01 RV bekrachtigen geheimhouding aanbesteding accountant.pdf

Bekrachtigen geheimhouding aanbesteding accountant RAADSVOORSTEL BERGEN Raadsvergadering Voorstelnummer Portefeuillehouder(s) Commissie dd. Team Opsteller(s) Aantal Bijlagen: Onderwerp

:

: 16 december 2021 : : n.v.t. : Commissie van Onderzoek, dd. 8 december : Griffie : R. Slootweg, R.E. de Vries :Bekrachtigen geheimhouding aanbesteding accountant

Voorgesteld besluit :

Op grond van het bepaalde in artikel 25, derde lid van de Gemeentewet in samenhang met artikel 10 eerste lid, sub c en tweede lid sub b en g van de Wet openbaarheid van bestuur de geheimhouding zoals opgelegd door de commissie van onderzoek d.d. 8 december jl. op het raadsvoorstel en raadsbesluit inzake de aanbesteding van de accountant alsmede de inschrijvingen en bijbehorend prijsoverzicht van de marktpartijen en het advies van de beoordelingscommissie te bekrachtigen.

Geheimhouding

Ja

Pagina 1 van 3

Bekrachtigen geheimhouding aanbesteding accountant RAADSVOORSTEL INLEIDING Op 10 juni 2021 heeft u het aanbestedingsdocument voor de aanbesteding van de accountantsdiensten voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo en de Werkorganisatie BUCH vastgesteld. Op 24 augustus 2021 is de aanbesteding gestart. Inmiddels zijn de inschrijvingen ingediend en heeft de beoordelingscommissie advies uitgebracht. De inschrijvingen, het advies van de beoordelingscommissie alsmede het voorstel tot het voornemen tot gunning dienen in beslotenheid te worden behandeld. Middels dit voorstel wordt aan uw raad voorgesteld geheimhouding op desbetreffende stukken te bekrachtigen. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE Aan de aanbesteding van de accountant zijn voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo, de Werkorganisatie BUCH en de betrokken inschrijvers financiële en economische belangen verbonden. Om deze belangen te beschermen, is het van belang dat er geheimhouding op deze stukken rust. TOELICHTING OP HET VOORSTEL Wettelijk kader Artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) geeft gronden weer op basis waarvan informatie, als vervat in documenten, niet openbaar mag of hoeft te worden gemaakt. Het gaat hierbij onder meer om: a.

het verstrekken van informatie over bedrijfs- en fabricagegegevens die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld (artikel 10, eerste lid onder c, van de Wob); b. informatie die de economische of financiële belangen van de gemeente raakt (artikel 10, tweede lid onder b, van de Wob). c. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden (artikel 10, tweede lid onder g, van de Wob). Artikel 25, eerste lid, van de Gemeentewet stelt dat de raad op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wob, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raad worden overgelegd, geheimhouding kan opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de raad haar opheft. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

Waarom is geheimhouding nodig? Het voeren van aanbestedingsprocedures zorgt ervoor dat de gemeente beschikt over bedrijfsgevoelige informatie. Marktpartijen dienen hun inschrijving in vertrouwelijkheid in. Deze inschrijving is in concurrentie gedaan. Niet alleen qua prijs, maar ook bepaalde bedrijfsgeheimen kunnen uit de inschrijving blijken. Marktpartijen moeten erop kunnen vertrouwen dat de inschrijving zoals zij deze hebben gedaan, bij de gemeente blijft berusten en niet in de openbaarheid komt. Dit kan hun positie in de markt schaden. Pagina 2 van 3

Bekrachtigen geheimhouding aanbesteding accountant De ingediende inschrijvingen hebben bovendien hun weerslag op de gemeente en haar financiën. Doordat wordt geselecteerd op de beste prijs/kwaliteit verhouding, maakt de prijs hier een significant onderdeel van uit. Daarnaast is eenduidigheid over de berichtgeving over de voorlopige en definitieve gunning richting de markt van belang. Het betreft hier een aanbesteding voor vijf entiteiten: de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo alsmede de Werkorganisatie BUCH. Het besluitvormingsproces van deze aanbestedende diensten is verschillend. De raden en bestuur van de Werkorganisatie BUCH vergaderen ieder op een ander moment. Pas nadat alle aanbestedende diensten zich hebben uitgesproken over de voorlopige gunning, behoren marktpartijen hiervan in kennis te worden gesteld. Vervolgens hebben zij een termijn van 20 dagen om hiertegen in beroep te gaan. Dit is een wettelijk termijn. De geheimhouding blijft in stand totdat u deze opheft. Zodra de aanbestedingsprocedure is afgerond, ontvangt u een nieuw voorstel waarin u wordt gevraagd de geheimhouding op te heffen voor wat betreft de naam van het accountantskantoor dat de aanbesteding heeft gewonnen. Dit gebeurt nadat de opdracht definitief is gegund. Op de overige stukken het uit aanbestedingsproces blijft geheimhouding rusten. BIJLAGEN n.v.t. ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN n.v.t.

Pagina 3 van 3