Raadsvoorstel bemensing auditcommissie 2022-2026 en mandaat aanbesteding accountantdienstverlening

Raadsvoorstel Onderwerp: Bemensing auditcommissie 2022-2026 en mandaat aanbesteding accountantsdienstverlening

portefeuillehouder: datum vergadering: 30 maart 2022 zaaknummer: 0889281900

Samenvatting De auditcommissie is de belangenbehartiger namens de gemeenteraad richting de accountant. Deze commissie bereidt onder andere de selectie van de accountant en de accountantscontrole op de jaarrekening. Deze commissie dient na de verkiezingen opnieuw te worden bemenst. Tevens is het – in het kader van de voortgang – van belang dat de auditcommissie van de gemeenteraad het mandaat krijgt om het aanbestedingsproces voor de accountantsdienstverlening in gang te zetten. Het contract met de huidige dienstverlener loopt af na de jaarrekeningcontrole 2021.

Voorstel 1. Mevrouw Janssen, de heer Cremers, de heer Jacobs en de heer Hendriks te benoemen tot lid van de auditcommissie van de gemeente Beesel; 2. De auditcommissie te mandateren om de werving van de nieuwe accountant namens de raad uit te voeren.

Pagina 1 van 3

Toelichting raadsvoorstel 1. Aanleiding Als gevolg van de gemeenteraadsverkiezingen kent de gemeenteraad een nieuwe samenstelling. Het is daarom ook van belang om door de raad ingestelde commissies opnieuw te bemensen. Tevens dient de auditcommissie op korte termijn te kunnen starten met de aanbesteding van de accountantsdienstverlening.

2. Doelstelling Bemensing van commissies van de raad voor de bestuursperiode 2022-2026 en de werving van een (nieuwe) accountant voor de bestuursperiode 2022-2026.

3. Uitgangssituatie De auditcommissie is de belangenbehartiger namens de gemeenteraad richting de accountant. Deze commissie bereidt onder andere de selectie van de accountant en de accountantscontrole op de jaarrekening. De bevindingen van de accountant als gevolg van de jaarrekeningcontrole worden door de accountant met de auditcommissie besproken. Daarna rapporteert de auditcommissie hierover aan de gemeenteraad, zodat een gedegen besluit genomen kan worden over de jaarrekening. Er is op basis van het Statuut Auditcommissie ruimte voor maximaal 4 leden in de commissie. Er hebben zich ook vier kandidaten (van elke fractie één) gemeld. Werving (nieuwe) accountant Tevens is het belangrijk dat deze commissie al op korte termijn kan starten met de werving van een nieuwe accountant voor de gemeente Beesel. De overeenkomst met de huidige accountant loopt na de jaarrekeningcontrole 2021 af. De raad is formeel beslissingsbevoegd ten aanzien van het programma van eisen, in eerdere gevallen heeft de raad de auditcommissie gemandateerd om het inkoopproces voor te bereiden en te doorlopen. Om dit proces praktisch in te kunnen steken, wordt u nu opnieuw gevraagd om aan de auditcommissie het mandaat te verlenen om het inkooptraject te dooropen. Alle fracties zijn in de nieuwe auditcommissie vertegenwoordigd.

Globaal proces Op basis van een inschatting van de totale kostprijs van de opdracht (in samenspraak met Inkoopcentrum Zuid, dat de procedure zal begeleiden) blijven we onder het bedrag dat ons verplicht om een Europese aanbesteding op te starten, we mogen een meervoudig onderhandse procedure uitvoeren waarbij minimaal 3 en maximaal 5 partijen worden uitgenodigd om een aanbieding te doen. Dit betekent wel dat er een aantal zaken voorbereid moeten worden. Na het mandaat van de raad zal de auditcommissie aan de slag gaan. Globaal gebeurt het volgende: • De partijen baseren hun aanbieding op een programma van eisen en gunningscriteria. Dit programma wordt ambtelijk voorbereid en afgestemd met de auditcommissie; • Aan de hand van een aantal aanvullende gunningsciteria worden de aanbiedingen beoordeeld en volgt door de auditcommissie de keuze voor één van de partijen. Doorlooptijd De doorlooptijd van een meervoudig onderhandse inkoopprocedure is minimaal 8 weken (los van de ambtelijke voorbereiding). De nieuwe accountant moet kort na het zomerreces kunnen starten met de voorbereiding van de controle op de jaarrekening 2022. Daarom wordt de raad nu gevraagd om het mandaat aan de nieuwe auditcommissie te verstrekken, zodat het inkoopproces snel kan starten.

4. Rol gemeente Niet van toepassing

5. Toelichting a.

Financieel Niet van toepassing. Pagina 2 van 3

b.

Juridisch Niet van toepassing.

c.

Risico’s Niet van toepassing.

6. Visie Blij in Beesel Niet van toepassing.

7. Toegankelijkheid Niet van toepassing.

8. Duurzaamheid Niet van toepassing.

Bijlagen Geen

Pagina 3 van 3