231807 Raadsvoorstel herijking subsidiebeleid

Raadsvoorstel Onderwerp: Herijkingsproces subsidiebeleid vrijwilligersorganisaties gemeente Beesel

portefeuillehouder: Linda Nijssen & Anouk Huijs datum vergadering: 2 oktober 2023 zaaknummer: 323989

Samenvatting Bij de begrotingsbehandeling van 2022 in 2021 heeft de gemeenteraad het college de opdracht gegeven het subsidiebeleid te herzien met het oog op kostenbesparing. Er is een probleemanalyse uitgevoerd. Wij stellen een algehele herijking van het subsidiebeleid voor. Zowel inhoudelijk als wat betreft de verdeling van de subsidiemiddelen. Dit met als doel: het herijken van het subsidiebeleid zodat de subsidies aan vrijwilligersorganisaties op een eerlijke, transparante en (financieel) duurzame wijze worden verdeeld en het behoud van een rijk verenigingsleven gestimuleerd blijft. De voorgestelde aanpak betreft een participatietraject met de subsidie ontvangende vrijwilligersorganisaties, met een werkgroep bestaande uit raadsleden, de verantwoordelijk wethouder en ambtelijke ondersteuning.

Voorstel 1. Besluiten om de financiële taakstelling als voorwaarde mee te nemen in de herijkingsopgave en hier een definitief besluit over te nemen tijdens de vaststelling van de nieuwe verordening en subsidieregelingen. 2. Kennis te nemen van de probleemanalyse ‘Subsidiebeleid vrijwilligersorganisaties Gemeente Beesel’ en dit binnen de raadswerkgroep te gebruiken als kader. 3. In te stemmen met het Plan van aanpak ‘Herijking subsidiebeleid vrijwilligersorganisaties Gemeente Beesel’. 4. Besluiten een afvaardiging vanuit iedere raadsfactie te organiseren ter vorming van de voorgestelde werkgroep.

Pagina 1 van 6

Toelichting raadsvoorstel 1. Aanleiding Bij de begrotingsbehandeling van 2022, in 2021, heeft de gemeenteraad het college de opdracht gegeven om het subsidiebeleid te herzien om de kosten beheersbaar te houden. Dit was destijds onderdeel van een brede taakstelling vanwege de financiële positie van de gemeente Beesel. De financiële situatie van de gemeente is momenteel verbeterd ten opzichte van 2021/2022. De vraag is dus of deze financiële taakstelling nog voldoende actueel is en of deze niet samen gezien moet worden met een inhoudelijke herijkingsvraag. De samenleving is sterk in beweging, dit heeft ook impact op vrijwilligersorganisaties binnen onze gemeente. Het college vraagt zich daarom af of de wijze van subsidiëren nog passend is. Enkele vragen komen op: 1. Verdelen we de middelen op een eerlijke en transparante wijze? 2. Draagt de wijze van subsidiëren bij aan het behoud van een sterk verenigingsleven? 3. Subsidiëren we op een doelmatige en rechtmatige wijze? In 2022 is er door Bureau ORGfit onderzoek gedaan naar het voorliggend veld van de gemeente Beesel (Sociaal Domein, Subsidies en Accommodaties). Enkele aanbevelingen uit het rapport hebben betrekking op het subsidiebeleid van de gemeente. Hierbij is de voornaamste opdracht om het subsidiebeleid te evalueren/analyseren.

Deze analyse heeft plaatsgevonden, dit raadsvoorstel presenteert de uitkomsten en betreft een procesvoorstel voor de herijking van het subsidiebeleid. Wat verstaan we onder vrijwilligersorganisaties? Dit zijn organisaties (stichtingen en vrijwilligersorganisaties) welke zich voornamelijk op vrijwillige basis inzetten voor de Beeselse gemeenschap. Het betreft in ieder geval niet de stichtingen waar de gemeente op basis van individuele prestatieafspraken/ (inkoop)overeenkomsten afspraken mee heeft, deze worden bestempeld als ‘professionele organisaties’. De term professionele organisaties moet hierbij niet letterlijk genomen worden. Ook vrijwilligersorganisaties die dermate specifiek zijn of zeer specifieke taken voor de gemeente uitvoeren op basis van individuele overeenkomsten merken we aan als ‘professionele organisaties’.

2. Doelstelling •

•

Het herijken van het subsidiebeleid zodat de subsidies aan vrijwilligersorganisaties op een eerlijke, transparante en (financieel) duurzame wijze worden verdeeld en het behoud van een rijk verenigingsleven gestimuleerd blijft. In aanvulling op de het kader uit de analyse gaan we ook op zoek naar waar stapelingen van subsidies ontstaan binnen ons beleid, en wat hiervan de reden is. Hierbij is het doel niet langer een louter financieel doel. De voorgestelde aanpak zorgt voor een inhoudelijke herijking in de eerste plaats waarna het college en de gemeenteraad een besluit nemen over de financiële gevolgen. Het financiële kader hierbij is dat de taakstelling, benoemd in de paragraaf financiën, gehandhaafd wordt. Wanneer blijkt dat er (zwaarwegende) inhoudelijke argumenten zijn om deze taakstelling deels of niet door te voeren wordt hier een besluit over genomen bij de vaststelling van het nieuwe beleid.

3. Uitgangssituatie Het subsidiebeleid van de gemeente Beesel is opgebouwd uit twee niveaus: ten eerste de Algemene subsidieverordening (Asv) en ten tweede de specifieke subsidieregelingen. Deze subsidieregelingen zijn onderverdeeld in verschillende thema’s onder andere : sport, cultuur, jeugd en ouderen. Op al deze thema’s zijn er voor de vrijwilligersorganisaties mogelijkheden voor een structurele subsidie, incidentele subsidies zijn ook mogelijk al is deze mogelijkheid niet op ieder thema nadrukkelijk aanwezig. Een ander gegeven is dat wat betreft de verdeling en hoogte van de subsidiebedragen het subsidiebeleid van de gemeente Beesel historisch is gegroeid/ontstaan.

4. Rol gemeente • •

De gemeente heeft een centrale rol binnen het thema ‘subsidies’. Subsidie is een belangrijk beleidsinstrument voor de gemeente, de gemeente heeft daarom een regierol als het gaat om het herijken van het subsidiebeleid. Het voorstel is om intensieve betrokkenheid vanuit het college en de gemeenteraad te vragen, dit is belangrijk voor een goed en breed gedragen subsidiebeleid. Voorgesteld wordt om een werkgroep te formeren met raadsleden, wethouder Nijssen en ambtelijke ondersteuning.

Pagina 2 van 6

5. Toelichting Analyse subsidiebeleid vrijwilligersorganisaties / visie: Probleemanalyse en status van dit document. In dit document komen bevindingen aan bod ten aanzien van het subsidiebeleid van de gemeente Beesel. Dit zijn bevindingen welke niet bedoeld zijn als waardeoordeel. Dit document heeft als doel om een bespreekstuk te zijn voor het herijkingsproces. De gemeente (de gemeenteraad en het college) en de subsidieontvangers kunnen dit document gebruiken om het subsidiebeleid van de gemeente Beesel inhoudelijk te verbeteren. Het doel is: een toekomstbestendig, eerlijk en transparant subsidiebeleid. Goed voor de vrijwilligersorganisaties en toekomstbestendig voor de gemeente. Vindsubsidies heeft een analyse uitgevoerd van het subsidiebeleid voor vrijwilligersorganisaties. Uit deze analyse komen de volgende opgaven voor de gemeente Beesel: 1. Pas de subsidieregelingen aan: formuleer doelstellingen en voorwaarden om invulling te geven aan je inhoudelijk beleid (jeugd, sport, cultuur enz.). En zorg voor een transparante en zo eerlijk mogelijke verdeling van subsidiemiddelen. Zorg voor een stuk wederkerigheid in relatie tot de subsidie wat wordt er als tegenprestatie verwacht? 2. Pas de Algemene subsidieverordening aan om deze uitvoerbaar te maken voor de medewerkers zonder dat dit buitenproportioneel veel ambtelijke capaciteit kost. 3.

Stel nieuwe subsidieregelingen op, op onderdelen waar dit nu nog niet het geval is. Zo heeft de gemeente deugdelijke grondslagen, waar dit nu niet het geval is. 4. Maak iemand verantwoordelijk voor het subsidiebeleid, nu is dit enkel zo voor de uitvoering. Zorg voor een coördinator of beleidsmedewerker subsidies. En houdt het kennisniveau van medewerkers op peil. ➢

Zie bijlage 1 voor de volledige probleemanalyse gemaakt door Vindsubsidies.

Kanttekening Wat we ook willen bereiken is dat de subsidies voor stichtingen worden herijkt, zoals voorgesteld in het onderzoek van ORGfit. Voor een deel maken subsidies aan stichtingen onderdeel uit van deze herijking: 1. Onder de vrijwilligersorganisaties in Beesel bestaan ook stichtingen die nu niet of via een omweg in aanmerking komen voor subsidies. Per regeling/thema wordt bekeken of stichtingen ook een beroep mogen doen op de betreffende subsidieregeling. 2. De jaarlijkse bijdragen aan stichtingen als Synthese, het zwembad, SBBB en de Bibliotheek zijn individuele afspraken met deze stichtingen op basis van overeenkomsten deze zijn ook afgestemd met ons inkoopcentrum. Deze bijdragen worden niet meegenomen in de herijking omdat er ofwel sprake is van inkoop in plaats van subsidie ofwel omdat deze sterk afwijken van de subsidies aan vrijwilligersorganisaties. Wat willen we bereiken? Dit raadsvoorstel is met name een procesvoorstel. Wat we concreet willen bereiken is dat er zich een werkgroep vormt zoals voorgesteld in het plan van aanpak (bijlage 2) welke aan de slag gaat met de herijkingsopgave. Naar aanleiding van de analyse kan ook al wat gezegd worden over wat we in ieder geval willen bereiken met de herijking: Een toekomstbestendig, eerlijk en transparant subsidiebeleid. Goed voor de vrijwilligersorganisaties en toekomstbestendig voor de gemeente.

Deze doelstelling is dus tweeledig en bestaat uit een inhoudelijke en financiële component. Wat gaan we ervoor doen? Een herijkingsproces starten waarbij zowel de gemeenteraad als de vrijwilligersorganisaties intensief betrokken worden. De probleemanalyse geldt hiervoor als startdocument. De raadswerkgroep worden de volgende kaders meegegeven: Kaders voor de raadswerkgroep: • Verbeteren van grondslagen: er moeten deugdelijke grondslagen zijn voor de subsidies die de gemeente Beesel verstrekt. • Opstellen van doelstellingen en nadere voorwaarden verbonden worden aan de subsidieregelingen, onder andere gelet op wederkerigheid. • Nagaan of subsidies eerlijk verdeeld worden onder vrijwilligersorganisaties. Het moet voor de vrijwilligersorganisaties duidelijk zijn waarom ze welk subsidiebedrag ontvangen.

Pagina 3 van 6

• • •

Er moeten mogelijkheden zijn na te gaan of de subsidie ook is besteed aan de activiteiten waarvoor de subsidie was bedoeld, kortom meer mogelijkheden tot verantwoording; Er moet een subsidieverordening zijn die werkbaar is voor vrijwilligersorganisaties maar ook de ambtelijke organisatie; Specifiek voor het college van burgemeester en wethouders: coördinatie en kennis(deling) is rondom subsidieverlening binnen de organisatie gemeente Beesel verbeteren en/of op peil houden.

Financieel kader: Omdat er nog geen uitkomsten zijn met betrekking tot de bovenstaande punten kunnen we nu niet aangeven wat de financiële consequenties zijn. Zodra de keuzes met betrekking tot de bovenstaande punten zijn gemaakt kan er ook een financiële doorvertaling gemaakt worden. Het uitgangspunt toekomstbestendigheid (voor zowel vrijwilligersorganisaties als gemeente) zal hierbij uiteraard ook een van de financiële uitgangspunten zijn. Hoe gaan we dat doen? Participatietraject & raadsbrede werkgroep De voorgestelde aanpak betreft een participatietraject met subsidie ontvangende vrijwilligersorganisaties en een raadsbrede werkgroep. Een werkgroep vanuit de raad is aangeraden omdat de gemeenteraad haar voelsprieten in de samenleving heeft, een afvaardiging vanuit iedere fractie is daarom van grote waarde. De werkgroep is verantwoordelijk voor het stellen van kaders, aan de hand van de kaders vanuit het college, voor de gesprekken met vrijwilligersorganisaties. Aan welke knoppen kunnen we draaien, en aan welke niet? Het is daarbij wenselijk dat leden van de werkgroep ook deelnemen aan de gesprekken met de vrijwilligersorganisaties. Vervolgens worden de uitkomsten van de gesprekken geanalyseerd in de werkgroep en brengt de werkgroep een advies uit aan het college van burgemeester en wethouders.

De besluitvorming rondom het vernieuwde subsidiebeleid en de financiële gevolgen verloopt vervolgens via een reguliere procedure. Via het college van burgemeester en wethouders wordt een voorstel gedaan aan de gemeenteraad voor een vernieuwde verordening en de financiële gevolgen. Het college stelt vervolgens de nieuwe subsidieregelingen vast en informeert de gemeenteraad hierover. Processtappen werkgroep en participatietraject Stap 1: Bijeenkomsten met de werkgroep waarbij het huidige subsidiebeleid centraal staat. De gemaakte probleemanalyse is het startpunt. Doelstelling van deze eerste 2 a 3 bijeenkomsten is het informeren van alle werkgroep leden over het subsidiebeleid en de bevindingen uit de analyse. Stap 2: Voorbereiding van de bijeenkomsten met vrijwilligersorganisaties. Binnen welk kader gaan we de gesprekken aan met vrijwilligersorganisaties? Aan welke knoppen kunnen we draaien? Dit zijn vragen die we tijdens deze stap bespreken in de werkgroep. Stap 3: Het uitnodigen van vrijwilligersorganisaties om te spreken over het subsidiebeleid.

Waar lopen vrijwilligersorganisaties tegen aan? Wat is hun kijk op het huidige subsidiebeleid? Hoe denkt men over de verantwoording, wat is redelijk om van een vrijwilligersorganisatie te vragen? Wat mag/kan een gemeente als tegenprestatie vragen van vrijwilligersorganisaties? Is de verdeling van middelen momenteel eerlijk? Een greep uit de mogelijke vragen die gesteld kunnen worden tijdens deze stap. Deze stap bestaan ten minste uit twee bijeenkomsten. Eén bijeenkomst om op te halen bij vrijwilligersorganisaties, en één bijeenkomst om ideeën voor te leggen wat betreft de herijking. Stap 4: Het opstellen en uitbrengen van advies aan het college van burgemeester en wethouders. De uitkomsten van de gesprekken uit de stappen 1 tot en met 3 worden vertaald naar een advies per thema voor het college. Ook wordt er een advies gegeven over hoe de Asv aan te passen. Stap 5: Besluitvorming het advies van de werkgroep wordt verwerkt naar een college- en raadsvoorstel. Onderdeel van dit voorstel is een nieuwe verordening. Vlak hierna worden via een collegevoorstel de nieuwe subsidieregelingen vastgesteld. De gemeenteraad ontvangt deze vervolgens ter informatie. Stap 6: Publicatie van de verordening en subsidieregelingen.

Pagina 4 van 6

Planning De onderstaande planning is een planning op hoofdlijnen. Zo wordt inzichtelijk wat het tijdspad is voor de herijking is. Datum: Wat? Wie? 2 oktober 2023 Besluit over herijking subsidiebeleid Gemeenteraad Okt/nov 2023 Eerste bijeenkomsten raadswerkgroep: Raadswerkgroep met ambtelijke ondersteuning • Verklaren problemen subsidiebeleid • Stellen van kaders voor participatietraject Dec 2023 / jan Bijeenkomsten met vrijwilligersorganisaties Vrijwilligersorganisaties en 2024 Raadswerkgroep met ambtelijke ondersteuning Feb-Juni 2024 Analyse uitkomsten bijeenkomsten Raadswerkgroep met ambtelijke ondersteuning

Juli 2024 Juli 2024

Verwerken uitkomsten en opstellen nieuwe verordening en regelingen • Opstellen advies • Opstellen verordening • Opstellen nieuwe regelingen Besluitvorming nieuw subsidiebeleid Vaststellen nieuwe subsidieregelingen en publicatie.

Ambtelijke ondersteuning in overleg met de raadswerkgroep

College van B&W & Gemeenteraad College van B&W

Deze planning zorgt ervoor dat het nieuwe subsidiebeleid in kan gaan voor de structurele subsidies voor het jaar 2025 en de incidentele subsidieaanvragen vanaf augustus 2024. Om dit te bereiken moeten we eenmalig de aanvraagperiode voor de subsidies van 2025 verlengen, dit wordt bijgevoegd bij de besluitvorming in juli 2024 Samenvallen herijking subsidies en begroting 2024 Het toeval wil dat de planning van het herijkingstraject samenvalt met de begrotingsbehandeling en de werkzaamheden hieromheen van gemeenteraadsleden. De verwachting is dat de meeste bijeenkomsten zullen plaatsvinden in de periode tot november tot en met januari. We houden er uiteraard rekening mee dat raadsleden niet in de knel komen met de werkzaamheden rondom de begroting 2024. ➢

Zie bijlage 2 voor het volledige plan van aanpak gemaakt door Vindsubsidies

Wanneer zijn we tevreden? Wanneer in de zomerperiode 2024 (juli) de nieuwe verordening en subsidieregelingen worden vastgesteld op een wijze waarbij dit recht doet aan de geformuleerde doelstelling. Juridische, - en financiële gevolgen en risico’s A. Juridisch Momenteel zijn er geen juridische gevolgen voor het herijken van het subsidiebeleid. In de analysefase is ook gesproken met juridische zaken, vanuit deze discipline wordt de herijking toegejuicht om de doelmatigheid en rechtmatigheid van de subsidieverlening te verbeteren. B. Financiën Bij het opstellen van de B2022-2025 is, in het kader van bezuinigingen, besloten om vanaf 2022 de subsidies aan vrijwilligersorganisaties niet meer jaarlijks te indexeren en vanaf 2023 een bezuiniging van 10% op het beschikte subsidiebedrag 2022 toe te passen. Daarbij is toen aangegeven dat we het subsidiebeleid in de loop van 2022 zouden herijken. Het totaalbedrag van de in de begroting 2022 (meerjarig) verwerkte besparing op subsidies aan vrijwilligersorganisaties was ca. € 43.000 structureel per jaar vanaf 2023 (10% besparing plus vervallen indexering). Bij het opstellen van de B2023-2027 is deze bezuiniging deels geschrapt, namelijk voor de sportvrijwilligersorganisaties, culturele vrijwilligersorganisaties en de jeugdvrijwilligersorganisaties. Daar is de besparing van 10% komen te vervallen en is ook weer de indexering toegepast.

Van de genoemde besparing is in de begroting 2023 ca. € 34.000 structureel teruggedraaid. Voor de andere vrijwilligersorganisaties is de bezuiniging van 10% en het schrappen van de jaarlijkse indexering wel blijven staan.

Pagina 5 van 6

Het komt er dus op neer dat er nu nog maar € 9.000 aan besparing op subsidies aan vrijwilligersorganisaties structureel in de begroting verwerkt is. In de begroting 2024 passen we de ramingen incidenteel aan op basis van de inmiddels afgegeven beschikkingen voor 2024. Meerjarig laten we de ramingen staan zoals die nu in de begroting zijn opgenomen. Op basis van de uitkomsten van de herijking passen we in de begroting 2025 de ramingen voor de subsidies aan vrijwilligersorganisaties aan. De financiële gevolgen van het herijkingsproces worden bij de verdere besluitvorming over de nieuwe subsidiebeleid (processtap 5) door het college en de gemeenteraad meegenomen. C. Risico’s Subsidie is een gevoelig thema: het herijken van het subsidiebeleid is in veel gevallen een gevoelig thema. Door de gekozen aanpak toe te passen, met intensieve betrokkenheid van de gemeenteraad en subsidieontvangers proberen we deze gevoeligheid weg te nemen. Ook moet vanaf moment één duidelijk zijn dat de herijking niet gaat om het ‘straffen’ van subsidieontvangers. Het doel is een eerlijke, transparante en toekomstbestendige wijze van subsidieverlening. Het ultieme doel is het behouden van een rijk verenigingsleven in de gemeente Beesel. D.

Communicatief Communicatie wordt betrokken bij het uitnodigen van vrijwilligersorganisaties voor de bijeenkomsten en rondom de publicatie van de vernieuwde regelingen in 2024.

6. Visie Blij in Beesel Het herijken van het subsidiebeleid is een stap naar verbeterde subsidieverlening in de gemeente Beesel. Dit heeft impact op de volgende onderdelen van de visie ‘Blij in Beesel’: Beleven, Saamhorigheid, Dorp, Jong en Bedrijvig.

7. Toegankelijkheid Het subsidiebeleid draagt bij aan een toegankelijke samenleving. Dit voorstel heeft geen betrekking op de inhoud van het beleid, dit zal in een later stadium ter besluitvorming worden voorgelegd. Het thema toegankelijkheid kan worden geborgd in het subsidiebeleid. Dit is één van de onderwerpen die besproken gaan worden tijdens het herijkingstraject.

8. Duurzaamheid Duurzaamheid is een thema dat de komende jaren veel aandacht vraagt. Dit geldt ook voor sociale duurzaamheid. Wij streven naar een goede en duurzame samenwerking tussen inwoners, partners en gemeente in het realiseren van een gezonde, levendige samenleving, waarin inwoners een zo hoog mogelijke kwaliteit van leven ervaren.

Bijlagen Bijlage 1: Probleemanalyse Subsidiebeleid vrijwilligersorganisaties Gemeente Beesel Bijlage 2: Plan van aanpak herijken subsidiebeleid vrijwilligersorganisaties Gemeente Beesel

Pagina 6 van 6