Raadsvoorstel aanschaf camerasysteem en Teams integratie

Raadsvoorstel Onderwerp: inkoop: aanschaf camerasysteem en vergaderfaciliteiten raadszaal

portefeuillehouder: Bob Vostermans datum vergadering: 13 december 2021 zaaknummer: 0889254011

Samenvatting Aan de raad wordt voorgesteld om in de Burgerzaal een vast camerasysteem te installeren waarmee de raadsvergaderingen door middel van een vaste livestream voor het publiek toegankelijk worden. De kosten voor deze investeringen worden gedekt uit bestaande budgetten voor ICT en griffie.

Voorstel 1. In te stemmen met de installatie van een vast camerasysteem in de Burgerzaal; 2. In te stemmen met de toevoeging van Teams integratie in de Burgerzaal; 3. In te stemmen met het afsluiten van een onderhouds- en servicecontract voor storingen en periodiek onderhoud aan het aan te schaffen systeem; 4. Op basis van de analyse van de offertes en advies te kiezen voor levering en installatie door Foxx AV; 5. De structurele kosten voor de apparatuur (€ 6.300 per jaar) te dekken uit de vrije ruimte in het leasebudget voor ICT-apparatuur en de structurele kostenverhoging voor het gebruik van Company Webcast (€ 1.000 per jaar) te dekken uit het griffiebudget.

Pagina 1 van 7

Toelichting raadsvoorstel 1. Aanleiding In 2019 zijn de Burgerzaal en de Commissiekamer in het gemeentehuis gerenoveerd. Een onderdeel van deze renovatie was de vernieuwing van alle vergaderfaciliteiten en audiovisuele apparatuur. Dit heeft onder andere geleid tot de installatie van een nieuwe discussie installatie. Hierbij is door de raad de keuze gemaakt om enkel een audiosysteem te installeren en géén vaste camera’s in gebruik te nemen. Beoogd doel was het realiseren van een live audioverbinding, om ook op afstand raads- en commissievergaderingen te kunnen volgen. Kort na ingebruikname van de nieuwe faciliteiten werden we geconfronteerd met de coronacrisis (begin 2020). Hierdoor werden de mogelijkheden voor bijeenkomsten in groepen en de aanwezigheid van publiek bij vergaderingen van raad en commissie van de ene op de andere dag beperkt. Dit had gevolgen voor de noodzakelijke openbaarheid van vergaderingen. Om toch door te kunnen gaan met het raadswerk, wordt vanaf dat moment gebruik gemaakt van livestreams waarbij zowel beeld als geluid zichtbaar en hoorbaar zijn. In tijdelijke wetgeving is dit ook als voorwaarde gesteld om het raadswerk door te kunnen laten gaan. Voor het realiseren van de livestream maakt de gemeente Beesel sinds begin 2020 gebruik van de diensten van Foxx AV.

Voor iedere openbare vergadering waarbij geen publiek aanwezig kan zijn, wordt deze organisatie ingehuurd. De kosten die hiermee samenhangen zijn aanzienlijk. Daarnaast is het voor het creëren van een laagdrempelige toegang tot raadsvergaderingen aan te bevelen om vergaderingen (beeld en geluid) live te streamen. De aanschaf van een vaste opstelling is vanuit beide perspectieven daarom het overwegen waard. Eerdere behandeling van het voorstel In de raadsvergadering van 12 juli 2021 is het voorstel voor de aanschaf van een camerasysteem voorgelegd aan de gemeenteraad. Bij de vaststelling van de agenda heeft de raad besloten het voorstel niet te behandelen. Tevens heeft de raad gevraagd om het voorstel aan te vullen met de volgende punten: 1. Offertes voor levering en installatie van drie verschillende aanbieders; 2. Offertes voor een onderhoudscontract; 3. Een onderzoek naar duurzame opslag door een onafhankelijke partij (zie 1.3.); 4. Het hanteren van een redelijke afschrijvingstermijn (8 jaar wordt als ‘te lang’ beschouwd); 5. Afspraken over het gebruik van het systeem (openbare vergaderingen van commissie en raad, alle overige momenten te bepalen in samenspraak met het presidium). Het voorstel is op bovengenoemde punten aangevuld en wordt nu opnieuw voor besluitvorming aangeboden.

2. Doelstelling Het realiseren van een vaste camera installatie in de Burgerzaal/Commissiekamer van het gemeentehuis om structureel de openbaarheid van raads- en commissievergaderingen te realiseren/vereenvoudigen, de organisatie van webinars vanuit het gemeentehuis mogelijk te maken, vergaderingen met grote groepen via Teams te hosten en de incidentele kosten voor inhuur van externe partijen voor het realiseren van een livestream in de huidige coronasituatie te beëindigen.

3. Uitgangssituatie De bestaande installatie in de Burgerzaal/Commissiekamer vormt de basis voor eventuele uitbreiding met een aantal vaste camera's en Teams integratie.

Pagina 2 van 7

4. Rol gemeente De gemeenteraad dient over de uitbreiding van de bestaande vergaderfaciliteiten en audiovisuele apparatuur een besluit te nemen. Het gaat hierbij om de fundamentele keuze of vergaderingen (los van verplichte openbaarheid in de huidige situatie) ook in de toekomst zowel met beeld als geluid worden gestreamd.

5. Toelichting 1.1. Met een vaste camera installatie is inhuur van een externe partij voor het live streamen (en dus openbaarheid) van een raadsvergadering niet meer noodzakelijk. De kosten voor de inhuur van Foxx AV bedragen € 1.500 exclusief BTW voor de overdracht van een fysieke bijeenkomst en € 700 exclusief BTW voor de overdracht van een digitale bijeenkomst. Dit betekent – uitgaande van 15 à 20 openbare bijeenkomsten van de raad per jaar – een jaarlijkse kostenpost variërend van € 15.000 - € 30.000 euro exclusief BTW. De kosten voor de aanschaf van de installatie zijn grofweg vergelijkbaar met de inhuur van onze externe AV-partner gedurende één vergaderjaar. Omdat op dit moment niet duidelijk is hoe lang de coronasituatie nog voortduurt en livestreams mogelijk binnenkort weer nodig zijn in het kader van openbaarheid, is een investering op relatief korte termijn terug te verdienen. 1.2. Met de installatie van vier vaste camera's en bijbehorende software kan een vergadering professioneel worden gestreamd. De griffie of eventueel de medewerkers die een stream willen verzorgen, maken gebruik van de vaste opstelling in de Burgerzaal/Commissiekamer. Er is geen regie noodzakelijk. Het systeem wordt dusdanig geïnstalleerd dat dit tijdens een vergadering volledig geautomatiseerd zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige overdracht.

Denk hierbij onder andere aan automatisch draaiende camera's, die op basis van aanmeldingen van deelnemers op discussieposten (microfoons) exact 'weten' wie er aan het woord is. De stream wordt gerealiseerd via onze hostingpartij 'Company Webcast' en is live te volgen via de website van de gemeente Beesel. Met de stream zijn de openbare vergaderingen van commissie en raad altijd op afstand te volgen. Gedurende de coronabeperkingen is dit een must om de openbaarheid van vergaderingen te garanderen. Daarnaast is het een extra laagdrempelige mogelijkheid voor geïnteresseerde inwoners om de vergaderingen live te kunnen blijven volgen. Met een extra service wordt de zichtbaarheid van de raad en het raadswerk vergroot. Ook is het mogelijk om vergaderingen gedeeltelijk of volledig terug te kijken. 1.3. Company Webcast is gekoppeld aan iBabs, waardoor er efficiënter gewerkt kan worden. Hierdoor wordt de overdracht van beeld en geluid automatisch gekoppeld aan agendapunten in iBabs. Een vergadering is daardoor punt voor punt op een efficiënte wijze live te volgen en terug te kijken. Ook wordt het werk van de griffie hiermee een stuk efficiënter gemaakt: waar nu na iedere vergadering geluidbestanden handmatig geknipt en online geplaatst moeten worden, is dit met ingebruikname van Company Webcast niet meer nodig. Beeld en geluid worden per agendapunt automatisch gearchiveerd.

Company Webcast verzorgt hierin tevens de duurzame opslag, door gebruik te maken van de cloud opslag dienst van Amazon (AWS) voor de duur van de geldende overeenkomst tussen de gemeente Beesel en Company Webcast. Wanneer de samenwerking en/of overeenkomst tussen beide partijen ontbonden wordt dan is het aan de gemeente Beesel om te kiezen op welke wijze het complete archief duurzaam wordt opgeslagen (al dan niet lokaal).

Pagina 3 van 7

1.4. Er wordt voorgesteld een kwalitatief hoogwaardig en duurzaam systeem aan te schaffen. Er is gekeken naar een toekomstbestendig systeem, waarbij de kwaliteit en levensduur van het aan te schaffen materiaal maximaal is. Hiermee wordt voorkomen dat voortijdige vervanging noodzakelijk is vanwege veroudering. Denk hierbij aan camera's die in een hoge resolutie (hoger dan momenteel kan worden gestreamd) kunnen opnemen (4K). De kwaliteit van een vast systeem zal straks vergelijkbaar zijn met de kwaliteit van de vanwege corona gebruikte stream. 1.5. Bij de aanschaf van het bestaande audiovisuele systeem heeft de gemeenteraad er bewust voor gekozen om geen vaste cameraopstelling te laten installeren. De raad achtte een geluidsstream (dus zonder beeldweergave) voldoende voor de overdracht van raads- en commissievergaderingen. De praktijk leert ons dat hiermee in de huidige situatie en tijdsgeest onvoldoende openbaarheid wordt gerealiseerd. De ervaringen met een livestream zijn zowel aan de zijde van de raad als het publiek positief. Er is regelmatig positieve feedback over de mogelijkheid om raadsvergadering online te volgen. Ook heeft de livestream niet geleid tot excessief gedrag van individuele raadsleden tijdens vergaderingen. 2.1. Met Teams integratie wordt het mogelijk om digitaal deel te nemen aan een fysieke bijeenkomst in de Burgerzaal/Commissiekamer.

Teams gebruikt normaal gesproken in een digitale vergadering de microfoon en camera van (bijvoorbeeld) een laptop of iPad. Het is ook mogelijk om het camerasysteem en de discussie installatie in de Burgerzaal/Commissiekamer te koppelen aan Teams (de zogenaamde 'Teams integratie'). Op deze manier is het mogelijk om Teams deelnemers toe te voegen aan een fysieke vergadering. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een gastspreker op afstand, die tijdens een commissievergadering via Teams een toelichting geeft en interactie heeft met de deelnemers in de zaal. Dit is momenteel technisch niet mogelijk. 2.2. Met Teams integratie wordt het mogelijk om – daar waar toegestaan – hybride vergaderingen te houden of insprekers op afstand te laten deelnemen aan vergaderingen in de Burgerzaal/Commissiekamer. Wettelijk is bepaald in welk type vergaderingen een hybride vorm wel of niet is toegestaan. Per vergadering moet dit worden beoordeeld. Het gaat op dit moment te ver om dit voor alle mogelijke vergaderingen uit te werken. 2.3. Met Teams integratie is het mogelijk om de Burgerzaal/Commissiekamer te gebruiken als 'studio' om webinars en digitale bijeenkomsten/vergaderingen te organiseren. Dit kan zowel voor de raad, inwoners als organisatie worden gebruikt. Hiermee heeft de gemeente een eigen faciliteit om dergelijke sessies op een professionele manier te organiseren. 3.1.

Voor het jaarlijkse onderhoud en ondersteuning bij storingen bieden alle aanbieders de mogelijkheid tot het afsluiten van een onderhoudscontract. Uit de eerdere behandeling van dit voorstel tijdens de raadsvergadering van 12 juli 2021 is ook door de raad gevraagd om de mogelijkheden voor een dergelijke overeenkomst te onderzoeken. Geadviseerd wordt om bij de keuze aanschaf en installatie, met dezelfde externe partij het onderhoudscontract af te sluiten. 4.1. Er zijn offertes opgevraagd bij ARP, Centralpoint en Foxx AV Er zijn op maat gemaakte offertes aangevraagd bij drie verschillende partijen. Hierbij is aansluiten op de huidige installatie het uitgangspunt.

Pagina 4 van 7

4.2. Op hoofdlijnen zien de offertes er als volgt uit: Inhoudelijk is aan de drie partijen gevraagd om exact hetzelfde systeem (gelijke componenten) en de installatie te offreren. Dit leidt tot het volgende beeld (alle bedragen exclusief BTW): ARP De offerte van ARP leidt tot de volgende investeringen: Aanschaf en installatie camera systeem

€ 40.199,39

Teams integratie incl. installatie & configuratie € 10.043,87 Totale investering en installatie

€ 50.243,26

Onderhoud en storingen ARP biedt daarnaast een onderhouds- en storingscontract aan. De jaarlijkse kosten bedragen € 1.499,99. Te vervangen componenten bij storingen en onderhoud worden afzonderlijk in rekening gebracht. De onderhouds- en storingsdienstverlening via ARP wordt uitgevoerd door Media Service Maastricht. De storingsdienst is 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar. Er zijn geen indicaties gegeven van exacte responstijden, met uitzondering van tweedelijns ondersteuning (3 werkdagen). De fysieke afstand tot Reuver heeft ook gevolgen voor de snelheid van dienstverlening bij calamiteiten of storingen. Offerte op basis van nacalculatie ARP is niet bekend met de al aanwezige installatie (aangelegd door Foxx AV). Dit leidt tot een risico bij de installatie. Daarom is de offerte van ARP op basis van nacalculatie. Hierdoor loopt de gemeente het risico op een andere daadwerkelijke kostprijs voor de installatie dan het nu geoffreerde bedrag. Centralpoint De offerte van Centralpoint leidt tot de volgende investeringen: Aanschaf en installatie camera systeem

€ 27.263,61

Aanschaf Teams integratie hardware

€ 6.616,69

Installatie & configuratie Teams integratie

nacalculatie

Totale investering en installatie (let op, bedrag exclusief installatie en configuratie Teams integratie)

€ 33.880,30

Onderhoud en storingen Centralpoint biedt daarnaast een onderhouds- en storingscontract aan. De jaarlijkse kosten bedragen € 1.733,20. Te vervangen componenten bij storingen en onderhoud worden afzonderlijk in rekening gebracht. De onderhouds- en storingsdienstverlening via Centralpoint wordt uitgevoerd door Inter, gevestigd in Duiven. De on site responstijd bedraagt één werkdag. Verkorting van deze responstijd naar 8 uur of 4 uur leidt tot een verhoging van de jaarlijkse kosten met respectievelijk € 757 (8 uur) of € 1.060 (4 uur). Offerte op basis van nacalculatie Centralpoint is niet bekend met de al aanwezige installatie (aangelegd door Foxx AV). Dit leidt tot een risico bij de installatie. Daarom is de offerte van Centralpoint op basis van nacalculatie. Hierdoor loopt de gemeente het risico op een andere daadwerkelijke kostprijs voor de installatie dan het nu geoffreerde bedrag.

Pagina 5 van 7

Foxx AV De offerte van Foxx AV leidt tot de volgende investeringen: Aanschaf en installatie camera systeem

€ 24.013,33

Teams integratie hardware incl. installatie & configuratie € 7.745,83 Totale investering en installatie

€ 31.759,16

Onderhoud en storingen Foxx AV biedt daarnaast een onderhouds- en storingscontract aan. De jaarlijkse kosten bedragen € 1.949. Te vervangen componenten bij storingen en onderhoud worden afzonderlijk in rekening gebracht. De onderhouds- en storingsdienstverlening via Foxx AV wordt uitgevoerd door Foxx AV zelf, gevestigd in Roermond. De storingsdienst is 7 dagen per week beschikbaar tussen 8:00 en 22:00 uur. Bij defecten kan Foxx AV uit eigen voorraad leenapparatuur beschikbaar stellen. De fysieke afstand tot Reuver heeft gevolgen voor de snelheid van dienstverlening en aanwezigheid bij calamiteiten of storingen. Vaste prijs en bekend met aanwezige systeem Foxx AV is bekend met het al aanwezige systeem (zij hebben dit systeem in 2019 zelf aangelegd) en kan daar naadloos op aansluiten. Tevens hanteert Foxx AV een vaste prijs voor de levering en installatie. 4.3. Op basis van de vergelijking van de offertes, de risico’s als gevolg van mogelijke nacalculatie, de kosten van het onderhoudscontract en de bekendheid met het huidige systeem wordt geadviseerd om te kiezen voor Foxx AV voor de aanschaf en installatie. Financiën 5.1. Voor de aanschaf van ICT-apparatuur is een structureel leasebudget beschikbaar in de begroting.

Tevens is er een griffiebudget waarmee de kosten voor het abonnement met Company Webcast gedekt kunnen worden Binnen dit budget is er ruimte om de kosten voor de aanschaf/afschrijving van het camerasysteem en de Teams integratie te dekken. Hierbij gaan we uit van gunning van de opdracht aan Foxx AV zoals geadviseerd, een afschrijvingstermijn van 8 jaar voor het camerasysteem (gekoppeld aan de raadsperiodes, en om tijdig te kunnen beslissen over een eventueel noodzakelijke update van het systeem) en een afschrijving van 4 jaar voor de Teams integratie. De totstandkoming van deze relatief lange afschrijvingstermijn is ontstaan op basis van het advies van Foxx AV. Ervaring vanuit het specialisme van Foxx AV leert dat voor dergelijke systemen normaliter een afschrijvingstermijn van 10 jaar gehanteerd wordt. De voorgestelde apparatuur is toekomstbestendig en geschikt voor 4K (zeer hoge beeldkwaliteit) uitzendingen waarvan op dit moment nog geen gebruik gemaakt wordt. Het abonnement met Company Webcast wordt afgesloten voor een periode van 4 jaar. De structurele jaarlijkse kosten voor de overdracht en opslag van enkel een geluidsstream bedragen € 4.000 per jaar (besluit al genomen). Uitbreiding van dit abonnement voor de overdracht en opslag van beeldmateriaal bedraagt € 1.000 per jaar. Deze kosten worden gedekt binnen het reguliere budget van de griffie.

Bovenstaande betekent dat er géén vraag naar middelen nodig is, en we de kosten kunnen dekken binnen de bestaande begroting.

Pagina 6 van 7

Investeringsoverzicht: Aanschaf camera's Teams integratie Company Webcast encoder Company Webcast abonnement*

Investering € 23.500 € 7.700 € 4.900 € 1.000

Afschrijvingstermijn 8 jaar 4 jaar 4 jaar n.v.t.

Lease per jaar € 3.000 € 2.000 € 1.300 n.v.t.

*= meerkosten per jaar t.o.v. huidige abonnement, dekking via griffiebudget.

6. Visie Blij in Beesel De betrokkenheid van inwoners bij het raadswerk kan worden vergroot met een structurele livestream van raads- en commissievergaderingen. Op deze manier kan een geïnteresseerde inwoner– ook na de huidige situatie – laagdrempelig het werk van de raad volgen. Dit komt onder andere ten goede aan de volksvertegenwoordigende rol van de raadsleden.

7. Toegankelijkheid Met het structureel aanbieden van een livestream van openbare vergaderingen, wordt het voor inwoners/geïnteresseerden een stuk eenvoudiger om deze te volgen. Een gang naar het gemeentehuis wordt hen indien gewenst bespaard.

8. Duurzaamheid Er is gezocht naar een systeem dat kwalitatief dusdanig is, dat het voor minimaal de te leasen periode bruikbaar zal zijn.

Bijlagen 1. Offerte Company Webcast (encoder en uitbreiding abonnement); 2. Offerte ARP aanschaf en aanleg camerasysteem, Teams integratie en onderhoudscontract; 3. Offerte Centralpoint aanschaf en aanleg camerasysteem, Teams integratie en onderhoudscontract; 4. Offerte Foxx AV aanschaf en aanleg camerasysteem, Teams integratie en onderhoudscontract;

Pagina 7 van 7