Raadsvoorstel Harmonisatie BsGW

Raadsvoorstel Onderwerp: harmonisatie Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW)

portefeuillehouder: Bob Vostermans datum vergadering: 10 juli 2023 zaaknummer: 0889322775

Samenvatting Het project harmonisatie is uitgevoerd om de uitvoeringsprocessen, kwaliteit en dienstverlening bij BsGW te verbeteren. Aan het project harmonisatie hebben BsGW en een aantal gemeenten deelgenomen. De kwaliteit van de uitvoering van werkzaamheden is afhankelijk van de kwaliteit van de gegevens waarmee gewerkt wordt en of deze technisch uitvoerbaar zijn. Op basis van deze kwaliteit van gegevens zijn de belastingsoorten en processen ingedeeld in categorieën. Daarnaast is er een onderscheid gemaakt tussen belastingsoorten en externe vorderingen (leges). Nu ligt de vraag voor om de externe vorderingen (leges) vanaf 1 januari 2024 door BsGW te laten uitvoeren tegen extra kosten, of de werkzaamheden uit te laten voeren door de gemeente Beesel.

Voorstel Besluiten om de werkzaamheden van de externe vorderingen (leges) per 1 januari 2024 uit te laten voeren door de gemeente Beesel

Pagina 1 van 5

Toelichting raadsvoorstel 1. Aanleiding Op 9 december 2021 heeft het Algemeen Bestuur van BsGW ingestemd met het procesvoorstel met betrekking tot de harmonisatie. Er is een werkgroep opgericht die gedurende 2022 onderzoek heeft gedaan naar: - de bewerkelijkheid van de belastingsoorten - externe vorderingen (leges). - de taken van BsGW te automatiseren in de software. Waar dit niet mogelijk is wordt er gesproken van maatwerk. Dit houdt in dat de producten/diensten volledig handmatig uitgevoerd moeten worden. Er is voor de gemeente Beesel duidelijk geworden dat de belastingen te harmoniseren zijn. De externe vorderingen blijken volledig maatwerk te zijn en niet te harmoniseren vanwege het feit dat dit enkel handmatig kan worden uitgevoerd. De volgende keuze ligt nu voor: • Het maatwerk uit laten voeren door BsGW • De externe vorderingen weer uit laten voeren door de gemeente Beesel U bent als raad reeds geïnformeerd door BsGW middels een brief (dagtekening 24 januari 2023) om uiterlijk 1 september een definitief besluit te nemen aangaande de harmonisatie. Daarnaast heeft u vanuit BsGW de mogelijkheid gehad om raadsinformatiebijeenkomsten bij te wonen waarbij een toelichting werd gegeven op het project harmonisatie.

2. Doelstelling Het primaire doel van het project harmonisatie is om de kwaliteit van de belastingprocessen en de dienstverlening te verbeteren bij BsGW. Uit dit onderzoek blijkt dat de kwaliteit beter kan en nu ligt de vraag er hoe we dit willen uitvoeren.

3. Uitgangssituatie BsGW is een gemeenschappelijke regeling die valt onder de Wet gemeenschappelijke regelingen. Er is tijdens de vergadering van het algemeen bestuur van de BsGW besloten om te onderzoeken hoe we de kwaliteit en effectiviteit van de dienstverlening kunnen verbeteren.

4. Rol gemeente De gemeente mag bepalen of de externe vorderingen per 1 januari 2024 door BsGW worden uitgevoerd, tegen een meerprijs, of de werkzaamheden weer door de gemeente Beesel zelf worden uitgevoerd.

5. Toelichting In het uitvoeren van de werkzaamheden maakt BsGW een verschil in belastingen en externe vorderingen: De belastingsoorten zijn te harmoniseren. De externe vorderingen behoren tot het maatwerk. Te harmoniseren belastingen: • Afvalstoffenheffing • Rioolheffing Maatwerk externe vorderingen voor de gemeente Beesel: • Leges bouwvergunningen • Leges milieuheffingen (vanaf 2024) • Leges lijkbezorgingrechten Pagina 2 van 5

De werkzaamheden bij de externe vorderingen worden onderverdeeld in: • Heffen & innen • Bezwaar en beroep Voor de belastingen hoeft de gemeente Beesel geen wijzigingen aan te brengen omdat alles, zoals nu in het beleid is bepaald dat deze processen geautomatiseerd kunnen worden. De keuze die de gemeente heeft 1. kiezen om de werkzaamheden uit te laten voeren door BsGW met bijbehorende kosten 2. de werkzaamheden weer zelfstandig uit te voeren Inhoud Op inhoud maakt het niet uit wie de taken uitvoert. Hier zit echter wel een verschil in financiële lasten en personeel waarin we een keuze moeten maken. Financieel Externe vorderingen bij BsGW Indien we kiezen om het maatwerk uit laten voeren door BsGW dan bestaan de kosten uit eenmalige kosten en jaarlijkse uitvoeringskosten: Eenmalige kosten € 4534,Jaarlijkse uitvoeringskosten € 10.617,- en wordt elk jaar verhoogd conform CBS-index Het contract wordt aangegaan voor 3 jaar (2024 t/m 2026) De kosten worden verder verhoogd met werkzaamheden voor: Bezwaar Werkzaamheden gemiddeld 4 uur per bezwaar en er wordt gerekend met een uurtarief van € 80,- bij interne afhandeling en een uurtarief van € 200 bij externe afhandeling. Beroep Werkzaamheden gemiddeld 20 uur per beroep en er wordt gerekend met een uurtarief van € 80,- bij een interne afhandeling en een uurtarief van € 200 bij externe afhandeling.

In 2022 was er sprake van 4 bezwaar- en 1 beroepszaak. Dit zou voor 2024 betekenen dat er nog extra kosten zijn die niet op de offerte worden genoemd: Bezwaar: tussen € 1280,- (16 uur x € 80,-) en € 3200,- (16 uur x € 200,-) Beroep: tussen € 1600,- (20 uur x € 80,-) en € 4000,- (20 uur x € 2000,-) Totaal bedragen de extra kosten tussen de € 2880,- en € 7200,- afhankelijk van de hoeveel tijd die het mogelijke bezwaar en mogelijke beroep in beslag nemen. Daarnaast is de hoogte van de extra kosten afhankelijk van een interne afhandeling of externe afhandeling van het bezwaar en beroep bij BsGW. Totaal zullen de additionele kosten, op basis van bovenstaande bezwaarzaken en beroepszaak en eenmalige implementatiekosten, in 2024 tussen de € 18.031,- en € 22.351,- bedragen. Voor de jaren 2025 en 2026 bedragen de kosten tussen € 13.497,- en € 17.817,- (afhankelijk van index en aantal bezwaar- en beroepzaken zoals in 2022)

Pagina 3 van 5

Externe vorderingen bij gemeente Beesel De kosten die we als gemeente maken bestaan uit personeelskosten en overhead. In onderstaande tabel wordt weergegeven hoe de totale kosten tot stand komen. Lijkbezorging Factuur versturen Reminder versturen Telefonisch contact en Betalingsregelingen 10% Aanmaning en dwangbevel Totaal aantal lijkbezorging

aantal 129 40

tarief 40 40

overhead 32 32

uren 0,17 0,17

13 18

40 40

32 32

0,33 0,33

Bouwleges Factuur versturen Reminder versturen Telefonisch contact en Betalingsregelingen 10% Aanmaning en dwangbevel Bezwaar inhoudelijk Beroep inhoudelijk Bezwaar/beroep backoffice Totaal aantal bouwleges

aantal 20 2

tarief 40 40

overhead 32 32

uren 0,17 0,17

5 2 4 1 5

40 40 55 55 40

32 32 32 32 32

0,33 0,33 2 8 0,5

Totale kosten

totaal uren totaal bedrag 22 € 1.579 10 € 720 4 6 42

€ 309 € 428 € 3.036

totaal uren totaal bedrag 3 € 245 0 € 24 2 1 8 8 3 25

€ 119 € 48 € 696 € 696 € 180 € 2.008

67

€ 5.043

Gezien het beperkt aantal uren dat ingezet dient te worden en de kennis die we al intern hebben, is de verwachting dat deze tijdsbesteding opgevangen kan worden binnen de huidige personele capaciteit. Juridisch Indien we kiezen om de taken uit te laten voeren door BsGW dan verandert er niets ten opzichte van de huidige werkzaamheden. Maar ook als BsGW het bezwaar afhandelt, voert de gemeente het grootste gedeelte van de werkzaamheden uit. BsGW vraagt ons namelijk om een herberekening en motivering van de berekende leges te maken voor het bezwaar of beroep. We zien daarom een aantal extra voordelen wanneer we de afhandeling van het bezwaar en beroep zelf doen: 1. We bevorderen een informele aanpak doordat we direct contact met inwoners hebben; 2. Door het direct contact is er meer kans om het doorzetten van een bezwaar, met de bijbehorende hoorzitting, en mogelijk beroep, te voorkomen; 3. We krijgen meer inzicht in de zaken waarin inwoners de legesvaststelling niet juist, of onduidelijk vinden. Hierdoor kunnen we de kwaliteit van onze beschikkingen sneller verbeteren; 4. We hebben direct inzicht in en grip op de behandeltermijn van een bezwaar en kunnen daardoor ook sturen op de termijnen waarbinnen een inwoner een besluit op bezwaar ontvangt; 5. Voor afhandeling van een bezwaar rekent BsGW gemiddeld 4 uur en een beroep 20 uur (à € 80 intern).

Gelet op het feit dat de gemeente de input hiervoor nu al levert, verwachten we dat het voordeliger is het hele proces zelf uit te voeren

Pagina 4 van 5

Risico’s Personele bezetting: De personele bezetting is op dit moment in orde om de werkzaamheden uit te kunnen voeren. Dit geldt zowel voor de backoffice taken, maar ook voor de afdeling die het bezwaar en beroep gaat afhandelen. We voorzien op dit moment geen risico dat de uitvoer in het gedrang komt. Advies: Op inhoud is er geen verschil om de werkzaamheden door BsGW of zelfstandig uit te voeren Financieel gezien is er een voordeel te behalen als we de werkzaamheden zelfstandig uitvoeren. Juridisch zien we kansen om dit beter te doen. Er kleven op dit moment geen risico’s aan het uitvoeren van de werkzaamheden door de gemeente Beesel. Op basis van bovenstaande feiten adviseren wij u te besluiten om de werkzaamheden van de externe vorderingen (leges) per 1 januari 2024 uit te laten voeren door de gemeente Beesel

6. Visie Blij in Beesel De harmonisatie van BsGW past binnen gemeente in gemeenschap en samenwerking. De keuze die we maken bepaalt hoe we de dienstverlenende gemeente willen zijn.

7. Toegankelijkheid Onze verwachting is dat als we de werkzaamheden zelf uit gaan voeren, de toegankelijkheid zal toenemen.

8. Duurzaamheid Niet van toepassing

Bijlagen Raadsbesluit Prijsopgave externe vorderingen BsGW Brief project harmonisatie gemeenteraadsleden

Pagina 5 van 5