Raadsvoorstel wijziging reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Beesel 2023

Raadsvoorstel Griffie Onderwerp Wijzigingsbesluit Reglement van Orde raad Beesel 2023

opsteller: Niki Vintcent datum vergadering: 29 januari 2024 zaaknummer: 0889351129

Samenvatting Aan de raad wordt voorgesteld om het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Beesel 2023 beperkt te wijzigen. De wijziging heeft te maken met de in het reglement opgenomen bepaling over de omgang door fractievertegenwoordigers met informatie waarop geheimhouding is opgelegd.

Voorstel Te wijzigen het: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Beesel 2023, vastgesteld op 17 april 2023. Artikel 1. Wijziging Het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Beesel 2023 wordt als volgt gewijzigd: Artikel 8 lid 5 wordt gewijzigd als volgt: De fractievertegenwoordigers krijgen toegang tot alle beschikbare informatie over de geagendeerde onderwerpen, inclusief informatie waarop geheimhouding is opgelegd. Artikel 2. Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Pagina 1 van 3

Toelichting raadsvoorstel 1. Aanleiding In april 2023 stelde de gemeenteraad een nieuw Reglement van Orde vast. Sinds dat moment werkt de raad volgens dit reglement en ziet de werkwijze van de raad er iets anders uit dan voorheen. Parallel aan het nieuwe Reglement van Orde trad er op 1 april 2023 een wijziging van de Gemeentewet in werking. Deze wijziging had onder andere betrekking op de wijze waarop dient te worden omgegaan met de oplegging van geheimhouding. In de raadscyclus van september-oktober 2023 was het opleggen van geheimhouding voor het eerst aan de orde volgens de nieuwe regels rond het opleggen van geheimhouding: de behandeling van een rapport van de rekenkamer maakte dat de commissievergadering geheimhouding oplegde. Het voorstel met rapport kwam zonder tussenkomst van het college bij de commissie en raad terecht. Dit leidde tot een bijzondere situatie: binnen de gewijzigde bepalingen in de Gemeentewet is het tegenwoordig mogelijk dat een commissie van de raad (in dit geval onze reguliere commissievergadering) het besluit tot het opleggen van geheimhouding nam. Ook fractievertegenwoordigers kunnen deelnemen aan deze commissievergadering, waarmee zij onderdeel uit kunnen maken van de oplegging van geheimhouding.

In het Reglement van Orde is echter bepaald dat fractievertegenwoordigers toegang krijgen tot alle stukken die ook aan de raad worden aangeboden, behalve de stukken waarop geheimhouding wordt opgelegd.

2. Doelstelling Op basis van de genoemde casus is recent geconcludeerd dat de bepaling in ons Reglement van Orde over de omgang met geheime stukken door de fractievertegenwoordigers niet past binnen de nieuwe regels met betrekking tot geheimhouding in de Gemeentewet. Een wijziging van ons reglement is op dit punt daarom noodzakelijk, om het reglement weer in de pas te laten lopen met geldende wetgeving.

3. Uitgangssituatie Het Reglement van Orde 2023 is nog steeds het uitgangspunt. Met de wijziging van artikel 8, lid 5, wordt de tegenstrijdigheid die ontstaat gecorrigeerd.

4. Rol gemeente Niet van toepassing.

5. Toelichting Buiten kijf staat dat het noodzakelijk is om toe te laten dat fractievertegenwoordigers toegang hebben tot geheime informatie zodra geheimhouding is opgelegd door de raadscommissie. Hier maken de fractievertegenwoordigers immers zelf deel van uit. Er zijn echter een aantal andere mogelijkheden of momenten waarop geheimhouding wordt opgelegd. Geheimhouding kan ook worden opgelegd door het college (en op stukken van het college aan de raad). Ook de raad zelf kan er voor kiezen om geheimhouding op te leggen op de vergadering en de bijbehorende stukken. Risico’s In algemene zin geldt dat hoe groter de groep is die de beschikking heeft over geheime informatie, des te groter ook het risico is dat deze informatie (al dan niet per ongeluk) toch naar buiten komt. Het is wellicht echter te kort door de bocht, om daarom maar te stellen dat de toegang tot geheime informatie voor fractievertegenwoordigers zoveel als mogelijk dient te worden beperkt. Immers wordt het fractievertegenwoordigerschap in Beesel ook beschouwd als een belangrijke opstap naar en leerschool voor het raadswerk. De omgang met geheime informatie is hier een expliciet onderdeel van. Overigens geldt in alle gevallen waarin er sprake is van de schending van geheimhouding (dus ook via fractievertegenwoordigers), dat strafrechtelijke vervolging mogelijk is.

In een dergelijke situatie is het kwaad echter al geschied en is informatie waarvan het niet de bedoeling was dat deze openbaar werd, al dan niet bewust, openbaar geworden.

Pagina 2 van 3

Afweging Bovenstaande maakt dat het noodzakelijk is om een afweging te maken hoe hier mee om te gaan. Wat is wenselijk? Er zijn in beginsel twee mogelijkheden: • De toegang tot geheime informatie voor fractievertegenwoordigers wordt beperkt tot enkel die gevallen waarin door de commissievergadering geheimhouding wordt opgelegd. • De fractievertegenwoordigers krijgen toegang tot alle informatie waarop geheimhouding rust. Advies Gezien de insteek van het fractievertegenwoordigerschap en het feit dat alle fractievertegenwoordigers bij hun aantreden zijn beëdigd, wordt geadviseerd om alle geheime informatie open te stellen voor de fractievertegenwoordigers. Zo kunnen zij ook hun fractie maximaal ondersteunen. Daarbij is het wenselijk om expliciet aandacht te (blijven) besteden aan kennis en bewustwording over de omgang met geheime informatie.

6. Visie Blij in Beesel Niet van toepassing

7. Toegankelijkheid De toegankelijkheid van relevante informatie voor de vervulling van het fractievertegenwoordigerschap wordt met deze aanpassing vergroot.

8. Duurzaamheid Niet van toepassing

Bijlagen Concept wijzigingsbesluit Reglement van orde 2023 Beesel.

Pagina 3 van 3