2021.03.03, RIB, Managementletter 2020.pdf

.:_ :=

--

--.=

r

Gemeente

êB eese

Gewoon anders

--

Aan de gemeenteraad van Beesel

- 8 u/./'Iï 202t Reuver: zaaknummer: onderwerp:

3 maart2021 0889242232 Raadsinformatiebrief Managementletter 2020

Geachte leden van de raad, Via deze brief informeren wij u over Managementletter 2020

Aanleiding Bijgaand ontvangt u conform artikel 19 van de financiële verordening ter kennisname: de Managementletter inzake de tussentijdse controle 2020 van KSG.

Toelichting De Managementletter 2020 ontvangt u later dan gewend. De oorzaak hiervoor is de onduidelijkheid die erwas wet- en regelgeving met betrekking tot de covid-j9 gerelateerde uitgaven. ln januari is hier meer duidelijkheid over gekomen en KSG heeft vervolgens aanvullende controles gedaan. De resultaten van de interne controle 2020 zijn opgenomen in de Managementletter 2020. ln de bijlagen van dit rapport zijn de gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen opgenomen. We hebben geen separaat verbeterplan opgesteld. We nemen de bevindingen en aanbevelingen mee in ons reguliere proces.

l(ijk voor aciuele openingstijden op onze website www.beesel.nl

Raadhuisplein r 5953 AL Reuver

Ter informatie ln de bijlage vindt u de Managementletter 2020 Vragen Heeft u vragen, neem dan contact op met Marleen Vergoosen, bereikbaar via de Klantenbalie van het gemeentehuis: 0774749292 of info@beesel.nl. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Beesel,

Postbus 475o 5953 ZK Reuver

T o77 47492 9z F o77 4745888

www.beesel.nl info@ beesel.nl

I

BNC z8.5o.oo.78o BAN: N L5oBNCHoz85oooT8o BIC: BNGHNLzC KvK nummer: 14130743

/ Nillesen, secretaris

Bob

ï: \

accountanls & belasllngaduiseurs

MA

EMENTLETTE cht aan het van B&W van

u

Beesel

2020

.:

'\á

Gemeente

êB eese

6eroon endars

.'-{\

accountants & belastingadviseuls

Gemeente Beesel t.a.v. het College van de gemeente Beesel Persoonlijk en veÉrouweliik Postbus 4750 5953 ZK REUVER

KSG ReBisteraccountants B.V Stationstraat 4 5953 GX Reuver Postbus 4785 5953 ZK Reuvêr Tel. t31(0)77-4740000 KvK 12063939

www.ksg.nl

Reuver, 7 ianuari 2021 Onze ref. : PBOI 1 01 20-80-2020

Betreft : managementletter 2020

Geacht College,

Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter over het jaar 2424. In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening van de gemeente Beesel is door ons de interim-controle over het boekjaar 2020 uitgevoerd. Onze tussentijdse bevindingen en aanbevelingen rapporteren wij door middel van de managementletter. Dit heeft tot doel de beheersing van uw organisatie te versterken en jaarrekeningrisico's te beperken. Daarnaast leveren we vanuit onze natuurliike adviesfunctie een bijdrage aan de verdere ontwikkeling van uw organisatie. Het concept van de managementletter hebben wij met de heer Nillesen (gemeentesecretaris) en de afdeling Financiên (o.a. met mevrouw M. VergoosenHeuts) besproken en definitief gemaakt.

Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening van de gemeente Beesel en zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. Deze managementletter is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders en het managementteam van de gemeente Beesel en mag niet zonder onze toestemming aan derden worden verstrekt.

Wij beperken ons tot de relevante zaken die in dit kader naar voren zijn gekomen. Uiteraard zijn we tot het geven van een nadere toelichting graag bereid.

Hoogachtend,

drs. ntant Registeraccou ntants B.V.

SG ReBrcrftounEn$ Bv. k &av6ir on&ÍdÉlvin Ëllàà6 5k€8h! GítrÊ Gen as$ciádev.n bsloren wnnooB&pper. OpillQ lÍànsd6djq mÊl d&iun8 van sndeíêvmruc.ídeo,

I I

Ya. ï A ll\AA

A

I

G d bïj

F ::Hï*:ï#:ïffi:ï:lxl;ïi"lil,lïlxll**

ro".ËtiirOebildêbm(wÍ@phándrltcUrdtod!íNmhë&al4$8edeFnêÍdeAl8€mcn€voorurirdmlsM-Accotnl:n!tuítorenl,mdàDuo9ffi@llorteloos ,NaàÍ4 behouden, voonoEÍ dê doo' onr vênilchr àíFíoten bs@eeilípíahri,beidíÈnerdn8 in "inepíàkerjikhdd

'l-"r

\':

accountants & belastingadviseuÍs

lnhoud

1 lnleiding 2 Frauderisicoanalyse

3

4

3 Bevindingen en aanbevelingen interim-controle.. 5 3.1 Aard bevindingen 5 3.2 Significantebevindingen........ 5 3.3 Secundairebevindingen 5 Bevindingen 3.4 interne controles. 5 4 Totaal overzicht bevindingen interim-controle en voortgang ........................6 5 Relevante wet -en regelgeving 7 Bijlage 1: Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen.......... ...........8

ManagementlettergemeenteBeesel t

2

accountants & belastingadviseurs

1

lnleiding

ln het voorjaar 2020 heeÍt de VNG een overzichtsmatrix voor gemeenten gepubliceerd waarbij de financiële effecten van de Coronapandemie (COVID-I9) in kaart zijn gebracht. Gezien de significantie van de crisis en onzekerheden voor het meerjarenperspectief van gemeenten hebben we een publieke managementletter opgesteld. Deze richt zich op de effecten van de jaarrekening en bedrijfsvoering van gemeenten. Als controlerend accountant willen we proactief een bijdrage leveren aan de flexibiliteit van het zelfcontrolerend vermogen van gemeenten. Daarom bestaat de publieke managementletter uit zowel aspecten die invloed zijn op alle gemeenten vanwege de Coronapandemie {COVID-19) als specieke adviespunten gericht op de gemeente Beesel. Hierin hebben we de uitkomsten van de interimcontrole verwerkt. ln ons accountantsverslag zullen wij u informeren over de kwaliteit van de beheersorganisatie en interne beheersing (incl. automatiseringsomgeving). Op basis van ervaringen in de gemeentesector voorzien wij de belangrijkste effecten van de Coronapandemie (COVID-19): 1. Meerjarenbegroting 2021 ; 2. Rechtmatigheid TOZO -regeling; 3. Prestatielevering Sociaal Domein; 4. Prestatielevering inkopen na 15 maart 2020; 5. Rechtmatigheid aanbestedingen na 15 maart2020. De overige follow-up punten staan onder de aandacht van uw gemeente.

Gezien de hoge prioriteit bii de Coronapandemie (COVID-19)worden deze in een later stadium

opgepakt.

ln de hoofdstukken 3 rapporteren wij onze bevindingen in het kader van interne beheersing en bedrijfsvoering. ln hoofdstuk 4 ziin de actualiteiten van relevante wet en regelgeving over het boekjaa r 2020 uiteengezet.

Ma nagementletter gemeente Beesel

J

accountanb & belaslingadvlseurs

2

Frauderisicoanalyse

De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie van fraude ligt bij het College. Een frauderisicoanalyse en/of risicoclassificatÍe kan bijdragen aan het voldoen aan deze verantwoordelijkheid. De Raad heeft hierop een toezichthoudende/controlerende rol. ln het kader van Controlestandaard 240 is het onze verantwoordelijkheid als accountants om door planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de financiéle overzichten als geheel vrij zijn van een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude of van fouten. Wij dienen de door ons onderkende frauderisico's expliciet met de auditcommissie te bespreken.

ln de gemeentesector is het proces voor het beoordelen van frauderisico's niet altijd geformaliseerd en veelal opgeborgen in de beheersmaatregelen van de primaire processen als onderdeel van het lnterne Controleplan. Middels de verkenning van de beheersmaatregelen in de primaire processen en het gesprek met u ín de planningsfase van onze controle en onze eigen analyse, hebben we de vol gende sig nifica nte ( i n herente) f rauderisico's geïdentificeerd : * Prestatielevering inkopen (eerder verantwoorden); * Europese aanbestedingen dienstverlening {aanbesteden met onrechtmatige naleving EU -régelgeving); Wellicht ten overvloede willen we rapporteren dat de onderkende frauderisico's een

kwalitatief en geen kwantitatief karakter hebben, waarbij de effecten van de

Coronapandemie (COVID-19) tevens invloed hierop hebben.

Managementletter gemeente Beesel

4

accountants & belastingadviseurs

3

Bevindingenenaanbevelingeninterim-controle

3.1 Aard hevindingen Op basis van de tussentijdse controle hebben we alle bevindingen ingeschat op basis van kans en impact op een materieel risico voor de jaarrekening {hoog, middel en laag). Hierin hebben we een onderscheid tussen significante en secundaire bevindingen gemaakt.

3.2 Significante bevindÍngen De belangrijkste bevindingen hebben we in Bijlage 1 opgenomen (zie bevindingen 1

ím 71. Elke significante bevinding leidt tot een advies en/of aanvullende werkzaamheden voor de gemeente Beesel in het kader van de jaarrekeningcontrole.

3.3 Secundaire bevindingen De secundaire bevindingen zijn gericht op aanbevelingen in de primaire processen en zijn geen rechtstreekse tekortkomingen die een directe impact op een bewering in de jaarrekening en/of jaarverslag over boekjaar 2O20 hebben. Elke secundaire bevinding leidt tot een advies voor de procesgang en interne beheersing van de gemeente Beesel. ln Bijlage 1 secundaire bevindingen uiteengezet (zie bevindingen 8 en 9).

3.4 Bevindingen interne controles Op basis van de uitgevoerde lC's hebben we geen verdere bijzonderheden op het gebied va n fi na nci ël e rechtmati gheid vastgestel d.

Managementletter gemeente Beesel

Á

\

accountants & belastintadviseuÍs

4

Totaal overzicht bevindingen interim-controle en voortgang

Samenvattend geven wij een kort overzicht van onze bevindingen inzake de interimcontrole weer met daarbij de prioriteitstelling en bijbehorende bevinding. De

prioriteitstelling heeft betrekking op de voorgestelde periode voor geplande actie. De

mate van prioriteit is afhankelijk van de omvang van het risico en actuele ontwikkelingen. Prioriteit is hoog wanneer het risico hoog is of actie door de actuele ontwikkelingen gewenst is.

ln onderstaand overzicht zijn 4 hoge prioriteitsstellingen met betrekking tot de jaarafsluíting over het onderhavig boekjaar opgenomen. Deze zijn veroorzaakt door externe en actuele ontwikkelingen, zoals de Corona-crisis en vernieuwde regelgeving rondom prestatielevering inkopen.

1

Financiën & Control

Verlieseffect Corona (COVID-l 9) meerjarenbegroting

H

2.

Sociaal Domein

Rechtmatigheid TOZO -regeling

H

3.

Sociaal Domein

Prestatielevering Sociaa I Domein

H

fi,,i

!1.,1

L

È,'l

iv!

H

,\ rl

i

:\"ri

lnkopen &

Prestatielevering inkopen na 15

Aanbestedingen

maarl2O2O

5

lnkopen & Aanbestedingen

Rechtmatig heid aanbestedingen na 15 maart 2020

6.

lnkopen &

Prestatieleveri ng I nkopen

4.

L

Aanbestedingen 7

Financiën & Control

I n richti ng interne controlefu nctie en normenkader rechtmatigheidsverkla ri n g

8.

Automatiseringsomgeving

lmplementatie BIO -standaarden

'.r

L

- penetratietesten 9.

Automatiseringsomgevin g

lnrichting controle -en rapporteringskader lT General Controls

Ma nagementletter

gemeente Beesel

L

L

accountants & belastlngadvlseurs

Prioriteit H (Hoog)

Streefdatum realisatie op moment van jaarrekeningcontrole over het betreffende boekjaar (uiterlijk 1 april na het betreffende

ir:-i* ii ;.*i i lil i i1;!i iiri+r; i

Streefdatum realisatie op moment 1 jaar later na de jaa rrekeni n gco ntrole over het betreffe nde boekjaa r Te realiseren op langere termijn van maximaal 2 iaar

boekiaar)

Prioriteit L (Laagl

5

Relevante wet -en regelgeving

ln het kader van actualiteiten inzake wet -en rêgelgeving bij decentrale overheden (specifiek Lokaal -en Middenbestuur) hebben we in onderstaand schema de belangrijkste wijzigingen en onderwerpen aangestipt. Hierbij hebben we de mate van impact op de jaarrekening van de gemeente Beesel over het jaar 2020 en de bedrijfsvoering in toekomstige jaren opgenomen.

Acttraliteit/ 2020 onderwerp Nr

BADO -notitie ínzake

prestatíelevering inkopen {juli 2020)

Mate irnpaót jaa rrekeningl , bedrijfsvoering ambtelijke o rga nisati ó lmpact is gemiddeld in verband met naleving richtlijnen. Zie bevinding

Prioriteit Omva,ng

2020 H

risico

t/

6.

Prioriteit H (Hoogl

Streefdatum realisatie op moment van jaarrekeningcontrole over het betreffende boekjaar (uiterlijk 1 april na het betreffende

Êri.:ii lli t Èlt i iirli:l;1 +: : i

Streefdatum realisatíe op moment 1 jaar later na de jaa rreken i n gcontrole over het betreffende boekj aa r Te realiseren op langere termijn van maximaal 2 jaar

boekjaar)

Prioriteit L (Laag)

Managementletter gemeente Beesel

7

accountants & belastlngadvlseurc

Bijlage 1: Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Bevíndingen 2020 Bevinding t

Verlieseffect Gorona (covlD-1el meerjarenbegroting

Kans op voordoen risico

Jaar van constatering

2020

lmpact risico

Proces

Financiën & Control

Omvang risico

Bevinding en/oÍ constatering Ontwikkeling: De huidige coronacrisis heeft grote gevolgen voor de gemeente. lnmiddels hebben we vernomen dat de extra lasten primair op maatschappelijke ondersteuning, communicatie, Sociaal Domein en uitvoering van de Tozo -regeling betrekking hebben. De minister van Binnenlandse Zaken heeft de toezegging gedaan dat reële coronakosten volledig worden vergoed. Zodoende krijgen gemeenten compensatie voor lokale culturele

voorzieningen en voor inkomstenderving, bijvoorbeeld voor wegvallen inkomsten uit toeristen- en parkeerbelasting. lnmiddels zíjn meerdere tranches toegekend. Het aandeel per gemeente kan hierin rnarginaal zijn, waardoor een verlieseffect kan optreden. Mede gezien de aanwezigheid van een 2" golf van het Coronavirus is het ín belang van elke gemeente een reële inschatting van het verliesefïect over 2021te maken.

Advies Wij adviseren gemeente Beesel: . toekomstige verlieseffecten te bewaken en begrotingswijzigingen door de Raad te laten autoriseren; . de financiële effecten van de Coronapandemíe (COVID-19) in het overzicht van incidentele baten en lasten in de jaarrekening te verantwoorden. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 r Gemeente Beesel dient in de risicoparag raaf va n het jaarverslag latente risico's als gevolg van de Corona-crisís in het wee rsta ndsvermoge n (worst-case scenario's) te actualiseren en waar mogel ijk te kwa ntificeren.

lnmiddels hebben we vernomen dat verlieseffecten in de bijstelling van begroting 2020 en begroting 2021 zíjn meegenomen. Risico/gevolg Risico op het niet tijdig verwerken en bewaken van negatieve financiële effecten van de Coronapandemie (COVID-l9) in de meerjarenbegroting waardoor het risico op onrechtmatige beg roti ngsafwijkíngen ontstaat.

Managementletter gemeente Beesel

I

.\'\

accountants & belaslingadviseurs

Bevinding 2

Rechtmatigheid TOZO regeling

Kans op voordoen risico

Jaar van constatering

2020

lmpact risico

Proces

Sociaal Domein

Omvang risico

Bevinding en/of constaterin g Ontwikkeli ng: De Tijdelijke ove rbru g gi n gsregel i n g zelfsta ndi g

ondernemers (hierna: Tozo) is een van de maatregelen van het kabinet om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis. De rijksoverheid heeft de uitvoering van de regeling bij gemeenten belegd. De Tozo regeling is gebaseerd op het Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz), maar op punten zijn de voorwaarden tijdelijk versoepeld.

Risico/gevolg Risico op onzekerheden en afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid van Participatiewet.

Managementletter gemeente Beesel

Advies Wij adviseren gemeenten maatregelen ter voorkoming van onrechtmatige uitkeringen te implementeren. Consulenten ku nnen bijvoorbeeld een collegiale toetsing op de rechtmatige bestedingen van de Tozo regeling uitvoeren. Noodzakelijke actie in het kader van de iaarrekeningcontrole 2020 Wij vezoeken gemeente Beesel de financiële stromen van de Tozo -regeling juist en rechtmatig in de SiSa -verantwoording van 2020 op te nemen. ln het kader van de jaarrekeningcontrole zullen wijadditionele r;ontr ulewer kzaanr heden ter vaststelIing va n de rechtmatige uitkeringen met betrekking tot de Tozo -regeling uitvoeren.

9

\\

accountants & belaslingadviseurs

Bevinding 3

Prestatielevering Sociaal Domein

Kans op voordoen risico

Jaar van constatering

2020

lmpact risico

Proces

Sociaal Domein

Omvang risico

:, :.1+'llfllllrill -

oJr *l -à

ili í:-!.fr.t'f tr.il

n tr i I I i:q.rr rd [','^l/.i] rl l(.:'li[i frl i I=] c t:l r

I

Bevinding en/of constatering Ontwikkeling: Het Ministerie van VWS en de VNG hebben gemeenten opgeroepên om van 1 maart2020 tot in elk geval 1 juni 2020 de financiering van aanbieders voort te zetten op het niveau van voor de coronacrisis. De formele afspraken voor de omzetgarantie zíjn in april 2020 nader uitgewerkt. ln overleg met het kabinet is besloten dat de omzetgarantie wordt verlengd tot 1 juli en daarna stopt. Na 1 juli 2O20heeÍl de coronacrisis gevolgen voor het Sociaal domein. De maatregel van de 1,5 meter afstand zal met name grote impact voor de extramurale zorg {Jeugdhulp; WMO begeleiding/dagbesteding) hebben. De ruimte om alternatieve zorg te bieden is mogelijk, maar biedt eveneens uitdagingen voor gemeenten teneinde de daadwerkelijke levering achteraf vast te stellen, Arrangementen en tarieven kunnen hierin verschillen. Momenteel zien we zowel regionaal als lokaal initiatieven ontstaan die oplossingen voor de prestatielevering van

alternatieve zorg bieden.

Wij hebben van de ambtelijke organisatie vernomen dat de ingediende meerkosten door zorgaanbieders en omzetgaranties via de MGR beperkt zijn, waarmee wij deze ook niet als risicovol beschouwen. De zorg is zoveel mogelijk binnen de zorgaanbieders doorgegaan.

Risico/gevolg Risico op onzekerheden en afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid van prestatielevering Sociaal Domein.

Ma nagementletter gemeente Beesel

I,taegt

r

_-l

Advies lnmiddels hebben we van gemeente Beesel vernomen dat de levering van reguliere zotg na 1 juli 2020heeft plaatsgevonden. Hiermee is er geen wijziging in het constateren dat de prestatie geleverd is. De enigste uitzondering is de groepsbegeleiding/dagbesteding in de Jeugdwet en WMO Begeleiding. Zorgaanbieders zetten onder gelijke

voorwaarden van de raamovereenkomst alternatieve zorg in. Hierbij bevelen we de gemeente aan de betreffende maatregelen toetsbaar en pragmatisch in te richten, alsmede criteria voor aantoonbaarheid van levering met de zorgaanbieders (via de MGR) te overleggen. lnmiddels is het landelijk controleprotocol JeugdwetMMO gepubliceerd en heeft de MGR een werkwijze van controle en verantwoording op de omzetgaranties voorgesteld. Wij onderstrepen deze werkwijze.

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 ln het kader van de jaarrekeningcontrole zullen wij additionele controlewerkzaamheden met betrekking tot de prestatielevering van de alternatieve zorg in het Sociaal Domein verrichten, voor zover mogelijk is. Alternatieve zorg waarvan achteraf de levering onvoldoende aantoonbaar is, leidt automatisch tot een onzekerheid op gebied van rechtmatigheid.

10

accountants & beÍasiingadviseurs

Bevinding 4

Prestatielevering inkopen na 15 maaÉ 2020

Kans op voordoen risico

Jaar van constatering

2020

lmpact risico

Proces

lnkopen & aanbestedingen

Omvang risico

Bevinding en/of constatering Ontwikkeling: Mede gezien de implementatie van het lokale beleid van de prestatielevering inkopen heeft de Coronacrisis (COVID-l9)een impact na 15 maart 2020 op de procedures van het vaststellen van de prestatielevering van inkopen gehad.

Advies Wij bevelen de gemeente Beesel aan achteraf voldoende controles uit te laten voeren. Onze focus van reguliere controlewerkzaamheden op de prestatielevering inkopen is eveneens gericht op de periode na 15 maart 2020.

Er zijn bíjvoorbeeld hogere apparaatskosten

als gevolg van Corona-richtlijnen thuiswerkfacllltelten, I nhu u r

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020

commu nicatieadviseur en ICT-aanpassingen gerealiseerd.

Geen.

Risico/gevolg lnkopen zijn wellicht urgent geweest, waarbij de inkoopprocedures minder stringent zijn nageleefd. Risico op afwíjkingen op het gebied van rechtmatigheid van prestatielevering inkopen.

Managementletter gemeente Beesel

tt

1

accountants & belastingadviseurs

Bevinding 5

Rechtmatigheid aanbestedingen na 15 maatt2020

Kans op voordoen risico

Jaar van constatering

2020

lmpact risico

Proces

lnkopen & aanbestedingen

Omvang risico

Bevinding en/of constatering Ontwikkelíng: Door het urgente en significante karakter van de Corona-crisis (COVID-19) zijn nieuwe mogelijkheden in de aa nbestedi n gsprocedu res gepu bliceerd.

Deze zijn als volgt:

o gevolgen voor lopende aanbestedingsprocedures; verlengingen zijn

mogelijk;

. opgestarte procedures na 15 maarl2O20; juist toepassen van versnelde procedure (art. 2.7 4 Aan bestedi ngswet 201 2) en onderha ndelingsprocedure zonder aankondigin g lart. 2.32 tJm. 2.37

Aanbestedingswet 20121;

. EU -richtlijn; toepassing van onderha ndeli ngsprocedure zonder

aankondíging wegens dwingende spoed is gerechtvaardigd. Bij de onmiddellijke behoefte bij zorg, ziekenhuizen en veiligheidsregio's naar bedden e.d. is dwingende spoed onweerlegbaar. Bij gemeenten is dit echter een grijs gebied.

Advies

Wij adviseren gêmeente Beesel: . een jurídisch specialist te consulteren om de juiste mogelijkheden te kunnen benutten;

. door middel van een gedegen spendanalyse te onderzoeken indien na 15 maart 2020 aanbestedingen van onderhandelingsprocedu re zonder bekendmaking hebben plaatsgevonden;

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 lndien gemeente Beesel heeft geconstateerd dat bij aanbestedingen onderhandelingsprocedures zonder aankondiging na 15 maart2020 hebben plaatsgevonden, dient gemeente Beesel een juridisch specialist te consulteren en een onafhankelijke beoordeling ('verkorte position paper') op de toepasbaarheid en proportional iteit hiervan te laten u itvoeren. Gedurende de jaarrekeningcontrole nemen wij kennis van de inhoud van de beoordeling.

Risico/gevolg Risico op onzekerheden en afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid van aanbestedingen.

Managementletter gemeente Beesel

11

accountants & belastingadviseurs

Bevinding 6

Prestatielevering inkopen

Kans op voordoen risico

Jaar van constatering

2019 (updatel

lmpact risico

Proces

lnkopen & aanbestedingen

Omvang risico

.4f

Bevinding en/of constatering Op basis van vernieuwde praktijkrichtlijnen (SDO t.b.v. BADO, september 2019 en juli 2020) dienen gemeenten tevens zelfstandig beleid op gebied van prestatielevering van ingekochte diensten en werken te ontwikkelen en vast te stellen. Hierbij is het echter niet meer voldoende om alleen als beheersmaatregel naar de budgethoudersregeli ng te verwijzen. Gedurende de interim-controle hebben we de volgende tekortkomingen in de inkoopprocedu re geconstateerd: * Er is geen zichtbare vastlegging van de prestatie-akkoordverkl aring, omdat geen zichtbare onafhankelijke controle op de pre$tatielevering ingesteld is. Daarnaast zijn onvoldoende beleidsnormen inzake controledocu mentatie va n p restatiebewijzen vastgelegd. De prestatielevering is alleen door gea utomatiseerde systemen (kloksystemen e.d.)en budgethoudersregeli ng gewaa rborgd. + Uit interviews hebben we vernomen dat behandelaars de inkoopprocedure via Djuma in2020 onvoldoende hebben nageleefd door de gemeentesecretaris niet in de bestelprocedures te betrekken.

Risico/gevolg De betaling van diensten of goederen die niet {volledig) zijn geleverd.

,1\

!_fu{l+)7':hl.i h1i. i | {rt i t.o. ti, r'^'{.1 g-

í1

iÍf lils f +q [:1. |l I

r

11 r

Advies We bevelen aan richtlijnen op te stellen waarin is opgenomen welke documentatie enlof controies gemeente Beesei wilt uitvoeren op de prestatielevering over alle ingekochte diensten en werken, gerelateerd aan materialiteit en risico. Deze richtlijnen kunnen betrekking hebben op de volgende

criteria:

-

lnstellen van grens van maximaal de rapporteringstolera ntie (voor gemeente Beesel kan €50.000 gehanteerd worden); lndelen van risicovolle deelpopulaties op basis van bedrag en risicofactoren aard dienstverlening, zoals externe inhuur, periodiek onderhoud,

aanwending gebruiksvoozieningen

-

t. b.v, wettelijke taken;

Hanteren van soft controls bij de vastlegging van de prestatielevering; lnstellen van afzonderlijke functie van prestatie-akkoordverklaa rder anders dan de budgethouder.

Het verdient aanbeveling deze richtlijnen in een paragraaf of bijlage bij de Budgethoudersregel ing'Prestatieleveri ng inkopen'op te nemen en door het College te laten vaststellen.

Noodzakelijke aetie in het kader van de laarrekenlngco ntrole 2020 Op basis ervaringen uit de gemeentesector hebben we initieel reeds een verhoogd risico op prestatielevering inkopen in de planningsfase van de jaarrekeningcontrole onderkend, waardoor we uitgebreide detailcontroles op de prestatielevering inkopen zullen uitvoeren. De omvang van de werkzaamheden in 2O20ten opzichte van 2019 kan afwijken.

Managementletter gemeente Beesel

IJ

accountants & belastingadviseurs

Bevinding 7

Inrichting interne controlefunctie en normenkader rechtmatigheidsverklaring

Kans op voordoen risico

Jaar van constatering

2019 (update)

lmpact risico

Proces

Financiën & Control

Omvang risico

Bevinding en/of constatering De invoering van de rechtmatigheidsverkla ri ng vanaf het jaar 2021 heeft impact op de volgende gebieden: . gemeente Beesel structurele invulling aan de onafhankelijke positie van een

concerncontroller en verbijzonderde i nterne controlefunctie geeft. lnmiddels hebben wij van de organisatie vernomen dat de functie van Controller per 4 januari 2021 is ingevuld. Verder

Advies lnmiddels hebben wij uit gesprekken met de ambtelijke organisatie vernomen dat de minimumvariant van de rechtmatigheidsverantwoording door de Raad wordt nagestreeft. Wij adviseren de gemeente Beesel: r de kaders van de (verbíjzonderde) interne controle conform aft.2131213A GW (in lijn met BADO notitie'Verbijzonderde Interne Controle decentrale overheden'feb. 2020) aan te scherpen en in een beleidsnota door het College te laten vaststellen. De verbijzonderde interne controlefunctie is immers een onderdeel van de interne controle als breder geheel.

ln het kader van de BADO -notitie verdient het aanbeveling om een verbijzonderde lnterne Controlefunctie intern te beleggen of extern uit te

is gemeente Beesel voornemens o m g em eentel ijke sa m en werking bíj de invulling van de verbijzo nderde í nte rne controlefunctie vanaf 2021 te zoeken.

besteden. Ter bewaking van onze onafhankelijkheid

kunnen wij de werkzaamheden van de ve rb íjzo nde rde ín te rn e co ntro I efu n cti e n iet m e e

. Verankeren

rechtmatigheidsverkla ring in beleidsnota's.

Risico/gevolg Risico op het niet voldoen aan relevante wet -en regelgeving (specifiek voor Lokaal -en MÍddenbestuur) en niet tijdig onderkennen en oplossen van onzekerheden en afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid.

r

invullen. a

Meerdere gemeenten zijn in afwachting van nadere regelgeving, maar overwegen in 2020 ten aanzien van de rechtmatigheidsverklaring'proef te draaien', Wij onderstrepen deze prioritering. Afhankelijk van de Corona-crisis wordt mogelijk de datum van invoering naar 1 januari 2022verschoven. We adviseren gemeente Beesel de ontwikkelingen te bewaken.

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 Geen.

Managementletter gemeente Beesel

14

accountants & belasllngadvlseurs

Bevinding 8

lmplementatie BIO standaarden penetratietesten

Kans op voordoen risico

Jaar van constatering

2018 (updatel

lmpact risico

Proces

Automatiseringsom geving

Omvang risico

Bevinding en/of constatering Vanaf 2020 geldt een nieuwe set aan i ndicatoren : Baseline lnformatiebeveiliging Overheid (BlO). De BIO verschilt op een aantal punten van de BlG. De grootste verschillen zi.in: verplichte maatregelen, meer risicomanagement, 3 basisbeveiligi ngsniveaus (BBN's) en toewijzing van maatregelen bij

eindverantwoordelijke.

Advies Wij adviseren gemeente Beesel de automatiseringsomgevi n g BIO -proof te maken. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 Geen.

Uit de externe en interne penetratietest ín 2018 zijn enkele verbeterpunten op het gebied van i nformatiebeveiligi ng gerapporteerd. I n 201 9 zijn hiervoor adequate maatregelen ingericht. Eind 2019 vindt gemeente Beesel aansluiting op de Gemeentelijke Gemeenschappelijke I nfrastrustuu r-Vcilig (C Cl-Veilig), die door de VNG gefaciliteerd is. Penetratiediensten ln de loop van 2019 heeft gemeente Beesel een quickscan naar de ontbrekende maatregelen {'gapanalyse')volgens de BIO normen te (laten) uitvoeren. Dit heeft geleid tot een lmplementatieplan BIO 2020.

Risico/gevolg Risico op ongeautoriseerde mutaties in workflow-applicaties, niet voldoen aan huidige automatiseringsrichtlijnen en datalekken (boetes door Autoriteit Persoonsgegevens).

Ma nagernentletter gemeente Beesel

15

accountants & belastingadviseurs

lnrichting controle -en Íapporteringskader lT GeneralGontrols

risico

Jaar van constatering

2018 (updatel

lmpact risico

l!i'rzg

Proces

Automatiseringsomgeving

Omvang risieo

l_krali

Bevinding 9

rcli.àiilïlrij

Bevinding en/of constatering Door middel van interview hebben wij geconstateerd dat de Afdeling l&A geen onafhankelijke beoordeling op de gebruikersactiviteiten in de kritische applicaties uitvoert, in het bijzonder bij servicemanagementactiviteiten door externe programmeurs. Daarnaast stelt de afdeling l&A jaarlijks geen schriftelijke rapportage over diens activiteiten op.

Risico/gevolg Risico op datalekken.

Kans op voordoen

l!arE;

:\t ltv, L:r-:ri:\*.ti,À:^l ltr 4I,-l:i.',y:t'ttc:,rr:litrl ilrrriF. I I

Advies

Wijadviseren gemeente Beesel de afdeling l&A een schriftelijke rapportage jaarlijks te laten opstellen waarin de voÍgende onderwerpen aan bod komen: . De beschikbaarheid van de afgenomen diensten; o Het aantal openstaande

Meldingen;

r Het aantal afgehandelde Meldingen binnen en buiten de gestelde Hersteltijd; o Ernstige afwijkingen in het overeengekomen serviceniveau;

. RetentietÍjd van basisregistraties betreft maximaal 1 dag; r Aantal (beveiligings)incidenten;

r Resultaten van back-up en Íecovery -testen van het netwerk; . Algemene indícatie van peÉormance van systeembeheer.

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 Geen.

Ma nagementletter gemeente Beesel

16