Raadsvoorstel archiefverordening 2025

Raadsvoorstel Onderwerp: Archiefverordening gemeente Beesel 2025

portefeuillehouder: Martijn Derks datum vergadering: 29 september 2025 zaaknummer:

0889415706

Samenvatting De archiefverordening gemeente Beesel 2012 is verouderd enerzijds door de benoeming van de gemeentearchivaris anderzijds vanwege het ontbreken van de aanpassingen die voortvloeien uit de wijzigingen in het archiefbesluit 1995.

Voorstel 1. Vast te stellen de verordening: Archiefverordening gemeente Beesel 2025 2. In te trekken de verordening: Archiefverordening gemeente Beesel 2012

Pagina 1 van 3

Toelichting raadsvoorstel 1. Aanleiding Met de aanwijzing van de gemeentearchivaris op 20 mei is zijn de beheertaken met betrekking tot de archieven en informatiebeheer verschoven. De zorg en het beheer van de archieven is geregeld in de archiefverordening die daarvoor opnieuw moet worden opgesteld.

2. Doelstelling In de archiefverordening worden de regels vastgesteld die het juridisch kader vormen waarin het informatiebeheer georganiseerd wordt.

3. Uitgangssituatie De archiefverordening gemeente Beesel 2012 is verouderd.

4. Rol gemeente Het organiseren en uitvoeren van goed informatiebeheer zodat de informatiehuishouding en de archieven in een goede geordende toegankelijke staat verkeren.

5. Toelichting De archiefverordening 2012 is niet meer in lijn met de heersende wetgevingsleer. Dit betreft onder andere de principes dat hogere wetgeving niet in lagere herhaald wordt, dat taken die aan het college van burgemeester en wethouders (B&W) zijn opgedragen niet door de gemeenteraad worden vastgesteld en dat nadere regels zonder externe werking niet in een besluit maar in een werkinstructie of beheerregeling (met interne werking) vastgesteld moeten worden. Hierdoor is de nieuwe archiefverordening gedereguleerd en de opbouw van de verordening aangepast. De digitale ontwikkeling maakt het noodzakelijk om in de inrichting van de informatiehuishouding en bij de vorming van digitale archiefbescheiden (onder meer door metadatering) reeds rekening te houden met duurzame toegankelijkheid. Daarom moet het archiefbeleid niet langer als losstaand van het informatiebeleid, maar daarmee geïntegreerd worden benaderd. De archiefverordening is gebaseerd op het model archiefverordening VNG 2019. a.

Financieel Het vaststellen van de verordening brengt geen directe kosten met zich mee.

b.

Juridisch De verordening is juridisch getoetst

c.

Risico’s Niet van toepassing

6. Visie Leef Beesel Niet van toepassing

7. Toegankelijkheid Niet van toepassing

Pagina 2 van 3

8. Duurzaamheid Niet van toepassing

Bijlagen 1. Archiefverordening gemeente Beesel 2025 2. Archiefverordening gemeente Beesel 2012

Pagina 3 van 3