Opdrachtverlening Werkafspraken Hovergelei

Memo Aan Datum Uw kenmerk Kenmerk/ID Onderwerp Bijlage(n)

Gemeente Beesel - Ellen de Groot 30 maart 2026 K20160125-808314473-11066 Werkafspraken realisatie bijbestelling Aanpassing Hovergelei -

Eigenaar

E-mail Telefoon Cluster Status

Caan, C.P. (Christiaan) christiaan.caan@prorail.nl 06 3164 3478 Grote Strategische Projecten en Programma’s CONCEPT

Aanleiding Gemeente Beesel heeft ProRail verzocht om de overweg Hovergelei in Reuver op te waarderen naar een overweg voor alle verkeer met vrijliggend voet-/fietspad. Als gevolg van het toenemende risico door deze aanpassing is een compenserende maatregel noodzakelijk aan de overweg Keulseweg, waar de ontruimingsinstallatie wordt gesaneerd. Om de maatschappelijke kosten en hinder voor treinreizigers te beperken heeft de gemeente aan ProRail verzocht deze werkzaamheden op te nemen in het project Opwaardering Maaslijn. Uit de impactanalyse die ProRail in opdracht en voor rekening van de gemeente heeft uitgevoerd blijkt dat dit mogelijk is. Vooruitlopend op de opdracht voor ontwerpuitwerking en realisatie van de beoogde maatregelen, bevat deze notitie praktische afspraken tussen gemeente en ProRail over de uitvoeringsfase van deze scope. Deze notitie is voor het project Opwaardering Maaslijn te beschouwen als een addendum op het Projectplan Realisatiefase. Bijbestelling scopegroep 9 – Aanpassing Hovergelei gemeente Beesel In het project Opwaardering Maaslijn lopen meer bijbestellingen van gemeenten mee. Deze zijn ondergebracht in diverse scopegroepen, met als doel om daarmee onderscheid aan te brengen tussen de hoofdscope Maaslijn en de bijbestellingen. In diezelfde methodiek wordt de bijbestelling ‘Aanpassing Hovergelei’ ondergebracht in scopegroep 9.

De scope van de bijbestelling van gemeente Beesel betreft:  Opwaardering van de overweg Hovergelei naar een overweg voor alle verkeer, met vrijliggend voet-/fietspad;  Saneren van de ontruimingsinstallatie op de overweg Keulseweg. De scopedemarcatie tussen ProRail en gemeente ligt vast in de Impactanalyse die vooruitlopend op de realisatieopdracht is uitgevoerd. Globaal betekent dit dat de werkzaamheden binnen het spoorwegterrein door ProRail worden uitgevoerd en de werkzaamheden buiten het spoorwegterrein door de gemeente. Uitgangspunten uitvoering werkzaamheden  Voor de uitvoering van het project Opwaardering Maaslijn gelden de vastgelegde afspraken tussen ProRail en de opdrachtgevers van het project: provincie Limburg en het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Dit is vastgelegd in het Projectplan Realisatiefase Opwaardering Maaslijn. De scope van gemeente Beesel wordt door het projectteam van ProRail onder dezelfde projectaanpak gerealiseerd.  De scope van gemeente Beesel is een bijbestelling in het project Opwaardering Maaslijn. De overallplanning en mijlpalen van het project Opwaardering Maaslijn prevaleren te allen tijde boven de bijbestelling ‘Aanpassing Hovergelei’ van de gemeente. Indien de mijlpalen van het project Opwaardering Maaslijn in gevaar komen als gevolg van de bijbestelling van

ProRail BV, KvK 30124359

1/3



de gemeente Beesel, wordt prioriteit gegeven aan het project Opwaardering Maaslijn en kunnen de werkzaamheden voor gemeente Beesel alsnog komen te vervallen. De bijbestelling van gemeente Beesel wordt ingebed in het bestaande projectteam en de overlegstructuur van het project Opwaardering Maaslijn. Ontwerp en uitvoering van de bijbestelling wordt als contractwijziging aanbesteed aan de opdrachtnemer van het project Opwaardering Maaslijn.

Governance De opdracht tot uitvoering van de bijbestelling is vastgelegd in een Objectovereenkomst Overwegen. Opdrachtverlening door gemeente aan ProRail is noodzakelijk uiterlijk op 17 april 2026, zodat de opdrachtnemer tijdig kan starten met het railverkeerstechnisch ontwerp (RVTO) en de verdere ontwerpuitwerking. De overeenkomst is gebaseerd op een schatting van de kosten, omdat geen volwaardige planstudiefase is doorlopen. De daadwerkelijke kosten worden ten laste van gemeente gebracht. Dat betreft in ieder geval de wijzigingsopdrachten aan de opdrachtnemer voor deze bijbestelling en de eigen kosten van het projectteam (van ProRail en haar ingenieursbureau) die aan de bijbestelling zijn toe te delen. De bijbestelling van de gemeente wordt geheel geïntegreerd in de hoofdscope van het project Opwaardering Maaslijn. Dat wil zeggen dat na verwerking van de bijbestelling in het RVTO deze niet meer terug te draaien is, om schade in de planning van de Maaslijn te voorkomen. De hoofdfasering van het project Opwaardering Maaslijn is te allen tijde leidend in de oplossingsrichtingen voor deze scopegroepen. Voor de besluitvorming over voorkomende zaken ten aanzien van de bijbestelling geldt de normale interne procuratieregeling van ProRail.

De projectmanager van ProRail heeft als eerste bevoegdheid om te besluiten over deze scope en is verantwoordelijk voor het betrekken van het juiste organisatieniveau indien de procuratieregeling dat vereist. Mocht aanvullende besluitvorming met de gemeente noodzakelijk zijn en dit niet mogelijk blijken via de reguliere weg van projectteam naar gemeente, dan loopt de escalatielijn via de Regiodirectie Zuid van ProRail naar de gemeente. Planning De bijbestelling van de gemeente loopt mee in de planning van het project Opwaardering Maaslijn. Op dit moment is in de projectplanning voorzien dat de scope ter hoogte van Reuver in een 30-daagse buitendienststelling van het spoor in november 2027 in dienst wordt gesteld. Naar huidig inzicht gaat de scope van de gemeente in die buitendienststelling mee. De contractuele oplevering van het project Opwaardering Maaslijn heeft als mijlpaal september 2028. Indien sprake is van een aanpassing van de mijlpalen van het project Opwaardering Maaslijn en daarmee dus ook van de scope van de gemeente, zal ProRail dit bij gemeente melden. Rapportage ProRail rapporteert eens per kwartaal over de voortgang en de financiën van het project. Hiervoor hanteert ProRail de zogenoemde ‘standaard derdenrapportage’.

Indien gewenst of wanneer de voortgang van het project daar aanleiding toe geeft, kan ProRail de rapportage aanvullen met een beknopte notitie met relevante aspecten, risico’s en toelichting. Overlegstructuur Aangezien de bijbestelling van gemeente Beesel volledig geïntegreerd wordt in de scope van het project Opwaardering Maaslijn, zijn er vrijwel geen beslissingen te nemen ten aanzien van (de voortgang van) de scope van gemeente. Om deze reden wordt als basis volstaan met een kwartaalgesprek aan de hand van de rapportage, primair tussen de projectmanager en projectcoördinator van ProRail en de projectleider van de gemeente. Andere projectteamleden kunnen uitgenodigd worden op basis van de agenda.

ProRail BV, KvK 30124359

2/3

Naast het kwartaalgesprek kunnen gemeente en ProRail in redelijkheid op ieder moment verzoeken om aanvullend overleg, vergezeld van de gewenste agendapunten en onderbouwing van de urgentie. Financiën De daadwerkelijke kosten voor de scope van gemeente worden inclusief BTW in rekening gebracht bij de gemeente. ProRail werkt met een kwartaalvoorschotfactuur op basis van de verwachte kosten in het komende kwartaal. Bij aanvang van het volgende kwartaal wordt het voorschot verrekend met de daadwerkelijke kosten (incl. BTW) en wordt het voorschot voor het komende kwartaal gefactureerd. Nadat de scope voldoende is uitgewerkt, kan ProRail in samenwerking met de opdrachtnemer een kasstroomprognose opmaken, ten behoeve van de financiële planning van gemeente. Naar verwachting is het eerste realistische beeld van de kasstroomprognose beschikbaar in het derde kwartaal van 2026. Accountantscontrole ProRail verzorgt eens per jaar een accountantscontrole voor het project Opwaardering Maaslijn. De scope van gemeente Beesel loopt mee in deze accountantscontrole. Daarmee wordt per jaar onafhankelijk de rechtmatigheid en doelmatigheid van de door of in opdracht van ProRail gemaakte kosten ten behoeve van deze bijbestelling vastgesteld. De extra kosten van de jaarlijkse accountantscontrole die voortkomen uit de bijbestelling van de gemeente, komen ten laste van de gemeente.

Toekomstige beheer- en onderhoudskosten Voor de scope van de gemeente wordt nog een separate overeenkomst voor beheer en onderhoud overeenkomen, zoals is vermeld in de Objectovereenkomst Overwegen. Dit betreft het verschil van de beheer- en onderhoudskosten zonder en met de scope van de gemeente.

ProRail BV, KvK 30124359

3/3