Raadsvoorstel aanwijzing FG raad

Raadsvoorstel Onderwerp: aanwijzing van de functionaris gegevensbescherming (FG) voor de gemeenteraad

portefeuillehouder: Bob Vostermans datum vergadering: 5 juni 2023 zaaknummer: 0889320057

Samenvatting Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen om te voldoen aan de AVG. Tevens wordt aan de raad voorgesteld om het nemen van besluiten op grond van de AVG om praktische redenen te mandateren aan de griffier.

Voorstel 1. 2.

De door het college aangestelde Functionaris Gegevensbescherming (FG) ook aan te stellen als de Functionaris Gegevensbescherming voor de raad. De volgende mandaten te verlenen aan de griffier: a. Het besluiten op verzoeken op grond van de artikelen 15 t/m 20 van de AVG Het betreft de zogenaamde ‘rechten van betrokkenen’, zoals inzage in, rectificatie van en wissen van persoonsgegevens die door de raad verwerkt worden, op voorwaarde dat de FG hierover voorafgaand geraadpleegd wordt. b. Het besluiten op het maken van bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens en beslissen over beëindiging van de verwerking als bedoeld in artikel 21 van de AVG op voorwaarde dat de FG hierover voorafgaand geraadpleegd wordt. c. Het aangaan van verwerkersovereenkomsten als bedoeld in artikel 14, lid 2 van de AVG en convenanten gegevensverwerking en gegevensuitwisseling overeenkomstig artikel 26 van de AVG. Dit betreft overeenkomsten met externe partijen die namens de raad van Beesel gegevens verwerken, op voorwaarde dat de FG hierover voorafgaand geraadpleegd wordt. d. Verlengen van de beslistermijn op verzoeken op grond van artikel 12 lid 3 van de AVG; e. Het besluiten op ingebrekestellingen ingevolge artikel 4:17 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en het vaststellen van de verschuldigdheid van een dwangsom op grond van 4:18 van de Awb; f.

Het buiten behandeling stellen van een aanvraag op grond van artikel 4:5 of 4:6 Awb; g. Het melden van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens op grond van artikel 33 van de AVG; h. Het mededelen van een inbreuk in persoonsgegevens van een betrokkene op grond van artikel 34 van de AVG. Hierbij horen het verrichten van alle benodigde handelingen ter voorbereiding van een besluit, na het besluit, het verstrekken van informatie rondom het besluit en het voeren van correspondentie rond het besluit.

Pagina 1 van 3

Toelichting raadsvoorstel 1. Aanleiding Overheidsinstanties en overheidsorganen die persoonsgegevens verwerken zijn verplicht om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. De gemeenteraad is een overheidsorgaan dat persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld op het moment dat een inwoner een brief aan de raad verstuurt. Dit betekent dat specifiek voor de gemeenteraad een FG aangesteld dient te worden. De FG ziet binnen de organisatie toe op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De raad dient over deze aanwijzing een besluit te nemen. Daarnaast is het vanwege hiervoor geldende beslistermijnen dringend aan te bevelen om het nemen van besluiten op grond van de AVG voor zover het aangelegenheden van de raad betreft, te mandateren aan de griffier (die afstemt met de FG). Het gaat om: • Besluiten op verzoeken op grond van de artikelen 15 t/m 20 van de AVG. Het betreft de zogenaamde ‘rechten van betrokkenen’, zoals inzage in, rectificatie van en wissen van persoonsgegevens die door de raad verwerkt worden, op voorwaarde dat de FG hierover voorafgaand geraadpleegd wordt. • Besluiten op het maken van bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens en beslissen over beëindiging van de verwerking als bedoeld in artikel 21 van de AVG op voorwaarde dat de FG hierover voorafgaand geraadpleegd wordt.

• Het aangaan van verwerkersovereenkomsten als bedoeld in artikel 14, lid 2 van de AVG en convenanten gegevensverwerking en gegevensuitwisseling overeenkomstig artikel 26 van de AVG. Dit betreft overeenkomsten met externe partijen die namens de raad van Beesel gegevens verwerken, op voorwaarde dat de FG hierover voorafgaand geraadpleegd wordt. • Verlengen van de beslistermijn op verzoeken op grond van artikel 12 lid 3 van de AVG; • Het besluiten op ingebrekestellingen ingevolge artikel 4:17 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en het vaststellen van de verschuldigdheid van een dwangsom op grond van 4:18 van de Awb; • Het buiten behandeling stellen van een aanvraag op grond van artikel 4:5 of 4:6 Awb; • Het melden van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens op grond van artikel 33 van de AVG; • Het mededelen van een inbreuk in persoonsgegevens van een betrokkene op grond van artikel 34 van de AVG. Hierbij hoort het verrichten van alle benodigde handelingen ter voorbereiding van een besluit, na het besluit, het verstrekken van informatie rondom het besluit en het voeren van correspondentie rond het besluit. Voor het nemen van besluiten op grond van artikelen 14 t/m 21 van de AVG geldt een termijn van vier weken. Het nemen een besluit door de raad is in de reguliere raadskalender in de meeste gevallen binnen deze termijn niet haalbaar.

Na mandatering kan de griffier binnen de hiervoor geldende termijn besluiten.

2. Doelstelling Met de aanstelling van de FG, voldoen we aan artikel 37 van de AVG. Met het verstrekken van een mandaat voor het nemen van besluiten op grond van de AVG aan de griffier, wordt geregeld dat deze besluiten, tijdig kunnen worden genomen.

3. Uitgangssituatie Voor het college van burgemeester en wethouders is inmiddels een FG aangesteld. Het is juridisch mogelijk om hier (om praktische redenen) als gemeenteraad bij aan te sluiten. Dit wordt daarom ook aanbevolen.

4. Rol gemeente Niet van toepassing

Pagina 2 van 3

5. Toelichting a.

Financieel Door aansluiting te zoeken bij de door het college gekozen invulling, zijn er op voorhand geen extra kosten verbonden aan het aanstellen van dezelfde FG voor de raad.

b.

Juridisch Met het aanstellen van de FG wordt voldaan aan de bepalingen uit de AVG. Het recht van bezwaar dat uit artikel 21 van de AVG voortvloeit, is niet vergelijkbaar met bezwaar op grond van de Algemene wet bestuursrecht. We publiceren de aanwijzing en het mandaatbesluit in het Gemeenteblad.

c.

Risico’s Er zijn geen specifieke risico’s verbonden aan het aanstellen van een FG voor de raad.

6. Visie Blij in Beesel Niet van toepassing

7. Toegankelijkheid Niet van toepassing

8. Duurzaamheid Niet van toepassing

Bijlagen Niet van toepassing

Pagina 3 van 3