijk. Uit het overzicht blijkt ook dat, in elk geval voor 2021, de uitkeringen en compensaties van het Rijk voor een veelheid van de maatregelen vooralsnog de extra lasten afdekken: per saldo – over 2021 - heeft de gemeente een tekort berekend van afgerond € 1,3 miljoen. De paragraaf geeft inkijk over de korte en lange termijn effecten als gevolg van de COVID-19. Pas in 2022 (2023) zal meer duidelijkheid ontstaan over de uiteindelijke financiële gevolgen voor Bergen. Wij gaan hieronder nader in op een specifieke corona-maatregel, de Tozo. Deze steunmaatregel is in 2020 ingevoerd maar is qua financiële omvang in 2021 veel minder omvangrijk dan vorig jaar. 4.2

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis, is in 2021 doorgezet. De verlenging ging steeds in stappen, in 2021 zijn respectievelijk Tozo 3, 4 en 5 uitgebracht, waarbij elke nieuwe deelregeling met scherpere voorwaarden omgeven was. Dat blijkt ook uit de aantallen aanvragen en toekenningen; deze nemen in aantallen flink af.

12

Uitkering Rijk en doorbetaling Halte Werk Bergen heeft voor 2021 een bedrag van € 2,1 miljoen als voorschot ontvangen van het Rijk en dit bedrag is doorbetaald aan Halte Werk. De gemeente heeft inmiddels een voorlopige afrekening van Halte Werk ontvangen inzake de Tozo. Hieruit lezen wij af dat in 2021 Halte Werk een bedrag van € 1,84 miljoen aan uitkeringen (inclusief uitvoeringskosten) heeft verstrekt. Per saldo heeft gemeente Bergen € 0,26 miljoen terugontvangen van Halte Werk. Omdat de Tozouitkering budgetneutraal is heeft Bergen ultimo december 2021 in de balans een verplichting opgenomen aan het Rijk. Beoordeling Tozo-uitkeringen 2021 Halte Werk maakt voor de interne controles gebruik van signalen die het Inlichtingenbureau geeft. Het Rijk heeft in het najaar 2020 het Inlichtingenbureau gevraagd een digitaal vraagpunt te ontwikkelen om via data-vergelijking met bestanden van verschillende rijksinstellingen (RvlG, UWV, Belastingdienst, KvK, DJI, CJIB, Duo) te signaleren of er mogelijke aandachtspunten en/of belemmeringen zijn voor de rechtmatige verstrekking van de Tozo-uitkering. Deze signalen heeft Halte Werk gebruikt bij haar actieve beoordeling van de uitkeringen en de accountant van Halte Werk heeft, zo lezen wij in het controlememorandum, vastgesteld dat deze werkzaamheden zijn uitgevoerd conform het intern controleplan.

Voorts is verwoord dat voor alle Tozo verstrekkingen de IB-signalen zijn opgevraagd, en daar waar nodig in lijn met het door uw college vastgestelde M&O beleid, is onderzocht. De accountant van Halte Werk heeft geen afwijkingen gerapporteerd. Afwikkeling mag ook in 2022 (of later) Het rijk heeft ingezien dat de materie complex is en de uitvoering van beoordelingen door allerlei oorzaken pas laat op gang kwam. Daarom werd er gelegenheid gegeven om toezicht, controles etc. op de verstrekkingen uit 2020 ook in 2021 uit te voeren. Het is toegestaan om de afwikkeling van uitkeringen uit 2021 ook nog in 2022 vorm te geven. De verantwoording over 2021 is dus niet de definitieve opgave, correcties kunnen ook in de Sisa-verantwoording over 2022 worden meegenomen. Auditinstructies en controleverklaring 2021 Wij hebben op 23 december 2021 de accountant van Halte Werk opnieuw auditinstructies toegezonden. Hiermee wordt vooraf duidelijk welke informatie aanvullend aan ons moet worden overgelegd t.b.v. SiSa-controle. Het betreft niet alleen de Tozo, maar ook de verantwoording van de BBZ (Besluit bijstandverlening zelfstandigen). De accountant van Halte Werk heeft ons op 4 april 2022 een gewaarmerkte SiSa-verantwoording 2021, een controlememorandum en een goedkeurende controleverklaring toegezonden.

13

5.

WMO, JEUGDHULP EN PGB’s

In dit hoofdstuk gaan wij in op de stand van zaken met betrekking tot de verantwoording van de bestedingen Wmo en Jeugdhulp, inclusief de Persoonsgebonden budgetten over 2021 (Pgb’s). 5.1

Interne beheersing Jeugdhulp en Wmo

De processen rondom het sociaal domein zijn in de interne controle betrokken en er zijn periodieke aansluitingen gemaakt tussen de sub-administratie Suites4 SociaalDomein en de financiële administratie Key2Financiën. Ook blijkt uit de uitgevoerde interne controles dat er in algemene zin systematisch en beheerst wordt gewerkt, dat besluiten rechtmatig zijn en financiële en administratieve gegevens voldoende betrouwbaar worden vastgelegd. In de (aparte) IC rapportages wordt consequent weergegeven in hoeverre verbeterslagen zijn gerealiseerd en/of follow up van bevindingen/adviezen zijn uitwerking heeft. Declaraties ingediend buiten het gegevensknooppunt om worden via de applicatie Suites voor het sociaal domein verwerkt, waardoor zo veel mogelijk een administratieve aansluiting blijft bestaan tussen de (sub-)administraties. 5.2

Afrekenovereenkomsten 2021

Net als voorgaande boekjaren zijn voor de Wmo en Jeugdhulp afrekenovereenkomsten opgesteld met zorginstellingen. Hiermee wenst de gemeente meer zekerheid te verkrijgen over de waarde van de zorgleveringen en is het de bedoeling dat wordt voorkomen dat achteraf nog onverwachte (hoge) declaraties worden ingestuurd. Voor de beoordeling in het kader van de jaarrekening zijn de verstuurde (getekende) overeenkomsten, de boekingen in 2021/2022 in de Suites en de ontvangen en productieverantwoordingen voorzien van controleverklaringen van de zorgleveranciers het basis-uitgangspunt geweest voor de vaststelling van de jaarlast 2021 Wmo en Jeugdhulp. Op 12 april 2022 hebben de meeste instellingen hun productieverantwoording inclusief controleverklaring ingediend (althans voor zover ze dat volgens het protocol verplicht zijn). Als wij kijken naar het aangeleverde jaarwerk 2021 zien wij de volgende stand van zaken resp. ontwikkelingen: • Indien een productieverantwoording lager is dan reeds gedeclareerd via het berichtenverkeer is de waarde van de ingediende declaraties als basis genomen voor de verantwoording (voorzichtigheid).

En als er geen productieverantwoording over 2021 is ontvangen, dan is de waarde van de ingediende declaraties de basis voor het jaarwerk (dit komt bijna niet voor); • De aanlevering van de jaarcijfers 2021 inzake Wmo en jeugdhulp is op 12 april 2022 opnieuw beoordeeld ten opzichte van de voorlopige cijfers per 26 januari 2022. In de definitieve concept jaarrekening 2021 zijn na aanpassingen de verschillen voor uw gemeente heel beperkt. Echter, ook na de laatste peildatum van 12 april jl. gaat de facturatie in de Suites gewoon door en komen er mogelijk toch nog declaraties binnen over voorgaande periode(n). De hiermee samenhangende afwijkingen zullen in de administratie en jaarrekening 2022 worden verantwoord;

14

• In het afsluitend intern memorandum 2021 heeft Domein Samenleven aangegeven dat er nog enkele onzekerheden zijn die mogelijk een effect kunnen hebben op de uiteindelijke jaarlast en de openstaande verplichting. Dit betreft de nabetaling aan het Horizon i.v.m. de beschikbaarheidstoeslag (regionaal opgepakt), maar waarvan de omvang nu nog niet bekend is. Daarnaast zijn enkele ontvangen productieverantwoordingen hoger dan de gedeclareerde bedragen via het berichtenverkeer. De verschillen worden intern nog nader uitgezocht en dit kan er toe leiden dat een instelling de declaraties mogelijk toch nog kan indienen. De verwerking vindt in dat geval plaats in de jaarrekening 2022. 5.3

Beoordeling status productieverklaringen 2021

De cliëntgebonden kosten Jeugdhulp bedragen over 2021 afgerond € 4,9 miljoen; voor de Wmo is dat een bedrag van € 2 miljoen voor de huishoudelijke hulp en de begeleiding. Deze bestedingen zijn grotendeels (88% resp. 90%) onderbouwd met een productieverklaring en/of controleverklaring. Concluderend stellen wij vast dat de verantwoorde Jeugdhulp en Wmo over 2021 grotendeels wordt afgedekt met goedkeurende controleverklaringen inzake een getrouwe en rechtmatige besteding van de geleverde zorg. Van een beperkt aantal instellingen ontbreken bij het afsluiten van de controle nog de productieverklaringen en/of controleverklaringen. Wij hebben voor de rechtmatigheid voor zover niet afgedekt op basis van de aangeleverde documenten en bescheiden per 12 april 2022 een bedrag van maximaal € 195.000 als onzeker aangemerkt. 5.4

Persoonsgebonden budgetten (de SVB)

Een deel van de Wmo- en Jeugdhulp wordt verstrekt in de vorm van persoonsgebonden budgetten (pgb’s). Deze pgb’s worden door de gemeente toegekend, maar het administratieve beheer wordt door de Sociale Verzekeringsbank (SVB) verzorgd. De toekenning van pgb’s door de gemeente wordt, bij de algemene beoordeling van de toekenningen Jeugdhulp en Wmo, door de interne controle beoordeeld en de conclusie daarvan is, zoals hiervoor al weergegeven dat deze toekenningen rechtmatig zijn en juist verantwoord en doorgegeven aan de SVB. Inmiddels heeft de SVB bij de verantwoordingen Wmo en Jeugdzorg 2021 op 14 maart 2022 een oordeel met beperking ontvangen voor de getrouwheid en met een oordeel rechtmatigheid: onrechtmatig. Voor de feitelijke levering van de zorg en de verantwoording van de feitelijke kosten is de gemeente afhankelijk van de SVB. De SVB heeft aan de gemeente projectiebrieven gestuurd voor de Wmo en Jeugdzorg met de (geprojecteerde) onrechtmatigheden in de declaraties Pgb. De hiermee samenhangende rechtmatigheidsfout bedraagt afgerond € 31.000,-.

15

6.

ADMINISTRATIE EN FINANCIEEL RESULTAAT

6.1

Jaarrekeningproces en planning

Medio maart 2022 hebben wij de concept jaarrekening 2021 van de gemeente Bergen ontvangen. Het aanleverdossier was voldoende om de controle op te starten. Verschillende onderdelen van de jaarrekening zijn later aangeleverd en/of na actualisatie aangeleverd. Dit betreft onder meer de laatste onderdelen voor de SiSa. De jaarrekeningcontrole is dit boekjaar eerder is opgestart dan voorgaande jaren. Maar omdat niet het gehele dossier in een keer kon worden aangeleverd (SiSa, vanwege aanlevering externe partijen) constateren we dat de doorlooptijd langer is dan ingeschat. Ook heeft COVID-19 en het grote aantal aan nieuwe SiSa-regelingen impact gehad op uw en onze planning. Dit zien we overigens bij de meeste van onze gemeenten terug. 6.2

Begrotingsrechtmatigheid

Voor de rechtmatigheidscontrole gaan wij onder meer na of de financiële beheers handelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de raad geautoriseerde programmabegroting. Daarbij gebruiken wij zowel de budgetspelregels die u met het college heeft afgesproken, als ook de rechtmatigheidscriteria die de commissie BBV in de meest recente Kadernota heeft vastgelegd. Uit het jaarverslag 2021 blijkt dat er op programma 3 en 4 overschrijdingen hebben plaatsgevonden op de lasten ten opzichte van de begrote lasten 2021 na begrotingswijziging. Omdat de overschrijdingen op programmaonderdelen uitgaan boven de door de raad gestelde rapporteringsgrens van € 75.000 presenteren wij deze hieronder. Omschrijving programma(onderdelen)

overschrijding van de lasten

03. Wonen, duurzaamheid, beheer en onderhoud 04. Algemene dekkingsmiddelen, overhead, vpb ca.

€ 1.128.000 € 482.000

Analyse en weging over- en onderschrijdingen Wij hebben de overschrijdingen op de betreffende programma’s geanalyseerd. De grootste overschrijding op programma 3 betreft programmaonderdeel 3a Wonen en leefomgeving. Voor de grondexploitatie Small Five is voor twee van de vijf exploitaties conform het BBV een verliesvoorziening gevormd van € 560.000. Voorts zijn er in 2021 een groot projecten opgestart en in ontwikkeling. Tegenover de hogere geraamde kosten van € 893.000 staan gerelateerde hogere opbrengsten. De overschrijding op programma 4 is de overhead (onderdeel 4b). De hogere bijdrage aan de Werkorganisatie BUCH, waar de raad in de vergadering van januari over is geïnformeerd, houdt verband met de uitgaven inzake COVID-19 waartegenover de gemeente Bergen ook een deels hogere bijdrage heeft ontvangen vanuit het Rijk. De (hogere) bijdrage is gebaseerd op de vigerende contributieverordening en de afspraken die daarin zijn gemaakt.

16

Conclusie rechtmatigheid De uitgaven passen binnen het bestaande beleid. De overschrijding telt niet mee voor ons oordeel rechtmatigheid. Door het vaststellen van de programmarekening 2021 door de raad waarin de overige uitgaven (en ontvangsten) zijn opgenomen, worden deze posten geautoriseerd en zijn hiermee rechtmatig. Wij zijn bij onze oordeelsvorming rechtmatigheid hiervan uitgegaan. 6.3

Administratievoering en budgetbeheer

Vast onderdeel van de accountantscontrole is de beoordeling van de kwaliteit van de financiële administratie alsmede de overige administratieve vastleggingen. Wij hebben bij de jaarrekeningcontrole 2021 de stand van zaken ten aanzien van tussenrekeningen en overlopende activa en passiva (transitoria), alsmede de mutaties in kredieten, reserves, voorzieningen en memoriaalboekingen beoordeeld. Wij hebben geconstateerd dat er geen achterstanden zijn in de financiële administratie. Balansposten, inclusief memoriaalboekingen, zijn in het algemeen onderbouwd met onderliggende specificaties. Budgetbeheer vraag aandacht Wij lezen in de jaarrekening en in toelichtingen en/of onderbouwingen in het aanleverdossier dat er regelmatig afwijkingen zijn die niet (tijdig) zijn opgemerkt of aangepast en dat vervolgens correcties moeten plaatsvinden. Wij hebben begrepen dat er in het kader van de voorbereidingen voor de P&C documenten relatief veel correcties moeten worden doorgevoerd in de concept documenten, mede op aangegeven van de gemeentecontroller. Dit raakt mede de kwaliteit van het budgetbeheer. Alhoewel wij ons ook realiseren dat niet ‘alle’ afwijkingen voorzienbaar zijn, hebben wij uw college wel gevraagd hieraan aandacht te laten besteden door het MT van de Werkorganisatie BUCH.

Overige bevindingen Wij plaatsen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole nog de volgende kanttekeningen: • Bergen heeft onder de kortlopende activa over de boekjaren 2018-2021 in het kader van de koepelvrijstelling een ‘BTW vordering’ openstaan van afgerond € 0,97 miljoen. Het bestuur van de Werkorganisatie BUCH heeft destijds een bezwaarschrift ingediend tegen het vervallen van de koepelvrijstelling BTW. Het BUCH bestuur heeft tevens aangegeven dat als het bezwaar wordt afgewezen de BUCH in beroep zal gaan. Het moge duidelijk zijn dat door het verstrijken van de tijd de vordering oploopt en dat de uitkomst onzeker is. Wij hebben uw college geadviseerd hierover een standpunt in te nemen; • In de jaarrekening 2021 heeft een beperkte vrijval plaatsgevonden van de post voorziening dubieuze debiteuren. Ook is er meer verhaald op openstaande debiteuren dan ingeschat, dit ondanks de coronacrisis. Een en ander betekent dat Bergen tot op heden in beperkte mate ‘last’ heeft gehad van COVID-19 althans voor 2021.

Afgewacht moet worden hoe een en ander in 2022 gaat verlopen als de vele steunmaatregelen zijn vervallen; • We hebben afgesproken dat Bedrijfsvoering volgend jaar specifiek aandacht zal besteden aan het onderdeel ‘niet uit de balans blijkende verplichtingen’ (gaat om inzicht in de financiële verplichtingen voor de gemeente langer dan een jaar; dit raakt het contractenbeheer); • Ten aanzien van het facilitaire grondbeleid is er voor € 961.000 aan vorderingen opgenomen (verhaalbare kosten) op de balans per 31 december 2021. We hebben van uw gemeente onderliggende anterieure overeenkomsten (AOK) ontvangen. We hebben de ontvangsten van deze vorderingen nog niet kunnen vaststellen.

17

6.4

Uitbesteding van de gemeentelijke belastingen en leges

Wij hebben vastgesteld dat de accountant van Cocensus bij de financiële verantwoording 2021 inzake de belastingopbrengsten en de belastingdebiteuren ten behoeve van de gemeente Bergen op 10 februari 2022 een goedkeurende controleverklaring heeft verstrekt. Wij herhalen dat de accountant alleen de verwerkte mutaties bij Cocensus beoordeelt (en gaat verder niet na of de verwerking volledig is, dit is de verantwoordelijkheid van de gemeente Bergen). Periodieke afstemming tussen de gemeenten en Cocensus is dan ook een blijvend aandachtspunt. In het toegezonden controlememorandum over 2021 heeft de accountant van Cocensus geen bijzonderheden gerapporteerd. 6.5

Opmerkingen jaarverslaggeving

De jaarstukken (jaarrekening en het jaarverslag) dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV geeft voor de opzet en de inrichting begroting en de jaarstukken van gemeenten de wettelijke kaders aan. Bij onze controle toetsen wij of de jaarrekening (het financiële verantwoordingsdocument) voldoet aan de formele aspecten van het BBV. Conform de verslaggevingsvoorschriften zijn wij nagegaan of het jaarverslag tenminste de (minimale) wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat met de jaarrekening. Op basis van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat het jaarverslag niet in strijd is met de jaarrekening. 6.6

Programmarekening van baten en lasten

Het voordelig resultaat over 2021 bedraagt na het verwerken van de mutaties in de reserves € 1.317.000 ten opzichte van een bijgestelde begroot voordelig resultaat van € 608.000. Het saldo van baten en lasten na begrotingswijziging is € 4.083.000 voordelig; het werkelijke saldo van de baten en lasten komt uit op een bedrag van € 5.200.000 voordelig. Dit resultaat laat zich als volgt nader verklaren: (in € 1.000)

begroting na wijziging 4.083 -3.475 608

Saldo van baten en lasten Saldo mutatie reserves Gerealiseerd saldo van baten en lasten

Realisatie

Afwijking

5.200 -3.883 1.317

1.117 -408 709

In de programmarekening is een uitvoerige toelichting gegeven op de verschillen tussen de ramingen en de realisatie. Met het besluit waarmee u de programmarekening vaststelt, wordt het resultaat bestemd en wordt de gerealiseerde afwijking door uw raad geaccordeerd.

18

7.

BALANS EN FINANCIELE POSITIE

7.1

Ontwikkeling eigen vermogen

Het eigen vermogen van de gemeente bedraagt ultimo 2021, inclusief het resultaat na bestemming, in totaal € 24,2 miljoen. Hiervan heeft € 15,6 miljoen betrekking op de bestemmingsreserves. In de onderstaande tabel is de financiële positie gespecificeerd. (in € 1.000)

Algemene reserve Bestemmingsreserve Saldo rekening Totaal eigen vermogen

begin 2021

eind 2021

toe/afname

39.858 1.523 -149 41.232

43.638 1.477 1.317 46.432

3.780 -46 1.466 5.200

De bestemmingsreserves zijn per saldo nagenoeg gelijk gebleven (hierin is de resultaatbestemming 2021 nog niet verwerkt). Uit de toelichting op de balanspost eigen vermogen blijkt dat de grootste mutaties de onttrekking van € 550.000 uit de bestemmingsreserve Bouwkosten en verhaal. In 2021 is de bestemmingsreserve RO-projecten ingesteld en er is € 500.000 toegevoegd. In 2021 is een bedrag van € 236.000 aan ‘niet verhaalbare’ projectkosten niet gedekt uit de bestemminsgreserve RO-projecten. Een besluit hierover is niet door het college is genomen. Er is geen ‘een op een relatie’ tussen de projecten en de reserve, anders dan dat de reserve is ingesteld voor kosten van planontwikkelingen. Voor projectenkosten in 2022 dient tijdig budget te worden aangevraagd. Wij hebben bij onze controle vastgesteld dat de mutaties in de reserves rechtmatig zijn en zijn gebaseerd op raadsbesluiten. 7.2

Actualisatie grondexploitaties

Wij hebben kennis genomen van de (concept) Nota Actualisatie Gebiedsontwikkeling 2022 (NAG). Met dit document wordt voldaan aan de bepalingen zoals opgenomen in de Notitie BBV. De gemeenteraad zal de actualisatie van de grondexploitaties nog vaststellen. De cijfers zoals opgenomen in de actualisatie zijn verwerkt in de jaarrekening 2021 van de gemeente Bergen en wij gaan ervanuit dat de cijfers in de NAG ook niet meer worden gewijzigd. In de actualisatie zijn de prognoses bijgesteld. In Bergen is er op dit moment één actieve grondexploitatie: de Small Five. Dit zijn een 5-tal exploitaties op het grondgebied van de gemeente Bergen ten hoeve van de realisatie van sociale huurwoningen. Daarnaast lopen er diverse andere projecten, waarbij de gemeente Bergen eigenaar is van de gronden (deze staan opgenomen onder de balanspost materiele vaste activa) dan wel dat uw gemeente een faciliterende rol heeft.

19

De boekwaarde van de balanspost Voorraden bestaat uit het onderhanden werk (w.o. bouwgronden in exploitatie) en bedraagt ultimo december 2021 - € 339.000 (2020: € 43.000). In de balanspost Voorraden is ook het pand van de Rabobank verantwoord (boekwaarde € 1.045.000). De intentie was om het pand te vervreemden, maar zal naar verwachting dit jaar worden ingebracht in de grondexploitatie. De Small Five In de concept NAG 2022 is de actieve grondexploitatie geactualiseerd. De gemeente Bergen brengt zowel eigen grond in alsmede de boekwaarde van het Rabobankgebouw. Omdat sprake is van vijf afzonderlijke projecten met een eigen exploitatie is bij de actualisatie hiermee rekening gehouden. De exploitaties Rabobanklocatie en Elkshove zijn verliesgevend. In de jaarrekening 2021 is hiervoor een verliesvoorziening gevormd van € 560.000. Voor de drie andere locaties wordt een positief resultaat verwacht van € 810.021 (op basis van netto contante waarde per 1 januari 2022). In 2021 zijn er ten aanzien van de Small Five alleen plankosten en rente verantwoord (€ 180.000). In de voorliggende actualisatie is rekening gehouden met inflatie, stijgende kosten van bouwmaterialen, de krapte op de arbeidsmarkt, alsmede met extra kosten voor realisatie van parkeervoorzieningen. 7.3

Voorzieningen en claims

Blijkens de jaarrekening bedraagt de stand van de voorzieningen per einde 2021 € 9.480.000. Uitgaven ten laste van voorzieningen worden, conform het BBV, rechtstreeks via de balans geboekt. De door de raad geaccordeerde dotaties aan deze voorzieningen lopen via de rekening van baten en lasten. De grootste voorzieningen qua financiële omvang zijn de voorziening wethouderspensioenen (€ 3,6 miljoen), de vaststellingsovereenkomst Harmonielocatie (€ 2 miljoen) en de voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen en woningen (€ 2,3 miljoen). We hebben hierbij geen bijzonderheden op te merken. Wachtgeld voormalig wethouders De voorziening Wachtgeld voormalig wethouders bedraagt ultimo december 2021 € 9.000. Wethouders die meer dan twee jaar een politieke functie hebben uitgeoefend kunnen mogelijk recht op maximaal 3 jaar en twee maanden wachtgeld. In de basis geldt dat als een wethouder in een nieuwe functie evenveel of meer verdient, het recht op wachtgeld vervalt. Het recht op wachtgeld kan onder voorwaarden herleven. Wij hebben begrepen dat er voor het vorige college voor de wethouders geen wachtgeldverplichtingen zijn. Een en ander betekent dat ultimo 2022 in verband met het mogelijk aantreden van nieuwe wethouders deze voorziening dient te worden geactualiseerd op basis van dan bekende gegevens.

Claims Wij hebben op basis van de beschikbare informatie beoordeeld voor welk concreet aanwezige claims (nog) een voorziening gevormd dient te worden in de jaarrekening. Ingevolge ons verzoek hebben wij van de huisadvocaat van de gemeente op 17 januari 2022 een brief. Aangegeven is dat er geen procedures lopen. Voor financiële risico’s heeft de gemeente in voldoende mate rekening mee gehouden in de risicoberekeningen, zie hiervoor de paragraaf Weerstandsvermogen.

20

8.

SINGLE INFORMATION EN SINGLE AUDIT (SISA)

8.1

Algemeen

De verantwoording van ontvangen specifieke uitkeringen is als bijlage opgenomen in de jaarrekening. Hiervoor is een specifiek verantwoordingsmodel voorgeschreven. De bijlage is door ons conform de gegeven aanwijzingen van het Rijk gecontroleerd. Voor de hierbij eventueel geconstateerde bevindingen gelden op grond van artikel 5, lid 4 van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zwaardere rapporteringstoleranties dan de tolerantie, welke wij met uw raad zijn overeengekomen voor de controle van de jaarrekening. De controle van de SiSa-verantwoording 2021 heeft dit jaar aanzienlijk meer tijd gekost vanwege de grote toename van het aantal regelingen. De administratieve lastendruk, ook voor uw gemeente, neemt toe en dit is ook in de nieuwe Notitie van de Commissie BADO ‘Specifieke uitkeringen: uitvoerbaarheid en controleleerbaarheid d.d. 20 april 2022 onderkend. 8.2

Toenemend aantal regelingen

Er zijn dit jaar enkele wezenlijke veranderingen, die er mede toe leiden dat het aantal subsidieregelingen waarover Bergen zich moet verantwoorden flink groeit; van 8 naar 17 regelingen. Ad-hoc regelingen De Corona-crisis en de Toeslagen-affaire bij de kinderopvang zorgden in 2020 al voor 3 extra regelingen, dit jaar komen daar nog 5 rijksuitkeringen aan gemeenten bij: de regeling kwijtschelding gemeentelijke belastingen, de kwijtschelding publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangaffaire, de regeling inhalen Covid-19 gerelateerde onderwijsvertragingen, de specifiek uitkering ijsbanen en zwembaden en de ondersteuning naleving controle coronatoegangsbewijzen (de laatste is via de Veiligheidsregio toegekend). Ook dit jaar geldt dat een aantal van deze regelingen snel is ingevoerd, en deze snelheid gaat deels ten koste van zorgvuldigheid. De wijze van verantwoorden is bij de opzet van de regelingen nog niet uitgewerkt en leidt deels tot nadere toelichting of interpretatie achteraf. Minder decentralisatie-uitkeringen De Algemene Rekenkamer heeft op rijksniveau kritiek geuit op de wijze waarop het rijk decentralisatie-uitkeringen beschikbaar stelt aan onder meer gemeenten. Aan decentralisatie-uitkeringen horen door het Rijk, zeer beperkt of geen voorwaarden gesteld te worden, want ze zijn deel van de algemene uitkering.