Plan van aanpak herijken subsidiebeleid vrijwilligersorganisaties Gemeente Beesel

Plan van aanpak - Herijking Subsidiebeleid vrijwilligersorganisaties Gemeente Beesel Datum: 30 mei 2023

Uit de door Vindsubsidies uitgevoerde analyse blijkt dat er vier opgaven zijn voor de gemeente Beesel in relatie tot het subsidiebeleid voor vrijwilligersorganisaties: 1. Pas de subsidieregelingen aan: formuleer doelstellingen en voorwaarden om invulling te geven aan je inhoudelijk beleid (jeugd, sport, cultuur enz.). En zorg voor een transparante en zo eerlijk mogelijke verdeling van subsidiemiddelen. 2. Pas de Algemene subsidieverordening aan om deze uitvoerbaar te maken voor de medewerkers zonder dat dit buitenproportioneel veel ambtelijke capaciteit kost. 3. Stel nieuwe subsidieregelingen op, op onderdelen waar dit nu nog niet het geval is. Zo heeft de gemeente deugdelijke grondslagen, waar dit nu niet het geval is. 4. Maak iemand verantwoordelijk voor het subsidiebeleid, nu is dit enkel zo voor de uitvoering. Zorg voor een coördinator of beleidsmedewerker subsidies. Dit document beschrijft het plan van aanpak met betrekking tot de bovenstaande punten.

Plan van aanpak Het vernieuwen van het subsidiebeleid is een gevoelig thema binnen de samenleving. Dit zal ook het geval zijn binnen het Beeselse. Subsidies spelen een belangrijke rol voor lokale vrijwilligersorganisaties. De vrijwilligersorganisaties zijn op hun beurt weer een belangrijke motor van de lokale samenleving, ze leveren een belangrijke bijdrage aan de doelstellingen van de gemeente en de leefbaarheid van de samenleving. De herijkingsopgave is te verdelen in twee onderdelen. Ten eerste het aanpassen van de verordening en het opnieuw opstellen van subsidieregelingen. Ten tweede het borgen van het interne proces en coördinatie. Dit plan van aanpak heeft met name betrekking op het eerste onderdeel.

Rol van de gemeenteraad en het college Vindsubsidies stelt voor om een participatietraject te doorlopen om tot de herijking te komen. Hierbij is het belangrijk dat de gemeenteraad een rol krijgt. Hoewel de afzonderlijke regelingen door het college mogen worden opgesteld en vastgesteld is het advies dit traject toch met de gemeenteraad te doorlopen. De materie ligt doorgaans politiek gevoelig, vrijwilligersorganisaties weten de weg naar raadsleden doorgaans gemakkelijk te vinden. Een participatietraject met en door de gemeenteraad geeft daarom de meeste kans op een succesvol vernieuwingstraject waar iedereen achter kan staan. Participatietraject & raadsbrede werkgroep De voorgestelde aanpak betreft een participatietraject met subsidie ontvangende vrijwilligersorganisaties en een raadsbrede werkgroep. Een werkgroep vanuit de raad is aangeraden omdat de gemeenteraad haar voelsprieten in de samenleving heeft, een afvaardiging vanuit iedere fractie is daarom van grote waarde. De werkgroep is verantwoordelijk voor het stellen van kaders voor de gesprekken met vrijwilligersorganisaties. Aan welke knoppen kunnen we draaien, en aan welke niet? Het is daarbij wenselijk dat leden van de werkgroep ook deelnemen aan de gesprekken met de

vrijwilligersorganisaties. Vervolgens worden de uitkomsten van de gesprekken geanalyseerd in de werkgroep en brengt de werkgroep een advies uit aan het college van burgemeester en wethouders. De besluitvorming rondom het vernieuwde subsidiebeleid en de financiële gevolgen verloopt vervolgens via een reguliere procedure. Via het college van burgemeester en wethouders wordt een voorstel gedaan voor een vernieuwde verordening en de financiële gevolgen. Het college stelt tevens de nieuwe subsidieregelingen vast en informeert de gemeenteraad hierover. Gewenste / geadviseerde werkgroep: • • • •

Afvaardiging vanuit iedere fractie van de gemeenteraad. Per deelnemende fractie maximaal één afvaardiging. De werkgroep omvat: wethouder Nijssen, 4 gemeenteraadsleden en twee medewerkers van de gemeente waaronder één projectleider. De werkgroep heeft een adviserende taak richting het college. Het neveneffect van de werkgroep is dat de raad tijdens de besluitvorming inhoudelijk in staat is een goed besluit te nemen over de herijking vanwege de betrokkenheid van iedere fractie.

Processtappen werkgroep en participatietraject Stap 1: Bijeenkomsten met de werkgroep waarbij het huidige subsidiebeleid centraal staat. De gemaakte probleemanalyse is het startpunt. Doelstelling van deze eerste 2 a 3 bijeenkomsten is het informeren van alle werkgroep leden over het subsidiebeleid en de bevindingen uit de analyse. Stap 2: Voorbereiding van de bijeenkomsten met vrijwilligersorganisaties. Binnen welk kader gaan we de gesprekken aan met vrijwilligersorganisaties? Aan welke knoppen kunnen we draaien? Dit zijn vragen die we tijdens deze stap bespreken in de werkgroep. Stap 3: Het uitnodigen van vrijwilligersorganisaties om te spreken over het subsidiebeleid. Waar lopen vrijwilligersorganisaties tegen aan? Wat is hun kijk op het huidige subsidiebeleid? Hoe denkt men over de verantwoording, wat is redelijk om van een vrijwilligersorganisatie te vragen? Wat mag/kan een gemeente als tegenprestatie vragen van vrijwilligersorganisaties? Is de verdeling van middelen momenteel eerlijk? Een greep uit de mogelijke vragen die gesteld kunnen worden tijdens deze stap. Deze stap bestaan ten minste uit twee bijeenkomsten. Eén bijeenkomst om op te halen bij vrijwilligersorganisaties, en één bijeenkomst om ideeën voor te leggen wat betreft de herijking. Stap 4: Het opstellen en uitbrengen van advies aan het college van burgemeester en wethouders.

De uitkomsten van de gesprekken uit de stappen 1 tot en met 3 worden vertaald naar een advies per thema voor het college. Ook wordt er een advies gegeven over hoe de Asv aan te passen. Stap 5: Besluitvorming het advies van de werkgroep wordt verwerkt naar een college- en raadsvoorstel. Onderdeel van dit voorstel is een nieuwe verordening. Vlak hierna worden via een collegevoorstel de nieuwe subsidieregelingen vastgesteld. De gemeenteraad ontvangt deze vervolgens ter informatie. Stap 6: Publicatie van de verordening en subsidieregelingen.

Planning De onderstaande planning is een planning op hoofdlijnen. Zo wordt inzichtelijk wat het tijdspad is voor de herijking is. Datum: 2 oktober 2023 Okt/nov 2023

Dec 2023 / jan 2024

Wat? Besluit over herijking subsidiebeleid

Wie? Gemeenteraad

Eerste bijeenkomsten raadswerkgroep: • Verklaren problemen subsidiebeleid • Stellen van kaders voor participatietraject Bijeenkomsten met vrijwilligersorganisaties

Raadswerkgroep met ambtelijke ondersteuning

Feb-Juni 2024

Analyse uitkomsten bijeenkomsten

Juli 2024

Verwerken uitkomsten en opstellen nieuwe verordening en regelingen • Opstellen advies • Opstellen verordening • Opstellen nieuwe regelingen Besluitvorming nieuw subsidiebeleid

Juli 2024

Vaststellen nieuwe subsidieregelingen en publicatie.

Vrijwilligersorganisaties en Raadswerkgroep met ambtelijke ondersteuning Raadswerkgroep met ambtelijke ondersteuning Ambtelijke ondersteuning in overleg met de raadswerkgroep

College van B&W & Gemeenteraad College van B&W

Deze planning zorgt ervoor dat het nieuwe subsidiebeleid in kan gaan voor de structurele subsidies voor het jaar 2025 en de incidentele subsidieaanvragen vanaf augustus 2024. Om dit te bereiken moeten we eenmalig de aanvraagperiode voor de subsidies van 2025 verlengen, dit wordt bijgevoegd bij de besluitvorming in juli 2024 Samenvallen herijking subsidies en begroting 2024 Het toeval wil dat de planning van het herijkingstraject samenvalt met de begrotingsbehandeling en de werkzaamheden hieromheen van gemeenteraadsleden. De verwachting is dat de meeste bijeenkomsten zullen plaatsvinden in de periode tot november tot en met januari. We houden er uiteraard rekening mee dat raadsleden niet in de knel komen met de werkzaamheden rondom de begroting 2024.