Vast te stellen Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

Nota activa en afschrijving Gemeente Beesel

Juli 2023

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

Inhoud

1 Inleiding

3

1.1 Aanleiding 1.2 Doelstelling 1.3 Wettelijk kader 1.4 Leeswijzer

3 3 3 3

2 Activeren van Vaste Activa

4

2.1 Algemeen 2.2 Immateriële vaste activa 2.3 Materiële vaste activa 2.3.1 Investeringen met een economisch nut 2.3.2 Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; 2.3.3 Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut 2.3.4 Onderhoudsuitgave versus investeringsuitgave 2.4 Financiële vaste activa

4 4 6 6 7 7 7 8

3 Kapitaallasten

8

3.1 Afschrijven 3.1.1 Afschrijvingsbasis 3.1.2 Methoden van afschrijving 3.1.3 Afschrijvingsduur 3.1.4 Aanvang van het moment van afschrijving 3.2 Rente

8 9 10 11 12 12

4 Procedure investeringskrediet

15

5 Overzicht uitgangspunten

16

6 Slotbepalingen

17

6.1 Citeertitel 6.2 Inwerkingtreding

17 17

Bijlage 1 Afschrijvingstermijnen

18

2

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

1 Inleiding

1.1 Aanleiding In de financiële verordening is opgenomen: “Het college stelt een nota op met nadere regels ten aanzien van activeren, waarderen en afschrijven in overeenstemming met het BBV” en “De raad stelt deze nota vast”. De huidige nota activa en afschrijvingen dateert uit 2016 en is aan een beperkte herziening toe. Aanleiding is de aanpassing van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de notities rente (2017) en materiële vaste activa (2020) die in dit kader verschenen is, maar ook het formeel vastleggen van de keuzes die in de begroting 2022 en 2023 zijn gemaakt. Dit laatste betreft met name de toerekening van uren aan investeringskredieten en de wijziging van afschrijvingstermijnen.

1.2 Doelstelling De nota activa en afschrijvingen is primair bedoeld als instrument voor de kaderstellende rol van de Raad. De nota vormt daarmee het formele kader voor de investeringen, afschrijvingen en kapitaallasten. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de jaarrekening en de begroting.

1.3 Wettelijk kader De nota Activa en Afschrijvingen is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de raad. Deze nota sluit aan bij de Gemeentewet (artikel 212), bij het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de door de commissie BBV opgestelde notities. Per hoofdstuk verwijzen we naar het wettelijk kader en lichten we dit toe. Daar waar het BBV ruimte biedt aan eigen beleid door de gemeente, geven we in deze nota aan hoe we dit invullen.

1.4 Leeswijzer In deze nota worden uitgangspunten weergegeven in omkaderde tekstvakken. In de voorafgaande teksten wordt een onderbouwing gegeven van het betreffende uitgangspunt. Een overzicht van de uitgangspunten hebben we opgenomen in hoofdstuk 5.

3

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

2 Activeren van Vaste Activa 2.1 Algemeen De Commissie BBV beveelt aan om in de financiële verordening, of in een nadere uitwerking daarvan, op te nemen dat voor het activeren van investeringen aan ten minste één van de hierna opgenomen criteria moet worden voldaan: • een minimumbedrag; • een minimale gebruiksduur Om praktische redenen (veel werk in relatie tot bedrag/gebruiksduur) achten we in de volgende gevallen activeren niet wenselijk: • ingeval van investeringen met een gebruiksduur van drie jaar of minder; en/of • bij investeringen met een verkrijgings-of vervaardigingsprijs van ≤ € 25.000 Deze kosten brengen we in de periode van aankoop ten laste van de exploitatie. Uitgangspunt 1: Investeringen met een gebruiksduur van drie jaar of minder en/of een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van € 25.000 of minder, activeren we niet maar brengen we ten laste van de exploitatie. Of we een actief als vast of vlottend moeten aanmerken, wordt bepaald door de bestuurlijke intentie die bestaat ten aanzien van het desbetreffende actief. Als de intentie is om het actief duurzaam te exploiteren c.q. te gebruiken, dan is het een vast actief. Dit uitgangspunt ligt vast in het BBV. Grondexploitaties maken deel uit van de voorraden en behoren niet tot de vaste activa. Investeringen verantwoorden we op de balans onder de post vaste activa.

Onder deze post onderscheiden we conform het BBV de volgende vaste activa: • immateriële vaste activa; • materiële vaste activa; • financiële vaste activa. We lichten dit toe in de paragrafen 2.2 t/m 2.4.

2.2 Immateriële vaste activa Immateriële vaste activa zijn net als de materiële vaste activa niet financieel van aard. ln tegenstelling tot materiële vaste activa zijn ze echter niet stoffelijk (niet tastbaar). Het BBV staat slechts in zeer beperkte mate de activering van immateriële investeringen toe. Bovendien is de activering van immateriële investeringen niet verplicht. Het BBV geeft aan dat we uitsluitend als immateriële vaste activa mogen opnemen: a) kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; b) kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. c) bijdragen aan activa in eigendom van derden In het BBV staat dat we alle activa, dus ook de immateriële vaste activa, moeten waarderen op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Eventuele van derden verkregen specifieke investeringsbijdragen mogen we in mindering brengen op het geactiveerde bedrag. Hierbij moeten we de verkregen bijdrage als baat verantwoorden.

4

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

a) Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio (Dis)agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het lagere of hogere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. In het BBV is bepaald dat we passiva, waaronder dus schulden, moeten waarderen tegen de nominale waarde. Dat betekent dat we aangegane geldleningen voor het totaalbedrag van de aangegane schuld moeten opnemen op de balans. Het verschil tussen het schuldbedrag en het uitgekeerde bedrag, het (dis)agio, kunnen we al dan niet activeren. Voor de kosten van het afsluiten van geldleningen geldt dat we deze conform BBV mogen afschrijven gedurende de looptijd van de betrokken lening. Afschrijven over een langere periode mag niet, korter wel. Op basis van het huidige beleid activeren we de kosten van geldleningen en een eventueel optredend (dis)agio niet. We zijn van mening dat het aanbeveling verdient dergelijke kosten in het jaar van het sluiten van de geldlening rechtstreeks ten laste van de exploitatie te brengen en niet te activeren. We voorkomen hiermee dat de exploitatie gedurende een reeks van jaren (de looptijd van de geldlening) wordt belast met een deel van deze kosten.

Ook in de toelichting van het BBV wordt overigens aanbevolen de kosten van het sluiten van leningen en het saldo van agio en disagio, zeker indien deze relatief van geringe omvang zijn, niet te activeren en af te schrijven Uitgangspunt 2: De kosten die zijn verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio activeren we niet. Deze komen eenmalig rechtstreeks ten laste van de exploitatie in het jaar dat we de geldlening afsluiten. b) De kosten van onderzoek en ontwikkeling Ingevolge het BBV kunnen we de kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief activeren indien: a) het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; b) de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; c) het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren; en d) de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. De kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen we activeren indien aan alle voorwaarden is voldaan. Dit soort kosten komen in de gemeente nagenoeg niet voor. Voorbereidingskosten van investeringen immateriële vaste activa kennen een maximale afschrijvingsduur van vijf jaar.

Gezien de slechts beperkte afschrijvingstermijn van vijf jaar en het gegeven dat het hier veelal kosten betreft die verband houden met de inzet van menskracht, achten wij het niet gewenst in de toekomst dergelijke kosten te activeren en af te schrijven. Uitgangspunt 3: De kosten van onderzoek en ontwikkeling van immateriële vaste activa activeren we niet.

c) Bijdragen aan activa in eigendom van derden Deze kunnen we activeren indien aan de volgende voorwaarden van het BBV is voldaan: • er is spraken van een investering door een derde; • de investering draagt bij aan de publieke taak; • de derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals overeengekomen; • de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Als vast staat dat aan alle voorwaarden wordt voldaan, kunnen we de bijdrage behandelen als was het actief in kwestie in bezit van de gemeente. Echter, zolang de derde voldoet aan alle voorwaarden 5

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

kunnen we geen rechten op het actief doen gelden. Het voordeel van activeren is dat we de lasten over meerdere jaren kunnen spreiden en dat we deze items in beeld houden. Omdat er vanuit het BBV geen verplichting is tot activering hebben we hier de vrijheid om te kiezen voor een bestendige vorm van extra afschrijving op deze activa. Jaarlijks bekijken we of er extra afschrijvingen mogelijk en wenselijk zijn.

Uitgangspunt 4: Bijdragen aan activa in eigendom van derden activeren we indien is voldaan aan de voorwaarden van het BBV. Jaarlijks bekijken we of er extra afschrijvingen mogelijk en wenselijk zijn.

2.3 Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn altijd stoffelijk van aard. Een uitzondering op deze regel is software, die ook als materiële vaste activa wordt gerubriceerd. Met betrekking tot hardware en software kiezen we er voor om deze zo veel mogelijk in leaseconstructies op te nemen in plaats van zelf deze aan te schaffen en te activeren. Het BBV onderscheidt drie categorieën materiële vaste activa: 1. investeringen met een economisch nut; 2. investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; 3. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. De commissie BBV heeft in de notitie materiële vaste activa stellige uitspraken gedaan over onderhoudsuitgaves versus investeringsuitgaves. In paragraaf 2.3.4 gaan we hier nader op in.

2.3.1 Investeringen met een economisch nut In het BBV is opgenomen: 1. Alle investeringen worden geactiveerd. 2. In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd Het BBV bepaalt dat we investeringen met een economisch nut moeten activeren volgens de zogenaamde brutomethode. Dit betekent dat we deze investeringen activeren voor het bedrag van de investering. (Bestemmings)reserves mogen we niet op de investeringswaarde in mindering brengen. lndien we voor de dekking van kapitaallasten van een investering met een economisch nut een reserve hebben opgebouwd, kunnen we deze reserve gebruiken om de jaarlijkse kapitaallasten af te dekken. Dit soort reserves noemen we bruteringsreserves. De Commissie BBV geeft in haar notitie “verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen” de aanbeveling om deze bruteringsreserves in overeenstemming met de afschrijvingsparameters van de bijbehorende investering via de resultaatbestemming periodiek vrij te laten vallen als dekking van de kapitaallasten. Op investeringen met een economisch nut mag niet 'extra' worden afgeschreven. Deze moeten we afschrijven in de verwachte toekomstige gebruiksduur. Uitgangspunt 5: Bruteringsreserves vallen vrij in overeenstemming met de afschrijvingstermijn van de desbetreffende investering.

Ingevolge het BBV mogen bijdragen van derden met een directe relatie met een actief op de waardering daarvan in mindering worden gebracht. Deze moeten wel zichtbaar zijn. Het betreft hier bijvoorbeeld rijks-en provinciale bijdragen, bijdragen van personen etc.

6

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

Uitgangspunt 6: Toerekening kosten ambtelijke uren. Bij investeringen brengen we de bijdragen van derden in mindering op de investering.

2.3.2 Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; Deze categorie investeringen heeft met name betrekking op investeringen die worden bekostigd uit de afvalstoffenheffing en rioolheffing. Indien in de heffingen bijdragen zijn begrepen voor toekomstige vervangingsinvesteringen komen deze gelden, in een vervangingsvoorziening. Op de balans moeten we deze voorzieningen in een aparte categorie opnemen. De uitgangspunten zoals vermeld in 2.3.1 zijn ook op deze categorie investeringen van toepassing. Aanvullend hierop is in het BBV aangegeven dat indien er sprake is van een vervangingsinvestering, we de vervangingsbijdragen uit de voorziening altijd in mindering moeten brengen op deze vervangingsinvestering.

2.3.3 Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Zoals vermeld onder paragraaf 2.3.1 moeten we voortaan ook deze investeringen activeren en mogen we hierop niet extra afschrijven. Voorbeelden van dergelijke activa zijn wegen, bruggen en openbaar groen. De uitgangspunten zoals vermeld in 2.3.1 zijn ook op deze categorie investeringen van toepassing.

2.3.4 Onderhoudsuitgave versus investeringsuitgave De Commissie BBV heeft in de notitie materiële vaste activa een stellige uitspraak opgenomen over dit onderwerp. Een stellige uitspraak is een uitspraak van de commissie BBV die we moeten volgen. Uitspraak: “De kosten van (klein en groot) onderhoud zijn niet levensduurverlengend en mogen dus niet worden geactiveerd”. Bij de beantwoording van de vraag of we bepaalde kosten wel of niet moeten activeren, is het van belang om duidelijkheid te scheppen over wat we onder onderhoud verstaan. Hiervoor is de volgende indeling gemaakt; • Klein onderhoud; hierbij is sprake van periodieke kosten, die nodig zijn om het object in goede staat te houden. Kosten van klein onderhoud keren in principe jaarlijks terug en brengen we om die reden in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie. • Groot onderhoud; Dit betreft veelal maatregelen van ingrijpende aard die op een groot deel van het object worden uitgevoerd en na een langere gebruiksperiode worden verricht. Een voorbeeld hiervan is het (buiten) schilderwerk van een gebouw. De kosten van groot onderhoud kunnen op twee manieren worden gedekt: o 1. kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen; o 2. kosten in het jaar van uitvoering ten laste brengen van een vooraf gevormde voorziening brengen.

Levensduur verlengende investeringen zijn investeringen ten behoeve van een bestaand actief die expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffende actief. Uitsluitend in die gevallen mag geactiveerd worden. Voorbeelden zijn: het renoveren van een gebouw, het restaureren van een kademuur, enzovoorts. Het gaat hier dus niet om (groot) onderhoud. Onderhoud is niet levensduur verlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden.

2.4 Financiële vaste activa In het BBV staat dat we in de balans onder de financiële vaste activa afzonderlijk moeten opnemen: a. kapitaalverstrekkingen aan: 1. deelnemingen; 7

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

2. gemeenschappelijke regelingen; 3. overige verbonden partijen; b. leningen aan: 1. openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden; 2. woningbouwcorporaties; 3. deelnemingen; 4. overige verbonden partijen; c. overige langlopende leningen; d. uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; f. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; We waarderen aandelen (onderdeel van kapitaalverstrekkingen) conform het BBV tegen verkrijgingsprijs. Verstrekte leningen en vorderingen waarderen we tegen nominale waarde. Dit betekent dat we het totaalbedrag van een verstrekte lening opnemen zonder bijkomende kosten (zoals bijvoorbeeld een vergoeding voor afsluitkosten). Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid verrekenen we conform BBV met de boekwaarde van leningen en vorderingen.

3 Kapitaallasten In het vorige hoofdstuk is aangegeven welke investeringen we (kunnen) activeren en welke niet. In dit hoofdstuk komen de jaarlijks terugkerende lasten van de investeringen die geactiveerd zijn aan bod. Dit zijn de zogenaamde kapitaallasten. De kapitaallasten bestaan uit afschrijvingen en rente.

3.1 Afschrijven Afschrijving is het in de administratie tot uitdrukking brengen van de waardevermindering van een goed dat als een investering is geactiveerd. De afschrijving komt ten laste van de jaarlijkse exploitatie; op deze manier wordt ook het meerjarig nut van de investering zichtbaar gemaakt. Het BBV schrijft het stelsel van baten en lasten voor. Dit houdt in dat we baten en lasten opnemen in het jaar waaraan ze kunnen worden toegerekend, ook al hebben ze in dat jaar niet tot daadwerkelijke uitgaven of ontvangsten geleid. Op deze manier vindt er een matching plaats van de lasten versus de baten die hier tegenover staan. Afschrijvingen vormen een onderdeel van de lasten waar geen uitgaven tegenover staan. Bij het bepalen van afschrijvingen zijn een aantal aspecten van belang, te weten: 1. de afschrijvingsbasis; 2. de methode van afschrijven 3. de afschrijvingsduur; 4. het moment waarop met afschrijven wordt begonnen In de volgende paragrafen gaan we in op deze aspecten.

3.1.1 Afschrijvingsbasis In het BBV is bepaald dat we de verkrijgings- of vervaardigingsprijs als waarderingsgrondslag voor activa moeten toepassen. Deze verkrijgings- of vervaardigingsprijs vormt daarmee ook de belangrijkste basis voor het afschrijven op vaste activa. De verkrijgingsprijs van de materiële vaste activa omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs bestaat uit de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Restwaarde Het is denkbaar dat er na afschrijving van het actief een restwaarde resteert. In veel gevallen is deze restwaarde vooraf niet of moeilijk in te schatten. We mogen niet anticiperen op prijsstijgingen of 8

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

mogelijke wijziging van de gebruiksbestemming van het actief. Op grond van het voorzichtigheidsprincipe verdient het dan ook aanbeveling er vanuit te gaan dat er geen restwaarden resteren. We stellen derhalve de restwaarde van de vaste activa in principe op nihil. Echter, beargumenteerd kan aangeven worden dat we toch een restwaarde moeten hanteren voor een actief. Dit komt o.a. regelmatig voor bij de voertuigen. Op basis van ervaring en het repeterende karakter van het aanschaffen en inruilen van voertuigen kan hier een goede inschatting worden gemaakt. In de notitie Verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen beveelt de Commissie BBV aan om beleid te formuleren over de handelswijze betreffende de restwaarden. Boekwinsten of verliezen (verschillen tussen verkoopopbrengst en boekwaarde bij verkoop) mogen we niet verwerken in de te activeren investeringskosten. Deze behoren ten gunste c.q. ten laste van het resultaat te komen als incidentele baat of last en te worden verwerkt ten gunste of ten laste van de betreffende programma's. Daarnaast moeten we deze conform het BBV opnemen in het overzicht van incidentele baten en lasten. Uitgangspunt 7: De geactiveerde vaste activa schrijven we in principe af tot nihil. We hanteren alleen een restwaarde bij een actief, daar waar beargumenteerd een reële inschatting kan geven.

BTW Hoewel niet concreet in het BBV benoemd onder de bepalingen omtrent de te hanteren waarderingsgrondslag, mogen we de BTW op activa niet activeren indien deze compensabel of verrekenbaar is. Dit is overeenkomstig bestuurlijke afspraken tussen het Rijk en de VNG. Uitgangspunt 8: Compensabele of verrekenbare BTW activeren we niet. Kostprijsverhogende BTW activeren we wel.

Toerekening ambtelijke uren In artikel 63 lid 3 BBV wordt gesproken over kosten die ‘rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend’. Voor de bepaling welke kosten dit betreft, wordt door de Commissie BBV een parallel getrokken met de kosten die ‘direct zijn toe te rekenen aan de taakvelden’. Hieruit volgt dat de salariskosten die direct aan een actief zijn toe te rekenen geactiveerd moeten worden. Dit zijn bijvoorbeeld de uren van de projectleider. De indirecte salariskosten die behoren tot de toe te rekenen overhead kunnen worden geactiveerd en worden meegenomen in de vervaardigingsprijs. Uitgangspunt 9: Uren / salarislasten die direct aan een investering zijn toe te rekenen worden geactiveerd. We hanteren een opslag voor overhead. In de kredietaanvragen nemen we de kosten van interne uren mee.

Erfpacht Het BBV bevat bepalingen voor in erfpacht uitgegeven gronden. Voor dergelijke gronden geldt om praktische redenen (het bepalen van de vervaardigingsprijs per kavel is erg bewerkelijk) de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Is echter sprake van gronden in eeuwigdurende erfpacht dan dient waardering plaats te vinden tegen registratiewaarde. Dit omdat het economische eigendom niet meer bij de erfverpachter berust. Uitgangspunt 10: Voor in erfpacht uitgegeven gronden hanteren we de uitgifteprijs van de eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Uitzondering: bij gronden in eeuwigdurende erfpacht hanteren we de registratiewaarde.

9

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

Integraal activeren en componentenbenadering Wanneer we een actief aanschaffen c.q. bouwen en in gebruik nemen, activeren we voor het bedrag ter grootte van de aanschaf- of bouwkosten. Het gehele actief schrijven we in principe af op basis van één integrale afschrijvingsduur. Een andere methode die wij sporadisch gebruiken, is het activeren volgens de componentenbenadering. Deze methode houdt in dat de verschillende delen waaruit een actief is samengesteld afzonderlijk worden gewaardeerd. De afschrijving vindt plaats op basis van de verwachte gebruiksduur van die afzonderlijke delen. Per deel kan de technische of economische gebruiksduur immers verschillen. Bij toepassing van deze benadering worden noodzakelijke vervangingen opnieuw geactiveerd. Het toepassen van de componentenmethode kan worden geïllustreerd aan de hand van de bouw van een nieuw gemeentehuis: • Grond: gebruiksduur onbeperkt → niet afschrijven • Gebouw: gebruiksduur 40 jaar → afschrijven in 40 jaar • Installaties (bijv. cv): gebruiksduur 15 jaar → afschrijven in 15 jaar • Inventaris: gebruiksduur 10 jaar → afschrijven in 10 jaar De kosten van de afzonderlijke delen worden afzonderlijk verwerkt en afgeschreven. In het voorbeeld kan na 15 jaar de vervanging van de cv-ketel opnieuw worden geactiveerd.

Het toepassen van de componentenbenadering verdient vanuit de financiële optiek de voorkeur boven de integrale methode. Het voorkomt het optreden van dubbele lasten (afschrijving en vervanging). Bovendien bewerkstelligen we dat we activa, die naar aard en gebruik gelijksoortig zijn, op eenzelfde grondslag waarderen en behandelen.

Uitgangspunt 11: We passen de componentenmethode alleen toe bij investeringen als er wezenlijke verschillen zijn in afschrijvingstermijnen én het een substantieel deel van de investeringen betreft.

3.1.2 Methoden van afschrijving Het BBV schrijft niet voor welke afschrijvingsmethodiek we moeten hanteren. De methode regelt hoe de afschrijvingslasten over de levensduur verdeeld worden. Bij de gemeentelijke overheid worden hoofdzakelijk twee afschrijvingsmethodes gehanteerd, te weten lineair en annuïtair. Lineaire methode Lineair afschrijven is afschrijven op basis van een vast percentage van de aanschafwaarde. De afschrijving blijft gedurende de afschrijvingstermijn constant. Het rentedeel (voor zover van toepassing) daalt gedurende de looptijd, aangezien we de rente berekenen over de actuele boekwaarde. De jaarlijkse kapitaallasten dalen derhalve in de loop van de gebruiksperiode. Annuïtaire methode Bij afschrijven op basis van annuïteit blijven de jaarlijkse kapitaallasten constant. Omdat de rente wordt berekend over de actuele boekwaarde, nemen de rentekosten per jaar af en de afschrijvingskosten per jaar toe. In principe kiezen we voor de lineaire methode. Doordat de totale kapitaallasten dalen in de loop van de gebruiksperiode ontstaat er ruimte voor in de tijd oplopende kosten, zoals onderhoudslasten. Lineair afschrijven is over de totale looptijd van de afschrijvingsperiode goedkoper dan de annuïtaire methode. Slechts in incidentele gevallen kan van deze methode worden afgeweken omdat bijvoorbeeld wet- of regelgeving dit voorschrijft.

Uitgangspunt 12: In principe hanteren we de lineaire afschrijvingsmethode. Indien we hiervan afwijken, lichten we dit toe bij de jaarrekening. 10

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

Stelselwijziging methode van afschrijvingen Ex artikel 212 van de gemeentewet staat beschreven dat de gemeenteraad de waarderingsgrondslagen vaststelt. Via de financiële verordening ligt ook de bevoegdheid tot stelselwijziging en/of schattingswijzigingen bij de raad. Het BBV onderscheid een stelselwijziging en een schattingswijziging: • Een stelselwijziging betreft een wijziging van de vrij te kiezen waarderings(activerings)grondslag. Bijvoorbeeld van niet activeren naar wel activeren met een afschrijving gebaseerd op basis van de verwachte toekomstige gebruiksduur; • Een schattingswijziging (door nieuwe inzichten) betreft een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. (rest)gebruikswaarde. Bijvoorbeeld een andere afschrijvingsmethode. De commissie BBV heeft in juli 2011 hierover een standpunt ingenomen met bijbehorende stellige uitspraken. De commissie BBV is van mening dat er voor een stelsel- en/of schattingswijziging geen terugwerkende kracht kan gelden. Immers, de balanspositie onder het BBV kunnen we typeren als een balans van (rest)boekwaarden welke we nog met de burgers verrekend moeten worden. Daarnaast streeft de commissie ook naar administratieve eenvoud. Met andere woorden: er hoeft geen herberekening met daarbij behorende inhaal/terugboek afschrijvingen plaats te vinden. De (rest)boekwaarden worden via de nieuwe inzichten afgeschreven.

In het BBV staat dat slechts om gegronde redenen de afschrijvingswijze mag worden gewijzigd. De reden en de financiële consequenties van de verandering moeten we opnemen in de toelichting op de balans. Ook moeten we inzicht geven in de consequenties hiervan voor de financiële positie en voor de baten en lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of het voorafgaande begrotingsjaar.

3.1.3 Afschrijvingsduur Binnen de wettelijke kaders van het BBV hebben we ten aanzien van de te hanteren afschrijvingsduur een vrije keuze. De belangrijkste kaders zijn: • Het BBV geeft aan dat slijtende vaste activa onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar moeten worden afgeschreven in een periode; • De afschrijvingstermijn van een actief is afhankelijk van de gebruiksduur en wordt bepaald door de economische en technische levensduur. Omdat de economische levensduur gebaseerd is op een schatting, moeten we hiervoor richtlijnen opstellen voor de diverse activa. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen waarin we per activasoort de levensduur weergeven waarover we in principe afschrijven. De levensduur is gebaseerd op zowel eigen ervaringscijfers als die van andere gemeenten. De opsomming is niet uitputtend. Ook blijft het in incidentele gevallen, bijvoorbeeld bij een sterk afwijkende werkelijke levensduur, mogelijk af te wijken van de genoemde afschrijvingstermijnen. Deze afwijking moet worden onderbouwd. Extra afschrijven voor activa met een economisch nut is uitsluitend toegestaan als er sprake is van duurzame waardevermindering of als het actief eerder buiten gebruik wordt gesteld. In het BBV is bepaald dat de afschrijvingsduur voor bijdrage aan activa in eigendom van derden maximaal gelijk is aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.

Grond Conform het BBV mogen we uitsluitend op slijtende vaste activa afschrijven. Grond slijt niet, dus daarop behoort niet systematisch te worden afgeschreven. Een afwaardering op grond wegens een duurzame waardevermindering behoort conform het BBV uiteraard wel tot de mogelijkheden, bijvoorbeeld bij een gebleken bodemvervuiling. Bij investeringen met een economisch nut wordt de grondprijs, voor zover deze is begrepen in de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, afgesplitst en afzonderlijk geactiveerd. 11

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

Uitgangspunt 13: We hanteren de afschrijvingstermijnen zoals opgenomen in bijlage 1.

Uitgangspunt 14: In incidentele gevallen is afwijking van de afschrijvingstermijnen zoals beschreven in bijlage 1 van deze notitie mogelijk, mits gemotiveerd.

Uitgangspunt 15: De afschrijvingsduur voor bijdrage aan activa in eigendom van derden maximaal gelijk is aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt. Uitgangspunt 16: Bij investeringen met een economisch nut splitsen we de grondprijs, voor zover deze is begrepen in de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, af en activeren we deze afzonderlijk.

3.1.4 Aanvang van het moment van afschrijving

Een belangrijk vraag is wanneer we moeten beginnen met afschrijven? ln de notitie verkrijging / vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen beveelt de Commissie BBV aan om beleid te formuleren op welk moment wordt gestart met het afschrijven van een nieuwe investering. De keuzemogelijkheden zijn: 1. vanaf het begin van het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt (een volledig jaar afschrijving); of 2. medio het begrotingsjaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt (een half jaar afschrijving); of 3. vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/ verworven wordt; of 4. vanaf het moment van ingebruikname. Voor het moment van beginnen met afschrijven slechts voor één mogelijkheid worden gekozen. De gekozen mogelijkheid wordt toegepast op alle kapitaalgoederen die gereedkomen/verworven worden. Vanwege efficiency redenen (minder administratieve lasten), eenvoud en eenduidigheid kiezen we Voor de eerste optie. We starten met afschrijven per 1 januari volgend op het jaar van investering ongeacht of het activum in gebruik is genomen. De afschrijving vindt plaats op basis van de waarde van de op dat moment (1 januari) gedane werkelijke uitgaven/investeringen. Uitgangspunt 17: De afschrijvingen starten per 1 januari volgende op het jaar van investering, ongeacht of het activum in gebruik is genomen.

12

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

3.2 Rente Op grond van de BBV notitie rente 2017 is het toerekenen van rente aan geactiveerde kapitaaluitgaven aan bepaalde regels gebonden. Het is niet meer zonder meer toegestaan om rente toe te rekenen. Doelstelling van de notitie is het bevorderen van een eenduidige handelwijze met betrekking tot rente door gemeenten (harmonisering). Men wil stimuleren dat de gemeente de (verwachte) werkelijke rentelasten opnemen in begroting en jaarstukken. Tot slot wil men eenduidig inzichtelijk maken hoe de gemeenten met rente omgaan. De rente moet toegerekend worden op basis van een bij de begroting (voor)gecalculeerd omslagrentepercentage. De basis is de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa. De werkelijke rente kan hiervan afwijken. Bij een afwijking >25% is men verplicht de berekening van de rentelasten aan te passen. De berekening van het omslagpercentage is gebaseerd op de daadwerkelijke rentelasten en baten. Ingeval er weinig externe rente is door het ontbreken van leningen of slechts een gering aantal leningen kan het saldo van de berekening ertoe leiden dat er geen rente mag worden toegerekend aan de activa. De bepaling van het rente-omslagpercentage vind plaats op basis van onderstaand renteschema. Dit schema is een verplicht onderdeel van de paragraaf Financiering in de begroting.

Het rente-omslagpercentage berekenen we door de aan taakvelden toe te rekenen rente te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. Het rentepercentage mag binnen een marge van 0,5 % worden afgerond. Indien de toe te rekenen rente negatief is betekent dit dat er geen rente kan worden toegerekend aan de activa . Bedragen x € 1.000 Renteschema: a.

De externe rentelasten over de korte en lange financiering

b.

De externe rentebaten (-/-)

8 -20

Totaal door te rekenen externe rente

c.

-12 De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend (-/-)

0

De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend (-/-)

0 0

Saldo door te rekenen externe rente

-12

d1.

Rente over eigen vermogen

0

d2.

Rente over voorzieningen (gewaardeerd op contante waarde)

0

De aan taakvelden (programma’s inclusief overzicht Overhead) toe te rekenen rente

0

e.

De werkelijk aan taakvelden toegerekende rente ,renteomslag ( -/-)

0

f.

Renteresultaat op het taakveld treasury

-12

Stel boekwaarde is € 17,2 mln. en renteresultaat is € 200.000. Het rente-omslagpercentage bedraagt dan 1,16 % (€ 200.000/€ 17,2 mln.) Uitgangspunt 18: Voor de rentetoerekening hanteren we het rente-omslagpercentage zoals dit berekend wordt volgens de rentenotitie BBV 2017. Uitgangspunt 19: De rentetoerekening vindt plaats op basis van de boekwaarde op 1 januari. 13

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

4 Procedure investeringskrediet De Raad heeft in 2012 en 2013 (aanvulling) de procedure voor de investeringskredieten vastgesteld. Daarnaast is in de financiële verordening ook de autorisatie van investeringskredieten vastgelegd. Ter informatie nemen we deze ook op in deze nota. De procedure is als volgt: 1. De raad stelt bij de begrotingsbehandeling per project het projectkrediet (voorbereidings- en uitvoeringskrediet) vast, met uitzondering van die projecten waarbij de raad haar kaderstellende rol extra inhoud wenst te geven. Voor de projecten met een kaderstellende rol stelt de Raad bij de begrotingsbehandeling alleen het voorbereidingskrediet vast. 2. De raad besluit bij de begrotingsbehandeling bij welke projecten zij haar kaderstellende rol extra inhoud wenst te geven. Dit doet de raad ongeacht de wijze van dekking, uit investeringsreserve of uit andere middelen. In de begroting nemen we wel een raming voor deze projecten op. 3. De raad stelt na de kaderstellende bijeenkomst van de geselecteerde projecten het uitvoeringskrediet vast. 4. De raad geeft haar controlerende rol invulling bij de bestuursrapportages en de jaarrekening. Bij (dreigende) overschrijdingen van projectkredieten met meer dan 10%, informeert het college direct de raad.

Om dit mogelijk te maken: a) Geeft het college in de begroting een korte beschrijving van de projecten in de eerste jaarschijf, zodat de raad zich op hoofdlijnen een beeld kan vormen van het project. b) Benoemt het college de bedragen van de projectkredieten per project expliciet in de begroting c) Doet het college in de begroting een voorstel voor de projecten met een extra kaderstellende rol voor de raad. d) Organiseert het college een kaderstellende raadsbijeenkomst tijdens de voorbereidingsfase van het project voor elk project waarvan de raad aangeeft haar kaderstellende rol extra vorm te willen geven, e) Werkt het college het project samen met de inwoners uit, binnen de kaders van de raad f) Informeert het college de raad in het kader van haar actieve informatieplicht ook over projecten die niet door de raad expliciet zijn benoemd. g) Legt het college voor de projecten waarvoor in de begroting geen dekking is opgenomen een separaat voorstel aan de raad voor. Financiële verordening artikel 8. Autorisatie investeringskredieten 1. In de programmabegroting vermelden we per (deel)programma de nieuwe investeringen en het bijbehorende investeringskrediet. 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

Hiervoor stelt de raad uitsluitend een voorbereidingskrediet vast. De overige nieuwe investeringen worden met het vaststellen van de begroting geautoriseerd. 3. Het college informeert de raad vooraf als ze verwacht dat: a. er een overschrijding van de lasten plaats vindt van meer dan 10% van het geautoriseerde krediet met een minimum van € 25.000; b. dat de baten 10% lager zijn dan begroot met een minimum van € 25.000. De raad geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het krediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid. 4. Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. 5. Bij investeringen die de raad niet bij het vaststellen van de begroting heeft geautoriseerd, hanteren we de volgende uitgangspunten: - Het college biedt investeringen kleiner dan € 50.000 bij de tussentijdse rapportage ter vaststelling aan de raad aan; - Het college biedt investeringen groter dan € 50.000 ter vaststelling aan de raad aan, voordat zij verplichtingen hiervoor aangaat; - Bij investeringen groter dan € 250.000 informeert het college de raad bovendien over de financiering van de investering. 6. De restantkredieten hoeven niet opnieuw geautoriseerd te worden bij de begroting. 14

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

15

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

5 Overzicht uitgangspunten In de hoofdstukken 2 en 3 hebben we een groot aantal uitgangspunten geformuleerd aanvullend op de wettelijke voorschriften die we in acht moeten nemen. Deze uitgangspunten dienen als kaders voor het College waarbinnen het activerings- en afschrijvingsbeleid moet worden uitgevoerd. Ten behoeve van de overzichtelijkheid is onderstaand een totaaloverzicht van de uitgangspunten opgenomen. 1. Investeringen met een gebruiksduur van drie jaar of minder en/of en verkrijgings- of vervaardigingsprijs van € 25.000 of minder, activeren we niet maar brengen we ten laste van de exploitatie. 2. De kosten die zijn verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio activeren we niet. Deze komen eenmalig rechtstreeks ten laste van de exploitatie in het jaar dat we de geldlening afsluiten. 3. De kosten van onderzoek en ontwikkeling van immateriële vaste activa activeren we niet. 4. Bijdragen aan activa in eigendom van derden activeren we indien is voldaan aan de voorwaarden van artikel 61 van het BBV. Jaarlijks bekijken we of er extra afschrijvingen mogelijk en wenselijk zijn. 5. Bruteringsreserves vallen vrij in overeenstemming met de afschrijvingstermijn van de desbetreffende investering. 6. Bij investeringen brengen we de bijdragen van derden in mindering op de investering. 7.

De geactiveerde vaste activa schrijven we in principe af tot nihil. We hanteren alleen een restwaarde bij een actief, daar waar beargumenteerd een reële inschatting kan geven. 8. Compensabele of verrekenbare BTW activeren we niet. Kostprijsverhogende BTW activeren we wel. 9. Uren / salarislasten die direct aan een investering zijn toe te rekenen worden geactiveerd. We hanteren een opslag voor overhead. In de kredietaanvragen nemen we de kosten van interne uren mee. 10. Voor in erfpacht uitgegeven gronden hanteren we de uitgifteprijs van de eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Uitzondering: bij gronden in eeuwigdurende erfpacht hanteren we de registratiewaarde. 11. We passen de componentenmethode alleen toe bij investeringen als er wezenlijke verschillen zijn in afschrijvingstermijnen én het een substantieel deel van de investeringen betreft. 12. In principe hanteren we de lineaire afschrijvingsmethode. Indien we hiervan afwijken, lichten we dit toe bij de jaarrekening. 13. We hanteren de afschrijvingstermijnen zoals opgenomen in bijlage 1. 14. In incidentele gevallen is afwijking van de afschrijvingstermijnen zoals beschreven in bijlage 1 van deze notitie mogelijk, mits gemotiveerd. 15. De afschrijvingsduur voor bijdrage aan activa in eigendom van derden is maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt. 16.

Bij investeringen met een economisch nut splitsen we de grondprijs, voor zover deze is begrepen in de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, af en activeren we deze afzonderlijk. 17. De afschrijvingen starten per 1 januari volgende op het jaar van investering, ongeacht of het activum in gebruik is genomen. 18. Voor de rentetoerekening hanteren we het rente-omslagpercentage zoals dit berekend is volgens de rentenotitie BBV 2017. 19. De rentetoerekening vindt plaats op basis van de boekwaarde op 1 januari.

16

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

6 Slotbepalingen

6.1 Citeertitel Deze regeling kan worden aangehaald als “nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023”.

6.2 Inwerkingtreding Deze nota treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2023 en vervangt de bestaande nota activa en afschrijving uit 2016.

17

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

Bijlage 1 Afschrijvingstermijnen Immateriële vaste activa Bij de uitgangspunten hebben we besloten dat we deze activa niet investeren. Een afschrijvingstermijn is derhalve niet van toepassing. Materiële vaste activa De afschrijvingstermijn van een nieuw activum wordt vastgesteld conform onderstaande lijst. Hantering van andere termijnen wegens verwachte afwijkende duur van gebruik leggen we beargumenteerd vast. Soort materiële vaste activa

Afschrijvingstermijn

Gronden en terreinen

n.v.t.

Woonruimten en bedrijfsgebouwen Schoolgebouwen

50 jaar 40 jaar

Rioleringen (bouwkundige werken) Vrijvervalriolen Gemalen-Bouwkundig Gemalen-Mechanisch Gemalen-pompen Gemalen-Elektrisch Pompunits-Bouwkundig Pumpunits-Mechanisch - Elektrisch Persleidingen Drukriolering-leidingen Drukriolering-vrijvervalriolen Randvoorzieningen-Bouwkundig Randvoorzieningen-Mechanisch-Elektrisch IBA’s-Bouwkundig IBA’s-Mechanisch-Elektrisch

30 jaar 30 jaar 15 jaar 15 jaar 15 jaar 30 jaar 20 jaar 30 jaar 30 jaar 30 jaar 30 jaar 15 jaar 30 jaar 20 jaar

Overige grond-, weg- en waterbouwkundige werken

30 jaar of korter

Straatverlichting (maatschappelijk nut) Straatverlichting- Lichtmasten Straatverlichting- armaturen

40 jaar 20 jaar

Speeltoestellen

10-15 jaar

Renovatie wedstrijdvelden Renovatie trainingsvelden Ledverlichting sportvelden Beregeningssystemen

15 jaar 10 jaar 30 jaar 15 jaar

Vervoersmiddelen

5-10 jaar

Automatiseringsapparatuur

4-5 jaar

18

Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023

Technische installaties Beveiligingsinstallaties (inbraak/ brand.) PV installaties (omvormers) PV installaties (zonnepaneel) Centrale luchtbehandeling Decentrale luchtbehandeling Led-verlichting (binnen) Koelinstallatie (airco) Warmtepomp (lucht-water) Warmtepomp (wkk) Verwarming / cv

15 jaar 15 jaar 30 jaar 20 jaar 15 jaar 10-15 jaar (sterk afhankelijk van branduren en aantal schakelingen). 12 jaar 15 jaar 20 jaar 15 jaar

Meubilair en stoffering Vergader- en telefoonunits

15-20 jaar 7 jaar

Overige machines, apparaten en installaties

5-15 jaar

Financiële vaste activa Op kapitaalverstrekkingen, zoals bijvoorbeeld aandelen schrijven we niet af. Ook op leningen en uitzettingen wordt niet afgeschreven. Wel vermindert de waarde hiervan elk jaar met de gedane aflossingen. De afschrijving op geactiveerde “Bijdragen aan activa in eigendom van derden” is gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van het activum waaraan bijgedragen wordt. Jaarlijks bekijken we of extra afschrijvingen mogelijk en wenselijk zijn.

19