Raadsvoorstel actualisatie diverse financiële verordeningen

Raadsvoorstel Onderwerp: actualisatie Financiële verordening 2023 actualisatie controleverordening, actualisatie nota activa en afschrijving gemeente Beesel

portefeuillehouder: Bob Vostermans datum vergadering: 10 juli 2023 zaaknummer: 322099, 294166 en 322088

Samenvatting Sinds de vaststelling van de huidige controleverordening (2004), de financiële verordening (2022) en de huidige nota activa en afschrijving (2016) zijn er een aantal vernieuwingen / wijzigingen doorgevoerd. De achtergrond van deze wijzigingen is divers. Aanleiding is onder andere de aanpassing van wet- en regelgeving. Het betreft met name de Wet versterking decentrale rekenkamers en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de notities rente (2017) en materiële vaste activa (2020) en die in dit kader zijn verschenen. Daarnaast leggen we hiermee ook formeel de keuzes vast die in de begroting 2022 en 2023 zijn gemaakt. De belangrijkste wijzigingen zijn: • Controleverordening: aanpassingen i.v.m. de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf het boekjaar 2023 en het mandateren van de auditcommissie voor de besluitvorming bij de opdrachtverlening accountantscontrole. • Financiële verordening: verwerking doelenboom, uitbreiding artikel Kostprijs-berekening en aanpassing informatiegrens afwijkingen bij de investeringskredieten. • Nota activa en afschrijvingen: verhoging drempelbedrag investeringen, de toerekening van ambtelijke uren aan investeringskredieten en de wijziging van afschrijvingstermijnen.

Voorstel • • • • • •

De controleverordening gemeente Beesel 2023 vast te stellen. De controleverordening gemeente Beesel 2004 in te trekken. De financiële verordening gemeente Beesel 2023.2 vast te stellen. De financiële verordening gemeente Beesel 2023 in te trekken. De nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023 vast te stellen. De nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2016 in te trekken.

Pagina 1 van 4

Toelichting raadsvoorstel 1. Aanleiding Voor zowel de controleverordening als de financiële verordening zijn nieuwe modelverordeningen verschenen. Aanleiding is de aanpassing van wet- en regelgeving. Het betreft met name wijzigingen in de wet Versterking decentrale rekenkamers en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de notities rente (2017) en materiële vaste activa (2020) die in dit kader verschenen zijn. Daarnaast leggen we hiermee ook formeel de keuzes vast die in de begroting 2022 en 2023 zijn gemaakt.

2. Doelstelling Actualisatie beleid:

• • • • • •

De controleverordening gemeente Beesel 2023 vast te stellen. De controleverordening gemeente Beesel 2004 in te trekken. De financiële verordening gemeente Beesel 2023.2 vast te stellen. De financiële verordening gemeente Beesel 2023 in te trekken. De nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2023 vast te stellen. De nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2016 in te trekken.

3. Uitgangssituatie De huidige controleverordening dateert uit 2004. De huidige financiële verordening dateert uit 2022. De huidige nota activa en afschrijvingen dateert uit 2016.

4. Rol gemeente -

5. Toelichting Voor zowel de controleverordening als de financiële verordening zijn nieuwe modelverordeningen verschenen. De artikelen uit onze huidige verordeningen hebben we hiermee vergeleken. In de nieuwe verordeningen hebben we de belangrijkste wijzigingen groen gemarkeerd. Tevens zijn de huidige verordeningen en nota bijgevoegd. Controleverordening: Directe aanleiding voor de wijziging van de controleverordening is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van het boekjaar 2023. Daarnaast maken we van de gelegenheid gebruik om een paar zaken aan te passen: • bevoegdheden mandateren van de raad aan de auditcommissie (artikel 2), iets wat in de praktijk al regelmatig voorkomt. De auditcommissie heeft de benodigde kennis van zaken en de doorlopende contacten met de accountant. Doorlopende mandatering is hiermee vooral een praktisch middel. De raad kan het gegeven mandaat te allen tijde weer intrekken als de raad van mening is dat hij zelf beslissingen omtrent de gunning van werkzaamheden aan de accountant wil nemen. • nauwer aansluiten bij de modelverordening van de VNG (diverse artikelen). Deze hanteert scherpere definities dan onze bestaande verordening.

Pagina 2 van 4

We hebben de wijzigingen van de controleverordening besproken met de auditcommissie en deze tevens onder de verordening artikelsgewijs toegelicht. Financiële verordening: De financiële verordening was nog vrij recent aangepast (2022). De wijzigingen zijn dan ook vrij beperkt. In de nieuwe financiële verordening hebben we een eerste opzet van de doelenboom verwerkt. Zoals ook bij de discussie rondom de kadernota is medegedeeld, is onze P&C-cyclus nog volop in ontwikkeling. Indien nieuwe ontwikkelingen of inzichten in deze cyclus leiden tot een aanpassing van onze eigen wet- en regelgeving, dan zullen we deze in de eerstvolgende update van de financiële verordening meenemen. Op basis van de check met de modelverordening is het artikel 15 Kostprijsberekening uitgebreid. Tenslotte is in artikel 8 Autorisatie investeringskredieten lid 3 nu naast het reeds opgenomen percentage (10%) ook een minimumbedrag van € 25.000 gesteld. Hierdoor voorkomen we onnodige vertraging in kleinere projecten. Hieruit volgt dat bij afwijkingen in de baten c.q. lasten < € 25.000 niet vooraf de Raad geïnformeerd wordt maar hierover gerapporteerd wordt in de P&C-documenten.

Nota activa en afschrijving Aanleiding voor de wijzigingen is de aanpassing van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de notities rente (2017) en materiële vaste activa (2020) die in dit kader verschenen zijn. Daarnaast leggen we hiermee ook formeel de keuzes vast die in de begroting 2022 en 2023 zijn gemaakt. Dit laatste betreft met name de toerekening van uren aan investeringskredieten en de wijziging van afschrijvingstermijnen. Daarnaast hebben we ook het drempelbedrag voor de investeringen verhoogd. Drempelbedrag (Uitgangspunt 1): Het drempelbedrag voor investeringen is verhoogd van € 10.000 naar € 25.000. Vanuit efficiëncy-oogpunt verhogen we dit drempelbedrag. Investeringen onder € 25.000 brengen we in 1x ten laste van de exploitatie. Op basis van een jaarprogramma, krediet of onderhoudsplanning kunnen diverse kleinere vervangingen (niet zijnde onderhoud) als één investering beschouwd worden, wanneer de totale kosten groter dan € 25.000 zijn. Bijlage 1 afschrijvingstermijnen. In het overzicht is een verdere detaillering aangebracht. Hier hebben we ook de afschrijvingstermijn van de schoolgebouwen aangepast van 40 naar 50 jaar conform de begroting 2022. Bij dit voorstel is een separate bijlage toegevoegd met een overzicht was/wordt inzake de afschrijvingstermijnen.

Nieuw: Toerekening ambtelijke uren In artikel 63 lid 3 BBV wordt gesproken over kosten die ‘rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend’. Voor de bepaling welke kosten dit betreft, wordt door de Commissie BBV een parallel getrokken met de kosten die ‘direct zijn toe te rekenen aan de taakvelden’. Hieruit volgt dat de salariskosten die direct aan een actief zijn toe te rekenen geactiveerd moeten worden. Dit zijn bijvoorbeeld de uren van de projectleider. De indirecte salariskosten die behoren tot de toe te rekenen overhead kunnen worden geactiveerd en worden meegenomen in de vervaardigingsprijs.

Pagina 3 van 4

Nieuw uitgangspunt: Uren / salarislasten die direct aan een investering zijn toe te rekenen worden geactiveerd. We hanteren een opslag voor overhead. In de kredietaanvragen nemen we de kosten van interne uren mee. a.

Financieel Kaderstellend.

b.

Juridisch

De verordeningen moeten worden gepubliceerd zodra dit kan. De financiële verordening moet ter info naar de Provincie Limburg worden gezonden. c.

Risico’s

6. Visie Blij in Beesel 7. Toegankelijkheid 8. Duurzaamheid Bijlagen • • • • • • •

Controleverordening gemeente Beesel 2023 Controleverordening gemeente Beesel 2004 Financiële verordening gemeente Beesel 2023.2 Financiële verordening gemeente Beesel 2023 Nota activa en afschrijvingen gemeente Beesel 2023 Nota activa en afschrijving gemeente Beesel 2016 Tabel afschrijvingstermijnen was_wordt

Pagina 4 van 4