Nota van Toelichting Inkoopbeleid 2024

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

Inhoudsopgave 1. Toelichting beleidsmatige keuzes 2. Was – Wordt – Opties overzicht

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

1

Toelichting Beleidsmatige keuzes Deze nota van toelichting geeft een nadere toelichting over het tot stand komen van het nieuwe (geactualiseerde) inkoopbeleid van de gemeente Beesel. De intentie hiervan is om u overzicht te geven in de doorgevoerde aanpassingen en deze te voorzien van een toelichting. In de veronderstelling dat er behoefte is aan verdieping en inzicht in de huidige situatie en de mogelijke opties, voorziet deze nota van toelichting daarin (zie hoofdstuk 2). Daarin kunt u, aan de hand van kleuren, de huidige tekst van het inkoopbeleid vergelijken met de tekst van de VNG. Voor de volledigheid zijn er ook aanvullende beleidsmatige opties aangegeven (in rood) vanuit het expertise netwerk van het inkoopcentrum Zuid en andere gemeenten.

1. Beleidskeuzes per hoofdstuk In dit hoofdstuk treft u per hoofdstuk een (korte) toelichting aan van aanpassingen in het inkoopbeleid vergeleken met het huidige nota inkoopbeleid 2013 van de gemeente Beesel.

Algemeen In het algemeen is de formele schrijfstijl aangehouden in lijn met de VNG. Indien u een term met een hoofdletter begint, niet zijnde het eerste woord van een zin, dan betreft het een begrip dat nader is gedefinieerd in de begrippenlijst. Het betreft een juridische methodiek om dit aan de lezer duidelijk te verduidelijken.

Hoofdstuk 1. de Inleiding De inleiding is vernieuwd op basis van het VNG model aangevuld met de ambities uit het Beesels coalitie-akkoord en aanvullende tekst gericht op de invulling van de ambities naar Beeselse beleidskaders. De aanvulling is gericht op het belang van inwoners, bedrijven (MKB) en de beleidsdoelen van duurzaamheid en social return. Om de lezer meer inzicht te verschaffen in de uitgangspunten en de opzet van het inkoopbeleid is de illustratie uit het VNG-model opgenomen. Ter afsluiting van de inleiding voorziet het nieuwe inkoopbeleid in een evaluatie opgenomen. Daarmee krijgt het inkoopbeleid een beperkte duur zodat het beleid geëvalueerd wordt en waar nodig kan worden geactualiseerd en/of kan worden verbeterd. De aangehouden termijn is een bestuursperiode van 4 jaren (het jaar van de verkiezingen).

Hoofdstuk 2. de doelstellingen van het inkoopbeleid De doelstellingen zijn nagenoeg gelijk aan het huidige Beesels inkoopbeleid en de VNG-tekst. Ten behoeve van de leesbaarheid zijn onderwerpen anders geformuleerd. Voor de leesbaarheid zijn de titels en de schrijfstijl aangepast, vergelijkbaar met de vigerende beleidsnota en de VNG. De onderwerpen en inhoud zijn in lijn met zowel het huidige beleid en het VNG model. Het creëren van maximale maatschappelijke waarde met publieke middelen Om de maximale maatschappelijke waarde te kunnen bereiken en daarbij ook rechtmatig en doelmatig te werken is het van belang om te werken met een inkoopstrategie waarin de uitgangspunten van het inkoopproces worden vastgelegd. Dit instrument zorgt voor een (integrale) afstemming, een (markt)analyse en een onderbouwing van de keuze van de best passende of vereiste inkoopprocedure. Het gebruik van de inkoopstrategie is daarnaast ook in andere delen van het inkoopbeleid opgenomen als ondersteuning voor het behalen van de beleidsdoelstellingen, het optimaliseren van de rechtmatigheid van inkoopdossiers. De inkoopstrategie kent verschillende vormen, dat kan (ver)kort zijn maar ook uitgebreid, al naar gelang van de impact en het belang van de inkoop.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

2

Maatschappelijk verantwoord inkopen en opdrachtgeven Ter aanvulling op de VNG standaard is naast prijs en kwaliteit toegevoegd dat de gemeente Beesel (ook) rekening houdt met mens en milieu. Deze toevoeging kent een relatie tot het aangepaste (en uitgebreide) inkoopbeleid ten aanzien van maatschappelijk verantwoord inkopen op onderwerpen als duurzaamheid, circulariteit en sociale waarden (zie hoofdstuk 4)

Hoofdstuk 3. Juridische en uitgangspunten De juridische uitgangspunten zijn geactualiseerd en waar nodig aangevuld. Grotendeels zijn de uitgangspunten gelijk gebleven ten opzichte van het huidige beleid. Deze wijzigingen zijn: 1. Omwille van de leesvriendelijkheid zijn de juridische toelichting van de wetten niet meer opgenomen. Deze hebben voor de lezer geen extra waarde. Dat geldt evenzo voor de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht en beginselen van behoorlijk bestuur. 2. Bij de aanbestedingswet is het jaartal toegevoegd dit ter verduidelijking. 3. Het aanbestedingsreglement is onder het algemeen juridisch kader geplaatst omdat het een juridisch kader betreft. Als laatste is jurisprudentie toegevoegd aan het juridisch kader. Deze was in het huidige beleid niet opgenomen. Uniforme documenten en contractuele voorwaarden In het huidige beleid stonden een tweetal (juridische) kaders opgenomen. Deze zijn in het nieuwe inkoopbeleid verplaatst en zijn terug te vinden bij het algemeen juridische kader. Ten opzichte van het huidig beleid zijn de contractuele voorwaarden apart uitgewerkt op basis van de in de gemeente Beesel gehanteerde voorwaarden.

Daarbij is ook aandacht besteed aan het opnemen van aanvullend beleid dat bepaalt dat de Gemeente zicht ten doel stelt om voorwaarden die gezamenlijk tussen opdrachtgever en opdrachtnemer tot stand zouden zijn gekomen (paritair voorwaarden), en die niet strijdig zijn met het belang van de gemeente, te hanteren. Tevens is (additioneel) opgenomen dat de gemeente Beesel op voorhand “eigen” leveringsvoorwaarden van marktpartijen afwijst om zo te voorkomen dat de daarin opgenomen voorwaarden onbedoeld van toepassing kunnen worden verklaard. Geschillen en klachtenregeling In het huidig beleid van Beesel is geen kader opgenomen op welke wijze met geschillen of een klacht wordt omgegaan. Omdat dit wel wenselijk is, is dit beleidsonderdeel overgenomen uit de model-tekst van de VNG onder verwijzing van de klachtenverordening van de gemeente Beesel. Rechtmatigheid en controle (staat niet in VNG en in vigerend beleid, nieuw voorstel) Voorstel aanvullend beleid: het opnemen van beleidskaders die bepalen hoe en waarom de controle van inkopen wordt toegepast als ook het bepalen van het toepassingsbereik, zijnde in de gemeente Beesel de budgethouder regeling. Grensoverschrijdend belang De toelichting uit het bestaande beleid is verkort omdat het grensoverschrijdend belang vanuit de ligging van de gemeente Beesel relevant is en onder aandacht blijft.

De uitgebreide toelichting is ingekort voor de leesbaarheid van het beleid. De verdieping staat opgenomen in de wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 4. Strategische- en ethische uitgangspunten Integriteit In aanvulling op het vigerend beleid in Beesel (in lijn met VNG model) is het beleid aangevuld met: 1. Een aantal specifieke dimensies van integriteit bij inkoop inclusief de wijze waarop dat is geborgd. 2. Een aanvulling op de toetsing van de integriteit van ondernemers met als voorbeeld het toepassen van uitsluitingsgronden of het hanteren van de gedragsverklaring aanbesteden. 3. Een aanvullende bepaling en daaraan gekoppelde toelichting over het Bibob-beleid van de gemeente Beesel ter bevordering van het beoordelen van integriteit bij het inkopen.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

3

Met name door de actualiteit en het belang dat gepaard gaat bij het onderwerp integriteit, geeft aanleiding voor een inhoudelijke aanvulling en verscherping van het huidig beleid en wordt er actief verwezen naar de vastgestelde gedragscode voor burgemeester en wethouder gemeente Beesel. Maatschappelijk verantwoord inkopen De thema’s “mens en het milieu”, meer specifiek onderwerpen als het klimaat, circulariteit, diversiteit, inclusie en eerlijke kansen voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt staan steeds hoger op de maatschappelijke- en politieke agenda. Om deze reden is ervoor gekozen deze paragraaf uit te breiden en (waar mogelijk) op de Beeselse situatie aan te passen. Dat geldt meer specifiek voor de thema’s duurzaamheid, het circulair inkopen en de regeling social return waarvoor lokaal beleid van toepassing is. In de inleiding is ervoor gekozen meer aandacht te besteden aan het (algemeen) belang van maatschappelijk verantwoord inkopen zoals opgenomen in het Manifest maatschappelijk verantwoord inkopen. Met het opnemen van de illustratie wordt het belang benadrukt. De gemeente Beesel heeft het Manifest overigens niet ondertekend. Gezien het (politiek en maatschappelijk) belang geeft de illustratie goed weer welke thema’s bij maatschappelijke verantwoord inkopen relevant zijn.

De nadere invulling van het maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen is daarna nader vorm gegeven op basis van de model-tekst van de VNG aangevuld met het gebruik van het instrument “inkoopstrategie”, om het bereiken van de beoogde doelstelling meer kracht te geven. Op de specifieke onderdelen (duurzaamheid, circulair inkopen en sociale waarde) is lokaal beleid geïntegreerd onder specifieke vermelding van de gestelde kaders vanuit het onderliggend beleid. Daarmee wordt op onderdelen de gekozen (regionale) koers opgenomen in het nieuwe inkoopbeleid. Inclusiviteit en Non-discriminatie In het Manifest is ook het thema diversiteit en inclusiviteit opgenomen. Omdat dit onderwerp actueel is (lokale inclusie agenda) is ervoor gekozen om ook aan dit thema, in relatie tot het niet discriminatoir handelen, aandacht te schenken. Hierover is niets opgenomen in zowel in het VNG model-tekst en het huidige beleid van de gemeente Beesel.

Hoofdstuk 5. Economische uitgangspunten Product- en Marktanalyse De paragraaf product- en marktanalyse is toegevoegd omdat dit instrument, naast het belang van het kennen van de inkoopmarkt, ook ondersteunt bij het (actief) inventariseren van duurzame en innovatieve oplossingen. Lokale economie en het Midden-en Kleinbedrijf Omdat de gemeente Beesel het belangrijk vindt dat lokaal inkopen wordt gestimuleerd, is de zin: “Het lokaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkopen” toegevoegd. Daarnaast is ook hier het gebruik van de inkoopstrategie opgenomen waarin wordt de overwegingen en keuzes worden vastgelegd. Deze toevoeging zorgen ervoor dat dit onderwerp in het inkoopbeleid extra aandacht krijgt. Met ditzelfde doel is bij het bepalen van de inkoopprocedure een extra bepaling opgenomen (bij kleine inkopen). Bepalen van de inkoopprocedure Het huidige inkoopbeleid voorziet kort in de bepaling van de inkoopprocedure met als uitgangspunt de geraamde waarde en het hanteren van de bepalingen in de Gids Proportionaliteit. Dit onderdeel is in het nieuwe inkoopbeleid uitgebreider uitgewerkt met een aanvullende toelichting op het ramen van de opdrachtwaarde en het hanteren van een inkoopstrategie. Daarnaast is ervoor gekozen om schema uit de gids proportionaliteit op te nemen waardoor zichtbaar wordt dat er meer ruimte aanwezig is bij het bepalen van de procedure.

De keuze dient in de inkoopstrategie nader te worden gemotiveerd. Na het vaststellen van het nieuwe inkoopbeleid is het vereist dat de onderliggende budgethouders hierop wordt afgestemd.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

4

Hoofdstuk 6. Organisatorische uitgangspunten Inkoopproces Het huidige inkoopbeleid is door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. De uitwerking van het inkoopproces is opgenomen in de budgethoudersregeling. Om de gemeenteraad en andere belanghebbenden een algemeen inzicht te verschaffen in het inkoopproces van de gemeente Beesel is de illustratie vanuit het VNG model in het beleid overgenomen.

Hoofdstuk 7. Definities In het huidige inkoopbeleid zijn geen definities opgenomen. De opnemen van definities heeft naast juridische waarde ook een toegevoegde waarde voor belanghebbenden om nader te beoordelen wat precies onder welk begrip wordt verstaan. Het gebruik van een hoofdletter in de beleidstekst, duidt erop dat het om een begrip gaat dat gedefinieerd is. De definities zijn in hoofdlijn gelijk aan de definities van VNG-model, aangevuld met de definitie van de Aanbestedingswet en wat een opdracht is. Vanuit lezersvriendelijkheid zijn de definities in het afsluitend hoofdstuk verwerkt, onder verwijzing daarvan in de inhoudsopgave.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

5

2. Was – Wordt – Opties overzicht In dit hoofdstuk kunt U de verschillen herleiden tussen het huidige inkoopbeleid (in blauw weergegeven) en de model-tekst van de VNG (dikgedrukt). Daarnaast zijn ook mogelijke opties ter aanvulling, wijziging en/of verbetering weergegeven (in rood en paars). Het maatwerk in beleid voor de Beeselse situatie is in het rood weergegeven en eventuele aanvullende beleidsopties vanuit andere bronnen (zoals het Inkoopcentrum Zuid en andere gemeenten) zijn in paars weergegeven. Het gebruik van deze methodiek geeft u inzicht in de overeenkomsten met het huidige beleid en het VNG model in combinatie met de opties en keuzes zoals die in het nieuwe inkoopbeleid zijn opgenomen. Het is een alternatieve methode vergelijkbaar met de was/wordt methodiek die veel gebruikt wordt bij aanpassingen van verordeningen. Met name bedoeld om u als besluitvormend inzicht te geven in de keuzes, opties en het proces.

Voetnoot De gehanteerde methode voldoet (helaas) niet aan de voorwaarde van inclusie aangezien het gebruik van de kleuren niet volstaat voor lezers met een visuele beperking, meer specifiek de lezer met kleurenblindheid. Mocht de situatie zich voordoen, dan zal daar, op maat, een oplossing voor moeten worden gezocht met een mondelinge toelichting.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

6

1. Inleiding In het coalitieakkoord “bouwen aan onze gemeenschap, voor vandaag en morgen” heeft het college van burgemeester en wethouders een visie geformuleerd voor de komende jaren. Daarin de volgende ambities benoemd waar het College verder uitvoering aan geeft: • • • • • • •

• •

Bij majeure thema’s, waarin samenwerking met partners in de gemeenschap aan de orde is geeft een startnotitie heldere randvoorwaarden weer om te komen tot gedragen besluiten. We zetten in op werkvormen om in een eerder stadium dan nu het geval is, standpunten naar elkaar toe uit te spreken. Hiermee komt de gemeenteraad ook eerder in haar kaderstellende rol voor het college. In een veilig klimaat brengen we standpunten, met de beelden en standpunten die leven in de gemeenschap samen, om daar weging aan te geven. Hiermee streven naar een compleet beeld om tot besluitvorming te komen. Voor alle kernen kijken we naar de behoefte en mogelijkheden, waarbij we twee prioriteiten hebben op de woningmarkt. Het hogere segment om doorstroming te stimuleren en het aanbod aan starterswoningen om jongeren te behouden. Onze voorzieningenstructuur is een belangrijk fundament van onze gemeenschap waarop we kunnen bouwen. We onderzoeken de haalbaarheid voor grootschalige opwek in onze gemeente. De verduurzaming van onze accommodaties nemen we mee in onze reguliere onderhoudsplanning, In de gemeente Beesel is er voor onze inwoners en onze bezoekers een divers aanbod van recreatieve voorzieningen, natuur, bedrijvigheid en evenementen. Uniek is het Draaksteken.

In 2023 vindt dit prachtige spektakel weer plaats! Toekomstbestendige voorzieningen in onze kernen vragen om op tijd te investeren in kwaliteit, functionaliteit en duurzaamheid. Daar zetten we onze schouders onder met onze partners en verenigingen. We zorgen voor een solide en toekomstbestendige financiële basis voor onze gemeenschap. We zorgen voor extra inkomsten waar dat mogelijk en verantwoord is. Daarbij bewaken we de lastendruk en geven bij kadernota de acceptabele bandbreedte hiervoor aan.

Bovenstaande ambities zijn en/of worden vertaald naar beleidsdoelen. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in de Gemeente plaatsvindt. We leven een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). De inkoopfunctie kan veel invloed uitoefenen op het bereiken van de beleidsdoelen. Via de inkoopfunctie geeft de Gemeente opdracht aan marktpartijen. Op basis van goed opdrachtgeverschap zijn deze marktpartijen in staat om de doelen van de Gemeente snel en kwalitatief goed te realiseren. Het belang van haar inwoners en bedrijven staat voor de Gemeente bij haar inkopen voorop. Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dienen we continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen en het verder professionaliseren van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente. Naast de professionele verantwoordelijkheid biedt inkoop voor de Gemeente ook kansen om beleidsdoelen als duurzaamheid, sociale return en integriteit. Doelmatig, rechtmatig en integer handelen van zowel de Gemeente als haar opdrachtnemers zijn daarbij een randvoorwaarde.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn de juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoopbeleid. De opbouw van uitwerking van deze uitgangspunten (van Werken, Leveringen of Diensten) treft u in onderstaande afbeelding aan:

Dit Inkoopbeleid wordt periodiek geëvalueerd, in een cyclus van 4 jaren startende in 1e jaar van de gemeentelijke verkiezingen; zodat het inkoopbeleid afgestemd kan worden met de thema’s in het coalitieakkoord.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

7

2. Doelstelling inkoopbeleid gemeente Beesel De Gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het coalitieakkoord, de volgende doelstellingen realiseren: 1. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten. 2. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving.

Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. 3. Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. We kopen in tegen een optimale (integrale) prijs/kwaliteit verhouding. Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Op deze wijze kijken wij naar de totale levensduurkosten. Een voorbeeld: naast de aanschafprijs van een technische installatie wegen wij de onderhoudskosten daarvan mee. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol. Een voorbeeld: bij de aanschaf van een technische installatie wegen wij naast kostenaspecten ook de technische levensduur en de service van de leverancier mee. De Gemeente wil met haar inkopen maximale maatschappelijke waarde creëren. Doelmatig en rechtmatig omgaan met publieke middelen is daarbij het uitgangspunt.

In een inkoopstrategie wordt standaard ook gekeken naar andere gemeentelijke en maatschappelijke waarde die, al dan niet achterliggend, een rol spelen bij het inkooptraject. Het goed passend maken van de behoefte van de Gemeente en dat in lijn brengen met wat er op de markt wordt aangeboden, is cruciaal om de waarde te maximaliseren. Daarbij speelt de kwaliteit van Inkoop een belangrijke rol. Om maximale waarde vanuit het perspectief van de Gemeente te realiseren baseert de Gemeente haar inkoopstrategieën in de voorbereidingsfase van haar inkopen, waar mogelijk, op basis van een (integrale) multidisciplinaire afweging. 4. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente. De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. Inkopen op basis van prijs, kwaliteit en mens en milieu is de standaard. De Gemeente past maatwerk toe in het realiseren van oplossingen voor mens en milieu in de voorbereidingsfase van haar inkopen.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

8

5. Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Gemeente. Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

6. Gemeente stelt administratieve lastenverlichting, voor zowel zichzelf als voor Ondernemers, voorop. Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Dit inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Het inkoopbeleid sluit aan op de beleidsuitgangspunten van de gemeente op het gebied van: � Duurzaamheid � Social Return en � Integriteit Om deze doelstellingen te realiseren, hebben we juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoopbeleid. Deze uitgangspunten hebben we in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

9

3. Juridische uitgangspunten 3.1

Algemeen juridisch kader

a. De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na De Gemeente leeft de voor haar inkopen relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door de Gemeente restrictief uitgelegd en gemotiveerd toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit: •

Aanbestedingswet 2012 De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

•

Europese wet- en regelgeving Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

•

Burgerlijk Wetboek Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

•

Gemeentewet Het wettelijke kader voor gemeenten

•

Gids Proportionaliteit De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

•

Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016) In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

•

Jurisprudentie

3.2

Algemene beginselen bij inkopen

3.2.1

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: •

Gelijke behandeling en non-discriminatie

We behandelen gelijke omstandigheden niet verschillend, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. We discrimineren niet op grond van nationaliteit. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

10

•

Transparantie

De gevolgde procedure is navolgbaar en dus controleerbaar. Inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. •

Proportionaliteit (evenredigheid) – Gids proportionaliteit

De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. •

Wederzijdse erkenning

Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente. De Gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals: • • •

3.3

Gelijkheidsbeginsel Motiveringsbeginsel Vertrouwensbeginsel

Uniforme documenten en contractuele voorwaarden

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente (medewerkers) past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval toe: aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012), gids proportionaliteit en algemene leveringsvoorwaarden voor levering en diensten; Contractuele voorwaarden Bij haar inkopen legt de Gemeente een eenduidig contractueel kader vast. Algemene voorwaarden vormen daarbij een bruikbaar hulpmiddel en zijn onderdeel van het contract. In beginsel hanteert de Gemeente, in voorkomende gevallen, de laatste versie van de volgende voorwaarden: • VNG model Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten • DNR 2011 met aanvullende voorwaarden (bij o.a. ontwerpopdrachten) • Algemene Inkoopvoorwaarden voor Accountancy • Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT 2020) • UAV 2012 met aanvullende voorwaarden/UAV-Gc 2005 In het geval van paritair vastgestelde voorwaarden (voorwaarden die gezamenlijk tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers tot stand zijn gekomen) worden deze voorwaarden onverkort op de Opdracht van toepassing verklaard. Daarbij kan de Gemeente slechts gemotiveerd afwijkingen toepassen.

Bij haar inkopen vermeld de Gemeente de afwijkingen op de paritair opgestelde voorwaarden. Leveringsvoorwaarden van marktpartijen worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

3.4

Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling, in het bijzonder de budgethoudersregeling en het delegatie- en mandaatregister, van de Gemeente.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

11

De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5

Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Nadere bepalingen zijn opgenomen in de budgethouders regeling. 3.6 Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan inkoop toetsen we op een objectieve manier of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang passen we de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, hangt af van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, nemen wij een passende mate van openbaarheid in acht. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

12

3.7

Geschillen en Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal behandelen. De Gemeente heeft hiervoor de klachtenverordening gemeente Beesel vastgesteld (zie: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR674365/1). Voor klachten kent de Gemeente een klachtenprocedure. Bij haar inkopen vermeldt de Gemeente hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht behandelt De Gemeente kiest ervoor om alle geschillen die ontstaan in het inkoopproces (precontractuele fase) en bij de uitvoering van Opdrachten (contractuele fase) voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement Limburg. Ditzelfde geldt ook voor geschillen ontstaan tijdens de contractuele fase [of: Tijdens de contractuele fase wordt mediation ingezet voor bemiddeling]

3.8

Rechtmatigheid en controle

Zoals alle uitgaven van de Gemeente vallen ook inkopen binnen de gemeentelijke controles zoals deze voor de jaarrekening worden toegepast. Daarbij wordt de naleving van regels door de opdrachtgever voor aanbestedingen gecontroleerd. Deze controle betreft zowel inkopen die volgens de Europese richtlijnen moeten plaatsvinden als de inkopen die niet op basis van die richtlijnen plaats hoeven te vinden. Het normenkader voor de controle wordt jaarlijks door de gemeenteraad vastgesteld. Het toepassingsbereik van de controle is vastgelegd in de budgethoudersregeling.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

13

4. (Strategische en) ethische en ideële) uitgangspunten Hieronder staan in het kort de strategische en ethische uitgangspunten bij inkopen van de Gemeente vermeld. Deze uitgangspunten zijn afgeleid uit het coalitieakkoord en de doelstellingen die daaruit volgen.

4.1

Integriteit

a. De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop De Gemeente heeft integer handelen hoog in het vaandel staan. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen. <Voor de Gemeente is de gedragscode integriteit <naam> van toepassing> b. De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers De Gemeente doet alleen zaken met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen. <Specifiek voor de gemeente Beesel geldt: <evt verwijzing naar Bibob-beleid> Integriteit Integriteit staat binnen de Gemeente hoog in het vaandel. Uitgangspunt voor de Gemeente is het waarborgen van de integriteit van de eigen organisatie en het tegengaan van ondermijning en criminele beïnvloeding van bestuurlijke beslissingen door inwoners en bedrijven. Integriteit kent verschillende dimensies. Voor inkopen zijn dat: • • •

Integriteit van de Gemeente als aanbestedende dienst met aandacht voor en afweging van de belangen van zowel de opdrachtnemer als de eigen organisatie; Integriteit van de gemeentelijke inkoper. Deze wordt geborgd door het integriteitsbeleid van de Gemeente en de afgelegde eed of belofte; Integriteit van een in een opdracht geïnteresseerde marktpartij.

Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) De Gemeente heeft een beleidslijn voor de toepassing van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (BIBOB) gemeente Beesel vastgesteld. (zie: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR673944/1) Dit Bibob-beleid van de Gemeente biedt een algemeen kader voor het meewegen van integriteit bij privaatrechtelijke overeenkomsten en de daarvoor benodigde onderzoeken en toetsing. De Gemeente geeft uitvoering aan dit beleid door een vorm van onderzoek toe te passen op een potentiële opdrachtnemer. Dit kan een basale toets zijn of een diepgaand onderzoek. Tot slot kan voor een onderzoek advies worden gevraagd bij het Landelijk Bureau Bibob. De uitkomsten van het onderzoek of het Bibob-advies kunnen ertoe leiden dat een marktpartij wordt uitgesloten op basis van de verplichte en/of facultatieve uitsluitingsgronden. Ook kunnen extra afspraken in de overeenkomst worden opgenomen. c. Eerlijke mededinging en commerciële belangen De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn).

De Gemeente wil geen ondernemers betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

14

4.2

Maatschappelijke verantwoord inkopen

a) Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De Gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen. De Gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maat- schappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De Gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoer- baarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.

Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende: • • •

•

• • • •

De Gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt. Bij de product- en marktanalyse kan de Gemeente inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. De Gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen. In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen. De Gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs. De Gemeente kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.). De Gemeente monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen. De Gemeente deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVI- Zelfevaluatietool.

Specifiek voor de gemeente Beesel geldt: < evt verwijzing naar MVI-beleid, bijvoorbeeld Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2016-2020> De Gemeente onderschrijft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Het Manifest is bedoeld om de bijdrage van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen aan de realisatie van beleidsdoelen te vergroten. De Gemeente heeft conform artikel 3 van het Manifest een Actieplan MVI opgesteld <Opnemen verwijzing naar Actieplan Gemeente>. Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVIthema’s, waaronder: •

Klimaatbewust Inkopen

De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

15

energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie. •

Biobased Inkopen

Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen. •

Circulair Inkopen

Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente kan bij Inkopen en aan- bestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen. •

Internationale Sociale Voorwaarden

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen. b) De Gemeente wil dat Inkopen ook een social return opleveren. Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De Gemeente kan social return inzetten voor: • • •

Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het stimuleren van sociaal ondernemen. Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

Specifiek voor de gemeente Beesel geldt: c) Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN. Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de Gemeente bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame prak- tijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8). Specifiek voor de gemeente Beesel geldt: verwijzing naar Global Goals beleid, zie ook de VNG International Handreiking ‘De Global Goals in het gemeentelijk beleid’

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

16

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen Inkoop kan worden ingezet voor de transitie naar een duurzamere, sociale wereld en levert een bijdrage aan de realisatie van de Global Goals. In het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) staan zes thema’s voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI): Milieu en biodiversiteit, Klimaat, Circulair (inclusief biobased), Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden), Diversiteit en inclusie en Social return.

De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Onder de noemer Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) wordt duurzaamheids- en sociale waarde gecreëerd en inclusiviteit gestimuleerd. Dit komt bij de inkopen van de Gemeente onder andere tot uitdrukking door: - Actief maatschappelijk verantwoorde oplossingen te onderzoeken en de gemaakte keuzes te motiveren en vast te leggen in de inkoopstrategie. - De markt uit te dagen om maatschappelijk verantwoorde oplossingen aan te bieden (bv. door het toepassen van gunningscriteria) bij inkopen waarbij impact te maken is. - Waar mogelijk een maatschappelijk verantwoorde oplossing als “standaard” uit te vragen (bv. door gerichte leveranciersselectie en/of het stellen van minimale eisen). - Het inkoopproces digitaal te laten verlopen <en te werken met e-facturen>. Duurzaamheid De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Wij streven er naar om de voor onze bedrijfsvoering noodzakelijke leveringen – daar waar mogelijk en doelmatig - duurzaam in te kopen. In onze ambitie duurzaam in te kopen is het Maatregelenplan Interne Milieuzorg leidend. De Gemeente streeft er naar om zo veel mogelijk duurzaam in te kopen.

Onder de noemer duurzaamheid valt: het tegengaan van milieuvervuiling (inclusief verhogen van biodiversiteit), het tegengaan van klimaatverandering (met name CO2 reductie) en het bouwen aan een circulaire economie. Daarin is het “gemeentelijk actieplan duurzaamheidsvisie Beesel” leidend. De Gemeente past maatwerk toe in het realiseren van duurzame oplossingen en motiveert de gemaakte keuzes in de inkoopstrategie. Circulair inkopen De Gemeente streeft er naar om minimaal 20% van de leveringen, diensten en werken circulair in te kopen waarbij geldt dat de Gemeente “circulair inkoopt, tenzij”. Circulair inkopen leidt tot een efficiëntere toepassing van (nieuwe) materialen (en fossiele energie), zowel in het productieproces als bij het gebruik ervan, en/of maximaal inzet op lange levensduur en daarna hoogwaardige hergebruik van het product of de materialen daarin. Biobased De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt waardoor het gebruik van fossiele

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

17

grondstoffen kan worden teruggedrongen hetgeen een bijdrage levert aan de transitie naar een koolstofarme economie. Sociale waarde - Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Wij streven er naar om de voor onze bedrijfsvoering noodzakelijke leveringen – daar waar mogelijk en doelmatig - duurzaam in te kopen. In onze ambitie duurzaam in te kopen is het Maatregelenplan Interne Milieuzorg leidend. Wij maken daarbij gebruik van de wettelijke mogelijkheden zoals (quasi-)- inbesteden, voorbehouden opdrachten WSW-bedrijven (art. 2.82 Aw2012) en uitsluitend recht (art. 2.24.a Aw2012), bijzondere voorwaarden (artikel 2.80 Aw2012). Wij weren ondernemers die werken, leveringen en/of diensten leveren die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. Onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en social return spelen een rol bij het realiseren van sociale waarde. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Daarnaast is werk belangrijk voor zelfredzaamheid en het tegengaan van sociaal isolement.

Met name zij die door belemmerende omstandigheden niet (volledig) op eigen kracht aan het arbeidsproces deel kunnen nemen behoeven ondersteuning vanuit de gemeentelijke overheid. Dit geldt met name voor inwoners in onze gemeente/regio die zijn aangewezen op de Participatiewet (PW), maar ook andere doelgroepen, zoals bijvoorbeeld allochtonen en jongeren. De gemeente stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en doelgroepen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en doelgroepen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. De Gemeente past maatwerk toe in het realiseren van sociale waarde en motiveert de gemaakte keuzes in de inkoopstrategie en hanteert daarbij de kaders zoals gesteld in de regionale regeling social return. Optie (uitwerking van de regeling): Daarin is een resultaatverplichting opgenomen om bij een opdrachtwaarde boven de € 250.000,- (excl Btw) minimaal 2% van de totale opdrachtwaarde in te zetten ten behoeve van social return.

Onder deze grens volstaat een maximale inspanning (inspanningsverplichting) om tot invulling van social return te komen. 4.3 Inclusiviteit en Non-discriminatie De Gemeente staat voor vrijheid van levensovertuiging, politieke keuze, godsdienst en een inclusieve organisatie. Zij wil daarom zakendoen met marktpartijen die een zo inclusief mogelijk beleid voeren en niet discrimineren. Waar juridisch mogelijk stelt de Gemeente voor haar opdrachten passende eisen en neemt contractuele voorwaarden op die inclusie en gelijke behandeling bevorderen en discriminatie tegengaan. 4.4 Innovatie Wij moedigen – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen zoeken we naar een innovatieve oplossing of laten we ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

18

5. Economische uitgangspunten 5.1

Product- en marktanalyse

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een producten/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a) De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld bij de keuze van ondernemer(s) en contractant(en).

b) De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3

Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

a) De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale en regionale economie en lokale en regionale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

b) De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

19

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. c) Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen. Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.

Innovatie De Gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen. De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product of dienst.

5.4

Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.5

Bepalen van de inkoopprocedure

Aan de hand van de geraamde opdrachtwaarde bepalen we de te volgen inkoopprocedure. De te volgen inkoopprocedures in relatie tot de geraamde opdrachtwaarden zijn opgenomen in de budgethoudersregeling. Bij het vaststellen daarvan hebben we de bepalingen uit de Gids Proportionaliteit in acht genomen. Deel 2 van de Aanbestedingswet 2012 kent tal van bepalingen die de gemeente in staat stellen opdrachten met een waarde boven de Europese aanbestedingsdrempels niet of deels niet Europees aan te besteden. Naast uitgesloten opdrachten zijn dat o.a. de 2b-diensten, de percelenregeling, uitsluitend recht, voorbehouden opdrachten en de (quasi)-inbesteding. Bij toepassing van een van deze specifieke bepalingen stelt het college de toe te passen inkoopprocedure vast op basis van een deugdelijk gemotiveerd verzoek. De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

20

De Gemeente zal met inachtneming van de onderstaande figuren, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit, de onder- staande procedures toepassen, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken. De Gemeente zal per inkoop, aan de hand van een aantal belangrijke kenmerken, waaronder de geraamde opdrachtwaarde, bepalen welke inkoopprocedure zij gaat doorlopen. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in inkoopstrategie. Hiervoor wordt onder andere gebruik gemaakt van voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit en onderstaande balkenschema’s, waarin de meest gangbare procedures zijn opgenomen. De te volgen inkoopprocedures in relatie tot de geraamde opdrachtwaarden zijn opgenomen in de budgethoudersregeling. De Gemeente kan ook andere dan de meest gangbare procedures toepassen.

Een juist gebruik van de inkoopstrategie leidt er onder meer toe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die zowel vanuit de aanbestedingsregels als andere wetgeving (zoals privacy) op de Gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en de keuzes die gemotiveerd moeten worden zijn mede afhankelijk van het onderwerp en de waarde van de inkoop. Om deze reden zijn er twee formats opgesteld; een inkoopstrategie voor inkopen <……. van de Gemeente en een format voor gebruik voor inkopen met een waarde vanaf >……... De inkoopstrategie moet door de Gemeente worden goedgekeurd. Alternatief (optie 2 VNG) < OPTIE 2: aan de hand van de waarde van de opdracht> De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

21

Werken Enkelvoudig Meervoudig onderhands Nationaal

Tot € 100.000,Van € 100.000,tot € 1.250.000,Van € 1.250.000,Tot Europees drempelbedrag Europees Vanaf Europees drempelbedrag (Bedragen zijn exclusief BTW)

Leveringen en Diensten Tot € 30.000 Van € 30.000,tot € 125.000,Van € 125.000,Tot Europees drempelbedrag Vanaf Europees drempelbedrag

Concessie voor diensten en werken Tot € 100.000 Van € 100.000,- tot € 400.000,Van € 400.000,tot Europees drempelbedrag Vanaf Europees drempelbedrag

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte. Nationaal aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal vooraf- gaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. Europees aanbesteden Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. <OPTIE 3: aan de hand van een schriftelijke motivering op basis van een inkoopstrategie> De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − per Inkoop bepalen welke strategie zij hanteert. De verkorte- en uitgebreide strategie worden door de Gemeente schriftelijk goedgekeurd. Schriftelijke motivering op basis van een verkorte inkoopstrategie Schriftelijke motivering op basis van een uitgebreide inkoopstrategie (Bedragen zijn exclusief BTW)

Levering en Diensten

Werken

Vanaf € 30.000,(én alleen toepasbaar bij enkelvoudige procedures)

Vanaf € 100.000,(én alleen toepasbaar bij enkelvoudige procedures)

Vanaf € 30.000,-

Vanaf € 100.000,-

Wanneer de geraamde waarde van de inkoop een lagere waarde heeft dan € 30.000,- voor leveringen en diensten of € 100.000,- voor Werken en er toch geen enkelvoudige procedure wordt doorlopen, wordt er een schriftelijke motivering op basis van een uitgebreide inkoopstrategie opgesteld.

Raming en financiële budget Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht, op basis van de totale looptijd exclusief Btw maar inclusief alle verlengingen en opties. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

22

5.6

Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

23

6. Organisatorische uitgangspunten 6.1

Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

6.2

Inkopen in de organisatie

We hebben de inkoop decentraal georganiseerd. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen bij de aangewezen verantwoordelijke medewerker (budgethouder). Deze medewerker is zelf verantwoordelijk voor inkoop binnen de kaders van dit beleid en de operationele kaders die we hebben opgenomen in de budgethoudersregeling. Inkopen is in de Gemeente als volgt georganiseerd: Specifiek voor de gemeente Beesel geldt: centraal / decentraal / door middel van een gecoördineerde inkoopfunctie / door middel van de inzet van een inkoopbureau / door middel van het uitbestedingsmodel>

Nota van Toelichting Inkoopbeleid gemeente Beesel 2024

24

6.3

Verantwoordelijkheden